Skip to the content
Menu

SharePoint Online: Qu'est-ce que c'est et comment vient-il en aide aux entreprises ? 

SharePoint est l'outil de Microsoft 365 qui facilite la communication et la collaboration numériques.

Il vous permet de créer des sites d'entreprise de pointe et de publier du contenu de marque, tout en étant le hub à partir duquel vous pouvez gérer les listes de fichiers et les autorisations des utilisateurs.

Voyons ensemble quelles sont ses fonctionnalités clés pour les entreprises de 2023 : nous vous en citons 7.

Qu'est-ce que SharePoint et pourquoi l'utiliser pour votre entreprise ? 

SharePoint est l'un des outils clés de la suite Microsoft 365.

Introduit en 2003, son premier objectif était de remanier les systèmes traditionnels de gestion des documents personnels et professionnels en les stockant dans le cloud de Microsoft.

Les utilisateurs pouvaient ainsi stocker, organiser, partager et accéder à des documents et informations utiles depuis tous les appareils et peu importe l’endroit où ils se trouvent. La seule exigence : une connexion Internet.

Cependant, Microsoft a continué à mettre à jour son outil phare et a non seulement pu améliorer le système de stockage des fichiers (un sujet que nous examinerons en détail plus loin dans cet article), mais a également réussi à étendre l'objectif de SharePoint, en le transformant en une plateforme de gestion de contenu.

En d'autres termes, SharePoint est devenu l'un des meilleurs outils du marché actuel pour la création de sites privés.

En fait, il n'est pas nécessaire de le comparer à des plateformes telles que WordPress ou Umbraco, car les portails que SharePoint permet de créer s'adressent à un public certes large, mais non dépourvu d'obstacles à contrôler.

L'objectif est d'aider les organisations et les entreprises à créer des sites Web et des extranets pour rassembler leurs publics hétérogènes en un seul espace facile à entretenir et à gérer.

SharePoint est donc un outil flexible capable d'aider les entreprises à numériser leurs processus et leur communication.

Mais ne vous limitez pas à cette brève introduction, bien que déjà significative : nous avons voulu aborder ci-dessous les 7 fonctionnalités qui, pour nous, font de SharePoint un atout indispensable pour une entreprise qui souhaite aborder la nouvelle année avec énergie et envie d'innover.

Qu'est-ce qu’intranet.ai ?

C'est un intranet d'entreprise prêt à l'emploi,
conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre en fournissant un lieu de travail numérique réellement moderne et collaboratif.

  • Le prix de départ est de 2 450€ pour un intranet entièrement équipé
  • Plus de 20 applications dont la recherche intelligente, la gestion des documents, les actualités, les notifications push et my workplace
  • 100% intégrées à SharePoint Online et Microsoft 365

7 fonctionnalités de SharePoint Online pour 2023

SharePoint est l'outil conçu par Microsoft pour améliorer les performances des entreprises en numérisant les processus et la communication.

Voyons ensemble les fonctionnalités qui lui permettent de servir de passerelle vers des objectifs aussi ambitieux.

C’est parti.​

1) Gestion de fichiers et de documents

Commençons par le premier atout avec lequel SharePoint a été conçu, à savoir sa capacité à gérer les documents professionnels.

La plateforme ne se contente pas de stocker un nombre presque illimité de fichiers dans le cloud de Microsoft, mais inclut également un historique des modifications, des niveaux de permission multiples et des structures de métadonnées, ces dernières étant capables de remplacer les dossiers classiques.

Examinons ces fonctionnalités en détail.

SharePoint stocke les fichiers provenant des sites d'équipe, des sites de communication ou de OneDrive dans des listes spéciales appelées, trivialement, "collections de documents".

Une collection est un emplacement sécurisé au sein de la plateforme où les fichiers sont stockés et partagés avec d'autres membres de l'organisation grâce à différents niveaux de permission.

Nous résumons les principaux types de permissions dans le tableau ci-dessous, accompagné d'une description rapide :

Contrôle complet

L'utilisateur dispose de toutes les autorisations disponibles dans SharePoint.

Conception

L'utilisateur peut créer des collections de documents, ainsi que modifier la mise en page et le contenu des pages et des sites SharePoint.

Modification 

L'utilisateur peut mettre à jour ou supprimer des collections de documents ou des éléments individuels de collections, ainsi qu'aider à la mise à jour de pages et de sites.

Collaboration 

L'utilisateur peut visualiser, mettre à jour ou supprimer des éléments de collections de documents, ainsi que planifier des processus de distribution de contenu.

Accès restreint

L'utilisateur peut accéder à un ou plusieurs fichiers spécifiques dans une collection de documents.

Approbation

L'utilisateur peut modifier et approuver les documents d'une collection.

Lecture

L'utilisateur peut visualiser les éléments d'une collection de documents et les télécharger.

Lecture restreinte

L'utilisateur peut visualiser les documents, mais pas leurs versions dans l'historique des modifications.

Mode lecture seule

L'utilisateur peut visualiser les documents, mais pas les télécharger (sauf pour les fichiers qui ne peuvent pas être ouverts dans le navigateur).

Pour faciliter l'attribution des permissions, SharePoint vous permet de créer des groupes auxquels vous attribuez certaines permissions. Ainsi, il vous permet d'agir au-delà du niveau de l'utilisateur individuel.

Par exemple, vous pouvez créer un groupe au sein d'un site SharePoint pour attrbuer à tous les membres, présents et futurs, un accès de type "Full Control".

Grâce à ce système, les membres d'une équipe ou d'une organisation entière peuvent travailler en collaboration en temps réel sur tous les documents partagés ou se concentrer uniquement sur des fichiers spécifiques relevant de leur expertise.

Cela peut s'avérer extrêmement utile pour gérer des fichiers qui nécessitent une contribution externe, sans que les propriétaires n’en perdent le contrôle.

Au-delà des permissions, une autre fonctionnalité clé de SharePoint concerne l'historique des modifications.

En effet, chaque fois qu'un fichier est modifié, la plateforme enregistre automatiquement la version antérieure à la modification dans l'historique. Quelle est l'importance de cette fonctionnalité ?

Pour faire court, SharePoint permet aux utilisateurs disposant des autorisations adéquates d'examiner toutes les versions d'un document, non seulement pour établir des comparaisons, mais aussi pour restaurer directement une version antérieure.

En outre, l'historique indique la section du fichier, l'utilisateur, ainsi que la date et l'heure faisant l'objet d'une modification spécifique.

Vous pouvez ainsi suivre chaque détail de la gestion des documents partagés. Il est même possible de définir une alerte pour chaque mise à jour effectuée dans toutes vos collections.

Collection de documents en version galerie

Collection de documents en version galerie

Historique des modifications apportées aux documents

Historique des modifications apportées aux documents

 

À ce stade, il est temps de parler d'un autre aspect qui fait de SharePoint le système de gestion documentaire idéal, à savoir les métadonnées.

Les métadonnées sont des informations sur le contenu qui sont utilisées pour le catégoriser et qui peuvent être filtrées pour organiser et rechercher des fichiers plus rapidement et plus facilement qu'avec les dossiers traditionnels.

Elles sont similaires aux tags des réseaux sociaux, puisqu'elles donnent des indices sur le type de contenu auquel elles renvoient.

Mais où trouve-t-on les métadonnées dans les collections de documents, et comment sont-elles utilisées ? Très simple : les métadonnées sont les ensembles de valeurs qui caractérisent les colonnes d'une collection.

Pour chaque fichier placé dans une collection de documents, SharePoint fournit des colonnes et des métadonnées par défaut, telles que la version du fichier, l'auteur, la date de création et de dernière modification, et l'ID numérique.

En outre, des colonnes avec des ensembles de valeurs personnalisées peuvent être ajoutées, bien que celles-ci soient simplement une extension des ensembles standard. Par exemple, dans la colonne étiquetée "date", vous pourriez saisir la date d'expiration de l'un de vos documents de projet.

Pour utiliser un autre exemple, vous pourriez saisir dans la colonne ayant pour valeur "utilisateur" le nom des personnes chargées d'approuver le dossier ou qui sont impliquées dans sa création et sa mise à jour.

En bref, la limite est votre imagination, et ce système vous permettra d'organiser tous vos documents par information spécifique, puis de les retrouver rapidement en filtrant les collections.

2) Listes

Après avoir examiné ensemble les capacités de Microsoft SharePoint en tant que système de gestion de documents, élargissons le sujet aux listes.

Les collections de documents sont en fait des exemples particuliers de listes SharePoint, qui méritent leur propre espace séparé en raison du rôle crucial qu'elles jouent dans les processus d'entreprise.

La seule différence qui sépare réellement les collections de documents des listes est le fait que les premières servent à organiser des fichiers, tandis que les secondes contiennent des valeurs textuelles telles que les noms des contacts utiles pour un projet.

Ainsi, de simples listes permettent de créer n'importe quel type de fichier maître, qu'il s'agisse de contrats pour les fournisseurs ou d'appareils donnés au personnel.

Les métadonnées ont ici aussi une fonction organisationnelle, en classant chaque information. Par exemple, elles peuvent être utilisées pour organiser et filtrer les listes en fonction du montant d'un contrat, des signataires, des employés en possession d'un téléphone ou d'un ordinateur d'entreprise, et bien plus encore.

Une autre fonction importante des listes est de pouvoir accueillir l'information contenue dans les fichiers maîtres Excel, en la rendant accessible aux utilisateurs avec les mêmes niveaux d'autorisation que nous avons vus pour les collections de documents.

De cette façon, on leur donne la possibilité de travailler en temps réel et simultanément sur le même fichier, en dépassant les limites de collaboration d'Excel.

Un autre avantage de l'importation de tableaux Excel dans SharePoint est que vous pouvez modifier plusieurs éléments à la fois grâce à la fonction d'édition rapide (que vous trouverez en cliquant sur "Quick Edit" dans la barre de commande de chaque liste).

En outre, vous pourrez avoir accès à l'historique des modifications pour comparer différentes versions du fichier ou en restaurer une qui est antérieure à une mise à jour.

Toujours comme dans le cas des collections de documents, vous pourrez également consulter la boîte, l'utilisateur, la date et l'heure objet de la modification dans les listes principales.

Enfin, les documents et les fichiers reviennent, mais cette fois sous forme de pièces jointes pour rendre vos listes contenant des contacts, des annonces, des tâches, des enquêtes et des procédures encore plus détaillées.

3) Création de contenu (à fort impact communicatif)

Passons maintenant à l'une des fonctionnalités de SharePoint les plus appréciées des entreprises : la gestion de contenu, ou plutôt de tous les produits des activités de communication interne.

En effet, SharePoint n'est pas seulement un outil puissant de stockage de documents, mais c'est aussi une excellente plateforme pour créer, diffuser et cibler différents types de news et d'annonces d'entreprise.

Cela est possible grâce à sa capacité à créer des sites intranet et extranet d'entreprise, qui constituent le principal point de rencontre entre les employés et les partenaires commerciaux d'une organisation, tels que les fournisseurs et les investisseurs.

Au sein de ces portails, les entreprises peuvent construire des pages de marque pour communiquer leur identité et leur culture ou créer des zones thématiques, comme celles dédiées aux événements ou aux conventions sociales.

Une autre possibilité est de donner à chaque service son propre espace où l'on peut mettre les individus en contact direct, sans bruit de fond ni distractions des autres services.

Dans ce cas, nous parlons de la capacité de SharePoint à créer des sous-sites, c'est-à-dire des sites avec leur propre contenu ad hoc qui, toutefois, dépendent du portail global de l'entreprise.

Avec les sous-rubriques, il est donc possible de construire des portails dédiés à des services spécifiques ou même à des sites spécifiques. Par conséquent, une organisation délocalisée a la possibilité de diffuser des communications à la fois à un niveau général et particulier, tout en utilisant la langue maternelle de chacun de ses sites pour créer un contenu encore plus accessible et attrayant.

Pour approfondir ce sujet, nous vous renvoyons à notre article sur les capacités multilingues et multi-géo de SharePoint.

Toutefois, si la création d'un site propre à un service est un casse-tête pour gérer l'ensemble du flux de communication interne, SharePoint vous permet de créer de petites vitrines où vous pouvez afficher uniquement certaines annonces.

Nous parlons ici des blogs d'entreprise, qui ne sont rien d'autre que des vitrines de newsletters numériques conçues et publiées pour des groupes d'utilisateurs spécifiques. Ces vitrines peuvent facilement être placées sur n'importe quelle page de vos sites, de sorte que vous pouvez mettre en évidence les communications de vos services informatique et RH, pour n'en citer que quelques-uns.

Si ce sujet vous intéresse, consultez notre article sur les blogs d'entreprise SharePoint.

Blogue d’entreprise dans l’intranet SharePoint

Blogue d’entreprise dans l’intranet SharePoint

 

Tout cela est possible grâce à la grande flexibilité de la plateforme, qui vous permettra de définir et de structurer non seulement le contenu des pages et des actualités, mais aussi toute la navigation du site du point de vue des utilisateurs.

Vous pourrez ensuite expérimenter les facteurs d'utilisabilité et d'accessibilité pour offrir à votre public la meilleure expérience possible, en le motivant à adopter l'intranet (dans le cas des employés) comme support de leurs activités professionnelles quotidiennes.

L'intranet SharePoint peut également fournir des contenus multimédias tels que des cours vidéo, des tutoriels ou même des séries de podcasts qui abordent en quelques minutes les sujets les plus pertinents tournant autour de votre réalité d'entreprise.

Ces catégories de contenu sont particulièrement recommandées pour toutes les organisations qui souhaitent accroître l'engagement des utilisateurs, ainsi que leur intérêt à se tenir au courant des derniers événements de l'entreprise.

Contenu multimédia à insérer dans les pages des sites SharePoint

Contenu multimédia à insérer dans les pages des sites SharePoint

En fait, les courtes vidéos et les audios peuvent devenir un agréable compagnon pour les pauses café de tous les employés, surtout lorsqu'ils sont accompagnés de forums ad hoc sur SharePoint, Teams ou Yammer pour lancer des discussions sur les sujets du jour.

Enfin, l'intégration avec Microsoft Stream étend les capacités de communication de la plateforme pour permettre aux entreprises d'organiser des événements et des webinars en streaming en direct directement depuis leur site.

Dans ce cas, une bonne pratique consiste à créer une page dédiée à un nouvel événement au sein de l'intranet, dans le but de fournir aux utilisateurs tous les détails sur les sujets qui seront abordés, les intervenants, ainsi que la date et l'heure de l'événement.

Avec Forms, vous pouvez inclure un formulaire de participation sur la page, qui sera utilisé à la fois pour envoyer le lien d'accès aux abonnés et pour obtenir des statistiques utiles concernant le taux de participation. En outre, vous pouvez également créer un questionnaire, afin de recueillir toutes les données nécessaires pour évaluer le succès de votre initiative.

Abonnez-vous à la newsletter Intranet.ai

Vous trouverez :

  • courtes vidéos de formation et de mise à jour sur Microsoft 365 nouvelles
  • nos guides pour la numérisation des entreprises
  • des articles approfondis sur la façon d’améliorer votre intranet d’entreprise en tirant le meilleur parti de votre abonnement à Microsoft 365

Si le contenu ne vous intéresse pas, vous pouvez toujours vous désabonner à tout moment.

4) Support mobile

Allons droit au but : chaque page ou site SharePoint est réactif.

Cela signifie que tous les portails d'entreprise et les contenus créés avec l'outil Microsoft 365 sont capables de s'adapter à tout type d'appareil mobile.

Mais ce n'est pas tout.

En effet, avec l'application SharePoint Online, vous pouvez interagir avec les sites et les fichiers, les télécharger et les modifier directement depuis votre smartphone ou votre tablette.

En outre, vous pouvez recevoir des alertes afin d'être averti dès qu'un nouveau poste ou document est téléchargé sur l'intranet. En cliquant sur la notification, vous accédez directement au contenu et pouvez commencer à communiquer ou à collaborer avec vos équipes en déplacement.

Une dernière chose à dire à ce sujet : en raison de la forte intégration de SharePoint avec tous les outils Microsoft 365, vous pouvez interagir avec les fichiers sur vos sites d'entreprise à partir des applications Teams et OneDrive* également.

*L'application OneDrive vous permettra uniquement d'afficher et de modifier des fichiers de documents sur SharePoint.

 

Intranet SharePoint dans ses versions bureautiques et mobiles

Intranet SharePoint dans ses versions bureautiques et mobiles

5) Recherche de texte intégral

Pour aider les utilisateurs à trouver des fichiers et des réponses à leurs questions sur les sites d'entreprise, SharePoint propose un système moderne d'indexation du contenu : la recherche de texte intégral.

Ainsi, sa principale caractéristique est la capacité d'indexer tout type de fichier (même le PDF), pour autant qu'il contienne une couche de texte.

Cela signifie que SharePoint rapporte comme résultats de recherche pour un mot clé donné, tout le contenu qui a ce mot dans son titre, son corps de texte ou ses métadonnées.

En outre, la plateforme peut récupérer du contenu au-delà des limites des sites, des pages et des listes en impliquant d'autres outils Microsoft 365 tels que OneDrive dans son activité de recherche.

De cette façon, les utilisateurs pourront non seulement obtenir des résultats pertinents en quelques secondes, mais aussi, et surtout, trouver des fichiers se trouvant dans les applications qui composent le lieu de travail numérique.

6) Gestion des autorisations

Nous avons déjà parlé des autorisations au début de notre cours, cependant, nous pensons qu'il est important de consacrer son propre petit espace de synthèse à ce sujet.

En effet, l'un des aspects les plus intéressants de SharePoint pour les entreprises est précisément qu'il offre une sécurité maximale dans la gestion de tous les contenus, des documents aux communications internes et aux événements en direct.

Ceci est rendu possible par un système hiérarchique de permissions, divisées en plusieurs niveaux et pouvant être attribuées à des utilisateurs individuels ou à des groupes de travail entiers. Ces derniers peuvent être créés au sein des sites SharePoint ou directement dans Microsoft 365, d'où ils peuvent ensuite être utilisés dans les sites d'entreprise.

La création de groupes pour l'attribution d’autorisations permet évidemment de gagner un temps considérable en accordant à un grand nombre d'utilisateurs le même ensemble d’autorisations en une seule fois.

Il est intéressant de noter que chaque site SharePoint inclut automatiquement certains groupes de sécurité, chacun d'entre eux disposant de son propre ensemble d'autorisations. Par exemple, un site d'équipe comprend les groupes suivants :

  • Propriétaires, détenant le type d'autorisation "Contrôle total".
  • Les membres, qui détiennent le type d'autorisation "Modifier".
  • Les visiteurs, qui n'ont que l'autorisation "Lire".

Dans le cas des sites de communication, cependant, les groupes qui sont créés par défaut comprennent ceux qui viennent d'être énumérés et les suivants :

  • Les gestionnaires d'approbation, avec l'ensemble de permissions "Approuver".
  • Les concepteurs, avec les ensembles d'autorisations "Conception" et "Accès restreint".
  • Les gestionnaires de hiérarchie, avec le jeu de permissions "Gestion de la hiérarchie".
  • Les lecteurs, avec le jeu d'autorisations "Lecture restreinte" ou "Accès restreint".

Pour approfondir les différents niveaux d’autorisations, consultez le petit tableau que nous avons inclus dans le premier élément de notre liste, celui qui concerne la gestion des documents.

Pour aller plus loin, une entreprise peut modifier les groupes de sécurité d'un site afin de personnaliser la gestion des informations qui y transitent.

Pour ce faire, il suffit de suivre les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur la roue des paramètres du site d'équipe ou de communication.
  2. Ouvrez la page "Autorisations".
  3. Cliquez sur "Créer un groupe".
  4. Sous "Propriétaire", indiquez le nom de l'utilisateur qui gérera le groupe.
  5. Sous "Paramètres du groupe", indiquez le nom des utilisateurs capables de modifier et/ou de visualiser les membres du groupe.
  6. Sous "Attribuer des autorisations de groupe au site", sélectionnez le type d'autorisation que vous voulez donner au groupe que vous créez.
  7. Cliquez sur "Créer".

Maintenant, vous pouvez rendre la numérisation des activités plus sûre et plus efficace en l'adaptant à ce que sont les dynamiques de votre entreprise.

7) Intégrations

Nous voici donc à la dernière fonctionnalité de notre liste et, peut-être aussi, à la plus complexe à résumer en quelques lignes de présentation. Mais nous allons quand même essayer.

Ce qui rend l'environnement de travail numérique basé sur les outils Microsoft 365 si révolutionnaire, c'est peut-être l'intégration profonde qui lie la fonctionnalité d'une application à celle des autres.

SharePoint ne fait pas exception.

En fait, la plateforme est capable d'étendre la fonctionnalité de ses sites en combinant des outils tels que OneDrive et Teams, ainsi que des applications Power Platform et autres.

En ce qui concerne les composants Power Platform, il convient de mentionner tout particulièrement :

  • Power App, qui permet de créer des applications personnalisées.
  • Power Automate, qui vous permet de construire des flux d'automatisation.
  • Power BI, avec lequel vous pouvez obtenir des tableaux de bord et des rapports basés sur des données provenant de sites et de listes SharePoint.

Il convient de noter que ces outils peuvent être utilisés en toute sécurité sans avoir de grandes connaissances en programmation. Au contraire, ils sont conçus spécifiquement pour les utilisateurs qui souhaitent numériser leurs activités de manière peu codée.

Le résultat de la combinaison de ces applications est donc un espace virtuel au potentiel infini, capable d'optimiser la gestion de tout type de processus d'entreprise.

Pensez par exemple à des tâches répétitives telles que la demande de congé ou l'approbation d'un nouveau document : grâce à l'interaction qui peut être établie entre SharePoint, Power Automate et Microsoft Teams, il est possible de créer un flux de travail entièrement automatisé, indépendant et omniprésent.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l'exemple du flux d'approbation, nous vous renvoyons à notre article traitant de la relation entre SharePoint et Teams.

En termes d'engagement des utilisateurs dans l'intranet, l'intégration avec Yammer change la donne.

En fait, vous pouvez intégrer une conversation nouvelle ou existante dans n'importe quel site ou page SharePoint. Comment ?

En utilisant un composant Web spécifique à Yammer.

De cette manière, une entreprise pourra combiner les fonctionnalités d'interaction typiques des réseaux sociaux avec les fonctionnalités de gestion de contenu propres à un site Web.

Par exemple, les utilisateurs pourraient poser des questions sur les conventions sociales directement à l'équipe RH dans son espace dédié. Ou bien ils pourraient lancer une discussion sur la page du prochain événement d'entreprise.

Bref, une fois de plus, la limite est votre imagination.

Ce que nous voulons souligner, c'est l'impact que peut avoir l'environnement de travail numérique de votre entreprise s'il est construit autour des besoins et des intérêts de son personnel.

Vous voulez un intranet complet, prêt à l'emploi ?

"Intranet-in-a-box" est le service complet pour votre entreprise :

  • Nous vous proposons un intranet de marque déjà intégré à Microsoft 365 et Viva.
  • Nous dépassons les limites d'un site d'entreprise standard grâce à nos fonctionnalités 100% personnalisables.
  • Nous mettons à jour tous les composants selon les dernières normes Microsoft.

Simplifiez la communication interne et numérisez votre entreprise avec un investissement minimal.

Téléchargez le guide "100+ idées pour votre Intranet"

 

Construisez et améliorez votre poste de travail numérique avec plus de 100 fonctionnalités et idées innovantes, captivantes et intelligentes.

Remplissez le formulaire et obtenez immédiatement votre guide gratuit !

Miro Radenovic

Certifié Microsoft et défenseur d'Azure, Miro a fondé Dev4Side et intranet.ai en aidant à créer une société de logiciels performante avec une grande expertise sur les technologies de collaboration et de cloud de Microsoft. Il travaille en tant que Directeur Technique pour nos solutions intranet intégrées et gère des projets avec nos clients.

Lire la suite

SharePoint multilingue et multi-géo: comment créer un intranet international

Vous ne savez pas comment communiquer avec vos sites délocalisés? Voici la solution!

L'application Microsoft Teams: ce qu'elle est et comment l'utiliser

Devenez un pro de Microsoft Teams: des fonctionnalités jusqu’aux dernières news, voici tout ce que vous devez savoir!

SharePoint layout: voici comment personnaliser votre intranet

Comment personnaliser la mise en page d'un intranet SharePoint? Avec notre petit guide!