Copilot in Teams: come usare l'AI per la collaborazione

Microsoft Copilot in Teams: un'introduzione

Nel 2023, Microsoft 365 Copilot è entrato ufficialmente a far parte di Microsoft Teams, portando con sé un'ondata di nuove funzionalità per la collaborazione aziendale. Questa integrazione non è stata casuale: nasce dall’esigenza sempre più diffusa nelle aziende di poter contare su strumenti capaci di rispondere alle sfide del lavoro moderno.

Pensiamo solo alle modalità di lavoro ibride o da remoto. Se da un lato una maggiore flessibilità è necessaria per bilanciare sfera privata e professionale, dall'altro occorre adottare nuovi strumenti che consentano di mantenere fluida la collaborazione tra team dislocati.

L’idea alla base di Copilot in Teams è quindi chiara: affiancare gli utenti nelle attività quotidiane, ovunque si trovino. Ma come lo fa? L'intelligenza artificiale generativa di Microsoft è in grado di comprendere le conversazioni, suggerire risposte adeguate, generare contenuti rilevanti e riassumere le informazioni condivise. Non si tratta solo di risparmiare tempo, ma di migliorare la comunicazione e la collaborazione tra tutte le persone all'interno dell'organizzazione.

I risultati si vedono già. Un esempio? CNH Industrial, durante un progetto pilota avviato in collaborazione con Microsoft, ha coinvolto 100 lavoratori per testare le capacità di Copilot.

Riportando quanto scritto nella comunicazione ufficiale di Microsoft, i risultati del progetto sono stati molto positivi, mostrando un significativo miglioramento della produttività e della qualità dei contenuti prodotti dai lavoratori, un miglioramento nella gestione dei meeting, una semplificazione nel recuperare le informazioni relative ad argomenti discussi insieme ad altri colleghi e la possibilità di riassumere contenuti da documenti complessi.

Non è tutto. Come ci potremmo aspettare, il maggiore impatto positivo di Copilot in Teams è stato registrato nell'ambito del team working. Ciò grazie alle funzionalità che riescono a trasformare le riunioni e le conversazione tra i membri di un team in azioni concrete, aiutando gli utenti a individuare le priorità, organizzare i compiti e tenere sotto controllo l'andamento dei progetti.

Microsoft Copilot in Teams: come accedere?

Per accedere a Microsoft 365 Copilot dall’app di Teams, è fondamentale che l’azienda disponga delle licenze corrette. Nello specifico:

• Una licenza Microsoft 365 idonea, come:
  • Microsoft 365 E3
  • Microsoft 365 E5
  • Microsoft 365 Business Standard
  • Microsoft 365 Business Premium
• La licenza aggiuntiva per Microsoft 365 Copilot.

Dopo aver acquisito le licenze necessarie, è possibile abilitare Copilot tramite il portale di amministrazione di Microsoft 365, dove possono essere configurati i permessi di accesso per gli utenti. È altrettanto importante verificare che la versione dell’app di Teams e dei browser utilizzati sia aggiornata, per assicurare il corretto funzionamento di Copilot.

Una volta configurata, l'AI di Microsoft sarà pronta per essere utilizzata dagli utenti abilitati all’interno dell’app di Teams, con funzionalità per la collaborazione e la comunicazione che si estendono a:

• chat pubbliche e private
• riunioni (con registrazione attiva)
• canali (funzionalità prevista a breve)

Per accedere alle funzionalità di Copilot in una chat, ad esempio, basta aprire la conversazione desiderata e selezionare l’icona "Copilot" visibile in alto a destra. Questo consente di aprire una finestra dedicata per inserire i prompt e ottenere risposte dall’intelligenza artificiale, senza interrompere il flusso della conversazione principale.

Durante le riunioni per cui il transcript è disponibile, invece, Copilot può generare contenuti come riepiloghi degli interventi o elenchi di attività che sono state assegnate ai partecipanti. Importante sottolineare che tutte queste, e altre, operazioni vengono eseguite rispettando le rigorose policy di sicurezza e privacy di Microsoft, garantendo la protezione dei dati aziendali.

Microsoft Copilot in Teams: quali funzionalità offre?

Microsoft 365 Copilot offre alcune delle sue funzionalità più interessanti in Microsoft Teams, permettendo di recuperare le informazioni condivise con i colleghi e di utilizzarle per creare nuovi contenuti, organizzare attività e ottenere una sintesi rapida di tutto ciò che accade in azienda. 

Vediamo di seguito le funzionalità principali di Copilot nell’app di Teams.

Gestione delle informazioni

Con l’arrivo di Copilot in Microsoft Teams, l’intelligenza artificiale diventa uno strumento prezioso per rielaborare le informazioni condivise durante un meeting, aiutando i partecipanti a rielaborarle per ottenere una sintesi rapida delle attività da svolgere.

Solo quando il transcript di riunione è disponibile, Copilot può generare un riepilogo che evidenzia gli interventi chiave dei partecipanti, fornisce una sintesi delle conversazioni avvenute e raccoglie le attività programmate per realizzare quanto discusso dal team. Ad esempio, in una riunione focalizzata sul piano di lancio per un nuovo prodotto, Copilot può creare una timeline dove vengono messe in evidenza le proposte dei partecipanti, le decisioni prese e le attività che ciascun membro del team dovrà svolgere entro le scadenze concordate.

Oltre a generare questo tipo di riepiloghi per i meeting registrati di Teams, Copilot offre la possibilità di interagire in modo conversazionale per rielaborare ulteriormente le informazioni. Gli utenti con accesso al transcript possono quindi porre domande come "Quali attività sono state assegnate al team vendite?" o "Cosa è stato deciso sul budget della nuova campagna pubblicitaria?". Importante sottolineare che ogni risposta fornita dall'AI di Microsoft viene accompagnata da un riferimento al transcript, così che l'utente possa verificarne direttamente la validità.

Supporto durante un meeting

Copilot ci offre una valido supporto anche durante le chiamate di lavoro, mettendo a nostra disposizione una chat dedicata dove è possibile fare richieste personalizzate.

In questo modo, si ha la possibilità di:

• generare contenuti da condividere in diretta;
• stilare una lista delle attività da programmare per il team;
• tradurre in simultanea gli interventi, con la nuova funzionalità "Interpreter in Teams" prevista in anteprima nel 2025;
• chiedere a Copilot di prendere nota di un argomento citato;
• ricevere risposte immediate sugli argomenti discussi;
• etc.

Per chi arriva in ritardo, è sempre utile la possibilità di chiedere una sintesi di ciò che è stato detto, ottimizzando i tempi ed evitando inutili ripetizioni.

Gestire le informazioni condivise in riunione con Copilot in Teams

Ricerca di informazioni

Copilot semplifica il recupero di informazioni condivise nelle chat di Microsoft Teams. Gli utenti abilitati possono infatti chiedere all’intelligenza artificiale di recuperare messaggi di testo, file, immagini, collegamenti e documenti condivisi all’interno di chat private, dove avvengono le conversazioni con un determinato collega, o chat di gruppo, eliminando la necessità di cercare manualmente in lunghi thread.

Per chi utilizza Teams come strumento principale per la collaborazione, questa funzionalità è un vero punto di svolta: basta aprire la finestra di Copilot per fare richieste come "Trova il file che ho condiviso la settimana scorsa in questa chat" oppure "Mostra la conversazione in cui abbiamo discusso il progetto X".

Tutto ciò, nel massimo rispetto della privacy dei dati aziendali.

Di fatto, Copilot può recuperare solo le informazioni a cui l’utente ha diritto di accedere, rispettando i permessi concessi dall’organizzazione.

Ultimo aspetto da considerare riguarda l’integrazione con le altre applicazioni di Microsoft 365, grazie a cui Copilot è in grado di individuare i file condivisi che sono archiviati in SharePoint o OneDrive, ampliando così il raggio d'azione delle proprie ricerche.

Recuperare informazioni e risorse condivise tramite Copilot in Teams

Ecco in che modo Microsoft 365 Copilot ci aiuta nel collaborare con i colleghi all'interno di Microsoft Teams. Dalla sintesi delle riunioni al recupero dei documenti condivisi, l'integrazione di Copilot in Teams promette di risparmiare fino al 20% del tempo speso in media ogni giorno nella ricerca di informazioni e nella gestione delle informazioni scambiate in chat e meeting.

Grazie alla capacità di rielaborare le conversazioni, l'intelligenza artificiale può infatti ridurre significativamente il tempo necessario per prendere decisioni operative, aumentando la produttività complessiva di tutti i team aziendali. Ad esempio, uno studio interno di Microsoft stima che le persone che ricoprono ruoli manageriali possono risparmiare circa 3 ore a settimana nel coordinare le attività di progetto, grazie alla generazione di riepiloghi e to-do list con compiti assegnati e scadenze.

Questo livello di integrazione consente non solo di ottimizzare i processi quotidiani, ma anche di migliorare la precisione e la velocità nella comunicazione, sfruttando l'accesso in tempo reale a file, note e documenti archiviati in SharePoint o OneDrive.

Per concludere la nostra panoramica, presentiamo di seguito una breve tabella che riassume le principali funzionalità di Copilot in Teams viste finora insieme.

Differenze tra Microsoft Copilot e Teams Premium

Teams Premium rappresenta uno dei primi approcci di Microsoft nell'integrare una soluzione di AI generativa nativa per Teams, offrendo funzionalità come l’Intelligent Recap delle riunioni, grazie a cui è possibile generare automaticamente note e attività basate su trascrizione.

Questo add-on di Microsoft Teams condivide alcune caratteristiche con Microsoft 365 Copilot, ma presenta, ovviamente, alcune importanti differenze che vogliamo qui approfondire brevemente.

Mentre Teams Premium non offre una chat dedicata per la scrittura di prompt e si focalizza sul migliorare l'esperienza delle riunioni di lavoro, Copilot consente un’interazione diretta tramite prompt per creare contenuti e accedere ai dati archiviati nelle applicazioni che compongono il digital workplace di Microsoft 365.

Ad esempio, con Copilot è possibile fare richieste personalizzate come "Crea una bozza di e-mail basata su questa conversazione" o "Genera un grafico in Excel con i dati di questo transcript".

Nonostante anche Teams Premium si integri con l’ecosistema Microsoft 365, è importante notare che ciò avviene in modo meno esteso rispetto a Copilot.

Passando ai requisiti di accesso, per utilizzare Teams Premium è necessaria una licenza specifica, mentre Copilot richiede l'acquisto sia di una licenza aggiuntiva che di una licenza Microsoft 365 idonea (tra cui ricordiamo le licenze E3, E5, Business Standard o Business Premium).

Riguardo le funzionalità, Copilot non include alcuni comandi esclusivi di Teams Premium, come:

• traduzione in tempo reale dei sottotitoli
• opzioni avanzate di sicurezza per i meeting
• opzioni di personalizzazione per eventi in diretta

Di conseguenza, potremmo riassumere così la differenza esistente tra Microsoft 365 Copilot e l'AI alla base di Teams Premium: da un lato, Copilot è perfetto per chi cerca un'assistenza personalizzata per lavorare con i dati condivisi in tutto l'ambiente Microsoft 365 aziendale; dall'altro lato, Teams Premium potrebbe essere la scelta più adatta alle aziende che desiderano migliorare solo l'esperienza offerta durante meeting e live event.

Limitazioni di Microsoft Copilot nell'app di Teams

Microsoft 365 Copilot offre una serie di funzionalità rivoluzionare per la comunicazione e la collaborazione all'interno di Microsoft Teams. Tuttavia, è importante essere consapevoli delle sue limitazioni per poterlo implementare al meglio nella propria azienda e quotidianità professionale.

Una delle principali limitazioni riguarda la quantità di dati che Copilot può gestire.

Nelle chat, può rielaborare informazioni fino a un massimo di 30 giorni dall’ultimo messaggio; nelle riunioni, invece, le sessioni che vanno oltre le 2 ore possono comportare una latenza maggiore nelle risposte. Anche l’elaborazione di contenuti multimediali complessi non è ancora completamente supportata, il che potrebbe limitarne l’uso.

Un altro aspetto da considerare è la qualità degli output, che è ottimale quando le richieste vengono fatte in una delle seguenti lingue:

• Inglese
• Spagnolo
• Giapponese
• Francese
• Tedesco
• Portoghese
• Italiano
• Cinese semplificato

Le lingue non presenti in elenco comportano, di conseguenza, una leggera riduzione nella precisione con cui Copilot fornisce le sue risposte. Tuttavia, Microsoft ha annunciato che a breve saranno aggiunte 17 nuove lingue, portando il totale a 25, tra cui troviamo arabo, coreano e svedese. Un aggiunta importante, che permetterà a un pubblico ancora più ampio di sperimentare la migliore esperienza nell'utilizzo di Copilot.

Come accedere a Microsoft 365 Copilot in Teams?

Per accedere a Microsoft 365 Copilot in Teams, è necessario disporre di una licenza Microsoft 365 valida e della specifica licenza per Copilot. Gli amministratori possono abilitare l'accesso per gli utenti specifici dalla sezione "Applicazioni" del proprio account. Gli utenti abilitati possono utilizzare Copilot nelle chat, durante le proprie riunioni, nei gruppi di collaborazione e presto anche nei canali di Teams.

Quali sono le funzionalità di Microsoft 365 Copilot in Teams?

Microsoft 365 Copilot offre diverse funzionalità all'interno di Teams, tra cui il riassunto delle riunioni, la chat durante le videochiamate e la ricerca di contenuti nelle chat private o di gruppo.

Qual è la differenza tra Microsoft 365 Copilot e Teams Premium?

Teams Premium offre alcune funzionalità simili a Copilot, come il riassunto automatico delle riunioni, ma non include una chat per la scrittura di prompt né si integra con le altre app di Microsoft 365. A differenza di Copilot, non consente richieste personalizzate o la generazione di nuovi contenuti basati sui dati di Word, PPT o Excel. Con Teams Premium però è possibile avere i sottotitoli tradotti in tempo reale durante una riunione, funzionalità di protezione del contenuto dei meeting, possibilità di avere meeting con il tuo brand aziendale, webinar avanzati e funzionalità per la gestione degli appuntamenti.

Quali sono le limitazioni di Microsoft 365 Copilot in Teams?

Copilot ha limitazioni nella quantità di dati che può elaborare per rispondere alle domande nelle chat e durante le riunioni. Risponde solo nelle lingue supportate da Microsoft.

Come posso ottenere supporto per l'adozione di Microsoft 365 Copilot in azienda?

Puoi ottenere supporto per l'adozione di Copilot contattando intranet.ai. Offriamo servizi personalizzati per la migrazione dei dati verso il cloud di Microsoft, l'assessment della sicurezza e dei permessi, la formazione degli utenti e lo sviluppo di estensioni per arricchire le funzionalità di Microsoft 365 Copilot. Abbiamo anche una community ad hoc per tutte le aziende che vogliono adottare Microsoft 365 Copilot in una maniera un po' più innovativa del solito.