Digital workspace: qué es y cuáles son sus beneficios en 2024

Hoy en día, el trabajo está cada vez más impulsado por la tecnología y la innovación, y las empresas deben proporcionar a sus empleados un espacio de trabajo digital que incluya todas las herramientas que necesitan para completar sus tareas.

El término "espacio de trabajo digital" se refiere al entorno de trabajo digital de su empresa.

Podría implementar la productividad de los empleados y los procesos empresariales que determinan los resultados de la organización si sabe cómo maximizar su potencial.

Veamos con más detalle en qué consiste y los beneficios que aporta.

¿Qué es un espacio de trabajo digital?

Un espacio de trabajo digital es una plataforma integrada que permite a los empleados colaborar y trabajar a distancia mediante la gestión centralizada de las aplicaciones, los datos y los puntos finales de la empresa (por ejemplo, desde casa).

Permite a los usuarios trabajar en el lugar de trabajo digital proporcionando una experiencia de autoservicio lista para usar que se adapta a la plataforma, la ubicación y el modelo del dispositivo.

Un espacio de trabajo digital, también conocido como espacio de trabajo virtual, reúne todos los recursos de un usuario, como documentos, archivos y aplicaciones, en un solo lugar y proporciona una consola basada en la nube para que los profesionales de TI los gestionen.

Al simplificar y centralizar la gestión general de las herramientas, aplicaciones y dispositivos, el espacio de trabajo digital pretende ofrecer a los profesionales de TI y a otros usuarios una experiencia unificada y segura.

Como los datos están protegidos en el centro de datos, en la nube o en los dispositivos de punto final, también proporciona un acceso remoto seguro al usuario.

¿Cuáles son las ventajas de un espacio de trabajo digital?

Los empleados pueden trabajar donde y cuando quieran, desde cualquier dispositivo que deseen, gracias a las nuevas tecnologías y herramientas diseñadas específicamente para el trabajo digital.

Los trabajadores tendrán más control sobre sus vidas gracias a ello y podrán distinguir entre el trabajo y la vida personal.

La productividad de los empleados también se ve impulsada como resultado de la flexibilidad.

Un espacio de trabajo digital también fomenta una colaboración más fácil y una interacción más eficiente entre los compañeros de trabajo. Los empleados pueden colaborar en proyectos sin importar dónde se encuentren compartiendo enlaces, datos, documentos e imágenes.

El espacio de trabajo digital se utiliza ampliamente para mejorar la experiencia de los empleados en una empresa.

Leer: Consiga la mejor experiencia de los empleados con la intranet

Los trabajadores también pueden confiar y respetar a sus superiores y sentirse respetados como resultado de la potenciación del nuevo espacio. La satisfacción de los empleados aumenta como resultado, y es más probable que se comprometan y permanezcan en la empresa durante más tiempo.

Las empresas pueden beneficiarse de un espacio de trabajo digital porque elimina la necesidad de un espacio de trabajo físico, lo que les permite ahorrar dinero y reducir costes.

Además, la tecnología del espacio de trabajo digital es compatible con la mayoría de las demás tecnologías empresariales. Esto permite a las empresas mejorar la experiencia del usuario del software integrado, al tiempo que reduce el número de inicios de sesión que los empleados deben recordar y simplifica la gestión del sistema.

En otras palabras, en lugar de utilizar múltiples aplicaciones, una para cada tarea u objetivo, todo se centraliza en una única plataforma.
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Qué características debe tener un espacio de trabajo digital

Un espacio de trabajo digital está diseñado para ayudar a los empleados en su trabajo diario. No podrían navegar sin problemas por la plataforma mientras buscan el contenido que desean si ésta tuviera una interfaz de usuario digital desordenada.

Pero, ¿qué implica exactamente el término "interfaz"?

Las personalizaciones como el menú desplegable, el diseño, los botones, las páginas, etc., así como la presencia de la marca de la empresa, son ejemplos de cómo representar mejor la cultura de su empresa en su espacio de trabajo digital.

Para encontrar una interfaz de usuario que sea sencilla pero también completa y funcional, proponemos:

• Una página de inicio atractiva, con la posibilidad de personalizar las noticias
• Una lista de todos los usuarios en línea
• Una forma fácil de publicar, compartir o crear
• Un diseño intuitivo, sencillo y creativo
• Enlaces rápidos a todas las funciones de la intranet mediante un menú o una barra lateral
• Alertas de notificación de las próximas conversaciones o actividades
• Una barra de búsqueda

El espacio de trabajo digital por excelencia

Estamos hablando de intranets, y una buena debe tener todas las cualidades mencionadas anteriormente. La intranet garantiza la evolución de la comunicación interna de la empresa, y hay numerosas razones para seguir una estrategia eficaz de comunicación y colaboración internas.

Para empezar, establecer una red de comunicación activa con todos los empleados supone fomentar el compromiso de éstos y compartir los valores corporativos.

Compartir el contenido corporativo, como los planes estratégicos, los objetivos y los problemas, fomenta el sentido de pertenencia y aumenta el compromiso de los empleados.

De hecho, los avances tecnológicos le permiten crear plataformas de colaboración más eficaces.

Los empleados estarán siempre informados sobre los siguientes temas a nivel de empresa

• objetivos futuros
• estrategias internas
• eventos y plazos importantes
• los objetivos de la empresa
• los valores de la empresa

Opciones de personalización

La intranet es un reflejo digital de la empresa.

Aprende de los usuarios y se anticipa a sus necesidades, lo que le permite acompañarlos en su trabajo diario.

Para ello, debe contar con funciones de personalización integradas, como etiquetas de proyectos y habilidades, perfiles únicos y contenidos creados o relacionados.

El espacio de trabajo digital del usuario debe acomodar de forma natural todo lo que necesita ver. A los usuarios les resultará más fácil encontrar lo que buscan si hay más opciones de personalización disponibles.

Por ello, un espacio de trabajo digital bien diseñado debe incluir las siguientes características:

• La página de inicio debe poder personalizarse con los enlaces y las características más utilizadas en función de las necesidades del usuario.
• Disponga de widgets de funciones en la página de inicio de cada empleado que contengan contenidos específicos de diversas áreas de la intranet.
• Sólo las personas autorizadas pueden acceder a los contenidos sensibles.
• Cree un widget que permita ver el contenido más relevante en función de las necesidades del usuario.​

Creación y gestión de contenidos

El espacio de trabajo digital debe servir como centro de generación y difusión de ideas.

La fuerza motriz de la intranet corporativa es que esté centrada en el usuario, animando a los empleados a utilizar métodos digitales de trabajo innovadores y más eficaces.

Dar a los empleados el espacio y la libertad para crear contenidos en la intranet corporativa es una de las mejores maneras de conseguirlo.

De este modo, los empleados podrán expresarse y crear contenidos siempre relevantes para su lugar de trabajo digital. Los usuarios también pueden crear y gestionar contenidos compartidos mediante la función de colaboración.

El contenido de una intranet debe estar

• centrados, concebidos y gestionados en función de los hábitos de los usuarios
• cortos, concisos, atractivos y relevantes
• interactivos para el lector (comentarios, reacciones, acciones)
• coherente con la cultura corporativa y fácil de crear a través de una plataforma designada
• palabras clave para la búsqueda
• organizados intuitivamente dentro de la intranet.

Smart search

Otra ventaja de un espacio de trabajo digital es la posibilidad de almacenar todos los datos de la empresa y de los empleados en una única plataforma.

Las búsquedas son rápidas y ayudan a los empleados a encontrar todo lo que necesitan para hacer su trabajo de forma aún más eficiente si el motor de búsqueda es potente e intuitivo.

Los usuarios podrán hacer lo siguiente

• realizar búsquedas en toda la zona de la intranet (documentos, archivos, presentaciones, perfiles, etc.)
• ordenar los resultados listando primero la información más relevante
• realizar búsquedas entre las categorías que han sido "etiquetadas" en los contenidos, para ofrecer grandes resultados
• buscar en el directorio de empleados para encontrar a las personas asociadas a las palabras clave, las categorías o las habilidades.

Estímulos para la experiencia de los empleados

La experiencia de los empleados en el espacio de trabajo digital se amplía y es el centro de gravedad del portal.

Además de la entrada de compromiso continuo, el usuario puede expresarse a través de las opciones de comentarios, opiniones y encuestas.

También se pueden utilizar áreas sociales especiales para ampliar la posibilidad de compartir e intercambiar ideas sobre temas internos de la empresa.

En pocas palabras, podemos decir que en una intranet que funcione bien, el compromiso de los empleados se disparará porque éstos tendrán

• un trampolín para crear su red corporativa
• un espacio para crear y compartir archivos en cada departamento
• un acceso inmediato a los archivos más útiles
• herramientas para compartir documentos digitales dentro de un único proyecto o una iniciativa específica
• una forma de dar a conocer los nuevos contenidos a otros compañeros.

Lea también: Cómo lograr un mayor compromiso de los empleados

4 componentes esenciales de un espacio de trabajo digital productivo

1) Cuando la computación en la nube y la informática móvil se utilizan conjuntamente, aumenta el riesgo de la seguridad de los datos.

Por ello, los espacios de trabajo digitales deben implantar tecnologías y procedimientos que garanticen la seguridad de los datos en la nube y, al mismo tiempo, hacerlos accesibles a más dispositivos.

2) El espacio de trabajo digital debe incluir un conjunto diverso de aplicaciones empresariales escalables.

Cada aplicación debe ayudar a la ejecución de los procesos empresariales.

Las plataformas de gestión del conocimiento y de colaboración, en particular, son fundamentales porque permiten a los usuarios almacenar documentos en una ubicación central y colaborar en tiempo real.

3) Los usuarios deben poder acceder a las aplicaciones corporativas desde cualquier lugar y en cualquier momento.

4) Un espacio de trabajo digital de éxito también debe ser compatible, permitiendo a los empleados acceder a las aplicaciones corporativas desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Conclusión

Podríamos afirmar que un espacio de trabajo digital le proporciona muchos beneficios, entre ellos

• seguridad
• mayor productividad
• mayor colaboración
• ahorro de costes
• flexibilidad

Cada vez más empresas se dan cuenta del gran potencial del espacio de trabajo digital que, mediante la combinación de tecnologías y espacios de trabajo de calidad, estimula la creatividad y el compromiso de los empleados y garantiza la consecución del éxito.