Espace de travail numérique : qu'est-ce que c'est et quels sont ses avantages en 2024 ?

De nos jours, le travail est de plus en plus guidé par la technologie et l'innovation, et les entreprises doivent fournir à leurs salariés un espace de travail numérique qui comprend tous les outils dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches.

Le terme "espace de travail numérique" désigne l'environnement de travail numérique de votre entreprise.

Vous pourriez mettre en œuvre la productivité des salariés et les processus opérationnels qui déterminent les résultats de l'entreprise si vous savez comment maximiser son potentiel.

Examinons de plus près ce qu'il en est et les avantages qu'il procure.

4 éléments clés d'un espace de travail numérique pour la réussite des entreprises

Un espace de travail numérique est une plateforme intégrée qui permet aux salariés de collaborer et de travailler à distance en gérant de manière centralisée les applications, les données et les terminaux de l'entreprise (par exemple, depuis le domicile).

Il permet aux utilisateurs de travailler dans l'espace de travail numérique en offrant une expérience de libre-service prête à l'emploi qui s'adapte à la plateforme, à l'emplacement et au modèle de l'appareil.

Un espace de travail numérique, également appelé espace de travail virtuel, rassemble toutes les ressources d'un utilisateur, telles que les documents, les fichiers et les applications, en un seul endroit et fournit aux professionnels de l'informatique une console basée sur le cloud pour les gérer.

En simplifiant et en centralisant la gestion globale des outils, des applications et des appareils, l'espace de travail numérique vise à offrir aux professionnels de l'informatique et aux autres utilisateurs une expérience unifiée et sécurisée.

Les données étant protégées dans le centre de données, le cloud ou sur les appareils d'extrémité, il offre également un accès à distance sécurisé à l'utilisateur.

Quels sont les avantages d'un espace de travail numérique ?

Les salariés peuvent travailler où et quand ils le souhaitent, à partir de n'importe quel appareil, grâce aux nouvelles technologies et aux outils conçus spécifiquement pour le travail numérique.

Les travailleurs auront ainsi plus de contrôle sur leur vie et pourront faire la distinction entre vie professionnelle et vie privée.

La productivité des salariés est également stimulée par la flexibilité.

Un espace de travail numérique favorise également une collaboration plus facile et des interactions plus efficaces entre collègues. Les salariés peuvent collaborer sur des projets peu importe l’endroit où ils se trouvent en partageant des liens, des données, des documents et des images.

L'espace de travail numérique est largement utilisé pour optimiser l'expérience des salariés dans une entreprise.

Lire : Obtenir la meilleure expérience pour les salariés grâce à l'intranet

Les salariés peuvent également faire confiance à leurs responsables et se sentir respectés grâce à l'autonomisation du nouvel espace. La satisfaction des salariés augmente en conséquence, et ceux-ci sont plus susceptibles de s'engager et de rester plus longtemps dans l'entreprise.

Les entreprises peuvent bénéficier d'un espace de travail numérique car celui-ci élimine la nécessité d'un espace de travail physique, ce qui leur permet de faire des économies et de réduire les coûts.

En outre, la technologie de l'espace de travail numérique est compatible avec la majorité des autres technologies d'entreprise. Cela permet aux entreprises d'améliorer l'expérience utilisateur des logiciels embarqués tout en réduisant le nombre de connexions que les salariés doivent retenir et en simplifiant la gestion du système.

En d'autres termes, plutôt que d'utiliser plusieurs applications, une pour chaque tâche ou objectif, tout est centralisé sur une seule plateforme.

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Quelles sont les caractéristiques d'un espace de travail numérique ?

Un espace de travail numérique est conçu pour aider les salariés dans leur travail quotidien. Ils ne seraient pas en mesure de naviguer en douceur sur la plateforme tout en recherchant le contenu qu'ils souhaitent si elle présentait une interface utilisateur numérique encombrée.

Mais qu'implique exactement le terme "interface" ?

Les personnalisations telles que le menu déroulant, la mise en page, les boutons, les pages, etc., ainsi que la présence de la marque de l'entreprise, sont des exemples de la meilleure façon de représenter votre culture d'entreprise dans votre espace de travail numérique.

Pour trouver une interface utilisateur simple mais aussi complète et fonctionnelle, nous vous proposons :

• Une page d'accueil engageante, avec la possibilité de personnaliser les actualités.
• Une liste de tous les utilisateurs en ligne
• Un moyen facile de publier, partager ou créer
• Un design intuitif, simple et créatif
• Des liens rapides vers toutes les fonctionnalités de l'intranet via un menu ou une barre latérale
• Des alertes de notification pour les conversations ou activités à venir
• Une barre de recherche intelligent

L'espace de travail numérique par excellence

Nous parlons ici d'intranets, et un bon intranet doit posséder toutes les qualités énumérées ci-dessus. L'intranet assure l'évolution de la communication interne de l'entreprise, et les raisons de poursuivre une stratégie de communication et de collaboration interne efficace sont nombreuses.

Tout d'abord, la mise en place d'un réseau de communication actif avec l'ensemble des salariés permet d'encourager l'engagement des salariés et le partage des valeurs de l'entreprise.

Le partage du contenu de l'entreprise, comme les plans stratégiques, les objectifs et les problèmes, favorise un sentiment d'appartenance et augmente l'engagement des salariés.

En fait, les progrès technologiques vous permettent de créer des plateformes de collaboration plus efficaces.

Les salariés seront toujours informés des sujets suivants au niveau de l'entreprise :

• les objectifs futurs
• les stratégies internes
• les événements importants et les échéances
• les objectifs de l'entreprise
• les valeurs de l'entreprise

Options de personnalisation

L'intranet est le reflet numérique de l'entreprise.

Il apprend des utilisateurs et anticipe leurs besoins, ce qui lui permet de les accompagner dans leur travail quotidien.

Pour ce faire, il doit disposer de fonctions de personnalisation intégrées, telles que des projets et des étiquettes de compétences, des profils uniques et du contenu créé ou associé.

L'espace de travail numérique de l'utilisateur doit naturellement contenir tout ce qu'il a besoin de voir. Les utilisateurs trouveront plus facilement ce qu'ils cherchent si les options de personnalisation sont plus nombreuses.

Par conséquent, un espace de travail numérique bien conçu doit comporter les caractéristiques suivantes :

• La page d'accueil doit pouvoir être personnalisée avec les liens et les fonctionnalités les plus fréquemment utilisés en fonction des besoins de l'utilisateur.
• Seules les personnes autorisées peuvent accéder aux contenus sensibles.
• Créez un widget qui permet de voir le contenu le plus pertinent en fonction des besoins de l'utilisateur.

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Création et gestion de contenu

L'espace de travail numérique doit servir de plaque tournante pour la génération et la diffusion d'idées.

La force motrice de l'intranet d'entreprise est qu'il est centré sur l'utilisateur, encourageant les salariés à utiliser des méthodes de travail numériques innovantes et plus efficaces.

Donner aux salariés l'espace et la liberté de créer du contenu sur l'intranet de l'entreprise est l'une des meilleures façons d'y parvenir.

De cette manière, les salariés pourront s'exprimer et créer un contenu toujours pertinent pour leur lieu de travail numérique. Les utilisateurs peuvent également créer et gérer du contenu partagé grâce à la fonction de collaboration.

Le contenu d'un intranet doit être, à des fins professionnelles :

• ciblé, conçu et géré en fonction des habitudes des utilisateurs
• court, concis, attrayant et pertinent
• interactif pour le lecteur (commentaires, réactions, partages)
• cohérent avec la culture d'entreprise et facile à créer via une plateforme désignée
• des mots-clés pour la recherche
• organisé intuitivement au sein de l'intranet.

Recherche intelligente

Un autre avantage d'un espace de travail numérique est la possibilité de stocker toutes les données de l'entreprise et des salariés sur une seule plateforme.

Les recherches sont rapides et aident les salariés à trouver tout ce dont ils ont besoin pour faire leur travail, d'autant plus efficacement que le moteur de recherche est puissant et intuitif.

Les utilisateurs seront en mesure de faire ce qui suit :

• effectuer des recherches dans l'ensemble de l'espace intranet (documents, dossiers, présentations, profils, etc.).
• trier les résultats en faisant apparaître les informations les plus pertinentes en premier lieu.
• effectuer des recherches parmi les catégories qui ont été "taggées" dans les contenus, afin d'obtenir de bons résultats.
• effectuer des recherches dans l'annuaire des salariés pour trouver les personnes associées à des mots-clés, des catégories ou des compétences.

Stimuler l'expérience des salariés

L'expérience des salariés dans l'espace de travail numérique est amplifiée et constitue le centre de gravité du portail.

En plus d'un apport continu d'engagement, l'utilisateur peut s'exprimer par le biais d'options de commentaires, de retours d’expérience et de sondages.

Des zones sociales spéciales peuvent également être utilisées pour élargir la possibilité de partager et d'échanger des idées sur des sujets internes à l'entreprise.

En résumé, on peut dire que dans un intranet qui fonctionne bien, l'engagement des salariés montera en flèche parce que les salariés bénéficieront :

• un tremplin pour créer leur réseau d'entreprise
• un espace pour créer et partager des fichiers dans chaque service
• un accès immédiat aux fichiers les plus utiles
• des outils pour partager des documents numériques dans le cadre d'un seul projet ou d'une initiative spécifique
• un moyen d'informer les autres collègues du nouveau contenu. 

Lire aussi : Comment obtenir un meilleur engagement des salariés

4 composantes essentielles d'un espace de travail numérique productif

1) Lorsque le cloud computing et l'informatique mobile sont utilisés ensemble, le risque de sécurité des données augmente.

Par conséquent, les espaces de travail numériques doivent mettre en œuvre des technologies et des procédures pour garantir la sécurité des données dans le cloud tout en les rendant accessibles à davantage d'appareils.

2) L'espace de travail numérique doit comprendre un ensemble diversifié d'applications professionnelles évolutives.

Chaque application doit faciliter l'exécution des processus métier.

Les plateformes de gestion des connaissances et de collaboration, en particulier, sont essentielles car elles permettent aux utilisateurs de stocker des documents dans un emplacement central et de collaborer en temps réel.

3) Les utilisateurs doivent pouvoir accéder aux applications de l'entreprise depuis n'importe quel endroit et à tout moment.

4) Un espace de travail numérique réussi doit également être compatible, permettant aux salariés d'accéder aux applications de l'entreprise depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.

Conclusion

Nous pourrions affirmer qu'un espace de travail numérique offre de nombreux avantages, notamment :

• la sécurité
• une meilleure productivité
• une meilleure collaboration
• des économies de coûts
• flexibilité

De plus en plus d'entreprises réalisent le grand potentiel de l'espace de travail numérique qui, grâce à la combinaison de technologies et d'espaces de travail de qualité, stimule la créativité et l'engagement des salariés et garantit la réussite.