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SharePoint Designer: cos'è e come usarlo per i vostri siti SharePoint

SharePoint Designer è l’app per progettare i siti di SharePoint.

Dal layout ai flussi di lavoro, questo strumento vi aiuterà a costruire canali di comunicazione e collaborazione dinamici e brandizzati.

Scopriamo quindi insieme come utilizzarlo per offrire ai vostri utenti la miglior esperienza di navigazione!

Cos'è SharePoint Designer e come iniziare a usarlo

SharePoint Designer è il programma di progettazione per web e applicazioni di casa Microsoft.

Il suo obiettivo è quello di aiutare le persone a costruire siti SharePoint e applicativi personalizzati e ricchi di dati, senza scrittura di codice.

Le sue funzionalità consentono inoltre di creare flussi di lavoro per automatizzare le attività e i processi di qualunque organizzazione.

In questo articolo, vedremo insieme quali sono le caratteristiche principali di SharePoint Designer e come utilizzarlo per offrire la miglior user experience, mettendo a disposizione degli utenti soluzioni complete e dal design unico.

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Come suggerisce il nome, SharePoint Designer è un programma di progettazione strettamente legato a SharePoint, la piattaforma di Microsoft 365 sviluppata per creare siti corporativi intelligenti.

Di fatto, potete usare SharePoint per costruire siti di team – ideali per la gestione di progetti e iniziative – e siti di comunicazione – come la intranet e la extranet –, all’interno dei quali avete la possibilità di collaborare sui documenti archiviati nel cloud Microsoft oppure pubblicare comunicazioni interne, servizi ai dipendenti, contenuti formativi e tanto altro ancora.

 

Per approfondire, vi consigliamo di leggere il nostro articolo su SharePoint e le sue 7 funzionalità fondamentali.

 

SharePoint Designer si inserisce in questo contesto con le sue funzionalità di personalizzazione dei siti SharePoint, dal layout fino ai singoli componenti che li costituiscono.

Tra i componenti, sottolineiamo le applicazioni che potete integrare per fornire ai vostri utenti informazioni e servizi di qualunque tipologia, capaci di migliorare la loro esperienza in maniera significativa.

Grazie alle sue funzionalità di progettazione e editing, SharePoint Designer consente di trasformare i siti SharePoint da semplici archivi di documenti a portali dinamici e basati sui processi aziendali.

Per farlo, offre un unico spazio da cui è possibile modificare gli elementi che compongono siti e relative pagine. Ma non solo.

Di fatto, SharePoint Designer permette di lavorare anche sulle relazioni che legano tali elementi, così da progettare la navigazione utente all’interno del sito e impostare flussi di lavoro per automatizzare le attività più ripetitive e dal minor valor aggiunto.

Come collegare un sito SharePoint a SharePoint Designer

Per cominciare a usare SharePoint Designer, dovete collegare il sito SharePoint di vostro interesse al programma.

Ma prima, dovete assicurarvi di appartenere a uno dei seguenti gruppi di SharePoint:

  • Admin della raccolta siti.
  • Designer.
  • Proprietari.

Tali gruppi sono infatti caratterizzati dal possedere il livello di autorizzazione adeguato per accedere alle funzionalità più avanzate tanto di SharePoint come di SharePoint Designer.

In questo modo, la vostra organizzazione può controllare e gestire la possibilità di modifica ai siti, evitando che utenti non autorizzati possano danneggiarne la navigazione e i componenti.

Una volta che avrete ottenuto l’autorizzazione a entrare in uno dei gruppi elencati, potrete finalmente connettere uno o più siti SharePoint a Designer.

Per farlo, vi basterà seguire questi passaggi:

  1. Aprite SharePoint Designer.
  2. Cliccate su "File" nel menu superiore dell’interfaccia.
  3. Selezionate "Apri sito".
  4. Inserite l’URL del sito SharePoint che desiderate editare nella casella "Nome del sito".
  5. Indicate la modalità di modifica. Qui, potrete scegliere se intervenire sul sito in maniera diretta oppure se farne una copia per pubblicare le modifiche in un secondo momento.
  6. Cliccate su "Ok".

Ora, potete iniziare a usare le funzionalità di SharePoint Designer per progettare e costruire il vostro sito SharePoint, dalla navigazione generale fino ai singoli componenti.

Come accedere alle funzionalità di progettazione di SharePoint Designer

Come detto poco fa, SharePoint Designer consente di modificare nel dettaglio i siti SharePoint a cui viene collegato.

Con le sue funzionalità, è possibile agire a livello di layout, per costruire pagine personalizzate secondo il brand aziendale, oppure influenzare la relazione che lega i diversi componenti delle pagine, per creare flussi di lavoro automatizzati, o ancora, collegare al sito e alle app integrate fonti di dati differenti, per fornire agli utenti una vasta gamma di informazioni utili.

Insomma, potete usare Designer in modo estremamente flessibile, adattandolo alle necessità della vostra organizzazione e dei suoi processi interni.

L’interfaccia utente è il punto di partenza.

Qui, trovate infatti i 3 riquadri di comando contenenti le funzionalità di progettazione principali del programma. Nello specifico, avete a disposizione:

  • Il riquadro di navigazione.

Al suo interno, vengono elencati tutti i componenti del sito.

Potete usare i comandi di navigazione di SharePoint Designer per raggiungere ogni singolo elemento che compone le pagine del vostro sito, isolarlo e modificarlo.

  • Galleria e Riepilogo.

Queste schermate vi consentono rispettivamente di visualizzare la lista dei componenti del sito e una breve descrizione delle loro relative funzionalità.

  • Ribbon, o barra multifunzione.

In questa sezione, potete accedere a tutti i comandi di progettazione e editing che SharePoint Designer mette a vostra disposizione.

È interessante sottolineare la rilevanza con cui tali comandi vengono proposti dal programma.

Di fatto, ogni volta che selezionate un componente del sito, vi vengono mostrati i comandi più pertinenti per l’elemento scelto.

In questo modo, SharePoint Designer cerca di supportarvi e di dare i migliori consigli su come creare o modificare i componenti del vostro sito, rendendoli più utili per i vostri utenti.

Dalla barra multifunzione, è inoltre possibile connettere fonti di dati differenti ai siti SharePoint e alle app client di Office.

Nello specifico, potete decidere se collegare database esterni, servizi SOAP, servizi REST, e altro ancora.

In questo modo, permetterete agli utenti del vostro sito di accedere alle informazioni di loro interesse direttamente da una singola visualizzazione, senza quindi dover entrare in ciascuna delle fonti di dati esterne.

Potrete riunire le informazioni in un’unica pagina e combinarle con SharePoint Designer per creare dashboard e modelli dinamici su misura.

Infine, avrete anche la possibilità di personalizzare le barre strumenti e le barre multifunzione associate di default ai dati, così che gli utenti possano interagire con loro nel modo che la vostra organizzazione ritiene più opportuno.

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Come creare flussi di lavoro automatizzati con SharePoint Designer

Tra le funzionalità di progettazione più apprezzate di SharePoint Designer, troviamo quella di creare flussi di lavoro per automatizzare qualunque tipologia di processo collegato alle liste e alle librerie di un sito SharePoint.

In particolare, i flussi di lavoro che potete costruire con Designer servono per rendere automatici due tipi di processi:

  • I processi relativi ai componenti del sito.

Un esempio potrebbe essere l’aggiornamento di una fonte di dati specifica dopo che una prima fonte di dati, come una libreria di documenti, è stata modificata.

  • I processi di collaborazione tra le persone.

In questo caso, potremmo fare l’esempio dell’approvazione di un documento una volta che questo è stato inserito in una determinata lista di SharePoint.

Con i flussi di lavoro, avete quindi la possibilità di legare alle azioni che gli utenti compiono in un sito SharePoint una concatenazione di eventi finalizzata a portare a termine attività ripetitive o quelle operazioni “burocratiche” che ogni giorno rubano tempo, energie e spazio a ben altre faccende più proficue.

Per creare quindi un flusso di lavoro con SharePoint Designer, seguite queste brevi indicazioni:

  1. Aprite SharePoint Designer.
  2. Aprite il menu a tendina della voce "List Workflow" nella barra di navigazione.
  3. Selezionate "New".
  4. Indicate la lista del sito SharePoint da cui volete far partire il flusso di lavoro.
  5. Inserite nome e descrizione del flusso di lavoro.
  6. Assicuratevi che nella sezione "Platform Type" compaia la voce "SharePoint 2013 Workflow".
  7. Selezionate "Ok".

Ora, il nuovo flusso di lavoro è pronto per essere strutturato.

Se non avete dimestichezza con i workflow di piattaforme come Power Automate, dovete infatti sapere che ogni flusso di lavoro si basa su determinati elementi strutturali, quali le Azioni, le Condizioni, le Fasi, gli Step e i Loop.

In questo articolo, non ci dilungheremo su di essi nel dettaglio.

Tuttavia, vogliamo precisare che le Azioni corrispondono banalmente a ciò che viene fatto dal flusso, nel momento in cui si verificano un evento e le sue relative Condizioni.

Per esempio, potreste impostare come Condizione l’aggiunta di una particolare tipologia di file a una lista di SharePoint e come Azione l’invio di una richiesta di approvazione a uno specifico gruppo di utenti.

A quel punto, il flusso si avvia automaticamente per realizzare passo per passo tutte le Azioni che gli sono state assegnate, suddivise eventualmente in Fasi e Step successivi.

Infine, il termine "Loop" fa riferimento alla possibilità di rendere ripetitivo il flusso di lavoro creato. In altre parole, potete far sì che il vostro workflow venga ripetuto ogni volta che si verificano determinate Condizioni.

Divertitevi quindi a sperimentare e a perfezionare così i processi della vostra azienda, rendendoli più fluidi, più efficaci e, in ultima istanza, più soddisfacenti per tutti!

Come creare siti corporativi brandizzati con SharePoint Designer

Un’importante funzione di SharePoint Designer è quella di aiutarvi a realizzare la strategia di branding della vostra organizzazione.

Il programma vi consente infatti di incorporare elementi come logo, palette, header e footer corporativi in ciascuna pagina dei vostri siti SharePoint.

Per farlo, mette a vostra disposizione 3 strumenti principali, i quali riuniscono nel loro insieme tutti i comandi di progettazione del layout. Vediamoli qui di seguito:

  • Master Page.

Nate come funzionalità di ASP.NET, le Master Page sono state incluse in SharePoint per creare, modificare e salvare come modelli riutilizzabili le pagine dei suoi siti.

Nello specifico, potete usare una Master Page per definire il layout e la navigazione all’interno di ciascuna pagina.

  • Layout di pagina.

Insieme alla Master Page, il layout di pagina offre un controllo granulare sulla struttura delle pagine da pubblicare nei siti SharePoint.

Nello specifico, vi consentono di modificare il titolo, il corpo e le grafiche che caratterizzano i vostri testi digitali.

  • Fogli di stile CSS (Cascading Style Sheets).

SharePoint fa uso dei fogli di stile CSS per consentire a web e app designer di applicare i colori e la grafica del brand aziendale, così come di posizionare gli elementi che costituiscono le pagine di un sito.

Per creare un foglio di stile CSS, potete utilizzare le Master Page, i layout di pagina oppure il file CSS che andrete poi a allegare a ciascuna pagina del sito, sempre tramite SharePoint Designer.

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Miro Radenovic

Certificato Microsoft e Azure advocate, Miro ha fondato Dev4Side e intranet.ai contribuendo a creare un'azienda di software con elevate competenze verticali sulle tecnologie di collaborazione e cloud di Microsoft. Lavora come CTO per le nostre soluzioni intranet e gestisce l'aspetto tecnico di molti progetti che realizziamo per i nostri clienti.

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