SharePoint Admin Center: cómo gestionar los sitios de SharePoint

SharePoint Admin Center: ¿qué es y para qué sirve?

SharePoint Online es la plataforma más famosa y utilizada de Microsoft 365 para la creación de sitios modernos, capaces de soportar el trabajo de los equipos empresariales (en el caso de los sitios de colaboración) y de simplificar la comunicación interna. Este es el caso de los sitios de comunicación, como la intranet empresarial, con funcionalidades para la gestión de contenidos, desde documentos hasta noticias.

Para funcionar de la mejor manera, garantizando la mejor experiencia de usuario y la privacidad de los datos compartidos, SharePoint pone a disposición una interfaz web donde solo los usuarios Admin pueden acceder a las configuraciones necesarias para gestionar los sitios empresariales.

Se trata del SharePoint Admin Center, el centro para la gestión de SharePoint Online en Microsoft 365.

Esta interfaz centralizada proporciona, por lo tanto, las herramientas para:

• Crear nuevos sitios en su instancia de SharePoint Online
• Gestionar el acceso a los contenidos y la información almacenada en SharePoint
• Supervisar el funcionamiento de los sitios activos de SharePoint, incluyendo el espacio ocupado
• Implementar políticas para apoyar la colaboración, con un enfoque en la seguridad

Y mucho más, que veremos en detalle en este artículo.

SharePoint Admin Center: ¿cómo acceder?

El Centro de administración de SharePoint solo es accesible para los administradores con una suscripción a Office 365, que incluye, por supuesto, SharePoint Online.

Los administradores globales dentro del tenant de Microsoft 365 empresarial tienen el nivel más alto en términos de permisos, ya que tienen acceso a todas las funciones ofrecidas en el Centro de administración de SharePoint. Sin embargo, pueden conceder permisos de acceso al centro de administración a otros usuarios, asignándoles el rol de administrador para:

• Gestionar colecciones de sitios de SharePoint
• Configurar cuotas de almacenamiento
• Supervisar otros administradores y propietarios de sitios

Para asignar el rol de administrador en SharePoint, los administradores globales deben:

1. Acceder al centro de administración de Microsoft 365
2. Seleccionar la opción "Roles"
3. Seleccionar la opción "Role Assignments", a la izquierda
4. Hacer doble clic en el rol "SharePoint Administrator"
5. Seleccionar el comando "Add users"
6. Añadir los usuarios a los que se les asignará el rol

Los usuarios agregados a la lista quedarán habilitados para gestionar SharePoint Online y sus sitios a través de las configuraciones disponibles en el Centro de administración de SharePoint.

¿Cómo acceder?

A partir de aquí, los administradores solo deben:

1. Ir a la dirección admin.microsoft.com
2. Acceder con las credenciales de Office 365
3. Seleccionar el centro de administración de SharePoint, desplazándose por el panel izquierdo

Al hacer clic en la opción "SharePoint", los administradores serán redirigidos al Centro de administración de SharePoint, donde encontrarán todas las herramientas para gestionar adecuadamente el entorno empresarial de SharePoint.

SharePoint Admin Center: ¿qué funcionalidades ofrece?

Esto es lo que el Centro de administración pone a su disposición para mejorar la experiencia de los usuarios y garantizar la máxima seguridad de los datos empresariales dentro de los sitios de SharePoint Online.

A continuación, se enumeran las áreas de configuración más importantes (presentes en la barra de navegación a la izquierda de la interfaz principal del Centro de administración). Cada una de estas áreas contiene, de hecho, las configuraciones específicas para definir las políticas, regular las posibilidades de compartición, supervisar la estructura de las colecciones de sitios y mucho más.

Página de inicio del SharePoint Admin Center

En la página de inicio del SharePoint Admin Center, se proporciona información clave sobre el estado de su instancia de SharePoint Online. Se presentan los tableros que muestran datos actualizados en tiempo real sobre:

• Uso de los sitios empresariales en los últimos 30 días
• Estado del servicio
• Actualización del sistema

Las actualizaciones del sistema son los mensajes enviados por Microsoft, cuyo propósito es informar a los administradores sobre las mejoras, nuevas funcionalidades y posibles cambios en SharePoint que puedan afectar la experiencia de los usuarios.

También hay una barra de búsqueda textual que puede utilizarse para recuperar los sitios SharePoint activos y monitorear su uso. Por ejemplo, el espacio de almacenamiento ocupado.

Página de inicio del SharePoint Admin Center

La cuota ocupada por el conjunto de sitios de SharePoint se encuentra en la parte superior derecha, donde una simple gráfica muestra el espacio ocupado en comparación con el que aún está disponible para la empresa.

Este panorama sobre la memoria disponible es esencial para una correcta gestión de SharePoint.

Cabe recordar que el espacio de almacenamiento de SharePoint Online está limitado a 1TB por empresa, al que se deben sumar 10GB por cada usuario con licencia que incluya SharePoint. Por ejemplo, una empresa que tiene 100 usuarios con una licencia de Microsoft 365 que incluye SharePoint Online tendrá 1TB + (10GB * 100) = 2TB de espacio.

Una vez superado este límite, se impide el acceso a casi todas las funciones de almacenamiento y compartición de documentos e información dentro de SharePoint Online.

Si luego se superan los 12 meses sin que la empresa haya adquirido más espacio de almacenamiento, Microsoft puede deshabilitar la cuenta y eliminar todo el contenido de manera irreversible.

Además de un panorama sobre el estado actual de la memoria, el Centro de administración de SharePoint no ofrece herramientas útiles para evitar superar el límite disponible. Solo permite eliminar sitios dentro de la instancia.

Para gestionar su espacio de almacenamiento, las empresas tienen tres alternativas disponibles:

1. Comprar más espacio de almacenamiento para SharePoint, antes de superar el límite. Probablemente, la opción menos conveniente, ya que el precio es de 0,2€/GB/mes.
   
   
2. Comprar Microsoft 365 Archive, la solución que Microsoft ha diseñado específicamente para ofrecer espacio de almacenamiento adicional para los sitios de SharePoint. Una opción más conveniente que la compra directa de nueva memoria, con un precio de 0,05€/GB/mes.
   
   
3. Contactar con expertos como intranet.ai, para aprender a gestionar de manera autónoma el espacio de almacenamiento en SharePoint, Teams y OneDrive, ahorrando así en la compra de nueva memoria y productos externos como Microsoft 365 Archive.
   
   

Nuestros expertos pueden proporcionar a las empresas las herramientas y conocimientos necesarios para reducir el espacio ocupado por SharePoint y OneDrive.

Con unos días de consultoría, podemos formar a los usuarios sobre cómo mantener limpios los archivos en la nube empresarial, actuando sobre su gestión en lugar de sobre su ubicación (no se trata, por lo tanto, de una simple migración de un archivo a otro).

De este modo, es posible:

• Mejorar la gestión del espacio de almacenamiento en Microsoft 365, de forma autónoma.
• Mantener las funcionalidades de colaboración, que se pierden con Microsoft 365 Archive.

Active sites, para gestionar los sitios SharePoint activos

Como alternativa a la barra de búsqueda en la página de inicio, los administradores pueden ver el listado de sitios SharePoint activos en el tenant empresarial desde la opción "Active sites" (que se encuentra a la izquierda, debajo de "Sitios").

Sin embargo, esta página no solo es útil para ver los sitios activos. Cada sitio en el listado viene acompañado de una serie de información útil para conocer su historia y configuraciones principales. Entre esta información, se incluyen los siguientes datos para cada sitio:

• Grupo o canal de Microsoft Teams conectado (y así saber si el sitio se creó tras la creación de un grupo o canal privado en Teams, o no)
• Número de GB ocupados
• Administradores principales
• Plantilla utilizada
• Fecha de creación
• Etc.

En la misma página de "Active sites", los administradores pueden crear nuevos sitios con el comando "Crear".

Es interesante destacar que acceder al Centro de administración de SharePoint para crear un nuevo sitio ofrece una ventaja única, ya que permite utilizar plantillas adicionales respecto a las que se ofrecen de forma predeterminada en la página de inicio de SharePoint. Por lo tanto, se trata de modelos que los administradores pueden usar para no empezar desde cero en la creación de un sitio, atribuyéndole al mismo tiempo funcionalidades que no están disponibles en los modelos a disposición de los usuarios normales.

Sección Active Sites en el SharePoint Admin Center

Deleted sites, para ver los sitios de SharePoint eliminados
(y decidir qué hacer con ellos)

Justo debajo de la opción "Active sites", encontramos "Deleted sites", que permite acceder a la página del Centro de administración de SharePoint dedicada a los sitios eliminados (pero no de forma irreversible).

La funcionalidad a resaltar en esta página es el comando "Restore", que puede ser utilizado para restaurar los sitios de SharePoint eliminados. Es muy útil, especialmente cuando un sitio es eliminado por error. Pero atención: los administradores tienen un tiempo limitado para restaurar un sitio, después del cual los sitios de SharePoint en el área "Deleted sites" se eliminan de forma definitiva.

El tiempo disponible para la restauración varía según el tipo de sitio.

A excepción de los sitios de SharePoint vinculados a un canal de Teams (que deben ser restaurados dentro de 30 días desde su eliminación directamente desde Microsoft Teams), los sitios de equipo y de comunicación pueden ser restaurados en esta área del Centro de administración de SharePoint dentro de 93 días desde su eliminación. Así es como:

• Seleccione los sitios a restaurar de la lista presentada en el área "Deleted sites​".
• Haga clic en el comando "Restore" en la parte superior izquierda.

Una vez pasados los 93 días, los sitios se eliminan completamente del entorno de SharePoint Online. Para evitar la pérdida de datos importantes, se recomienda realizar un back-up o recurrir a soluciones de terceros para archivar la información de un sitio que, aunque no esté siendo utilizado, podría ser útil en el futuro.

Comando "Restore" en la sección Deleted Sites del SharePoint Admin Center

Policies, para la compartición y el acceso a los contenidos en SharePoint

Bajo la opción "Policies", se encuentran dos áreas muy importantes en el Centro de administración de SharePoint.

Se trata de las áreas que agrupan las configuraciones de compartición y acceso, respectivamente.

Empezando por el área "Sharing", los administradores tienen la posibilidad de definir los límites para la compartición de contenidos en SharePoint y OneDrive. En particular, están disponibles cuatro niveles:

1. Compartir con cualquiera
2. Compartir con nuevos invitados y con invitados existentes
3. Compartir solo con invitados existentes
4. Compartir solo con personas dentro de la organización

Los administradores pueden entonces elegir el grado, desde el más permisivo, para la compartición de enlaces y archivos sin solicitud de inicio de sesión, hasta el más restrictivo, para la compartición con quienes tienen una cuenta empresarial. La segunda área de interés bajo la opción "Policies" se llama "Access control" y ofrece configuraciones más avanzadas que el área "Sharing" para proteger los archivos de SharePoint y OneDrive.

En "Access control", se encuentran cuatro categorías de configuraciones para gestionar el acceso a los contenidos:

1. Dispositivos no gestionados. Los administradores pueden permitir, limitar o bloquear el acceso para los dispositivos que no pertenecen al dominio empresarial, o para aquellos que tienen sistemas operativos o navegadores que no cumplen con la configuración establecida para SharePoint.
   
   
2. Tiempo de inactividad. Una opción de seguridad que se utiliza para establecer un periodo de inactividad, después del cual el usuario será notificado y finalmente desconectado.
   
   
3. Ubicación de red. La configuración que permite filtrar el acceso a SharePoint Online en función de la dirección IP del usuario. Por ejemplo, los administradores podrían permitir el acceso solo a los usuarios que utilizan la red empresarial.
   
   
4. Autenticación heredada. La configuración para permitir o bloquear el acceso desde aplicaciones de terceros o antiguas aplicaciones de Microsoft Office (Office 2010 y anteriores), que no pueden imponer restricciones basadas en dispositivos.
   
   

Las áreas "Sharing" y "Access control" juntas ofrecen por lo tanto una amplia gama de opciones para decidir quién puede acceder a qué en el entorno empresarial de SharePoint, adaptando las autorizaciones de la plataforma a las políticas de seguridad de la organización de manera flexible y granular.

Configuración para la compartición de archivos en el SharePoint Admin Center

Settings, para acceder a configuraciones adicionales

En la opción genérica "Settings​" del Centro de administración de SharePoint, se encuentran las configuraciones para:

• Elegir la modalidad de gestión de las notificaciones.
• Indicar los sitios de inicio en su instancia de SharePoint.
• Definir las configuraciones predeterminadas para la creación de nuevos sitios.
• Gestionar los límites para el espacio de almacenamiento ocupado por cada sitio.
• Etc.

En práctica, aquí se encuentran las configuraciones para personalizar el entorno SharePoint empresarial.

En cuanto a un sitio de inicio, se trata de un sitio que cumple la función de página de aterrizaje, proporcionando un único punto de acceso al entorno de SharePoint Online. Los administradores pueden configurar un sitio de comunicación (por ejemplo, la intranet empresarial) como sitio de inicio, para ampliar su alcance de búsqueda y centralizar noticias y contenido útil para todos los usuarios.

Term store, para modificar la taxonomía de los sitios de SharePoint

Al seleccionar la opción "Term store" en el Centro de administración de SharePoint, se accede a la página donde es posible gestionar los metadatos de sus sitios.

Los metadatos son la información base para el sistema de búsqueda y almacenamiento de contenidos en los sitios de SharePoint Online. Por lo tanto, la configuración de la página "Term store" juega un papel fundamental en la correcta gestión de SharePoint y de los datos empresariales que alberga.

Los administradores pueden aquí crear o modificar la taxonomía local de un sitio de SharePoint, interviniendo a nivel de tag, term set y términos individuales que pueden ser personalizados con propiedades como nombre, descripción y designaciones de uso.

Es posible asignar a una persona o a un grupo de usuarios a un term set específico. En este caso, las etiquetas asignadas no otorgan permisos adicionales, pero ayudan a identificar (o mejor dicho, rastrear) a los usuarios mediante un conjunto de términos como, por ejemplo, un título de trabajo y un departamento.

Definir el idioma del Term Store en el SharePoint Admin Center

Migration, para gestionar los procesos de migración en SharePoint

El Centro de administración de SharePoint ofrece una herramienta diseñada para gestionar los procesos de migración: Migration Manager, que se encuentra bajo la opción "Migration" en la barra de navegación a la izquierda.

Migration Manager reúne las configuraciones para la migración a SharePoint Online, soportando la transferencia de datos desde plataformas como Microsoft Stream, Dropbox y Google Workspace.

Siempre en esta área, se pone a disposición la descarga de SharePoint Migration Tool. Una herramienta útil para migrar contenidos desde las versiones antiguas de SharePoint On-Prem o desde los archivos tomados de carpetas de red.

Advanced, para acceder a configuraciones avanzadas

En la sección "Advanced" del Centro de administración de SharePoint, se ofrecen a los administradores algunas configuraciones avanzadas que sirven, entre otras cosas, para gestionar los permisos requeridos por las aplicaciones personalizadas que se instalan en SharePoint Online.

Son configuraciones que contribuyen a la gestión de las posibilidades de extensión de la plataforma, permitiendo intervenir en los permisos que los componentes personalizados tienen para interactuar con los datos presentes en SharePoint o, más en general, en el entorno Microsoft 365 empresarial.

Visión general de la gestión avanzada en el SharePoint Admin Center

Para concluir esta breve visión general, presentamos a continuación una tabla resumen de las principales funcionalidades y configuraciones disponibles para los administradores de SharePoint Online en su centro de administración.

¿Qué es el SharePoint Admin Center?

El SharePoint Admin Center es la interfaz web que proporciona a los administradores de SharePoint Online todas las herramientas para gestionar sitios, contenidos y seguridad de los datos de manera centralizada.

¿Cómo acceder al SharePoint Admin Center?

Los administradores deben ir a la dirección admin.microsoft.com, iniciar sesión con sus credenciales de Office 365 y seleccionar el admin center relacionado con SharePoint desde el panel izquierdo.

¿Cuáles son las principales funcionalidades del SharePoint Admin Center?

Las principales funcionalidades incluyen la creación de nuevos sitios, la gestión del acceso a los contenidos, la supervisión del espacio ocupado, la implementación de políticas de colaboración y seguridad, y la gestión de las configuraciones de los sitios SharePoint activos.

¿Cómo asignar el rol de Admin en SharePoint?

Para asignar el rol de Admin en SharePoint, los administradores globales deben acceder al centro de administración de Microsoft 365, seleccionar "Roles", luego "Role Assignments", hacer doble clic en el rol "SharePoint Administrator", seleccionar "Add users" y agregar los usuarios a los que se les asignará el rol.

¿Cómo restaurar un sitio de SharePoint eliminado?

Para restaurar un sitio de SharePoint eliminado, los administradores deben ir a la página "Deleted sites" en el SharePoint Admin Center, seleccionar los sitios a restaurar y hacer clic en el comando "Restore". Esto debe hacerse dentro de los 93 días posteriores a la eliminación.

¿Cuáles son las opciones de compartición en SharePoint?

Las opciones de compartición en SharePoint incluyen compartir con cualquiera, con nuevos invitados y con invitados existentes, solo con invitados existentes y solo con las personas de la organización. Estas opciones se pueden configurar en el área "Sharing" del SharePoint Admin Center.

¿Qué es un sitio de inicio en SharePoint Online?

Un sitio de inicio en SharePoint Online es un sitio que actúa como página de aterrizaje, proporcionando un punto de acceso único al entorno de SharePoint Online. Los administradores pueden configurar un sitio de comunicación como sitio de inicio para centralizar noticias y contenidos útiles para todos los usuarios de la organización.