Project management con Microsoft 365

Cos'è il project management

Il termine "project management" si riferisce all'insieme di pratiche e processi finalizzati alla pianificazione, gestione e controllo di progetti, per assicurare che raggiungano i loro obiettivi rispettando i parametri di qualità, tempi e costi definiti. Si tratta di un'attività che combina competenze organizzative e capacità di leadership, grazie alle quali è possibile adattarsi alle mutevoli situazioni in cui spesso un team si ritrova a operare.

In ciascun team, il project manager rappresenta la figura chiave per la buona riuscita del progetto. Uno dei primi compiti del project manager è infatti quello di definire con precisione lo scopo e i requisiti del progetto. Questa fase comprende l’identificazione degli obiettivi chiave e l’analisi delle risorse necessarie per raggiungerli entro i tempi prestabiliti.

Successivamente, il project manager si occupa di redigere un piano di lavoro dettagliato, che stabilisce le attività da svolgere, i responsabili per ogni fase in cui è stato suddiviso il progetto e le tempistiche di completamento. In linea generale, ciascun piano di lavoro si basa su una particolare metodologia di project management. Tra le più comuni:

• Waterfall, indicata per progetti lineari con fasi ben definite.
• Agile e Scrum, ideali per progetti che richiedono flessibilità e coinvolgimento attivo del cliente.
• Kanban, per flussi di lavoro costanti, particolarmente adatta a team che si concentrano sul miglioramento continuo.

Dopodiché, occorre identificare, valutare e gestire i potenziali rischi per la riuscita del progetto. Viene quindi sviluppato un piano di risk management che include strategie di mitigazione per minimizzare l'impatto di eventuali problematiche, che potrebbero compromettere il raggiungimento degli obiettivi delineati nella fase precedente.

Una volta conclusa la redazione del piano, il project manager ha la responsabilità di coordinare le risorse (umane e materiali). Questo include l'assegnazione delle attività ai membri del team in base alle loro competenze e il mantenimento di un ambiente di lavoro collaborativo, spesso facilitato da strumenti digitali che non solo supportano le attività di gestione, ma che consentono anche di mantenere motivato e allineato il team per tutta la durata del progetto.

Il project manager gestisce inoltre le aspettative degli stakeholder, occupandosi di condividere aggiornamenti costanti sullo stato del progetto, sulle sfide incontrate e sui risultati ottenuti, specialmente per mantenere un buon coinvolgimento dei clienti. Per valutare il progresso del progetto, vengono stabiliti degli indicatori di performance (KPI), che possono includere il rispetto delle tempistiche, la gestione del budget e la qualità del lavoro in base ai feedback del cliente. In base ai KPI, il project manager può seguire l'andamento del progetto e prendere le decisioni strategiche necessarie per raggiungere gli obiettivi.

Nella fase conclusiva, il project manager valuta i risultati finali e raccoglie le lezioni apprese in un report di chiusura. Questo processo, spesso chiamato "post-mortem", è fondamentale per per agevolare la transizione del progetto verso il cliente e per apprendere dagli errori commessi per migliorare le modalità di pianificazione future.

Oggi, strumenti come software di project management, piattaforme collaborative e dashboard di monitoraggio dei KPI rappresentano alleati indispensabili per garantire una gestione ottimale dei progetti in azienda.

Queste tecnologie consentono al project manager di ottimizzare il flusso di lavoro, migliorare la comunicazione con il team e gli stakeholder, e prendere decisioni rapide basate su dati e feedback raccolti in tempo reale.

Per le aziende, adottare le tecnologie giuste significa ridurre i tempi di realizzazione, contenere i costi e aumentare la qualità dei risultati, migliorando nel contempo la capacità di adattarsi agli imprevisti.

Project management con Microsoft 365:
quali app utilizzare?

I software e le applicazioni di project management stanno diventando sempre più popolari sul posto di lavoro, e per ragioni evidenti: offrono un modo efficace per i team di collaborare e lavorare insieme sui progetti, grandi o piccoli che siano.

Microsoft 365 rappresenta una piattaforma completa che permette alle aziende di gestire i progetti internamente, centralizzando le informazioni e le risorse necessarie senza il bisogno di strumenti esterni e con l'accesso a funzionalità avanzate per la comunicazione, la collaborazione, la gestione delle attività e lo scambio di informazioni.

Grazie poi alla centralizzazione dei dati nel cloud, le informazioni condivise nel digital workplace aziendale vengono rese accessibili solo tramite apposite autorizzazioni assegnate agli utenti interni (ma anche esterni) all'organizzazione. Con i giusti permessi, gli utenti hanno la possibilità di utilizzare e collaborare sui file in tempo reale, in qualunque momento e da qualunque dispositivo.

La intranet aziendale, il cuore del digital workplace di Microsoft 365, riunisce in sé le funzionalità delle app che compongono la suite e diventa così il portale attraverso cui ogni team può accedere in modo rapido e sicuro a tutte le risorse condivise, migliorando i processi coinvolti nell'ambito del project management.

SharePoint Online per il project management

SharePoint Online è il fulcro della suite Microsoft 365, fungendo da piattaforma per la gestione dei documenti e dei contenuti aziendali grazie alla creazione di siti come la intranet. La sua forza risiede quindi nella capacità di centralizzare le informazioni, raccogliendole in un'unica posizione del digital workplace.

Con SharePoint, le informazioni di progetto possono essere strutturate in elenchi e raccolte, mentre le web part e i siti di collaborazione offrono un'interfaccia personalizzabile per consentire ai team di gestire e monitorare lo stato delle loro attività. Tramite poi la funzionalità di ricerca avanzata, SharePoint consente di trovare rapidamente le informazioni presenti nell'ambiente Microsoft 365 integrato con l'utilizzo di tag, categorie e keyword incluse in file, contatti e collegamenti.

Ricerca avanzata nella intranet SharePoint di intranet.ai

Microsoft Teams per il project management

Microsoft Teams rappresenta la piattaforma centrale per la collaborazione in tempo reale. Con Teams, i project manager possono facilmente monitorare il lavoro dei colleghi, assegnare compiti e seguire l’evoluzione delle attività grazie a un’interfaccia semplice e intuitiva.

La piattaforma consente di aggiornare e condividere i documenti senza interrompere il flusso di lavoro. I canali dedicati, inoltre, consentono una comunicazione mirata per ciascun progetto, con funzionalità specifiche per facilitare i brainstorming, le riunioni e le discussioni, soprattutto quando si collabora da remoto.

Coordinare le attività di progetto nei canali di Microsoft Teams

Microsoft Planner per il project management

Microsoft Planner è l'applicazione di Microsoft 365 dedicata alla gestione dei progetti, integrata con Microsoft Teams e SharePoint. Con Planner, i team possono creare piani di lavoro, assegnare compiti specifici, stabilire scadenze e monitorare gli avanzamenti, tutto in un’unica piattaforma facile da utilizzare.

Questo permette al project manager di suddividere il progetto in attività e sotto-attività, assegnare obiettivi chiari e tracciare i risultati ottenuti in tempo reale. Planner integra inoltre funzionalità come il calendario per pianificare eventi, il notebook per organizzare gli appunti delle riunioni e i commenti per una comunicazione immediata.

Infine, proprio grazie all'integrazione con SharePoint e Teams, i documenti del progetto possono essere salvati nella raccolta di documenti del progetto e sincronizzati automaticamente, per consentire ai membri del team di rimanere sempre aggiornati sulle ultime modifiche alle risorse condivise.

Microsoft Loop per il project management

Microsoft Loop è uno degli strumenti più innovativi di Microsoft 365 per il project management, progettato per agevolare la collaborazione grazie a contenuti dinamici chiamati "canvas". Loop permette infatti di creare componenti modulari, come tabelle, elenchi o documenti, che possono essere facilmente condivisi e modificati in tempo reale da tutti i membri del team.

Questa flessibilità consente ai project manager di scambiare informazioni e idee, adattando i contenuti alle necessità del momento. Loop si sincronizza automaticamente con Microsoft Teams, Outlook e SharePoint tramite OneDrive, garantendo che ogni componente resti accessibile e aggiornato, indipendentemente dalla posizione in cui viene visualizzato o modificato dagli utenti con la corretta autorizzazione.

Project management con la intranet di SharePoint Online

La gestione dei progetti può trarre notevoli vantaggi dall’uso di SharePoint come intranet aziendale. Con la sua capacità di aggregare dati e documenti in un’unica piattaforma sicura, SharePoint consente di superare le difficoltà più comuni legate alle complesse attività di project management, come la mancanza di visibilità, la duplicazione dei documenti e la comunicazione inefficace tra le persone coinvolte (tanto interne quanto esterne all'organizzazione).

Grazie alla flessibilità di SharePoint Online, i team di progetto possono accedere alle informazioni chiave, collaborare in tempo reale e monitorare l’avanzamento delle attività, tutto attraverso una soluzione integrata.

Ogni membro del team può accedere ai documenti e agli aggiornamenti relativi ai progetti di cui si occupano in tempo reale, indipendentemente dal luogo o dal dispositivo su cui si basa il loro lavoro. La struttura flessibile della piattaforma consente di creare sotto-siti di progetto dedicati, in cui raccogliere file, pianificare attività, condividere annunci e coordinare il lavoro tramite planner, calendari, sessioni di brainstorming e altro ancora.

Inoltre, le funzionalità per il controllo delle autorizzazioni permettono di regolare l’accesso alle informazioni in base ai ruoli assegnati agli utenti e alle necessità del progetto, garantendo che solo le persone autorizzate possano visualizzare e modificare i documenti sensibili contenuti negli archivi di SharePoint. Ma non è tutto: di seguito, presentiamo una tabella con maggiori informazioni sulle funzionalità offerte da SharePoint e dalla sua intranet per semplificare i processi di project management.

Oltre ai vantaggi offerti da queste funzionalità, SharePoint può facilitare ulteriormente i processi di project management attraverso le sue integrazioni con le restanti applicazioni di Microsoft 365.

Partendo da Microsoft Teams, l'integrazione consente ai membri di un team di accedere ai file presenti in SharePoint direttamente dai canali di Teams, lavorando sugli stessi documenti in tempo reale senza dover cambiare piattaforma.

La intranet di SharePoint può inoltre mostrare agli utenti le attività, i progressi e le scadenze provenienti dalle bacheche di Microsoft Planner. I membri del team possono così visualizzare gli aggiornamenti e modificare le attività assegnate direttamente dal portale.

Infine, l'integrazione con Microsoft Loop permette ai team di creare componenti dinamici come tabelle, elenchi e note, che restano sincronizzati in tempo reale su tutte le piattaforme in cui sono stati condivisi e che possono essere facilmente incorporati nelle pagine della intranet SharePoint.

Project management con Microsoft Planner

Project management con Microsoft Loop

Microsoft Loop è un'applicazione innovativa all'interno della suite Microsoft 365 che rivoluziona il project management grazie alla possibilità di creare e condividere una nuova tipologia di contenuti dinamici. Loop introduce, quindi, un approccio più interattivo e flessibile, perfetto per i team che devono gestire progetti in continua evoluzione mantenendo una visione d’insieme su tutti gli aspetti critici.

Loop si compone di due elementi principali: Workspaces (spazi di lavoro) e Components (componenti), che forniscono una piattaforma centralizzata e interattiva per coordinare le attività di progetto.

Gli spazi di lavoro di Microsoft Loop fungono da aree centralizzate dove raccogliere informazioni e risorse. I project manager possono creare una struttura personalizzata per organizzare i contenuti, suddividere le attività e monitorare i progressi, ottenendo una visione chiara dei compiti e delle responsabilità assegnati a ciascun membro del team.

I componenti — come checklist, tabelle, elenchi e note — sono elementi interattivi che possono essere integrati in altre app Microsoft 365, come Teams, Outlook e Word per il Web, mantenendo i contenuti sempre sincronizzati. Ad esempio, una checklist creata in Loop può essere visualizzata e aggiornata in un canale di Teams o in un’email di Outlook, consentendo al team di collaborare non solo da qualunque luogo e dispositivo, ma anche da qualunque piattaforma integrata con il digital workplace e la intranet aziendale.

Caratteristiche che fanno già capire come Microsoft Loop si differenzi dagli altri strumenti per il project management offerti da Microsoft. Mentre Planner e Project sono pensati per la pianificazione e il monitoraggio di attività con scadenze e assegnazioni specifiche, Loop è progettato per creare un ambiente di collaborazione continua e per il rapido aggiornamento dei contenuti, senza la rigidità di una struttura predefinita.

Project management con Microsoft 365:
i vantaggi per le Risorse Umane

Il reparto delle Risorse Umane sta guidando una trasformazione significativa nel modo di lavorare all'interno delle organizzazioni, adottando strumenti e metodologie di project management per ottimizzare i processi in un'era dove tecnologia e nuove modalità di lavoro (ibrido e da remoto, per citare i principali esempi) richiedono nuove capacità per la gestione dei progetti, ma anche delle risorse aziendali e dei talenti.

Con l’aumento dei progetti interfunzionali e interdisciplinari, gli specialisti HR sono sempre più coinvolti in iniziative strategiche che influenzano la cultura aziendale. Questo approccio proattivo li porta a collaborare con team di altri dipartimenti, offrendo supporto nella comunicazione e nella gestione delle informazioni interne.

Sebbene gli HR non siano tradizionalmente considerati dei veri e propri professionisti della progettazione, molte delle loro attività seguono i principi del project management.

Processi come l’attrazione di nuovi talenti, la realizzazione di programmi di formazione, le valutazioni delle prestazioni e le revisioni salariali annuali possono beneficiare di una gestione organizzata e strutturata, con competenze specifiche per la gestione delle attività e dei contributi delle parti coinvolte.

Oggi, tuttavia, le competenze devono accompagnarsi all'adozione di strumenti adeguati, tra cui, come abbiamo visto, spiccano le applicazioni di Microsoft 365 e la intranet aziendale basata su SharePoint Online.

Proprio nel caso delle Risorse Umane, la intranet rappresenta la soluzione per ottimizzare la gestione di quello che potremmo definire il progetto più importante di questo reparto: riuscire ad aumentare la produttività dell'organizzazione, migliorando l'employee experience.

Ecco, quindi, cosa offre la intranet SharePoint per raggiungere questo ambizioso obiettivo:

• Onboarding personale centralizzato: uno degli aspetti chiave dell’employee experience riguarda la capacità da parte di un'azienda di accogliere le persone che contribuiranno alla sua crescita, a partire dall'onboarding. La intranet SharePoint consente al team HR di creare un sito dedicato al processo di onboarding, con materiali formativi, moduli di benvenuto, presentazioni sull’organizzazione e una guida ai primi passi. I neoassunti possono così accedere facilmente a tutte le informazioni necessarie per ambientarsi nel nuovo ambiente di lavoro, soprattutto quando digitale, mentre gli HR possono monitorarne i progressi e fornire il giusto supporto per far sentire i nuovi colleghi a proprio agio.
  
  

• Sviluppo continuo delle competenze: le possibilità di crescita professionale hanno anch'esse un impatto importante in relazione a soddisfazione e produttività dei colleghi. Grazie alla intranet SharePoint, il team HR può creare un catalogo di corsi formativi e workshop online accessibili a tutti oppure mirati alle esigenze specifiche di singoli lavoratori, team o interi reparti. Gli utenti possono esplorare il catalogo dei corsi disponibili, iscriversi alle sessioni di formazione e seguire le lezioni direttamente dalla piattaforma. Inoltre, l’integrazione con Microsoft Viva Learning consente di organizzare programmi personalizzati, combinando i contenuti formativi dell'azienda con le risorse offerte da provider come Microsoft Learn e LinkedIn Learning.
  
  

• Creazione di una comunicazione più aperta: SharePoint offre la possibilità di creare bacheche virtuali, blog e spazi dedicati alla condivisione di annunci, policy aziendali, aggiornamenti o traguardi raggiunti. Il team HR può utilizzare questi strumenti per migliorare la trasparenza e rafforzare il senso di appartenenza alla community aziendale. Ad esempio, per un progetto di rilievo, gli HR possono creare un sito dedicato in cui raccogliere tutte le informazioni rilevanti, i progressi del team e consentire alle persone coinvolte di condividere feedback, idee e domande.

• Gestione dei feedback: l’esperienza dei lavoratori migliora quando la cultura aziendale consente di esprimere le proprie opinioni e sentirsi ascoltati. SharePoint aiuta il team HR a creare sondaggi e diffondere moduli personalizzati per raccogliere idee, opinioni e suggerimenti da tutte le persone in azienda. Grazie a strumenti come Microsoft Forms, che si integrano in modo nativo con la intranet, i feedback possono essere raccolti e analizzati in tempo reale, dando alle Risorse Umane le informazioni di cui hanno bisogno per migliorare il digital workplace.
  
  

• Supporto alla collaborazione interdipartimentale: un ambiente di lavoro produttivo supporta la collaborazione tra tutti i membri dell'organizzazione. Con SharePoint, gli HR possono creare aree di progetto che favoriscono la collaborazione tra dipartimenti diversi, riunendo i documenti, le risorse e i piani di progetto. Gli utenti potranno così accedere alle informazioni e alle funzionalità di collaborazione per portare avanti il progetto, senza alcuna limitazione se non l'avere i permessi di accesso adeguati.
  
  

• Analisi delle performance e del benessere aziendale: utilizzando le funzionalità di reporting di SharePoint e Power BI, il team HR può monitorare in tempo reale gli indicatori di benessere e produttività che ha delineato. Ad esempio, può raccogliere e analizzare dati relativi alla partecipazione ai programmi di formazione, alla soddisfazione dei colleghi tramite sondaggi, al turnover del personale e ai tassi di assenza. Nell'insieme, questi report forniscono una visione dettagliata dei trend aziendali, consentendo alle Risorse Umane di identificare tempestivamente le aree di miglioramento.
  
  

• Gestione del riconoscimento: la intranet consente di creare bacheche o spazi dedicati al riconoscimento dei traguardi raggiunti dai colleghi. Il team HR può coordinare iniziative di riconoscimento, come la “Persona del Mese”, consentendo ai colleghi di nominare e riconoscere i meriti dei membri del proprio team o di dipartimenti differenti. Questo è solo un esempio di pratica che non solo aumenta la motivazione, ma contribuisce anche a creare una cultura aziendale capace di valorizzare l'impegno di ciascuna persona.
  
  

• Supporto alla mobilità interna: la intranet SharePoint può includere una sezione dedicata alle opportunità di carriera, nella quale gli utenti possono esplorare le posizioni aperte all’interno dell’azienda e candidarsi direttamente tramite la piattaforma. Grazie a funzionalità custom come Job Posting di intranet.ai, le Risorse Umane potranno gestire le offerte di lavoro pubblicate e selezionare i candidati attraverso la consultazione del profilo personale integrato.

Cos'è il project management e perché è importante?

Il project management riguarda la pianificazione, la gestione e il controllo delle attività di progetto per raggiungere obiettivi entro limiti di qualità, tempo e costo. Combina abilità organizzative e di leadership, permettendo ai team di adattarsi alle situazioni in evoluzione.

Quali metodologie vengono comunemente utilizzate nel project management?

Le metodologie più popolari includono: Waterfall, ideale per progetti lineari con fasi ben definite; Agile e Scrum, adatte a progetti flessibili che richiedono il coinvolgimento del cliente; Kanban, per flussi di lavoro continui focalizzati sul miglioramento dei processi.

In che modo Microsoft 365 supporta il project management?

Microsoft 365 offre strumenti come SharePoint, Planner e Loop che facilitano la gestione dei compiti, il coordinamento delle risorse e la collaborazione del team, ottimizzando i flussi di lavoro di progetto.

Quali sono i ruoli e le responsabilità di un project manager?

Un project manager definisce gli obiettivi del progetto, pianifica i compiti, assegna le responsabilità, gestisce i rischi e comunica i progressi. Garantisce l'allineamento del team e il coinvolgimento degli stakeholder.

In che modo Microsoft SharePoint supporta il project management?

SharePoint funge da hub collaborativo in cui i membri del team possono condividere file, accedere a informazioni sul progetto e collaborare in tempo reale, migliorando la comunicazione e l’organizzazione.

Cos'è Microsoft Planner e come aiuta nel project management?

Microsoft Planner è uno strumento di gestione dei compiti che aiuta i team a organizzare le attività, assegnare i ruoli, monitorare i progressi e migliorare la produttività del team attraverso bacheche visive delle attività.

In che modo Microsoft Loop migliora i processi di project management?

Microsoft Loop è uno strumento collaborativo che consente ai team di creare e condividere idee dinamicamente, rendendo il brainstorming e l'innovazione parte integrante del flusso di lavoro del progetto.

Perché il project management con Microsoft 365 è vantaggioso per gli HR?

Microsoft 365 aiuta le risorse umane a semplificare la gestione delle risorse, facilita la collaborazione tra dipartimenti e semplifica il monitoraggio e la reportistica dei progetti, migliorando il coinvolgimento dell'HR nei progetti aziendali.