SharePoint Online : 7 fonctionnalités clés pour votre entreprise

Intégration entre l'intranet SharePoint et Microsoft Teams via les notifications push de intranet.ai

Cependant, une intégration à ne pas sous-estimer est celle avec Microsoft Power Platform. En effet, l'intégration avec des outils tels que Power Automate, Power Apps et Power BI permet aux entreprises d'automatiser les flux de travail, de créer des applications personnalisées et d'analyser les données en temps réel. Des fonctionnalités supplémentaires, donc, qui transforment SharePoint en une plateforme idéale pour la digitalisation des processus internes.

SharePoint se distingue également par ses innombrables possibilités de personnalisation et sa grande flexibilité. Les organisations peuvent adapter l'interface utilisateur, ainsi que créer des mises en page et des thèmes pour valoriser l'identité de leur marque. De plus, elles peuvent concevoir des pages avec des web parts développées sur mesure, grâce auxquelles il est possible de fournir aux utilisateurs des fonctionnalités allant au-delà des standards de SharePoint, en adaptant les sites d'entreprise aux besoins réels de l'organisation.

En termes d'évolutivité, SharePoint évolue avec l'entreprise. Cela signifie que, quelle que soit la taille ou la complexité de l'organisation, la plateforme est capable de gérer une augmentation des données et des utilisateurs sans compromettre les performances.

Avec cet aperçu, nous avons voulu clarifier ce qu'est SharePoint de Microsoft 365 et pourquoi il devrait devenir le cœur du digital workplace de votre entreprise. Ses capacités de gestion documentaire, ses possibilités d'automatisation des processus et son intégration native avec d'autres plateformes Microsoft en font un outil essentiel pour la digitalisation et l'innovation des processus internes.

Qu'est-ce que SharePoint Online et quelles sont les différences avec la version On-Premise ?

SharePoint Online est la version cloud de la plateforme Microsoft 365 du même nom. Contrairement à la version On-Premise, où l'infrastructure informatique doit être gérée localement, SharePoint Online s'appuie sur le cloud pour assurer des mises à jour automatiques, notamment en termes de sécurité, et offre une évolutivité immédiate.

Les entreprises n'ont donc plus à se préoccuper de la maintenance de serveurs physiques ou d'infrastructures complexes, ce qui est généralement long et coûteux. Cette responsabilité incombe à Microsoft, qui prend en charge tous les aspects techniques, des mises à jour du système aux correctifs de sécurité, ce qui permet une gestion plus efficace des ressources.

Un autre avantage important du cloud concerne l'accessibilité.

SharePoint Online permet aux entreprises d'accéder à leurs données depuis n'importe où dans le monde, à condition de disposer d'une connexion internet. Il s'agit d'une caractéristique importante si l'on considère la prévalence croissante du travail à distance et la nécessité pour les travailleurs de pouvoir accéder aux documents de l'entreprise, de gérer des projets et de collaborer en temps réel avec leurs collègues, quelle que soit leur situation géographique.

L'accessibilité des données ne se limite toutefois pas à l'accès à distance, mais s'étend également aux capacités d'intégration avec d'autres applications cloud de Microsoft 365, telles que Teams et OneDrive. Cette intégration crée un environnement numérique interconnecté, où les documents, les processus d'entreprise et le flux de communication interne sont intégrés dans un seul système.

À quoi sert SharePoint : cas d'utilisation réels pour les entreprises

Comme nous l'avons vu, SharePoint n'est pas seulement un logiciel : c'est une plateforme polyvalente qui permet aux entreprises de numériser les processus internes, d'améliorer la collaboration et de gérer les informations de manière intégrée et sécurisée.

Mais comment SharePoint peut-il se traduire en valeur tangible ? Nous allons l'examiner brièvement ci-dessous, avant de nous plonger dans les principales fonctionnalités, en explorant quelques-uns des cas d'utilisation les plus populaires dans les entreprises.

Gestion de documents et système de gestion de contenu

À partir d'un simple document archivé, Microsoft SharePoint permet d'aller beaucoup plus loin : versions multiples, partage sécurisé et contrôle des modifications transforment la gestion des documents en un processus structuré où rien n'est laissé au hasard.

Pensez à une grande entreprise qui doit gérer des milliers de documents chaque jour. SharePoint peut permettre la création d'un système qui non seulement permet d'archiver les fichiers à l'aide d'informations personnalisées et indexées (ces informations sont connues sous le nom de métadonnées), mais qui permet également de suivre les versions individuelles des documents et de les retrouver, quand on le souhaite, à partir d'un historique qui se met automatiquement à jour après chaque changement.

Flexibilité, rapidité de récupération de l'information et sécurité sont les principales caractéristiques qu'offre SharePoint pour la gestion des documents et des contenus d'entreprise.

Gestion documentaire d'intranet.ai pour SharePoint Online

Intranet d'entreprise

Imaginons maintenant une entreprise comptant des centaines de travailleurs dispersés dans différents lieux ou travaillant à distance. Comment s'assurer que chacun est toujours en phase avec les stratégies et les objectifs de l'entreprise ?

SharePoint permet de créer l'intranet, le centre numérique où les employés d'une entreprise peuvent accéder à toutes les informations, ressources et services dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches et collaborer avec leurs collègues.

L'intranet est l'endroit sur mesure où une organisation peut rendre les processus et la communication internes plus simples et plus immédiats. Basé sur SharePoint, l'intranet peut réaliser son plein potentiel et devenir le cœur du lieu de travail numérique de l'entreprise où la gestion des documents peut être centralisée, la collaboration en temps réel encouragée et le partage des connaissances amélioré.

Chaque utilisateur peut facilement accéder aux documents les plus pertinents pour ses activités, aux services offerts aux employés et aux dernières nouvelles de l'entreprise, tout en maintenant la continuité de l'activité indépendamment du lieu. En outre, la possibilité de personnaliser les sites et le contenu en fonction de l'équipe, du département, du lieu de travail ou même de la langue de navigation de l'utilisateur permet de fournir des informations ciblées et de réduire la surcharge de communication non pertinente.

Intranet SharePoint personnalisée avec intranet.ai

Engagement avec Yammer (maintenant Viva Engage)

Aujourd'hui, plus que jamais, les entreprises ont besoin d'outils qui encouragent l'interaction et la participation active. Alors que Microsoft Yammer remplissait autrefois ce rôle, c'est aujourd'hui Viva Engage qui permet la création d'un réseau social d'entreprise.

Avec Viva Engage, les personnes appartenant à une même organisation peuvent partager des idées, discuter de projets et d'initiatives, participer à des enquêtes et créer des communautés centrées sur des sujets pertinents pour l'entreprise et ses activités.

SharePoint, quant à lui, sert de plateforme centralisée pour la gestion de contenu et la collaboration sur des documents structurés. L'intégration avec Viva Engage crée un écosystème qui combine la gestion des connaissances de l'entreprise avec une communication plus engageante. Par exemple, les discussions et les mises à jour de Viva Engage peuvent être hébergées sur l'intranet SharePoint, créant ainsi un espace unifié où coexistent les communications formelles et les contributions spontanées de la communauté.

Une page SharePoint peut inclure un flux qui montre les conversations en cours sur Viva Engage en temps réel, ce qui permet aux utilisateurs de participer sans quitter l'environnement intranet.

Organiser des événements

SharePoint peut être utilisé conjointement avec Microsoft Stream pour gérer et promouvoir des événements d'entreprise diffusés en direct.

L'intégration avec Stream permet aux entreprises de programmer des diffusions en direct d'événements tels que des réunions mondiales, des cours de formation ou des présentations de nouveaux produits, avec un avantage majeur : la possibilité de centraliser les activités liées à l'événement.

Les sites SharePoint sont l'endroit idéal pour gérer la promotion des événements, diffuser des mises à jour et recueillir des commentaires en temps réel, via Microsoft Forms. Cela réduit la nécessité de passer d'une application à l'autre et simplifie à la fois l'organisation et la participation aux événements d'entreprise, tout en restant dans un environnement familier à tous les utilisateurs.

Gestion de projets

SharePoint peut également devenir une base opérationnelle centrale où les délais peuvent être suivis, les tâches assignées et les documents partagés avec les collègues d'un même projet, d'une même équipe ou d'un même département.

Pour créer une telle base opérationnelle, l'intégration avec Microsoft Planner est essentielle. Planner est l'application de gestion de projet de Microsoft 365 qui permet de diviser les activités d'un projet en tâches précises à assigner aux membres de l'équipe avec leurs délais et priorités.

Au sein de SharePoint, chaque membre de l'équipe peut visualiser les tâches assignées via une interface de type "tableau d'affichage". Il est ainsi possible de suivre l'avancement des tâches et la charge de travail de chacun, tout en gardant l'ensemble centralisé sur une seule plateforme. En outre, les informations relatives aux tâches individuelles sont automatiquement synchronisées entre les deux plateformes, ce qui permet aux responsables de suivre facilement l'évolution des projets de l'entreprise et d'intervenir rapidement en cas de problème.

Gestion de la conformité et de la gouvernance

SharePoint est une plate-forme centrale pour la gestion du contenu et de l'information, qui aide les entreprises à adhérer à des politiques de sécurité de plus en plus strictes.

Grâce à des fonctionnalités avancées telles que l'audit et les politiques de rétention, vous pouvez contrôler avec précision l'utilisation des documents de l'entreprise, en suivant des informations clés telles que les personnes qui accèdent au contenu, les modifications apportées et le moment où elles l'ont fait.

Les politiques de conservation peuvent également être personnalisées, afin de s'assurer que les documents sont conservés pendant la durée requise par les réglementations et éliminés en toute sécurité une fois qu'ils ont dépassé les limites de temps.

Développement des compétences internes

L'intranet SharePoint peut servir de centre de formation d'entreprise, en hébergeant en un seul endroit facilement accessible toutes les ressources de formation mises à la disposition des employés pour améliorer leurs compétences.

En créant des pages approfondies dédiées, il est possible de mettre en avant les offres de formation de l'entreprise, de fournir des liens rapides vers des ressources en dehors de l'intranet et d'offrir une vue d'ensemble détaillée des cours disponibles. Mais ce n'est pas tout.

Les pages de l'intranet pourraient être enrichies de contenus de formation courts et attrayants, tels que des pilules vidéo sur Microsoft 365, et être utilisées pour promouvoir des cours de formation personnalisés provenant de fournisseurs externes ou générés à partir de notre plateforme Microlearning.

Créer des cours de formation personnalisés avec le Microlearning d'intranet.ai

Business Intelligence et rapports avancés

Les sites SharePoint n'hébergent pas seulement des activités de projet ou du contenu pour la formation interne, mais peuvent également afficher des tableaux de bord créés dans des rapports Power BI d'entreprise.

Toutes les entreprises ont besoin de prendre des décisions rapides et basées sur des données. L'intégration d'un tableau de bord Power BI dans une page d'un site SharePoint dédié à un département particulier permet d'accéder instantanément à des données actualisées et à des indicateurs de performance pertinents. Les membres d'un département peuvent ainsi suivre l'évolution de leurs activités en temps réel et identifier rapidement les domaines à améliorer et les problèmes éventuels.

L'intégration entre Power BI et SharePoint permet également d'appliquer des filtres personnalisés, avec des vues dynamiques qui s'adaptent aux besoins de l'équipe ou des utilisateurs individuels. Par exemple, les responsables peuvent accéder à des rapports de synthèse sur les ventes ou la productivité de l'entreprise, tandis que les membres de l'équipe peuvent analyser des détails spécifiques liés à leurs tâches.

Gestion des ressources de l'entreprise

Enfin, SharePoint peut être utilisé pour gérer les ressources de l'entreprise, qu'il s'agisse d'équipements, de licences logicielles ou d'actifs numériques.

En créant des listes personnalisées, il est possible de suivre chaque actif, son utilisation dans l'entreprise et les événements qui y sont liés tels que les échéances, les renouvellements ou les besoins de maintenance. Grâce à l'intégration de flux d'automatisation, il est possible d'automatiser des processus tels que les demandes de réservation ou l'approbation de l'achat de nouvelles ressources.

Plus précisément, Power Automate permet de mettre en place des flux qui informent les responsables de l'expiration imminente d'une licence de logiciel de l'entreprise, ainsi que des informations nécessaires à son renouvellement.

7 fonctionnalités de SharePoint Online que vous devez connaître

Collection de documents en mode galerie

Historique des modifications des documents

À ce stade, il est temps de parler d'un autre aspect qui fait de SharePoint le système de gestion documentaire idéal, à savoir les métadonnées.

Les métadonnées sont des informations sur le contenu qui sont utilisées pour le catégoriser et qui peuvent être filtrées pour organiser et rechercher des fichiers plus facilement et plus rapidement qu'avec les dossiers traditionnels.

Elles sont similaires aux tags des médias sociaux, en ce sens qu'elles donnent une indication du type de contenu auquel elles renvoient.

Mais où se trouvent les métadonnées dans les collections de documents et comment sont-elles utilisées ?

C'est très simple : les métadonnées sont les ensembles de valeurs qui caractérisent les colonnes d'une collection.

Pour chaque fichier placé dans une collection de documents, SharePoint fournit des colonnes et des métadonnées par défaut, telles que la version du fichier, l'auteur, la date de création et de dernière modification et l'identifiant numérique.

Les utilisateurs autorisés peuvent ajouter des colonnes avec des ensembles de valeurs personnalisés, même s'il s'agit simplement d'une extension des ensembles standard. Par exemple, dans la colonne intitulée "date", il est possible de saisir la date d'expiration d'un document de projet particulier.

Autre exemple : dans la colonne "utilisateur", vous pouvez indiquer le nom des personnes qui approuvent le dossier ou qui participent à sa création et à sa mise à jour.

Bref, il n'y a pas vraiment de limite : ce système permettra d'organiser tous les documents de l'entreprise en fonction d'informations spécifiques et de les retrouver rapidement en filtrant les collections.

2) Listes

Après avoir examiné ensemble les capacités de Microsoft SharePoint en tant que système de gestion de documents, élargissons le sujet avec les listes.

Les collections de documents sont en fait des exemples particuliers de listes SharePoint, qui méritent leur propre espace en raison du rôle crucial qu'elles jouent dans les processus d'entreprise. La seule différence entre les collections de documents et les listes réside dans le fait que les premières servent à organiser des fichiers, tandis que les secondes contiennent des valeurs textuelles telles que les noms des contacts utiles pour un projet.

Ainsi, de simples listes permettent de créer n'importe quel type de fichier maître, depuis les contrats avec les fournisseurs jusqu'aux appareils remis au personnel.

Les métadonnées jouent également un rôle organisationnel en classant chaque information. Elles permettent par exemple d'organiser et de filtrer les listes en fonction du montant d'un contrat, des signataires, des employés qui disposent d'un téléphone ou d'un PC de l'entreprise, etc.

Une autre fonction importante des listes est de pouvoir accueillir les informations contenues dans les fichiers de base Excel, en les rendant accessibles aux utilisateurs avec les mêmes niveaux d'autorisation que ceux que nous avons vus pour les collections de documents.

Ils ont ainsi la possibilité de travailler simultanément sur le même fichier, dépassant ainsi les limites de collaboration d'Excel.

Un autre avantage de l'importation de tableaux Excel dans SharePoint est qu'il est possible d'éditer plusieurs éléments à la fois grâce à la fonction Quick Edit (que l'on trouve en cliquant sur "Quick Edit" dans la barre de commande de chaque liste). En outre, il est possible d'accéder à l'historique des modifications pour comparer différentes versions du fichier ou pour restaurer une version antérieure à une mise à jour.

Comme dans le cas des collections de documents, il est possible de visualiser dans les listes de fiches la boîte, l'utilisateur, la date et l'heure de la modification.

Enfin, les documents et les fichiers reviennent, mais cette fois sous forme de pièces jointes, pour rendre encore plus détaillées les listes de contacts, d'annonces, de tâches, d'enquêtes et de procédures.

3) Gestion de contenu

Passons maintenant à l'une des fonctionnalités de SharePoint les plus appréciées des entreprises : la gestion de contenu, ou plutôt, tous les produits des activités de communication interne.

En effet, SharePoint n'est pas seulement un puissant outil de stockage de documents, c'est aussi une excellente plateforme pour créer, diffuser et cibler différents types de nouvelles et d'annonces d'entreprise.

Cela est possible grâce à sa capacité à créer des sites d'entreprise tels que l'intranet et l'extranet, qui constituent le principal point de rencontre entre les employés d'une organisation et ses partenaires commerciaux, tels que les fournisseurs et les investisseurs.

Au sein de ces portails, les entreprises peuvent créer des pages de marque pour communiquer leur identité et leur culture ou définir des zones thématiques telles que celles consacrées aux événements ou aux conventions sur le bien-être.

Une autre possibilité est de donner à chaque département son propre espace où ils peuvent mettre les gens en contact direct, sans bruit de fond ou distractions provenant d'autres départements.

Dans ce cas, nous parlons de la capacité de SharePoint à créer des sous-sites, c'est-à-dire des sites avec leur propre contenu ad hoc qui dépendent toutefois du portail global de l'entreprise.

Avec les sous-sites, il est donc possible de construire des portails dédiés à des départements spécifiques ou même à des sites spécifiques. Ainsi, une organisation délocalisée a la possibilité de diffuser des communications à la fois générales et particulières, et d'utiliser la langue maternelle de chacun de ses sites pour créer un contenu encore plus accessible et attrayant.

Toutefois, si la création d'un site départemental pose problème pour gérer l'ensemble du flux de communication interne, SharePoint permet de créer de petites vitrines où seules certaines annonces peuvent être affichées.

Nous parlons ici des blogs d'entreprise, qui ne sont rien d'autre que des affichages de bulletins d'informationdestinés à des groupes d'utilisateurs spécifiques. Ces vitrines numériques peuvent facilement être placées sur n'importe quelle page des sites SharePoint pour mettre en avant les communications des départements IT et RH, pour ne citer qu'eux.

Blog d'entreprise au sein de l'intranet SharePoint

Cela est possible grâce à la grande flexibilité de la plateforme, qui permet de définir et de structurer non seulement le contenu des pages et des actualités, mais aussi l'ensemble de la navigation du site du point de vue de l'utilisateur.

Les entreprises peuvent ainsi expérimenter des facteurs de convivialité et d'accessibilité pour offrir à leur public la meilleure expérience possible.

L'intranet SharePoint peut également fournir des contenus multimédias tels que des cours vidéo, des tutoriels ou encore des séries de podcasts abordant les sujets les plus pertinents du monde de l'entreprise.

Ces catégories de contenu sont particulièrement recommandées pour les organisations qui souhaitent accroître l'engagement des utilisateurs, ainsi que leur intérêt à se tenir au courant des derniers événements de l'entreprise.

Contenus multimédias à insérer dans les pages des sites SharePoint

De courtes vidéos et des audios peuvent devenir un compagnon agréable pour les pauses café, en particulier lorsqu'ils sont accompagnés de forums ad hoc sur SharePoint, Teams ou Yammer (maintenant Viva Engage) pour susciter des discussions sur les sujets du jour.

Enfin, l'intégration avec Microsoft Stream étend les capacités de SharePoint pour permettre aux entreprises d'organiser des événements et des webinaires en direct directement à partir de leurs sites.

Dans ce cas, une bonne pratique consiste à créer une page dédiée à un nouvel événement au sein de l'intranet, dans le but de fournir aux utilisateurs tous les détails sur les sujets abordés, les intervenants, la date et l'heure de l'événement.

Avec les formulaires, il est possible d'insérer sur la page un formulaire de participation qui servira à la fois à envoyer le lien d'accès aux personnes inscrites et à obtenir des statistiques utiles sur le taux de participation. En outre, il est conseillé de créer et de publier un questionnaire, une fois l'événement terminé, afin de recueillir les données pour évaluer le succès de l'initiative.

4) Support mobile

Chaque page ou site SharePoint est réactif.

Cela signifie que les portails d'entreprise et le contenu créé avec l'outil Microsoft 365 sont capables de s'adapter à tout type d'appareil mobile. Mais ce n'est pas tout.

Avec l'application SharePoint, vous pouvez interagir avec les sites et les fichiers, les télécharger et les modifier directement depuis votre smartphone ou votre tablette.

En outre, l'application permet aux utilisateurs de recevoir des notifications et des alertes lorsqu'un nouveau message ou document est téléchargé sur l'intranet de l'entreprise. En cliquant sur la notification, les utilisateurs peuvent accéder directement au contenu et commencer à communiquer ou à collaborer avec leurs collègues en déplacement.

Une dernière chose à dire à ce sujet : grâce à la forte intégration de SharePoint avec tous les outils de Microsoft 365, il est également possible d'interagir avec les fichiers sur les sites de l'entreprise à partir de l'application Teams et OneDrive*.

*L'appli OneDrive permet uniquement de consulter et de modifier des fichiers de documents sur SharePoint.

Intranet SharePoint en version desktop et mobile

5) Recherche de texte intégral

Pour aider les utilisateurs à trouver des informations utiles et des réponses à leurs questions, l'intranet SharePoint offre un système moderne d'indexation du contenu. La fonctionnalité de recherche est conçue pour explorer toutes les zones du site, y compris les documents, les pages, les listes et les bibliothèques, garantissant que toute information stockée est facilement récupérable.

Chez intranet.ai, nous avons amélioré les capacités de recherche de SharePoint pour offrir une recherche avancée dans notre solution intranet.

La recherche avancée est capable d'indexer n'importe quel type de fichier (même les PDF), à condition qu'il contienne une couche de texte. Cela signifie que SharePoint renvoie comme résultats de recherche pour un mot-clé donné, tout le contenu qui contient ce mot dans son titre, dans le corps du texte ou dans les métadonnées qui ont été attribuées au document.

En outre, il est possible d'extraire du contenu au-delà des limites des sites, pages et listes SharePoint en étendant la recherche à l'environnement intégré Microsoft 365.

Ainsi, les utilisateurs pourront non seulement obtenir des résultats pertinents en quelques secondes, mais aussi, et surtout, trouver des fichiers dans les applications Microsoft sur le lieu de travail numérique de l'entreprise.

Recherche avancée pour l'intranet SharePoint d'intranet.ai

6) Gestion des autorisations

SharePoint est en mesure de garantir une sécurité maximale dans la gestion du contenu de l'entreprise. Cela est rendu possible par un système hiérarchique de permissions, qui sont divisées en plusieurs niveaux et peuvent être attribuées à des utilisateurs individuels ou à des groupes de travail entiers. Ces derniers peuvent être créés au sein de sites SharePoint ou directement dans Microsoft 365.

La création de groupes pour l'attribution des permissions permet de gagner un temps considérable en accordant à un grand nombre d'utilisateurs le même ensemble de permissions en une seule fois.

Il est intéressant de noter que chaque site SharePoint inclut automatiquement certains groupes de sécurité, chacun ayant son propre ensemble d'autorisations. Par exemple, un site d'équipe comprend les groupes suivants

• Propriétaires, avec le type d'autorisation "Contrôle total".
• Les membres, avec le type d'autorisation "Modifier".
• Les visiteurs, qui n'ont que l' autorisation "Lire".

Dans le cas des sites de communication, cependant, les groupes créés par défautcomprennent ceux qui viennent d'être énumérés et les suivants :

• Les approbateurs, qui disposent de l'autorisation "Approuver".
• Les concepteurs, avec les autorisations "Conception" et "Accès restreint".
• Les gestionnaires de hiérarchie, avec le jeu de permissions "Gestion de la hiérarchie".
• Les lecteurs, avec le jeu de permissions "Lire avec restrictions" ou "Accès restreint".

Pour une explication plus détaillée des différents niveaux de permission,veuillez vous référer au tableau du premier point de cette liste concernant la gestion des fichiers et des documents dans SharePoint.

Pour aller plus loin, une entreprise a la possibilité de modifier les groupes de sécurité d'un site, afin de personnaliser la gestion des informations qui y circulent.

Pour ce faire, il suffit de suivre les étapes suivantes :

1. Accédez aux paramètres du site d'équipe ou de communication.
2. Ouvrez lapage "Autorisations".
3. Cliquez sur "Créer un groupe".
4. Sous "Propriétaire", indiquez le nom de l'utilisateur qui gérera le groupe.
5. Sous "Paramètres du groupe", indiquez le nom de l'utilisateurquipourra modifier et/ou consulter les membres du groupe.
6. Sous "Attribuer des autorisations au site du groupe", sélectionnez le type d'autorisation à accorder au groupe que vous créez.
7. Sélectionnez "Créer".

7) Intégrations

Nous arrivons ici à la dernière fonctionnalité et, peut-être, à la plus complexe à résumer en quelques lignes de présentation. Mais nous allons tout de même essayer.

Ce qui rend probablement l'environnement de travail numérique basé sur les outils de Microsoft 365 si populaire dans le contexte professionnel, c'est l'intégration profonde qui lie les fonctionnalités d'une application à celles des autres de la suite. SharePoint ne fait pas exception à la règle.

En effet, la plateforme est capable d'étendre les fonctionnalités de ses sites en s'intégrant à tous les outils de Microsoft 365, tels que OneDrive et Teams, ainsi qu'aux applications Microsoft Power Platform, Microsoft Viva et autres.

En ce qui concerne les composants de Power Platform, il convient de mentionner tout particulièrement :

• Power Apps, qui permet de créer des applications personnalisées.
• Power Automate, qui permet de créer des flux d'automatisation.
• Power BI, qui permet d'obtenir des tableaux de bord et des rapports basés sur les données de SharePoint.

Il convient de souligner que ces outils peuvent être utilisés sans avoir de grandes connaissances en programmation. Au contraire, ils sont spécifiquement conçus pour les utilisateurs qui souhaitent numériser leurs activités en mode low-code.

Le résultat de la combinaison de ces applications est un espace virtuel au potentiel infini, capable d'optimiser n'importe quel processus d'entreprise à partir d'un site SharePoint tel que l'intranet.

Par exemple, pensons à des tâches répétitives comme la demande de congés ou l'approbation d'un nouveau document : grâce à l'intégration entre SharePoint, Power Automate et Microsoft Teams, il est possible de créer un flux de travail automatisé capable de mener à bien l'ensemble du processus, de l'envoi de la demande à son archivage, sans aucune intervention de l'utilisateur.

En ce qui concerne l'engagement, l'intégration avec Yammer (maintenant Viva Engage) représente une percée. En effet, il est possible d'insérer une conversation nouvelle ou existante dans n'importe quel site ou page SharePoint via la partie web communautaire de Viva Engage.

De cette manière, une entreprise pourra combiner les fonctionnalités d'interaction des médias sociaux avec les fonctionnalités de gestion de contenu d'un site SharePoint.

Il ne s'agit là que de quelques exemples d'intégration, mais les possibilités sont infinies. Chaque entreprise peut personnaliser l'écosystème Microsoft 365 en fonction de ses besoins, en tirant parti de la flexibilité et de l'interopérabilité entre les applications de la suite. Avec SharePoint au cœur de cette architecture, non seulement elle simplifie la gestion des contenus, mais elle ouvre la porte à une transformation numérique sur mesure qui évolue avec l'entreprise.

Qu'est-ce que SharePoint et pourquoi les entreprises devraient-elles l'utiliser ?

SharePoint est un outil de Microsoft 365 pour la gestion et le partage de documents. Il permet de créer des sites d'entreprise, de collaborer en temps réel et de contrôler les autorisations des utilisateurs.

Comment SharePoint gère-t-il les documents ?

SharePoint organise les fichiers dans des "bibliothèques de documents" avec un contrôle de version et des autorisations utilisateur, permettant une gestion granulaire de la sécurité des données de l'entreprise.

SharePoint est-il accessible depuis des appareils mobiles ?

Oui, SharePoint est entièrement responsive et accessible via l'application mobile.

Quelles sont les principales intégrations de SharePoint ?

SharePoint s'intègre de manière native avec les applications de Microsoft 365, comme Teams et OneDrive, avec Microsoft Power Platform, comme Power Apps et Power Automate, ainsi qu'avec Microsoft Viva pour optimiser les processus internes et améliorer la communication et la collaboration entre collègues.

Comment SharePoint améliore-t-il la communication interne ?

SharePoint permet aux entreprises de créer des sites internes personnalisés, de partager des actualités et d'organiser des événements en streaming en direct.

SharePoint prend-il en charge des fonctionnalités de recherche avancées ?

Oui, la recherche en texte intégral de SharePoint indexe tous les types de documents, facilitant la recherche de fichiers par mots-clés.