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SharePoint Designer: cómo utilizarlo para sus sitios SharePoint

SharePoint Designer es la aplicación para diseñar sitios SharePoint.

Desde el diseño hasta los flujos de trabajo, esta herramienta le ayudará a crear canales de comunicación y colaboración dinámicos y personalizados.

Descubramos juntos cómo utilizarla para ofrecer a sus usuarios la mejor experiencia de navegación.

Qué es SharePoint Designer y cómo empezar a utilizarlo

SharePoint Designer es el programa de diseño web y de aplicaciones de Microsoft.

Su objetivo es ayudar a la gente a crear sitios y aplicaciones SharePoint personalizados y ricos en datos sin necesidad de escribir código.

Sus características también permiten a la gente crear flujos de trabajo para automatizar tareas y procesos en cualquier organización.

En este artículo, veremos juntos cuáles son las principales características de SharePoint Designer y cómo utilizarlo para ofrecer la mejor experiencia de usuario, proporcionando a los usuarios soluciones completas y con un diseño único.

¿Qué es intranet.ai?

intranet.ai es la intranet empresarial lista para su uso, diseñada para reducir costos y tiempos de implementación, creando así un entorno de trabajo digital altamente colaborativo y moderno:

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Como su nombre indica, SharePoint Designer es un programa de diseño estrechamente relacionado con SharePoint, la plataforma Microsoft 365 desarrollada para crear sitios corporativos inteligentes.

De hecho, puede utilizar SharePoint para crear sitios de equipo - ideales para la gestión de proyectos e iniciativas - y sitios de comunicación - como intranet y extranet -, dentro de los cuales podrá colaborar en documentos almacenados en la nube de Microsoft o publicar comunicaciones internas, servicios para empleados, contenidos de formación y mucho más.

 

Para obtener más información, le sugerimos que lea nuestro artículo sobre SharePoint y sus 7 características clave.

 

SharePoint Designer encaja en este contexto con sus funciones para personalizar los sitios de SharePoint, desde el diseño hasta los componentes individuales que los componen.

Entre los componentes, destacamos las aplicaciones que puede integrar para proporcionar a sus usuarios información y servicios de cualquier tipo capaces de mejorar significativamente su experiencia.

Gracias a sus funciones de diseño y edición, SharePoint Designer le permite transformar los sitios de SharePoint de simples depósitos de documentos a portales dinámicos basados en procesos empresariales.

Lo hace ofreciendo un único espacio desde el que podrá editar los elementos que componen los sitios y las páginas relacionadas. Pero eso no es todo.

SharePoint Designer también le permite trabajar en las relaciones que unen esos elementos, de modo que puede diseñar la navegación del usuario dentro del sitio y establecer flujos de trabajo para automatizar las tareas más repetitivas y de menor valor añadido.

Cómo conectar un sitio SharePoint a SharePoint Designer

Para empezar a utilizar SharePoint Designer, debe conectar el sitio de SharePoint que le interese al programa.

Pero antes, debe asegurarse de que pertenece a uno de los siguientes grupos de SharePoint:

  • Administrador de colecciones de sitios.
  • Diseñador.
  • Propietario.

De hecho, estos grupos se caracterizan por tener el nivel de autorización adecuado para acceder a las funciones más avanzadas tanto de SharePoint como de SharePoint Designer.

De esta forma, su organización puede controlar y gestionar la capacidad de edición de los sitios, evitando que usuarios no autorizados perjudiquen su navegación y componentes.

Una vez que haya obtenido el permiso para unirse a uno de los grupos de la lista, podrá finalmente conectar uno o más sitios de SharePoint a Designer.

Para ello, sólo tendrá que seguir estos pasos:

  1. Abra SharePoint Designer.
  2. Haga clic en "Archivo" en el menú superior de la interfaz.
  3. Seleccione "Abrir sitio".
  4. Introduzca la URL del sitio SharePoint que desea editar en el cuadro "Nombre del sitio".
  5. Indique el modo de edición. Aquí podrá elegir si desea actuar directamente sobre el sitio o hacer una copia del mismo para publicar los cambios más adelante.
  6. Haga clic en "Aceptar".

Ahora, puede empezar a utilizar las funciones de SharePoint Designer para diseñar y construir su sitio SharePoint, desde la navegación general hasta los componentes individuales.

Cómo acceder a las funciones de diseño de SharePoint Designer

Como ya se ha mencionado, SharePoint Designer le permite editar en detalle los sitios de SharePoint a los que está vinculado.

Con sus funciones, puede actuar a nivel de diseño, para construir páginas personalizadas según la marca de su empresa, influir en la relación que une los distintos componentes de las páginas, crear flujos de trabajo automatizados, o incluso vincular distintas fuentes de datos al sitio y a las apps integradas, para proporcionar a los usuarios una amplia gama de información útil.

En resumen, puede utilizar Designer de forma extremadamente flexible, adaptándolo a las necesidades de su organización y a sus procesos internos.

La interfaz de usuario es el punto de partida.

En efecto, aquí encontrará los 3 paneles de comandos que contienen las principales funciones de diseño del programa. Concretamente, tiene a su disposición:

  • El panel de navegación.

En su interior se enumeran todos los componentes de su sitio.

Puede utilizar los comandos de navegación de SharePoint Designer para llegar a cada elemento individual que compone las páginas de su sitio, aislarlo y editarlo.

  • Galería y Resumen.

Estas pantallas le permiten ver la lista de componentes del sitio y una breve descripción de su funcionalidad relativa, respectivamente.

  • Cinta de opciones.

En esta sección podrá acceder a todos los comandos de diseño y edición que SharePoint Designer pone a su disposición.

Es interesante observar la relevancia con la que estos comandos son ofrecidos por el programa.

De hecho, cada vez que selecciona un componente del sitio, se le muestran los comandos más relevantes para el elemento que ha elegido.

De este modo, SharePoint Designer intenta apoyarle y ofrecerle los mejores consejos sobre cómo crear o modificar los componentes de su sitio, haciéndolos más útiles para sus usuarios.

Desde la cinta, también puede conectar diferentes fuentes de datos a los sitios de SharePoint y a las aplicaciones cliente de Office.

En concreto, puede decidir si desea conectar bases de datos externas, servicios SOAP, servicios REST, etc.

De este modo, permitirá a los usuarios de su sitio acceder a la información que les interesa directamente desde una única vista, sin tener que entrar después en cada una de las fuentes de datos externas.

Podrá reunir la información en una sola página y combinarla con SharePoint Designer para crear cuadros de mando personalizados y plantillas dinámicas.

Por último, también tendrá la posibilidad de personalizar las barras de herramientas y las cintas asociadas a los datos por defecto para que los usuarios puedan interactuar con ellos de la forma que su organización considere oportuna.

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Cómo crear flujos de trabajo automatizados con SharePoint Designer

Entre las características de diseño más populares de SharePoint Designer se encuentra la posibilidad de crear flujos de trabajo para automatizar cualquier tipo de proceso relacionado con las listas y bibliotecas de un sitio SharePoint.

En concreto, los flujos de trabajo que puede crear con Designer sirven para automatizar dos tipos de procesos:

  • Procesos relacionados con los componentes del sitio.

Un ejemplo sería la actualización de una fuente de datos específica después de que se haya modificado una fuente de datos inicial, como una biblioteca de documentos.

  • Procesos de colaboración entre personas.

En este caso, podríamos poner el ejemplo de la aprobación de un documento una vez que se ha añadido a una lista específica de SharePoint.

Con los flujos de trabajo, tendrá entonces la posibilidad de vincular a las acciones que los usuarios realizan en un sitio SharePoint una concatenación de eventos destinados a completar tareas repetitivas o esas operaciones "burocráticas" que cada día roban tiempo, energía y espacio a quehaceres mucho más provechosos.

Así pues, para crear un flujo de trabajo con SharePoint Designer, siga estas breves instrucciones:

  1. Abra SharePoint Designer.
  2. Abra el menú desplegable del elemento "Flujo de trabajo de la lista" en la barra de navegación.
  3. Seleccione "Nuevo".
  4. Indique la lista de sitios de SharePoint desde la que desea iniciar el flujo de trabajo.
  5. Introduzca el nombre y la descripción del flujo de trabajo.
  6. Asegúrese de que aparezca "Flujo de trabajo de SharePoint 2013" en la sección "Tipo de plataforma".
  7. Seleccione "Aceptar".

Ahora, el nuevo flujo de trabajo está listo para ser estructurado.

Si no está familiarizado con los flujos de trabajo de plataformas como Power Automate, debe saber que cada flujo de trabajo se basa en ciertos elementos estructurales, como Acciones, Condiciones, Fases, Pasos y Bucles.

En este artículo no entraremos en detalle en ellos.

Sin embargo, nos gustaría señalar que las Acciones corresponden trivialmente a lo que hace el flujo cuando se produce un evento y sus Condiciones relacionadas.

Por ejemplo, puede establecer como Condición la adición de un tipo de archivo concreto a una lista de SharePoint y como Acción el envío de una solicitud de aprobación a un grupo de usuarios específico.

En ese momento, el flujo comienza automáticamente a realizar paso a paso todas las Acciones que se le han asignado, posiblemente desglosadas en Fases y Pasos posteriores.

Por último, el término "Bucle" se refiere a la capacidad de hacer repetitivas específicas actividades del flujo de trabajo creado.

Así pues, ¡diviértase experimentando y perfeccionando así los procesos de su empresa, haciéndolos más fluidos, eficaces y, en última instancia, más satisfactorios para todos!

Cómo crear sitios corporativos de marca con SharePoint Designer

Una función importante de SharePoint Designer es ayudarle a implementar la estrategia de marca de su organización.

De hecho, el programa le permite incorporar elementos como logotipos, paletas, encabezados y pies de página corporativos en cada página de sus sitios SharePoint.

Para ello, pone a su disposición 3 herramientas principales, que reúnen colectivamente todos los comandos de diseño de la maquetación. Veámoslas a continuación:

  • Páginas maestras.

Originadas como una característica de ASP.NET, las Páginas maestras se incluyeron en SharePoint para crear, editar y guardar como plantillas reutilizables las páginas de sus sitios.

En concreto, puede utilizar una Página maestra para definir el diseño y la navegación dentro de cada página del sitio.

  • Diseño de página.

Junto con la Página maestra, los Diseños de página ofrecen un control granular sobre la estructura de las páginas que se publicarán en los sitios de SharePoint.

En concreto, le permiten modificar el título, el cuerpo y los gráficos que caracterizan sus textos digitales.

  • Hojas de estilo en cascada (Cascading Style Sheets).

SharePoint hace uso de las Hojas de estilo CSS para que los diseñadores web y de aplicaciones puedan aplicar los colores y gráficos de la marca corporativa, así como para posicionar los elementos que componen las páginas de un sitio.

Para crear una Hoja de estilo CSS, puede utilizar Páginas maestras, Diseños de página o el archivo CSS que luego adjuntará a cada página del sitio, de nuevo a través de SharePoint Designer.

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Giuseppe Marchi

 

Microsoft MVP para SharePoint y Microsoft 365 desde 2010.

Giuseppe es el fundador de intranet.ai y uno de los principales expertos en Italia en todo lo relacionado con Microsoft 365. Durante años, ha estado ayudando a las empresas a crear su entorno de trabajo digital en la nube de Microsoft, cuidando la experiencia de las personas.

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