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Microsoft Planner, SharePoint e Teams: come e perché integrarli

Saprete certamente che tutti gli strumenti della suite Microsoft 365 sono ormai imprescindibili per qualunque ambiente di lavoro digitale che si rispetti.

Ma sapete anche che potete integrarli per sbloccare nuove funzionalità?

Vediamo insieme quali vantaggi potete ottenere dall'unione di Microsoft Planner, Microsoft Teams e SharePoint Online!

Microsoft Planner: cos’è e a cosa serve

Planner è il tool di Office 365 (ora Microsoft 365) creato per gestire le attività di un team con piani di lavoro flessibili, personalizzabili e, soprattutto, collaborativi.

Questo significa che tutti i membri di un progetto, di un’iniziativa, di un dipartimento o anche dell’intera organizzazione, possono accedere a un unico spazio di pianificazione interattivo, composto da bacheche attività e non solo.

Prima di presentarvi nel dettaglio questo magnifico strumento di project management, vogliamo dirvi dove è possibile trovarlo.

Di fatto, la vostra azienda può inserire Planner nella sua cassetta degli attrezzi con praticamente tutte le licenze Microsoft, da quelle Business alle Enterprise.

Questo può già dare un indizio sull’importanza di questo applicativo nella strategia di digitalizzazione dei processi aziendali e nella costruzione di un digital workplace efficace.

Vediamo insieme quali sono le caratteristiche che lo rendono tanto speciale.

Ecco la nostra guida a Microsoft Planner: COMPLETA e gratuita!

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La particolarità di Planner risiede nella sua capacità di dividere le attività che compongono un progetto in categorie chiamate “bucket”.

Fin qui, può sembrare banale, ma queste categorie sono ciò che rende la piattaforma così popolare all’interno dell’universo Microsoft.

Infatti, i bucket dividono il piano in colonne, ciascuna rappresentante una diversa fase di avanzamento. Al loro interno, i bucket possono ospitare un numero considerevole di bacheche attività.

Queste ultime sono delle caselle dedicate a un’attività specifica del progetto, che dovrà passare da un bucket a quello successivo (sempre pensando alle categorie come stati di progresso) fino a essere completate.

Ogni bacheca mostra dettagli essenziali, come l’utente a cui l’attività è assegnata, lo stato di avanzamento e la data di scadenza. Inoltre, le bacheche possono contenere delle checklist, ovvero dei mini-task da smarcare per completare l’intera attività.

Dettagli di una bacheca attività su Microsoft Planner

Dettagli di una bacheca attività su Microsoft Planner


Per poter organizzare il piano di lavoro e distinguere le diverse attività che alloggiano in uno stesso bucket, consigliamo di usare le sottocategorie.

Le sottocategorie non sono altro che tag da assegnare a ciascuna bacheca attività. Ognuno di questi tag si distingue dagli altri per colore e titolo. Per esempio, potreste contrassegnare alcune bacheche con il tag “Branding” di colore viola oppure il tag “Importante” di un bel rosso acceso (giusto per avere sempre chiare le priorità).

A proposito di priorità, le bacheche di Planner possono contenere ulteriori informazioni rispetto quelle appena elencate.

Di fatto, è possibile indicare il livello di priorità di un’attività, ma anche aggiungere note e commenti, impostare la bacheca come attività da ripetere (così da non doverla creare ogni volta da zero) e allegare file provenienti da Microsoft Teams e SharePoint Online.

Approfondiremo la relazione tra Planner e i tool della suite Microsoft 365 nei capitoli a seguire.

Per quanto riguarda le funzionalità di interazioni con i contenuti della piattaforma, è possibile cambiare la modalità di visualizzazione dei propri piani di lavoro dal menu di navigazione in alto.

Tra le opzioni messe a disposizione, potete decidere di fare il punto della situazione riguardo attività e progetti in due modalità principali:

  • Riepilogo sintetico.

Questa è l’impostazione di default, che vi permette di visualizzare in un colpo d’occhio i bucket a colonna e le bacheche attività che contengono.

Interessante sottolineare che per passare un’attività alla fase di avanzamento successiva, basta trascinare la relativa bacheca da una colonna all’altra. Potrete così aggiornare il piano di lavoro condiviso con semplicità.

  • Riepilogo grafico.

Con questa impostazione, è possibile usare differenti tipologie di grafici per capire quante attività non sono ancora state avviate, quante sono in corso, quante sono in ritardo e quante invece sono state completate.

Con il grafico “Bucket”, potete visualizzare lo stato delle diverse bacheche per categoria, capendo così quali bucket contengono il maggior numero di attività in ritardo oppure terminate.

Infine, avete la possibilità di esaminare lo stato delle attività per utente, così da confrontare la produttività dei membri del team (voi compresi) in un dato periodo di tempo.

 

Tipologie di grafici per visualizzare lo status delle attività su Microsoft Planner

Tipologie di grafici per visualizzare lo status delle attività su Microsoft Planner


Oltre alle modalità di visualizzazione appena elencate, Planner vi permette di inserire i vostri piani di lavoro nel calendario di Outlook.

Per farlo, basta cliccare sui tre puntini nel menu di navigazione e selezionare “Aggiungi il piano al calendario di Outlook”, “Pubblica” e infine “Aggiungi a Outlook”.

Adesso, potrete visualizzare le attività all’interno di “Altri calendari” su Outlook, così da non perdervi mai nemmeno una scadenza!

Per concludere questa breve introduzione a Microsoft Planner, vogliamo sottolineare che la piattaforma permette a ogni utente di creare o entrare a far parte di più piani di lavoro contemporaneamente.

Nel menu laterale, troverete infatti la funzionalità “Crea nuovo piano”, insieme alle sezioni relative alla home page (dove sono contenuti tutti i piani di lavoro di cui si è membri) e all’area personale (dove sono elencate le attività di tutti i piani a cui si è stati assegnati).

Arrivati a questo punto, non ci resta che proseguire analizzando le possibilità di integrazione di Planner con strumenti altrettanto fondamentali per le aziende.

Parliamo di Microsoft Teams e SharePoint Online.

Come integrare Microsoft Planner e Microsoft Teams

Partiamo col chiarire una cosa: tutte le volte che create un piano di lavoro su Planner, si apre automaticamente un gruppo Microsoft 365.

È importante sottolineare questo fatto perché ogni gruppo di Microsoft 365 può essere sfruttato come gruppo di lavoro nell’app di Teams, collegandosi a sua volta a un sito di team su SharePoint Online.

Dunque, si innesca una reazione a catena che permette agli utenti di comunicare e collaborare integrando le funzionalità di tutti questi applicativi.

Ma focalizziamoci ora su Teams.

Per inserire all’interno dell’app i vostri piani di lavoro, dovete aggiungere Planner come tab. Per farlo, basta cliccare sul “+” nel menu della parte superiore e aggiungere “Tasks”.

Applicherete così la filosofia di “Teams as a platform”, ovvero trasformerete l’app famosa per le sue funzionalità di comunicazione in tempo reale in uno spazio di collaborazione completo.

Di fatto, potrete accompagnare la gestione agile dei vostri progetti su Planner con messaggi di chat, aree dedicate alle note di riunione o alla wiki generale, accesso rapido agli archivi condivisi e alla intranet SharePoint.

Quest’ultima funzionalità è particolarmente interessante, dato che potrete allegare nelle bacheche attività tutti i file e i contenuti archiviati nel vostro gruppo Teams. Inoltre, occorre sottolineare che all’archivio su Microsoft Teams corrisponde un uguale archivio nel sito di team SharePoint collegato al gruppo.

 

Per approfondire questo argomento, vi rimandiamo alla lettura del nostro articolo sull’integrazione tra SharePoint Online e Microsoft Teams.

 

Tutto ciò è importante per garantire la condivisione fluida, e soprattutto sicura, dei documenti necessari per svolgere le attività del piano.

Pensate se tutti i membri dovessero cercare i file che servono senza avere a disposizione un archivio centrale e integrato con tutte le loro app di lavoro.

Ore di produttività (e salute mentale) andate in fumo.

Ma la relazione tra Planner e Teams non si esaurisce qui.

Le novità e gli aggiornamenti relativi a una bacheca attività o a una sua checklist, vengono raccolte e messe in evidenza nella sezione “Activity” di Teams. Qui, vengono notificate anche le date di scadenza all’inizio della settimana in cui sono previste!

E ancora: all’interno di Teams, Planner offre una modalità di visualizzazione dei progetti ulteriore rispetto al riepilogo sintetico e al riepilogo grafico (visti nel capitolo precedente).

Potete infatti esaminare il numero delle attività in corso e il loro stato di avanzamento sotto forma di lista, un’impostazione tabellare simile a Excel.

Visualizzazione tabellare delle attività di progetto su Microsoft Teams

Visualizzazione tabellare delle attività di progetto su Microsoft Teams


Infine, se quello detto fin qui non fosse abbastanza, vogliamo ricordare che ogni gruppo Microsoft 365 (e quindi Teams) può
creare e avere accesso a più piani di lavoro, oltre quello originale con cui il gruppo è stato creato oppure oltre semplicemente al primo di cui il gruppo si è dotato.

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Come integrare Microsoft Planner e SharePoint Online

L'integrazione tra SharePoint e Planner offre essenzialmente due vantaggi principali, che si ricollegano alle due funzionalità più importanti di SharePoint Online, ovvero la gestione dei documenti e della comunicazione interna.

Vediamoli nel dettaglio.

La prima cosa che bisogna dire è che Planner si può inserire all’interno di una qualunque pagina di un sito SharePoint grazie alla nuova web part specifica.

Basta cliccare su “Modifica” in una pagina di un sito di team o di comunicazione, cliccare su “+” in una delle sezioni libere e, infine, aggiungere il widget “Planner”.

In questo modo, potrete:

  • Visualizzare tutte le bacheche di un vostro piano all’interno del sito SharePoint, tanto in modalità sintetica che in modalità grafica.
  • Migliorare la sincronizzazione del team, mettendo in evidenza lo stato di avanzamento attuale del progetto e delle singole attività.

Ovviamente, è sempre possibile allegare all’interno delle bacheche attività i file e i contenuti presenti nelle vostre librerie e liste SharePoint.

Tuttavia, Planner può rappresentare un punto di svolta nella pubblicazione di news e articoli all’interno della intranet.

Forse ci avrete già pensato, data la totale flessibilità di bucket e bacheche, ma la piattaforma di Microsoft per il project management si adatta perfettamente alla gestione di campagne di comunicazione interna come newsletter o annunci speciali.

Chiariamo questo caso d’uso con un esempio pratico da riprodurre:

  1. Create una bacheca attività nel bucket 1, dedicato alla fase di scrittura, e inserite come allegato il file Word con il vostro testo in elaborazione.
  2. Spostate la bacheca nel bucket 2 per la revisione. Qui, entreranno in gioco i membri del vostro team di comunicazione responsabili di rivedere e correggere le bozze completate.
  3. Se dovesse essere necessario, spostate la bacheca nel bucket 3. Questa colonna è infatti riservata alle bozze che devono essere corrette.
  4. Una volta sistemata, spostate la bacheca con la bozza pronta per essere pubblicata nel bucket 4.
  5. Infine, riponete la bacheca con l’articolo ormai pubblicato nel bucket 5.

 

Programmazione delle attività di pubblicazione su SharePoint Online

Programmazione delle attività di pubblicazione su SharePoint Online


Cristallino, no?

Con una sola piattaforma, dotata di tutte le integrazioni necessarie, sarà più semplice gestire in squadra il piano editoriale della vostra azienda.

Per seguire comunicazioni di tipologia diversa in un solo piano di lavoro, ricordate che potete contare sui tag di sottocategoria. Usateli per catalogare i temi dei vostri annunci, dall’articolo per la newsletter globale fino all’avviso di servizio del dipartimento HR.

Inoltre, potete sempre decidere di espandere o ridurre le diverse fasi di pubblicazione, adattandole alle vostre esigenze. Per esempio, potreste aggiungere un bucket 0 dove ospitare tutte le idee e le proposte per futuri articoli e metterle in evidenza in apposite bacheche.

Infine, vogliamo sottolineare che tutti i file Word caricati su Planner vengono automaticamente archiviati all’interno del sito di team SharePoint collegato al gruppo.

Ciò significa che tutti i membri possono collaborare alla scrittura e revisione dei testi in simultanea oppure dividersi i compiti sfruttando i diversi livelli di accesso che offre SharePoint (vi parliamo meglio di questo argomento nel nostro articolo su SharePoint e le sue 7 funzionalità principali).

Se qualcosa dovesse poi andare storto nella collaborazione sui file, non preoccupatevi: le raccolte documenti di SharePoint dispongono di una cronologia delle modifiche.

Con lei, potrete accedere a tutte le versioni precedenti del file su cui state lavorando e decidere di ripristinarne una qualsiasi.

Il gioco di squadra tra Planner e SharePoint salverà l’uscita di tutte le vostre notizie!


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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.

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