Microsoft Loop: qué es y por qué va a cambiar el trabajo digital

Una nueva aplicación para la suite Microsoft 365 está en camino.

¿Su objetivo?

Renovar la experiencia de trabajo en equipo a distancia.

Descubra aquí toda la información disponible sobre Microsoft Loop y su lienzo de colaboración multicanal.

Qué es Microsoft Loop y cuál es su finalidad

Durante la edición 2021 del renombrado evento Ignite, la casa Microsoft confirmó la llegada de una nueva entrada en la querida suite Microsoft 365.

Se trata de Loop, la herramienta que transformará el trabajo digital en un proceso más fluido, inclusivo y cohesionado.

De hecho, el objetivo es mantener unidos a los equipos empresariales que cada vez más se encuentran colaborando desde zonas geográficas distantes, enfrentándose al engorroso reto de equilibrar zonas horarias desplazadas, conexiones inestables y hábitos de trabajo diametralmente opuestos.

Microsoft Loop encaja en este complejo ecosistema como una nueva piedra angular diseñada para apoyar la comunicación a distancia y la colaboración digital a través de componentes innovadores, los canvases (en español, lienzos).

Aunque el adjetivo "innovador" está perdiendo gradual - y tristemente - su valor, es perfecto en su significado original para describir estos lienzos colaborativos, que son una propuesta concreta para superar los inconvenientes, frustraciones y silencios incómodos del trabajo en equipo asíncrono.

Veamos, pues, qué son y cómo funcionan los lienzos de Microsoft Loop.

Los 6 lienzos de Loop para la colaboración asíncrona

Microsoft Loop pretende alcanzar dos objetivos principales:

1. Ayudar a las personas a reunir y comparar ideas, tomar decisiones y resolver problemas.
2. Evitar que la última palabra la tenga siempre quien sea más rápido en responder a los mensajes de chat o de correo electrónico.

Llegados a este punto, la pregunta que surge es: "De acuerdo, pero ¿cómo?”.

Con los lienzos, que son componentes que le permiten crear espacios de colaboración independientes que se ejecutan en varias aplicaciones dentro de sus chats de Teams o correos electrónicos de Outlook.

Cada pieza de información de estos lienzos poliformes se rescata del flujo constante de mensajes, propuestas, digresiones y reacciones que caracterizan el lugar de trabajo actual.

Cada nuevo detalle, introducido en el lienzo por los usuarios, se reproduce en tiempo real en versiones del mismo lienzo en distintas aplicaciones.

Pero eso no es todo.

A continuación, enumeramos los 6 tipos de canvas que Microsoft ha lanzado hasta ahora con breves descripciones e interesantes casos de uso.

¡Disfrute de su lectura!

Listas de viñetas, de comprobación y de tareas de Microsoft Loop

¿Cuántas veces ha intentado aclarar algo con su equipo y se ha puesto a escribir una lista, desde la mínima numerada hasta la más detallada?

El problema es que, una vez publicada en el chat, esta lista queda sepultada por los constantes mensajes entrantes, que hablan del proyecto que tenemos sobre la mesa, sí, pero también del próximo proyecto de la empresa, del comentario de algún cliente o del comunicado que acaba de publicar el director o la directriz general.

En este caso, podría pensar en utilizar la función "Anclar" para poner su lista en primer plano o crear un documento compartido en el que trabajar tranquilamente.

Estas no son soluciones eficaces, ni a corto ni a medio o largo plazo, por las siguientes razones:

• Aunque se coloque en primer plano, la lista sigue siendo editable únicamente por el usuario que la creó. Por lo tanto, siempre habrá que escribir otras nuevas para estar al tanto de las actualizaciones.
• Con la función "Anclar" de Teams, sólo puede destacar un elemento por chat. ¿Qué ocurre si el equipo necesita crear varias listas con distintos fines al mismo tiempo?
• Abrir y compartir un documento parece la mejor forma de organizar las tareas, comparar y determinar los siguientes pasos. Pero, ¿por qué crear un archivo aparte cuando se puede hacer todo esto, y más, directamente desde el chat de grupo?

Las listas de Microsoft Loop lo solucionan.

Con ellas, puede compartir con el equipo listas editables por todos y aisladas de la conversación general del grupo.

Cada usuario puede introducir sus propias ideas en la lista, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Además, si el lienzo se ha compartido a través de Outlook, las personas a las que se envió el correo electrónico pueden editar el contenido sin pasar por Equipos. No obstante, la información añadida se transmitirá automáticamente a todos los usuarios con acceso al lienzo.

De este modo, será más fácil gestionar la organización de un evento corporativo, una presentación o una reunión, sin crear montañas de documentos compartidos que corren el riesgo de confundir aún más.

Otro aspecto destacado es el hecho de poder colaborar en las listas de Loop en los chats de reuniones en Teams.

Lienzo con lista de comprobación de Microsoft Loop

De este modo, todos los participantes en la reunión tendrán la oportunidad de modificar la lista a medida que se aborden los temas o en caso de que se tomen decisiones diferentes a las escritas inicialmente en el lienzo.

Al final de la reunión, la lista puede enviarse a los usuarios que no hayan podido asistir para que puedan mantenerse al corriente de la evolución del proyecto y compartir sus ideas en tiempo real con el resto del grupo.

El párrafo de texto de Microsoft Loop

Como hemos mencionado antes, los lienzos de Loop son poliformes, a pesar de que el objetivo es siempre simplificar la colaboración entre profesionales.

Un cuarto tipo de lienzo que sirve a este propósito son los párrafos de texto.

Este componente permite a los miembros de un grupo en Teams componer juntos un texto multicanal. Por ejemplo, el correo electrónico introductorio para un cliente o el discurso de presentación de la próxima iniciativa empresarial.

Al igual que las listas con viñetas y las listas de comprobación, los párrafos de texto de Loop también se separan de la conversación general y pueden compartirse a través de Outlook y OneNote para que personas ajenas al equipo del proyecto puedan participar en los cambios.

La experiencia es exactamente la de trabajar en un documento compartido, pero eliminando todos los incómodos pasos para extenderlo y encontrarlo en los archivos.

De hecho, los componentes de Loop se guardan automáticamente en OneDrive y pueden recuperarse directamente a través de la barra de búsqueda que se encuentra en todas las aplicaciones de Microsoft.

Además, también puede encontrar los lienzos a los que tiene acceso en su página de inicio de Microsoft 365.

De este modo, puede crear textos con su equipo desde los chats de grupo, implicar a personas externas en la redacción a través de Teams o Outlook, acceder al historial de cambios propio del almacenamiento en OneDrive y recuperar sus borradores desde cualquier aplicación de Microsoft.

No está nada mal, ¿verdad?

La tabla de Microsoft Loop

Llegamos ahora al quinto tipo de componente que pone a su disposición Microsoft Loop, a saber, la tabla.

Para explicar su utilidad, empecemos con un ejemplo práctico.

Usted y su equipo están trabajando en un proyecto, y pronto habrá una reunión para discutir juntos los progresos realizados y cómo proceder en las próximas semanas.

Para ahorrar tiempo y establecer de inmediato las cuestiones prioritarias, puede abrir el lienzo tabular de Loop en su chat de grupo y dedicar cada fila a un miembro del equipo.

En la primera columna, cada usuario puede introducir las tareas de su lista semanal de tareas pendientes; en la segunda, puede especificar qué se ha conseguido; en la tercera, puede indicar qué tareas quedan pendientes y qué se necesita para completarlas.

La cuarta columna, por su parte, puede utilizarse como un espacio en el que todos los usuarios pueden dejar sus comentarios, ayudando así a las personas del equipo a obtener lo que necesitan para continuar.

Lienzo tabular de Microsoft Loop

 

 

Lienzo tabular utilizado para organizar un proyecto

Esta mesa constituye un sólido punto de partida para las reuniones de grupo o podrá sustituirlas por completo, ahorrando tiempo gracias a la comparación directa y fluida que ofrece a los usuarios.

Además, puede compartirla a través de Outlook para poner al día a clientes, proveedores o directivos sobre la evolución del proyecto, recibiendo sus comentarios, incrustados en el lienzo, en todas las aplicaciones en las que esté presente su tabla y en tiempo real.

Último apunte: este lienzo de Loop también es útil para mantener al día a los miembros del equipo que no pueden asistir a las reuniones, permitiéndoles estar al tanto de lo que hace el resto del grupo y compartir su situación.

Así podrá coordinar su trabajo en todo momento, independientemente de los compromisos e imprevistos que a menudo le impiden reunirse.

Sin embargo, la tabla de Microsoft Loop puede servir para otros fines además de los que hemos visto hasta ahora.

De hecho, es el soporte ideal para la lluvia de ideas colectiva.

Utilizando filas y columnas para anotar y organizar las distintas sugerencias de los usuarios, usted y su equipo podrán aportar rápidamente ideas valiosas para hacer avanzar sus proyectos o iniciar otros nuevos.

Todo lo que tiene que hacer es recopilar todas las sugerencias del equipo y de las personas a las que le interese implicar en esta actividad, y luego utilizar la columna de evaluación para determinar cuál es la mejor propuesta.

Lienzo de votación tabular de Microsoft Loop

 

 

Asignar el propio voto en el lienzo

 

 

Participar por correo electrónico en la votación en el lienzo

Cada usuario con acceso a la mesa podrá votar por la idea que prefiera, mostrando también el nombre de la persona que la sugirió.

En cuestión de minutos, sabrá qué decisión tomar para que el equipo se ponga de acuerdo y siga adelante con el proyecto.

La agenda de Microsoft Loop

Pasemos al último componente disponible de Microsoft Loop: la agenda.

Sin insistir en ello, este lienzo sirve para organizar reuniones de trabajo, llevar un registro de lo que se ha determinado y enviar a todos los participantes - presentes o no en la reunión - la información y los materiales que se han compartido.

De hecho, la agenda de Loop se crea inicialmente para trazar un esquema de debate, útil para guiar la reunión.

Posteriormente, puede ser editada por todos los usuarios con acceso al lienzo durante la reunión, para que no se pierda ni olvide ningún punto importante.

Editar la agenda de Microsoft Loop en el chat de la reunión

Por último, una vez finalizada la reunión, se envía automáticamente a todas las personas que fueron invitadas a asistir.

Hay que destacar que el orden del día no sólo registra las notas tomadas durante la reunión, sino también su grabación, completa con la transcripción, y los archivos intercambiados entre los participantes.

Información y materiales de la reunión compartidos con la agenda de Microsoft Loop

Ni que decir tiene cómo este componente sustituye, e incluso supera, las funciones de un correo electrónico de recapitulación común.

Ignite 2022:
vista previa de Microsoft Loop y 2 lienzos experimentales

Ignite es el evento anual que organiza Microsoft para anunciar todas las novedades que afectan al universo de sus programas.

En la edición de 2022, se hicieron públicas algunas actualizaciones interesantes relacionadas con Microsoft Loop y sus lienzos.

Entre estas novedades, tres son las que más nos han impresionado y que queremos compartir con usted:

• Ya está disponible una vista previa privada de Microsoft Loop. ¿Qué significa esto?

Básicamente, la nueva app de Microsoft 365 se ha puesto a disposición de los socios más cercanos de la empresa matriz - incluidos nosotros de intranet.ai –.

Esto se debe a que la app se encuentra todavía en fase de pruebas, y los comentarios de los socios permitirán a los desarrolladores de Microsoft corregir cualquier error y añadir nuevas funciones capaces de satisfacer las peticiones populares.

Aún no se ha anunciado la fecha de lanzamiento al público en general, ¡pero sin duda será un momento histórico en el mundo del trabajo híbrido!

• Se ha anunciado el desarrollo del lienzo "Polls".

Este componente de Microsoft Loop ha sido muy solicitado por las empresas que están utilizando la aplicación en vista previa privada.

Se trata de un nuevo lienzo impulsado por Forms, la aplicación de Microsoft para crear cuestionarios y encuestas inteligentes.

El objetivo es evidente: será componer y publicar a través de Teams y Outlook un lienzo para recabar opiniones y respuestas de forma aún más rápida, fluida y sencilla.

• El lienzo "Preguntas y respuestas" va a salir pronto.

Siguiendo la estela de las peticiones de los socios, Microsoft ha anunciado la llegada de otro nuevo componente para Loop dedicado a la recopilación rápida de respuestas.

Aunque su aspecto es similar al del lienzo "Polls", su objetivo es sustituir los incesantes intercambios por correo electrónico, que proceden de alegaciones y contraargumentaciones.

En su lugar, la discusión se trasladará a un único espacio multicanal, formateado específicamente para no perder los hilos lógicos del discurso y llegar a un compromiso entre las partes de la forma más rápida y cómoda posible.

Esto es lo que puede saber actualmente sobre Microsoft Loop, la aplicación que cambiará nuestra forma de trabajar a distancia con compañeros de todo el mundo.

Sólo nos queda aconsejarle que siga leyendo nuestro blog para enterarse de todas las próximas novedades.