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SharePoint App: cómo utilizar la intranet desde su móvil

Abra, lea, escuche, publique.

Hable con personas de su red y encuentre nuevos contactos.

Entérese de las noticias locales y más comentadas.

Recupere documentos importantes sobre la marcha.

Esta es su intranet SharePoint móvil.

¡Descubra todos los detalles en nuestro artículo!

SharePoint App:
qué es y para qué sirve

En los últimos años, Microsoft ha invertido en el desarrollo de soluciones prácticas e intuitivas para facilitar aún más el uso de sus herramientas.

La aplicación basada en SharePoint para dispositivos iOS y Android es uno de los productos de mayor éxito.

La app fue creada para resolver un problema muy extendido en el mundo corporativo de poder acceder a los recursos, servicios y contenidos corporativos desde cualquier lugar, desde la máquina de café hasta la habitación alquilada para el viaje de turno.

Ya sea en el tren o de vacaciones - para ustedes, adictos al trabajo - siempre pueden estar al día de las últimas noticias, hablar con sus colegas favoritos o simplemente navegar por sitios, páginas, bibliotecas y contenidos.

¡Nunca se sabe si encontrará algo útil para cuando esté en la oficina!

¿Qué es intranet.ai?

intranet.ai es la intranet empresarial lista para su uso, diseñada para reducir costos y tiempos de implementación, creando así un entorno de trabajo digital altamente colaborativo y moderno:

  • Precio inicial de 3.650 €/año para una intranet completa
  • 50+ aplicaciones, que incluyen búsqueda avanzada, gestión de documentos, noticias, notificaciones push a través de Teams, perfil personal y preguntas frecuentes
  • Integración al 100% con SharePoint Online y Microsoft 365

 

Cuáles son las principales funcionalidades de la aplicación de SharePoint

Empecemos diciendo que la aplicación móvil de SharePoint responde a 5 necesidades específicas:

  1. Navegar por sitios corporativos y páginas de intranet con un simple gesto de la mano.
  2. Mantenerse en contacto con colegas como se hace con amigos y familiares.
  3. Leer, comentar y publicar noticias durante viajes y desplazamientos.
  4. Recuperar o crear archivos sin estar atados a una mesa y una silla.
  5. Acceder a los servicios para dependientes desde smartphone.

Estará de acuerdo en que poder organizar todos los aspectos de la vida profesional con una sola app es ciencia ficción.

Y de hecho lo es, pero los esfuerzos de Microsoft apuntan en esta dirección, y la app de SharePoint ya cuenta con las funcionalidades necesarias para alcanzar el objetivo.

Pero, ¿cuáles son esas funcionalidades?

A continuación se las presentamos.

SharePoint App: sección “Feed”

La primera característica a explorar es el Feed.

Es la sección que suele encontrarse en la página principal de un sitio web o de una red social. Aquí puedes desplazarte y ver el contenido que se añade regularmente a los sitios a los que está suscrito.

Básicamente, es un escaparate que ofrece noticias, debates y publicaciones que se actualizan constantemente y, posiblemente, se personalizan según los intereses del usuario.

En la app de SharePoint, usted puede entrar en esta sección de información desde la pestaña de la parte inferior central, llamada "Buscar".

Dentro de ella, encontrará los contenidos publicados en los sitios de los que es miembro, así como las noticias, conversaciones y recursos más afines a sus búsquedas en la intranet.

Pero veamos en detalle cómo se organiza este contenido en la aplicación:

  • Acceso rápido.

En esta área, puede encontrar los mensajes, archivos y personas de su empresa que ha visitado más recientemente.

De este modo, podrá encontrar los enlaces más útiles para su trabajo siempre en la parte superior del Feed.

  • Sitios populares.

El número de visitas es importante para cualquier plataforma social, y la aplicación SharePoint no es una excepción.

Sus sitios - y la intranet en particular - se crearon para hacer más fluida la comunicación entre las personas de una misma empresa.

Por este motivo, la aplicación destaca los sitios más visitados de su red y sugiere páginas en las que podría iniciar un debate o descubrir nuevos servicios y herramientas.

  • Contactos.

Para obtener más información sobre su entorno de trabajo, saber quién puede ayudarle o enviar un mensaje a sus colegas favoritos, esta área será su ventanilla única.

Aquí encontrará una breve lista ampliable con los nombres, la foto y la función de cada una de las personas que componen el organigrama de la empresa.

Diviértase hojeando este minilibro y encuentre a la persona adecuada para cada ocasión.

  • Links destacados.

Los administradores de la intranet pueden elegir qué enlaces poner al alcance de todos los usuarios.

En esta área se encuentran, por tanto, los enlaces que su empresa considera importantes, desde el informe anual hasta la página del próximo seminario web corporativo.

Preste atención, porque estos enlaces tienden a cambiar con el tiempo.

  • Búsqueda.

Por supuesto, ningún Feed es infalible.

Si no encuentra lo que necesita entre los contenidos ofrecidos, siempre puede utilizar la barra de búsqueda situada en la parte superior de la pantalla.

Buscar en la app de SharePoint le permite recuperar contactos, archivos, sitios y páginas que se encuentran en todo el espacio de Microsoft 365.

Esto se debe a que la plataforma tiene como base el almacenamiento en la nube de Microsoft, que le permite llegar al contenido almacenado en su OneDrive corporativo.

Conveniente, ¿verdad?

Sección "Feed" en la aplicación de SharePoint

Sección "Feed" en la aplicación de SharePoint

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SharePoint App: sección "News"

Ahora llegamos a la segunda característica de la aplicación SharePoint: las Noticias.

Como su nombre anticipa, esta sección contiene los últimos posts publicados por los sitios seguidos por el usuario. Pero no sólo eso.

Las noticias mostradas también provienen de sitios y páginas sugeridos por el sistema en función de las acciones realizadas en la app. Por ejemplo, una acción puede ser visitar con frecuencia un sitio concreto o ver páginas de contenido relacionadas con un tema específico.

Así, esta sección también sigue el modelo semipersonalizado del Feed e intenta sugerir contenidos que, aunque no estén estrictamente relacionados con los proyectos y el departamento del usuario, podrían serle útiles.

Al hacer clic en el título de una entrada, se accede al artículo completo, con web parts interactivas, imágenes y documentos relacionados.

De este modo, la experiencia del usuario no será de menor calidad que la navegación normal por la intranet.

La única diferencia con la versión web de SharePoint se refiere a la interacción con las publicaciones.

Por un lado, la aplicación permite crear y publicar noticias, añadir reacciones como "me gusta" y dejar comentarios - si están activados -.

Sin embargo, por otro lado, no podrá editar ni eliminar una noticia una vez publicada. Para ello, tendrá que conectarse a la intranet desde su ordenador.

Un poco engorroso, pero compensado con creces por la comodidad de estar al día de todo lo que ocurre en la empresa desde el sofá.

 

Si desea aprender a utilizar la parte web "Noticias", consulte nuestro artículo sobre
cómo redactar un boletín con SharePoint Online.

 

Sección “News” en la aplicación de SharePoint

Sección “News” en la aplicación de SharePoint

SharePoint App: sección "Yo"

Ya hemos llegado al final de nuestro viaje.

La última función de la que queremos hablarle hoy es la sección "Yo".

Se trata del área personal del usuario, donde se recogen los contenidos guardados, las personas contactadas y los archivos utilizados recientemente.

Podríamos llamarlo una extensión del área de Acceso Rápido que se encuentra en el Feed, pero eso sería realmente reduccionista.

De hecho, como ya se ha mencionado, aquí es donde se pueden encontrar los artículos que se tiene previsto leer más adelante y los recursos frecuentes que se han utilizado recientemente en la aplicación.

Como resultado, SharePoint pone a su disposición el material en el que usted ha mostrado más interés y que, por tanto, sería conveniente tener a mano para futuras consultas.

Además, podrá ver y editar su perfil cargando una foto e indicando su función en la empresa junto a su nombre.

De este modo, se dará a conocer a su red de contactos y a las personas que le encontrarán en el organigrama de la empresa, ¡así que elija bien cada detalle!

 

Si desea saber más sobre la plataforma que hay detrás de esta aplicación, lea nuestro artículo sobre SharePoint y sus 7 características clave.

 

Sección “Yo” en la aplicación de SharePoint

Sección “Yo” en la aplicación de SharePoint

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Giuseppe Marchi


MVP de Microsoft para SharePoint y Microsoft 365 desde 2010, Giuseppe fundó Dev4Side e intranet.ai con el objetivo de ayudar a las empresas a tener un entorno de trabajo sencillo y eficaz.

Trabaja como consultor en todo lo relacionado con la colaboración digital, los portales de intranet y las plataformas en la nube de Microsoft.

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