SharePoint Document Library: skapande och bästa praxis

Dokumentbibliotek är en av de viktigaste funktionerna i Microsoft SharePoint, eftersom de ligger till grund för plattformens dokumenthanteringsfunktioner och gör det möjligt för användare att lagra information och dokument i Microsoft 365-molnet.

I den här artikeln kommer vi att ta en titt på vilka dokumentbibliotek som finns i SharePoint, vilka typer som finns tillgängliga i den nya Modern Experience, vilka gränser du behöver tänka på och, viktigast av allt, vilka steg och bästa praxis som ska följas för att skapa ett SharePoint-dokumentbibliotek.

SharePoint Document Library: Vad är det?

Dokumentbibliotek utgör en av huvudfunktionerna i SharePoint som ett dokumenthanteringssystem. Faktum är att de tillåter information, multimediainnehåll och dokument som ska lagras i Microsoft 365-molnet, vilket förenklar deras sökning av användare tack vare anpassningen av metadata och garanterar deras integritet i samarbetsfasen genom det artikulerade systemet med behörigheter som kännetecknar SharePoint och alla andra applikationer i sviten.

 

För mer information, se vår artikel om att
använda SharePoint som ett dokumenthanteringssystem.

 

Ett dokumentbibliotek är en säker plats inom företagets digitala arbetsplats där du kan samarbeta i realtid med kollegor (eller till och med personer utanför organisationen) för att skapa, redigera, granska och arkivera dokument. De senare skrivs in eller skapas direkt i ett bibliotek och organiseras sedan genom en indelning i mappar eller med enbart metadata, dvs. den kontextuella information (författare, skapandedatum, godkännandestatus etc.) som kan förenkla både katalogisering och hämtning av filer från vilken ingångspunkt som helst i Microsoft 365-miljön.

Förutom metadata erbjuder dokumentbiblioteken funktioner som t.ex:

• Skapa nya dokument från anpassade mallar
• Spårning av ändringar via versionshistorik
• Åtkomsthantering per enskild fil, mapp eller hela biblioteket
• Redigering i samförfattarläge

Dokumentbibliotek gör det alltså möjligt att centralisera hanteringen av affärsdokument för att förenkla verksamheten för ett team, en avdelning eller hela organisationen, ersätta det ständiga skickandet av e-postmeddelanden och minimera säkerhetsriskerna för delad data.

SharePoint Document Library: Vilka typer finns det?

Sedan introduktionen av SharePoint Modern Experience har skillnaderna mellan de tillgängliga typerna av dokumentbibliotek börjat försvagas. Detta beror på att det nu är möjligt att skapa ett tomt bibliotek och anpassa det efter önskemål när det gäller kolumner, dokumentvisning och andra funktioner som tidigare var förkonfigurerade inom specifika mallar.

Bland dessa mallar finns det sju huvudtyper som vi fortfarande kan identifiera i SharePoint och de är uppdelade mellan Modern och Classic Experience. Vi ser dem i detalj nedan.

Dokumentbibliotekstyper i SharePoint Modern Experience

SharePoints Modern Experience är utformad för att förenkla skapandet av mer engagerande och lyhörda webbplatser genom att presentera grafiskt kurerat och redan mobilvänligt innehåll. Den skiljer sig också från den klassiska upplevelsen genom att varje webbplats informationsarkitektur är mer flexibel. Till exempel kan varje webbplats associeras med en hubb för att göra det möjligt att dela element som navigering utan den stelhet som traditionella hierarkier innebär.

Bland de förändringar som Modern Experience för med sig finns alltså dokumentbibliotek med fyra grundläggande modeller:

1. Document Library, den standardmall som SharePoint gör omedelbart tillgänglig när en ny webbplats skapas för att hantera affärsdokument.
   
   
2. Site Assets Library, den andra grundmallen där innehåll samlas för att bygga och anpassa webbplatsen (logotyper, företagsbilder etc.).
   
   
3. Site Pages Library, biblioteket som rymmer uppsättningen sidor på SharePoint-webbplatsen. En egenhet med denna modell ligger i omöjligheten att ladda upp innehåll av användare, även om de är administratörer. I själva verket innehåller detta bibliotek endast autogenererade element, som beror på antalet sidor som skapats på webbplatsen.
   
   
4. Style Library, där systemet lagrar .CSS-filer, .XSL-filer och till och med bilder som används för att anpassa layouten på en sida. När ett anpassat SharePoint-tema skapas eller distribueras lagras de viktigaste stilarna och filerna automatiskt i detta bibliotek. Du kan dessutom direkt ladda upp nya stilfiler.
   
   
5. Form Template Library, finns som en underpost i det dokumentbibliotek som skapas som standard. Det används för att hantera en grupp affärsformulär baserade på .XML-språket.

 

Moderna dokumentbibliotek i SharePoint

Dokumentbibliotekstyper i SharePoint Classic Experience

SharePoint's Classic Experience är plattformens ursprungliga ramverk som kännetecknas av en hierarkisk struktur som består av samlingar av webbplatser och underwebbplatser, som har ett äldre system för navigering, behörigheter och konfiguration. Till skillnad från Modern Experience erbjuder Classic-sidorna en mindre interaktiv, flexibel och responsiv upplevelse på mobila enheter. Informationssökning och integrering av automatiserade flöden verkar också vara mer stelbent.

Vissa delar av den klassiska upplevelsen har dock införlivats i den moderna upplevelsen. Bland dessa hittar vi två särskilda typer av dokumentbibliotek:

1. Picture Library, som uteslutande är avsett för insamling av bilder. Det har funktioner som förhandsgranskning, redigering och nedladdning av arkiverad grafik.
   
   
2. Wiki Page Library, som är användbart för att skapa ett sammankopplat nätverk av informationssidor. Det här är en intressant modell, men tyvärr föråldrad och används allt mindre av företag.

Begränsningarna av ett SharePoint-dokumentbibliotek

Förutom begränsningen när det gäller lagringsutrymme i ens SharePoint-hyresgäst (som behandlas i vår artikel om Microsoft 365 Archive) finns det några specifika begränsningar för listor och dokumentbibliotek inom en webbplats.

För det första kan du lagra upp till 30 miljoner objekt per enskild lista eller bibliotek.

Men se upp: när mer än 5.000 objekt anges blockerar SharePoint automatiskt vissa innehållshanteringsfunktioner, till exempel:

• Visning av mer än 5.000 objekt i en enda vy.
• Hämta mer än 5.000 objekt via en enda begäran.
• Lägga till nya metadatakolumner i en lista eller ett bibliotek med mer än 5 000 objekt.

Efter att ha överskridit 100 000 element blir det omöjligt att stoppa arv av behörigheter i en lista, ett bibliotek eller en mapp. Arvet kan dock brytas på den enskilda filnivån, upp till det maximala antalet unika behörigheter.

I detta avseende är gränsen för unika behörigheter som stöds i SharePoint lika med 50 000. Även om Microsoft själv rekommenderar att man håller sig inom 5 000-gränsen.

En sista begränsning: SharePoint stöder skapandet av maximalt 2 000 kombinerade listor och bibliotek per enskild platssamling (inklusive primära webbplatser och eventuella sekundära webbplatser).

Hur man skapar ett dokumentbibliotek i SharePoint

När en ny webbplats skapas i SharePoint Online skapas automatiskt ett dokumentbibliotek med namnet "Documents" och är synligt i vänster sidofält.

Genom att komma åt detta bibliotek har användaren möjlighet att skapa nytt innehåll med kommandot "Nytt". Förutom att skapa innehåll från grunden finns ett antal mallar tillgängliga för att påskynda skapandeprocessen och kan anpassas för att uppfylla de specifika behoven hos företaget, en avdelning eller ett projektteam.

Alternativt visar kommandot "New" alternativet "Folder" som gör att du kan skapa en hybridstruktur som består av mappar som kan berikas genom att lägga till anpassade metadata.

 

Alternativ för att skapa nytt innehåll i ett SharePoint-dokumentbibliotek

 

Förutom att skapa dokument och mappar direkt i biblioteket, kan användaren också välja att importera filer på datorn lokalt till SharePoint. För att göra detta använder man helt enkelt kommandot "Upload" bredvid "New"

Precis som med kommandot "Upload" är det också möjligt att ladda upp egna mallar som läggs till i rullgardinsmenyn i kommandot "New".

 

Alternativ för att importera innehåll i en SharePoint-dokumentbibliotek

 

För att ladda upp en fil från sin dator till ett dokumentbibliotek i SharePoint kan användaren också utföra en Drag&Drop-åtgärd. Han kan då dra filen av intresse från den lokala mappen där den är lagrad till bibliotekets huvudskärm. När filen har släppts tar systemet hand om att ladda den på egen hand och därmed utan att använda något speciellt kommando.

Om det gäller en fil med betydande vikt kan användaren kontrollera laddningsstatusen i det lämpliga fältet i det övre högra hörnet. Detta är en viktig funktion att notera, eftersom SharePoint stöder uppladdning av dokument som väger upp till 100 GB.

 

Laddar status för ett nytt dokument i en SharePoint-bibliotek

 

När en ny fil laddas upp från din dator bör du alltid vara uppmärksam på synkroniseringsprocessen. Faktum är att SharePoint skapar en kopia som ska lagras i sina dokumentbibliotek och integrerad Microsoft 365-miljö, som inte synkroniseras som standard med originalfilen som fortfarande finns på din dator.

Om ändringar görs i filen i biblioteket måste man komma ihåg att den relaterade filen lokalt inte uppdateras. Den blir då en föråldrad version.

Men om användaren är en del av ett företags eller utbildningsinstituts Microsoft 365-prenumeration, eller har tillgång till SharePoint Server 2019 och Teams, har han möjlighet att synkronisera Microsoft SharePoint- och Teams-filer med en mapp på sin dator.

På så sätt kan han använda de mest uppdaterade versionerna av dokument och redigera dem även om det inte finns något wi-fi-nätverk. När anslutningen har återupprättats överförs ändringar automatiskt från biblioteket till mappen lokalt och vice versa.

Här följer stegen för att ställa in synkronisering mellan din dator och ett dokumentbibliotek:

1. Tryck på SharePoint-appens startikon i det övre vänstra hörnet.
2. Välj objektet "SharePoint" och sedan webbplatsen med de filer du vill synkronisera.
3. Välj objektet "Documents" för att synkronisera hela biblioteket eller välj enskilda mappar som ingår i det.
4. Välj kommandot "Synkronisering".

Det valda biblioteket eller filerna synkroniseras sedan automatiskt med en mapp på din dator som har följande namn: "%userprofile%\Contoso" (i exemplet heter ditt företag Contoso).

En sista anmärkning för synkronisering: om det finns en låsikon på de synkroniserade filerna i File Explorer betyder det att filerna synkroniseras som skrivskyddade. Det betyder att du inte har de nödvändiga behörigheterna för att redigera filerna, att samlingen kräver extraktion eller att den har obligatoriska kolumner eller metadata. I vilket fall som helst, om dessa filer ändras i datorn, kommer ändringarna inte att synkroniseras i SharePoint. För att lösa detta problem måste du kontakta administratören och få de nödvändiga behörigheterna tilldelade.

För att gå vidare till ämnet behörigheter är alla dokument och mappar som skapas i ett dokumentbibliotek som standard synliga för personer med behörigheter. Om du har en viss behörighet hamnar användarna i vissa åtkomstgrupper som kan eller inte kan utföra redigeringsåtgärder på webbplatsen. Mer specifikt:

• Personer med behörigheten "Ingen kontroll" tillhör gruppen "Webbplatsbesökare" och får endast läsa bibliotekets innehåll.
• Personer med behörigheten "Begränsad kontroll" ingår i gruppen "Webbplatsmedlemmar" och får endast läsa och redigera innehållet i ett bibliotek.
• Personer med behörigheten "Fullständig kontroll" ingår i gruppen "Webbplatsägare".

Den senare gruppen är ansvarig för att hantera SharePoint-webbplatsen där dokumentbiblioteket finns, och alla dess medlemmar har därför befogenhet att inte bara visa, redigera eller ta bort innehållet i ett bibliotek, utan också att tilldela behörigheter till andra medlemmar.

 

Fönster för att tilldela behörigheter i en SharePoint-dokumentbibliotek

 

När redigeringsbehörighet har beviljats kan ändringar göras i innehållet i ett dokumentbibliotek genom SharePoint-integration med Office 365-applikationer. Till exempel öppnas ett Word-dokument som standard i Microsoft Word online-applikation.

Om användaren vill använda plattformens fullständiga redigeringsfunktioner (t.ex. Word) kan han eller hon växla direkt till skrivbordsapplikationen via kommandot "Öppna i skrivbordsapp". Tack vare den djupa integrationen med SharePoint sparas ändringar som görs i skrivbordsappen automatiskt i det dokumentbibliotek där dokumentet finns.

För att analysera utvecklingen av ett dokument på grund av ändringar som gjorts av dig själv eller kollegor, tillhandahåller SharePoint funktionen "Versionshistorik". Genom att välja detta kommando kommer du till fönstret för versionshistorik där du kan se information om ett dokuments historik, t.ex:

• versionsnummer
• datum för ändring
• användare som gjorde ändringen
• versionens vikt
• eventuella kommentarer

 

Fönster med versionshistorik för en fil i ett SharePoint-dokumentbibliotek

 

En annan aspekt som är värd att utforska när du skapar ett dokumentbibliotek i SharePoint gäller anpassningen av metadata, det vill säga den information som behövs för att katalogisera och indexera filer i dokumentbiblioteket i Microsoft 365.

Det är nödvändigt att välja kommandot "Lägg till kolumn" i ett dokumentbibliotek och välja den mest lämpliga kolumntypen för att berika metadatastrukturen för arkiverade dokument. Vi hittar samma kolumntyper i skapandet av en SharePoint-lista.

 

För att lära dig mer rekommenderar vi att du läser vår
artikel om hur du skapar en lista i SharePoint Online.

 

I den länkade artikeln hittar du all information du behöver för att strukturera metadata i ett dokumentbibliotek genom att välja bland de kolumner som görs tillgängliga och de alternativ som finns för att konfigurera deras värden.

För att avsluta översikten erbjuder vi nedan en tabell som sammanfattar de viktigaste funktionerna i ett dokumentbibliotek i SharePoint.

 

 

SharePoint Document Library: de viktigaste funktionerna

 

Funktionalitet i ett SharePoint-bibliotek	Beskrivning av funktion
Centraliserad lagring	Ger en enda samlingspunkt för affärsdokument, vilket eliminerar behovet av att söka efter filer i nästlade mappar, underlättar samarbete i arkivhantering och säkerställer sekretess för information.
Ut- och incheckning av dokument	Tillåter en person åt gången att redigera en fil, vilket förhindrar oavsiktlig överskrivning.
Användning av metadata	Gör det möjligt att kategorisera dokument efter författare, avdelning eller filtyp, samtidigt som sökningen i SharePoint och Microsoft 365-miljön förenklas.
Integration av automatiserade arbetsflöden	Möjliggör automatisering av processer som t.ex. dokumentgodkännande, hantering av inlämning för granskning och godkännande av enskilda användare eller auktoriserade grupper.
Trimning av säkerhet	Begränsar åtkomsten till dokument baserat på behörigheter som tilldelats i SharePoint, vilket säkerställer datasekretess och gör det möjligt för administratörer att konfigurera säkerhetsinställningar.
Hantering av informationsrättigheter	Ger ytterligare kontroller för mycket konfidentiella dokument, till exempel begränsning av kopiering, utskrift eller redigering per fil.
Mobil tillgänglighet	Gör det möjligt att komma åt, redigera och hantera dokument från var som helst via SharePoint mobilapplikation.
Synkronisering	Gör att du kan synkronisera ett helt bibliotek, mappar eller enskilda filer med din dator, för att arbeta med den mest uppdaterade versionen och överföra ändringar som gjorts offline till biblioteket där dokumentet lagras, när internetanslutningen återupprättas.

Bästa praxis för hantering av SharePoint dokumentbibliotek

Nu när vi har sett de viktigaste aspekterna av att skapa och konfigurera ett dokumentbibliotek i SharePoint, kan vi prata om bästa praxis.

Det här är några tips och uppmärksamhetspunkter som bör införlivas i de steg som ses i föregående kapitel för att uppnå ett välorganiserat och funktionellt dokumentbibliotek. Låt oss titta på dem nedan.

 

 

1. Bestäm platsen för biblioteket

Efter att ha identifierat vilken typ och vilket antal dokumentbibliotek som behövs för att hantera dokument på företagets digitala arbetsplats, är det nödvändigt att bestämma på vilken plats varje bibliotek ska skapas. Till exempel bör ett bibliotek som är avsett för publicering och delning av innehåll med personer utanför organisationen skapas på en webbplats som är särskilt avsedd för extern kommunikation, snarare än att placeras på en teamwebbplats eller ett intranät.

 

 

2. Planera flödet av innehåll

När du skapar dina dokumentbibliotek i en SharePoint-webbplats bör du planera flödet av innehåll från biblioteket till en annan destination (t.ex. ett andra bibliotek eller en annan webbplats). SharePoint tillhandahåller följande sätt att flytta innehåll:

• Integrera automatiserade flöden som flyttar eller kopierar innehåll från en webbplats eller ett bibliotek till en annan plats i SharePoint. Ett flöde kan guida ett dokument genom en anpassad process och tilldela uppgifter till användare när deras roll i dokumentets livscykel blir aktiv. Ett exempel är flödet som hanterar dokumentgodkännande, som automatiskt lagras i ett specifikt bibliotek om processen är framgångsrik.
  
  
• Kopiera ett dokument till ett bibliotek på en plats som användaren har skapande- och redigeringsbehörighet för. Förhållandet mellan originaldokumentet och kopian hålls intakt så att det senare kan uppdateras vid behov.
  
  
• Skicka innehåll till arkivhanteringsplatsen med hjälp av SharePoint användargränssnitt, ett arbetsflöde eller en anpassad lösning baserad på SharePoint Server objektmodell (endast giltig för SharePoint Server 2016 och SharePoint Server 2013).
  
  
• Kopiera eller flytta innehållet i ett dokumentbibliotek manuellt till en annan plats i SharePoint med hjälp av Webbmappar eller Nätverksplatser.

Det bör betonas att implementering av ett automatiserat flöde är en bästa praxis som inte bör underskattas i SharePoint dokumentbibliotekshantering. Trots de uppenbara fördelarna i form av sparad tid och ökad produktivitet är det fortfarande få företag som väljer att automatisera sina interna processer.

Detta är en ganska allvarlig brist när det gäller processhantering, där repetitiva uppgifter utgör huvuddelen av arbetsbelastningen och där efterlevnadsrisken är stor.

Våra experter kan inte bara hjälpa till med att konfigurera dokumentbibliotek på rätt sätt och utnyttja SharePoint-funktionerna på bästa sätt, utan kan också integrera de automatiseringar som behövs för att hantera hela livscykeln för affärsdokument på ett effektivt och säkert sätt.

 

 

3. Definiera strukturen för mappar (om du bestämmer dig för att använda dem)

Användningen av mappar i ett dokumentbibliotek är inte att fördöma. Så länge de inte är nästlade mappar. För att undvika att öppna dem som matryoshkas är det därför viktigt att upprätta en tydlig hierarkisk struktur där kategorisering av mappar kan bero på faktorer som relevans för ett projekt eller en avdelning. För att förenkla kategoriseringen tillhandahåller SharePoint en viss typ av mappar för vilka fördefinierade metadata kan ställas in: Dokumentuppsättningar.

 

 

4. Använd metadata för att förbättra arkivering och sökning

Även om mappar är ett bekant verktyg för många användare, bör användningen av metadata för att strukturera information i ett SharePoint-bibliotek inte underskattas. Faktum är att metadata gör att innehållet i arkiverade dokument kan kategoriseras och indexeras i sökning baserat på information som filtyp, godkännandestatus, skapandedatum och författare.

 

 

5. Implementera versionskontroll

Det är viktigt att aktivera versionskontroll för att spåra ändringar och uppdateringar som görs av innehållet i ett dokumentbibliotek över tid. Om det är aktiverat läggs nya versioner till i ett objekts historik efter att varje ändring har sparats.

Så här gör du för att aktivera versionskontroll i ett dokumentbibliotek:

1. Öppna det dokumentbibliotek som du är intresserad av.
2. Öppna Inställningar och välj alternativet "Samlingsinställningar".
3. Välj objektet "Inställningar för versionskontroll".
4. Konfigurera versionskontroll med hjälp av följande inställningar
   • Obligatoriskt godkännande av innehåll för inlämnade objekt.
   • Skapande av en ny version varje gång du redigerar en fil i dokumentsamlingen med hjälp av endast huvudversioner eller huvud- och underversioner.
   • Valfri begränsning av antalet versioner som ska sparas.
   • Tidsgräns för borttagning av versioner baserat på ålder.

 

 

6. Granska åtkomstbehörigheter och innehåll med jämna mellanrum

Att tilldela åtkomstbehörigheter är ett viktigt steg i skapandet av ett dokumentbibliotek för att säkerställa att arkiverade dokument är säkra och kan hanteras på rätt sätt. Det är dock lika viktigt att se över behörigheterna över tid för att säkerställa att de uppdateras i takt med att rollerna inom organisationen förändras.

På samma sätt är det lämpligt att regelbundet granska de dokument som lagras i dokumentbiblioteken på dina SharePoint-webbplatser för att säkerställa att innehåll och metadata är uppdaterade eller att filer som är föråldrade eller irrelevanta för användaraktiviteter lagras i företagsarkiven.

I det här fallet är rådet att rensa dokumentbiblioteken från mindre använda dokument genom direkt radering eller genom att flytta dem till ett back-up system utanför SharePoint. Anledningen ligger i den lagringskvot som finns tillgänglig i företagets SharePoint-klient, som aldrig bör överskridas.

FAQ om dokumentbibliotek i SharePoint

Vad är dokumentbibliotek i SharePoint?

Dokumentbibliotek är en av huvudfunktionerna i SharePoint som ett dokumenthanteringssystem. De möjliggör lagring av information, multimedia innehåll och dokument i Microsoft 365-molnet, vilket förenklar sökningar genom anpassning av metadata och säkerställer integritet under samarbetet genom ett komplext behörighetssystem.

Vilka är de huvudsakliga typerna av dokumentbibliotek i SharePoints moderna upplevelse?

I SharePoints moderna upplevelse inkluderar de huvudsakliga typerna av dokumentbibliotek: Dokumentbibliotek, Webbplatsassetsbibliotek, Webbplatssidorbibliotek, Stilmallbibliotek och Formulärmallbibliotek. Dessa typer erbjuder olika funktionaliteter som webbplatsinnehållshantering, skapande av sidor, anpassning av layout och hantering av affärsformulär.

Vilka är de huvudsakliga typerna av dokumentbibliotek i SharePoints klassiska upplevelse?

I SharePoints klassiska upplevelse inkluderar de huvudsakliga typerna av dokumentbibliotek: Bildbibliotek, dedikerat exklusivt till bildsamling, och Wikisidebibliotek, användbart för att skapa ett sammankopplat nätverk av informationssidor.

Vilka är begränsningarna för ett SharePoint-dokumentbibliotek?

De huvudsakliga begränsningarna för ett SharePoint-dokumentbibliotek inkluderar: möjligheten att lagra upp till 30 miljoner objekt per enskild lista eller dokumentbibliotek, med vissa funktioner som automatiskt blockeras när över 5 000 objekt överskrids; gränsen på 100 000 objekt för att bryta behörighetsarv; och gränsen för unika behörigheter som stöds i SharePoint, vilket motsvarar 50 000.

Hur skapar man ett dokumentbibliotek i SharePoint?

För att skapa ett dokumentbibliotek i SharePoint, skapas varje gång en ny webbplats skapas i SharePoint Online, automatiskt ett dokumentbibliotek med namnet "Dokument". Genom att få tillgång till detta bibliotek kan användaren skapa nytt innehåll med kommandot "Ny" och importera filer från den lokala datorn med kommandot "Ladda upp".

Hur synkroniserar man filer mellan din PC och ett dokumentbibliotek i SharePoint?

För att synkronisera filer mellan din PC och ett dokumentbibliotek i SharePoint, behöver du trycka på SharePoint-appens startikon, välja "SharePoint", välja webbplatsen med de filer som ska synkroniseras, välja "Dokument" eller enskilda mappar att synkronisera och slutligen välja kommandot "Synkronisera". Det valda biblioteket eller filerna synkroniseras automatiskt med en mapp på din dator.

Vilka är bästa praxis för att hantera dokumentbibliotek i SharePoint?

Bästa praxis för att hantera dokumentbibliotek i SharePoint inkluderar: att bestämma bibliotekets plats, planera innehållsflödet, definiera en tydlig mappstruktur, använda metadata för att förbättra lagring och sökning, implementera versionskontroll och regelbundet granska behörigheter och innehåll.