SharePoint Document Library: creación, límites y buenas prácticas

Las bibliotecas de documentos son una de las características más importantes de Microsoft SharePoint, ya que sustentan las capacidades de gestión de documentos de la plataforma y permiten a los usuarios almacenar información y documentos en la nube de Microsoft 365.

En este artículo, echaremos un vistazo a qué son las bibliotecas de documentos en SharePoint, qué tipos están disponibles en la nueva Modern Experience, qué límites hay que tener en cuenta y, lo más importante, qué pasos y mejores prácticas hay que seguir para crear una biblioteca de documentos de SharePoint.

SharePoint Document Library: ¿qué es?

Las bibliotecas de documentos constituyen una de las principales características de SharePoint como sistema de gestión documental. De hecho, permiten almacenar información, contenidos multimedia y documentos en la nube de Microsoft 365, simplificando su búsqueda por parte de los usuarios gracias a la personalización de los metadatos y garantizando su privacidad en la fase de colaboración mediante el sistema articulado de permisos que caracteriza a SharePoint y al resto de aplicaciones de la suite.

 

Para más información, consulte nuestro artículo sobre el uso de
SharePoint como sistema de gestión de documentos.

 

Una biblioteca de documentos es un lugar seguro dentro del lugar de trabajo digital corporativo donde se puede colaborar en tiempo real con compañeros (o incluso con personas ajenas a la organización) para crear, editar, revisar y archivar documentos. Estos últimos se introducen o crean directamente en una biblioteca y luego se organizan mediante una división en carpetas o con el único uso de metadatos, es decir, la información contextual (autor, fecha de creación, estado de aprobación, etc.) capaz de simplificar tanto la catalogación como la recuperación de archivos desde cualquier punto de entrada en el entorno de Microsoft 365.

Además de los metadatos, las bibliotecas de documentos ofrecen funciones como:

• Creación de nuevos documentos a partir de plantillas personalizadas
• Seguimiento de cambios a través del historial de versiones
• Gestión de acceso por archivo individual, carpeta o biblioteca completa
• Edición en modo de coautoría

De este modo, las bibliotecas permiten centralizar la gestión de los documentos empresariales para simplificar las actividades de un equipo, un departamento o toda la organización, sustituyendo el envío constante de correos electrónicos y minimizando los riesgos de seguridad de los datos compartidos.

SharePoint Document Library: ¿qué tipos existen?

Desde la introducción de SharePoint Modern Experience, las diferencias entre los tipos disponibles de bibliotecas de documentos han empezado a debilitarse. Esto se debe al hecho de que ahora es posible crear una biblioteca vacía y personalizarla como se desee en términos de columnas, visualización de documentos y otras características que antes estaban preconfiguradas dentro de plantillas específicas.

Entre estas plantillas, hay siete tipos principales que aún podemos identificar en SharePoint y que se dividen entre Modern y Classic Experience. Las vemos en detalle a continuación.

Bibliotecas de documentos en la SharePoint Modern Experience

La Experiencia Moderna de SharePoint está diseñada para simplificar la creación de sitios más atractivos y con mayor capacidad de respuesta, ya que presenta contenidos curados gráficamente y ya adaptados a dispositivos móviles. También difiere de la experiencia clásica en que la arquitectura de la información de cada sitio es más flexible. Por ejemplo, cada sitio puede asociarse a un hub para permitir compartir elementos como la navegación sin la rigidez de las jerarquías tradicionales.

Así, entre los cambios que aporta Modern Experience se encuentran las bibliotecas de documentos con la definición de cuatro modelos básicos:

1. Document Library, el modelo estándar que SharePoint pone a disposición inmediata cuando se crea un nuevo sitio para gestionar documentos empresariales.
   
   
2. Site Assets Library, la segunda plantilla básica donde se recoge el contenido para construir y personalizar el sitio (logotipos, imágenes corporativas, etc.).
   
   
3. Site Pages Library, la biblioteca que alberga el conjunto de páginas del sitio SharePoint. Una peculiaridad de este modelo radica en la imposibilidad de subir contenidos por parte de los usuarios, aunque sean administradores. De hecho, esta biblioteca sólo contiene elementos autogenerados, que dependen del número de páginas creadas en el sitio.
   
   
4. Style Library, donde el sistema almacena los archivos .CSS, .XSL e incluso las imágenes utilizadas para personalizar el diseño de una página. Cuando se crea o despliega un tema personalizado de SharePoint, los principales estilos y archivos se almacenan automáticamente en esta biblioteca. Además, se pueden cargar directamente nuevos archivos de estilo.
   
   
5. Form Template Library, presente como subelemento de la biblioteca de documentos creada por defecto. Se utiliza para gestionar un grupo de formularios empresariales basados en lenguaje .XML.

 

Bibliotecas de documentos modernas en SharePoint

Bibliotecas de documentos en la SharePoint Classic Experience

La Experiencia Clásica de SharePoint es el marco original de la plataforma, caracterizado por una estructura jerárquica formada por colecciones de sitios y subsitios, que cuentan con un sistema heredado de navegación, permisos y configuración. A diferencia de la Experiencia Moderna, las páginas clásicas ofrecen una experiencia menos interactiva, flexible y receptiva en dispositivos móviles. La recuperación de información y la integración de flujos automatizados también parecen ser más rígidas.

Sin embargo, algunos elementos de la Experiencia Clásica se han incorporado a la Experiencia Moderna. Entre ellos, encontramos dos tipos particulares de bibliotecas de documentos:

1. Picture Library, dedicada exclusivamente a la recopilación de imágenes. Dispone de funciones como la previsualización, edición y descarga de gráficos archivados.
   
   
2. Wiki Page Library, útil para crear una red interconectada de páginas de información. Se trata de un modelo interesante, pero desgraciadamente anticuado y cada vez menos utilizado por las empresas.

Las limitaciones de una biblioteca de documentos de SharePoint

Además de la limitación relativa al espacio de almacenamiento en el inquilino de SharePoint (de la que hablamos en nuestro artículo sobre Microsoft 365 Archive), hay algunas limitaciones específicas para las listas y bibliotecas de documentos dentro de un sitio.

En primer lugar, puede almacenar hasta 30 millones de elementos por lista o biblioteca.

Pero cuidado: cuando se introducen más de 5.000 elementos, SharePoint bloquea automáticamente algunas funciones de gestión de contenidos, como

• Mostrar más de 5.000 elementos en una sola vista.
• Recuperar más de 5.000 elementos mediante una única solicitud.
• Añadir nuevas columnas de metadatos en una lista o biblioteca con más de 5.000 elementos.

Una vez superados los 100.000 elementos, resulta imposible detener la herencia de permisos dentro de una lista, biblioteca o carpeta. Sin embargo, la herencia puede interrumpirse a nivel de archivo individual, hasta el número máximo de permisos únicos.

En este sentido, el límite de permisos únicos admitidos en SharePoint es de 50.000. Aunque la propia Microsoft recomienda mantenerse dentro del límite de 5.000.

Una última limitación: SharePoint admite la creación de un máximo de 2.000 listas y bibliotecas combinadas por colección de sitios única (incluidos los sitios primarios y cualquier sitio secundario).

Cómo crear una biblioteca de documentos en SharePoint

Cada vez que se crea un nuevo sitio en SharePoint Online, se crea automáticamente una biblioteca de documentos denominada "Documentos", visible en la barra lateral izquierda.

Al acceder a esta biblioteca, el usuario tiene la posibilidad de crear nuevos contenidos con el comando "Nuevo". Además de crear contenidos desde cero, hay disponibles una serie de plantillas que agilizan el proceso de creación y pueden personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de la empresa, un departamento o un equipo de proyecto.

Como alternativa, el comando "Nuevo" muestra la opción "Carpeta", que permite crear una estructura híbrida, formada por carpetas que pueden enriquecerse añadiendo metadatos personalizados.

 

Opciones para crear nuevo contenido en una biblioteca de documentos de SharePoint

 

Además de crear documentos y carpetas directamente dentro de la biblioteca, el usuario también puede decidir importar archivos del ordenador localmente a SharePoint. Para ello, basta con utilizar el comando "Cargar" situado junto a "Nuevo"

Al igual que con el comando "Cargar", también es posible cargar plantillas personalizadas que se añaden al menú desplegable del comando "Nuevo".

 

Opciones para importar contenido en una biblioteca de documentos de SharePoint

 

Para cargar un archivo desde su PC a una biblioteca de documentos en SharePoint, el usuario también puede realizar una acción de arrastrar y soltar. De este modo, puede arrastrar el archivo de su interés desde la carpeta local donde está almacenado hasta la pantalla principal de la biblioteca. Una vez soltado el archivo, el sistema se encarga de cargarlo por sí solo y, por tanto, sin necesidad de utilizar ningún comando especial.

En el caso de un archivo con un peso significativo, el usuario puede comprobar el estado de carga en la barra correspondiente situada en la esquina superior derecha. Se trata de una característica importante a tener en cuenta, ya que SharePoint admite la carga de documentos de hasta 100 GB de peso.

 

Estado de un nuevo documento cargado en una biblioteca de SharePoint

 

Cuando carga un nuevo archivo desde su ordenador, siempre debe prestar atención al proceso de sincronización. De hecho, SharePoint crea una copia que se almacenará en sus bibliotecas de documentos y en el entorno integrado de Microsoft 365, que no se sincroniza por defecto con el archivo original que aún se encuentra en el ordenador.

Si se realizan cambios en el archivo dentro de la biblioteca, hay que recordar que el archivo relacionado localmente no se actualiza. Se convierte entonces en una versión obsoleta.

Sin embargo, si el usuario forma parte de la suscripción a Microsoft 365 de una empresa o institución educativa, o tiene acceso a SharePoint Server 2019 y Teams, tiene la opción de sincronizar los archivos de Microsoft SharePoint y Teams con una carpeta de su ordenador.

De este modo, puede utilizar las versiones más actualizadas de los documentos y editarlos incluso en ausencia de una red wi-fi. Una vez restablecida la conexión, los cambios se trasladan automáticamente de la biblioteca a la carpeta local, y viceversa.

Estos son los pasos para configurar la sincronización entre su pc y una biblioteca de documentos:

1. Pulse el icono de inicio de la aplicación SharePoint en la esquina superior izquierda.
2. Seleccione el elemento "SharePoint" y, a continuación, el sitio con los archivos que desea sincronizar.
3. Seleccione el elemento "Documentos" para sincronizar toda la biblioteca, o elija carpetas individuales que formen parte de ella.
4. Seleccione el comando "Sincronización".

La biblioteca o los archivos seleccionados se sincronizarán automáticamente con una carpeta de su ordenador, cuyo nombre será el siguiente "%perfildeusuario%\Contoso" (haciendo el ejemplo de que su empresa se llama Contoso).

Una última nota para la sincronización: si hay un icono de candado en los archivos sincronizados en el Explorador de archivos, significa que los archivos están sincronizados como de sólo lectura. Esto significa que no tiene los permisos necesarios para editar los archivos, o que la colección requiere extracción, o que tiene columnas o metadatos obligatorios. En cualquier caso, si estos archivos se modifican en el ordenador, los cambios no se sincronizarán en SharePoint. Para solucionar este problema, es necesario ponerse en contacto con el administrador y conseguir que se asignen los permisos necesarios.

Siguiendo con el tema de los permisos, todos los documentos y carpetas que se crean dentro de una biblioteca de documentos son visibles por defecto para las personas con permisos. Tener un determinado permiso, hace que los usuarios entren en determinados grupos de acceso que pueden o no realizar acciones de edición en el sitio. En concreto:

• Las personas con permiso "Sin control" pertenecen al grupo "Visitantes del sitio" y sólo pueden leer el contenido de la biblioteca.
• Las personas con permiso "Control limitado" forman parte del grupo "Miembros del sitio" y están restringidas a leer y editar el contenido de una biblioteca.
• Las personas con permiso de "Control total" pertenecen al grupo de "Propietarios del sitio".

Este último grupo es el responsable de gestionar el sitio de SharePoint en el que se encuentra la biblioteca de documentos, por lo que todos sus miembros tienen potestad no sólo para ver, editar o eliminar el contenido de una biblioteca, sino también para asignar permisos a otros miembros.

 

Ventana para asignar permisos en una biblioteca de documentos de SharePoint

 

Una vez concedido el permiso de edición, se pueden realizar cambios en el contenido de una biblioteca de documentos a través de la integración de SharePoint con las aplicaciones de Office 365. Por ejemplo, un documento de Word se abre por defecto en la aplicación en línea Microsoft Word.

Si el usuario desea utilizar todas las capacidades de edición de la plataforma (por ejemplo, Word), puede cambiar directamente a la aplicación de escritorio mediante el comando "Abrir en Desktop App". De nuevo gracias a la profunda integración con SharePoint, los cambios realizados en la aplicación de escritorio se guardan automáticamente en la biblioteca de documentos donde se encuentra el documento.

Para analizar la evolución de un documento debido a los cambios realizados por usted mismo o por sus compañeros, SharePoint ofrece la función "Historial de versiones". Al seleccionar este comando, accederá a la ventana del historial de versiones, donde podrá ver información sobre el historial de un documento, como por ejemplo

• número de versión
• fecha de modificación
• usuario que realizó el cambio
• peso de la versión
• comentarios

 

Ventana con el historial de versiones de un archivo en una biblioteca de SharePoint

 

Otro aspecto que merece la pena explorar al crear una biblioteca de documentos en SharePoint se refiere a la personalización de los metadatos, es decir, la información necesaria para catalogar e indexar los archivos en la biblioteca de documentos en Microsoft 365.

Es necesario seleccionar el comando "Añadir columna" dentro de una biblioteca de documentos y elegir el tipo de columna más adecuado para enriquecer la estructura de metadatos de los documentos archivados. Encontramos los mismos tipos de columna en la creación de una lista de SharePoint.

 

Para obtener más información, le recomendamos que lea nuestro
artículo sobre cómo crear una lista en SharePoint Online.

 

En el artículo enlazado, encontrará toda la información necesaria para estructurar los metadatos de una biblioteca de documentos eligiendo entre las columnas disponibles y las opciones disponibles para configurar sus valores.

Para concluir la visión general, ofrecemos a continuación una tabla que resume las funcionalidades clave de una biblioteca de documentos en SharePoint.

 

 

SharePoint Document Library: las funcionalidades clave

 

Funcionalidad de una biblioteca de SharePoint	Descripción
Almacenamiento centralizado	Proporciona un único punto de recogida para los documentos empresariales, eliminando la necesidad de buscar archivos en carpetas anidadas, facilitando la colaboración en la gestión de archivos y garantizando la privacidad de la información.
Registro de documentos	Permite que una sola persona edite un archivo, evitando sobrescrituras accidentales.
Uso de metadatos	Permite categorizar los documentos por autor, departamento o tipo de archivo, a la vez que simplifica su búsqueda en SharePoint y en el entorno Microsoft 365.
Integración de flujos de trabajo automatizados	Permite automatizar procesos como la aprobación de documentos, gestionando el envío para su revisión y aprobación por usuarios individuales o grupos autorizados.
Seguridad	Restringe el acceso a los documentos en función de los permisos asignados en SharePoint, garantizando la privacidad de los datos y permitiendo a los Admins configurar los parámetros de seguridad.
Gestión de derechos de información	Proporciona controles adicionales para documentos altamente confidenciales, como la restricción de copia, impresión o edición por archivo.
Accesibilidad móvil	Permite acceder a los documentos, editarlos y gestionarlos desde cualquier lugar a través de la aplicación móvil de SharePoint.
Sincronización	Permite sincronizar toda una biblioteca, carpetas o archivos individuales con el ordenador, para trabajar sobre la versión más actualizada y transferir los cambios realizados sin conexión a la biblioteca donde está almacenado el documento, una vez restablecida la conexión a Internet.

Buenas prácticas para gestionar las bibliotecas de documentos de SharePoint

Ahora que hemos visto los aspectos más importantes de la creación y configuración de una biblioteca de documentos en SharePoint, podemos hablar de las mejores prácticas.

Se trata de algunos consejos y puntos de atención que deberían incorporarse a los pasos vistos en el capítulo anterior para conseguir una biblioteca de documentos bien organizada y funcional. Veámoslos a continuación.

 

 

1. Determinar la ubicación de la biblioteca

Una vez identificado el tipo y número de bibliotecas documentales necesarias para gestionar los documentos en el puesto de trabajo digital corporativo, es necesario determinar en qué sitio crear cada una de ellas. Por ejemplo, una biblioteca destinada a publicar y compartir contenidos con personas ajenas a la organización debería crearse en un sitio específico para la comunicación externa, en lugar de colocarla en un sitio de equipo o en una intranet.

 

 

2. Planificar el flujo de contenidos

Al crear sus bibliotecas de documentos en un sitio SharePoint, debe planificar el flujo de contenido desde la biblioteca a otro destino (por ejemplo, una segunda biblioteca o un sitio diferente). SharePoint proporciona las siguientes formas de mover contenido:

• Integrando flujos automatizados que mueven o copian contenido de un sitio o biblioteca a una ubicación diferente en SharePoint. Un flujo puede guiar un documento a través de un proceso personalizado, asignando tareas a los usuarios cuando se activa su función en el ciclo de vida del documento. Un ejemplo es el flujo que gestiona la aprobación de un documento, que se almacena automáticamente en una biblioteca específica si el proceso tiene éxito.
  
  
• Copiar un documento a una biblioteca en cualquier sitio para el que el usuario tenga permiso de creación y edición. La relación entre el documento original y la copia se mantiene intacta para que esta última pueda actualizarse cuando sea necesario.
  
  
• Enviar contenido al sitio de gestión de registros mediante la interfaz de usuario de SharePoint, un flujo de trabajo o una solución personalizada basada en el modelo de objetos de SharePoint Server (válido solo para SharePoint Server 2016 y SharePoint Server 2013).
  
  
• Copiar o mover manualmente el contenido de una biblioteca de documentos a otra ubicación de SharePoint mediante Carpetas web o Lugares de red.

Cabe destacar que la implementación de un flujo automatizado es una práctica recomendada que no debe subestimarse en la gestión de bibliotecas de documentos de SharePoint. A pesar de los evidentes beneficios en términos de ahorro de tiempo y aumento de la productividad, todavía son pocas las empresas que optan por automatizar sus procesos internos.

Se trata de una carencia bastante grave cuando se trata de la gestión de procesos, donde las tareas repetitivas constituyen la mayor parte de la carga de trabajo y donde el riesgo de cumplimiento es grande.

Nuestros expertos pueden proporcionar apoyo no sólo en la configuración adecuada de las bibliotecas de documentos, haciendo el mejor uso de las características de SharePoint, sino que también pueden integrar las automatizaciones necesarias para gestionar todo el ciclo de vida de los documentos empresariales de manera eficiente y segura.

 

 

3. Definir la estructura de carpetas (si decide utilizarlas)

No hay que condenar el uso de carpetas dentro de una biblioteca de documentos. Siempre que no sean carpetas anidadas. Por lo tanto, para evitar abrirlas como matrioskas, es importante establecer una estructura jerárquica clara en la que la categorización de las carpetas pueda depender de factores como la relevancia para un proyecto o departamento. Para simplificar la categorización, SharePoint proporciona un tipo particular de carpetas para las que se pueden establecer metadatos predefinidos: los Document Sets.

 

 

4. Utilizar metadatos para mejorar el archivado y la búsqueda

Aunque las carpetas son una herramienta familiar para muchos usuarios, no debe subestimarse el uso de metadatos para estructurar la información en una biblioteca de SharePoint. De hecho, los metadatos permiten categorizar el contenido de los documentos archivados e indexarlos en las búsquedas basándose en información como el tipo de archivo, el estado de aprobación, la fecha de creación y el autor.

 

 

5. Implementar el control de versiones

Es importante activar el control de versiones para realizar un seguimiento de los cambios y actualizaciones realizados en el contenido de una biblioteca de documentos a lo largo del tiempo. Si está activado, las nuevas versiones se añaden al historial de un elemento después de guardar cada cambio.

Estos son los pasos para activar el control de versiones en una biblioteca de documentos:

1. Acceda a la biblioteca de documentos que le interese.
2. Abra la configuración y seleccione la opción "Configuración de la colección".
3. Seleccione la opción "Configuración del control de versiones".
4. Configure el control de versiones mediante los siguientes ajustes
   • Aprobación obligatoria del contenido de los elementos enviados.
   • Creación de una nueva versión cada vez que se edita un archivo de la colección de documentos utilizando sólo versiones mayores o versiones mayores y menores.
   • Límite opcional del número de versiones a conservar.
   • Límite de tiempo para eliminar versiones en función de la antigüedad.

 

 

6. Revisar periódicamente los permisos de acceso y el contenido

La asignación de permisos de acceso es un paso clave en la creación de una biblioteca de documentos para garantizar que los documentos archivados estén seguros y puedan gestionarse adecuadamente. Sin embargo, es igualmente importante revisar los permisos a lo largo del tiempo para asegurarse de que se actualizan a medida que cambian los roles dentro de la organización.

Del mismo modo, es aconsejable revisar periódicamente los documentos almacenados en las bibliotecas de documentos de los sitios SharePoint para garantizar que el contenido y los metadatos están actualizados o que los archivos obsoletos o irrelevantes para las actividades de los usuarios se almacenan en los archivos corporativos.

En este caso, el consejo es purgar las bibliotecas de documentos de los documentos menos utilizados mediante la eliminación directa o moviéndolos a un sistema de copia de seguridad externo a SharePoint. La razón radica en la cuota de almacenamiento disponible en el tenant corporativo de SharePoint, que nunca debería superarse.

FAQ sobre las bibliotecas de documentos de SharePoint

¿Qué son las bibliotecas de documentos en SharePoint?

Las bibliotecas de documentos son una de las principales características de SharePoint como sistema de gestión de documentos. Permiten almacenar información, contenido multimedia y documentos en la nube de Microsoft 365, simplificando la búsqueda a través de la personalización de metadatos y garantizando la privacidad durante la colaboración mediante un sistema complejo de permisos.

¿Cuáles son los principales tipos de bibliotecas de documentos en la experiencia moderna de SharePoint?

En la experiencia moderna de SharePoint, los principales tipos de bibliotecas de documentos incluyen: Biblioteca de documentos, Biblioteca de activos del sitio, Biblioteca de páginas del sitio, Biblioteca de estilos y Biblioteca de plantillas de formularios. Estos tipos ofrecen varias funcionalidades como la gestión de contenido del sitio, la creación de páginas, la personalización de diseños y la gestión de formularios empresariales.

¿Cuáles son los principales tipos de bibliotecas de documentos en la experiencia clásica de SharePoint?

En la experiencia clásica de SharePoint, los principales tipos de bibliotecas de documentos incluyen: Biblioteca de imágenes, dedicada exclusivamente a la colección de imágenes, y Biblioteca de páginas Wiki, útil para crear una red interconectada de páginas informativas.

¿Cuáles son las limitaciones de una biblioteca de documentos en SharePoint?

Las principales limitaciones de una biblioteca de documentos en SharePoint incluyen: la capacidad de almacenar hasta 30 millones de elementos por lista o biblioteca de documentos individual, con algunas funcionalidades que se bloquean automáticamente al superar los 5,000 elementos; el límite de 100,000 elementos para romper la herencia de permisos; y el límite de permisos únicos admitidos en SharePoint, que es equivalente a 50,000.

¿Cómo crear una biblioteca de documentos en SharePoint?

Para crear una biblioteca de documentos en SharePoint, cada vez que se crea un nuevo sitio en SharePoint Online, se crea automáticamente una biblioteca de documentos llamada "Documentos". Al acceder a esta biblioteca, el usuario puede crear nuevo contenido con el comando "Nuevo" e importar archivos desde el ordenador local usando el comando "Cargar".

¿Cómo sincronizar archivos entre su PC y una biblioteca de documentos en SharePoint?

Para sincronizar archivos entre su PC y una biblioteca de documentos en SharePoint, necesita presionar el icono de inicio de la aplicación SharePoint, seleccionar "SharePoint", elegir el sitio con los archivos a sincronizar, seleccionar "Documentos" o carpetas individuales para sincronizar y finalmente seleccionar el comando "Sincronizar". La biblioteca o los archivos seleccionados se sincronizarán automáticamente con una carpeta en su ordenador.

¿Cuáles son las mejores prácticas para gestionar bibliotecas de documentos en SharePoint?

Las mejores prácticas para gestionar bibliotecas de documentos en SharePoint incluyen: determinar la ubicación de la biblioteca, planificar el flujo de contenido, definir una estructura de carpetas clara, usar metadatos para mejorar el almacenamiento y la búsqueda, implementar el control de versiones y revisar periódicamente los permisos de acceso y el contenido.