Microsoft Loop : Pourquoi cela va changer le travail numérique

Une nouvelle application pour la suite Microsoft 365 est en route. Son objectif ? Transformer le travail numérique en un processus plus fluide, répondant ainsi aux besoins des équipes travaillant à distance.

Microsoft Loop se présente comme une clé de voûte pour soutenir la communication à distance et la collaboration numérique grâce à ses composants innovants, les canevas.

Découvrez ici les six types de composants offerts par Microsoft Loop, chacun visant à simplifier la collaboration asynchrone et à améliorer la gestion des projets, des tâches, des textes, des tableaux, des évaluations et des agendas.

Qu'est-ce que Microsoft Loop et quel est son objectif

Lors de l'édition 2021 du célèbre événement Ignite, la maison Microsoft a confirmé l'arrivée d'une nouvelle entrée dans la très chère suite Microsoft 365.

Il s’agit de Loop, l'outil qui transformera le travail numérique en un processus plus fluide, inclusif et cohésif.

En effet, l'objectif est de maintenir ensemble des équipes commerciales qui se retrouvent de plus en plus souvent à collaborer à partir de zones géographiques éloignées, confrontées au lourd défi de trouver un équilibre entre des fuseaux horaires décalés, des connexions instables et des habitudes de travail diamétralement opposées.

Microsoft Loop s'insère dans cet écosystème complexe comme une nouvelle clé de voûte conçue pour soutenir la communication à distance et la collaboration numérique grâce à des composants innovants, les canevas.

Bien que l'adjectif "innovant" perde progressivement - et malheureusement - de sa valeur, il est parfait dans son sens premier pour décrire ces canevas collaboratifs, qui sont une proposition concrète pour surmonter les inconvénients, les frustrations et les silences gênants du travail en équipe asynchrone.

Voyons donc ce que sont les canevas Microsoft Loop et comment ils fonctionnent.

Microsoft Loop vs. Microsoft OneNote

Microsoft Loop et Microsoft OneNote sont deux produits de Microsoft conçus pour améliorer la productivité et la collaboration, mais ils servent à des fins légèrement différentes et disposent de fonctionnalités distinctes.

OneNote est un carnet de notes numérique bien établi qui permet aux utilisateurs de prendre des notes, de compiler des recherches et d'organiser des informations dans un canevas flexible et libre.

Il prend en charge une variété de types de médias, notamment du texte, des images, de l'écriture manuscrite, des enregistrements audio et vidéo, ce qui en fait un outil polyvalent pour la prise de notes personnelles, l'organisation de projets et la recherche d'informations.

OneNote offre également une fonctionnalité de recherche robuste qui permet aux utilisateurs de trouver rapidement et facilement des informations dans leurs notes.

En revanche, Loop est une application plus récente qui met l'accent sur la collaboration en temps réel.

Il fournit des composants, qui sont des extraits d'informations collaboratifs en direct pouvant être partagés et modifiés simultanément par plusieurs utilisateurs dans diverses applications de Microsoft 365.

Loop est conçu pour faciliter la création et le partage de contenu interactif et collaboratif, ce qui en fait un outil idéal pour les équipes travaillant sur des projets en temps réel.

Les composants de Loop peuvent être intégrés dans d'autres applications de Microsoft 365 telles qu'Outlook, Teams ou Whiteboard, ce qui permet une expérience de travail cohérente et fluide.

Le choix entre les deux dépendra des besoins spécifiques de l'utilisateur ou de l'équipe, ainsi que de la nature des tâches à accomplir.

Certains préféreront la flexibilité de OneNote pour la prise de notes et l'archivage, tandis que d'autres opteront pour la collaboration en temps réel offerte par Loop pour les projets collaboratifs et dynamiques.

Les 6 composants de Loop pour la collaboration asynchrone

Microsoft Loop a pour but d'atteindre deux objectifs principaux :

1. Aider les individus à rassembler et à comparer leurs idées, à prendre des décisions et à résoudre des problèmes.
2. Éviter que le dernier mot appartienne toujours à celui qui est le plus rapide à répondre aux messages de chat ou aux emails.

À ce stade, la question qui se pose est la suivante: "D'accord, mais comment ?”.

Avec les canevas, qui sont des composants permettant de créer des espaces collaboratifs indépendants fonctionnant sur plusieurs applications au sein de vos chats Teams ou de vos emails Outlook.

Chaque élément d'information de ces canevas polyformes est sauvé du flux constant de messages, de propositions, de digressions et de réactions qui caractérisent le lieu de travail d'aujourd'hui.

Chaque nouveau détail, saisi dans le canevas par les utilisateurs, est reproduit en temps réel dans des versions de ce même canevas sur différentes applications.

Mais ce n'est pas tout.

Ci-dessous, nous énumérons les 6 types de canevas que Microsoft a publiés jusqu'à présent, avec de brèves descriptions et des cas d'utilisation intéressants.

Les listes à puces, les checklists et les listes de tâches
de Microsoft Loop

Combien de fois avez-vous essayé de faire un point avec votre équipe et donc de commencer à rédiger une liste, de la liste numérotée minimale à la liste de contrôle plus détaillée ?

Le problème est qu'une fois affichée dans le chat, cette liste est noyée sous les messages entrants constants, qui parlent du projet en cours, certes, mais aussi du prochain projet de l'entreprise, du commentaire d'un client ou de la communication que vient de publier le PDG.

Dans ce cas, vous pourriez penser à utiliser la fonction "épingler" pour mettre votre liste au premier plan ou à créer un document partagé pour travailler dessus plus calmement.

Ce ne sont pas des solutions efficaces, ni à court ni à moyen ou long terme, pour les raisons suivantes :

• Même si elle est placée au premier plan, la liste ne reste modifiable que par l'utilisateur qui l'a créée. Ainsi, il faudra toujours en écrire de nouvelles pour suivre les mises à jour.
• Avec la fonction "épingler" de Teams, vous ne pouvez mettre en évidence qu'un seul élément par chat. Que faire si l'équipe a besoin de créer plusieurs listes à des fins différentes en même temps ?
• Ouvrir et partager un document semble être le meilleur moyen d'organiser les tâches, de comparer et de déterminer les prochaines étapes. Mais pourquoi créer un fichier séparé quand vous pouvez faire tout cela, et plus encore, directement à partir du chat de groupe ?

Les checklists et les listes de Microsoft Loop résolvent ce problème.

Grâce à elles, vous pouvez partager avec l'équipe des listes qui sont modifiables par tous et isolées de la conversation générale du groupe.

Chaque utilisateur peut saisir ses propres idées dans la liste, à tout moment et depuis n'importe quel appareil.

En outre, si le canevas a été partagé via Outlook, les personnes à qui l'email a été envoyé peuvent en modifier le contenu sans passer par Teams. Néanmoins, les informations ajoutées seront automatiquement transmises à tous les utilisateurs ayant accès au canevas.

De cette façon, il sera plus facile de gérer l'organisation d'un événement, d'une présentation ou d'une réunion d'entreprise, sans créer des montagnes de documents partagés qui risquent de créer encore plus de confusion.

Un autre point fort est le fait que vous pouvez collaborer sur les listes de contrôle de la boucle dans les chats de réunion sur Teams.

Checklist du Microsoft Loop

Tous les participants à la réunion auront ainsi la possibilité de modifier la liste au fur et à mesure que les sujets sont abordés ou si des décisions différentes de celles initialement inscrites dans le canevas sont prises.

À la fin de la réunion, la checklist peut être envoyée aux utilisateurs qui n'ont pas pu y assister afin qu'ils puissent se tenir au courant de l'évolution du projet et partager leurs idées en temps réel avec le reste du groupe.

Paragraphe texte de Microsoft Loop

Comme nous l'avons mentionné précédemment, les canevas de Loop sont polyformes, bien que l'objectif soit toujours de simplifier la collaboration entre professionnels.

Un quatrième type de canevas qui sert cet objectif est le paragraphe texte.

Ce composant permet aux membres d'un groupe sur Teams de composer ensemble un texte multicanal. Par exemple, l'email de présentation d'un client ou le discours d'ouverture de la prochaine opération commerciale.

Comme les listes à puces et les checklists, les paragraphes texte de Loop différent également de la conversation générale et peuvent être partagés via Outlook et OneNote afin que des personnes extérieures à l'équipe de projet puissent participer aux modifications.

L'expérience est exactement celle d'un travail sur un document partagé, mais en éliminant toutes les étapes gênantes pour l'étaler et le retrouver dans les archives.

En effet, les composants de Loop sont automatiquement enregistrés sur OneDrive et peuvent être retrouvés directement via la barre de recherche présente dans toutes les applications Microsoft.

Par ailleurs, vous pouvez également retrouver les canevas auxquels vous avez accès sur votre page d'accueil Microsoft 365.

Ainsi, vous pouvez créer des textes avec votre équipe depuis des chats de groupe, impliquer des personnes externes dans la rédaction via Teams ou Outlook, accéder à l'historique des modifications typique du stockage OneDrive et récupérer vos brouillons depuis n'importe quelle application Microsoft.

Pas trop mal, non ?

Tableau de Microsoft Loop

Nous arrivons maintenant au cinquième type de composant mis à disposition par Microsoft Loop, à savoir le tableau.

Pour expliquer son utilité, commençons par un exemple pratique.

Vous et votre équipe travaillez sur un projet, et il y aura bientôt une réunion pour discuter ensemble des progrès réalisés et de la façon de procéder dans les semaines à venir.

Pour gagner du temps et établir tout de suite les questions prioritaires, vous pouvez ouvrir le canevas tabulaire Loop dans votre chat de groupe et dédier chaque ligne à un membre de l'équipe.

Dans la première colonne, chaque utilisateur peut saisir les tâches figurant sur sa liste hebdomadaire de choses à faire; dans la deuxième, il peut préciser ce qui a été réalisé; dans la troisième, il peut indiquer les tâches restantes et ce qui est nécessaire pour les achever.

La quatrième colonne, quant à elle, peut être utilisée comme un espace dans lequel tous les utilisateurs peuvent laisser leurs commentaires, aidant ainsi les individus de l'équipe à obtenir ce dont ils ont besoin pour continuer.

Canevas tabulaire de Microsoft Loop

 

 

Canevas tabulaire utilisé pour organiser un projet

Ce tableau constitue un point de départ solide pour les réunions de groupe ou pourra les remplacer complètement, en faisant gagner du temps grâce à la comparaison directe et fluide qu'il offre aux utilisateurs.

De plus, vous pouvez le partager via Outlook pour informer les clients, les fournisseurs ou les responsables de l'évolution du projet, en recevant leurs commentaires, intégrés dans le canevas, sur toutes les applications où votre tableau est présent et en temps réel.

Dernière remarque : ce canevas est également utile pour tenir à jour les membres de l'équipe qui ne peuvent pas assister aux réunions, en leur permettant de rester au courant de ce que fait le reste du groupe et de partager leur situation.

Vous serez ainsi en mesure de coordonner votre travail à tout moment, quels que soient les engagements et les imprévus qui vous empêchent souvent de vous réunir.

Cependant, la table Microsoft Loop peut servir à d'autres fins que celles que nous avons vues jusqu'à présent.

En effet, il est le support idéal pour le brainstorming collectif.

En utilisant des lignes et des colonnes pour noter et organiser les différentes suggestions des utilisateurs, vous et votre équipe pouvez rapidement trouver des idées précieuses pour faire avancer vos projets ou en lancer de nouveaux.

Il vous suffit de recueillir toutes les suggestions de l'équipe et des personnes que vous souhaitez impliquer dans cette activité, puis d'utiliser la colonne d'évaluation pour déterminer quelle proposition est la meilleure.

Canevas tabulaire d’évaluation de Microsoft Loop

 

 

Attribuez votre vote dans le canevas

 

 

Participez par email au vote dans le canevas

Chaque utilisateur ayant accès au tableau pourra voter pour l'idée qu'il préfère, en affichant également le nom de la personne qui l'a suggérée.

En quelques minutes, vous aurez un moyen de savoir quelle décision prendre pour que l'équipe soit d'accord et poursuive le projet.

L'agenda de Microsoft Loop

Passons au dernier composant disponible sur Microsoft Loop : l'agenda.

Sans s'y attarder, ce canevas est utilisé pour organiser des réunions d'affaires, garder une trace de ce qui est déterminé et envoyer à tous les participants - présents ou non à la réunion - les informations et les documents qui ont été partagés.

En fait, l'agenda Loop est initialement créé pour établir un schéma de discussion, utile pour guider la réunion.

Par la suite, il peut être modifié par tous les utilisateurs ayant accès au canevas pendant la réunion, afin qu'aucun point important ne soit perdu ou oublié.

Modification de l'agenda de Microsoft Loop dans le chat de la réunion

Enfin, une fois la réunion terminée, il est automatiquement envoyé à toutes les personnes qui ont été invitées à y participer.

Il faut souligner que l'ordre du jour enregistre non seulement les notes prises pendant la réunion, mais aussi son enregistrement, avec transcription, et les fichiers échangés entre les participants.

Informations et documents de réunion partagés avec l’agenda de Microsoft Loop

Il va sans dire que ce composant remplace, voire dépasse, les fonctions d'un email récapitulatif commun.

Ci-dessous, vous trouverez un tableau récapitulatif présentant les principaux composants de Microsoft Loop, accompagnés de brèves descriptions de leurs fonctionnalités :

 

Les principaux composants de Microsoft Loop

 

Composants de Microsoft Loop	Description du composant
Listes à puces, checklists et listes de tâches	Ces composants permettent de créer des listes modifiables par tous les membres de l'équipe, isolées de la conversation générale dans Teams et Outlook. Chaque utilisateur peut saisir des idées à tout moment, et les informations ajoutées sont automatiquement partagées avec les utilisateurs ayant accès.
Paragraphe texte	Permet aux membres d'un groupe sur Teams de composer ensemble un texte multicanal. Les paragraphes texte de Loop diffèrent de la conversation générale et peuvent être partagés via Outlook et OneNote pour permettre à des personnes extérieures à l'équipe de participer aux modifications.
Tableau	Un canevas tabulaire qui permet d'organiser des tâches, de suivre les progrès et de faciliter la comparaison directe entre les utilisateurs. Il peut être partagé via Outlook pour informer les parties prenantes et recevoir leurs commentaires en temps réel. C'est également utile pour le brainstorming collectif.
Agenda	Utilisé pour organiser des réunions, suivre les discussions et envoyer des informations et des documents à tous les participants. L'agenda Loop peut être modifié par tous les utilisateurs ayant accès et est envoyé automatiquement à la fin de la réunion, enregistrant les notes, l'enregistrement et les fichiers partagés.

Ignite 2022 :
Aperçu de Microsoft Loop et 2 composants expérimentaux

Ignite est l'événement annuel que Microsoft organise pour annoncer toutes les nouvelles qui touchent l'univers de ses programmes.

Lors de l'édition 2022, quelques mises à jour intéressantes liées à Microsoft Loop et à ses canevas ont été rendues publiques.

Parmi ces nouvelles, trois sont celles qui nous ont le plus impressionnés et que nous voulons partager avec vous :

• Un aperçu privé de Microsoft Loop est disponible.

En fait, la nouvelle application de Microsoft 365 a été mise à la disposition des partenaires les plus proches de la société mère - y compris nous, chez intranet.ai -.

En effet, l'application est encore en phase de test, et les commentaires des partenaires permettront aux développeurs de Microsoft de corriger les éventuels bugs et d'ajouter de nouvelles fonctionnalités capables de répondre aux demandes populaires.

La date de sortie pour le grand public n'a pas encore été annoncée, mais ce sera certainement un moment historique dans le monde du travail hybride.

• Le développement du canevas "Sondages" a été annoncé.

Ce composant de Microsoft Loop a été très demandé par les entreprises qui utilisent l'application en avant-première privée.

Il s'agit d'un nouveau canevas alimenté par Forms, l'application de Microsoft pour créer des questionnaires et des enquêtes intelligentes.

L'objectif est connu : il s'agira de composer et de publier via Teams et le canevas Outlook pour recueillir des avis et des réponses encore plus rapidement, plus facilement et plus aisément.

• Le canevas "Q&A" sortira prochainement.

Dans le sillage des demandes des partenaires, Microsoft a annoncé l'arrivée d'un autre nouveau composant pour Loop dédié à la collecte rapide de réponses.

Bien qu'il ressemble au canevas "Sondages", l'objectif de ce canevas est de remplacer les incessants échanges d'emails, qui procèdent par affirmations et contre-arguments.

Au lieu de cela, la discussion sera déplacée vers un seul espace multicanal, formaté spécifiquement pour ne pas perdre le fil logique du discours et pour parvenir à un compromis entre les parties aussi rapidement et commodément que possible.

Voilà ce que vous pouvez actuellement apprendre sur Microsoft Loop, l'application qui va changer la façon dont nous travaillons à distance avec nos collègues du monde entier.

FAQ sur Microsoft Loop et ses composants pour la collaboration asynchrone en entreprise

Qu'est-ce que Microsoft Loop et quel est son objectif ?

Microsoft Loop est une nouvelle application de la suite Microsoft 365 conçue pour faciliter la communication à distance et la collaboration numérique. Son objectif principal est de simplifier la collaboration asynchrone au sein des équipes en utilisant des composants innovants appelés canevas. Ces canevas permettent de créer des espaces collaboratifs indépendants qui fonctionnent à travers plusieurs applications, facilitant ainsi la gestion de projets, de tâches, de textes, de tableaux, d'évaluations et d'agendas.

Quelle est la différence entre Microsoft Loop et Microsoft OneNote ?

Microsoft Loop et Microsoft OneNote sont deux produits de Microsoft qui visent à améliorer la productivité et la collaboration, mais ils ont des objectifs légèrement différents. OneNote est un carnet de notes numérique polyvalent conçu pour la prise de notes, la recherche d'informations et l'organisation de contenu. Il prend en charge divers types de médias, de textes à l'audio et à la vidéo, et offre une recherche robuste. Loop, en revanche, se concentre sur la collaboration en temps réel grâce à des composants collaboratifs que plusieurs utilisateurs peuvent partager et modifier simultanément dans différentes applications de Microsoft 365. Loop est idéal pour les équipes travaillant sur des projets en temps réel, tandis que OneNote est plus adapté à la prise de notes et à l'archivage de contenu.

Quels sont les six types de composants de Loop pour la collaboration asynchrone ?

Les six types de composants de Loop pour la collaboration asynchrone sont : 1) Les listes à puces, les checklists et les listes de tâches. 2) Le paragraphe texte de Microsoft Loop. 3) Le tableau de Microsoft Loop. 4) L'agenda de Microsoft Loop. 5) Le canevas 'Sondages' (à venir). 6) Le canevas 'Q&A' (à venir). Ces composants permettent de simplifier la collaboration et la gestion de projets, de tâches et d'informations au sein des équipes.

Comment les listes à puces, les checklists et les listes de tâches de Microsoft Loop fonctionnent-elles ?

Les listes à puces, les checklists et les listes de tâches de Microsoft Loop permettent aux équipes de collaborer sur des listes modifiables par tous les membres. Chaque utilisateur peut ajouter ses propres idées à la liste en temps réel, et les informations sont synchronisées entre les utilisateurs et les applications. Ces listes simplifient la gestion de tâches, d'événements ou de projets en permettant à tous les participants de suivre les mises à jour et les modifications, le tout sans créer de documents séparés.