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Cos'è una intranet?

La intranet è una piattaforma accessibile solo da persone autorizzate a utilizzarla, come una società specifica, che consente la comunicazione e la collaborazione all'interno dell'organizzazione.

Una intranet è in pratica un sito web interno privato, che funge da punto di accesso unico per tutti gli utenti dell'azienda per svolgere il loro lavoro quotidiano.
È la pagina che di solito si trova aprendo il browser dal computer del lavoro.

Una intranet consente ai membri della stessa organizzazione di:

  • Trovare le ultime notizie, gli annunci dell'azienda, documenti e risorse disponibili per il proprio lavoro
  • Conoscere meglio la struttura aziendale e le persone
  • Condividere informazioni
  • Collaborare a progetti e accedere a servizi o risorse delle risorse umane


L'obiettivo di una intranet è di:

  • Ottimizzare i processi interni
  • Migliorare la strategia di comunicazione interna e la collaborazione 
  • Fornire ai dipendenti una piattaforma interattiva che li aiuti a svolgere il proprio lavoro
  • Far risparmiare sui tempi di esecuzione 
  • Massimizzare la produttività

Ogni azienda può personalizzare la propria intranet per riflettere la propria cultura e soddisfare le proprie esigenze.
Se non hai mai avuto esperienze con la intranet, le funzionalità principali di tali reti sono in genere le seguenti:

  • Comunicare con i dipendenti e creare un canale di comunicazione per le informazioni interne
  • Organizzare l'archivio dei documenti condivisi e costruire una base di conoscenze condivise
  • Condividere la struttura aziendale, l'organigramma e l'elenco dei dipendenti con i dettagli
  • Trovare gli strumenti per il lavoro quotidiano
  • Tenere aggiornati i dipendenti con i principali eventi e scadenze dell'azienda
  • Consentire ai colleghi di conoscersi ed essere visibili all'azienda
  • Migliorare il lavoro di squadra in progetti o iniziative specifiche
  • Automatizzare i processi grazie al digitale
  • Stimolare la creatività tra i dipendenti e generare idee
  • Garantire un vero e proprio rapido inserimento dei nuovi dipendenti

Quali sono i vantaggi di una intranet?

Ci sono diversi obiettivi che puoi prefiggerti quando inizi a creare la tua intranet aziendale.
Gli obiettivi sono sempre basati sulle esigenze dei dipendenti e dell'azienda stessa.
Il loro raggiungimento aumenta il business e la produttività, oltre ad altri notevoli vantaggi.

1. Comunicazione aperta e multidirezionale

Le aziende utilizzano vari canali di comunicazione, ma solo uno è essenziale per la comunicazione aziendale: l'intranet. La intranet deve facilitare tutti i livelli di comunicazione dall'alto verso il basso, dal basso verso l'alto e peer-to-peer.

2. Collaborazione aziendale

Come funziona la tua azienda?
La posta elettronica e la rete condivisa sono strumenti di collaborazione predefiniti in molte organizzazioni.
La intranet è l'unico strumento che può aiutarti ad avviare la digitalizzazione dei processi interni.

Attraverso i siti dei team, la condivisione delle conoscenze, la messaggistica istantanea e gli strumenti video, la intranet si rende fondamentale per la collaborazione aziendale.

3. Gestione dei processi aziendali

La intranet è una parte essenziale dei processi aziendali. Di solito include strumenti self-service gestiti dal dipartimento delle Risorse umane, come funzioni per visualizzare le buste paga, aggiornamenti sulle pensioni, benefit, tempo libero, welfare, spese, prenotazione viaggi ecc.

Spostando queste funzioni sulla intranet, l'azienda migliorerà il tipo di comunicazione interna, l'efficienza e la collaborazione. Diventa molto più utile per i dipendenti avere tutte queste funzioni in un unico punto di ingresso.
È quindi una soluzione che implementa le tue strategie di gestione aziendale.

4. Migliora la conoscenza aziendale

In passato, le informazioni aziendali rimanevano a disposizione solo di alcuni dipendenti o di alcune posizioni lavorative, e non erano condivise con tutti i dipendenti.
Al giorno d'oggi, invece, la condivisione della conoscenza è la chiave per la maggior parte delle aziende.

In questa visione, la tecnologia svolge un ruolo chiave nella cultura organizzativa aziendale, perché rende la conoscenza più accessibile e utilizzabile da chiunque.

Una rete intranet migliora le strategie di condivisione di informazioni in modo esponenziale: consente di condividere tutte le informazioni necessarie con qualsiasi dipendente in tempo reale e ovunque si trovino.

5. Rifletti i valori aziendali

I dipendenti hanno bisogno di una intranet completa di tutte le funzioni che servono per il lavoro, e che sia il riflesso digitale dei valori e della cultura dell'azienda.

La intranet è il dipendente in più della tua azienda.

I dipendenti meritano strumenti di qualità se si richiedono prestazioni di qualità.

6. Costruisci una comunità aziendale

Molte aziende riconoscono il valore della creazione di una comunità interna perché facilita la collaborazione e l'innovazione.
Inoltre, promuove l'impegno dei dipendenti e le relazioni tra loro.

Consentire alle persone di connettersi in base a determinate caratteristiche come gli interessi, gli hobby o le esperienze pregresse è il primo passo per creare una solida comunità aziendale e una buona strategia di comunicazione interna.

Il secondo passo è fornire "spazio" che promuova le relazioni: la intranet.
Le "comunità" interne avranno l'opportunità di crescere e condividere valori all'interno della intranet, dei social media aziendali o di altri strumenti che l'azienda può offrire.

7. Governance, gestione e strategie

Migliorare è sempre possibile, soprattutto se le responsabilità di controllo e gestione dei flussi di lavoro non sono sempre chiare ai dipendenti.

Utilizzare la intranet per rendere pubblica la struttura di governance, le tue strategie o le informazioni di contatto del personale, è un ottimo modo per coinvolgere i dipendenti e renderli consapevoli delle strutture interne all'azienda.
Puoi creare una sezione "Idee" in modo che i dipendenti possano contribuire alla crescita organica della tua intranet.

In che modo l'intranet può effettivamente aiutare l'azienda?

A causa della miriade di politiche interne, linee guida, statuti, regolamenti e istruzioni, c'è spesso molta confusione per il personale dei vari uffici.

Quando c'è confusione, si possono verificare problemi di collaborazione e comunicazione.
Risolvere queste difficoltà in corso d'opera può rivelarsi una sfida più complessa per l'azienda.
L'utilizzo di una intranet, invece, permette di avere sotto controllo e gestire i possibili problemi in modo semplice.

Chat di Microsoft Teams integrata in un sistema intranet aziendale

Migliore comunicazione

L'era dei computer ha dato il via alla comunicazione digitale, prima con la posta elettronica, poi con i programmi e le applicazioni di messaggistica istantanea.

Le intranet possono essere integrate con applicazioni di messaggistica istantanea, chat video, notifiche online e molte altre varie funzionalità per completare la suite delle moderne comunicazioni aziendali.

Ad esempio, sono disponibili add-ons che ti permettono di avvisare i dipendenti della presenza o meno di un collega in ufficio.
Attraverso uno strumento che gestisce le presenze del personale, potresti informare sulla tua intranet se la persona in questione è nel suo ufficio, se è fuori sede, in vacanza o malattia.

La intranet può essere uno strumento eccellente anche se hai a che fare con colleghi di altre sedi e dipartimenti che non hai mai visto.
Se non conosci il tuo contatto, attraverso la intranet puoi iniziare a conoscere una persona consultando le sue immagini, i contatti o le sue informazioni personali.

Puoi anche creare un archivio centralizzato dei messaggi scambiati nella intranet relativi a un determinato progetto; questo ti permette una analisi retrospettiva delle interazioni.

Unisci i gruppi di lavoro

I progetti complessi richiedono il contributo di tutti i partecipanti, oltre alle capacità organizzative del project manager.
Catalogare e avere facile accesso alle informazioni dei partecipanti, le risorse finanziarie, i materiali disponibili e tutto ciò che ti serve per un progetto, non è per niente facile.

Le attività potrebbero complicarsi ulteriormente se i partecipanti al progetto lavorano in sedi, o dipartimenti, diversi.

In particolare, lavorando con sedi i localizzate in altre nazioni, la comunicazione potrebbe essere più complicata a causa dei fusi orari e dei diversi orari di lavoro.
Grazie alla rete intranet, puoi unire i team indipendentemente dall'ora o dal luogo in cui lavorano.

I gruppi di lavoro creati nella intranet garantiscono uno uno spazio dinamico in cui discussioni, documenti, bozze e compiti sono facilmente accessibili.

Gli obiettivi possono essere definiti in modo che i membri del team possano monitorare le attività e creare report.
I partecipanti possono interagire, scambiare idee, fare brainstorming e molto altro ancora tramite questo ambiente virtuale altamente versatile e che garantisce un nuovo tipo di comunicazione strategica.

Crea un social network aziendale

Strumenti come blog, SharePoint, Microsoft Teams e Yammer aiutano a connettere le persone e generare idee. Le ricerche in merito alla collaborazione sul posto di lavoro hanno dimostrato che questi strumenti sono eccellenti canali di comunicazione.

Dopo aver completato un progetto o un'attività, un dipendente può registrare il proprio evento sul social network dell'azienda. Le notifiche vengono inviate automaticamente alla rete di contatti, ai gruppi o ai supervisori, a seconda delle necessità. Non è necessario inviare un messaggio privato a ogni persona.

Basta un solo post condiviso sulla intranet, e tutti i collegamenti che devono sapere dei tuoi progressi saranno informati in tempo reale con una notifica.
Tutte le attività possono essere visualizzate in una tabella riassuntiva insieme allo stato di avanzamento e ai relativi supervisori e dirigenti.

Questo tipo di spazio condiviso risulta molto utile come promemoria o per tenersi aggiornati sulle ultime attività dei dipendenti dopo una vacanza.

Gli strumenti di gestione monitorano le prestazioni del gruppo di lavoro e dei social network, migliorando significativamente la chiarezza e la produttività della comunicazione, dei progetti ecc.

Navigazione attraverso le funzioni della intranet aziendale

Crea un workplace digitale

La rete intranet consente di lavorare direttamente con documenti elettronici o applicazioni per la digitalizzazione dei processi aziendali.

È facile rimanere aggiornati sulle modifiche o le revisioni delle bozze o dei progetti; così come la ricerca di documenti e informazioni e il backup dei file.
Digitalizzare la gestione del lavoro semplifica il lavoro effettivo di tutti.

In generale, il passaggio a record elettronici è un lavoro enorme che richiede molto tempo.

Tuttavia, la maggior parte delle aziende non ha bisogno di soluzioni che permettono firme digitali multiple o autenticazione di certificazione.
Le aziende hanno generalmente bisogno di funzionalità che facilitino l'uso dei documenti elettronici.

È necessario un solo giorno per implementare una rete intranet.
Dal giorno successivo, potrai sfruttare tutte le potenzialità dei documenti elettronici, consentire il lavoro simultaneo sugli stessi materiali, oppure potrai fornire autorizzazione per l'accesso a determinati documenti o salvarli per un futuro backup.

Standardizzazione di attività e richieste

Anche dopo aver lavorato molti anni per la stessa azienda, possono sempre sorgere problemi che richiedono soluzioni non direttamente associate al tuo lavoro, come chiamare un corriere o organizzare riparazioni in ufficio.

Non sono eventi che si verificano di continuo, ma sono esempi dell'interazione tra diversi dipartimenti e fornitori di servizi. Questo tipo di eventi, inoltre, sono un esempio perfetto di attività predisposte alla standardizzazione e all'automazione.

Le piattaforme intranet moderne utilizzano form elettronici per gestire le interazioni con i fornitori di servizi, sia interni che esterni.
Oppure si possono creare moduli personalizzati che riflettano accuratamente le esigenze della singola organizzazione.

Ciò permette all'utente che effettua una richiesta di essere molto specifico.
Le persone che eseguono l'ordine o l'attività vengono avvisate, registrate e segnalate.
Lo stato della richiesta o dell'ordine è sempre consultabile.

Un altro problema strettamente correlato è l'accesso a documenti e informazioni standard che sono aggiornati o richiesti di frequente.

Ad esempio, dove si può trovare il modulo di richiesta ferie e chi se ne occupa?
Quali sono gli indirizzi postali delle varie filiali?
Quali sono le cose più importanti che i nuovi dipendenti devono sapere?

Con una intranet puoi archiviare in modo semplice e facilmente accessibile tutte queste informazioni generali.
In aggiunta, invoglierai i dipendenti a utilizzare la intranet sempre più spesso.

La intranet non è né uno status symbol dell'azienda, né un giocattolo IT per le risorse umane o la gestione; è un vero e proprio strumento di lavoro, e per questo deve essere utile.

un dipendente naviga nella people directory per conoscere meglio i colleghi

Definisci l'organigramma

Spesso i dipendenti non hanno chiara la struttura organizzativa dell'azienda; ciò rende difficile sapere chi è responsabile di cosa, ma anche come contattare le persone.
La intranet offre una soluzione dinamica a questo problema comune.

A ciascun dipendente può essere assegnato un profilo personale con i dettagli delle proprie mansioni lavorative, posizione e informazioni di contatto.
I dipendenti possono mantenere i loro post sul blog, forum moderati e pubblicare foto e video.

I profili personali si aggiornano in tempo reale per riflettere i cambiamenti nel personale, mentre il motore di ricerca aziendale integrato trova rapidamente la persona giusta.

L'organigramma aziendale viene generato automaticamente dalla intranet, fornendo un quadro chiaro e completo dello scenario aziendale.

Migliora il coinvolgimento dei dipendenti

Ogni dipendente ha bisogno di sentirsi parte del team, quindi è essenziale rimanere aggiornati sulle novità dell'azienda.

Gli addetti alle pubbliche relazioni hanno la responsabilità di trasmettere ai dipendenti un senso di appartenenza a una causa comune, motivare e coinvolgere. La intranet offre una vasta gamma di strumenti per raggiungere con successo questi obiettivi.

Le notizie sui traguardi raggiunti dall'azienda o su quelli in programma comunicano alle persone che l'azienda è sulla buona strada.
I rapporti sulle assunzioni informano i dipendenti sui nuovi colleghi e aiutano i nuovi arrivati ​​a integrarsi rapidamente nella comunità.
I promemoria di compleanno offrono un'ulteriore opportunità per esprimere apprezzamento e rafforzare le connessioni personali.

Per vincere sul mercato, devi prima vincere sul posto di lavoro.

Douglas Conant

Creare una Hall of Fame o altri riconoscimenti per i dipendenti sono motivazioni a essere sempre più produttivi.
Un altro vantaggio di una intranet è l'introduzione di una nuova struttura di gestione orizzontale, mentre la tradizionale struttura verticale rimane "subordinata".

La capacità di comunicare direttamente con i leader, proporre nuove idee e prendere parte allo sviluppo di soluzioni ha come risultato dipendenti che si sentono parte di una "famiglia".

A sua volta, l'azienda potrà avvantaggiarsi grazie a dipendenti fedeli e coinvolti che generano idee dalle loro prospettive a vantaggio del business.
Tutto ciò può migliorare il coinvolgimento dei dipendenti.

Gestione delle attività

Le nuove reti intranet offrono ampie funzionalità di gestione delle attività.
Le attività sono allo stesso tempo un modo semplice ed efficace per visualizzare e tenere traccia del flusso di lavoro.

Un dipendente può impostare varie opzioni per le attività, includendo tempistiche o livelli di priorità, nominare i supervisori, o impostare notifiche via e-mail o messaggistica istantanea.

Durante l'attività, i dipendenti possono aggiungere commenti e documenti.
I rapporti possono essere inviati automaticamente ai superiori al completamento.
Una rapida visualizzazione degli eventi consente ai team manager e agli altri superiori di visualizzare tutte le azioni di uno specifico gruppo di lavoro.

Bastano pochi istanti per verificare quali sono le varie attività, quali non saranno completate nei tempi previsti e quale sarà la distribuzione degli eventi tra i dipendenti.

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