Trabajo digitalizado a través de la intranet

Trabajo digitalizado: qué es y cómo funciona hoy

Cuando se habla de "trabajo digitalizado", es importante precisar que no se trata únicamente de implementar un software para la digitalización de procesos empresariales o una única plataforma para la colaboración; se hace referencia a algo que involucra toda la estructura de una organización: un cambio de paradigma, que fusiona cultura, actividades e infraestructuras internas para generar valor de forma sostenible a lo largo del tiempo.

Con el término "trabajo digitalizado", en esencia, nos referimos a una estrategia que prevé la migración de datos, información y flujos operativos del entorno analógico al digital. De este modo, todas las personas en la empresa tienen la posibilidad de acceder a los recursos útiles para su trabajo en cualquier momento, superando las barreras geográficas y las limitaciones temporales propias de una empresa de estilo tradicional.

La transición del entorno analógico al digital es fundamental en muchos aspectos.

Pensemos en uno de los más importantes: la digitalización de documentos en papel, un proceso que permite archivar, recuperar y compartir en pocos segundos los archivos que antes se almacenaban en archivadores físicos o discos locales.

Convertir los archivos al formato digital, además de simplificar la gestión y búsqueda de contenidos, también elimina las ineficiencias típicas de los formatos tradicionales. Mediante el uso de software para la digitalización de documentos (entre los que se incluye la intranet), las empresas pueden:

• crear versiones digitales de los documentos, reduciendo el riesgo de pérdida de información;
  
• aplicar etiquetas y metadatos para organizar con precisión los documentos individuales en el archivo;
  
• integrar funcionalidades de búsqueda full-text para recuperar fácilmente los archivos de interés.
  

Sin embargo, para obtener el máximo beneficio de la digitalización de documentos en papel, es necesario conocer (y saber adoptar) algunas estrategias clave. Entre ellas, mencionamos:

• Uso de categorías y taxonomías relevantes, para organizar los documentos según criterios útiles como el tipo o el departamento correspondiente.
  
  
• Uso de metadatos personalizados, para facilitar la recuperación de documentos según información como autor, fecha de creación o estado del archivo.
  
  
• Creación de una base de conocimientos centralizada, para simplificar la búsqueda y consulta de información (por ejemplo, mediante la creación de bibliotecas temáticas).
  
  

Quien más se beneficia es la gestión del conocimiento interno, ya que la introducción de un software de digitalización documental permite simplificar tanto el archivado como el acceso a la información, automatizando al mismo tiempo muchas tareas repetitivas y reduciendo así el riesgo de errores.

La automatización es una ventaja especialmente evidente cuando se trata de soluciones de gestión de flujos de trabajo, con las cuales es posible delegar tareas rutinarias a sistemas automatizados integrados en su digital workplace. Un cambio que también permite estandarizar los procedimientos internos y optimizar la gestión del tiempo por parte de todas las personas.

 

 

Las plataformas en la nube y las intranets modernas, integradas con una suite de colaboración como Microsoft 365, permiten además acceder no solo a los documentos, sino también a los servicios y aplicaciones empresariales desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que haya una conexión a internet.

Esto conduce a una mejor colaboración entre sedes distribuidas, favoreciendo la inclusión de quienes trabajan de forma remota y garantizando la continuidad del negocio, incluso en situaciones extraordinarias (baste pensar en la crisis sanitaria de hace unos años).

La colaboración en tiempo real favorece a su vez un alineamiento constante entre los equipos empresariales, evitando que se pierdan actualizaciones importantes o que se generen versiones duplicadas de los documentos de trabajo. Gracias a una infraestructura centralizada, los departamentos pueden colaborar sobre una "fuente de verdad" compartida, coordinándose de forma más eficiente en comparación con los métodos tradicionales, donde la información solía gestionarse por separado y de manera desorganizada.

Pero la digitalización de documentos y actividades no se refiere únicamente a la productividad y la calidad del trabajo que caracterizan a una empresa.

De hecho, no debe subestimarse el factor de los costes.

Al eliminar o reducir la presencia de archivos físicos, es posible confiar en sistemas capaces de gestionar de forma autónoma los procesos de copia de seguridad, actualización y distribución de documentos. Como resultado, las empresas tienen la posibilidad de reducir los gastos asociados a la gestión de espacios de almacenamiento, así como minimizar los costes relacionados con la creación de copias múltiples (pero innecesarias) de los documentos.

En lo que respecta a la digitalización y una mejor gestión financiera, cabe mencionar que los modelos de infraestructura en la nube permiten escalar los recursos informáticos empresariales en función de las necesidades reales de la organización. De este modo, se evitan costes fijos excesivos, favoreciendo una lógica de gasto variable que refleja el volumen real de datos a conservar en archivo, así como la cantidad de operaciones realizadas diariamente por el personal.

 

El papel de la intranet en el digital workplace

En el pasado, la intranet corporativa se concebía como un portal informativo donde se publicaban comunicados y enlaces útiles para el personal.

Hoy, en cambio, desempeña el papel de un hub digital colaborativo, capaz de integrar herramientas de mensajería instantánea, aplicaciones para la gestión de proyectos, espacios sociales y áreas de almacenamiento compartidas.

Esta evolución refleja la necesidad de crear un entorno virtual donde cada persona pueda encontrar los recursos e información necesarios para su trabajo, con un mayor enfoque en el compromiso y en la creación de una comunidad más cohesionada. El objetivo es derribar las barreras que a menudo separan a colegas de distintos equipos o departamentos, facilitando la interacción y el intercambio de conocimientos.

La intranet moderna ya no es una isla separada sin conexión con el resto.

Por el contrario, se convierte en el centro operativo de un ecosistema integrado: el conocido "digital workplace", donde aplicaciones, recursos, información y contactos interactúan entre sí para apoyar el trabajo de las personas y el crecimiento sostenible de su empresa.

Centrándonos en el digital workplace de Microsoft 365, la intranet de SharePoint Online cumple precisamente estas funciones, facilitando la digitalización de los procesos internos.

Protagonista de esta transformación es la comunicación interna, que pasa progresivamente del correo electrónico tradicional a plataformas de colaboración instantánea. En la intranet de SharePoint, la comunicación se lleva a cabo mediante el uso de:

• Tableros virtuales para compartir ideas y preferencias;
• Cuestionarios y encuestas interactivas, creados con Microsoft Forms;
• Publicaciones de noticias, con una sección dedicada a los comentarios;
• Canales de Microsoft Teams y conversaciones integradas de Viva Engage.

Sin duda, un entorno de trabajo que reduce considerablemente el uso del correo electrónico en favor de canales como los mencionados, más inmediatos y atractivos, puede mejorar notablemente los procesos de toma de decisiones, gracias a la rapidez con la que se comparten las informaciones. Pero eso no es todo.

Con la creación de blogs internos, encuestas, secciones para reconocer los logros de los colegas y celebrar juntos los eventos más importantes de la empresa, se promueve una cultura corporativa inclusiva, capaz de escuchar la voz de todas las personas que forman parte de la organización y de valorar la contribución que aportan al crecimiento de la misma.

Las funcionalidades de la intranet para digitalizar los documentos

La digitalización de documentos en papel, como mencionamos, es una de las áreas en las que las empresas pueden obtener mayores beneficios gracias a la adopción de una plataforma como la intranet basada en SharePoint Online.

Con la solución de intranet.ai, en particular, todo el ciclo de vida de los documentos se gestiona de forma centralizada, integrando las funcionalidades nativas de SharePoint con una serie de herramientas personalizadas capaces de automatizar los flujos de trabajo.

A continuación, analizamos las funcionalidades más interesantes.

 

 

Gestión documental

Para digitalizar de manera eficaz sus documentos, es fundamental contar con una plataforma capaz de respaldar cada fase del ciclo de vida: desde la creación hasta la revisión, desde la aprobación hasta la publicación y distribución en la empresa.

Un sistema de gestión documental como el desarrollado por intranet.ai representa, por tanto, una excelente inversión, ya que permite gestionar y supervisar el ciclo de vida de los documentos sin salir del entorno de la intranet SharePoint.

En la siguiente tabla, resumimos sus principales características.

 

Funcionalidades del gestor documental de intranet.ai

Funcionalidades para digitalizar documentos	Descripción
Creación	La empresa puede configurar plantillas prediseñadas acordes con la marca y las mejores prácticas adoptadas para definir el estilo y las propiedades de los documentos, incluidos los códigos de registro.
Revisión	Los usuarios autorizados pueden colaborar en tiempo real, dejar comentarios y editar los archivos en modo de coautoría, guardando cada intervención en el historial de SharePoint.
Aprobación	Los responsables de la gestión documental disponen de flujos automatizados que hacen avanzar los archivos desde el estado "borrador" a "aprobado", involucrando a los usuarios pertinentes, y finalmente "publicado".
Firma electrónica	Gracias a la integración con DocuSign, la firma de un documento puede realizarse con validez legal en pocos clics y sin salir de la intranet.

 

El resultado es un entorno digital donde cada departamento dispone de las herramientas necesarias para gestionar de forma autónoma sus documentos y, al mismo tiempo, compartirlos de forma segura y estandarizada con el resto de la organización.

 

Protocolo automático de documentos en la intranet de SharePoint de intranet.ai

 

Probablemente, una de las características más valoradas por las empresas que han decidido adoptar la intranet de SharePoint Online es la posibilidad de colaborar en un documento en modo de coautoría, permaneciendo dentro del ecosistema de Microsoft 365.

En la práctica, varios usuarios pueden trabajar en el mismo archivo al mismo tiempo, sin crear copias ni duplicados. Cada modificación se guarda en tiempo real y se actualiza instantáneamente en la versión en línea de Word, Excel o PowerPoint.

La gestión de versiones de SharePoint, por último, archiva cada intervención, lo que permite restaurar cualquier versión anterior si es necesario.

 

Cronología de versiones en la intranet de SharePoint de intranet.ai

 

Nuestra solución también admite dos modalidades de aprobación:

• Firma electrónica (con DocuSign): ideal para documentos contractuales o procedimientos que requieren una validación formal.
• Aprobación estándar por correo electrónico: más adecuada para casos en los que no se requiere firma electrónica, pero se desea igualmente mantener un registro de las confirmaciones.

Estos flujos sirven para reducir los tiempos y errores asociados a los procesos de aprobación tradicionales, que se realizaban únicamente por correo electrónico y sin ningún sistema de seguimiento.

Una vez aprobados, los documentos pueden ser distribuidos en la intranet.

Con intranet.ai, esto se realiza a través de un sistema de notificaciones automáticas, que avisa a los grupos de destinatarios seleccionados cuando hay nuevos procedimientos que consultar.

 

Distribución de documentos publicados en la intranet de SharePoint de intranet.ai

Archivos inteligentes

Numerosas investigaciones, incluidas las de IDC, Gartner y Forrester, destacan que el personal de una empresa puede perder hasta el 30 % del tiempo buscando documentos. Una pérdida que se traduce en retrasos, disminución de la productividad y aumento de los costes operativos.

Para resolver este problema, nuestra solución de intranet ofrece archivos unificados donde consultar todos los documentos empresariales, independientemente de su colección de origen.

Gracias a esta funcionalidad, los recursos procedentes de distintos departamentos o sedes se agrupan, facilitando la navegación a través de una única interfaz de contenidos disponibles, con la posibilidad de aplicar filtros personalizables basados en etiquetas, categorías y metadatos.

Así es como funciona:

• Uso de etiquetas, es decir, palabras clave que describen el contenido de los documentos (Calidad, RR. HH., Marketing).
• Uso de categorías, es decir, rúbricas temáticas generales que agrupan documentos del mismo tipo (Procedimientos, Manuales, Informes).
• Uso de metadatos, es decir, campos estructurados integrados con la búsqueda de SharePoint que especifican información contextual de un documento (fecha de publicación, número de versión, autor).

 

Consultar los documentos empresariales en la intranet de SharePoint de intranet.ai

 

En lo que respecta a la seguridad de la información presente en los archivos empresariales, intranet.ai utiliza los permisos de Microsoft 365 para regular de forma granular el acceso a los documentos.

Cada archivo, carpeta o colección puede asignarse a grupos específicos o a usuarios individuales, definiendo quién puede visualizar, modificar o compartir los contenidos.

Gracias también a la integración con Viva Topics de Microsoft Viva, la empresa puede crear su propia base de conocimiento aprovechando la inteligencia artificial para conectar la información y generar "tarjetas temáticas" que agrupan documentos, conversaciones y contactos relacionados con temas específicos.

De este modo, se obtiene una visión general de la información más relevante sobre un tema determinado, con la posibilidad de profundizar mediante enlaces directos a archivos y conversaciones clave.

Trabajo digitalizado: ¿cuáles son las novedades del universo Microsoft?

Microsoft 365 y SharePoint Online son actualmente (y seguirán siéndolo en el futuro) puntos de referencia para la transformación digital de las empresas, gracias a la incorporación de funcionalidades cada vez más avanzadas para la creación y expansión del digital workplace.

Estas innovaciones no son simples actualizaciones técnicas, sino una respuesta concreta a las nuevas necesidades empresariales, que van desde la automatización de procesos hasta la gestión inteligente de los datos, pasando por la colaboración tanto presencial como remota.

Entre las novedades más destacadas del momento se encuentra la llegada de Microsoft Copilot AI, la evolución del asistente virtual basada en inteligencia artificial. Si en el pasado Copilot se limitaba a sugerir correcciones o completar texto, hoy se presenta como una herramienta capaz de automatizar prácticamente todas las operaciones internas de una organización.

Volviendo a la digitalización de documentos en papel, la nueva IA de Microsoft permite optimizar los flujos de aprobación. De hecho, Copilot es capaz de identificar las aprobaciones necesarias, enviar recordatorios a los usuarios implicados y seguir el ciclo de vida del documento hasta su validación final.

Otra innovación importante en el ámbito documental es la introducción de Content Assembly en SharePoint Premium. Se trata de una funcionalidad que permite crear documentos estandarizados a partir de plantillas dinámicas, con el objetivo de agilizar la producción de documentos repetitivos (como formularios, políticas o informes).

Gracias además a la integración con Copilot AI, el sistema puede sugerir contenidos personalizados en función de los datos ya presentes en el digital workplace de la empresa. Durante la redacción de un contrato, Content Assembly puede rellenar automáticamente los campos relativos a cláusulas estándar, datos del cliente o condiciones de pago, recuperando la información desde bases de datos internas o CRM integrados.

 

Acelerar la creación de documentos digitales con Content Assembly de SharePoint Premium

 

La búsqueda de información en archivos grandes es uno de los desafíos más complejos.

La nueva Advanced Search Experience de SharePoint, basada en algoritmos de inteligencia artificial, permite agilizar también este proceso. No se trata de una simple búsqueda por palabras clave: el sistema es capaz de comprender el contexto de las consultas y ofrecer resultados pertinentes, incluso en caso de solicitudes ambiguas.

Un usuario puede escribir una pregunta como "contrato aprobado para el proyecto X el año pasado" y obtener de inmediato el documento correcto, sin necesidad de navegar entre decenas de carpetas.

Esto es posible gracias a filtros semánticos inteligentes que analizan los metadatos, la estructura de los documentos e incluso el contenido textual para identificar la información más relevante para cada búsqueda.

 

Ejemplo de resultados de búsqueda con la experiencia moderna de SharePoint

 

En el ámbito de la seguridad, es importante mencionar la Data Loss Prevention 2.0, con la que Microsoft ha reforzado los mecanismos de protección de datos sensibles, ofreciendo controles de seguridad avanzados en tiempo real.

El nuevo DLP permite definir reglas granulares para supervisar el acceso a los documentos, identificando automáticamente actividades sospechosas como intentos de exportación no autorizada o accesos anómalos desde dispositivos externos.

En caso de posibles infracciones, el sistema incluso puede bloquear la operación y notificar a los administradores de TI internos de la empresa para informarles sobre la situación y permitirles intervenir antes de que se produzcan daños en la infraestructura.

 

Avisos generados por coincidencias con los criterios y actividades provenientes de dispositivos con Windows 10

 

Otra innovación que está redefiniendo el concepto de trabajo digitalizado está representada por los componentes de Microsoft Loop, módulos de contenido interactivo que pueden incorporarse y modificarse en tiempo real dentro de aplicaciones como Teams, Outlook y SharePoint.

Los Loop Components permiten crear y actualizar tablas, listas de tareas, notas compartidas o paneles interactivos que se sincronizan automáticamente entre todos los usuarios involucrados.

Por ejemplo, un equipo de proyecto puede gestionar una lista de tareas directamente en un chat de Teams, mientras que la misma lista se actualiza en tiempo real en un panel de SharePoint visible para todo el departamento.

 

Componentes Loop basados en Adaptive Card sincronizados en las aplicaciones de Microsoft 365

 

Hemos llegado al final de nuestro breve recorrido sobre el trabajo digitalizado, el papel que desempeña la intranet (especialmente la de SharePoint) y las funcionalidades en las que las empresas deberían invertir para obtener un retorno concreto.

Las soluciones que hemos presentado pueden parecer complejas de implementar, pero en realidad, con el apoyo adecuado y sesiones de formación bien planificadas, es posible comprender y adoptar rápidamente estas herramientas diseñadas para las nuevas formas de trabajo.

FAQ sobre la digitalización del trabajo y los documentos

¿Qué es el trabajo digitalizado?

El trabajo digitalizado es un cambio que implica a toda la organización. No se limita al uso de herramientas informáticas, sino que transforma la cultura, los procesos y las infraestructuras empresariales, migrando flujos, datos y actividades del entorno analógico al digital para generar valor de forma sostenible.

¿Qué beneficios aporta el trabajo digitalizado a las empresas?

Las empresas obtienen mayor accesibilidad a los recursos, mejor colaboración entre equipos incluso en modalidad remota, automatización de procesos repetitivos y una comunicación interna más rápida y eficaz. Además, se reducen los costes asociados a la gestión física de los documentos y se optimiza el uso del tiempo.

¿Qué significa digitalizar los documentos en papel?

Digitalizar documentos significa transformarlos de formato físico a digital, haciéndolos fácilmente archivables, buscables y compartibles. Este proceso reduce los errores, mejora la seguridad de la información y permite gestionar los contenidos de manera más eficiente.

¿Qué funcionalidades debe ofrecer un buen software de digitalización documental?

Un buen software debe respaldar la creación, revisión, aprobación y publicación de documentos, ofreciendo colaboración en tiempo real, gestión de versiones, búsqueda inteligente y control de accesos. La firma electrónica y las notificaciones automáticas aumentan aún más la eficiencia.

¿Cómo se organizan de forma óptima los documentos digitales?

La gestión eficaz se basa en el uso de categorías, etiquetas y metadatos, que facilitan la clasificación y recuperación de los contenidos. La información puede agruparse en archivos centralizados y consultarse a través de interfaces intuitivas integradas con herramientas de búsqueda avanzada.

¿Qué papel desempeña la intranet en la digitalización de documentos?

La intranet moderna es un centro digital integrado con herramientas como Microsoft 365 y SharePoint Online. Apoya todo el ciclo de vida de los documentos, permite una compartición estandarizada entre departamentos y automatiza las notificaciones, mejorando la seguridad, trazabilidad y accesibilidad de la información.

¿Cuáles son las innovaciones de Microsoft para el trabajo digitalizado?

Microsoft ha introducido Copilot AI para automatizar aprobaciones, Content Assembly para crear documentos dinámicos, una nueva experiencia de búsqueda inteligente en SharePoint, funciones de seguridad avanzadas con Data Loss Prevention 2.0 y componentes Loop para la colaboración sincronizada entre las aplicaciones de la suite Microsoft 365.