SharePoint Sync:
comment synchroniser les bibliothèques SharePoint

Des dossiers locaux aux serveurs sur lesquels fonctionnent les applications d'entreprise, nous vous expliquons comment synchroniser les données collectées dans vos sites de SharePoint Online.

Nous verrons ensemble les étapes à suivre, les produits à utiliser, les avantages et les enjeux de cette opération délicate.

Bonne lecture!

Synchronisation de SharePoint:
qu'est-ce que cela signifie?

SharePoint est la plateforme Microsoft 365 conçue pour gérer les communications, les services et les archives des entreprises.

Il s'agit donc d'un système de pointe pour la production et la diffusion de nouvelles, d'initiatives et d'événements, d'une part, et pour l'organisation des documents, des informations et des données qui sous-tendent les activités d'une entreprise et de son personnel, d'autre part.

Cela est possible grâce aux web parts, les composants qui hébergent des contenus et des fonctionnalités utiles pour les utilisateurs, et aux listes et bibliothèques, qui ne sont rien d'autre que les réceptacles où les fichiers de travail sont collectés, stockés, partagés et même créés.

Si vous êtes curieux de savoir ce que sont les web parts et comment ils fonctionnent, cet article n'est pas le bon pour vous.

Ici, nous allons explorer les bibliothèques et les sites SharePoint, mais d'un point de vue très particulier.

Nous allons nous pencher sur l'une des fonctionnalités clés de cette plateforme - pas seulement la sienne, en fait - qui en fait l'un des meilleurs outils de gestion de contenu et de documents.

Il s'agit de la synchronisation.

Suivez-nous pour en savoir plus.

Commençons par les bases.

Synchroniser des données stockées dans une liste ou une bibliothèque SharePoint signifie créer une copie capable de se mettre à jour automatiquement.

En d'autres termes, les données sont clonées à un emplacement spécifique, tel qu'un dossier OneDrive, afin qu'elles puissent être modifiées à partir de n'importe quel appareil et sans avoir besoin d'une connexion Internet.

En fait, une fois que vous avez saisi des informations hors ligne, le système ramène les modifications dans SharePoint dès que vous êtes à nouveau connecté.

Les avantages semblent donc déjà considérables, mais attendez de connaître la suite.

En synchronisant vos documents, vous pourrez collaborer en temps réel avec les membres de votre équipe.

En effet, les fichiers sont rassemblés dans la bibliothèque d'un site SharePoint et deviennent ainsi accessibles à l'ensemble des utilisateurs.

Toutefois, la plateforme vous permet de personnaliser l'accès à des contenus individuels ou à des bibliothèques entières grâce à un système de permissions à plusieurs niveaux.

Vous pouvez ainsi décider quels utilisateurs de votre équipe, de votre site ou même de l'extérieur du réseau de l'entreprise auront le droit de consulter et/ou de modifier les informations partagées.

Bien entendu, les configurations de confidentialité seront transférées à tous les emplacements synchronisés.

Vous vous demandez peut-être maintenant quel est le mécanisme sur lequel repose cette fonctionnalité, si bénéfique pour les professionnels individuels comme pour les organisations entières.

La réponse est OneDrive.

Et non, ce n'est pas un paradoxe.

SharePoint et OneDrive, bien qu'ils représentent deux plateformes distinctes, ont des points communs. Le même qui unit les produits de l'univers Microsoft, leur permettant de communiquer et d'interagir de manière unique et profonde.

Ce dénominateur commun est la fonctionnalité de synchronisation de OneDrive.

SharePoint et la fonctionnalité de synchronisation de OneDrive

Lorsque vous synchronisez un dossier sur votre ordinateur avec SharePoint, vous le synchronisez avec Microsoft OneDrive.

La raison réside dans l'essence même de OneDrive, qui est le pont de connexion entre une source de données et une plateforme en cloud telle que SharePoint Online.

Cela signifie que la synchronisation entre une bibliothèque SharePoint et votre dossier local ou un serveur d'entreprise doit passer par OneDrive pour avoir lieu.

Cependant, la synchronisation basée sur OneDrive n'est pas équivalente à la synchronisation de SharePoint avec OneDrive.

Nous développerons ce sujet dans le chapitre suivant.

Ce qu'il faut retenir, c'est qu'il est impossible de synchroniser SharePoint avec n'importe quelle source de données sans OneDrive, puisque c'est OneDrive qui rend possible le transfert d'informations vers Microsoft cloud.

Ce n'est pas un hasard si ces deux produits se retrouvent souvent ensemble dans les licences Microsoft 365, bien qu'il y ait des exceptions (Business Basic, par exemple, n'inclut pas SharePoint).

Les deux plateformes sont conçues pour interagir entre elles, ce qui permet aux utilisateurs d'échanger des informations privées depuis et vers n'importe quel appareil avec une sécurité maximale.

En effet, elles partagent non seulement le même système d'autorisation, mais aussi et surtout les protocoles de cybersécurité qui ont toujours caractérisé l'offre de la maison mère.

Nous avons voulu mentionner ces détails pour pouvoir tracer une ligne de démarcation avec les produits tiers qui aspirent à remplacer OneDrive dans sa relation avec SharePoint.

Parmi les principaux concurrents, on peut citer SharePoint Workspace, Syncplicity et SkySync.

Bien qu'il s'agisse toujours de solutions de synchronisation dans le cloud, ces produits indépendants n'ont pas la compatibilité qui lie les produits appartenant à l'univers Microsoft.

Cette compatibilité se traduit à la fois par une garantie de sécurité, comme nous l'avons évoqué il y a quelques lignes, et par les opportunités qui résultent de leur intégration.

Dans notre cas, OneDrive permet de gérer la synchronisation des données stockées dans SharePoint de cinq manières différentes:

1. Synchronisation de deux façons.

Les données entre SharePoint et un emplacement sont mises à jour dans les deux sens.

Par conséquent, peu importe l'origine des modifications, elles seront transférées automatiquement vers l'environnement lié.

2. Synchronisation d’une seule façon.

Les modifications sont transférées uniquement d'un point source spécifique, tel qu'une bibliothèque SharePoint, vers un autre emplacement, tel qu'un serveur ou un dossier.

L'utilisateur peut décider de synchroniser des données nouvelles ou mises à jour, ou d'écraser complètement les données existantes.

3. Synchronisation sélective.

Ce mode permet à l'utilisateur de choisir des listes ou des bibliothèques individuelles à synchroniser, évitant ainsi de dupliquer l'ensemble du contenu d'un site SharePoint.

4. Synchronisation à la demande.

La synchronisation n'a lieu qu'en cas de nécessité.

Par exemple, le système peut lancer la synchronisation au moment où l'on accède à un certain fichier ou à l'ouverture d'une certaine application.

5. Synchronisation hors ligne.

Cette option rend les données synchronisées disponibles même sans connexion internet.

Enfin, nous aimerions clore ce sujet en nous attardant sur une question importante pour les entreprises ou les professionnels qui ont déplacé leurs activités vers un environnement de travail numérique centré sur Microsoft.

L'utilisation de OneDrive pour transférer leurs données dans le cloud n'apporte pas seulement des avantages naturels tels que:

• le partage en temps réel, sur n'importe quel appareil et de manière asynchrone;
• le stockage crypté accessible uniquement aux utilisateurs autorisés, qu'ils soient internes ou externes à l'organisation;
• la personnalisation de la manière dont les données peuvent être synchronisées;
• la sélection du contenu à dupliquer et à mettre à jour automatiquement;

mais aussi des possibilités propres à l'environnement Microsoft lui-même.

Comme mentionné précédemment, OneDrive permet d'améliorer l'intégration entre les produits de la suite 365 précisément en synchronisant leurs données, créant ainsi un flux d'informations capable de les relier.

Prenons l'exemple de Microsoft Teams.

Lorsque vous créez un groupe sur Teams, vous remarquerez qu'une bibliothèque est automatiquement créée dans SharePoint, dédiée aux fichiers et au contenu multimédia partagés par l'équipe.

Vous l'aurez compris: la synchronisation des données entre les deux plateformes est basée sur OneDrive.

Si vous utilisez donc un produit tiers, vous savez maintenant ce qu'il vous manque.

Comment synchroniser SharePoint et OneDrive

Après avoir expliqué ce que signifie la synchronisation des données, quels en sont les avantages et pourquoi il est intéressant d'utiliser OneDrive pour y parvenir, voyons comment établir une connexion entre cette plateforme et l'un de vos sites, référentiels ou contenus SharePoint.

Commençons donc par les étapes à suivre:

1. Entrez dans le site SharePoint qui contient les documents qui vous intéressent.
2. Entrez dans la bibliothèque qui héberge ces documents.
3. Cliquez sur "Synchroniser" dans la barre de navigation supérieure. Si vous avez déjà installé l'application OneDrive, la fenêtre de configuration de la synchronisation s'ouvre. Sinon, vous serez redirigé vers la page à partir de laquelle vous pouvez télécharger l'application.
4. Indiquez le dossier OneDrive à synchroniser dans la fenêtre qui se sera ouverte. Évidemment, le dossier peut être l'un de ceux qui se trouvent déjà dans votre compte ou un nouveau, créé sur place.
5. Cliquez à nouveau sur "Synchroniser" pour confirmer les paramètres.

L'opération sera alors lancée, à l'issue de laquelle le dossier OneDrive que vous aurez indiqué contiendra un clone complet de votre bibliothèque SharePoint.

Les modifications apportées à l'un seront automatiquement transférées à l'autre si vous avez choisi l'option de synchronisation de deux façons. Vous pourrez ainsi travailler, partager et collaborer en toute sécurité sur les fichiers de votre service ou de votre projet, où que vous soyez et dans n'importe quelle condition.

En d'autres termes, adieu le bureau.

Il y a cependant un "mais" dans ce paysage.

La synchronisation n'est pas toujours un processus sans accroc.

Voici quelques-uns des problèmes auxquels vous pouvez être confronté:

• Synchronisation partielle.

Si la mémoire de votre PC ou le dossier OneDrive que vous avez choisi est plein (ou les deux, malheureusement), la synchronisation peut s'arrêter avant que vous n'ayez dupliqué l'ensemble de votre bibliothèque.

La même chose peut se produire si votre connexion est instable.

• Erreurs dans la duplication des données.

Certains titres, contenant éventuellement des caractères spéciaux, peuvent provoquer des erreurs lors de la synchronisation des fichiers qu'ils nomment.

Il est donc conseillé de vérifier les documents de la bibliothèque avant de commencer l'opération, en changeant éventuellement leur nom, afin d'éviter de devoir réparer les dégâts à la fin.

Nous vous suggérons d'accorder la même attention au format, car une taille excessive des documents peut également conduire à des résultats non optimaux.

Avec une attention appropriée, vous n'aurez aucune difficulté.

Toutefois, si ce n'est pas le cas, vous pouvez toujours contacter Microsoft pour obtenir une assistance technique.

Notre équipe est à votre disposition.

Même si nous savons que vous n'en aurez pas besoin: OneDrive est très fiable.

Comment synchroniser SharePoint avec un dossier local sur votre PC

Cela nous amène au deuxième cas de synchronisation qui intéresse le plus les utilisateurs.

Synchroniser SharePoint avec un dossier local signifie dupliquer le contenu d'un endroit à un autre afin de pouvoir travailler sur les documents même sans connexion et de protéger les fichiers les plus importants.

Les bibliothèques SharePoint sont en fait des archives dans le cloud Microsoft.

Elles dissocient donc vos fichiers des appareils que vous utilisez pour les créer, les modifier et les partager, les mettant ainsi à l'abri des pannes et des dommages physiques subis par vos ordinateurs de travail.

Mais comment établir cette connexion?

Voici la réponse:

1. Entrez dans le site SharePoint puis dans la bibliothèque qui vous intéresse. Si les documents à synchroniser se trouvent dans le cloud, passez directement à l'étape suivante. Si, par contre, les documents à synchroniser proviennent du dossier local, créez d'abord la bibliothèque qui les accueillera.
2. Cliquez sur "Synchroniser" dans la barre de navigation supérieure. Si vous avez déjà installé l'application OneDrive, la fenêtre de configuration de la synchronisation s'ouvre. Sinon, vous serez redirigé vers la page à partir de laquelle vous pourrez la télécharger.
3. Indiquez le dossier à synchroniser avec la bibliothèque dans la fenêtre qui se sera ouverte.
4. Cliquez à nouveau sur "Synchroniser".

Vous ne devriez pas avoir eu de problèmes pour mener à bien l'ensemble de l'opération, mais nous vous renvoyons à la lecture du chapitre précédent pour connaître les raisons possibles des erreurs de duplication que vous pourriez constater.

Vous pouvez également le consulter pour savoir à quelles éventualités vous attendre et comment organiser la synchronisation pour éviter tout dommage.

Ceci dit, poursuivons avec le troisième et dernier exemple.

Comment synchroniser SharePoint avec un serveur

La synchronisation entre SharePoint et un serveur est particulièrement utile pour les entreprises qui utilisent des applications ou des services personnalisés, basés sur des informations d'entreprise.

C'est le cas par exemple d'une application de comptabilité basée sur les données des clients et des fournisseurs.

Si ces données sont stockées dans SharePoint, il devient essentiel d'établir une connexion entre la bibliothèque de la plateforme et le serveur à partir duquel l'application récupère les informations, afin que les utilisateurs puissent travailler avec des données constamment mises à jour.

Avant d'examiner ensemble comment mettre en œuvre ce type de synchronisation, nous souhaitons faire une petite mise au point.

Pour relier SharePoint à un serveur d'entreprise, vous avez besoin du client OneDrive approprié (alias "client de synchronisation de serveur").

Cela ne signifie pas que vous devez acheter une licence séparée, puisque ce service est inclus dans les licences Microsoft qui donnent accès à OneDrive et SharePoint.

Vous devrez donc veiller à ce que votre licence comprenne les deux plateformes.

Si c'est le cas, vous pouvez procéder comme suit:

1. Accédez au serveur sur lequel votre application métier est basée.
2. Installez le client OneDrive pour synchroniser votre serveur et ouvrez-le.
3. Cliquez sur "Ajouter une bibliothèque" et indiquez précisément la bibliothèque que vous souhaitez connecter.
4. Indiquez l'emplacement que la bibliothèque occupera sur le serveur. Ici, nous vous recommandons de choisir un emplacement avec suffisamment d'espace de stockage pour accueillir toutes vos données, sinon vous risquez de compromettre l'opération.
5. Cliquez sur "Synchroniser".

Une fois la synchronisation terminée, le serveur présentera les mêmes fichiers et dossiers que votre bibliothèque, mis à jour en fonction des modifications apportées par vous ou par d'autres utilisateurs sur SharePoint.

Comment terminer la synchronisation avec une bibliothèque SharePoint

Nous arrivons à la fin de notre bref, mais espérons-le complet, tour d'horizon et voyons comment mettre fin à la synchronisation de vos données.

En effet, nous avons vu comment connecter les informations que vous collectez sur vos sites d'entreprise avec un dossier OneDrive, un dossier local ou un serveur pour obtenir des archives constamment mises à jour, quel que soit l'endroit ou l'appareil avec lequel vous travaillez.

Cependant, vous pouvez avoir besoin de mettre fin à la synchronisation pour plusieurs raisons.

Par exemple, lorsque le site doit être restructuré ou lorsque la bibliothèque doit être supprimée, peut-être parce que le projet pour lequel elle a été créée est terminé et que vous devez libérer de l'espace de stockage pour le suivant.

Quelle que soit la motivation, les procédures à suivre restent les mêmes.

Commençons donc par notre premier cas et voyons quelles sont les étapes à suivre pour désynchroniser votre bibliothèque SharePoint avec OneDrive.

Nous les énumérons ci-dessous:

1. Ouvrez l'application OneDrive.
2. Entrez dans la section "Paramètres de synchronisation".
3. Sélectionnez la bibliothèque qui vous intéresse.
4. Cliquez sur "Arrêter la synchronisation".

Désormais, le dossier OneDrive qui contenait les documents de votre bibliothèque disparaîtra des ressources de votre ordinateur et, par conséquent, vous ne pourrez mettre à jour ou supprimer définitivement ces données qu'à partir de SharePoint.

Voyons maintenant comment désynchroniser la bibliothèque avec un dossier local.

Contrairement au cas précédent, pour rompre la connexion entre SharePoint et un dossier local de votre ordinateur, vous devez utiliser l'application de synchronisation de SharePoint.

Vous n'aurez pas à aller bien loin pour la trouver, puisque vous pouvez la télécharger directement à partir de votre bibliothèque.

Ensuite, suivez les étapes suivantes:

1. Ouvrez l'application de synchronisation SharePoint.
2. Sélectionnez la bibliothèque qui vous intéresse.
3. Cliquez sur "Supprimer" à côté du dossier local correspondant à la bibliothèque sélectionnée.

Après quelques secondes, la synchronisation entre le dossier et la bibliothèque sera annulée.

Les documents seront donc accessibles depuis les deux endroits, mais les modifications apportées ne seront plus transmises de l'un à l'autre.

Enfin, le troisième et dernier cas concerne la désynchronisation d'une bibliothèque avec un serveur.

Sans se perdre dans le préambule, voici ce qu'il faut faire:

1. Ouvrez l'application de synchronisation SharePoint.
2. Sélectionnez la bibliothèque qui vous intéresse.
3. Allez dans "Paramètres de synchronisation".
4. Choisissez l'option "Suspendre la synchronisation".

Vous pourrez alors décider de mettre la synchronisation en pause pour la reprendre ultérieurement ou de supprimer la bibliothèque du serveur et de clore définitivement le problème.