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SharePoint Template e tutto ciò che c`è da sapere per SharePoint Online

Hai creato una pagina e vuoi metterla a disposizione dei tuoi colleghi come modello?
Devi creare un nuovo sito SharePoint ma non sai come iniziare?

Che differenza c'è tra un SharePoint site template ed un SharePoint page template?

In questo articolo abbiamo raccolto tutto ciò che c'è da sapere, per utilizzare e soprattutto riutilizzare i template di SharePoint.

 

 

Cos'è un site template in SharePoint Online?

Creando un nuovo sito all'interno di SharePoint Online, vengono proposti diversi template di sito in modo da rendere possibile realizzare un portale con configurazioni e contenuti predisposti in base a specifiche necessità. Diversamente dalle versioni server on-prem di SharePoint, su SharePoint Online non è possibile realizzare un sito, partendo da un template completamente personalizzato ed è sempre necessario partire da quelli che mette a disposizione Microsoft. 

Nella realizzazione di nuovo sito top-level (ovvero il sito padre di una specifica sezione della tua intranet), si ha la possibilità di scegliere esclusivamente tra questi modelli specifici: il Team Site, il Communication Site oppure l'Hub Site.

La scelta del tipo di template utilizzato per realizzare il sito padre, determinerà quali site template sarà successivamente possibile utilizzare per realizzare i sottositi.

Meglio creare un sito Team oppure Communication?

Dipende dallo scopo del sito da realizzare. Se l'obiettivo è quello di avere un sito altamente collaborativo, in cui molti utenti hanno la necessità di pubblicare contenuti ed è fondamentale l' integrazione con i gruppi di Microsoft 365, allora la scelta ricade decisamente sul Team site. Altrimenti, se l'intenzione principale è quella di realizzare un portale di comunicazione, pensato per divulgare informazioni e notizie ad un pubblico, la scelta dovrebbe ricadere su un Communication site. Un esempio pratico di questo caso, potrebbe essere la realizzazione di una intranet, extranet, una pagina di un evento oppure un sito specifico per l'onboarding di un nuovo dipendente.

Invece, cosa sono i nuovi Hub Sites?

I siti hub di SharePoint sono stati pensati per permettere di collegare e organizzare i siti in base a progetto, dipartimento, divisione, regione. Vanno intesi come aggregatori di siti in quanto possono permettere di:

    • applicare la stessa navigazione e struttura sito tra siti diversi
    • effettuare ricerche su alcuni specifici siti ed aggregarne i risultati
    • raccogliere informazioni dei sotto siti, come eventi, notizie oppure attività
Come posso applicare un Site Template in SharePoint Online

Per semplificare e velocizzare la creazione di siti tematici aziendali, Microsoft ha introdotto moltissimi template di sito, preconfezionati con specifici snippet di contenuto, layout di pagina e web part, che come sempre sono altamente  configurabili.  Il realizzatore del sito, potrà scegliere ed applicare il template più affine alle proprie esigenze di business, partendo da una gallery di site templates disponibili in Microsoft 365.

Come sempre, una volta applicato il site template, sarà possibile effettuare tutte le solite personalizzazioni che SharePoint ci mette a disposizione. L'obbiettivo di un site template, non è di fornirti un sito blindato, ma è piuttosto quello di darti una base di partenza, il più affine possibile alle tue necessità.

Vediamo ora tutti i tipi di template che è possibile utilizzare e personalizzare.

 

SharePoint Communication site

È il sito default per tutte le necessità di comunicazione, pensato per condividere notizie, aggiornamenti, reports mantenendo sempre un aspetto grafico piacevole. Per chi realizza siti da anni in SharePoint, noterà subito che questo è il template standard presente da moltissimo tempo.

SharePoint Department site

sharepoint department site

Come indica il nome stesso, è pensato per realizzare un sito di dipartimento, o di area geografica oppure per una specifica divisione dell'organizzazione. Il sito include modelli per per pubblicare post e notizie, che possono essere facilmente condivise in azienda. Invece le web part pre configurate, sono pensate per evidenziare il team e la cultura aziendale del specifico dipartimento per cui si sta realizzando il sito.

SharePoint Leadership connection site

sharepoint leadership connection site

Orientato alla community, ha l'obbiettivo di connettere maggiormente i dirigenti e i membri di specifici teams, mediante eventi ed ingaggiando conversazioni. Proprio per questo motivo viene anche automaticamente inclusa anche la Web Part di conversazione di Yammer, per includere i contenuti postati sul social network aziendale.

Cos'è Yammer? Leggi anche: Yammer, il social network aziendale

 

Employee Onboarding site

Realizzate per le risorse umane, è pensata per introdurre all'interno dell' azienda un nuovo dipendente e per guidarlo durante tutta la fase di onboarding. Se non sai cosa è l' employee onboarding, ti suggeriamo di leggere il nostro articolo specifico, che tratta diversi aspetti di questo processo molto importante.

Leggi anche: Onboarding, cos'è e come ottimizzarlo in azienda  

Altri template nei communication sites

Nella creazione di un communication site, vengono inoltre proposti 3 modelli:

  • Topic, per condividere in maniera veloce novità, eventi ed altri tipi di contenuto
  • Showcase, per rendere disponibili immagini aziendali
  • Blank (sito vuoto), per realizzare un sito di tipo communication, partendo da una pagina bianca.

 

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SharePoint Team site

sharepoint team site

Questi siti sono stati pensati con l'obbiettivo di centralizzare e condividere risorse per  utenti e teams, che hanno la necessità di collaborare ed archiviare files ed informazioni.
È importante ricordarsi, che a differenza dei Collaboration sites, questi siti possono creare una connessione ad un gruppo Microsoft 365 affinché vengano propagati specifici permessi autorizzativi.

Vediamo ora i template disponibili per i sotto siti.

SharePoint Project Management site

sharepoint project site template

Template pensato per le gestione di un progetto all'interno di un SharePoint Team Site, crea uno spazio in cui è possibile condividere aggiornamenti del progetto, scrivere e visualizzare le note di riunione e chiaramente conservare i documenti del progetto stesso.

Event planning site

sharepoint event site

Incentrato sul coordinamento e la pianificazione di eventi, mette in forte evidenza le scadenze e le risorse più utilizzate del sito stesso. 

Training, courses and development team

Sharepoint training site template

Modelli di sito pensati per la formazione e la crescita professionale di risorse e teams. Sono stati realizzati per fornire un'interfaccia semplice in cui caricare direttamente i  contenuti formativi che si hanno a disposizione.

Scopri anche il nostro: Intranet Digital Learning giornaliero con contenuti sempre aggiornati

 

Cos'è un template di pagina in SharePoint?

Hai creato una pagina e vuoi metterla a disposizione dei tuoi colleghi come modello?
Devi creare una nuova pagina ma non vuoi iniziare da zero?

I template di pagina (Sharepoint Page Templates) esistono proprio per rispondere a questa esigenza: permettere di avere una gallery interna in cui è possibile attingere per riutilizzare layout e configurazioni di alcune specifiche pagine.

Prendendo di nuovo l'employee onboarding come esempio, questa funzionalità permette di realizzare e salvare una pagina personalizzata, da applicare successivamente per ogni nuova assunzione. Le risorse umane, potranno quindi riutilizzare la pagina di presentazione del nuovo dipendente, aggiornando esclusivamente i nuovi contenuti, ma mantenendo sempre lo stesso layout e web part precedentemente configurate.

Come creare un pagina partendo da un Page Template (modello di pagina)

Se è la prima volta che usi Sharepoint per creare la tua piattaforma di gestione dei documenti, è essenziale assicurarsi di avere le autorizzazioni per creare nuove pagine.

Quando crei una pagina completamente nuova, puoi scegliere tra:

  • Pagina vuota: non ha nulla a parte il titolo della pagina.
  • Basic text: pagina con un modello di base a due colonne con un'enfasi sul testo ed esempi di formattazione del testo.
  • Visual: modello visivamente attraente con un focus sulle immagini che completano il tuo testo.

Per utilizzare invece una pagina modello di SharePoint, è necessario prima crearla e salvarla.

Come realizzare il mio primo template di pagina

  1. Apri la pagina che desideri utilizzare come base per il tuo modello.
  2. Aggiungi o modifica le web part e il contenuto che desideri inserire nel modello
  3. Dopo aver completato la creazione della pagina, fai clic sulla freccia accanto a Salva nella parte superiore della pagina e seleziona Salva come modello.

Come usare un template di pagina

  1. Nella parte superiore di un sito o di una pagina, scegli Pagina o Pubblica notizie.
  2. Scegli il tuo template preferito o quello che vuoi usare. Se invece vuoi crearne uno nuovo, scegli Vuoto.
  3. Aggiungi il tuo contenuto, Aggiungi oppure sposta/rimuovi le web part.
  4. Al termine della modifica, salva la pagina facendo clic su Salva come bozza.
  5. Quando sei pronto per rendere la tua pagina visibile a tutti coloro che hanno accesso al tuo sito, fai clic su Pubblica o Pubblica notizie (per post di notizie).

Alcune best practice di quanto realizzi page templates

Un design semplice ed essenziale per la intranet, che allo stesso tempo rifletta il brand aziendale è importante per una intranet funzionale. Tuttavia abbiamo visto nel corso dei anni di consulenza SharePoint, alcune intranet eccessivamente sovra-brandizzato oppure completamente anonime.

Per questo motivo, abbiamo pensato di concludere questo articolo, con alcune best practice importanti che puoi applicare a tutti i modelli di pagina che vuoi salvare all'interno della tua intranet SharePoint:

  • Assicurati nella home page risultino chiari il nome e il logo della tua azienda.
  • Mantieni sempre i colori aziendali e non creare decine di sottositi con colori diversi.
  • Rendi la ricerca sempre accessibile e facile da trovare.
  • La navigazione deve risultare chiara e ben progettata, senza annidare troppo le informazioni chiave.
  • Ricorda che le persone sono abituate a visualizzare uno scorrimento verticale, non aver paura di aggiungere quindi contenuti below the fold.
  • Ormai quasi tutti utilizzano monitor widescreen, usa quello spazio extra per contenuti pertinenti ma non fondamentali.
  • Non dimenticare il coinvolgimento, la chiave del successo della intranet. Aggiungi quando ha senso, componenti interattivi come caroselli di immagini, video oppure  sondaggi.

 

 

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.