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Employee experience: la nuova vision delle aziende

Oggi più che mai le aziende si concentrano sulle esperienze dei dipendenti per attrarre e trattenere i migliori talenti in azienda.

Ma cosa è di preciso l'employee experience? E' davvero così importante? e come ottimizzarla?

In questo articolo ti facciamo vedere la direzione da intraprendere per una strategia aziendale a lungo termine che risulta profittevole all'impresa e ai suoi lavoratori.

La intranet in questo percorso è un mezzo determinante per raggiungere risultati tangibili.

 

Cosa è l'employee experience

L'employee experience indica l'esperienza lavorativa che i dipendenti vivono all'interno del contesto aziendale intesa come un viaggio che include gli incontri con i colleghi, le sensazioni provate, i riconoscimenti, i benefit, l'equilibrio con la vita privata e gli strumenti tecnologici con la quale ha a che fare.

Curarla, è un'investimento per trattenere talenti in azienda per più tempo possibile e potenziare una brand reputation sia fuori che dentro le mura dell'organizzazione.

L'obiettivo è dare al dipendente con una strategia di lungo respiro l'ambiente lavorativo stimolante che cerca tenendo conto di tre elementi cardine: l'ambiente fisico, la mentalità e le tecnologie adottate. Il risultato di porre al centro la vision dei lavoratori sarà senz'altro l'aumento della produttività aziendale.

 

 

Secondo importanti società consulenziali l'84% delle imprese globali ritiene importante creare una corretta employee exerience e il 28% la colloca tra le priorità aziendali. Questa necessità non sorprenderà sapere che nasce dalla constatazione che aziende con una più elevata employee experience registrano utili fino al 25% più alti rispetto alle organizzazioni che non creano un employee journey allettante.

 

 

Perchè curare la digital employee experience è importante?

Migliorare l'esperienza digitale dei dipendenti significa che i tuoi dipendenti saranno in grado di completare molti processi di base in pochi minuti o addirittura secondi. Ciò significa che avranno più tempo per altre attività che aiuteranno la tua azienda a crescere.

Tuttavia, i vantaggi di una buona employee experience vanno ben oltre il miglioramento dell'efficienza e della produttività. Anche il miglioramento del benessere dei dipendenti è molto importante.

Una tecnologia eccellente consente ai dipendenti di lavorare nel modo giusto. Può aiutare a promuovere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata e può anche aiutarli a ottenere le risorse necessarie per rimanere sani e felici.

Un'ottima digital employee experience ti fornirà anche informazioni, dati e approfondimenti utili sull'assenteismo e sul benessere dei dipendenti. In questo modo, sarai in grado di individuare le azioni correttive e agire per evitare che piccoli problemi si trasformino in problemi seri per i tuoi dipendenti e la tua azienda. 

 

Come ottimizzare l'employee experience

Secondo gli esperti, una strategia per rafforzare questo lato dell'azienda è partire e focalizzarsi sulle esigenze dei dipendenti attraverso strumenti digitali appositi.
Questo nuovo imperativo "people centric" diffuso ormai in tutte le aziende che vogliono crescere e farsi conoscere oltre che dai clienti più profittevoli , dai lavoratori più brillanti, ha portato infatti alla creazione e utilizzo di strumenti digitali all'avanguardia. 
Il tasto acceleratore verso l'implementazione della digital employee experience è mettere in mano ai dipendenti questi strumenti così che possano amplificare in modi che prima della digitalizzazione non erano possibili il loro rendimento. 

Per questo motivo le aziende puntano a molteplici tool che possano monitorare la vita aziendale e attivare maggiori performance con elementi potenzianti. L'immagine qui presente è un'esempio degli strumenti di Microsoft 365. (Intranet.ai infatti si integra con il leader del mercato Microsoft per garantire i migliori tool aziendali). 

 

 

In questo modo l’esperienza del dipendente all’interno dell’azienda cambia, e lo fa con strumenti nati apposta per ottimizzare la sua esperienza. 

La intranet ad oggi è l'elemento cardine per le aziende per stimolare l'employee experience.

Una piattaforma privata aziendale in cui reperire news, materiali e collaborare con i colleghi permette un salto di qualità con risultati tangibili poichè offre una maggiore: 

  • capacità di circolazione ed elaborazione delle informazioni aziendali 
  • comunicazione interna 
  • collaborazione tra i team per potenziare la produttività 
  • implementazione dei processi aziendali. 

Il dipendente così si ritrova in un ambiente lavorativo coeso, soddisfacente, che lo inserisce in un network aziendale stimolante e lo accompagna nelle esigenze lavorative di ogni giorno.

Vediamo meglio come l'employee experience cresce in ognuno di questi aspetti attraverso il migliore strumento digitale. 

 

 

1) Circolazione di informazioni ottimizzata

Per attività lavorative proficue degne di un'elevata digital employee experience è necessario che i processi di circolazione delle informazioni all'interno della struttura siano funzionali e immediati. 

La perdita di tempo a cercare i materiali che servono per lo svolgimento del lavoro si traduce in perdita anche di denaro e il dipendente potrebbe stancarsi di tali ostacoli. 

Lo testimoniano i dati tra cui quelli di un White Paper IDC che ha portato alla luce che le organizzazioni perdono quasi 2,5 milioni di dollari all'anno a causa della difficoltà dei dipendenti nell’individuare e recuperare informazioni critiche. Quando l'impresa invece riesce a risolvere questo gap organizzativo appare agli occhi dei suoi dipendenti in grado di fornire tutti gli strumenti necessari per lavorare nelle migliori e innovative condizioni possibili.

 

 

Strumenti digitalizzati economizzatori di tempo come quelli che offre la intranet sono dunque cruciali per l'esperienza del lavoratore. 

Condividere infatti tali informazioni sulla intranet velocizza le operazioni e mantiene alta la stimolazione delle competenze aziendali nella tua impresa

L'utente ogni giorno avrà a che fare con un’interfaccia intuitiva, composta di strumenti di ricerca performanti che permettono una comunicazione rapida e una costante visione d’insieme. 

Il portale intranet crea infatti un punto unico in cui fare le ricerche con la possibilità di ritrovare ciò che si cerca.

Per ogni richiesta di informazione digitalizzata il motore di ricerca della intranet indicizza tutti i siti, pagine, elenchi, librerie, cartelle e file presenti nella piattaforma e restituisce all’utente ciò che desidera. 

Inoltre, gli utenti potranno sempre trovare aree di riferimento per visualizzare le informazioni sia aziendali sia sui servizi che hanno a disposizione come buste paga, prenotazioni di ogni tipo, richieste di ferie o malattia. 

 

 

2) Comunicazione interattiva sul posto di lavoro 

Una intranet è il luogo di incontro di tutti i dipartimenti aziendali. 

E’ un vettore che collega il dipendente direttamente al suo ambiente lavorativo digitalizzato. 

La digital employee experience cresce al passo di una realtà virtuale più ampia in cui reperire ogni forma di comunicazione dell’organizzazione come news aziendali, iniziative, avvisi, condivisione di contenuti informativi con relativi spazi in cui ognuno può dare voce al proprio pensiero. 

Individuare il giusto interlocutore e contattarlo è immediato, così come la collaborazione reciproca che si crea. 

 

 

La condivisione delle idee, lo scambio della conoscenza e la messa in discussione sono input continui che segnalano l’employee experience. 

Per cui la intranet apre la porta alla generazione e lo scambio di idee che devono essere favorite e non bloccate per un'ottimale esperienza del dipendente. 

Discutere di argomenti intra-aziendali permette ai dipendenti di ascoltare le opinioni altrui, rafforzare o cambiare le proprie promuovendo così il loro senso di coinvolgimento con l’azienda. 

 

3) Collaborazione tra i team 

Una buona digital employee experience fa sentire il dipendente parte di una comunità aziendale sempre pronto ad aiutarlo. Con gli strumenti digitali giusti, le strategie di collaborazione possono essere incoraggiate tra team e dipartimenti rendendoli sempre più avanzati ed efficienti. 

La intranet permette di rimanere sempre in contatto con i colleghi e con i progetti in corso.

Offre una visione in tempo reale di ciò che accade nell’organizzazione e la collaborazione che si genera è a portata di click. 

 

 

Si crea così un hub digitale per il lavoro di squadra in grado di riunire persone, contenuti, conversazioni e app in un unico posto. 

La piattaforma aziendale per favorire ogni processo di collaborazione mette a disposizione degli utenti molteplici strumenti per la gestione e la pianificazione del lavoro. Intranet.ai che si integra perfettamente con Microsoft 365 dà accesso ad esempio ai migliori strumenti di collaborazione in circolazione come Teams, Planner, Yammer, OneDrive.

Puoi: 

  • creare canali, scambiare file, condurre meeting di lavoro e live events su Teams 
  • collaborare gestendo e pianificando i task dei progetti con Planner 
  • condividere contenuti nel social network aziendale Yammer  
  • tenere al sicuro i materiali su One Drive for Business. 

 

4) I processi aziendali 

Processi aziendali di qualsiasi tipo sono pronti per essere implementati con la intranet e quindi migliorare l'employee experience di ogni utente. 

Nel digital workplace della tua azienda ogni flusso di lavoro trova spazio in maniera naturale. 

Puoi creare ad esempio un’area deputata al reperimento e alla gestione delle informazioni che servono alle risorse umane. 

In questa zona della intranet si possono trovare organigrammi e rubriche aziendali complete di curriculum aggiornati, lo stato delle attività di ogni dipendente, avanzamenti di carriera, richieste di attività di formazione, corsi di aggiornamento e tutto ciò che gli HR necessitano per potenziare le loro performance. 

Per quanto riguarda invece altri processi aziendali dietro ogni progetto, si possono creare dei flussi di lavoro in cui si monitorano continuamente gli avanzamenti delle attività, eventuali problematiche, condivisione di informazioni e altre funzionalità atte a favorire la produttività.

Una intranet completa, integrata con Microsoft 365, a partire da 2450 €/anno

Intranet.ai è la intranet aziendale pronta all'uso, progettata per ridurre i costi e i tempi di implementazione, che realizza un ambiente di lavoro digitale altamente collaborativo e moderno:
  • Più di 20 app tra cui: ricerca intelligente, gestione dei documenti, notizie in evidenza, notifiche push e "il mio posto di lavoro"
  • Integrato al 100% con SharePoint Online e Microsoft 365
  • Soluzione perfettamente integrata con Microsoft Teams e Microsoft Viva

Employee experience ed employee engagement

L’employee engagement affianca l'employee experience. Una buona esperienza lavorativa ti fa sentire un senso di appartenenza alla comunità aziendale.
 
Con una intranet, da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, gli utenti possono avere accesso alle ultime novità, comunicazioni importanti, strumenti propedeutici per il lavoro in team e che soprattutto lo rendono più produttivo. Di conseguenza si può solo immaginare quante possibilità di engagement riserva un’ambiente digitale di questo tipo. 
 
Per completare l'employee experience da cui siamo partiti ti mostriamo 3 di alcune delle soluzioni che la intranet può offrire per stimolare l’engagement e migliorare l'esperienza in azienda. 

1) Utilizza i sondaggi 

I sondaggi sono uno strumento stimolante per aumentare il coinvolgimento delle persone nella tua organizzazione. 

Questo per due motivazioni.  

  1. Da un lato dai l'occasione ai dipendenti di far sentire la propria voce, di contribuire alle scelte aziendali o dare un feedback su specifiche iniziative. 
  2. Dall’altra dai modo a tutti, attraverso la condivisione dei risultati ottenuti, di vedere come la pensa il resto dei colleghi su determinati topic che non sempre possono essere oggetto di discussione, diffondendo così consapevolezze comuni a tutta l’azienda.

     

Per tenere sempre alto il coinvolgimento però ricorda sempre queste due cose: conduci sondaggi a domande chiuse, per facilitarne la compilazione, e condividi i risultati con celerità.

Inoltre condurre sondaggi come:

  • Sondaggi per dipendenti in entrata (Onboarding)
  • Sondaggi per dipendenti in uscita (Offboarding)
  • Performance review
  • Sondaggi sui manager e sui colleghi
  • Feedback a 360°

Sono la chiave per monitorare l'andamento aziendale sulla soddisfazione degli impiegati e trovare nuove soluzioni per espanderla.

 

 

2) Employee engagement e leadership

Ogni leader in azienda deve poter avere la possibilità di connettersi con rapidità con le persone che ha in gestione così da non far sentire abbandonato a se stesso nessun dipendente.  

Avere un canale digitalizzato di comunicazione aperto e diretto con chi fa parte del tuo staff è un requisito essenziale per consentire di stimolare la coesione tra le persone del proprio team di lavoro e di conseguenza aumentare la produttività.  

Leggi anche: Employee engagement: tutto quello da sapere nel 2021

Anche solo per un “buongiorno a tutti” o per la condivisione di comunicazioni e news importanti per il proprio lavoro, un leader in azienda può così coinvolgere i propri utenti in maniera costante.  

Per amplificare questo processo puoi utilizzare aree della intranet per specifichi team in ogni dipartimento, in modo tale da tenere sincronizzato in maniera automatica ogni dipendente con i suoi  leader e colleghi.

Guarda qui come funzionano i gruppi intelligenti di intranet.ai.

 

 

3) Tieni aperta la creazione di gruppi di discussione 

Quali sono i punti di forza di un team coinvolto, coeso ed efficiente? 

Lo scambio della conoscenza e la messa in discussione. 

Per cui la risposta che la intranet offre per una buona digital employee experience viene da sé: non limitare la voglia di collaborazione e condivisione che possono avere i tuoi dipendenti in azienda, tieni aperta l'occasione per tutti di creare dei gruppi di discussione. 

Sfrutta il tuo ambiente di lavoro digitale e innovativo come il punto in cui la formazione e la condivisione di idee devono essere favorite.

Discutere di temi intra-aziendali permette ai colleghi di ascoltare le opinioni degli altri e rafforzare o cambiare le proprie promuovendo così la loro esperienza con l’azienda. 

Conclusione: la intranet e  l’employee experience

Le percezioni dei dipendenti sulla loro vita lavorativa si basano principalmente su tre fattori: la work-life-balance, la flessibilità e la formazione. La intranet stimola ciascuna di esse.

  • Work-life-balance: la vita personale del dipendente non viene compromessa dalla sfera lavorativa. La intranet offre strumenti che velocizzano il lavoro e dà la possibilità di smartworking ad alti livelli per venire in contro al dipendente che ne ha l'esigenza.
  • Flessibilità: uno spazio lavorativo flessibile che ascolta le richieste dell' utente e lo supporta  permette al dipendente di aumentare le sue performance e far sentire la sua voce in una piattaforma in cui ognuno trova il suo spazio.
  • Coaching e formazione: la presenza di un portale intranet consente di diffondere le conoscenze aziendali in un continuo scambio tra colleghi dando la percezione di poter “crescere” professionalmente, senza dover cercare opportunità altrove.

La intranet aiuta così e in molteplici altri modi a soddisfare i desideri dei lavoratori e a prevenire le loro insoddisfazioni creando un terreno di crescita adatto per le migliori employee experience.

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Siamo un team di esperti nel settore da oltre 15 anni. Ti aiutiamo a creare un digital workplace integrato con Microsoft 365 e l'intelligenza artificiale per alzare i livelli di produttività in azienda e come hai visto in questo articolo, di conseguenza, anche dell'employee experience.

Marcella Lombardini

Esperta di Sharepoint Online e nostro Project Manager, coordina e sviluppa i progetti intranet e digital workplaces per i clienti che scelgono di adottare intranet.ai.