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Microsoft Viva Learning: come portare la formazione aziendale su Teams

Viva Learning fa parte dell’universo Microsoft Viva.

Il suo obiettivo è quello di rivoluzionare la formazione aziendale, rendendola più sociale, accessibile e organizzata. Come?

Scopriamolo insieme!

Cos’è Viva Learning di Microsoft Viva

Progettato per essere il polo di formazione digitale delle aziende, Viva Learning rappresenta uno dei moduli principali della suite Microsoft Viva.

Questo tool è nato con l’obiettivo di raccogliere e diffondere contenuti di e-learning corporativi e non, semplificando la crescita professionale degli employees all’interno di un’unica piattaforma di lavoro e collaborazione.

Probabilmente avrete già indovinato: si tratta di un app personale per Microsoft Teams.

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  • Integrato al 100% con SharePoint Online e Microsoft 365
  • Soluzione perfettamente integrata con Microsoft Teams e Microsoft Viva

Viva Learning si inserisce all’interno dell’universo Teams per ampliarlo con le proprie funzionalità e sfruttare il concetto di “Teams as a platform.

Questa stringa di parole fa riferimento all’idea, o meglio, alla filosofia che concepisce Microsoft Teams non solo come applicativo per la comunicazione in tempo reale – con le sue famose videochiamate, la chat e i gruppi di lavori –, ma anche e soprattutto come recipiente pronto a svolgere una miriade di ulteriori attività grazie all’integrazione con i tool di Microsoft e di terze parti.

Pensiamo a Planner, per esempio, e al modo in cui la sua relazione con Teams permette di progettare e gestire molteplici piani di lavoro laddove interagiscono quotidianamente i team aziendali.

Oppure prendiamo il caso di SharePoint: l’unione con Teams fa sì che gli utenti possano organizzare file e documenti in archivi specifici per i loro gruppi e canali di lavoro, oltre che accedere ai contenuti della intranet corporativa senza mai entrare direttamente in SharePoint.

 

Per approfondire questo argomento, date un’occhiata al nostro articolo sui vantaggi dell’integrazione tra Microsoft Teams e SharePoint Online.

 

Viva Learning si inserisce in questo movimento, iniziato dalla casa madre, per rivoluzionare l’ambiente di lavoro digitale delle aziende, in un’epoca dove quest’ultimo riveste un ruolo sempre più cruciale nelle loro strategie di crescita ed espansione. Ma non solo.

Il cuore di questo nuovo approccio al lavoro online è di migliorare l’esperienza degli utenti, aiutandoli sì a lavorare con maggior produttività, ma anche a stabilire con la propria organizzazione una relazione di qualità.

Vediamo, quindi, quali sono le caratteristiche che rendono Viva Learning uno strumento unico ed essenziale per il vostro digital workplace.

Quali sono le principali funzionalità di Viva Learning

Partiamo col dire che la vostra azienda può inserire Viva Learning nel proprio ambiente di lavoro digitale acquistando una qualunque licenza Microsoft 365.

Tuttavia, dobbiamo sottolineare che con le licenze Business o Enterprise, si avrà accesso solo alle funzionalità di base.

Per sbloccare tutto il potenziale di Viva Learning, occorre quindi acquistare una delle seguenti tipologie di licenze:

  • Microsoft Viva Learning, attualmente a 3,40 euro per utente/mese.
  • Famiglia di prodotti Microsoft Viva, attualmente a 7,60 euro per utente/mese.

Ora che abbiamo chiarito come la vostra azienda può accedere a Viva Learning, esploriamo le funzionalità di base e le funzionalità avanzate dell’applicativo per Microsoft Teams.

Le funzionalità di base di Viva Learning

All’interno della propria app Teams, potete entrare in Viva Learning cliccando sui tre puntini in basso nel menu di navigazione laterale.

Accesso a Viva Learning dall'interfaccia di Microsoft Teams

Accesso a Viva Learning dall'interfaccia di Microsoft Teams


Una volta arrivati alla pagina iniziale, Viva Learning vi permetterà di individuare, condividere e consumare una vasta gamma di contenuti formativi*.

*Ricordate che la vostra azienda deve prima darvi l’autorizzazione per usare la piattaforma.

Con la versione di base, avete a disposizione i contenuti provenienti da tre categorie di provider:

  • LinkedIn Learning.

In particolare, vengono offerti circa 120 corsi professionali dall’ampio raggio tematico, andando da argomenti come cyber security e video editing fino alla scrittura corporativa e al blogging.

Per sbloccare l’intera libreria di LinkedIn, composta da 16.000+ corsi online, è necessario che la vostra azienda acquisti la licenza propria della piattaforma, LinkedIn Premium, per ciascun utente che vuole abilitare.

  • Microsoft Learn.

Il portale di apprendimento firmato Microsoft offre corsi interattivi per imparare a usare i suoi prodotti e servizi, tra cui Azure, Power Platform e Dynamics.

La sua offerta formativa include 80+ ore di attività in 23 lingue diverse e in costante aggiornamento, seguendo le ultime novità dell’universo Microsoft.

  • SharePoint.

Il tool di Microsoft 365 serve per archiviare, organizzare e condividere (anche) su Viva Learning il materiale di formazione online creato dalla vostra azienda.

Dettaglio corsi LinkedIn e Microsoft Learn

Dettaglio corsi LinkedIn e Microsoft Learn


Per poter abilitare la condivisione, è necessario che gli utenti admin attivino i provider nelle impostazioni di Microsoft 365. Di fatto, è stata annunciata, ma non è ancora disponibile la gestione specifica per i moduli di Microsoft Viva.

Gli admin devono dunque entrare in “Org settings” e poi “Viva Learning”, dove dovranno spuntare la casella dei provider desiderati. In questo modo, i loro contenuti verranno mostrati e catalogati nella home page della piattaforma.

Abilitazione dei content provider da Microsoft 365

Abilitazione dei content provider da Microsoft 365


Tuttavia, una menzione speciale va fatta per SharePoint.

Per poter visualizzare i contenuti archiviati in uno dei suoi siti, occorre inserire l’URL nella casella di abilitazione provider.

Una volta collegato Viva Learning a un sito SharePoint, verranno automaticamente create all'interno di quest’ultimo una cartella dal titolo “Company Learning Materials” e una lista chiamata “Learning App Content Reposit”.

Questi archivi ospitano tutti i contenuti da condividere con la rete aziendale attraverso Viva Learning.

È importante sottolineare che potete inserire al loro interno file e cartelle provenienti da tutti i vostri siti SharePoint.

Inoltre, è possibile personalizzare i documenti, inserendo il link a un’immagine di copertina oppure tag di categoria, i quali verranno maggiormente sfruttati da Viva in un prossimo futuro.

Di fatto, verrà potenziata la ricerca tramite tag dei contenuti, così da trovare rapidamente il materiale interessante per la propria formazione in tutto lo spazio di Microsoft Teams.

Dettaglio della cartella Company Learning Materials

Dettaglio della cartella Company Learning Materials


Occorre ricordare, tuttavia, che solo gli utenti con determinati livelli di autorizzazione possono aggiungere e modificare i contenuti presenti nel sito di SharePoint collegato a Viva Learning. Tra i permessi più adatti, ci sono quello di Controllo completo oppure di Collaborazione.

In questo modo, viene garantita una gestione della formazione aziendale non solo centralizzata, ma anche più sicura e organizzata.

 

Per approfondire l'argomento delle autorizzazioni su SharePoint, vi consigliamo il nostro articolo su SharePoint Online e le sue 7 funzionalità principali.

 

Andando oltre la gestione e abilitazione dei provider e dei loro contenuti, vediamo quali funzionalità offre Viva Learning per realizzare e condividere il proprio percorso formativo.

Nell’interfaccia di ciascun contenuto, dai corsi fino alle presentazioni PPT, sono presenti di default tre comandi principali:

  • "Condividi".

Con questa funzionalità, avete la possibilità di condividere un contenuto con il vostro team di lavoro oppure un* collega in particolare.

Per farlo, Viva Learning invia nella chat singola o collettiva di Teams una card personalizzabile, che mostrerà l’immagine di copertina, il titolo del corso o file, la data di scadenza entro cui vedere il contenuto (opzionale) e un vostro commento (sempre opzionale).

  • "Segnalibro".

Cliccando sull’icona tipica del segnalibro, potete salvare tutti i contenuti che desiderate vedere in un secondo momento all’interno della vostra area personale, chiamata “My Learning”.

  • "Aggiungi al calendario".

Questo comando sarà essenziale per aiutarvi a organizzare i momenti di formazione nelle vostre frenetiche settimane di lavoro.

Aggiungendo un contenuto al calendario di Teams, infatti, vi permetterà di tenere sotto controllo le pause dedicate allo sviluppo delle vostre skill senza che si mettano in mezzo call o altri appuntamenti.

Inoltre, riceverete una notifica dall’app che vi ricorderà di interrompere il flusso delle vostre attività per concentrarvi sul vostro percorso di crescita personale.

Interfaccia contenuti di Viva Learning

Interfaccia contenuti di Viva Learning

 

 

Funzionalità "Aggiungi al calendario"

Funzionalità "Aggiungi al calendario"


Infine, Viva Learning vi chiederà sempre di
valutare i contenuti che consumate su una scala di 5 stelle.

Un sistema importante per indirizzare la scelta degli utenti verso i contenuti più amati e apprezzati dalla community.

 

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Le funzionalità avanzate di Viva Learning

Come abbiamo detto, Viva Learning si compone di alcune funzionalità che non sono disponibili nelle licenze generiche di Microsoft 365, ma si trovano nelle due licenze “Viva Learning” (specifica per il prodotto) e “Famiglia di prodotti Microsoft Viva” (pacchetto completo con i tool della suite).

Forse, però, non sapete quali siano le differenze tra la versione di default e quella avanzata di Viva Learning.

Partendo dai provider di contenuti, la prima funzionalità avanzata che vi viene messa a disposizione è quella di poter inserire piattaforme di EMS (E-learning Management System) di terze parti.

L’utente admin può quindi abilitare l’integrazione di corsi provenienti da Coursera, Udemy, edX e Pluralsight, per nominarne solo alcuni.

Inoltre, la versione completa di Viva Learning può trasformarsi in uno strumento davvero utile nelle mani dei responsabili di progetto.

Questo perché possono sfruttare due comandi specifici:

  • "Raccomanda".

La funzionalità che permette di mettere in evidenza per tutta la rete di utenti i contenuti ritenuti più utili o importanti.

  • "Gestisci".

Il tab interno a Viva Learning che consente di visualizzare non solo tutti i contenuti raccomandati, ma anche lo stato relativo al loro consumo da parte degli utenti destinatari.

In questo modo, l’azienda o i singoli manager possono assicurarsi che i loro team abbiano le risorse necessarie per continuare a evolvere le proprie capacità e conoscenze, monitorando i loro progressi.

Ancora una volta, l’invio di pile di mail viene sostituito da un’interfaccia integrata con gli strumenti di Microsoft 365 e Viva per portare, alla fine, alla digitalizzazione dell’intera azienda e dei suoi processi fondanti.

Social Learning: la nuova formazione aziendale

Abbiamo visto cos’è Viva Learning e quali sono le funzionalità che può offrire alla vostra organizzazione. Tuttavia, ancora non abbiamo detto qual è l’obiettivo di questa app.

L’integrazione con Microsoft Teams potrebbe spingerci a pensare che il suo scopo sia quello di rendere più dinamica la formazione aziendale, e più organizzata all’interno delle agende affollate degli employees.

Ed è vero, ma non sarebbe questo il vero motivo per cui è stata pensata.

Il fine ultimo di Viva Learning è, infatti, quello di portare alle aziende un nuovo modo di fare formazione.

Esiste una definizione precisa per esprimere questo concetto: social learning.

Il social learning, o apprendimento sociale, è una metodologia che si basa su tre azioni principali che gli utenti devono essere in grado di compiere nel loro spazio di formazione digitale:

  1. Accedere alla formazione in autonomia, personalizzando il proprio percorso.
  2. Condividere e valutare il materiale proposto nella piattaforma.
  3. Creare e diffondere i propri contenuti nella community.

Se vi soffermate un attimo a riflettere sulle funzionalità fin qui descritte, capirete come Microsoft ha messo a disposizione unapp completa e intuitiva per soddisfare tutti e tre i criteri del social learning.

La formazione professionale non è più una strada univoca che parte dal management per arrivare a tutte le persone in azienda.

Viva Learning cambia il paradigma tradizionale e consente a tutti gli utenti di motivarsi scambievolmente e di assumersi la responsabilità della propria crescita.

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.

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