Las mejores estrategias para la adopción de la intranet

Por qué las empresas deberían adoptar una intranet

Las primeras intranets eran herramientas estáticas, concebidas principalmente para recopilar y distribuir documentación interna como políticas, normativas y manuales operativos.

Su función era informativa, con una interacción mínima por parte del personal.

Hoy en día, en cambio, la intranet empresarial se ha transformado en un ecosistema digital, dotado de todas las herramientas necesarias para gestionar la comunicación y la colaboración entre colegas de manera sencilla.

Las soluciones de intranet modernas ofrecen:

• Herramientas de comunicación en tiempo real, como chats, foros y tablones virtuales que facilitan el intercambio de información y la interacción, incluso en entornos de trabajo híbrido o distribuido.
  
  
• Funciones sociales, como perfiles de usuario, publicaciones y comentarios, que permiten crear un entorno más inclusivo y participativo.
  
  
• Integraciones con sistemas de terceros, como CRM, software de gestión de proyectos y plataformas de gestión documental, que en conjunto simplifican los flujos de trabajo sin duplicar los datos.
  
  
• Flujos de trabajo para la automatización de procesos internos, con los cuales una empresa puede reducir la carga de trabajo diaria y, al mismo tiempo, disminuir el riesgo de errores.
  
  

Estas y otras funcionalidades han convertido a la intranet en un punto de referencia dentro de la vida organizativa, brindando a todas las personas que forman parte de la empresa la posibilidad de trabajar de forma más sencilla y compartir sus ideas superando las barreras tradicionales que separaban equipos, departamentos y niveles jerárquicos.

Si se adopta correctamente, una intranet permite a las empresas obtener numerosos beneficios. A continuación, presentamos algunos de ellos en la siguiente tabla.

Para que una intranet pueda desplegar todo su potencial, es importante que sea adoptada por todas las personas de la empresa como herramienta de trabajo diaria.

Para lograrlo, la empresa debe desarrollar un plan de adopción de la intranet, en el cual se definan las estrategias e iniciativas necesarias para fomentar el uso regular de la plataforma dentro de la organización.

Sin este plan, el riesgo de que la intranet se perciba como un simple accesorio (y no como una herramienta central en la rutina diaria) aumenta considerablemente, lo que podría llevar a que la inversión realizada por la empresa se vea desaprovechada.

Tal como lo sugiere Microsoft en el siguiente gráfico, para facilitar la adopción de la intranet es fundamental involucrar a los colaboradores desde la fase de implementación, ofreciendo formación específica y mostrando con ejemplos concretos el valor de la plataforma.

Plan de Microsoft para la adopción adecuada de una intranet

Estrategias para la adopción y el lanzamiento de la intranet

Toda intranet debería surgir de una reflexión cuidadosa sobre los objetivos que la organización desea alcanzar. Esta primera fase de análisis permite trazar un panorama detallado de las necesidades, expectativas y posibles dificultades que podrían surgir durante el proceso de implementación.

Una intranet no es un simple producto informático, sino, como ya hemos visto, un activo estratégico para mejorar la comunicación, la colaboración y la cultura empresarial. Por este motivo, es fundamental identificar los objetivos más relevantes para su organización (reducir el tiempo de búsqueda de documentos, fomentar el intercambio de conocimientos entre equipos, centralizar el acceso a los procedimientos), con el fin de orientar el proceso de diseño y poder medir los resultados con precisión.

Además, es necesario conocer al público objetivo.

El concepto de "persona" o perfil de usuario en el entorno Microsoft y en la adopción de soluciones como SharePoint responde precisamente a esta lógica: la creación de arquetipos (nuevos empleados, directivos, operarios de campo) permite identificar las necesidades de cada categoría de trabajadores.

Dependiendo de las actividades realizadas, los proyectos seguidos y las competencias requeridas, cambian las funcionalidades y contenidos que deben incluirse, o incluso destacarse, dentro de la intranet.

Una vez definidos los objetivos y el público, es necesario establecer reglas claras para la creación, modificación y archivo de contenidos, así como para la asignación de responsabilidades en la gestión de los distintos subportales o secciones de la intranet.

Si la gobernanza no se establece correctamente, existe el riesgo de generar redundancias, superposiciones o contenidos obsoletos que dificultan la navegación del portal.

Definir quién puede crear nuevos espacios de colaboración, cómo se aprueban dichos espacios, por quién y con qué frecuencia deben revisarse los contenidos, evita convertir la intranet en una "tierra de nadie".

Ya hemos aclarado los objetivos, así como las personas a las que va dirigida la intranet. Ahora es necesario traducir esta visión general en un plan de acción.

Este paso puede facilitarse mediante la creación de una hoja de ruta que identifique las principales iniciativas a desarrollar y los llamados "quick wins", es decir, aquellos proyectos más simples y rápidos de implementar que permiten obtener beneficios tangibles en poco tiempo.

Una posible solución consiste en mapear los sitios existentes y evaluar su utilidad. Consultar con los responsables de estos sitios o con los líderes de los distintos equipos de la empresa ayuda a comprender qué secciones son prioritarias y cuáles ya no son necesarias.

Paralelamente, conviene identificar los contenidos que faltan respecto a los objetivos definidos: por ejemplo, si la nueva intranet pretende apoyar la formación interna pero aún no existe un área dedicada, será necesario prever su creación.

A partir de este análisis, se puede construir un plan editorial inicial que determine qué publicar, con qué frecuencia y quién será el responsable de la gestión de los contenidos.

Los proyectos iniciales pueden ser numerosos, por lo que, para evitar confusión (y el uso ineficiente de recursos valiosos), se recomienda proceder por etapas, comenzando por aquellas que aseguren el mayor retorno en el menor tiempo posible.

La creación de un sitio para las comunicaciones internas o de un portal de RR. HH. autoservicio suele representar un primer paso en la fase de implementación de la intranet, ya que este tipo de sitios, por su utilidad, genera de inmediato un alto nivel de participación por parte de los usuarios, motivándolos a visitar el portal a diario.

Esta guía trata sobre la adopción de la intranet, y dicha adopción la llevan a cabo los usuarios: pero, ¿quiénes son estos usuarios?

Hace un momento hablábamos de definir el público objetivo. Para lograrlo, es necesario comenzar desde la alta dirección hasta llegar a cada colaborador individual.

La implicación de los líderes empresariales es fundamental: si quienes dirigen la organización demuestran creer en la intranet (participando activamente, publicando actualizaciones, brindando retroalimentación), el resto del personal estará más inclinado a considerarla una herramienta indispensable y a replicar su uso.

Con frecuencia, es a través de los mensajes de la dirección que se percibe la importancia de una iniciativa.

A nivel intermedio, los gerentes pueden marcar la diferencia al fomentar el uso del portal, utilizándolo para compartir los objetivos del departamento, definir grupos de trabajo y supervisar sus actividades. Si un gerente utiliza regularmente secciones como los foros o las páginas de proyectos para coordinar a su equipo, es muy probable que los miembros del grupo se acostumbren a colaborar dentro de la intranet antes que en otras plataformas.

También es posible identificar embajadores en los distintos departamentos para difundir consejos y buenas prácticas. Se trata de personas que pueden tener mayor interés por la tecnología o una inclinación natural hacia la colaboración digital, y que están dispuestas a responder preguntas de sus compañeros y a ofrecer apoyo cuando sea necesario.

Su entusiasmo suele ser contagioso y puede ayudar a superar posibles resistencias al cambio que la intranet conlleva.

La adopción de una intranet empresarial no se limita a la implementación técnica.

Incluso la solución más moderna permanece en desuso si los usuarios no perciben su valor. Por ello, se necesita un plan de comunicación específico, acompañado de un plan de formación adecuado y de iniciativas que mantengan a los colaboradores involucrados con el tiempo.

El lanzamiento de la intranet debe ir más allá de una comunicación formal, generando curiosidad y mostrando cómo esta herramienta puede mejorar la vida laboral de cada empleado desde el primer día. Por ejemplo, se pueden insertar breves videos introductorios en el portal para ilustrar cómo sus funcionalidades simplifican las tareas y fomentan la colaboración.

Para mantener alto el nivel de interés, una buena práctica consiste en enviar comunicaciones periódicas, como un boletín informativo, con consejos sobre cómo aprovechar las funcionalidades disponibles.

Una serie de webinars y eventos en streaming representa una alternativa válida para familiarizarse con la nueva intranet y responder puntualmente a las preguntas de los colaboradores.

No obstante, el entusiasmo inicial corre el riesgo de apagarse si la experiencia de uso no resulta atractiva. En este sentido, las experiencias de gamificación pueden convertir el descubrimiento de la intranet en una actividad divertida, con desafíos, objetivos y recompensas que incentivan la participación.

Una búsqueda del tesoro que guíe a los usuarios por las distintas secciones del portal, animándolos a utilizar contenidos y funcionalidades para llegar al premio final, es una de las experiencias que solemos recomendar a nuestros clientes.

La formación, como se mencionó anteriormente, tiene una importancia equivalente a la comunicación.

Por ello, se recomienda no limitarse a una única sesión de presentación, sino estructurar un proceso de acompañamiento. Lo ideal es involucrar a los usuarios durante varias semanas, ofreciendo contenidos bajo demanda, guías prácticas y webinars grabados. Como complemento del plan formativo, se pueden organizar talleres interactivos y ejercicios prácticos, con el apoyo de un tutor.

Intranet Adoption: ¿por qué elegir Microsoft 365?

La adopción de una intranet empresarial depende de la calidad de la plataforma y de cómo se integre en la rutina diaria de todos los empleados. Un entorno digital construido con Microsoft 365 y SharePoint Online es intuitivo, escalable y capaz de simplificar el conjunto de procesos en los que se basa una organización.

Sin embargo, para no ser percibido como un añadido innecesario, es fundamental aplicar estrategias de intranet adoption que fomenten un uso constante y espontáneo de la plataforma.

Los sitios de comunicación en SharePoint resultan muy útiles.

Son espacios diseñados específicamente para publicar actualizaciones, recursos y contenidos, facilitando su distribución entre los usuarios. Gracias a diseños claros y una gestión intuitiva, permiten acceder rápidamente a la información empresarial sin comprometer su seguridad.

Cuando la empresa necesita una infraestructura más compleja, los sitios hub permiten conectar diferentes secciones de la intranet, creando una arquitectura coherente y más fácil de explorar.

Una funcionalidad especialmente útil para aquellas empresas que operan en múltiples sedes o que requieren espacios dedicados a distintos departamentos.

Gracias a este tipo de sitios, cada usuario puede acceder a los contenidos más relevantes según su ubicación, su departamento, su función y sus intereses.

Ejemplo de intranet de SharePoint creada con intranet.ai

Uno de los factores más importantes para la adopción de la intranet es su capacidad para integrarse con el software y las aplicaciones ya utilizadas en la empresa.

Por ello, una ventaja distintiva de la intranet construida con SharePoint Online es su integración nativa con todas las tecnologías que componen el entorno Microsoft.

Tomemos Microsoft Teams, que se integra perfectamente con SharePoint para permitir a los usuarios acceder a documentos compartidos, actualizar páginas del portal y gestionar proyectos del equipo sin tener que cambiar constantemente de una aplicación a otra. Contar con una intranet bien conectada a Teams significa garantizar un flujo de trabajo más fluido, con acceso rápido a la información necesaria para realizar las tareas diarias.

Viva Engage, por su parte, aporta a la intranet una dinámica más social, brindando a los colaboradores la posibilidad de participar en conversaciones internas, plantear preguntas a la comunidad empresarial y compartir ideas útiles para mejorar el entorno de trabajo. De este modo, se da espacio tanto a la comunicación descendente, con secciones dedicadas a las comunicaciones de la dirección, como a la comunicación ascendente, permitiendo que todos puedan expresar su opinión.

Planner y Stream son otras dos aplicaciones que enriquecen la experiencia de la intranet. La primera ayuda a gestionar tareas y proyectos compartidos, mientras que la segunda permite alojar contenidos en vídeo que apoyan la formación y la cultura empresarial.

Al reunir todas estas aplicaciones y funcionalidades en un único entorno, la intranet se convierte de forma natural en el centro operativo del espacio de trabajo digital de la empresa. Así, los usuarios estarán motivados a visitarla cada día, no por obligación, sino porque encontrarán en ella todo lo que necesitan para comunicarse, colaborar, gestionar y aprender.

Integración de Microsoft Viva con la intranet de SharePoint de intranet.ai

Un obstáculo a tener en cuenta, que podría ralentizar el proceso de adopción de la intranet, es la dificultad para encontrar información debido a una organización inadecuada de los contenidos o a una escasa integración entre las distintas aplicaciones empresariales.

Hemos visto que la intranet basada en SharePoint Online no presenta problemas en lo que respecta a la integración. Incluso en relación con software de terceros, existen conectores o desarrollos sencillos que permiten centralizar los datos en el portal, haciéndolos al mismo tiempo fácilmente accesibles.

Veamos ahora cómo se comporta la intranet de SharePoint en términos de gestión de contenidos, empezando por el tipo de contenido más delicado: los documentos.

De hecho, uno de los principales puntos fuertes que distinguen a SharePoint es precisamente el ser un excelente sistema de gestión documental, resolviendo el problema desde la raíz gracias a funcionalidades como:

• Bibliotecas compartidas, en las que los documentos se almacenan y se ponen a disposición de los usuarios con los permisos adecuados, evitando la duplicación de versiones y la pérdida de datos.
  
  
• Historial de versiones, que permite ver quién ha modificado un archivo y cuándo, manteniendo siempre un registro de los cambios individuales y permitiendo restaurar cualquier versión anterior.
  
  
• Búsqueda avanzada, ampliada por nuestro equipo, que aprovecha etiquetas y metadatos para recuperar rápidamente los documentos más relevantes según las palabras utilizadas por los usuarios.
  
  

Además, la posibilidad de publicar actualizaciones y noticias directamente en la página de inicio de la intranet garantiza que los colaboradores estén siempre informados, estén donde estén, y que no se pierdan ninguna información importante.

Búsqueda avanzada en la intranet de SharePoint de intranet.ai

Para concluir, hablemos de la personalización.

¿Cuántas empresas tienen problemas no solo en la gestión de contenidos, sino también en hacer que su espacio de trabajo digital refleje su identidad?

Respuesta: muchísimas, prácticamente todas.

Pero también en este caso, la intranet de Microsoft 365 y SharePoint acude en ayuda, comenzando por el amplio catálogo de plantillas listas para usar disponible en el look book.

El look book de SharePoint es, de hecho, un compendio de diseños y estructuras predeterminadas que muestran de forma concreta cómo podría lucir una intranet y cómo podrían organizarse sitios de comunicación, hubs temáticos y páginas dedicadas a escenarios empresariales específicos.

Las empresas tienen así acceso a un repositorio de ideas para personalizar tanto la arquitectura informativa como el diseño de su intranet, pudiendo contar con plantillas que pueden descargarse directamente o utilizarse como referencia para organizar los contenidos, insertar web parts en las distintas páginas y aplicar los temas más adecuados para destacar la identidad de marca.

Además del look book, cabe destacar que con la solución de intranet.ai, las empresas pueden contar con lo siguiente:

• Soporte de nuestros expertos para configurar el portal, desde la arquitectura y funcionalidades hasta la implementación de integraciones y elementos gráficos personalizados.
• Portafolio de temas modernos y listos para usar, que pueden aplicarse y personalizarse de forma autónoma.

Ejemplo de tema creado para la intranet de SharePoint de intranet.ai

Intranet Adoption: cómo podemos ayudar a su empresa

Como se mencionó anteriormente, para construir una arquitectura coherente y funcional, soluciones como intranet.ai complementan la experiencia que ofrecen productos como el look book.

Sin embargo, intranet.ai ofrece mucho más.

Nuestra solución incluye una intranet completa, ya configurada en términos de arquitectura, funcionalidades, páginas y diseño, lista para comenzar a utilizarse en pocos días desde el lanzamiento.

También se ponen a disposición servicios de consultoría y un soporte constante por parte de nuestros expertos en SharePoint, Microsoft 365 y comunicación interna (con enfoque en experiencia del usuario y participación), para asegurar que cada nueva funcionalidad se utilice correctamente.

Se trata de un método integrado, que combina el cuidado del diseño gráfico con la planificación de contenidos y la digitalización de procesos, con el objetivo de aumentar la productividad y el bienestar en la empresa mediante la adopción de la intranet.

La idea detrás de intranet.ai es proporcionar un conjunto de componentes y funcionalidades listas para usar, que aceleren el camino hacia la implementación del espacio de trabajo digital.

Aprovechando las capacidades de SharePoint como base tecnológica, el producto ofrece un diseño moderno y fácil de personalizar, páginas y secciones dedicadas a noticias, anuncios, documentos y procedimientos, herramientas de colaboración e interacción social (comentarios, reacciones, perfiles de usuario), todo ello integrado en un único ecosistema.

La implementación de un nuevo portal de intranet requiere la implicación de diversas figuras y la comprensión de las verdaderas prioridades empresariales.

Durante el período previo al lanzamiento, que es crucial para lograr una buena tasa de adopción, el equipo de intranet.ai:

1. Acompaña a los administradores de TI y responsables de proyecto en la configuración inicial de SharePoint, estableciendo los permisos y definiendo la estructura de sitios y subsitios.
   
   
2. Apoya las decisiones de branding, trabajando en el diseño gráfico, los colores y los logotipos para destacar la identidad corporativa en cada detalle.
   
   
3. Proporciona asesoramiento para identificar los contenidos clave que deben publicarse y para construir un marco de gobernanza capaz de garantizar la actualización periódica de procedimientos, políticas y directrices.
   
   

El objetivo es presentar a los usuarios finales un portal coherente y bien organizado desde el primer día, con el fin de fomentar una adopción espontánea y despertar el interés por las funcionalidades del nuevo entorno digital de trabajo.

La capacidad de intranet.ai para adaptarse a las numerosas y variadas necesidades de cada empresa se refleja en la gama de servicios diseñados para gestionar la migración de datos y aplicaciones.

En detalle, nuestro equipo puede migrar contenidos desde antiguos sistemas de intranet o desde repositorios de archivos compartidos, reorganizándolos en bibliotecas estructuradas y actualizando metadatos y permisos.

También puede implementar automatizaciones personalizadas, aprovechando la integración con Power Automate.

Por último, puede incorporar al nuevo espacio de trabajo digital el software ya utilizado, incluso si se trata de soluciones externas al entorno de Microsoft, creando un único punto de acceso a toda la información empresarial.

Todas estas intervenciones permiten que la intranet sea reconocida y adoptada como el hub central: el núcleo de la transformación digital de su empresa, conectando personas, información y procesos para lograr una mejor productividad y una excelente experiencia del empleado.

Gestionar el lanzamiento de la intranet de SharePoint con intranet.ai

Por supuesto, aquí hablamos de la adopción de la intranet, y no se puede detenerse en el lanzamiento.

Para garantizar una adopción a gran escala, intranet.ai propone a sus clientes y partners un paquete de iniciativas de comunicación y marketing interno destinadas a generar engagement y mantener a los usuarios informados sobre las funcionalidades de su intranet.

Una vez alcanzado el go-live, la misión pasa a ser mantener a los usuarios involucrados, lo cual requiere análisis periódicos y ajustes estratégicos, especialmente en organizaciones complejas.

En este ámbito, la oferta incluye:

• Herramientas de medición del engagement (visualizaciones de páginas, tiempo medio de permanencia, interacciones sociales, etc.) y generación de informes periódicos, con el fin de identificar áreas de mejora.
  
  
• Planes de actualización continuos, en los que se evalúan nuevas funcionalidades o integraciones a implementar, en base al feedback recopilado dentro de la organización.
  
  
• Soporte continuo para mejorar la gobernanza y promover campañas internas de formación, garantizando que la intranet se mantenga siempre alineada con los objetivos de la organización.
  
  

En este sentido, intranet.ai no solo es un proveedor de una solución tecnológica innovadora, sino también un socio a largo plazo, preparado para acompañar a las empresas en la evolución de su espacio digital de trabajo.

¿Por qué deberían las empresas adoptar una intranet?

Las empresas deberían adoptar una intranet porque ya no es solo un archivo digital, sino una plataforma estratégica que conecta personas, procesos e ideas. Favorece la comunicación, simplifica la colaboración y refuerza la cultura corporativa.

¿Qué ventajas ofrece la adopción de una intranet?

La adopción de una intranet permite mejorar la difusión de la información, fomentar la colaboración incluso en entornos remotos, promover la identidad corporativa mediante iniciativas participativas y digitalizar los procesos para hacerlos más rápidos y eficientes.

¿Qué estrategias se pueden adoptar para fomentar el uso de la intranet?

Para fomentar el uso de la intranet, es útil definir objetivos claros, conocer las necesidades de los usuarios, estructurar una gobernanza eficaz e iniciar con proyectos sencillos pero de alto impacto. La comunicación interna y la formación desempeñan un papel clave para mantener el interés activo por la plataforma.

¿Quién debería participar en el plan de adopción?

Debe involucrarse a los líderes empresariales para dar el ejemplo, a los gerentes para promover su uso dentro de los equipos, y a los embajadores para difundir buenas prácticas y ofrecer soporte a sus colegas. La participación activa de estas figuras contribuye a una adopción espontánea y duradera.

¿Qué sucede si no se establece un plan de adopción?

Sin un plan, la intranet corre el riesgo de ser percibida como una herramienta secundaria, lo que conlleva una baja participación y un retorno de la inversión limitado. Un plan de adopción bien estructurado es, por tanto, esencial para el éxito de la iniciativa.

¿Cómo se puede hacer más atractiva la experiencia de uso?

La experiencia resulta más atractiva mediante contenidos claros, vídeos explicativos, webinars, actividades interactivas y gamificación. Experiencias como una búsqueda del tesoro digital pueden incentivar a los usuarios a descubrir las funcionalidades de la intranet de forma divertida y participativa.

¿Por qué elegir SharePoint y Microsoft 365 como base tecnológica?

SharePoint y Microsoft 365 ofrecen una plataforma moderna, segura e integrada con herramientas como Teams, Viva Engage, Planner y Stream. Permiten gestionar documentos, contenidos y comunicaciones en un entorno único y accesible, favoreciendo una adopción natural.

¿Cómo apoya intranet.ai a las empresas en la adopción de la intranet?

intranet.ai propone una solución de intranet lista para usar, completa con diseños, páginas y funcionalidades. También proporciona servicios de consultoría, branding, gobernanza, migración e integración, acompañando a las empresas desde la fase previa al lanzamiento hasta la consolidación del entorno digital de trabajo.

¿Cómo se puede medir la eficacia de la adopción de la intranet?

La eficacia se mide monitorizando el nivel de participación de los usuarios mediante datos como visualizaciones, interacciones y tiempo de permanencia. Análisis periódicos, retroalimentación y actualizaciones continuas permiten mantener la plataforma alineada con los objetivos empresariales.