Office 365 Portal: cos'è, cosa include e come si lega alla intranet

Cos'è il portale di Office 365?

Il portale di Office 365, ora parte della suite di Microsoft 365, rappresenta una delle piattaforme di lavoro digitale più utilizzate al mondo. Attraverso il portale, gli utenti possono accedere a un'ampia gamma di soluzioni cloud come Outlook, Calendar, Excel, Word, PowerPoint e OneDrive, che garantiscono loro la possibilità di lavorare ovunque, da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento.

Ma il portale di Office 365 non si limita a fornire applicazioni per la produttività individuale: offre anche strumenti avanzati per la collaborazione, come Microsoft Teams e SharePoint Online, attraverso i quali è possibile migliorare la comunicazione interna e la gestione della conoscenza.

 

Come accedere a Office 365 Portal

Il portale di Office 365 è il punto di accesso principale per utilizzare le applicazioni e i servizi inclusi nell'ecosistema di Microsoft 365 e nei suoi diversi piani di abbonamento.

Per accedere al portale, è necessario seguire questi passaggi:

• Collegarsi al sito www.office.com.
• Selezionare "Accedi" e inserire l'indirizzo Microsoft con relativa password.
• Scegliere una delle applicazioni disponibili per iniziare a utilizzarla.

Come si vedrà una volta effettuato l'accesso, il portale si caratterizza per l'interfaccia estremamente intuitiva tramite cui è possibile svolgere subito azioni come gestire i propri documenti in Word, collaborare con i colleghi su Teams, aggiornare i dati di un foglio Excel, creare una presentazione in PowerPoint o inviare un messaggio tramite Outlook.

I nuovi utenti hanno anche accesso a un periodo di prova gratuita fino ai 30 giorni per esplorare le funzionalità di Office senza alcun impegno economico iniziale. Al termine della prova, potranno scegliere uno dei piani Microsoft che include le applicazioni di Office.

Per le aziende, alcuni abbonamenti interessanti potrebbero essere:

• Microsoft 365 Business Basic, che include le versioni web e mobile di Word, Excel, PowerPoint e Outlook, oltre a servizi come Teams, Exchange, OneDrive e SharePoint.
• Microsoft 365 Business Standard, che offre, oltre alle funzionalità di Business Basic, le versioni desktop delle applicazioni di Office.
• Microsoft 365 Business Premium, che comprende tutte le funzionalità di Business Standard insieme a funzionalità aggiuntive per la sicurezza e la gestione dei dispositivi aziendali.

Office 365 Portal: applicazioni in primo piano

Una volta che si accede al portale di Office 365, le applicazioni utilizzate più di frequente dall'utente appariranno in primo piano, accompagnate dai documenti più recenti che sono stati creati al loro interno. Oltre a favorire la collaborazione in tempo reale con il proprio team, il portale consente di lavorare in autonomia, condividere file in sicurezza e archiviare i dati nel cloud di Microsoft, eliminando i rischi di perdita delle informazioni.

Vediamo ora quali sono le principali applicazioni di Office 365 (ora incluse nell'ambiente di Microsoft 365) che supportano gli utenti nelle loro attività, accessibili direttamente dalla pagina principale del portale.

 

 

Microsoft Outlook

Outlook è il software di riferimento nella suite Office 365 per la gestione della posta elettronica e del calendario. Iniziamo col dire che privacy e protezione dei dati condivisi via mail rappresentano una priorità assoluta, pertanto lo strumento include sistemi di sicurezza dedicati per proteggere le comunicazioni da phishing, virus e malware.

Le funzioni di ricerca consentono di individuare rapidamente messaggi, contatti e documenti, mentre il calendario integrato facilita la pianificazione dei meeting aziendali, permettendo di visualizzare in tempo reale le disponibilità dei colleghi.

 

Esempio di calendario in Office 365 Outlook

 

Grazie all’introduzione di Copilot, è possibile gestire le e-mail in modo più efficiente grazie al supporto dell'intelligenza artificiale nella redazione, modifica e sintesi dei messaggi nella casella di posta personale.

 

Generare una sintesi della posta in Outlook con Copilot

 

Outlook si integra perfettamente con le altre applicazioni di Microsoft 365. Ad esempio, è possibile assegnare attività utilizzando Microsoft To Do, collaborare su documenti condivisi con Word, menzionare i contatti presenti in rubrica direttamente nelle e-mail o gestire progetti con Planner, il tutto restando all’interno della piattaforma.

L’esperienza utente è ulteriormente valorizzata dai temi dinamici, una nuova funzione, sempre alimentata dall’intelligenza artificiale, che consente di personalizzare l’interfaccia dell'applicazione nel dettaglio.

 

Integrazione di Office 365 Outlook con Word

Microsoft Word

Tutti conoscono Word come il software ideale per la scrittura. Anche in questo caso, però, c'è molto di più da sapere. Grazie alle sue funzionalità avanzate, non si limita a essere uno strumento per creare documenti, ma offre un supporto completo per la produttività.

Con Copilot in Word, ad esempio, è possibile perfezionare i documenti trasformando le idee in contenuti ben strutturati partendo da un semplice prompt condiviso con l'AI di Microsoft.

 

Creare la bozza di un documento con Copilot in Word

 

Per chi cerca un supporto nella scrittura, Microsoft Editor si occupa di controllare ortografia, grammatica, stile e punteggiatura, garantendo testi impeccabili e professionali.

 

Punteggio dell'Editor in un documento di Office 365 Word

 

La creazione di documenti in Microsoft Word viene semplificata anche attraverso l'utilizzo dei modelli personalizzabili: curriculum, lettere e report, per citarne alcuni, possono essere realizzati velocemente con un layout progettato per strutturare informazioni, testi e grafiche nel modo più consono all'obiettivo da raggiungere.

 

Ricerca di template in Office 365 Word

 

Con la funzione di collaborazione in tempo reale, più utenti possono modificare, commentare e suggerire modifiche ai contenuti di un documento, mantenendo sempre allineato il team su autore, data e informazioni relativi a ciascun contributo.

 

Collaborare con i colleghi su un documento Word

Microsoft PowerPoint

PowerPoint è il celebre designer della suite Office 365, progettato per creare presentazioni coinvolgenti in modo semplice. Tutto parte da un’idea, e PowerPoint ci aiuta a darle forma.

Grazie alla recente integrazione di Copilot, è possibile trasformare piccoli spunti in presentazioni complete: testi e grafiche che vengono scelte dall'intelligenza artificiale per costruire il nostro discorso, con slide studiate per mantenere l'attenzione del pubblico per tutta la sua durata.

E non dimentichiamo Designer, l'assistente tradizionale di PowerPoint che continua a proporre i layout più originali ed eleganti con cui dare risalto ai contenuti delle singole slide.

 

Creare una presentazione con Copilot in Office 365 PowerPoint

 

PowerPoint offre anche una vasta gamma di modelli personalizzabili, progettati per adattarsi a qualsiasi contesto: aziendale, accademico o creativo. L'inchiostro digitale, poi, consente di aggiungere un tocco personale con disegni e annotazioni fatti direttamente nelle slide.

 

Ricerca o creazione di template in PowerPoint

 

Ma non basta creare una presentazione; bisogna conquistare il pubblico. Ecco quindi che entra in gioco la funzione Cameo, che permette di aggiungere video preregistrati dove il relatore spiega i contenuti delle singole slide. Inoltre, il Coach per il relatore offre suggerimenti preziosi per affinare il discorso, migliorare il ritmo e scegliere le parole giuste per creare un legame con il pubblico dalla prima slide.

 

Metriche e consigli forniti dal Coach di PowerPoint

Microsoft Excel

Microsoft Excel è uno strumento imprescindibile per chi lavora con i dati. La sua capacità di gestire grandi volumi di informazioni e di trasformarli in analisi visive, utili per prendere solide decisioni in poco tempo, è ciò che lo contraddistingue.

Tra i suoi punti di forza, spiccano i grafici, che permettono di rappresentare i dati in modo chiaro e accattivante. La funzione di previsione aggiunge un ulteriore livello di analisi, consentendo di individuare tendenze future basate sui dati storici.

 

Analisi basata su grafici in Office 365 Excel

 

Grazie all’integrazione con OneDrive e SharePoint, più utenti possono lavorare contemporaneamente su uno stesso file, con aggiornamenti visibili in tempo reale. Questo elimina le lunghe catene di e-mail scambiate tra colleghi e garantisce che tutti abbiano accesso alla versione più aggiornata del documento.

Anche l’inserimento dei dati presenta un'importante innovazione: Excel permette di importare informazioni direttamente da una foto, trasformando un’immagine in una tabella. Una funzionalità, basata su tecnologia OCR, che risulta particolarmente utile per chi lavora ancora spesso con documenti cartacei.

 

Importare dati in Office 365 Excel tramite fotocamera

 

Per chi ha bisogno di organizzare i progetti aziendali, Excel offre strumenti come le Tabelle Pivot e Power Query, che supportano l'analisi di grandi quantità di dati e la conseguente creazione di report dettagliati.

In combinazione con funzioni come SOMMA, SE e CERCA.VERT, questi strumenti rendono possibile una gestione più personalizzata delle informazioni. Inoltre, grazie a Power Pivot, è possibile creare modelli di dati complessi e analizzare le relazioni esistenti tra tabelle provenienti da fonti diverse.

 

Creare una Tabella Pivot con Copilot in Excel

Microsoft OneDrive

Dove vengono conservati i dati che circolano nel portale di Office 365?

La risposta è OneDrive, il servizio di archiviazione cloud personale di Microsoft 365. Tuttavia, è importante notare che i dati presenti nel portale di Office 365 possono essere conservati anche in altri servizi, come SharePoint per i documenti condivisi o Exchange per le e-mail.

OneDrive consente di condividere file, foto e cartelle di documenti, eliminando la necessità di utilizzare allegati e-mail di grandi dimensioni o unità esterne. Inoltre, offre la possibilità di:

• accedere ai file senza occupare spazio sul dispositivo grazie alla funzionalità "File su richiesta";
• digitalizzare e archiviare documenti, appunti, ricevute e altro ancora direttamente da smartphone;
• modificare e condividere i file da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi luogo;
• garantire la sicurezza dei dati attraverso crittografia avanzata e autenticazione a più fattori;
• monitorare le modifiche apportate ai documenti in tempo reale, mantenendo accesso alle versioni precedenti per consultazioni future.

 

Archiviare e sincronizzare file con Office 365 OneDrive

L'evoluzione del portale Office 365: la intranet

Le organizzazioni hanno sempre più bisogno di un ambiente digitale capace di integrare strumenti, comunicazioni e risorse in un'unica piattaforma, supportando i lavoratori nelle loro attività quotidiane, ovunque si trovino. La intranet aziendale di SharePoint Online risponde proprio a questa esigenza, trasformando il tradizionale portale di Office 365 in uno spazio dinamico e interattivo.

Non si tratta solo di riunire le applicazione di Microsoft, ma di creare un ecosistema in grado di supportare la collaborazione, semplificare l'accesso alle informazioni e connettere le persone.

Con una soluzione intelligente, tutti i contenuti dell'organizzazione vengono contestualizzati in un ambiente unico, pensato per ottimizzare i processi interni e favorire il coinvolgimento di ciascun utente.

Vediamo perché questa soluzione intelligente è la intranet.

 

Cosa offre la intranet di SharePoint Online

La intranet aziendale è una rete privata accessibile esclusivamente alle persone interne a un'organizzazione. Questa piattaforma è in grado di centralizzare le comunicazioni, le notizie, i documenti e i servizi essenziali per i lavoratori.

La intranet, rispetto al portale di Office 365 (ora Microsoft 365), ha il vantaggio di offrire un’esperienza di lavoro più strutturata e personalizzata, grazie all'integrazione di tutte le applicazioni che compongono la suite.

In poche parole, quando un utente accede alla intranet, entra in un ecosistema digitale ricco di informazioni, documenti e strumenti, progettato per semplificare le attività quotidiane e la collaborazione con i colleghi.

 

Esempio di intranet SharePoint creata con intranet.ai

Gestione documentale nella intranet SharePoint di intranet.ai

Aree dipartimentali nella intranet SharePoint di intranet.ai

Diffondere le notizie della intranet su Teams con le notifiche push di intranet.ai

Integrazione di Yammer (ora Viva Engage) in SharePoint Online

FAQ su Office 365 Portal

Cos'è il portale di Office 365?

Il portale di Office 365, ora parte di Microsoft 365, è una piattaforma digitale che offre applicazioni cloud come Outlook, Calendar, Excel, Word, PowerPoint e OneDrive, consentendo agli utenti di accedere ai propri dati e strumenti di lavoro da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Come posso accedere al portale di Office 365?

Per accedere al portale, visita www.office.com e seleziona "Accedi". Inserisci il tuo indirizzo email Microsoft e la password associata. Dopo aver effettuato l'accesso, potrai utilizzare le applicazioni disponibili.

Quali applicazioni sono disponibili nel portale di Office 365?

Le applicazioni disponibili includono Outlook per la gestione della posta elettronica e del calendario, Word per documenti, Excel per fogli di calcolo, PowerPoint per presentazioni e OneDrive per l'archiviazione cloud, tutte integrate per migliorare produttività e collaborazione.

Cos'è la intranet di SharePoint e come si integra con Office 365?

La intranet di SharePoint è una rete aziendale privata per la condivisione di informazioni, la collaborazione e la gestione dei documenti. Si integra con Office 365 per centralizzare le applicazioni e le funzionalità, migliorando comunicazione interna ed efficienza.

Quali sono i vantaggi di utilizzare una intranet basata su SharePoint?

Una intranet basata su SharePoint migliora l'organizzazione delle informazioni, facilita la collaborazione tra dipendenti e centralizza le risorse aziendali. Offre inoltre un ambiente di lavoro unificato integrando le applicazioni di Office 365.

È possibile provare gratuitamente il portale di Office 365?

Sì, Microsoft offre un periodo di prova gratuito di 30 giorni per il portale di Office 365. Successivamente, sono disponibili abbonamenti a partire da 7 euro al mese.

Come posso personalizzare la mia intranet su SharePoint?

La personalizzazione della intranet su SharePoint include la creazione di siti e pagine personalizzate, l'aggiunta di web part specifiche e l'utilizzo di temi e layout aziendali. È possibile integrare applicazioni di terze parti per estenderne le funzionalità.

Quali sono le differenze tra Office 365 e Microsoft 365?

Microsoft 365 include tutte le applicazioni di Office 365 e aggiunge tecnologie avanzate basate su intelligenza artificiale, strumenti di collaborazione e piattaforme per l'automazione dei processi interni.

Come posso integrare Outlook con SharePoint?

Outlook si integra con SharePoint collegando le librerie documentali, sincronizzando i calendari e salvando le email direttamente in SharePoint, migliorando la gestione dei documenti e la collaborazione tra team.

Quali sono i requisiti per implementare una intranet con intranet.ai?

Per implementare una intranet con intranet.ai, è necessario un abbonamento a Microsoft 365 con licenze come SharePoint Online, Microsoft Teams, Power Apps e Power Automate. Serve anche un App Catalog globale su SharePoint Online o un abbonamento Azure per l'installazione self-hosted.