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Intranet aziendale è un termine generico ma con diverse sfaccettature.

Con il software Intranet puoi creare un digital workplace, ovvero uno spazio di lavoro digitale che funge da strumento di comunicazione e molto altro ancora.

Ma come si combina tutto ciò e che aspetto ha esattamente?

Scopri quali sono le 10 caratteristiche essenziali di un’intranet aziendale e il motivo per cui sono essenziali per il tuo digital workplace!

1. Interfaccia utente semplificata

Con un'interfaccia utente confusa, i dipendenti non saranno in grado di accedere ai contenuti o ai dati conservati sul sito.

L'interfaccia utente include aspetti dettagliati dell’intranet aziendale, come il menù a discesa, i layout, i pulsanti, le pagine, ecc.

Deve inoltre includere il marchio aziendale, al fine di rappresentare al meglio nel tuo digital workplace la cultura aziendale.

Investire in un'interfaccia utente semplificata è molto vantaggioso.

I dipendenti impiegheranno meno tempo a creare o modificare un documento e a completare il lavoro.

L'interfaccia utente della tua intranet aziendale dovrebbe avere:

  • Una homepage pertinente e coinvolgente, con notizie personalizzate
  • Collegamenti rapidi a tutte le funzioni dell'intranet grazie a un menù o una barra laterale
  • Avvisi di notifica per conversazioni o attività imminenti
  • Una barra per la ricerca
  • Un elenco degli utenti online
  • Un modo semplice per pubblicare, condividere o creare
  • Un design intuitivo, semplice e creativo
ricerca intelligente migliorata dallo strumento Smart search di intranet.ai

2. Ricerca intelligente

Uno dei principali vantaggi di una soluzione intranet aziendale è l'archiviazione di tutte le informazioni aziendali e dei dipendenti in un’unica piattaforma.

Senza un motore di ricerca potente e intuitivo, questa ricchezza di informazioni potrebbe però andare perduta.

L'aggiunta di un motore di ricerca ben progettato renderà la tua intranet moderna ancora più produttiva, rendendo le ricerche rapide e aiutando i dipendenti a trovare le persone di cui hanno bisogno per poter svolgere il proprio lavoro.

Un motore di ricerca intranet dovrebbe:

  • Effettuare ricerche tra le categorie che sono state "taggate" nei contenuti, in modo da fornire i giusti risultati
  • Effettuare ricerche nell'elenco dei dipendenti per trovare le persone associate a parole chiave, categorie o competenze
  • Effettuare ricerche in tutta l'area intranet (documenti, file, presentazioni, profili, ecc.)
  • Ordinare i risultati elencando per prime le informazioni più rilevanti

3. Creazione e gestione dei contenuti

Il fattore trainante di una intranet aziendale è il fatto di essere incentrata sull'utente e di incoraggiare i dipendenti attraverso modalità di lavoro innovative e più efficaci.

Uno dei modi migliori per fare ciò è offrire ai dipendenti spazio e libertà di creare contenuti sulla intranet aziendale.

In questo modo, i dipendenti possono esprimere sé stessi, creando contenuti sempre rilevanti nel loro digital workplace.

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la pagina delle notizie aziendali condivide valori con i dipendenti

Il passo successivo è quello di formare i dipendenti e spiegare loro come creare contenuti soddisfacenti e secondo quale stile.

Dovrai solo fornire loro gli strumenti tecnologici adatti, nominare i membri del team per la gestione della qualità dei contenuti e lasciare che se ne occupino loro personalmente.

I contenuti intranet dovrebbero essere:

  • Focalizzati, concepiti e gestiti in base all'utente
  • Brevi, concisi, coinvolgenti e pertinenti
  • Interattivi per il lettore (commenti, reazioni, condivisioni)
  • Coerenti con l’identità aziendale e facili da creare attraverso una piattaforma designata
  • Contraddistinti da parole chiave per la ricerca
  • Organizzati in modo intuitivo all'interno dell'intranet

 

4. Personalizzazione del digital workplace

Il software intranet è in grado di imparare dai suoi utenti e permette loro di creare il sito come meglio desiderano.

Grazie a così tante opzioni di personalizzazione integrate, come profili unici, tag per progetti e competenze, contenuti creati o correlati, il portale intranet aziendale raccoglie ciò che ogni singolo utente vuole vedere nel suo digital workplace.

Una intranet personalizzabile è inoltre importante affinché i dipendenti possano creare l'ambiente di lavoro digitale perfetto per le loro esigenze ed essere produttivi al massimo.

La intranet dovrebbe:

  • Permettere la personalizzazione della homepage dell'utente, dei link e dell'organizzazione dei contenuti
  • Disporre di widget delle funzionalità che raggruppano contenuti specifici di diverse aree dell’intranet sulla homepage del singolo dipendente
  • Disporre di un widget che permetta ai dipendenti di visualizzare i contenuti più inerenti a quello che desiderano vedere
  • Consentire l'accesso solo a specifici utenti, in caso di contenuti sensibili o particolarmente rilevanti

5. Caratteristiche social

La trasformazione della comunicazione interna è fondamentale per l’intranet aziendale e le caratteristiche social sono ciò che rendono possibile tale trasformazione.

Più i colleghi interagiscono tra loro in modo efficiente e produttivo, migliore sarà il lavoro di tutti in un digital workplace completo.

Le caratteristiche sociali dell’intranet aziendale includono ad esempio:

  • Caratteristiche social moderne come commenti, riconoscimenti, ecc.
  • Integrazione con altre piattaforme di condivisione già in uso
  • Contenuti multimediali facile da creare e da condividere
  • Applicazioni per cellulari e funzioni per collegamenti continui
  • Forum e chat per discussioni

6. Esperienza dei dipendenti

Nel digital workplace la soddisfazione e l'esperienza dei dipendenti devono essere al centro dell'attenzione.

Stiamo assistendo a un passaggio nella misurazione del successo dell’intranet dai KT più complicati a feedback più qualitativi e narrativi.

Ciò significa che il software intranet aziendale dovrebbe avere opzioni integrate di commento/feedback da parte dei dipendenti, ove e quando possibile.

utilizza la rete intranet come area social per i dipendenti

Creando un sistema organizzato per la gestione di questi continui contenuti, gestire i problemi dei dipendenti e creare l'intranet che desiderano diventa molto più facile.

Disporre di un’intranet con opzioni di feedback integrato significa:

  • Includere funzioni di feedback nelle e-mail o nei messaggi aziendali o fare riferimento alla cronologia completa dell'intranet, che i dipendenti possono modificare
  • Creare aree social in cui i dipendenti possano esprimere le loro opinioni su argomenti specifici
  • Condurre sondaggi regolari per valutare la soddisfazione dei dipendenti in merito all'usabilità della rete intranet
  • Implementare un sistema di gestione o di organizzazione per tenere traccia dei feedback

7. Gestione amministrativa delegata

Un'efficace intranet aziendale consente ai dipendenti di diventarne, seppur a un livello base, gli amministratori.

Ciò contribuisce ad alleviare il carico di lavoro del dipartimento informatico, condividendo al contempo la responsabilità di un’intranet sempre più di successo all'interno del team.

La scelta di semplici compiti amministrativi che possono essere facilmente delegati ai dipendenti migliorerà l’utilizzo dell’intranet aziendale e la sua manutenzione complessiva. 
 
Oltre a gestire le mansioni amministrative, i dipendenti dovrebbero anche avere uno spazio per coordinare le attività dei vari progetti, in modo da aiutarli a organizzare nel digital workplace in modo produttivo i lavori in corso.

Le aree di attività dovrebbero:

  • Fornire i link agli strumenti di cui i dipendenti hanno bisogno per svolgere il lavoro
  • Includere "istruzioni" di base per procedure aziendali semplici e uniformi
  • Gestire i contenuti del sito dei singoli dipartimenti
  • Includere flussi di lavoro o tempistiche
  • Mettere in contatto tra loro i dipendenti che lavorano allo stesso progetto

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contenuti e documenti dell'azienda condivisi in un'app Intranet per dispositivi mobili

8. Condivisione dei contenuti sulla intranet

Sebbene la comunicazione dei dipendenti sia già ampiamente trattata nell'ambito degli strumenti sociali dell’intranet aziendale, uno spazio designato è essenziale per consentire ai dipendenti di condividere tra loro contenuti e documenti rilevanti.

Questo non significa solamente creare contenuti in uno spazio virtuale per i dipendenti, poiché aiuterà l’intranet a performare al meglio.

Realizzando un'area in cui i dipendenti possono creare e condividere liberamente i contenuti, verrà incoraggiata la collaborazione e l’accesso a documenti utili per tutti sarà ancora più facile.

I portali intranet dovrebbero includere:

  • Uno spazio per i dipendenti per creare e condividere file in ogni reparto aziendale
  • Accesso rapido ai file più utili
  • Strumenti per la condivisione di documenti all'interno di un singolo progetto o di una specifica iniziativa
  • Un modo per far conoscere ad altri colleghi i nuovi contenuti

 

9. App per cellulari e accesso ovunque nel digital workplace

Attualmente, questo aspetto rappresenta un must-have per l'intranet aziendale.

Un’intranet è concepita per l’era digitale come un vero e proprio digital workplace che mette in contatto tra loro i dipendenti di tutto il mondo, ovunque si trovino, qualsiasi cosa stiano facendo e in qualsiasi momento.

L'implementazione di una soluzione intranet per cellulari offre agli utenti funzionalità "on-the-go", in modo da poter rimanere sempre connessi con le attività lavorative e con le varie conversazioni.

Questo permette anche di inviare notifiche push per assicurarsi che i dipendenti visualizzino gli aggiornamenti o le informazioni cruciali in tempo reale nel loro ambiente digitale.

La tua applicazione per cellulari dovrebbe fornire:

  • Accesso completo al sistema intranet dal dispositivo mobile del dipendente
  • Interfaccia intuitiva e reattiva
  • Notifiche inviate ai dispositivi mobili dalla direzione per aggiornare i dipendenti 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana
  • Integrazione con altre applicazioni e software per cellulari

10. Cultura aziendale rafforzata sulla intranet

Anche se non è necessariamente uno strumento di produzione o di collaborazione, rafforzare la cultura aziendale è uno dei compiti essenziali che l'intranet svolge sul posto di lavoro.

L’intranet aziendale permette di brandizzare l’azienda internamente e di educare i dipendenti sulla missione, la visione, gli obiettivi e i valori aziendali.

L’intranet unisce i dipendenti e offre loro gli obiettivi del lavoro quotidiano.

Questo digital workplace crea un senso di appartenenza a un quadro più ampio e rende possibile la creazione di una cultura basata sull'esperienza dei dipendenti, dando vita a un luogo di lavoro digitale sorprendente.

Alcuni esempi di utilizzo dell'intranet per rafforzare la cultura aziendale sono:

  • Utilizzare elementi visivi nell'interfaccia utente che promuovano ulteriormente i marchi o rafforzino la visione aziendale
  • Creare standard o linee guida per contenuti che supportino i valori aziendali
  • Assicurarsi che il personale senior e il team di gestione diano l'esempio per rafforzare la cultura aziendale
  • Lavorare per connettere e unire il personale attraverso il riconoscimento dei dipendenti, attività fuori sede e promozione delle relazioni interne
  • Costruire un social network aziendale, per connettere facilmente le persone.

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