Microsoft Planner, SharePoint e Teams:
come e perché integrarli

Saprete certamente che tutti gli strumenti della suite Microsoft 365 sono ormai imprescindibili per qualunque ambiente di lavoro digitale che si rispetti.

Ma sapete anche che potete integrarli per sbloccare nuove funzionalità?

Vediamo insieme quali vantaggi potete ottenere dall'unione di Microsoft Planner, Microsoft Teams e SharePoint Online!

Microsoft Planner: cos’è e a cosa serve

Planner è il tool di Office 365 (ora Microsoft 365) creato per gestire le attività di un team con piani di lavoro flessibili, personalizzabili e, soprattutto, collaborativi.

Questo significa che tutti i membri di un progetto, di un’iniziativa, di un dipartimento o anche dell’intera organizzazione, possono accedere a un unico spazio di pianificazione interattivo, composto da bacheche attività e non solo.

Prima di presentarvi nel dettaglio questo magnifico strumento di project management, vogliamo dirvi dove è possibile trovarlo.

Di fatto, la vostra azienda può inserire Planner nella sua cassetta degli attrezzi con praticamente tutte le licenze Microsoft, da quelle Business alle Enterprise.

Questo può già dare un indizio sull’importanza di questo applicativo nella strategia di digitalizzazione dei processi aziendali e nella costruzione di un digital workplace efficace.

Vediamo insieme quali sono le caratteristiche che lo rendono tanto speciale.

La particolarità di Planner risiede nella sua capacità di dividere le attività che compongono un progetto in categorie chiamate “bucket”.

Fin qui, può sembrare banale, ma queste categorie sono ciò che rende la piattaforma così popolare all’interno dell’universo Microsoft.

Infatti, i bucket dividono il piano in colonne, ciascuna rappresentante una diversa fase di avanzamento. Al loro interno, i bucket possono ospitare un numero considerevole di bacheche attività.

Queste ultime sono delle caselle dedicate a un’attività specifica del progetto, che dovrà passare da un bucket a quello successivo (sempre pensando alle categorie come stati di progresso) fino a essere completate.

Ogni bacheca mostra dettagli essenziali, come l’utente a cui l’attività è assegnata, lo stato di avanzamento e la data di scadenza. Inoltre, le bacheche possono contenere delle checklist, ovvero dei mini-task da smarcare per completare l’intera attività.

Dettagli di una bacheca attività su Microsoft Planner

Per poter organizzare il piano di lavoro e distinguere le diverse attività che alloggiano in uno stesso bucket, consigliamo di usare le sottocategorie.

Le sottocategorie non sono altro che tag da assegnare a ciascuna bacheca attività. Ognuno di questi tag si distingue dagli altri per colore e titolo. Per esempio, potreste contrassegnare alcune bacheche con il tag “Branding” di colore viola oppure il tag “Importante” di un bel rosso acceso (giusto per avere sempre chiare le priorità).

A proposito di priorità, le bacheche di Planner possono contenere ulteriori informazioni rispetto quelle appena elencate.

Di fatto, è possibile indicare il livello di priorità di un’attività, ma anche aggiungere note e commenti, impostare la bacheca come attività da ripetere (così da non doverla creare ogni volta da zero) e allegare file provenienti da Microsoft Teams e SharePoint Online.

Approfondiremo la relazione tra Planner e i tool della suite Microsoft 365 nei capitoli a seguire.

Per quanto riguarda le funzionalità di interazioni con i contenuti della piattaforma, è possibile cambiare la modalità di visualizzazione dei propri piani di lavoro dal menu di navigazione in alto.

Tra le opzioni messe a disposizione, potete decidere di fare il punto della situazione riguardo attività e progetti in due modalità principali:

• Riepilogo sintetico.

Questa è l’impostazione di default, che vi permette di visualizzare in un colpo d’occhio i bucket a colonna e le bacheche attività che contengono.

Interessante sottolineare che per passare un’attività alla fase di avanzamento successiva, basta trascinare la relativa bacheca da una colonna all’altra. Potrete così aggiornare il piano di lavoro condiviso con semplicità.

• Riepilogo grafico.

Con questa impostazione, è possibile usare differenti tipologie di grafici per capire quante attività non sono ancora state avviate, quante sono in corso, quante sono in ritardo e quante invece sono state completate.

Con il grafico “Bucket”, potete visualizzare lo stato delle diverse bacheche per categoria, capendo così quali bucket contengono il maggior numero di attività in ritardo oppure terminate.

Infine, avete la possibilità di esaminare lo stato delle attività per utente, così da confrontare la produttività dei membri del team (voi compresi) in un dato periodo di tempo.

Tipologie di grafici per visualizzare lo status delle attività su Microsoft Planner

Oltre alle modalità di visualizzazione appena elencate, Planner vi permette di inserire i vostri piani di lavoro nel calendario di Outlook.

Per farlo, basta cliccare sui tre puntini nel menu di navigazione e selezionare “Aggiungi il piano al calendario di Outlook”, “Pubblica” e infine “Aggiungi a Outlook”.

Adesso, potrete visualizzare le attività all’interno di “Altri calendari” su Outlook, così da non perdervi mai nemmeno una scadenza!

Per concludere questa breve introduzione a Microsoft Planner, vogliamo sottolineare che la piattaforma permette a ogni utente di creare o entrare a far parte di più piani di lavoro contemporaneamente.

Nel menu laterale, troverete infatti la funzionalità “Crea nuovo piano”, insieme alle sezioni relative alla home page (dove sono contenuti tutti i piani di lavoro di cui si è membri) e all’area personale (dove sono elencate le attività di tutti i piani a cui si è stati assegnati).

Arrivati a questo punto, non ci resta che proseguire analizzando le possibilità di integrazione di Planner con strumenti altrettanto fondamentali per le aziende.

Parliamo di Microsoft Teams e SharePoint Online.

Come integrare Microsoft Planner e Microsoft Teams

Partiamo col chiarire una cosa: tutte le volte che create un piano di lavoro su Planner, si apre automaticamente un gruppo Microsoft 365.

È importante sottolineare questo fatto perché ogni gruppo di Microsoft 365 può essere sfruttato come gruppo di lavoro nell’app di Teams, collegandosi a sua volta a un sito di team su SharePoint Online.

Dunque, si innesca una reazione a catena che permette agli utenti di comunicare e collaborare integrando le funzionalità di tutti questi applicativi.

Ma focalizziamoci ora su Teams.

Per inserire all’interno dell’app i vostri piani di lavoro, dovete aggiungere Planner come tab. Per farlo, basta cliccare sul “+” nel menu della parte superiore e aggiungere “Tasks”.

Applicherete così la filosofia di “Teams as a platform”, ovvero trasformerete l’app famosa per le sue funzionalità di comunicazione in tempo reale in uno spazio di collaborazione completo.

Di fatto, potrete accompagnare la gestione agile dei vostri progetti su Planner con messaggi di chat, aree dedicate alle note di riunione o alla wiki generale, accesso rapido agli archivi condivisi e alla intranet SharePoint.

Quest’ultima funzionalità è particolarmente interessante, dato che potrete allegare nelle bacheche attività tutti i file e i contenuti archiviati nel vostro gruppo Teams. Inoltre, occorre sottolineare che all’archivio su Microsoft Teams corrisponde un uguale archivio nel sito di team SharePoint collegato al gruppo.

Per approfondire questo argomento, vi rimandiamo alla lettura del nostro articolo sull’integrazione tra SharePoint Online e Microsoft Teams.

Tutto ciò è importante per garantire la condivisione fluida, e soprattutto sicura, dei documenti necessari per svolgere le attività del piano.

Pensate se tutti i membri dovessero cercare i file che servono senza avere a disposizione un archivio centrale e integrato con tutte le loro app di lavoro.

Ore di produttività (e salute mentale) andate in fumo.

Ma la relazione tra Planner e Teams non si esaurisce qui.

Le novità e gli aggiornamenti relativi a una bacheca attività o a una sua checklist, vengono raccolte e messe in evidenza nella sezione “Activity” di Teams. Qui, vengono notificate anche le date di scadenza all’inizio della settimana in cui sono previste!

E ancora: all’interno di Teams, Planner offre una modalità di visualizzazione dei progetti ulteriore rispetto al riepilogo sintetico e al riepilogo grafico (visti nel capitolo precedente).

Potete infatti esaminare il numero delle attività in corso e il loro stato di avanzamento sotto forma di lista, un’impostazione tabellare simile a Excel.

Visualizzazione tabellare delle attività di progetto su Microsoft Teams

Infine, se quello detto fin qui non fosse abbastanza, vogliamo ricordare che ogni gruppo Microsoft 365 (e quindi Teams) può creare e avere accesso a più piani di lavoro, oltre quello originale con cui il gruppo è stato creato oppure oltre semplicemente al primo di cui il gruppo si è dotato.