SharePoint y Teams: todas las integraciones posibles
Seguro que Usted sabe que todas las herramientas de la suite Microsoft 365 son ya imprescindibles para cualquier entorno de trabajo digital que se precie. Pero, ¿sabe cómo integrarlas para mejorar aún más su productividad?
En este artículo, veremos las formas en las que SharePoint puede integrarse con Microsoft Teams. A continuación, veremos más de cerca cómo integrar un sitio de SharePoint con un grupo de Teams, cómo insertar una lista de SharePoint en la aplicación de Teams y cómo hacer que la integración entre SharePoint y Microsoft Teams sea más fluida con las automatizaciones personalizadas de Power Automate.
Lo que encontrará en este artículo
- SharePoint vs Teams: ¿dos caras de la misma moneda?
- Cómo crear un sitio SharePoint con Microsoft Teams
- Integración de SharePoint con Teams: cómo añadir listas de SharePoint en Teams
- Integración de SharePoint con Teams: cómo automatizar procesos con Power Automate
- Cómo acceder a los sitios de SharePoint desde Teams
SharePoint vs Teams: ¿dos caras de la misma moneda?
Microsoft ofrece una serie de herramientas diseñadas para simplificar las actividades cotidianas dentro de una organización. Dentro de la suite Microsoft 365, SharePoint Online y Microsoft Teams desempeñan un papel fundamental a la hora de permitir una mejor comunicación y colaboración entre compañeros.
SharePoint permite crear sitios web modernos, gestionar contenidos y documentos de forma granular y digitalizar archivos corporativos con funcionalidades específicas para cada etapa del ciclo de vida de los documentos (redacción, edición, aprobación, distribución y archivo).
Microsoft Teams no necesita presentación: seguro que en algún momento Usted ha utilizado la aplicación estrella para la comunicación corporativa. Con sus reuniones, videollamadas y chat, es imposible no tener delante a esos dos hombrecillos azules con su inconfundible cuadrado blanco en forma de T.
Sin embargo, no son pocos los que confunden los casos de uso de estas dos plataformas precisamente por las funcionalidades que ofrecen para simplificar la comunicación y la colaboración en tiempo real. He aquí, pues, una tabla que resume brevemente cuándo conviene utilizar SharePoint y Microsoft Teams.
| Casos de uso | SharePoint Online | Microsoft Teams |
| Archivar y gestionar documentos empresariales | Para almacenar, organizar y gestionar documentos en bibliotecas estructuradas con control de versiones y permisos granulares. | Para compartir rápidamente documentos e información, y colaborar en tiempo real con otros usuarios a través del chat o durante una reunión. |
| Gestión de proyectos | Para proyectos que requieren una documentación estructurada, accesible y editable sólo por los miembros del equipo, con un seguimiento detallado de los cambios. | Para la colaboración en tiempo real, la gestión de tareas mediante aplicaciones integradas como Microsoft Planner y la comunicación continua mediante chat y videollamadas. |
| Automatización de procesos | Para implantar flujos de trabajo complejos que automaticen tareas repetitivas como la aprobación de documentos para su inclusión en una biblioteca de documentos. | Para integrar flujos de trabajo sencillos, automatizando tareas como el envío de notificaciones. Las posibilidades de automatización son menores que en SharePoint. |
| Gestión de permisos | Para acceder a controles de seguridad y gestión granular de permisos, regulando el acceso a sitios corporativos, bibliotecas y documentos individuales. | Para gestionar permisos a nivel de equipo y canal, pero con menos granularidad que en SharePoint. |
| Publicación de noticias | Para publicar comunicaciones y actualizaciones a través de páginas de contenido y noticias, que pueden dirigirse a grupos de usuarios específicos o a toda la organización. | No es el más adecuado para publicar noticias; Teams está más orientado al debate y a la comunicación rápida entre los miembros del equipo. |
Así que, por un lado, tenemos una plataforma que nos permite crear contenidos dirigidos a audiencias corporativas; por otro, tenemos la aplicación ideal para la colaboración en tiempo real con los compañeros.
Por un lado, Teams nos permite crear grupos de trabajo dinámicos; por otro, SharePoint es el centro de administración desde el que gestionar las autorizaciones de acceso y almacenar los documentos compartidos de forma segura, sencilla y bien organizada.
Pero, ¿qué ocurre cuando estas dos aplicaciones se integran? Descubrámoslo juntos.
¿Qué es intranet.ai?
intranet.ai es la intranet empresarial lista para su uso, diseñada para reducir costos y tiempos de implementación, creando así un entorno de trabajo digital altamente colaborativo y moderno:
- Precio inicial de 3.650 €/año para una intranet completa
- 50+ aplicaciones, que incluyen búsqueda avanzada, gestión de documentos, noticias, notificaciones push a través de Teams, perfil personal y preguntas frecuentes
- Integración al 100% con SharePoint Online y Microsoft 365
Cómo crear un sitio SharePoint con Microsoft Teams
El primer tipo de integración entre SharePoint y Microsoft Teams se refiere a los grupos y sitios de equipo.
Un grupo de Microsoft Teams es, de hecho, un espacio de colaboración que se conecta a uno o varios sitios de SharePoint. Concretamente, se trata de sitios de equipo.
Esto significa que cada vez que se crea un grupo de Teams, se crea automáticamente un sitio de equipo en SharePoint. Aquí se guardan y almacenan todos los archivos compartidos en el grupo de Teams vinculado. Pero eso no es todo.
Cada grupo de Microsoft Teams puede dividirse en canales, que no son más que grupos más pequeños dentro de un grupo principal. Por ejemplo, el grupo de Marketing puede necesitar canales dedicados a productos o eventos específicos para coordinar mejor las actividades de sus miembros.
Sin embargo, en Microsoft Teams no hay un solo tipo de canal, sino tres. Y cada uno de estos tipos corresponde a una conexión diferente con SharePoint:
- Canal estándar = se crea una carpeta con archivos compartidos en el sitio de SharePoint vinculado al grupo principal.
- Canal privado = se crea un nuevo sitio SharePoint, completamente independiente del sitio conectado al grupo principal.
- Canal compartido = se crea un sitio SharePoint autónomo, como en el caso de los canales privados.
De esta forma, cada grupo y canal tendrá su propio espacio de colaboración dentro de SharePoint Online para poder guardar, almacenar y colaborar en los documentos del proyecto sin perderlos en el flujo de comunicación general.
Usted se preguntará si es posible trabajar en sentido inverso, es decir, si existe la posibilidad de crear un grupo en Teams desde SharePoint. La respuesta es sí, PERO.
Es sencillo. Pero no automático.
Para crear un grupo en Microsoft Teams con las mismas personas con las que compartes un sitio de equipo en SharePoint, debe utilizar el comando "Añadir Microsoft Teams" en la esquina inferior izquierda de la página de inicio de SharePoint.
Si aparece el inconfundible icono de Teams en la barra de navegación de su sitio de SharePoint, ya está: ese icono es el acceso rápido al grupo correspondiente en la aplicación Microsoft Teams.
Integración de SharePoint con Teams:
cómo añadir listas de SharePoint en Teams
En el universo Microsoft, una lista es una colección de datos que ayuda a organizar una amplia gama de información de forma flexible. Una lista siempre consta de dos elementos:
- Columnas, que contienen los metadatos.
- Filas, que contienen los valores relacionados con los metadatos introducidos.
Los metadatos sirven para agrupar, categorizar y seguir la información que nos interesa.
Tomemos el ejemplo de una lista de contactos.
En cada fila encontraremos los nombres de las personas que nos interesan, como las que participan en una iniciativa o proyecto. En cada columna, por otra parte, encontraremos metadatos como la empresa en la que trabajan los contactos añadidos a la lista o la función que desempeñan.
Además, es posible vincular archivos como hojas de cálculo o documentos a cada elemento de una lista para ofrecer más detalles.
Microsoft 365 SharePoint cuenta con funcionalidades específicas que la convierten en la plataforma ideal para recopilar y catalogar cualquier tipo de datos. Entre estas funcionalidades, encontramos la posibilidad de crear listas y bibliotecas de documentos.
En concreto, es posible configurar partes web de SharePoint para añadir listas como contactos, pero también anuncios, tareas de proyectos, enlaces rápidos y mucho más a páginas de la intranet o a un sitio específico del equipo.
Pero lo que nos interesa hoy es la posibilidad de añadir listas como pestañas dentro de Microsoft Teams. De hecho, podemos añadir una lista, una biblioteca de documentos e incluso una página de un sitio SharePoint como enlace rápido en la app de Teams.
Para ello, basta con hacer clic en el '+'de la pestaña de navegación superior, seleccionar SharePoint y elegir el elemento a insertar.
Añadir una nueva pestaña a un grupo de Teams
Añadir una lista de SharePoint o una biblioteca de documentos como pestaña en Teams
Es importante destacar que podemos integrar una lista del sitio de Teams vinculada a nuestro grupo de Teams o una lista de cualquier otro sitio de SharePoint al que tengamos acceso.
Esto nos permitirá llegar rápidamente a contenidos útiles como páginas de la intranet (el sitio de comunicación de SharePoint que se dirige a toda la organización).
Por último, la integración entre las herramientas de Microsoft 365 nos permite editar listas y páginas de SharePoint directamente desde Teams. Aquí, pues, las funcionalidades de comunicación en tiempo real se suman a las funcionalidades de gestión de contenidos propias de SharePoint Online.
No está nada mal para trabajar en equipo, ¿verdad?
Para concluir este capítulo, recomendamos la lectura de nuestro artículo sobre Microsoft Lists.
Se trata de una aplicación de Microsoft 365 que amplía la funcionalidad de creación de listas de SharePoint y refuerza la integración con Microsoft Teams. Eche un vistazo al artículo para descubrir cómo ha evolucionado SharePoint Lists Online y cómo puede utilizar esta nueva solución para mejorar aún más la colaboración con sus compañeros.
Integración de SharePoint con Teams:
cómo automatizar procesos con Power Automate
Power Automate. Una de las herramientas más populares para las empresas de todo el mundo, junto con Microsoft Excel. Pero, ¿qué hace?
En pocas palabras, trata de conseguir el mismo objetivo que todas las aplicaciones de Microsoft, es decir, simplificar nuestro trabajo, y lo hace creando flujos de trabajo en modo low-code. Esto significa que cualquier usuario tiene la posibilidad de construir e implementar automatizaciones, sin necesidad de tener conocimientos de escritura de código.
Los flujos de trabajo de Power Automate son útiles para optimizar procesos de poco valor, como enviar un correo electrónico a un compañero cada vez que se aprueba un documento.
La tercera integración entre SharePoint y Microsoft Teams se refiere a las automatizaciones de Power Automate.
Los casos de uso pueden ser infinitos, pero volvamos al ejemplo de hace un momento: el proceso de aprobación de un documento. He aquí cómo evoluciona el proceso de aprobación cuando lo gestiona un flujo de Power Automate, conectando bibliotecas de SharePoint con grupos corporativos de Teams:
- Seleccionar un archivo de un sitio SharePoint.
- Lanzar la aprobación con la app Aprobaciones. En el formulario enviado, podemos introducir cualquier dato relevante sobre el archivo e indicar la lista de personas de las que se requiere la aprobación. A continuación, Power Automate envía un mensaje de notificación a los grupos de equipos implicados en elproceso.
- Si el archivo se aprueba correctamente, el estado "Aprobado" se establece automáticamente en la bibliotecade SharePoint donde se almacena el documento.
Con la integración de SharePoint y Teams a través de Power Automate, innumerables acciones manuales se sustituyen por un proceso rápido y eficiente. El tiempo ahorrado puede dedicarse a actividades mucho más estratégicas.
Cómo acceder a sitios de SharePoint desde Teams
Hemos llegado al último tipo de integración entre SharePoint Online y Microsoft Teams. Vamos a hablar de la posibilidad de crear un acceso rápido a un sitio SharePoint en la app Teams, manteniendo el contexto de navegación de esta última.
De hecho, es posible añadir un icono en la barra lateral de la aplicación Microsoft Teams para acceder al sitio SharePoint conectado sin entrar en el entorno de SharePoint Online.
Esto es posible gracias a Viva Connections, el módulo de la suite Microsoft Viva que permite acceder a contenidos de la intranet o a otros sitios SharePoint desde Microsoft Teams.
Los usuarios administradores tienen la opción de anclar la aplicación Viva Connections en la barra lateral izquierda, lo que permite a los compañeros acceder a un panel personalizable que reúne los recursos del sitio SharePoint integrado.
Acceso rápido a la intranet de SharePoint desde Microsoft Teams
Además de la intranet, que es el sitio de SharePoint que más interesa al público corporativo, podemos decidir integrar el acceso al portal de formación.
De este modo, los usuarios pueden utilizar su aplicación Microsoft Teams para comunicarse, colaborar, mantenerse al día y aprender nuevas habilidades.
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Giuseppe Marchi
Microsoft MVP para SharePoint y Microsoft 365 desde 2010.
Giuseppe es el fundador de intranet.ai y uno de los principales expertos en Italia en todo lo relacionado con Microsoft 365. Durante años, ha estado ayudando a las empresas a crear su entorno de trabajo digital en la nube de Microsoft, cuidando la experiencia de las personas.
Preguntas Frecuentes sobre la integración entre SharePoint y Microsoft Teams
¿Cómo se integra un sitio de SharePoint con un grupo de Teams?
Cada vez que se crea un grupo de Teams, automáticamente se crea un sitio de equipo en SharePoint. Este sitio guarda y almacena todos los archivos compartidos en el grupo de Teams vinculado. Cada grupo de Teams puede tener diferentes canales (estándar, privados, compartidos) que corresponden a diversas modalidades de creación y gestión de los sitios de SharePoint asociados.
¿Cómo agregar una lista de SharePoint en la aplicación de Teams?
Para agregar una lista de SharePoint en la aplicación de Teams, haga clic en el “+” presente en la pestaña de navegación superior, seleccione SharePoint y elija el elemento a insertar. Es posible integrar una lista del sitio de equipo vinculado al grupo de Teams o una lista de otro sitio de SharePoint al que se tenga acceso.
¿Cómo automatizar los procesos entre SharePoint y Teams?
Power Automate permite crear flujos automatizados para optimizar los procesos. Por ejemplo, para el proceso de aprobación de un documento, se puede seleccionar un archivo de un sitio de SharePoint, lanzar la aprobación con la aplicación de Approvals, y Power Automate enviará una notificación a los grupos de Teams involucrados. Una vez aprobado, el estado del documento en la biblioteca de SharePoint se actualizará automáticamente.
¿Cómo acceder a los sitios de SharePoint desde la aplicación de Teams?
Es posible crear un acceso rápido a un sitio de SharePoint en la aplicación de Teams utilizando Viva Connections. Los administradores pueden fijar la aplicación de Viva Connections en la barra lateral de Teams, permitiendo a los usuarios acceder a un panel personalizable con los recursos del sitio de SharePoint integrado.
¿Cuál es la diferencia entre SharePoint y Teams?
SharePoint es ideal para crear sitios web, gestionar contenidos y documentos, y digitalizar archivos empresariales con controles granulares. Teams es la plataforma de comunicación para chat, videollamadas y reuniones. SharePoint es más adecuado para el almacenamiento estructurado y la gestión de documentos, mientras que Teams es perfecto para la colaboración en tiempo real.
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