Obtenez la meilleure expérience des salariés grâce à l'intranet
Aujourd'hui plus que jamais, les entreprises se concentrent sur l'employee experience pour attirer et retenir les meilleurs talents dans l'entreprise.
Mais qu'est-ce que l'employee experience exactement ? Pourquoi est-elle si importante ? Et comment l'optimiser ? Dans cet article, vous découvrirez la direction à prendre pour une stratégie commerciale à long terme, profitable à la fois pour l'entreprise et pour ses salariés.
L'intranet est déterminant pour obtenir des résultats tangibles.
Ce que vous trouverez dans cet article
- Qu'est-ce que l'employee experience? Quelle est son importance?
- Réaliser la meilleure expérience des salariés : 4 bonnes pratiques
- 3 solutions pour améliorer l'expérience et l'engagement des salariés
- Comment l'intranet stimule l'expérience collaborateur
Qu'est-ce que l'expérience des salariés ?
L'expérience collaborateur désigne l'expérience de travail que les salariés acquièrent dans le contexte de l'entreprise comme un parcours. Cela comprend les rencontres avec les collaborateurs, les sentiments, les récompenses, les avantages, l'équilibre avec la vie privée et les outils technologiques avec lesquels ils doivent composer.
Investir dans une plateforme d'employee experience est essentiel pour retenir les talents le plus longtemps possible et renforcer la réputation de la marque à l'intérieur et à l'extérieur des murs de l'organisation.
L'objectif est de donner aux salariés, avec une stratégie à long terme, l'environnement de travail stimulant qu'ils recherchent, en tenant compte de trois éléments clés : l'environnement physique, la mentalité et les technologies adoptées. En plaçant la vision des travailleurs au centre, la productivité de l'entreprise augmentera sans aucun doute.
Selon des sociétés de conseil critiques, 84 % des entreprises mondiales considèrent qu'il est essentiel de créer une expérience forte pour les salariés, et 28 % la placent parmi les priorités professionnelles. Il n'est donc pas surprenant que la nécessité d'une plateforme logicielle fonctionnelle pour l'expérience des salariés se traduise par des bénéfices jusqu'à 25 % supérieurs à ceux des organisations qui ne créent pas un parcours attrayant pour les salariés.
Pourquoi est-il important de s'occuper d'une stratégie d'employee experience ?
Améliorer le parcours numérique de vos salariés signifie qu'ils seront en mesure de réaliser de nombreux processus fondamentaux en quelques minutes, voire quelques secondes. Ils auront donc plus de temps à consacrer à d'autres activités qui contribueront à la croissance de votre entreprise.
Cependant, les avantages d'une bonne stratégie d'employee experience vont bien au-delà de l'amélioration de l'efficacité et de la productivité. L'amélioration du bien-être des salariés est également très importante et représente également un avantage concurrentiel.
Des outils de premier ordre permettent aux salariés de travailler de la meilleure manière qu’il soit. Ils peuvent contribuer à promouvoir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et les aider à obtenir les ressources dont ils ont besoin pour rester en bonne santé et heureux, en remplissant leur journée de travail de moments qui comptent.
Une plateforme numérique d'expérience employé fournira également des informations, des données et des aperçus utiles sur l'absentéisme et le bien-être des salariés. Vous serez ainsi en mesure d'identifier les actions correctives et de prendre des mesures pour éviter que des problèmes mineurs ne se transforment en problèmes graves pour vos salariés et votre entreprise.
Meilleures pratiques pour optimiser l'expérience des salariés
Selon les experts, une stratégie pour renforcer ce côté de l'entreprise consiste à commencer et à se concentrer sur les besoins des salariés grâce aux outils numériques.
Ce nouvel impératif "people centric", désormais répandu dans toutes les entreprises qui veulent se développer et être connues à la fois par les clients les plus rentables et les salariés les plus brillants, a conduit à la création et à l'utilisation d'outils d'employee experience de pointe.
Fournir aux salariés des outils pour amplifier leurs performances d'une manière qui n'était pas possible avant la numérisation est la meilleure stratégie pour améliorer leur expérience de travail.
C'est pourquoi les entreprises visent la numérisation et les outils d'expérience employé qui peuvent surveiller la vie de l'entreprise et stimuler de meilleures performances avec des éléments d'autonomisation. L'image sous-jacente est un exemple des outils Microsoft 365 Intranet.ai s'intègre avec Microsoft -le leader du marché- pour garantir les meilleurs outils d'entreprise).
De cette façon, l'expérience collaborateur au sein de l'entreprise change, et ce, avec des outils créés spécifiquement pour optimiser son expérience.
L'intranet est aujourd'hui un élément essentiel pour les entreprises car il offre différents outils d'employee experience. Une plateforme privée d'entreprise (dans laquelle les utilisateurs peuvent trouver des nouvelles, du matériel et collaborer avec leurs collaborateurs) permet une amélioration de la qualité avec des résultats tangibles parce qu'elle offre plus de:
- la capacité de traiter les informations de l'entreprise
- la communication interne
- la collaboration entre les équipes pour augmenter la productivité
- la mise en œuvre des processus d'entreprise.
Ainsi, les salariés se retrouvent dans un environnement de travail cohérent et satisfaisant, qui les insère dans un réseau d'entreprise stimulant et les accompagne dans les besoins de travail de chaque jour.
Voyons ensemble les meilleures pratiques pour améliorer l'expérience des salariés et comment la faire évoluer dans chacun de ces aspects grâce aux outils numériques.
1) Une circulation de l'information optimisée
Pour des activités de travail rentables - qui méritent une grande expérience de la part des salariés -, les processus de circulation de l'information au sein de la structure doivent être fonctionnels et immédiats.
Le temps perdu à chercher le matériel nécessaire à l'exécution du travail entraîne également une perte d'argent, et les salariés peuvent se lasser de ces obstacles.
C'est ce que prouvent les données, notamment celles d'un livre blanc d'IDC, qui ont révélé que les organisations perdent près de 2,5 millions de dollars par an en raison de la difficulté des salariés à identifier et à retrouver des informations essentielles. En revanche, si l'entreprise parvient à résoudre cette lacune organisationnelle, elle apparaît à ses salariés comme capable de leur fournir tous les outils nécessaires pour travailler dans les meilleures conditions possibles et les plus innovantes.
Les outils numériques permettant de gagner du temps, tels que ceux qu'offre l'intranet, sont donc essentiels pour les salariés.
Le partage de ces informations sur l'intranet accélère les opérations et maintient à un niveau élevé la stimulation des compétences professionnelles dans votre entreprise.
Chaque jour, l'utilisateur utilisera une interface intuitive composée d'outils de recherche performants qui permettent une communication rapide et une vue d'ensemble constante.
Le portail intranet crée un point unique dans lequel la possibilité de trouver ce que l'on cherche est plus élevée.
Pour chaque demande d'information scannée, le moteur de recherche de l'intranet indexe tous les sites, pages, listes, bibliothèques, dossiers et fichiers présents sur la plateforme et renvoie à l'utilisateur ce qu'il souhaite.
De plus, les utilisateurs trouveront toujours des zones de référence pour consulter à la fois les informations de l'entreprise et les services disponibles tels que les fiches de paie, les réservations de toutes sortes, les demandes de congés ou les arrêts maladie.
2) Communication interactive sur le lieu de travail
Un intranet est un lieu de rencontre pour tous les services de l'entreprise.
C'est un vecteur qui relie directement les salariés à leur environnement de travail numérisé.
L'expérience collaborateur numérique se développe au rythme d'une réalité virtuelle plus complète dans laquelle on peut trouver toutes les formes de communication de l'organisation, comme les nouvelles de l'entreprise, les initiatives, les avis, le partage de contenu informatif avec des espaces connexes dans lesquels chacun peut exprimer ses pensées.
Trouver les bons interlocuteurs et les contacter est immédiat, tout comme la collaboration mutuelle qui est désormais créée.
Le partage d'idées, l'échange de connaissances et le questionnement sont des apports continus qui signalent que les solutions mises en œuvre pour l'expérience employé fonctionnent.
Ainsi, l'intranet ouvre la porte à la génération et à l'échange d'idées qui doivent être favorisées et non bloquées pour une expérience collaborateur optimale.
Discuter de sujets internes à l'entreprise permet aux salariés d'écouter les opinions des autres, de renforcer ou de modifier les leurs, ce qui favorise leur sentiment d'implication dans l'entreprise.
3) Collaboration entre les équipes
Une excellente stratégie d'employee experience pour les salariés leur procure le sentiment de faire partie d'une communauté professionnelle toujours prête à les aider. Avec les bons outils numériques, il est possible d'encourager les stratégies de collaboration entre les équipes et les services pour les rendre plus avancés et efficaces.
L'intranet permet de maintenir le contact avec les collaborateurs et avec les projets en cours.
Il offre une vue en temps réel de ce qui se passe dans l'organisation et la collaboration qui en découle est à portée de clic.
Cela crée un hub numérique pour le travail d'équipe qui rassemble les personnes, le contenu, les conversations et les applications en un seul endroit.
Pour faciliter tout processus de collaboration, la plateforme d'entreprise fournit aux utilisateurs de multiples outils de gestion et de planification du travail. Intranet.ai s'intègre parfaitement à Microsoft 365, donnant accès aux meilleurs outils de collaboration tels que Teams, Planner, Yammer, OneDrive.
Vous pouvez :
- créer des canaux, échanger des fichiers, organiser des réunions professionnelles et des événements en direct sur Teams.
- collaborer à la gestion et à la planification des tâches d'un projet avec Planner
- partager du contenu sur le réseau social d'entreprise Yammer
- conserver les documents en toute sécurité sur One Drive for Business.
4) Les processus opérationnels
Enfin, la quatrième meilleure pratique pour une stratégie forte d'employee experience concerne les process d'entreprise.
Les process métier, quels qu'ils soient, sont prêts à être mis en œuvre avec l'intranet et améliorent ainsi l'expérience de chaque utilisateur.
Dans l'espace de travail numérique, de votre entreprise, chaque flux de travail trouve son espace naturel.
Par exemple, vous pouvez créer une zone dédiée à la recherche et à la gestion des informations dont les Ressources Humaines ont besoin.
Dans cette zone de l'intranet, vous pouvez trouver des organigrammes et des rubriques d'activité complétés par des programmes actualisés, l'état des activités de chaque salarié, les avancements de carrière, les demandes d'activités de formation, la formation continue, et tout ce dont les RH ont besoin pour stimuler leurs performances.
En ce qui concerne les autres process d'affaires derrière chaque projet, vous pouvez créer des flux de travail dans lesquels vous suivez en permanence l'avancement des activités, les problèmes éventuels, le partage d'informations et d'autres fonctions d'amélioration de la productivité.
Expérience et engagement des salariés : la rétention des employés
L'engagement des salariés favorise l'expérience. Une bonne expérience de travail vous donne le sentiment de faire partie de la communauté de l'entreprise.
Avec un intranet, depuis n'importe quel endroit et à n'importe quel moment, les utilisateurs peuvent avoir accès aux dernières nouvelles, aux communications importantes, aux outils préparatoires au travail en équipe, qui peuvent les rendre plus productifs. Par conséquent, nous ne pouvons qu'imaginer les nombreuses possibilités d'engagement qu'offre un environnement numérique de ce type.
Pour compléter la stratégie d'employee experience dont nous sommes partis, nous vous présentons 3 des solutions que l'intranet peut offrir pour stimuler l'engagement et obtenir la meilleure expérience employé dans l'entreprise.
1) Utiliser des enquêtes
Les enquêtes sont un outil stimulant pour accroître l'implication des personnes dans votre organisation.
Et ce, pour deux raisons :
- D'une part, vous permettez aux salariés de faire entendre leur voix, de contribuer aux choix de l'entreprise ou de donner leur avis sur des initiatives spécifiques.
- D'autre part, en partageant les résultats obtenus, vous permettez à chacun de voir ce que le reste des collaborateurs pensent de certains sujets qui ne font pas toujours l'objet de discussions, diffusant ainsi une prise de conscience commune à toute l'entreprise.
Toutefois, pour maintenir un niveau d'engagement élevé, vous ne devez jamais oublier ces deux choses : réalisez des enquêtes à questions fermées pour faciliter leur compilation, et partagez les résultats rapidement.
Vous devriez également réaliser les enquêtes suivantes :
- Enquêtes auprès des salariés entrants (Onboarding)
- Enquêtes auprès des salariés sortants (Offboarding)
- Examen des performances
- Enquêtes auprès des managers et des collaborateurs
- Un feedback à 360 degrés
Elles sont fondamentales pour suivre les performances de l'entreprise en matière de satisfaction des salariés et trouver de nouvelles solutions pour les développer.
2) Engagement des salariés et leadership
Tout dirigeant d'entreprise doit se connecter rapidement avec les personnes qu'il dirige pour qu'aucun salarié ne se sente abandonné.
Disposer d'un canal numérisé de communication ouverte et directe avec votre personnel est une condition essentielle pour stimuler la cohésion entre les personnes de votre équipe de travail et augmenter la productivité.
Lire aussi: Engagement des salariés: tout ce que vous devez savoir en 2024
Même simplement pour dire "bonjour à tous" ou pour partager des communications et des nouvelles importantes pour leur travail, un leader de l'entreprise peut ainsi impliquer ses utilisateurs en permanence.
Pour amplifier ce processus, vous pouvez utiliser des zones de l'intranet pour des équipes spécifiques dans chaque service afin de synchroniser automatiquement chaque salarié avec ses dirigeants et collaborateurs.
Voyez ici comment fonctionnent les groupes innovants d'intranet.ai.
3) Maintenir ouverte la création de groupes de discussion
Quels sont les atouts d'une équipe impliquée, soudée et efficace ?
L'échange de connaissances et la remise en question
Les solutions qu'offre l'intranet pour une excellente plateforme logicielle d'employee experience sont donc évidentes : ne limitez pas l'envie de collaboration et de partage que peuvent avoir vos salariés dans l'entreprise, gardez ouverte la possibilité pour tous de créer des groupes de discussion.
Profitez de votre environnement de travail numérique et innovant pour en faire le point où la formation et le partage d'idées doivent être privilégiés.
Discuter de sujets intra-entreprise permet aux collaborateurs d'écouter les opinions des autres et de renforcer ou modifier les leurs, favorisant ainsi leur expérience au sein de l'entreprise.
L'intranet et l'expérience des salariés
La perception qu'ont les salariés de leur vie professionnelle repose principalement sur trois facteurs : l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la flexibilité et la formation. L'intranet stimule chacun d'entre eux.
- Équilibre entre vie professionnelle et vie privée: la vie personnelle du salarié n'est pas compromise par la sphère professionnelle. L'intranet offre des outils qui accélèrent le travail et donne la possibilité de travailler à distance à des niveaux élevés, pour répondre aux besoins des salariés.
- Flexibilité: un espace de travail flexible qui écoute les demandes des utilisateurs et les soutient permet aux salariés d'augmenter leurs performances et de faire entendre leur voix sur une plateforme où chacun trouve son espace.
- Coaching et formation: la présence d'un portail intranet permet de diffuser des connaissances professionnelles dans le cadre d'un échange continu entre collaborateurs, donnant la perception de pouvoir "grandir" professionnellement, sans devoir chercher des opportunités ailleurs.
Ainsi, l'intranet contribue à bien des égards à satisfaire les souhaits des salariés et à prévenir leur insatisfaction en créant un support de croissance approprié pour les meilleures expériences employés.
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Nous sommes une équipe d'experts depuis plus de 15 ans. Nous vous aidons à créer un lieu de travail numérique intégré à Microsoft 365 et à l'intelligence artificielle afin d'augmenter les niveaux de productivité dans l'entreprise et, par conséquent, d'améliorer l'expérience des salariés.
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Giuseppe Marchi
Microsoft MVP pour SharePoint et Microsoft 365 depuis 2010.
Giuseppe est le fondateur d'intranet.ai et l'un des plus grands experts en Italie en ce qui concerne Microsoft 365. Depuis des années, il aide les entreprises à créer leur propre environnement de travail numérique dans le cloud de Microsoft, en veillant à l'expérience des utilisateurs.
Qu'est-ce qu’intranet.ai ?
intranet.ai est l'intranet d'entreprise prêt à l'emploi, conçu pour réduire les coûts et les délais de mise en œuvre, créant un environnement de travail numérique collaboratif et moderne :
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