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LAS VENTAJAS DE LA INTRANET

Intranet: todo lo que necesita saber

La intranet es una herramienta que ayuda a las organizaciones a conseguir una digitalización inteligente, que proporciona varios beneficios independientemente del mercado.

Las empresas necesitan esta herramienta porque desempeña un papel muy importante en el entorno laboral actual, en el que muchas personas trabajan desde casa, y es difícil trabajar sin ella.

Veamos por qué.

¿Qué es una intranet?

Para estar al día en el mundo digital de hoy, simplemente hay que encontrar las mejores herramientas.

La intranet es una plataforma corporativa que, gracias a todas las ventajas digitales que tenemos en 2022, permite a la organización enfrentarse a un mundo laboral innovador y potenciador.

Sólo tienen acceso los que trabajan para la empresa.

Cada usuario tiene su propia cuenta de empresa, a la que puede acceder desde su tableta, PC o smartphone en cualquier momento.

La empresa utiliza comunicaciones y servicios para mantener a los empleados informados y en sintonía con la dinámica de la empresa.

En este artículo enumeraremos algunos de los aspectos empresariales que puede implementar con el uso de la intranet para ayudarle a entender cuáles son las verdaderas características de la intranet.

¿Por qué la necesita su empresa?

Porque una intranet, o más exactamente, un lugar de trabajo digital, es el espacio virtual que necesitará para aprovechar las oportunidades de las nuevas tecnologías. Muchas empresas ya han invertido en ella.

Las comunicaciones internas de la empresa mejoran gracias a la intranet corporativa, que le permite interactuar con todos los empleados en tiempo real y recibir comentarios inmediatos.

El tiempo y los recursos que se ahorran pueden aprovecharse mejor para cumplir los objetivos empresariales.

Se elimina el trabajo innecesario, lo que le permite centrarse por completo en las tareas más importantes.

  • Aumente la productividad con mejores aplicaciones empresariales;
  • Ahorro de tiempo y recursos;
  • Un rápido intercambio de archivos, datos e información;
  • Canales de comunicación simplificados y tablones de anuncios de la empresa;
  • Colaboración en tiempo real;
  • Implicación de los empleados;
  • Almacenamiento de datos por categorías.

 

Un espacio de trabajo mejorado

La intranet sirve de portal al lugar de trabajo digital, con todas sus características. La intranet proporciona un espacio de trabajo mejorado para los empleados, permitiéndoles acceder a la información sobre el trabajo o los procesos empresariales que deben seguir en la mitad de tiempo y con un solo clic.

En pocas palabras, el portal es un ahorrador de tiempo y un optimizador del trabajo.

Permite enviar comunicaciones corporativas, noticias de servicio e información a los empleados, permitiéndoles mantenerse informados sobre la dinámica de la organización.

Todas las personas que forman parte de ella y la viven a diario pueden reunirse y colaborar utilizando las distintas herramientas a su disposición y, lo que es más importante, pueden compartir sus conocimientos con la empresa.

Cualquier actividad generada por la intranet estará siempre centrada en las personas.

Las encuestas, los comentarios y los informes anónimos que la empresa proporciona en una plataforma satisfactoria que responde a sus necesidades se utilizan para supervisar sus comentarios y su comportamiento. Como resultado, tiene el potencial de mejorar el rendimiento de la empresa.

¿Qué puede aportar a la intranet?

Puede introducir comunicaciones de la empresa, documentos de trabajo como folletos, plantillas o procedimientos de la empresa, así como información que la empresa y el empleado necesiten para estar en sintonía.

También es posible publicar en apoyo de todos los aspectos de la estructura, la misión, los valores y la identidad de la empresa, que son necesarios para comprometer a los empleados.

Cada departamento puede tener su propia área segura donde puede seguir el progreso de sus actividades y revisar los objetivos de su departamento.

 

 

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Áreas para el empleado

¿Sabía que cada empleado tiene su propio espacio privado en una intranet donde puede acceder a todos los servicios de la empresa?

Los procesos empresariales del sector del bienestar, por ejemplo, se digitalizan de forma inteligente y se ponen a disposición en la intranet con un solo clic.

El empleado puede utilizar su área para

  • Visualizar sus nóminas pasadas y futuras, así como realizar solicitudes como las de vacaciones.
  • Hacer arreglos de viaje.
  • Consultar el informe de gastos.
  • Solicitar el trabajo desde casa y el calendario asociado.

El usuario también dispone de un área dedicada a su carrera profesional en este espacio. Pueden crear un CV digital con sus avances profesionales, éxitos, intereses, habilidades y KSAO.

Esta es una forma de aumentar su visibilidad entre los superiores y los compañeros de trabajo.

Además, cada empleado puede investigar sus habilidades para encontrar a la persona más adecuada y competente para sus proyectos.

 

 

Mejora de la comunicación

La intranet garantiza un flujo constante, actualizado y completo de datos digitalizados.

Como se ha dicho anteriormente, cada empleado puede encontrar:

  • Noticias o alertas de servicio son ejemplos de comunicaciones corporativas.
  • Los folletos, las plantillas y los procedimientos empresariales son ejemplos de documentos empresariales.
  • Los objetivos, los premios y los nuevos empleados son ejemplos de información que la empresa necesita sincronizar con el empleado y viceversa.

Además, se pueden publicar elementos que refuercen la misión, los valores y la identidad corporativa en todos los ámbitos.

Cada información de la empresa encuentra la visibilidad adecuada según su prioridad a través de banners, notificaciones y alertas destacadas.

Búsqueda mejorada

Según IDC White Paper, las organizaciones pierden casi 2,5 millones de dólares al año debido a la incapacidad de los empleados para localizar y recuperar información crítica. En cambio, si cada empleado puede disponer del documento adecuado en el momento oportuno, el rendimiento de la empresa mejora y ésta puede proporcionar todas las herramientas necesarias para trabajar en las condiciones más innovadoras.

Puede mejorar cuatro aspectos de esta vertiente operativa apoyando:

  • La gestión del conocimiento de la empresa. Todos los procesos de investigación deben ser fluidos, completos e instantáneos para gestionar de forma óptima el flujo de conocimientos en la empresa.
  • La participación de los empleados es importante. Los empleados podrán trabajar con contenidos valiosos en un entorno de alta calidad.
  • La colaboración entre equipos es eficaz.
  • Gestión de un proyecto. Los directivos pueden acceder a la información crítica de forma rápida y sencilla, encontrar a las personas con las habilidades adecuadas y localizar proyectos anteriores.

La intranet está dotada de sistemas de búsqueda inteligentes que le permiten ahorrar tiempo y dinero pulsando la tecla del acelerador en cada uno de estos aspectos.

Lo que puede hacer es

  • Buscar en múltiples bases de datos, incluyendo documentos de la intranet, noticias y páginas, colegas de la empresa e información de la misma.
  • Mejora la recuperación asignando etiquetas y categorías a cada contenido.
  • Puede utilizar sistemas de análisis para hacer un seguimiento de las búsquedas de los usuarios y responder a sus peticiones.

 

Archivo en línea

La intranet difunde todo tipo de información, desde los servicios hasta los datos corporativos.

Todos estos datos se guardan en un sistema de almacenamiento en línea en la nube y se puede acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Esto permite agilizar las búsquedas y ahorrar tiempo.

La intranet interna de la empresa no sólo puede acortar y simplificar el canal de comunicación, sino que también puede garantizar que la operación se realice de forma segura.

A nivel interno, los datos y la información digitalizados se intercambian de forma totalmente segura.

Crear y fortalecer una comunidad

Ser miembro de una comunidad implica debatir temas específicos, inspirarse en las ideas de los demás y, por tanto, mejorar uno mismo.

La intranet se basa en el concepto de comunidad, que luego se amplía y se aplica al mundo empresarial.

Las comunidades temáticas permiten obtener información, compartir ideas y discutir actividades relacionadas con un tema específico.

Este mecanismo también puede ser utilizado por las empresas.

Las personas que trabajan para una misma empresa están, de hecho, todas en el mismo campo.

Aunque tengan diferentes habilidades, mansiones y funciones, todos trabajan con los mismos objetivos, venden los mismos productos y prestan los mismos servicios.

El punto fuerte es que todos saben exactamente lo que hacen, lo cual es un activo inestimable para cualquier empresa, y es fundamental aprovecharlo.

Dar a la gente la oportunidad de hablar, intercambiar ideas y expresarse aumenta la positividad en el lugar de trabajo.

Todo el mundo disfruta de la oportunidad de compartir sus conocimientos con los demás y así ayudarse mutuamente a mejorar, lo que a su vez mejora los resultados empresariales.

Por ello, en un entorno digitalizado, es habitual que se desencadene una cadena de valor.

 

Beneficios para los trabajadores y los clientes

Dar voz a los que trabajan en la empresa cada día permite resolver antes los problemas que surgen en la empresa y reduce el riesgo de tener empleados descontentos.

Además, los beneficios deben considerarse no sólo desde el punto de vista del trabajador, sino también desde el punto de vista del cliente.

Un diálogo continuo con las personas que están en estrecho contacto con los clientes permite encontrar datos digitalizados que se adaptan a sus necesidades y, como resultado, entender qué servicio prestar por delante de la competencia y, lo que es más importante, cómo hacerlo.

En toda la organización se entiende claramente lo que se hace y para quién.

Nadie puede transmitir esta información con más eficacia que quienes trabajan en la empresa a diario.

Todo lo que hemos hablado hasta ahora está a disposición de todas las empresas a través de la intranet.

Es una herramienta excelente para dar voz a estos individuos.

Cree grupos de discusión en la intranet o utilizando cualquier herramienta de trabajo digital disponible, como Microsoft 365. Estas herramientas se configuran y están listas para ser utilizadas con sólo unos pocos clics de ratón.

Son extremadamente valiosas para una empresa digital.

 
 

Mejorar la participación y el compromiso en la empresa

Además, la intranet es un recurso que no puede ignorar, sobre todo porque tiene el potencial de mejorar el clima y la identidad corporativos.

Las personas que tienen voz o pueden obtener rápidamente información para su trabajo de los demás están claramente más comprometidas que las que trabajan solas.

Ni que decir tiene que, al mejorar su trabajo, no sólo aumenta la productividad de la empresa, sino también el "ambiente de la empresa".

Considere cómo una persona a la que se le ha colgado una idea en la intranet, se ha discutido y se ha puesto en práctica, puede sentirse como si formara parte del proyecto de la empresa.

Considere el efecto dominó que un ejemplo así puede tener entre los colegas.

La intranet es el lugar ideal para establecer estos entornos de trabajo digitalizados y motivadores.

La intranet crea una comunidad corporativa en la que la gente puede compartir información y mantener debates.

 

La difusión de contenidos relacionados con la empresa fomenta el conocimiento generalizado y el sentimiento de pertenencia a la organización.

Los empleados sólo tienen que alejarse unos pasos de su tablón de anuncios para comunicarse entre sí y compartir información, lo que agiliza y mejora la productividad.

Los sistemas de chat, los comentarios, las opiniones, las reacciones y las publicaciones de gran interés se utilizan para aumentar el compromiso de los usuarios y garantizar que las comunicaciones corporativas se reciban correctamente.

 

Employee engagement

En el día a día de la empresa, los trabajos contratados producen mejores resultados.

El punto de apoyo de la intranet es el empleado, como demuestran todas las herramientas que ofrece para trabajar.

Pueden ampliar su red poniéndolos en contacto con los compañeros de todos, además de mantenerlos constantemente sincronizados con la empresa a través de las noticias de la compañía, los avisos, las comunicaciones o las discusiones intraempresariales, y asegurándoles siempre los materiales que necesitan con una relativa compartición. Los departamentos son fácilmente accesibles.

Vea también El compromiso de los empleados en 2022: todo lo que necesita saber

Cada usuario aparece en un directorio telefónico tradicional, que incluye información personal como contactos, intereses, experiencias previas y habilidades técnicas y no técnicas.

Los empleados pueden establecer así una red corporativa digitalizada más sólida y una comunicación más fluida.

A través de las publicaciones y los comentarios públicos, la intranet se convierte en un lugar de intercambio, debate y reconocimiento.

Su sentido de pertenencia a la empresa será más importante.

Éxito empresarial

La satisfacción y la participación de los empleados son fundamentales para el éxito de cualquier empresa.

Cuanto mayor sea el compromiso de los empleados de la empresa, más probable será que ésta alcance sus objetivos.

La intranet corporativa debe dar prioridad a las personas y a sus necesidades.

Por ello, las personas necesitan un espacio digital utilizable en el que puedan introducir información, comparar notas con sus colegas y expresar sus pensamientos e ideas.

Los empleados que se dedican a ello estarán más motivados y su trabajo será más productivo.

En consecuencia, una intranet es beneficiosa no sólo para mejorar la comunicación interna y agilizar los procesos empresariales, sino también para permitir la colaboración digital avanzada entre las personas y ayudar a las empresas a crear compromiso.

 

¿Cuáles son los costes de los beneficios?

Dados los numerosos beneficios que aporta, la intranet se ha convertido en una herramienta indispensable que ninguna empresa puede permitirse ignorar.

En consecuencia, la pregunta que puede hacerse es: ¿cuáles son los costes de tales beneficios?

Con nuestro producto, puede obtener una intranet de alto rendimiento, sistemas integrados en Microsoft 365 y herramientas de inteligencia artificial por el 10% del coste y el 10% del tiempo.

Puede aprovechar las herramientas avanzadas líderes en el mercado para la digitalización de la empresa mediante la integración con Microsoft 365 y el uso de la IA.

Si utiliza los KPI adecuados, verá rápidamente cómo la intranet puede ahorrar dinero a cualquier empresa de cualquier sector.

 

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Giuseppe Marchi

MVP de Microsoft para SharePoint y Office 365 (ahora llamado Microsoft 365) desde 2010, Giuseppe fundó Dev4Side e intranet.ai con el objetivo de ayudar a las empresas a tener un entorno de trabajo más sencillo y eficaz gracias a las tecnologías de Microsoft. Trabaja como consultor en todo lo relacionado con la colaboración, los portales de intranet y las plataformas en la nube de Microsoft.

¿Qué es intranet.ai?

Es una intranet corporativa lista para utilizar,

diseñada para reducir los costos y el tiempo de implementación proporcionando un lugar de trabajo digital totalmente moderno y colaborativo.

  • El precio inicial es de 2450 euros, para una intranet con todas las funciones.
  • Más de 20 aplicaciones, incluyendo búsqueda inteligente, gestión de documentos, noticias, notificaciones push y mi lugar de trabajo.
  • 100% integrado con SharePoint Online y Microsoft 365.