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SharePoint Teams:
conozca el potencial del dúo firmado Microsoft 365

Seguro que sabe que las herramientas de la suite Microsoft 365 son esenciales para cualquier lugar de trabajo digital que se precie.

Pero, ¿sabe también que puede integrarlas para desbloquear nuevas funciones?

Echemos juntos un vistazo a uno de los combos más queridos:
SharePoint OnlineMicrosoft Teams.

SharePoint y Teams:
¿dos caras de la misma moneda?

Microsoft ofrece una serie de herramientas para realizar todo tipo de tareas y simplificar la vida profesional. Entre ellas, hoy hemos decidido explorar SharePoint Online y Teams.

La primera le permite crear sitios web, publicar contenidos y almacenar archivos que circulan en su empresa o que se comparten por diversos motivos.

La segunda no necesita presentación: estamos seguros de que todos ustedes han utilizado alguna vez la aplicación de colaboración y comunicación profesional por excelencia. Con sus reuniones, videollamadas y chat, es imposible no tener delante de los ojos a esos dos hombrecillos azules con su inconfundible cuadradito y la T blanca. 

Si tuviéramos que resumir lo que distingue a estas dos herramientas, probablemente dibujaríamos un diagrama como el siguiente:

Microsoft SharePoint Online Microsoft Teams
Almacenamiento de archivos en la nube Colaboración en archivos compartidos
Gestión de permisos de acceso Coordinación entre equipos de proyecto
Creación de contenidos de marca Comunicación en tiempo real


Está claro, ¿verdad?

Por un lado, tenemos una plataforma que nos permite crear contenidos dirigidos a audiencias corporativas; por otro, tenemos la aplicación ideal para difundir todas las comunicaciones corporativas a través de nuestros distintos equipos y canales.

Por un lado, Teams nos permite crear grupos de trabajo dinámicos; por otro, SharePoint es el centro de gestión desde el que controlar los permisos de acceso y almacenar los documentos compartidos de forma segura, sencilla y bien organizada.

Así que vamos a descubrir cómo unir estas piezas complementarias.

¿Qué es intranet.ai?

Es una intranet corporativa lista para utilizar,

diseñada para reducir los costos y el tiempo de implementación proporcionando un lugar de trabajo digital totalmente moderno y colaborativo.

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  • 100% integrado con SharePoint Online y Microsoft 365.

Microsoft SharePoint Team Site:
cómo crear un sitio de colaboración con Microsoft Teams

El primer tipo de integración entre SharePoint Online y Teams tiene que ver con los grupos y los sitios de Team.

Un grupo de Microsoft Teams es un espacio de colaboración que, de hecho, se conecta a uno o varios sitios de SharePoint. En concreto, se conecta a un sitio de grupo (si no tiene ni idea de lo que son, le recomendamos echar un vistazo aquí).

Esto significa que siempre que cree un grupo de Teams, se creará automáticamente un sitio de grupo en SharePoint. En él se guardan y almacenan todos los archivos compartidos en el grupo de Teams vinculado.

Pero, por supuesto, eso no es todo.

Cada grupo de Teams puede dividirse en canales, que no son otra cosa que equipos más pequeños que el grupo principal. Por ejemplo, el grupo de Marketing puede necesitar canales dedicados a productos o eventos específicos para coordinar mejor el trabajo de sus miembros.

Sin embargo, en Teams no existe un solo tipo de canal, sino tres. Y a cada uno de estos tipos corresponde una conexión diferente con SharePoint:

  • Canal estándar = se crea una carpeta con archivos compartidos dentro del sitio de grupo de SharePoint vinculado al grupo de Teams principal.
  • Canal privado = se crea un nuevo sitio de grupo de SharePoint, completamente autónomo del grupo de Teams principal.
  • Canal compartido = se repite lo que ocurre con el canal privado.

De este modo, cada grupo y canal dispondrá de su propio espacio de almacenamiento en SharePoint Online para poder guardar, almacenar y colaborar en los documentos del proyecto sin perderlos en la confusión general.

Llegados a este punto, quizá se pregunte si es posible operar en sentido contrario, es decir, si existe la posibilidad de crear un grupo en Microsoft Teams desde SharePoint.

La respuesta es sí.

Es sencillo. Pero no automático.

De hecho, para crear un grupo en Teams con las mismas personas con las que comparte un sitio de grupo en SharePoint Online, debe hacer clic en "Añadir Microsoft Teams" en la parte inferior izquierda de la página de inicio de su sitio.

Si aparece el inconfundible icono de Teams en la barra de navegación de su sitio de SharePoint, ya está: ese icono es el acceso rápido a su grupo en la aplicación de Microsoft Teams.

SharePoint Lists:
cómo integrar listas (y mucho más) de SharePoint Online en la aplicación Teams

En el universo Microsoft, una lista es una colección de datos que puede compartirse fácilmente y que ayuda a organizar una amplia gama de información de forma flexible.

Una lista siempre consta de dos elementos: filas, que contienen datos, y columnas, que contienen metadatos.

Estos últimos se utilizan para agrupar, categorizar y rastrear la información que nos interesa.

Tomemos el ejemplo de una lista de contactos.

En cada fila encontraremos los nombres de las personas que nos interesan, como las que participan en alguna de nuestras iniciativas o proyectos. En cada columna, sin embargo, encontraremos metadatos como la empresa en la que trabajan nuestros contactos o la función que desempeñan.

Además, archivos como hojas de cálculo o documentos pueden vincularse a cada elemento de una lista para ofrecer más detalles.

Si todo está claro hasta ahora, prosigamos con nuestra discusión.

SharePoint de Microsoft 365 tiene características específicas que lo convierten en la plataforma ideal para recopilar y catalogar cualquier tipo de datos. Entre estas características, encontramos la capacidad de crear nuestras propias listas.

En concreto, las partes web de SharePoint pueden configurarse para añadir listas como contactos, pero también anuncios, tareas de proyectos, enlaces rápidos y mucho más a las páginas de la intranet o del sitio de grupo creado para un evento concreto.

Pero lo que nos interesa hoy es la posibilidad de insertar listas como pestañas dentro de la aplicación de Microsoft Teams.

De hecho, podemos añadir una lista, una biblioteca de documentos o incluso una página de un sitio de SharePoint como enlace rápido en Teams.

Para ello, basta con hacer clic en el "+" de la pestaña de navegación superior, seleccionar SharePoint y elegir el elemento que queremos insertar.

Añadir una nueva pestaña a un grupo de Teams

Añadir una nueva pestaña a un grupo de Teams

 

 

Añadir una lista de SharePoint o una biblioteca de documentos como pestaña en Teams

Añadir una lista de SharePoint o una biblioteca de documentos como pestaña en Teams


Cabe destacar que podemos integrar una lista presente en el sitio del grupo vinculado a nuestro grupo de Teams o desde cualquier otro sitio de SharePoint al que tengamos acceso.

Esto nos permitirá acceder rápidamente a páginas de interés general como las contenidas en la intranet (el sitio de comunicación de SharePoint que atiende a toda la población corporativa) y que pueden resultar útiles para el proyecto que nuestro equipo está llevando a cabo.

Por último, la integración entre las herramientas de Microsoft 365 también nos permite editar listas y páginas de SharePoint directamente desde nuestra aplicación Teams: así que aquí hemos añadido a las funciones de comunicación en tiempo real las de gestión y edición de contenidos compartidos.

No está mal para trabajar en equipo, ¿verdad?

Antes de cerrar este capítulo, le recomendamos que lea este artículo: en él le hablamos de una de las últimas incorporaciones a las aplicaciones de Microsoft para mejorar aún más el lugar de trabajo digital de su empresa.

Hablamos de Microsoft Lists, la herramienta que amplía las capacidades de creación de listas de SharePoint Online y refuerza la integración de estos elementos en Teams.

Échele un vistazo para descubrir cómo sacar el máximo partido a las listas y simplificar así su trabajo.

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Power Automate:
cómo conectar SharePoint y Teams mediante flujos de trabajo automatizados

Power Automate.

La herramienta que hace vibrar a los profesionales de todo el mundo a la par que Excel.

Pero, ¿qué hace?

En pocas palabras, intenta alcanzar el mismo objetivo que sus compañeros, que es hacer del trabajo una tarea más fácil -¡y quizá más agradable! - y lo hace permitiendo crear flujos de trabajo sin tener demasiados conocimientos de programación.

Estos flujos de trabajo son útiles para automatizar tareas y procesos de poco valor, monótonos y repetitivos, como enviar un correo electrónico a una persona concreta cada vez que se aprueba un documento.

Y he aquí que la tercera integración posible entre SharePoint Online y Microsoft Teams tiene que ver precisamente con las automatizaciones de Power Automate.

Los casos de uso pueden ser infinitos, pero volvamos al ejemplo mencionado hace un momento: el proceso de aprobación de un documento (o tarea). 

Gracias a la integración entre las distintas herramientas de Microsoft, podemos imaginarnos siguiendo estos pasos:

  1. Seleccione un archivo de un sitio SharePoint.
  2. Inicie el proceso de aprobación con Approvals de Power Automate. 
    En el formulario enviado, podemos introducir cualquier dato relevante inherente al expediente y también podemos indicar la lista de personas a aprobar.
  3. Power Automate envía un mensaje de notificación a los grupos de Teams que queremos involucrar en el proceso.
  4. Si el archivo se aprueba con éxito, nuestro flujo de trabajo establece automáticamente el estado "aprobado" como etiqueta del archivo en SharePoint.

Aquí, innumerables acciones manuales se sustituyen por un proceso fluido, rápido y eficaz que conecta todas las herramientas con las que podemos equipar nuestro lugar de trabajo digital.

El tiempo ahorrado gracias a esta integración puede dedicarse a otras actividades mucho más satisfactorias y valiosas.

O le permitirá disfrutar de una pausa para el café más larga y relajante.

 

Microsoft Viva:
cómo integrar el acceso rápido a los sitios de SharePoint en Teams

Hemos llegado al último modo de integración entre SharePoint Online y Microsoft Teams de nuestro artículo.

Hablemos de la posibilidad de crear un acceso rápido a un sitio de SharePoint a través de Teams, manteniendo el contexto de uso y navegación de este último.

Para aclararlo, podemos añadir un icono en la barra lateral de la aplicación Teams para llegar al sitio de SharePoint vinculado sin entrar directamente en SharePoint Online.

Podríamos imaginar esta integración como una fusión entre las dos herramientas, que nos permitiría acceder al contenido de la intranet o de otros sitios de SharePoint con Teams.

Para cada sitio vinculado, se añade un icono de acceso rápido a la barra lateral, como ya hemos mencionado. Cada uno de estos iconos puede personalizarse con logotipos y paletas específicos de la empresa, no sólo para que la navegación sea más clara e intuitiva, sino también para aprovechar un nuevo espacio para difundir nuestra identidad de marca.

Acceso rápido a la intranet de SharePoint desde Microsoft Teams

Acceso rápido a la intranet de SharePoint desde Microsoft Teams


Además de la intranet, que es el sitio de SharePoint que más interesa al público corporativo, podemos decidir integrar el acceso al portal de formación.

De este modo, los usuarios pueden utilizar su aplicación Microsoft Teams para comunicarse, colaborar, mantenerse al día y aprender nuevas habilidades.

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Giuseppe Marchi

MVP de Microsoft para SharePoint y Office 365 (ahora llamado Microsoft 365) desde 2010, Giuseppe fundó Dev4Side e intranet.ai con el objetivo de ayudar a las empresas a tener un entorno de trabajo más sencillo y eficaz gracias a las tecnologías de Microsoft. Trabaja como consultor en todo lo relacionado con la colaboración, los portales de intranet y las plataformas en la nube de Microsoft.

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