Intranet SaaS: cos'è e differenze con la versione on-prem

Cos’è la intranet SaaS

Il servizio SaaS è un servizio di cloud computing che prevede l'erogazione di servizi via internet. Con una intranet SaaS (Software as a Service), il software non viene installato localmente sulla rete interna dell'azienda, ma è fornito da un provider.

Prima di scendere nei dettagli, però, facciamo un passo indietro per capire come si è evoluto il concetto di intranet aziendale negli ultimi anni e, di conseguenza, qual è l'importanza della modalità SaaS.

Il termine "intranet" si è affermato a partire dagli anni Novanta, quando le aziende hanno iniziato a introdurre reti interne per facilitare lo scambio di informazioni e documenti.

Inizialmente, questi sistemi erano concepiti come semplici repository di file e raccolte di pagine statiche, accessibili unicamente dal personale in ufficio, spesso con un’interfaccia poco intuitiva e priva di funzionalità interattive.

Nel corso del tempo, l’esigenza di maggiore collaborazione ha portato all’integrazione di strumenti più dinamici, come, ad esempio, forum di discussione, aree riservate ai vari reparti e funzionalità per la condivisione, anche con utenti esterni.

Progressivamente, la intranet si è arricchita di applicazioni, mettendo a disposizione vere e proprie piattaforme HR o sistemi di gestione documentale, fino a diventare un ecosistema completo dove gestire le attività quotidiane.

La sfida è stata poi quella di garantire un rapido accesso ai contenuti, senza compromettere la sicurezza delle informazioni o la semplicità d’uso da parte di tutti i lavoratori, compresi coloro che operano in sedi distanti o in mobilità.

Questo processo di modernizzazione ha trovato un alleato nel cloud computing, che offre infrastrutture scalabili e servizi erogati via internet. In questo ambito, si colloca il modello Software as a Service (SaaS), in cui l’infrastruttura risiede sui server del fornitore e viene resa disponibile al personale di un'azienda attraverso la rete.

Le ragioni che spingono sempre più organizzazioni a scegliere la modalità SaaS sono diverse.

Prima di tutto, non occorre più allestire server fisici in sede o acquistare licenze tradizionali, con una conseguente riduzione dei costi e dei tempi di setup.

Inoltre, l’erogazione continua di miglioramenti da parte dei fornitori permette di avere sempre un servizio aggiornato e sicuro, senza gravare sui team IT interni, i quali, in questo modo, possono evitare di investire il proprio tempo e le proprie energie nella manutenzione di sistemi legacy.

Numerose piattaforme di collaborazione, comprese quelle dell’ecosistema Microsoft 365, dimostrano la validità di questo metodo: l’azienda non si occupa più di installare e gestire ogni componente in locale, ma accede a un ambiente unificato di applicazioni e servizi pronti all’uso.

La intranet SaaS unisce, quindi, la logica del cloud alla necessità di disporre di un hub interno in cui raccogliere, organizzare e condividere le risorse aziendali. Si tratta di un portale accessibile via web o tramite app dedicate, che centralizza informazioni, documenti, comunicazioni e processi di business, senza richiedere costose installazioni on-premise.

Tra le caratteristiche fondamentali di questa soluzione, ci sono la flessibilità e la scalabilità, perché è possibile adeguare risorse e funzionalità in base all’evoluzione dell’organizzazione.

Vi è poi l’accessibilità, visto che la piattaforma risiede nel cloud ed è raggiungibile ovunque, purché sia disponibile una connessione a internet. Infine, è necessario sottolineare la componente di aggiornamento automatico: è il fornitore di servizi, infatti, che si occupa di rilasciare i patch di sicurezza e le migliorie necessarie per mantenere la sua soluzione all'avanguardia, con regolarità.

Intranet SaaS vs Intranet On-Premise

Le aziende che desiderano modernizzare il proprio ambiente di lavoro, ottimizzando costi e tempi di gestione, spesso si trovano ad affrontare il dilemma tra l’adozione di una intranet SaaS e il mantenimento, o la configurazione, di una soluzione on-premise.

Confronto tra soluzione SaaS e soluzione On-Premise per la intranet aziendale

Comprendere le differenze in termini di architettura, costi, scalabilità e modalità di aggiornamento è ciò che serve per compiere una scelta informata. Per questo motivo, abbiamo riassunto nella tabella seguente come si comportano queste due tipologie di intranet aziendale a seconda della caratteristica specifica da voler soddisfare.

Intranet SaaS: linee guida per la valutazione

La transizione a un modello di intranet SaaS rappresenta un cambiamento importante che coinvolge sia la sfera tecnologica sia quella organizzativa. Prima di intraprendere questo percorso, è quindi necessario valutare con attenzione i vantaggi e le possibili criticità, nonché definire criteri chiari per la selezione del provider.

Di certo, uno degli elementi più attraenti di una soluzione SaaS riguarda la possibilità di attivare una nuova intranet in tempi molto più contenuti rispetto alle soluzioni on-premise. Questo perché non occorre allestire server dedicati o acquisire licenze software tradizionali: la piattaforma risiede nel cloud ed è già predisposta per l’uso.

Una rapidità che si traduce in un tempo di adozione ridotto, poiché i lavoratori potranno iniziare a usufruire delle funzionalità di collaborazione e condivisione offerte dalla intranet fin da subito.

Questa modalità di distribuzione incide positivamente anche sotto l’aspetto economico.

I costi di gestione dell’infrastruttura locale scompaiono, sostituiti da un canone periodico calcolato in base al numero di utenti e alle funzionalità. L’assenza di investimenti in licenze perpetue e apparecchiature hardware permette, quindi, una pianificazione più precisa delle spese operative.

Le piattaforme in cloud assicurano poi un’elevata disponibilità su qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Una caratteristica rilevante soprattutto per le organizzazioni con sedi dislocate o che si basano su forme di lavoro ibride. La intranet diventa così un hub digitale sempre a portata di mano, in cui reperire documenti, seguire aggiornamenti e interagire con i colleghi, ovunque si trovino.

Come già anticipato, nel caso di una intranet SaaS, i fornitori rilasciano periodicamente patch e nuove funzionalità senza richiedere interventi diretti da parte del reparto IT aziendale.

Questo "rilascio continuo" permette di mantenere il sistema aggiornato e allineato con le best practice di settore. Le organizzazioni non devono più gestire cicli di release interni e, di conseguenza, possono allontanare il rischio di restare ancorate a versioni ormai superate e vulnerabili.

Ovviamente, la nostra analisi non sarebbe completa se non citassimo anche i possibili svantaggi che ogni azienda dovrebbe valutare.

Innanzitutto, l’accesso alla intranet SaaS avviene interamente online, quindi la continuità del servizio è vincolata alla disponibilità di una connessione internet stabile.

In caso di disservizi o di limitazioni di banda, i lavoratori potrebbero riscontrare difficoltà nel fruire dei contenuti e svolgere le proprie attività.

Alcuni fornitori offrono funzionalità offline per mitigare questo rischio; tuttavia, si consiglia di valutare la qualità e la robustezza dell’infrastruttura di rete prima di adottare una soluzione full cloud.

Sotto l’aspetto della sicurezza, anche se gran parte delle responsabilità di sicurezza infrastrutturale grava sul fornitore, rimane fondamentale impostare correttamente i livelli di accesso, monitorare l’utilizzo e assicurarsi che la piattaforma sia conforme alle normative vigenti.

In molti casi, è opportuno stipulare accordi specifici con il provider per stabilire le modalità di gestione dei dati e di notifica in caso di violazioni.

È anche utile effettuare verifiche periodiche sulle politiche di data governance, per garantire che non emergano vulnerabilità legate a errori nella configurazione degli account o nella classificazione delle informazioni.

Infine, bisogna agire attivamente in termini di formazione del personale.

Adottare una intranet SaaS non si limita soltanto a introdurre un nuovo software, ma implica spesso la revisione dei processi interni, nonché di modalità di collaborazione consolidate.

Alcuni colleghi potrebbero preferire strumenti più tradizionali e mostrare resistenza nel lavorare in uno spazio come la intranet. Pertanto, diventa necessario preparare un piano di formazione e comunicazione che illustri in modo chiaro i benefici della nuova piattaforma e fornisca istruzioni pratiche su come sfruttarne al meglio le funzionalità.

Ora che abbiamo visto quali sono i pro e i contro dell’adozione di una intranet SaaS, andiamo ad approfondire meglio i criteri alla base di questa scelta.

Il primo di questi è l’analisi dei requisiti, dalle dimensioni al budget, passando per le priorità.

Di fatto, bisognerà capire quanti utenti utilizzeranno la intranet, quale volume di dati dovrà gestire la piattaforma e quali funzionalità non possono mancare.

Contestualmente, occorre stabilire un budget e una scala di priorità: se la sicurezza dei dati assume un ruolo centrale, potrebbe essere opportuno optare per un provider che garantisca specifiche certificazioni o servizi aggiuntivi di auditing.

Nel mercato SaaS esistono numerose piattaforme intranet che si differenziano per design, gamma di applicazioni, livello di integrazione con suite come Microsoft 365 e modelli di pricing.

Dobbiamo quindi valutare con attenzione la facilità d’uso dell’interfaccia, la presenza di un motore di ricerca avanzato e la disponibilità di integrazioni con gli strumenti già presenti in azienda.

Infine, bisogna considerare il processo di migrazione, pianificandolo per bene in modo da ridurre al minimo i disagi e le interruzioni.

Prima di spostare i dati in cloud, conviene categorizzare i contenuti (pubblici, riservati, storici) e stabilire procedure precise per l’eventuale pulizia o archiviazione delle informazioni non più necessarie.

Parallelamente, è opportuno definire una strategia di autenticazione e profilazione degli utenti, collegando il nuovo sistema all’eventuale directory aziendale.

Dal punto di vista dei processi, inoltre, alcune operazioni manuali o basate su strumenti obsoleti possono essere convertite in flussi di lavoro automatizzati, sfruttando, se possibile, le caratteristiche della piattaforma SaaS stessa.

Abbiamo fin qui parlato di soluzioni che possono risultare complesse, soprattutto se l’azienda che vuole effettuare questo processo di migrazione o adottare una intranet SaaS ben strutturata non dovesse disporre di risorse tecniche adeguate.

Se questo fosse il caso, qualunque azienda può sempre avvalersi dei servizi offerti da consulenti esperti come quelli che compongono il team di intranet.ai, che vantano un’esperienza pluridecennale nello sviluppo, nell'implementazione e nella gestione di ambienti di lavoro digitali e intranet basati su Microsoft 365 e SharePoint Online.

Questo discorso ci porta a parlare proprio della grande famiglia di Microsoft 365, che include alcuni dei migliori prodotti esistenti nel mercato per adottare una intranet SaaS moderna e personalizzata.

Intranet SaaS: il ruolo della tecnologia di Microsoft 365

Microsoft 365 si presenta come una suite di servizi cloud progettati per supportare la collaborazione e la produttività. Al suo interno, applicazioni come Outlook, Word, Excel e PowerPoint sono affiancate da piattaforme per la comunicazione e la collaborazione più avanzate, pensate per facilitare lo scambio di informazioni e la gestione delle attività tra team e sedi dislocate.

A differenza dei tradizionali pacchetti software installati localmente, Microsoft 365 segue il modello Software as a Service, in cui l’aggiornamento costante e la manutenzione dell’infrastruttura vengono gestiti direttamente da Microsoft.

In questo modo, le aziende hanno accesso a un set di strumenti sempre aggiornati, senza dover ricorrere a interventi tecnici complessi. Il risultato è un ambiente integrato, dove la posta elettronica, il calendario e i file condivisi coesistono con canali di comunicazione in tempo reale e sistemi di gestione documentale.

All’interno della famiglia Microsoft 365, ci sono due prodotti in particolare che svolgono un ruolo chiave per la costruzione di una intranet SaaS: SharePoint Online e Microsoft Teams.

SharePoint Online è la soluzione per creare siti aziendali (come la intranet e la extranet), pagine di contenuto e raccolte di documenti, consentendo a ogni reparto di disporre di spazi dedicati in cui condividere e organizzare le informazioni di loro interesse. Questa piattaforma gestisce le versioni dei file, traccia le modifiche e automatizza i flussi di lavoro, integrandosi nativamente con applicazioni come OneDrive e Power Automate.

Punto di riferimento per la gestione dei contenuti e la collaborazione aziendale, soprattutto nella versione Online rispetto alla versione On-Premise per i motivi che abbiamo elencato, SharePoint fornisce un’infrastruttura personalizzata e scalabile per la creazione di una intranet SaaS.

Una delle caratteristiche più apprezzate di SharePoint Online, infatti, è la possibilità di creare siti aziendali moderni dove ogni team o dipartimento può disporre di uno spazio dedicato che può includere:

• Pagine informative per condividere notizie, annunci interni o aggiornamenti sui progetti;
• Raccolte documentali organizzate per categoria, con strutture intuitive che facilitano la navigazione e l’accesso ai file;
• Web part interattive, come calendari condivisi, liste di attività e grafici dinamici, che migliorano l’esperienza utente e centralizzano le informazioni più importanti.

SharePoint Online è una delle piattaforme più all'avanguardia per gestire contenuti e documenti, offrendo funzionalità pensate per ottimizzare i flussi di lavoro, come il versioning automatico, che permette di accedere a una cronologia sempre aggiornata con tutte le versioni dei file su cui si sta lavorando insieme ai colleghi, o il controllo delle autorizzazioni, attraverso l’impostazione di permessi granulari.

A questo punto, occorre sottolineare che SharePoint Online e SharePoint On-Premise offrono metodi diversi per la gestione dei contenuti e la collaborazione aziendale.

La versione Online, basata sul cloud, si distingue per scalabilità, facilità d’uso e aggiornamenti automatici forniti direttamente da Microsoft. Dall’altra parte, abbiamo SharePoint On-Premise, che offre un controllo totale sull’infrastruttura e sui dati.

In termini di personalizzazione, l’ambiente On-Premise permette maggiore flessibilità rispetto alla versione cloud. Tuttavia, questa versione richiede risorse significative per la gestione dei server, per l’applicazione di aggiornamenti manuali e per il monitoraggio della sicurezza.

Vediamo nel dettaglio le differenze tra queste due versioni del prodotto nella seguente tabella.

L'integrazione nativa della intranet di SharePoint Online con il resto delle applicazioni cloud Microsoft permette alle aziende di ottenere una soluzione SaaS completa per digitalizzare tutti i processi interni, senza necessità, come abbiamo visto, di far ricadere questo importante carico di lavoro sulle spalle del team IT interno e senza bisogno di investire ingenti quantità di tempo, risorse ed energie nella creazione e gestione dell'infrastruttura sottostante.

Ecco perché è bene ricordare che la intranet di SharePoint Online si integra in modo nativo con soluzioni come:

• Planner, per gestire i processi di project management, organizzare le attività condivise, assegnare task e monitorare le scadenze. Può essere integrato in Microsoft Teams.
  
  
• Power Automate, per l’automazione dei flussi di lavoro. All'interno della intranet SharePoint, è in grado di automatizzare processi come l’approvazione dei documenti, l'invio di notifiche e la gestione delle richieste interne.
  
  
• Power BI, per raccogliere e analizzare dati sull'utilizzo della intranet e incorporare dashboard dinamiche nelle pagine del portale.
  
  
• Viva Engage, per creare o arricchire la rete social della propria azienda, portando nella intranet le conversazioni e i post più interessanti provenienti dalle community interne.
  
  
• Copilot, l'assistente virtuale per la produttività in grado di suggerire miglioramenti, automatizzare le attività ripetitive e semplificare la gestione di contenuti, documenti e processi nella intranet.
  
  

Scegliere Microsoft 365 come base per una intranet SaaS garantisce, quindi, innumerevoli benefici alle aziende di qualsiasi dimensione.

Innanzitutto, la continuità operativa è supportata da data center distribuiti a livello globale, con elevati standard di sicurezza e disponibilità. A questo si aggiunge la possibilità di sfruttare sempre nuove funzionalità, rese disponibili attraverso aggiornamenti rilasciati da Microsoft, senza che i reparti IT debbano pianificare gli interventi di migrazione.

Un altro aspetto di rilievo riguarda la coerenza dell’esperienza utente: tutte le applicazioni, da SharePoint a Teams, condividono un’interfaccia uniforme e un sistema di autenticazione centralizzato, contribuendo a una curva di apprendimento rapida per il personale già presente in azienda e a un processo di onboarding semplificato per i nuovi colleghi.

Infine, Microsoft 365 permette di integrare senza troppi problemi soluzioni di terze parti o di creare componenti custom in modalità low-code, approfittando dell'integrazione con Power Apps e Power Automate.

In questo modo, la intranet si trasforma in uno "sportello unico" dove gli utenti possono trovare tutti gli strumenti necessari per svolgere al meglio le proprie attività, grazie a un'interfaccia unificata che permette di accedere subito alle loro app di lavoro preferite.

Cos’è una intranet SaaS?

Una intranet SaaS è una piattaforma aziendale basata su cloud, accessibile via internet, che consente ai dipendenti di condividere informazioni, collaborare e gestire documenti senza la necessità di installare e mantenere server fisici.

Quali sono i vantaggi di una intranet SaaS rispetto a una on-premise?

Una intranet SaaS riduce i costi di gestione IT, garantisce aggiornamenti automatici, offre scalabilità immediata e permette l’accesso da qualsiasi dispositivo connesso a internet.

Quali aziende dovrebbero scegliere una intranet SaaS?

Le aziende con più sedi, team distribuiti, realtà in crescita e organizzazioni che adottano il lavoro ibrido o remoto beneficiano maggiormente di una intranet SaaS.

Quali sono gli svantaggi di una intranet SaaS?

Una intranet SaaS dipende dalla connessione internet, offre un controllo limitato sull’infrastruttura rispetto a una on-premise e richiede una corretta gestione delle policy di sicurezza.

È possibile integrare una intranet SaaS con Microsoft 365?

Sì, una intranet SaaS può integrarsi con Microsoft 365, sfruttando strumenti come SharePoint Online, Teams, OneDrive, Planner e Power Automate per migliorare la collaborazione e la gestione documentale.

Una intranet SaaS è sicura?

La sicurezza dipende dal provider scelto. I migliori offrono crittografia avanzata, autenticazione multifattore e certificazioni di conformità, mentre l’azienda deve gestire permessi e accessi in modo efficace.

Quali costi comporta una intranet SaaS?

Una intranet SaaS prevede un abbonamento mensile o annuale basato sul numero di utenti e sulle funzionalità richieste, evitando investimenti iniziali in hardware e licenze.

Come avviene la migrazione da una intranet on-premise a una SaaS?

La migrazione inizia con l’analisi dei requisiti aziendali, la selezione del provider, la pulizia dei dati, l’integrazione con i sistemi esistenti e la formazione degli utenti per garantire un’adozione efficace.

Quali strumenti di Microsoft possono essere usati per creare una intranet SaaS?

Microsoft 365 offre strumenti come SharePoint Online per la gestione documentale, Teams per la collaborazione, OneDrive per l’archiviazione, Power Automate per l’automazione e Power BI per l’analisi dati.

Quali sono i criteri per scegliere il miglior provider di intranet SaaS?

Un buon provider deve garantire elevati standard di sicurezza, integrazione con strumenti aziendali esistenti, scalabilità, costi competitivi e un supporto tecnico affidabile.