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Lleve a su empresa al siguiente nivel con una SharePoint intranet

Sharepoint es el portal de intranet que estimula la comunicación y la colaboración corporativas aportando resultados tangibles a la productividad de la organización.

Permite crear una plataforma empresarial digitalizada de última generación que es un portal de referencia para todos los empleados.

Veamos mejor qué ofrece SharePoint Online y qué características son importantes en 2022.

Microsoft 365 SharePoint Intranet

Sharepoint es una plataforma de colaboración desarrollada por Microsoft.

Se introdujo en 2003 como herramienta de gestión de documentos y posteriormente se convirtió en un sistema de gestión de contenidos.

La plataforma fue el primer sistema para crear intranets corporativas con el objetivo de conectar a las personas y permitir compartir y comunicarse en la misma empresa.

La solución Microsoft Sharepoint cuenta con una amplia gama de funciones integradas.

Todas estas funciones le permiten crear fácilmente sitios de intranet o extranet.

Sharepoint Online puede instalarse en su red o utilizarse en modo de software como servicio, en Microsoft 365.

Este software es una herramienta para empresas que ayuda a éstas a crear sitios web empresariales accesibles para los empleados de la misma organización.

  • Con la intranet, puede compartir y encontrar documentos con sistemas de búsqueda avanzados.
  • Los datos se catalogan y gestionan de forma inteligente y funcional para el empleado.
  • Toda la información que la empresa necesita transmitir puede publicarse y destacarse en la página de inicio de cada usuario.
  • Se pueden crear páginas para cada departamento con funcionalidades específicas y actualizadas.
  • Todos los procesos empresariales se vuelven mucho más fluidos. Es posible realizar solicitudes como vacaciones, enfermedad, acceso a las nóminas o al área de bienestar, y mucho más.

 

 

Una nueva comunicación inteligente

La fuerza de esta herramienta reside en su capacidad para compartir documentos y almacenarlos en una ubicación central.

Puede cargar los documentos desde el sitio o directamente desde la acción "Guardar como" en la aplicación que utilizó para crear el documento.

En definitiva, Sharepoint dispone de un "contenedor" que le permite sustituir el sistema de archivos tradicional.

Puede eliminar las carpetas compartidas en los servidores y enseñar a los usuarios a guardar los documentos en las listas y bibliotecas de Sharepoint.

Gestión inteligente de contenidos

Además de la funcionalidad estándar del servidor de archivos, la SharePoint intranet puede añadir más información a sus archivos utilizando metadatos para clasificar mejor sus archivos de la intranet.

Otro punto fuerte es la gestión y personalización de los permisos de acceso a los archivos, a las listas de datos y a cada registro.

Estos permisos no sólo se limitan al documento, sino también a la carpeta, a la parte web, a la página, al sitio secundario y a todo el sitio que esté gestionando.

Puede crear páginas y publicarlas en línea, o crear un sitio para cada departamento e introducir diferentes tipos de partes web como blogs, avisos, listas de miembros, colecciones de documentos.

 

 

Descubra ahora por qué intranet.ai es su socio perfecto para ayudarle a realizar sus proyectos con Sharepoint Online.

 

Descubra intranet.ai

Por qué debería utilizar Sharepoint para la intranet de su empresa

Estas son algunas de las ventajas que su organización puede obtener al utilizar las soluciones de Sharepoint intranet:

Gestión y compartición de documentos

Podrá gestionar el acceso y la compartición de documentos, permitiendo su visualización y edición sólo a los usuarios que haya seleccionado, internos o externos a su empresa. Todas las tareas estarán siempre perfectamente sincronizadas con otros usuarios. Incluso el sistema de gestión de documentos es sencillo. Puede editar su archivo directamente desde el navegador utilizando las aplicaciones de Microsoft Online.

 


Teamwork

La Sharepoint intranet no es una plataforma de medios sociales, pero tiene funciones que le permiten estar en contacto y conocer mejor a sus empleados. Le permitirá añadir perfiles personales a su intranet. Podrá ver los intereses de sus colegas, sus responsabilidades y con quiénes trabajan.

La plataforma ofrece múltiples herramientas para fomentar la comunicación. Yammer, la red social corporativa por excelencia, y Microsoft Teams para llevar a cabo reuniones y chats de trabajo son algunos ejemplos.


Integrado con Microsoft 365

Sharepoint es un servicio de colaboración que puede utilizarse como servicio Saas dentro de una suscripción a Microsoft 365. Es la aplicación principal de la suite.


Las funciones de gestión y colaboración están perfectamente interconectadas con todas las demás herramientas de Microsoft para garantizar un flujo de comunicación natural.

Costes limitados

Si ya utiliza Microsoft 365, puede empezar a utilizar la  Sharepoint intranet sin preocuparse de gastar dinero en otro servicio de intranet dedicado. Si aún no utiliza la nube de Microsoft, puede adquirir una licencia para el correo electrónico, el almacenamiento en la nube y los servicios de colaboración.

Los resultados empresariales serán tangibles rápidamente a medida que los empleados se beneficien de las herramientas que mejoran el trabajo.

App de SharePoint: manténgase en sintonía con su business

La intranet es el business hub. Proporciona espacios de colaboración que ofrecen a los empleados los recursos para trabajar juntos, noticias e información.

Con la aplicación Sharepoint, tendrá su intranet en el bolsillo: acceso completo a las noticias y anuncios corporativos, a los contactos de los compañeros, a los sitios y a los contenidos accesibles desde cualquier lugar.

La aplicación está disponible para Windows, iOS, macOS y Android. Incluso puede incrustar sitios de SharePoint in situ.

 

Por qué debería utilizar una Sharepoint intranet para su empresa

  • Organizar: en grupo o en solitario, Sharepoint le permite organizar la información, las personas y los proyectos.
  • Identifique: Encuentre fácilmente respuestas, obtenga información en profundidad y benefíciese de la ayuda de los expertos.
  • Gestione: manténgase en contacto con sus colegas, comparta ideas y reinvente la forma de colaborar en la empresa.
  • Desarrollar: gracias a Microsoft Sharepoint y sus integraciones cada empresa puede personalizar su sitio web para utilizar todas las funciones.

Sharepoint es la solución más accesible e inmediata para implementar una intranet empresarial en la que los usuarios puedan compartir información y colaborar.


 

Gracias a su flexibilidad, Microsoft Sharepoint le permite crear soluciones adaptadas a las necesidades de su empresa.

Estas son sólo algunas de las razones por las que debería considerar el uso de la aplicación para su nueva intranet.

Existen muchos proveedores de intranet, pero pueden costarle más tiempo y dinero del que quiere gastar.

Recuerde: si tiene Microsoft 365, ¡ya tiene acceso a Sharepoint! ¡Todo lo que tiene que hacer es empezar a crear su propia intranet empresarial!

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7 características clave para 2022

Entre las muchas características que aumentan la naturaleza dinámica, atractiva y personalizada de su intranet, hemos seleccionado 7 que realmente pueden optimizar su tiempo y rendimiento en el trabajo.

Entre ellas se encuentran:

  • Publicaciones planificadas y compartidas automáticamente
  • Vista previa de las publicaciones
  • Teclado inteligente

¿Listo para descubrir los demás también? ¡Empecemos!

 

1) Sharepoint Online planifica y publica automáticamente sus contenidos

Si necesita publicar una noticia, un post, una página o cualquier otro contenido, puede programar su publicación desde cualquier dispositivo.

Establezca el día y la hora que desee, y Sharepoint lo compartirá automáticamente.

No tenga miedo.

Si quiere hacer cambios antes de la publicación, siempre puede hacerlos. Así tendrá el máximo control sobre la compartición de contenidos en su intranet.

¿Desde cuándo está disponible? Está disponible desde julio de 2020.

Microsoft Sharepoint lo instaló en todos los inquilinos en la versión Target.

 

 

 

2) Previsualice lo que publica en la intranet de la empresa

Sharepoint añade aún más funcionalidades para optimizar su experiencia dentro de la intranet.

Cuando tiene que publicar, actualizar o planificar algo en una plataforma, siempre existe la duda de que algo no salga como estaba previsto una vez que haga clic en el botón "publicar".

Sharepoint Online elimina cualquier preocupación y ofrece la opción de obtener una vista previa de lo que quiere publicar en su intranet.

De hecho, verá la vista previa de la noticia en miniatura, que luego verán todos los usuarios de la intranet en la página de inicio, para asegurarse de que todo está en el lugar correcto. 

 

 


 

UN POCO MÁS

Además, el panel de vista previa le permite ver los detalles de la página en la que publica para poder modificarlos.

La vista previa determina el éxito de su publicación.

3) Excel para Sharepoint: crear listas en la intranet es inmediato

¿Quiere conocer una de las formas más sencillas de crear una lista para utilizarla en Microsoft Sharepoint?

Por fin puede crear una lista moderna a través de Microsoft Excel.

Sólo tiene que seleccionar una nueva lista en Sharepoint e importar la tabla de datos que le interese del archivo Excel existente.

Si es necesario, puede realizar cualquier cambio, como modificar los tipos de columna o mejorar los gráficos formateando las filas y las columnas.

Una vez cargada la nueva lista en su intranet, podrá revisar los datos y modificarlos en Excel.

 

Cómo crear una nueva lista de Sharepoint a partir de un archivo Excel

Puede utilizar Sharepoint y hacer una lista a partir de un archivo Excel en 6 pasos.

  1. En la aplicación Lists de Microsoft 365, seleccione el elemento "+ lista nueva", o en la página de inicio del sitio, seleccione "+ lista nueva".
  2. En la página "Crear una lista", seleccione la opción Excel.
  3. Elija --> Cargar archivo para seleccionar un archivo en su dispositivo o elija un archivo ya presente en el sitio.
  4. Introduzca el nombre de la lista.
  5. (Opcional) Seleccione --> Mostrar en la barra de desplazamiento del sitio para ver la lista en la página del sitio.
  6. Haga clic en --> Crear.

4) Smart Sharepoint Search: encuentre los acrónimos empresariales que necesita

Se han mejorado los servicios de búsqueda dentro de la SharePoint intranet.

Los usuarios se encuentran a menudo con acrónimos y abreviaturas que sólo tienen sentido dentro de la propia empresa. O puede ocurrir que se trasladen de un área a otra y se encuentren por primera vez con términos técnicos aún desconocidos.

Para ayudarles a no perderse, la plataforma ha introducido la posibilidad de que los administradores puedan crear e insertar definiciones para cada acrónimo que deba reconocerse.

Cuando los usuarios individuales se encuentran con un término específico, pueden buscar inmediatamente su significado en Microsoft Search para resolver sus dudas.

De este modo, es posible encontrar definiciones específicas para términos válidos únicamente en el contexto empresarial.

Puede consultar estas y otras ventajas de la búsqueda inteligente con intranet.ai aquí.

5) Quick Edit on Sharepoint: edición rápida para sus listas de intranet

Hay dos maneras de editar un elemento en una lista de Microsoft Sharepoint.

Puede editar un solo elemento en la vista de lista -el método por defecto- o puede ser aún más productivo y editar varios elementos a la vez en la vista de edición rápida.

Esto último es la función de Quick Edit.

 

¿Cómo hacer una edición rápida con Quick Edit?

Sólo hay 4 pasos para realizar una modificación rápida.

  1. Abra la lista a editar.
  2. En la barra de comandos de la lista, haga clic en Quick Edit.
  3. Introduzca la información de cada elemento de la lista.
  4. Personalice la información según sus necesidades.

Cuando termine de editar la información, haga clic en finalizar y tendrá sus cambios.

 

Quick Edit en Sharepoint: novedades

Debe saber que la funcionalidad de Quick Edit está en constante evolución. Incluso ahora hay algunas novedades que pueden ayudar a su experiencia de usuario.

Aquí están.

  • Puede guardar una vista directamente en "Quick Edit", para facilitar la inserción de contenidos por parte de sus colegas.
  • El número de elementos de la vista por defecto pasa de 30 a 100.
  • Ahora también puede crear nuevas columnas en este modo, sin tener que volver a la vista normal.
  • Puede abrir los detalles de los artículos y editarlos en el panel derecho.
  • Se ha añadido un botón para añadir más fácilmente un nuevo artículo.
  • Verá una nueva opción de diseño "Altura fija" en el menú desplegable de la vista.

Esta disposición ajustará la altura de todas las filas a la misma altura para optimizar el espaciado vertical.

  • Verá nuevas líneas en la cuadrícula.

La experiencia de pasar el ratón por la cuadrícula es muy cómoda.

Encontrará barras de colores temáticas en los laterales de los elementos de la lista y un botón "Crear nuevo elemento" en la parte inferior de la edición rápida para crear nuevos elementos en línea con el tema que haya elegido.

Todas estas innovaciones se aplican obviamente a las listas y a las bibliotecas de documentos.

¿Cuándo estarán disponibles? En la hoja de ruta de Microsoft Sharepoint, puede ver que estas características están pendientes de instalación.

 

 

6) Keyboard shortcuts en Sharepoint

Gran parte de Windows y Microsoft 365 es navegable a través del teclado y también lo es Sharepoint.

Hay una forma de ver todos los atajos de teclado para llegar a las páginas que le interesan y que puede aprovechar a la hora de crear texto, navegar por la página o realizar operaciones de deshacer/rehacer.

Sólo tiene que hacer clic en Shift + ? en el modo de edición de la página para ver una lista de los atajos de teclado disponibles.

Ctrl + K y Tab: en particular, son enormes economizadores de tiempo.

 

 

7) Saved for later on Sharepoint Online: guardar y leer cuando tenga tiempo

¿Cuántas veces nos encontramos con contenidos interesantes en la intranet pero no tenemos tiempo para leerlos inmediatamente? 

Sharepoint ha resuelto este problema introduciendo la opción "guardar para más tarde".

Guarde el contenido que le interese y consúltelo con calma más tarde.

Así no perderá la información interesante que encuentre en su intranet.

Los elementos que guarde pueden incluirse en la lista de "todos los objetos guardados" o distribuirse en colecciones según su origen, por ejemplo, "Objetos guardados por X sitio".

La introducción de funciones como ésta por parte de Microsoft Sharepoint hace que la intranet sea cada vez más inteligente y compatible con sus necesidades.

Esto es lo que es Sharepoint y cómo ayuda a las empresas, ¿está preparado para llevar su lugar de trabajo a otro nivel?

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Miro Radenovic

Microsoft certified and Azure advocate, Miro founded Dev4Side and intranet.ai helping to create a performing software company with high expertise on Microsoft's collaboration and cloud technologies. Work as the CTO for our integrated intranet solutions and manage projects with our corporate clients.

¿Qué es intranet.ai?

Es una intranet corporativa lista para utilizar,

diseñada para reducir los costos y el tiempo de implementación proporcionando un lugar de trabajo digital totalmente moderno y colaborativo.

  • El precio inicial es de 2450 euros, para una intranet con todas las funciones.
  • Más de 20 aplicaciones, incluyendo búsqueda inteligente, gestión de documentos, noticias, notificaciones push y mi lugar de trabajo.
  • 100% integrado con SharePoint Online y Microsoft 365.