Microsoft Loop : pourquoi cela va changer le travail numérique

Qu'est-ce que Microsoft Loop et à quoi sert-il ?

Lors de l'événement 2021 Ignite, Microsoft a annoncé l'arrivée d'une nouvelle solution pour la suite de Microsoft 365 : Loop.

Microsoft Loop vise à transformer le travail numérique en un processus plus fluide, collaboratif et intégré, notamment en soutenant les équipes d'entreprises opérant depuis différentes géographies. Une situation qui est devenue plus fréquente avec la généralisation du travail à distance, qui pose des défis tels que des fuseaux horaires désynchronisés, des connexions instables et des habitudes de travail différentes.

Loop cherche donc à répondre à ces nouvelles demandes en proposant des outils qui améliorent la communication et la collaboration numériques.

Sa particularité réside dans les "composants Loop", c'est-à-dire des modules collaboratifs et actualisables en temps réel qui peuvent être partagés et modifiés dans des applications telles que Teams, Outlook et Planner.

Outre les composants, l'application autonome permet d'organiser des projets dans des espaces de travail visuels, où les équipes et les individus peuvent collaborer sur des documents, des idées et des tâches dans un environnement centralisé de leur lieu de travail numérique.

Cela offre la flexibilité nécessaire pour surmonter les frustrations liées au travail asynchrone, en facilitant la gestion du contenu sans avoir à passer constamment d'une application à l'autre.

Mais l'approche modulaire de Microsoft Loop ne se contente pas d'introduire de nouvelles méthodes de travail : l'objectif est également de réduire les silos d'information dans l'entreprise, en offrant une expérience qui convient à la fois à la collaboration en temps réel et au travail intelligent.

 

Aperçu de Microsoft Loop

Comment accéder à Microsoft Loop

Microsoft Loop est disponible via un abonnement à Microsoft 365 et peut être utilisé par différents canaux, grâce à son intégration aux principales applications Microsoft 365 et à l'application autonome dédiée. Vous trouverez ci-dessous des détails sur la manière d'y accéder.

 

1. À travers les composants Loop intégrés

Microsoft Loop est déjà présent dans certaines applications de la suite Microsoft 365, telles que Teams, Outlook, Word et Excel. Ses composants permettent de collaborer en temps réel sur des contenus modulaires, tels que des tableaux, des listes et des paragraphes de texte, en synchronisant les informations sur tous les canaux où elles ont été partagées. Voici comment cela fonctionne :

• Dans Microsoft Teams, un composant Loop peut être ajouté directement dans un chat ou un canal. Ainsi, les membres d'une équipe peuvent travailler sur les composants en utilisant les fonctions de collaboration de Teams, sans avoir à passer d'une application à l'autre.
  
  
• Dans Outlook, les composants de boucle permettent de partager et de modifier des informations directement par courrier électronique.
  
  
• Dans Word et Excel, les composants Loop permettent de créer des blocs de contenu réutilisables qui peuvent être modifiés et synchronisés dans d'autres applications de l'espace de travail numérique de l'entreprise.
  
  

Comment accéder à cette fonctionnalité ? Il suffit de sélectionner l'icône Loop dans l'application dans laquelle vous travaillez et de commencer à créer votre composant.

 

2. En utilisant l'application autonome de Microsoft Loop

L'application autonome Loop vous permet de créer des espaces de travail collaboratifs, appelés "Workspaces", dans lesquels les membres de l'équipe peuvent échanger, mettre à jour et organiser toutes les informations dont ils ont besoin pour mener à bien les tâches du projet.

L'accès à l'application est simple. Il suffit de :

1. Visiter le site web de Microsoft Loop ou ouvrir l'application dans le portail Microsoft 365.
2. Se connecter avec les identifiants du compte de l'entreprise.

Le tour est joué. Une fois connectés, les utilisateurs peuvent explorer les espaces de travail créés par eux-mêmes ou par leur équipe, en créer de nouveaux ou se concentrer sur les éléments qui composent les espaces de travail individuels.

Ils n'ont même pas à se soucier de prévenir leurs collègues, car des notifications intégrées sont automatiquement envoyées à tous les membres de l'équipe après chaque nouvelle modification.

Microsoft Loop vs Microsoft OneNote : quelle est la différence ?

Microsoft Loop et Microsoft OneNote sont deux produits de Microsoft conçus pour améliorer la productivité et la collaboration, mais ils servent à des fins légèrement différentes et disposent de fonctionnalités distinctes.

OneNote est un carnet numérique bien établi qui permet aux utilisateurs de prendre des notes, de compiler des recherches et d'organiser des informations dans un canevas flexible et libre.

Il prend en charge une variété de types de médias, notamment du texte, des images, de l'écriture manuscrite, des enregistrements audio et vidéo, ce qui en fait un outil polyvalent pour la prise de notes personnelles, l'organisation de projets et la recherche d'informations.

OneNote offre également une fonctionnalité de recherche robuste qui permet aux utilisateurs de trouver rapidement et facilement des informations dans leurs notes.

En revanche, Loop est une app plus récente qui met l'accent sur la collaboration en temps réel.

Il fournit des composants, qui sont des extraits d'informations collaboratifs en direct pouvant être partagés et modifiés simultanément par plusieurs utilisateurs dans diverses applications de Microsoft 365.

Loop est conçu pour faciliter la création et le partage de contenu interactif et collaboratif, ce qui en fait un outil idéal pour les équipes travaillant sur des projets en temps réel.

Les composants de Loop peuvent être intégrés dans d'autres applications de Microsoft 365 telles qu'Outlook, Teams ou Whiteboard, ce qui permet une expérience de travail cohérente et fluide.

Le choix entre les deux dépendra des besoins spécifiques de l'utilisateur ou de l'équipe, ainsi que de la nature des tâches à accomplir.

Certains préféreront la flexibilité de OneNote pour la prise de notes et l'archivage, tandis que d'autres opteront pour la collaboration en temps réel offerte par Loop pour réaliser des projets avec leurs collègues.

 

Intégration de Microsoft Loop dans OneNote

Les 6 composants de Loop pour une collaboration asynchrone

Microsoft Loop est l'une des dernières innovations de Microsoft 365, introduite pour deux raisons :

1. Soutenir la collaboration asynchrone, en permettant aux équipes de rassembler des idées, de prendre des décisions et de résoudre des problèmes ensemble.
2. Simplifier la gestion collaborative des informations et des tâches, en maintenant les équipes professionnelles alignées et en synchronisant les changements en temps réel dans toutes les applications de la suite.

À ce stade, la question se pose : "Comment cela fonctionne-t-il ?"

Comme prévu, l'environnement Loop de Microsoft est basé sur les espaces de travail, c'est-à-dire le hub centralisé pour la collaboration d'équipe, et les composants Loop, c'est-à-dire les modules de contenu collaboratif qui transmettent des informations actualisées partout, de Teams à Outlook.

Nous présentons ci-dessous les principaux composants de Microsoft Loop et leurs cas d'utilisation les plus intéressants.

 

Listes à puces, listes de contrôle et listes de tâches de Loop

Créer une liste pour faire le point avec son équipe est une pratique courante. Cependant, ces listes risquent souvent de se perdre dans le flux constant d'informations, qu'il s'agisse de mises à jour sur le projet en cours, de nouvelles de l'entreprise, de commentaires de collègues ou d'autres communications qui ne sont pas toujours pertinentes.

Les solutions traditionnelles consistent à utiliser la fonctionnalité "Pin" de Microsoft Teams pour mettre en évidence une liste de tâches ou à créer un document partagé pour la collaboration dans un espace séparé, accessible uniquement aux membres de l'équipe.

Ces deux options présentent toutefois des limites importantes :

• Une liste mise en évidence par une "épingle" dans Teams n'est modifiable que par la personne qui l'a créée, ce qui oblige à créer de nouvelles listes pour chaque mise à jour.
• La fonction d'épinglage ne permet de mettre en évidence qu'un seul élément par chat, ce qui complique la gestion de plusieurs listes à la fois.
• La création et le partage d'un document séparé peut sembler la meilleure solution, mais elle comporte le risque de fragmenter l'information et donc de rendre le processus de collaboration moins fluide.

Loop répond à ces problèmes avec ses listes collaboratives.

Il s'agit de différents types de listes, de la simple liste à puces à une véritable liste de tâches non marquées, modifiables par l'équipe dans chaque canal utilisé pour la collaboration sur un projet. Par exemple, un canal Teams ou un fil de discussion dans Outlook.

Les utilisateurs peuvent ajouter leurs propres idées à tout moment et depuis n'importe quel appareil. En outre, si le composant est partagé via Outlook, les destinataires peuvent modifier le contenu directement dans l'e-mail, sans avoir à accéder à Teams ou à Loops.

Toutes les modifications sont automatiquement synchronisées, garantissant des mises à jour en temps réel pour toute personne ayant accès au composant. Cette approche simplifie grandement l'organisation d'événements professionnels, de présentations ou de réunions, en éliminant la nécessité de créer un nombre excessif de documents partagés.

Un autre avantage est la possibilité de collaborer sur des listes pendant les réunions dans Teams.

Les participants peuvent mettre à jour leurs listes en temps réel au fur et à mesure que les sujets de la réunion sont abordés. À la fin de la réunion, la liste de contrôle peut ensuite être envoyée aux membres qui n'ont pas pu y assister, ce qui leur permet de rester informés de l'évolution du projet et d'apporter immédiatement de nouvelles idées.

 

Listes Microsoft Loop synchronisées dans Teams et Outlook

Paragraphes de Microsoft Loop

Comme nous l'avons dit, les composants de Microsoft Loop sont très polyvalents, tout en visant à simplifier la collaboration entre toutes les personnes impliquées dans un projet d'entreprise.

Un exemple intéressant de cette fonctionnalité est celui des paragraphes de texte.

Il s'agit d'un composant conçu pour permettre aux membres d'un groupe dans Microsoft Teams de composer du texte ensemble. Par exemple, il est possible de travailler collectivement à la rédaction d'un e-mail de présentation pour un client ou d'un discours d'ouverture pour une nouvelle initiative.

À l'instar des listes à puces et des listes de contrôle, les paragraphes de boucles peuvent également être séparés de la conversation principale et partagés via Outlook et OneNote. Cela faciliterait la participation de personnes extérieures à l'équipe, à condition que le partage soit activé dans les paramètres du locataire de l'entreprise.

L'expérience offerte est similaire à celle d'un travail sur un document partagé, bien que Loop se distingue par une collaboration multicanal. Comme avec Word, le contenu est aussi automatiquement sauvegardé dans OneDrive et peut être retrouvé via la barre de recherche intégrée dans toutes les applications qui composent le poste de travail numérique Microsoft 365.

Les composants disponibles pour un utilisateur sont également visibles sur la page d'accueil de Microsoft 365, ce qui simplifie encore l'accès à l'information.

 

Écrire un texte avec des collègues dans Microsoft Loop

Tableaux de Microsoft Loop

Nous en venons maintenant au cinquième type de composant proposé par Microsoft Loop, à savoir le tableau. Pour comprendre son utilité, nous pouvons commencer par un exemple pratique.

Imaginons une équipe travaillant sur un projet : une réunion pourrait permettre de discuter de l'état d'avancement et de planifier les prochaines étapes. Afin d'optimiser le temps et de fixer des priorités, l'équipe pourrait créer un tableau Loop dans son chat de groupe dans Microsoft Teams.

Le tableau peut ensuite être géré de la manière suivante :

• Consacrez chaque ligne à la contribution d'un membre de l'équipe.
• Utilisez la première colonne pour noter les activités hebdomadaires.
• Utilisez la deuxième colonne pour indiquer les progrès ou les réalisations.
• Inscrivez dans la troisième colonne les tâches en suspens et les conditions à remplir pour les mener à bien.
• Dans la quatrième colonne, faites part de vos commentaires et de vos réactions utiles à vos collègues.

Un tel tableau serait un point de départ solide pour les réunions de groupe, mais il pourrait aussi les remplacer complètement en raison de la fluidité et de la simplicité avec lesquelles il permet de gérer chaque projet. En outre, la possibilité de partager le composant via Outlook permettrait de mettre à jour les parties prenantes externes, telles que les clients ou les fournisseurs, et de les impliquer dans le flux de communication afin d'obtenir un retour d'information précieux permettant d'ajuster la stratégie de l'équipe si nécessaire.

Un autre avantage est de permettre aux membres de l'équipe qui ne peuvent pas assister aux réunions de rester informés de l'avancement du projet et de partager leurs mises à jour avec le groupe de manière asynchrone.

Outre la gestion de projet, les tableaux Microsoft Loop se prêtent évidemment à de multiples utilisations. Par exemple, ils peuvent devenir un support idéal pour les activités de brainstorming. À l'aide de lignes et de colonnes, une équipe peut rassembler et organiser les différentes propositions, y compris une colonne pour l'évaluation des idées.

Chaque utilisateur ayant accès au tableau pourrait en fait donner son vote, rendant immédiatement visible sa préférence pour la proposition d'un collègue. En quelques minutes, l'équipe saura quelle idée a eu le plus de succès et, en convertissant le tableau de la manière que nous avons suggérée plus haut, pourra organiser les activités pour la mettre en œuvre.

 

Tableau Loop pour voter sur les propositions de l'équipe

Agenda de Microsoft Loop

Un dernier élément important de Loop est l'ordre du jour, qui simplifie la gestion des réunions et le partage d'informations entre les participants.

Il permet aux réunions Microsoft Teams d'être accompagnées d'un ordre du jour, qui contient les sujets à discuter. Pendant la réunion, tous les utilisateurs ayant accès à l'ordre du jour peuvent le modifier en temps réel, ce qui permet de s'assurer qu'aucun point important n'est oublié.

Mais l'ordre du jour ne se limite pas à la collecte des notes de réunion.

Il peut également inclure des documents partagés par les participants, fournissant ainsi un aperçu complet de la réunion qui peut être envoyé à tous ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion.

En un seul endroit, les membres de l'équipe peuvent alors consulter :

• le matériel partagé et les activités planifiées
• l'enregistrement de la réunion, avec sa transcription
• les notes prises par les participants pendant la réunion

 

Agenda de Microsoft Loop avec documents et notes de fin de réunion

Microsoft Loop : comment s'intègre-t-il à Copilot ?

Microsoft Loop représente l'une des solutions les plus innovantes en matière de lieu de travail numérique, étendant les capacités de communication et de collaboration déjà puissantes de Microsoft 365.

Conçu pour offrir un espace de collaboration plus dynamique et plus flexible aux équipes professionnelles, Loop permet une réflexion, une planification et une création de contenu synergiques, en surmontant les barrières des documents statiques et en empêchant les informations importantes de se perdre dans le flux constant de messages, de nouvelles et de mises à jour qui sous-tendent une organisation.

Nous avons vu comment les composants de Loop, à la fois dans les différentes applications de Microsoft 365 et dans un espace de travail unique dans l'environnement Microsoft Loop, peuvent simplifier la gestion des projets, des réunions et des tâches partagées sur n'importe quelle plateforme dans l'espace de travail numérique de l'entreprise.

Mais ce n'est pas tout.

L'intégration récente de Microsoft 365 Copilot enrichit encore les fonctionnalités que Loop met à la disposition des membres de l'équipe. Voyons brièvement comment.

 

Génération de contenu

L'un des points forts de l'intégration entre Microsoft Loop et Copilot est la capacité de générer du contenu de manière intelligente, en transformant de simples demandes en résultats personnalisables.

Cette fonctionnalité simplifie considérablement le démarrage de nouveaux projets, en éliminant les blocages initiaux qui accompagnent souvent la phase de création.

Par exemple, un chef de projet peut demander de créer un plan pour le lancement d'un produit. En quelques secondes, Copilot génère un plan structuré comprenant les principaux objectifs, les tâches à répartir entre les membres de l'équipe, les délais et les risques potentiels.

Un autre exemple pourrait concerner la communication interne, avec une demande telle que "rédiger un e-mail pour l'équipe marketing". Dans ce cas, Copilot produira un e-mail bien formaté, avec un ton professionnel et un message clair, prêt à être envoyé.

 

Démarrer un projet avec Copilot dans Microsoft Loop

Reformulation et synthèse

L'utilisateur peut transformer le contenu d'un composant de Loop à l'aide d'une simple invite. Copilot permet de modifier le ton et le style d'un texte en fonction du contexte de communication :

• Ton formel, idéal pour les documents et les communications officielles.
• Ton informel, idéal pour les conversations entre membres d'une équipe.
• Ton convaincant, utile pour les propositions commerciales ou les documents marketing.

Un exemple pourrait être la reformulation d'un e-mail quelque peu banal, en convertissant une introduction telle que "Nous vous invitons à assister à notre prochain événement d'entreprise" en un incipit plus percutant, tel que "Ne manquez pas l'occasion d'assister à notre prochain événement, au cours duquel nous partagerons les dernières nouvelles de l'entreprise et les réalisations de nos collaborateurs".

Copilot excelle également à résumer des contenus particulièrement longs.

Dans le domaine de la gestion de projet, où les contributions peuvent être considérables, Copilot parvient toujours à extraire les points clés et les priorités et à les présenter sous forme de résumé facile à suivre.

Une autre fonctionnalité intéressante concerne la conversion en différents formats. En voici quelques exemples :

• Un rapport détaillé peut devenir un tableau comparatif.
• Un paragraphe complexe peut être transformé en une liste à puces.
• Les données numériques peuvent être représentées par des graphiques.

 

Perfectionner le contenu avec Copilot dans Microsoft Loop

Résumé des modifications

Garder la trace des modifications apportées par tous les membres de l'équipe aux documents du projet peut s'avérer difficile. Mais, bien sûr, Copilot peut venir à la rescousse. L'intelligence artificielle de Microsoft peut, par exemple, analyser les activités au sein de Loop et restituer :

• Qui a fait quoi : chaque changement est attribué à son auteur, avec des détails sur le type d'intervention (ajout, modification, suppression).
• Quand cela a été fait : l'horodatage de chaque modification permet de reconstituer l'historique.
• Ce qui a changé : Copilot met en évidence le contenu mis à jour, ce qui permet aux utilisateurs de se concentrer uniquement sur les parties pertinentes.

Les membres de l'équipe peuvent ainsi

• Rester au courant de l'évolution du projet sans avoir à examiner chaque détail manuellement.
• Éviter les conflits ou les doublons, car Copilot identifie également les zones de chevauchement.
• Accélérer les processus de prise de décision en ayant toujours une vue d'ensemble complète et actualisée du projet.

 

Surveiller les modifications de contenu avec Copilot dans Microsoft Loop

Suggestions proactives

La particularité de l'intégration de Copilot dans Loop réside dans sa capacité à anticiper les besoins des utilisateurs, en recommandant des supports et des ressources pour améliorer l'organisation des projets.

Pour ce faire, Copilot analyse en temps réel les contenus partagés par l'équipe pour proposer :

• Des liens entre les idées : si deux membres de l'équipe travaillent sur des concepts similaires, Copilot suggère de les unifier ou de les connecter pour éviter les redondances.
• Des modèles prédéfinis : sur base du titre ou de la description d'un nouveau projet, Copilot peut proposer des modèles prêts à l'emploi pour planifier des activités, des rapports ou des sessions de brainstorming.

 

Créer un nouvel espace de travail dans Loop avec les suggestions de Copilot

Microsoft Loop : que nous réserve l'avenir ?

Ignite est l'événement annuel organisé par Microsoft pour annoncer les nouveautés concernant ses applications et suites, telles que Microsoft 365 et Microsoft Viva. Lors de l'édition 2022, d'importantes mises à jour de Microsoft Loop ont été présentées, qui sont toujours d'actualité.

Nous présentons ici les principales nouveautés annoncées à l'époque, mises à jour avec les dernières informations :

1. Après une période de prévisualisation privée, Microsoft Loop est désormais accessible au public. Cette étape représente une évolution importante dans la feuille de route du produit : l'app, initialement réservée à un groupe de partenaires, est maintenant prête à être utilisée par tous les utilisateurs ayant souscrit à Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, E3 et E5.
   
   
2. Parmi les fonctionnalités les plus populaires, "Polls", intégrée à Microsoft Forms, est en cours de développement. Ce nouveau composant Loop permettra de créer et de publier des sondages via Teams et Outlook, simplifiant ainsi la collecte d'idées, de préférences et d'opinions.
   
   
3. Microsoft travaille également au développement de composants axés sur la communication et l'engagement. Parmi ceux-ci, citons "Q&A". Bien qu'il ressemble à Polls, l'objectifdec e composant est de remplacer les échanges incessants de courriels qui se déroulent par le biais d'affirmations et de contre-arguments. Il s'agit donc d'accélérer la prise de décision. Cependant, depuis les récentes annonces de Microsoft, il semble que le développement de Q&A soit au point mort, ce qui rend sa sortie incertaine.

FAQ sur Microsoft Loop

Qu'est-ce que Microsoft Loop et quel est son objectif ?

Microsoft Loop est une nouvelle application de la suite Microsoft 365 conçue pour faciliter la communication à distance et la collaboration numérique. Son objectif principal est de simplifier la collaboration asynchrone au sein des équipes en utilisant des composants innovants appelés canevas. Ces canevas permettent de créer des espaces collaboratifs indépendants qui fonctionnent à travers plusieurs applications, facilitant ainsi la gestion de projets, de tâches, de textes, de tableaux, d'évaluations et d'agendas.

Quelle est la différence entre Microsoft Loop et Microsoft OneNote ?

Microsoft Loop et Microsoft OneNote sont deux produits de Microsoft qui visent à améliorer la productivité et la collaboration, mais ils ont des objectifs légèrement différents. OneNote est un carnet de notes numérique polyvalent conçu pour la prise de notes, la recherche d'informations et l'organisation de contenu. Il prend en charge divers types de médias, de textes à l'audio et à la vidéo, et offre une recherche robuste. Loop, en revanche, se concentre sur la collaboration en temps réel grâce à des composants collaboratifs que plusieurs utilisateurs peuvent partager et modifier simultanément dans différentes applications de Microsoft 365. Loop est idéal pour les équipes travaillant sur des projets en temps réel, tandis que OneNote est plus adapté à la prise de notes et à l'archivage de contenu.

Quels sont les six types de composants de Loop pour la collaboration asynchrone ?

Les six types de composants de Loop pour la collaboration asynchrone sont : 1) Les listes à puces, les checklists et les listes de tâches. 2) Le paragraphe texte de Microsoft Loop. 3) Le tableau de Microsoft Loop. 4) L'agenda de Microsoft Loop. 5) Le canevas 'Sondages' (à venir). 6) Le canevas 'Q&A' (à venir). Ces composants permettent de simplifier la collaboration et la gestion de projets, de tâches et d'informations au sein des équipes.

Comment les listes de Microsoft Loop fonctionnent-elles ?

Les listes à puces, les checklists et les listes de tâches de Microsoft Loop permettent aux équipes de collaborer sur des listes modifiables par tous les membres. Chaque utilisateur peut ajouter ses propres idées à la liste en temps réel, et les informations sont synchronisées entre les utilisateurs et les applications. Ces listes simplifient la gestion de tâches, d'événements ou de projets en permettant à tous les participants de suivre les mises à jour et les modifications, le tout sans créer de documents séparés.