SharePoint Sync:
come sincronizzare le librerie di SharePoint

Dalle cartelle locali ai server su cui operano le app aziendali, vi spieghiamo come sincronizzare i dati raccolti nei vostri siti SharePoint Online.

Vedremo insieme i passaggi da seguire, i prodotti da usare, i vantaggi e le problematiche dietro questa delicata operazione.

Buona lettura!

Sincronizzare SharePoint: cosa significa?

SharePoint è la piattaforma di Microsoft 365 progettata per gestire le comunicazioni, i servizi e gli archivi corporativi.

Rappresenta quindi un sistema all’avanguardia per produrre e diffondere notizie, iniziative e eventi da un lato, e per organizzare i documenti, le informazioni e i dati alla base delle attività di un’azienda e delle sue persone dall’altro.

Ciò è possibile grazie alle web part, i componenti che ospitano contenuti e funzionalità utili per gli utenti, e alle liste e librerie, che altro non sono che i recipienti dove vengono raccolti, archiviati, condivisi e anche creati i file di lavoro.

Se avete la curiosità di sapere cosa sono e come funzionano le web part, questo non è l’articolo che fa per voi.

Qui, ci dedicheremo alla scoperta delle librerie e dei siti SharePoint, ma da un’ottica molto particolare.

Vedremo infatti una delle caratteristiche fondamentali di questa piattaforma – non solo sua, in realtà – che la rende uno dei migliori strumenti di content e document management.

Parliamo della sincronizzazione.

Seguiteci per conoscere i dettagli.

Iniziamo dalle basi.

Sincronizzare i dati archiviati in una lista o libreria di SharePoint significa crearne una copia capace di aggiornarsi automaticamente.

In altre parole, i dati vengono clonati in una determinata posizione, come una cartella di OneDrive, in modo da poterli modificare da qualunque dispositivo e senza necessità di una connessione internet.

Di fatto, una volta che avrete inserito delle informazioni in modalità offline, il sistema riporterà le modifiche su SharePoint non appena sarete di nuovo connessi.

Sembra quindi che i vantaggi siano già sostanziosi, ma aspettate di sapere il resto.

Sincronizzando i vostri documenti, sarete in grado di collaborare su di essi con i membri del vostro team in tempo reale.

Questo perché i file vengono raccolti nella libreria di un sito SharePoint, diventando così accessibili al suo pubblico di utenti.

Tuttavia, la piattaforma permette di personalizzare l’accesso ai singoli contenuti o a intere librerie con un sistema multi-livello di autorizzazioni.

In questo modo, potrete decidere quali tra gli utenti del vostro team, sito o addirittura esterni alla rete aziendale avranno il diritto di visualizzare e/o modificare le informazioni condivise.

Ovviamente, le configurazioni di privacy verranno riportate in tutte le posizioni sincronizzate.

Potreste ora chiedervi qual è il meccanismo su cui basa questa funzionalità, tanto vantaggiosa per i singoli professionisti e professioniste, così come per intere organizzazioni.

La risposta è OneDrive.

E sì, non è un paradosso.

SharePoint e OneDrive, per quanto rappresentino due piattaforme distinte, condividono un terreno comune. Lo stesso che accomuna i prodotti dell’universo Microsoft, consentendo loro di comunicare e di interagire in un modo unico e profondo.

Questo comun denominatore è la funzionalità di sincronizzazione di OneDrive.

SharePoint e la funzionalità di sincronizzazione di OneDrive

Quando sincronizzate una cartella del vostro computer con SharePoint, la state in realtà sincronizzando con Microsoft OneDrive.

La ragione risiede nell’essenza stessa di OneDrive, ovvero il fatto di rappresentare il ponte di collegamento tra una sorgente di dati e una piattaforma cloud come SharePoint Online.

Ciò significa che la sincronizzazione tra una libreria di SharePoint e una vostra cartella locale o un server aziendale deve passare attraverso OneDrive per avvenire.

Tuttavia, la sincronizzazione basata su OneDrive non equivale alla sincronizzazione di SharePoint con OneDrive.

Ma approfondiremo l’argomento nel capitolo successivo.

L’aspetto importante da sottolineare è che è impossibile sincronizzare SharePoint con una qualunque sorgente di dati senza OneDrive, dato che è quest’ultimo a rendere possibile il trasferimento delle informazioni nel cloud di Microsoft.

Non per caso questi due prodotti si trovano spesso insieme nelle licenze di Microsoft 365, anche se esistono le eccezioni (la Business Basic, per esempio, non include SharePoint).

Le due piattaforme sono state progettate per interagire tra loro, consentendo agli utenti di scambiare informazioni private da e verso qualunque dispositivo nella massima sicurezza.

Di fatto, condividono non solo lo stesso sistema di autorizzazioni, ma anche e soprattutto i protocolli di cyber-security che caratterizzano da sempre l’offerta della casa madre.

Abbiamo voluto menzionare questi dettagli per poter tracciare una linea di demarcazione con i prodotti di terze parti, che aspirano a sostituire OneDrive nella sua relazione con SharePoint.

Tra i concorrenti principali, potremmo citare SharePoint Workspace, Syncplicity e SkySync.

Nonostante siano sempre delle soluzioni di sincronizzazione cloud, questi prodotti indipendenti mancano della compatibilità che lega tra loro i prodotti appartenenti all’universo Microsoft.

Tale compatibilità si traduce sia in una garanzia di sicurezza, come abbiamo accennato poche righe fa, sia nelle opportunità che derivano dalla loro integrazione.

Nel nostro caso, OneDrive consente di gestire la sincronizzazione dei dati archiviati in SharePoint in cinque differenti modi:

1. Sincronizzazione bidirezionale.

I dati tra SharePoint e una posizione vengono aggiornati in entrambe le direzioni.

Non importa, quindi, l’origine delle modifiche: queste verranno trasferite automaticamente nell’ambiente collegato.

2. Sincronizzazione unidirezionale.

Le modifiche vengono trasferite solo da un punto di origine specifico, come una libreria di SharePoint, verso un’altra posizione, come un server o una cartella.

L’utente può decidere se sincronizzare i dati nuovi o aggiornati, oppure se sovrascrivere completamente i dati esistenti.

3. Sincronizzazione selettiva.

Questa modalità fa sì che l’utente possa scegliere le singole liste o librerie da sincronizzare, evitando di clonare l’intera gamma di contenuti presente in un sito di SharePoint.

4. Sincronizzazione su richiesta.

La sincronizzazione avviene solo quando necessario.

Per esempio, il sistema potrebbe avviare la sincronizzazione nel momento in cui si accede a un determinato file oppure quando viene aperta una determinata applicazione.

5. Sincronizzazione offline.

Questa opzione rende i dati sincronizzati disponibili anche senza connessione a internet.

Infine, vogliamo chiudere l’argomento soffermandoci su una questione importante per le aziende o i professionisti e le professioniste che hanno spostato le proprie attività in un ambiente di lavoro digitale incentrato su Microsoft.

L’uso di OneDrive per portare i propri dati nel cloud non solo comporta alcuni naturali vantaggi come:

• la condivisione in tempo reale, su qualunque dispositivo e asincrona;
• l’archiviazione crittografata e accessibile solo agli utenti autorizzati, tanto interni come esterni all’organizzazione;
• la personalizzazione delle modalità con cui sincronizzare i dati;
• la selezione dei contenuti da clonare e aggiornare automaticamente;

ma anche opportunità particolari all’ambiente Microsoft stesso.

Come già accennato, OneDrive permette di migliorare l’integrazione tra i prodotti della suite 365 proprio attraverso la sincronizzazione dei loro dati, creando così un flusso di informazioni capace di metterli in comunicazione.

Prendiamo l’esempio di Microsoft Teams.

Quando create un gruppo su Teams, noterete che viene creata automaticamente una libreria in SharePoint dedicata ai file e ai contenuti multimediali condivisi dal team.

Ormai è chiaro: la sincronizzazione dei dati tra le due piattaforme si basa su OneDrive.

Dunque, se state usando un prodotto di terze parti, sapete ora quello che vi state perdendo.

Come sincronizzare SharePoint con OneDrive

Dopo aver approfondito cosa significa sincronizzare dei dati, quali sono i vantaggi di questa operazione e perché conviene usare OneDrive per realizzarla, vediamo in che modo potete stabilire una connessione tra questa piattaforma e un vostro sito, archivio o contenuto di SharePoint.

Partiamo quindi dai passaggi da seguire:

1. Entrate nel sito SharePoint che contiene i documenti di vostro interesse.
2. Entrate nella libreria che ospita tali documenti.
3. Cliccate su “Sincronizza”, nella barra di navigazione in alto. Se avete già installato l’app di OneDrive, si aprirà la finestra per configurare la sincronizzazione. Altrimenti, verrete reindirizzati alla pagina da cui potrete scaricare l’app.
4. Indicate la cartella di OneDrive da sincronizzare nella finestra che si sarà aperta. Ovviamente, la cartella potrà essere una di quelle già presenti nel vostro account o nuova, creata sul momento.
5. Cliccate ancora su “Sincronizza” per confermare le impostazioni.

Verrà avviata quindi l’operazione, al termine della quale la cartella OneDrive da voi indicata conterrà un clone completo della vostra libreria SharePoint.

Ogni modifica che farete all’una verrà trasferita automaticamente all’altra - se avete scelto l’opzione di sincronizzazione bidirezionale – e potrete tranquillamente lavorare, condividere e collaborare sui file del vostro reparto o di un vostro progetto ovunque e in qualunque condizione.

In altre parole, addio scrivania dell’ufficio.

Esiste però un “ma” in questo panorama.

Di fatto, la sincronizzazione non è sempre un processo privo di imprevisti.

Ecco alcuni dei problemi che potreste trovarvi a fronteggiare:

• Sincronizzazione parziale.

Se la memoria del vostro pc o la cartella di OneDrive che avete scelto è piena (o lo sono entrambe, sfortunatamente), la sincronizzazione potrebbe fermarsi prima di aver clonato l’intera libreria.

Lo stesso può accadere nel caso la vostra connessione fosse instabile.

• Errori nella clonazione dei dati.

Alcuni titoli, che magari contengono caratteri speciali, potrebbero causare degli errori durante la sincronizzazione dei file che denominano.

È quindi consigliabile controllare i documenti nella libreria prima di avviare l’operazione, cambiandone eventualmente il nome, per evitare di dover riparare danni alla fine.

Vi suggeriamo di porre la stessa attenzione al formato, in quanto anche l’eccessiva dimensione dei documenti potrebbe portare a risultati non ottimali.

Con la giusta accortezza, non avrete difficoltà.

Tuttavia, se così non dovesse essere, potete sempre contattare Microsoft per ricevere assistenza tecnica.

Il nostro team è tra quelli a vostra disposizione.

Anche se sappiamo che non ne avrete bisogno: OneDrive è piuttosto affidabile.

Come sincronizzare SharePoint con una cartella locale del pc

Arriviamo così al secondo caso di sincronizzazione che interessa maggiormente agli utenti.

Sincronizzare SharePoint con una cartella locale significa clonare i contenuti da una posizione all’altra per poter sia lavorare sui documenti anche senza connessione sia proteggere i file più importanti.

Le librerie di SharePoint sono infatti archivi nel cloud di Microsoft.

Di conseguenza, dissociano i vostri file dai dispositivi che usate per crearli, modificarli e condividerli, tenendoli così al sicuro da guasti e danni fisici ai vostri computer di lavoro.

Ma come si fa per stabilire questa connessione?

Ecco la risposta:

1. Entrate nel sito SharePoint e poi nella libreria di vostro interesse. Se i documenti da sincronizzare sono presenti nel cloud, passate direttamente al passaggio successivo. Se invece i documenti da sincronizzare hanno come origine la cartella locale, create prima la libreria che li accoglierà.
2. Cliccate su “Sincronizza”, nella barra di navigazione in alto. Se avete già installato l’app di OneDrive, si aprirà la finestra per configurare la sincronizzazione. Altrimenti, verrete reindirizzati alla pagina da cui potrete scaricarla.
3. Indicate la cartella da sincronizzare con la libreria nella finestra che si sarà aperta.
4. Cliccate ancora su “Sincronizza”.

Non dovreste aver avuto problemi nel portare a termine l’intera operazione, ma vi rimandiamo alla lettura del capitolo precedente per conoscere la possibile ragione dietro agli errori di clonazione che potreste notare.

Oppure, potreste leggerlo comunque per sapere quali imprevisti aspettarvi e quindi come organizzare la sincronizzazione per prevenire eventuali danni.

Detto questo, proseguiamo con il terzo e ultimo esempio.

Come sincronizzare SharePoint con un server

La sincronizzazione tra SharePoint e un server risulta particolarmente utile per le aziende che usano applicazioni o servizi personalizzati e basati sulle informazioni corporative.

Un esempio è un’applicazione per la contabilità basata sui dati di clienti e fornitori.

Se questi dati sono archiviati in SharePoint, diventa essenziale stabilire una connessione tra la libreria della piattaforma e il server da cui l’app prende le informazioni, per far sì che gli utenti possano lavorare con dati costantemente aggiornati.

Prima di vedere insieme come realizzare questa tipologia di sincronizzazione, vogliamo fare una piccola premessa.

Per mettere in relazione SharePoint con un server aziendale, occorre l’apposito client di OneDrive (anche detto “client di sincronizzazione per il server”).

Ciò non significa che dovete acquistare una licenza a parte, dato che questo servizio è incluso nelle licenze Microsoft che danno accesso a OneDrive e a SharePoint.

Dovrete quindi prestare attenzione che la vostra licenza includa entrambe le piattaforme.

Se così fosse, potete procedere come segue:

1. Accedete al server su cui si basa la vostra app aziendale.
2. Installate il client di OneDrive per sincronizzare il vostro server e apritelo.
3. Cliccate su “Aggiungi libreria” e indicate appunto la libreria che volete collegare.
4. Indicate la posizione che la libreria occuperà nel server. Qui, vi consigliamo di scegliere la posizione con uno spazio di archiviazione sufficiente per ospitare tutti i vostri dati, altrimenti rischiereste di compromettere l’operazione.
5. Cliccate su “Sincronizza”.

Una volta finito, il server presenterà gli stessi file e cartelle della vostra libreria, aggiornati per qualunque modifica fatta da voi o altri utenti su SharePoint.

Come terminare la sincronizzazione con una libreria di SharePoint

Arriviamo alla fine della nostra breve, ma speriamo esaustiva, panoramica e vediamo come procedere per terminare la sincronizzazione dei vostri dati.

Abbiamo infatti visto come collegare le informazioni raccolte nei siti aziendali con una cartella di OneDrive, un folder locale o un server per ottenere archivi costantemente aggiornati, qualunque sia la posizione o il dispositivo con cui si lavora.

Tuttavia, potrebbe essere necessario terminare la sincronizzazione per una serie di motivi.

Per esempio, quando il sito deve essere ristrutturato oppure quando la libreria deve essere cancellata, magari perché il progetto per cui è stata creata si è concluso e bisogna liberare spazio di archiviazione per il successivo.

Qualunque sia la motivazione, le procedure da seguire rimangono le stesse.

Partiamo quindi dal nostro primo caso e vediamo quali passaggi dovete tenere a mente per desincronizzare la vostra libreria di SharePoint con OneDrive.

Ve li elenchiamo qui di seguito:

1. Aprite l’app di OneDrive.
2. Entrate nella sezione “Impostazioni di sincronizzazione”.
3. Selezionate la libreria di vostro interesse.
4. Cliccate su “Interrompi sincronizzazione”.

Da questo momento in poi, la cartella di OneDrive che ospitava i documenti della vostra libreria scomparirà dalle risorse del computer e, di conseguenza, potrete aggiornare o cancellare definitivamente tali dati solo da SharePoint.

Passiamo a come desincronizzare la libreria con una cartella locale.

A differenza del caso precedente, per interrompere la connessione tra SharePoint e una cartella locale del vostro computer, occorre usare l’applicazione di sincronizzazione di SharePoint.

Non dovrete andare lontano per trovarla, dato che potete scaricarla direttamente dalla vostra libreria.

Dopodiché, seguite questi passaggi:

1. Aprite l’app di sincronizzazione di SharePoint.
2. Selezionate la libreria di vostro interesse.
3. Cliccate su “Elimina”, accanto alla cartella locale che corrisponde alla libreria selezionata.

Dopo pochi secondi, la sincronizzazione tra cartella e libreria verrà cancellata.

Il risultato sarà che i documenti saranno accessibili da entrambe le posizioni, ma le modifiche fatte non verranno più trasmesse dall’una all’altra.

Infine, il terzo e ultimo caso riguarda la desincronizzazione di una libreria con un server.

Senza perderci in preamboli, ecco cosa dovete fare:

1. Aprite l’app di sincronizzazione di SharePoint.
2. Selezionate la libreria di vostro interesse.
3. Andate in “Impostazioni di sincronizzazione”.
4. Scegliete l’opzione “Sospendi sincronizzazione”.

Potrete così decidere se tenere in pausa la sincronizzazione per riprenderla in futuro oppure se rimuovere la libreria dal server e chiudere definitivamente la questione.