AI Intranet: las tendencias de Microsoft y nuestra solución

AI Intranet: ¿por qué integrar la IA en la intranet?

La inteligencia artificial está cada vez más presente en la vida laboral de cada uno de nosotros y, también en la gestión de la intranet corporativa, se revela como un recurso de gran valor para mejorar procesos, flujos de comunicación y productividad.

Cuando hablamos de una intranet integrada con inteligencia artificial, nos referimos principalmente al uso de sistemas que permiten:

• automatizar tareas repetitivas
• simplificar la búsqueda de información
• crear una experiencia de usuario personalizada

Uno de los aspectos más relevantes de la IA aplicada a las intranets es precisamente su capacidad para mejorar de manera significativa la búsqueda de la información que se intercambia diariamente dentro del entorno digital de trabajo de la empresa.

A menudo nos enfrentamos a enormes cantidades de datos y documentos dispersos en carpetas, listas y bibliotecas diferentes. Para encontrar lo que se necesita, la simple búsqueda por palabras clave no siempre ofrece resultados precisos.

Por ello, al integrar tecnologías basadas en inteligencia artificial, se puede contar con sistemas capaces de interpretar las búsquedas, captando el contexto de cada solicitud y devolviendo los resultados más adecuados.

Por ejemplo, la intranet de SharePoint Online, cuando se integra con IA, es capaz de reconocer el contenido de los documentos, clasificándolos por categorías, autor, fecha o tema. Esto significa que puede encontrar en segundos la información útil sin tener que revisar decenas de listas o archivos irrelevantes para Usted.

 

Búsqueda avanzada en la intranet de SharePoint de intranet.ai

 

La inteligencia artificial aplicada a la gestión del conocimiento interno, además, tiene la ventaja de sugerir información útil para el trabajo de cada usuario.

Microsoft está integrando progresivamente las funcionalidades de gestión del conocimiento de Viva Topics en otras soluciones, como Microsoft Copilot, con el fin de ofrecer una experiencia unificada de análisis de contenidos e identificación automática de los temas principales tratados en documentos y páginas web.

Para aclarar, cuando un colega busca información sobre un tema determinado, la inteligencia artificial puede sugerir las páginas relacionadas, los documentos vinculados y los contactos que poseen competencias específicas en dicho tema.

 

Encontrar rápidamente contenidos e información con Microsoft Copilot

 

La IA para la intranet ofrece además ventajas en la personalización de la experiencia del usuario.

Normalmente, cada persona que visita el portal puede ver contenidos estandarizados, que no necesariamente responden a sus necesidades reales. Sin embargo, la inteligencia artificial permite ofrecer contenidos dirigidos según características como el rol, el departamento, los intereses personales e incluso el historial de actividades.

De este modo, una colega que trabaja en el departamento comercial podrá ver en la página principal de la intranet actualizaciones sobre nuevos contratos adquiridos, noticias de su departamento, materiales relacionados con el sector e información sobre clientes y ventas. Paralelamente, una colega de TI recibirá automáticamente contenidos diferentes, pertinentes a proyectos tecnológicos o a actualizaciones de los distintos softwares corporativos en curso.

Otro uso práctico de la inteligencia artificial se refiere a la automatización de procesos.

Mientras que con herramientas como Power Automate es posible automatizar tareas estándar, la inteligencia artificial permite hacer cada automatización más dinámica.

Esto significa que se pueden activar flujos de trabajo capaces de adaptarse al comportamiento de los usuarios, anticipando sus necesidades. Imaginemos un procedimiento de aprobación: la IA puede reconocer automáticamente el tipo de documento enviado, identificar a los colegas que deben revisarlo, enviar notificaciones personalizadas, registrar las aprobaciones y actualizar el estado del documento en la biblioteca de SharePoint donde está archivado.

 

Modelos de IA disponibles en Microsoft Power Automate

 

La inteligencia artificial facilita considerablemente el análisis de los datos de uso de la plataforma. Aprovechando funcionalidades de análisis predictivo y algoritmos de machine learning, es posible monitorear cómo los colegas utilizan las distintas secciones de la intranet, identificando rápidamente qué contenidos y servicios resultan más o menos útiles.

Este tipo de análisis permite mejorar continuamente la experiencia en el portal, optimizando los contenidos, eliminando secciones obsoletas e incrementando, en consecuencia, el valor percibido por todas las personas en la empresa.

¿El resultado? Una mayor adopción de la intranet y del entorno digital de trabajo integrado.

Además, la inteligencia artificial permite analizar la calidad de la comunicación interna, ayudando a la empresa a crear contenidos más atractivos, aprovechando herramientas como las comunidades de Viva Engage.

 

Análisis del compromiso en Microsoft Viva Engage

 

El análisis de las interacciones con páginas web, noticias o publicaciones nos ofrece la posibilidad de comprender en tiempo real si una comunicación ha llegado a los colegas adecuados, cuánto interés ha generado y cómo mejorar las futuras publicaciones para aumentar el compromiso de todo el público empresarial.

Este aspecto resulta especialmente útil a la hora de gestionar proyectos o campañas de comunicación importantes: saber qué contenidos son realmente relevantes nos ayuda a mejorar significativamente la calidad de la comunicación con nuestros colegas y, en consecuencia, a garantizar el éxito mismo de nuestros proyectos.

AI Intranet: ¿cuáles son las innovaciones de Microsoft?

Integrar la inteligencia artificial en la intranet de SharePoint Online significa crear un entorno de trabajo capaz no solo de fomentar la colaboración y el intercambio de conocimientos, sino también de ofrecer las herramientas necesarias para automatizar procesos y reducir el número de tareas asignadas a cada colega.

Gracias a soluciones como Microsoft 365 Copilot, AI Builder, SharePoint Premium y la suite Viva, dedicada a la experiencia del empleado, se ha vuelto más sencillo crear sitios y páginas que pueden reconocer el contenido de nuestros documentos, sugerir los contenidos y contactos más relevantes para nuestras búsquedas, proporcionar información valiosa sobre el nivel de participación y mucho más.

Así es posible disponer de una plataforma personalizada que crece con Usted, se adapta a sus necesidades y le ayuda cada día a dedicar más tiempo a las actividades realmente importantes.

En este proceso, la integración con Microsoft Graph garantiza que la información proporcionada por la inteligencia artificial, en función de los contenidos de la intranet, sea siempre contextual y coherente con los roles y proyectos, mientras que la adopción de nuevas funcionalidades, como las de SharePoint Premium, contribuye a hacer que la gestión y la gobernanza de los contenidos sean cada vez más eficaces.

Empecemos, sin embargo, por Copilot para SharePoint.

 

Crear contenidos para la intranet de SharePoint con Microsoft Copilot

 

Copilot se encarga de una serie de tareas que van desde la creación de borradores y páginas web hasta el diseño de diseños en SharePoint, mientras que las funciones de reescritura y mejora de texto están disponibles en Copilot para Microsoft 365.

Con el simple uso del lenguaje natural, es posible describir cómo se desea estructurar la página de un sitio, y Copilot generará un borrador que luego podrá personalizarse, teniendo en cuenta los parámetros de diseño y marca previamente definidos.

No solo se obtendrá un diseño coherente con las directrices corporativas, sino que también será posible perfeccionar el texto con la ayuda del sistema de reescritura integrado, que propone modificaciones de estilo, resúmenes o ampliaciones del contenido según la ocasión.

Si es necesario explicar un tema complejo a un equipo no especializado, Copilot puede ayudar con sugerencias para simplificar la explicación. O bien, si se deben redactar comunicados más formales, podrá indicar los cambios adecuados para adaptar el tono al contexto.

Más en detalle, los agentes de Copilot para SharePoint pueden simplificar proyectos, flujos de trabajo y procesos de colaboración y compartición centralizados en la plataforma.

Cada sitio o biblioteca puede contar con un agente específicamente configurado a través de Copilot Studio.

Tomemos el caso de tener que crear un asistente para monitorear una biblioteca de contratos: bastará con configurar un agente que detecte las fechas de vencimiento y envíe notificaciones próximas a las renovaciones.

En cambio, en el caso de proyectos más complejos, un agente bien configurado puede sugerir documentos relacionados, proponer nuevas fases de desarrollo o señalar posibles duplicaciones, basándose en los contenidos ya presentes en SharePoint y en la forma en que las personas interactúan con ellos.

 

 

Naturalmente, para que todo esto funcione de manera "inteligente", se necesita un cerebro capaz de comprender cómo están relacionadas las personas y los contenidos entre sí.

Aquí entra en juego Microsoft Graph, la API que relaciona usuarios, documentos e información procedente de Microsoft 365.

Microsoft Graph analiza, en función de los permisos disponibles, las interacciones entre los distintos elementos presentes en el entorno digital de trabajo y proporciona a Copilot (y a otras inteligencias artificiales) los contextos necesarios para ofrecer sugerencias y contenidos relevantes.

A la hora de revisar un manual técnico, por ejemplo, Copilot podría sugerir los documentos relacionados o señalar a los expertos que ya han trabajado en contenidos similares, basándose precisamente en los datos de Microsoft Graph.

Si en cambio se está desarrollando un flujo de trabajo inédito, podría sugerir los recursos pertinentes archivados en SharePoint o las conversaciones relacionadas en Teams y Outlook.

Por último, la inteligencia de Microsoft Graph también ofrece protección en términos de seguridad, ya que garantiza que Copilot y todos los sistemas de IA integrados en el entorno digital de trabajo de la empresa solo puedan acceder a los contenidos para los cuales cada usuario tiene los permisos adecuados.

 

Panorama de la integración entre Microsoft Graph y Copilot

 

Dentro de SharePoint Online, podemos ir aún más allá añadiendo la dimensión de la realidad mixta con Microsoft Mesh, una evolución de SharePoint Spaces, que permite crear entornos virtuales o en 3D donde presentar datos, productos y documentos mediante una experiencia inmersiva.

Mesh también admite la creación de asistentes virtuales o chatbots personalizados mediante servicios como Azure Bot Services, que interactúan con los usuarios dentro de los entornos 3D empresariales para responder a sus preguntas. Además, gracias a la integración nativa con el ecosistema en la nube de Microsoft Azure, Mesh puede aprovechar servicios cognitivos como el análisis del lenguaje natural y la visión artificial.

 

Crear espacios inmersivos en Microsoft Teams con Mesh

 

Las capacidades de la IA se amplían aún más con Microsoft Viva, la plataforma que tiene como objetivo mejorar la experiencia de las personas en la empresa y que incluye diversas funcionalidades inteligentes. Un ejemplo de ello son Viva Amplify y Viva Engage, que se apoyan en Copilot para asistirnos en la redacción de comunicaciones, cuestionarios y publicaciones dirigidas a las comunidades empresariales.

Con Viva Amplify, es posible definir los objetivos que la empresa desea alcanzar con la difusión de un determinado mensaje (implicar a un departamento, aumentar la concienciación sobre una nueva política, etc.) y, en función de dichos objetivos, Copilot sugerirá cómo estructurar nuestras comunicaciones para que sean más eficaces.

 

Detalle sobre el uso de Copilot en Viva Amplify

 

En Viva Engage, Copilot puede sugerir temas de actualidad para tratar en sus publicaciones o proponer ideas que fomenten la conversación con los colegas, ayudándole a crear publicaciones más interesantes y atractivas.

En el ámbito del análisis de datos, Viva Insights proporciona métricas e informes sobre cómo se distribuye el tiempo en la rutina laboral, ofreciendo consejos para mejorar la productividad y el equilibrio entre las distintas actividades del día. Copilot puede simplificar la creación de estos análisis, sugiriendo qué filtros o atributos configurar y generando informes listos para ser explorados en Power BI.

Mientras tanto, Viva Glint acelera el análisis de los comentarios, resumiendo grandes volúmenes de opiniones e identificando las tendencias más relevantes, con el objetivo de comprender el clima organizacional e intervenir donde sea necesario, por ejemplo en la gestión de un proyecto o en la definición de políticas internas.

 

Integración de Microsoft Copilot en Viva Glint

 

También en el ámbito de la gestión documental, AI Builder, una funcionalidad de Power Platform, permite crear modelos de inteligencia artificial personalizados, que pueden utilizarse en distintas aplicaciones de la plataforma como Power Apps o Power Automate.

En el caso de que se desee automatizar el proceso de ingreso de datos a partir de documentos semiestructurados (facturas, pedidos, currículums, etc.), será posible crear un modelo de IA capaz de extraer automáticamente los campos necesarios e iniciar un flujo de trabajo en Power Automate.

Es fácil entender cómo esto evita que los operadores tengan que transcribir la información. Al conectar AI Builder y Power Automate con SharePoint, se pueden aprovechar los datos empresariales disponibles a través de Microsoft Graph, aumentando así la eficiencia de los flujos de trabajo que se van automatizando progresivamente.

 

AI Builder en Microsoft Power Apps

 

En este punto, es importante mencionar SharePoint Premium, una solución de gestión de contenidos que introduce funcionalidades adicionales de IA, integrando al mismo tiempo las capacidades de Microsoft Syntex (anteriormente conocido como Project Cortex).

Los cuatro elementos que resumimos en la siguiente tabla representan las principales funcionalidades inteligentes que SharePoint Premium pone a disposición para optimizar el intercambio de información y la gestión de contenidos en sitios como la intranet corporativa.

 

Intranet con IA: ¿qué ofrece SharePoint Premium?

 

Funcionalidad de SharePoint Premium	Descripción
Relleno de columnas	Basándose en las capacidades de Microsoft Syntex, SharePoint Premium permite insertar automáticamente metadatos en las columnas de una biblioteca. Basta con hacer una solicitud como "Indique la categoría de este documento eligiendo entre A, B o C, responda None si no encuentra coincidencias", y la IA analizará cada archivo, clasificará su contenido y lo enriquecerá con los metadatos correspondientes.
Etiquetado de imágenes	En lugar de recordar el nombre o la ubicación exacta de una imagen, se puede contar con el etiquetado automático. La IA puede analizar las imágenes, identificar sus características principales (como "paisaje", "persona", "logotipo", etc.) y generar etiquetas descriptivas. De esta forma, es posible realizar búsquedas por palabras clave y encontrar la imagen necesaria sin tener que clasificarla manualmente.
Clasificación de contenidos	La IA ayuda a mantener coherente la taxonomía definida en el Term Store de SharePoint, es decir, la colección centralizada de términos utilizados para clasificar contenidos. Al activar la clasificación automática, los documentos son analizados y etiquetados con términos pertinentes. Si se dispone de un conjunto de términos que definen productos, departamentos o proyectos, la IA puede asignar la etiqueta correcta a cada nuevo archivo.
Procesamiento de datos no estructurados	Es posible entrenar modelos de IA para identificar y clasificar documentos no estructurados, extraer datos y rellenar columnas con dicha información. Por ejemplo, para reconocer contratos de renovación entre numerosos documentos, se puede crear un clasificador que los distinga y luego añadir un extractor capaz de recuperar datos como nombres de clientes o fechas de vencimiento.

 

En resumen, todas las funcionalidades que la IA ofrece en el entorno digital de trabajo de Microsoft 365, que hemos visto hasta ahora, contribuyen a crear un círculo virtuoso. Para nosotros, esto significa reducir los costes operativos y el desorden en el flujo de información que sostiene a toda empresa, además de ofrecer a los equipos un entorno donde los recursos adecuados están siempre al alcance de la mano.

El secreto está en identificar las prioridades.

Si la principal preocupación es optimizar la extracción de información desde documentos, tanto estructurados como no estructurados, conviene centrarse en la integración de funcionalidades para la automatización de procesos documentales, como las que ofrecen SharePoint Premium y AI Builder dentro de Power Platform.

Si por el contrario se desea aumentar el grado de participación generado por las comunicaciones internas, entonces Viva Amplify, Viva Engage, Viva Insights y sus funcionalidades inteligentes no deben faltar en el entorno digital de trabajo cuyo centro operativo es la intranet basada en SharePoint Online.

Lo más fascinante es que todas estas tecnologías no solo facilitan la búsqueda de la información necesaria, sino que incluso pueden prever las necesidades futuras, dando lugar a un entorno de trabajo vivo y proactivo.

Intranet Agent: quién es y qué puede hacer Gaia de intranet.ai

Para maximizar el valor de la IA en la intranet corporativa, la solución de intranet.ai pone a disposición herramientas como Gaia, un agente creado y entrenado por nuestro equipo para ayudar a las empresas a gestionar su intranet basada en SharePoint Online.

 

Detalle de Gaia, la Intranet Manager de intranet.ai

 

Gaia Intranet Manager es el agente conversacional que hemos desarrollado a partir de las funcionalidades de Copilot para SharePoint y de las capacidades de análisis de datos de otro componente de intranet.ai, Intranet Analytics, que permite obtener insights basados en el uso de la intranet para mejorar su rendimiento.

Uno de los puntos fuertes de Gaia consiste precisamente en su capacidad para analizar, comprender y devolver información útil para optimizar la gestión de la intranet mediante una simple conversación.

Gracias a la integración con SharePoint y Microsoft Graph, Gaia puede responder directamente a preguntas como:

• ¿Cuántos visitantes hubo ayer por departamento?
• ¿Qué búsquedas no produjeron resultados útiles?
• ¿Cuáles son las páginas más visitadas este mes?
• ¿Cuáles son las aplicaciones más utilizadas por sede?
• ¿Cuáles son los documentos más descargados?

De este modo, ayuda a identificar qué contenidos faltan en el portal, cuáles no están indexados en la búsqueda y qué otros contenidos es necesario añadir para satisfacer los intereses y necesidades de los colegas.

Otro aspecto a destacar es que Gaia no proporciona datos en bruto en sus respuestas, sino que sugiere verdaderas estrategias, junto con las acciones a emprender, para mejorar la intranet según su uso real dentro de la empresa.

 

 

La facilidad de uso, por último, es otra de las grandes ventajas de Gaia: a través de una interfaz conversacional accesible directamente desde Microsoft Teams, los usuarios pueden hacer preguntas en lenguaje natural y recibir respuestas inmediatas sobre todo lo relacionado con la intranet y cómo esta puede apoyar el trabajo de todas las personas en la empresa.

La posibilidad de interactuar con Gaia en cualquier idioma hace que el servicio sea aún más útil para garantizar que la estrategia de comunicación interna pueda coordinarse fácilmente tanto entre equipos multiculturales como entre las distintas sedes de empresas multinacionales.

FAQ sobre el uso de la IA en la intranet corporativa

¿Por qué integrar la IA en la intranet corporativa?

La IA permite automatizar tareas repetitivas, simplificar la búsqueda de información y personalizar la experiencia del usuario. Esto se traduce en un aumento de la productividad, una mejor comunicación interna y una gestión más eficiente del conocimiento.

¿Cómo mejora la IA la búsqueda en la intranet?

La IA interpreta el contexto de las búsquedas y devuelve resultados más pertinentes, clasificando automáticamente los documentos por autor, fecha, tema o categoría. Así se puede encontrar rápidamente la información relevante sin revisar largas listas de archivos.

¿Qué herramientas de IA ofrece Microsoft 365 para la intranet?

Microsoft 365 ofrece herramientas como Microsoft Copilot, SharePoint Premium, AI Builder y Microsoft Graph, que permiten automatizar procesos, crear contenidos inteligentes y mejorar la experiencia del usuario dentro del entorno digital de trabajo.

¿Qué es Microsoft Copilot para SharePoint?

Es un asistente de IA que ayuda a generar páginas, sugerir diseños, reescribir textos y simplificar flujos de trabajo. Puede configurarse para apoyar procesos específicos, como la gestión documental o el seguimiento de proyectos.

¿Cuál es el rol de Microsoft Graph?

Microsoft Graph analiza las relaciones entre usuarios, documentos y actividades en el entorno digital de trabajo. Proporciona a Copilot y a otros sistemas de IA el contexto necesario para generar sugerencias inteligentes, garantizando el acceso únicamente a los contenidos autorizados.

¿Cómo se automatiza la gestión documental con IA?

Con SharePoint Premium y AI Builder es posible extraer datos de los documentos, completar automáticamente metadatos, clasificar contenidos y aplicar etiquetas descriptivas a las imágenes, simplificando así la gestión de los archivos empresariales.

¿Cómo mejora la IA la comunicación interna?

Gracias a herramientas como Viva Amplify y Viva Engage, la IA sugiere contenidos, tonos y formatos para lograr comunicaciones más eficaces. Analiza el nivel de participación y ayuda a optimizar las futuras campañas empresariales.

¿Quién es Gaia, la Gestora de Intranet de intranet.ai?

Gaia es un agente conversacional basado en IA que analiza el uso de la intranet y propone estrategias para mejorarla. Responde en lenguaje natural a preguntas sobre la adopción del portal y sugiere acciones concretas para aumentar su eficacia.

¿Cómo funciona la personalización de contenidos con IA?

La inteligencia artificial muestra contenidos personalizados en función del rol, del departamento y de los intereses del usuario, haciendo que la experiencia en la intranet sea más relevante y útil para cada colaborador.

¿Qué hace que la IA sea una estrategia eficaz para la intranet?

La IA convierte la intranet en una plataforma dinámica, adaptativa y proactiva. Anticipa las necesidades de los usuarios, favorece la adopción de la plataforma y contribuye a reducir los costes operativos y la dispersión de la información empresarial.