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LA TUA RISORSA SULLA INTRANET

Employee experience: migliorala con la intranet

Un’ambiente di lavoro che funziona riesce a stimolare e coinvolgere le persone che fanno parte del suo ecosistema. 

Nell’attuale panorama digitale, sono diversi gli strumenti che ti aiutano a farlo, ma solo la Suite di Microsoft 365 è riuscita fino ad adesso a garantire una rete di comunicazione e collaborazione completa, perfettamente integrata e fluida nella navigazione. 

Lo strumento che offre è infatti un pacchetto di applicazioni con strumenti reattivi e flessibili che ruotano attorno alla intranet SharePoint Online

Vediamo quindi perchè con il suo impiego si evolve l’employee experience dei dipendenti. 

Il coinvolgimento non si ferma con lo smartworking 

Una delle domande più diffuse tra le risorse umane è: come garantire anche a distanza il coinvolgimento e l’employee experience dei dipendenti? 

Si potrebbe infatti pensare che lo smartworking possa privare di tutti i momenti aziendali che hanno sempre stimolato la crescita del dipendente nell’organizzazione, invece ciò non accade anzi, se si adottano gli strumenti giusti, questa si evolve esponenzialmente. 

L’esperienza del dipendente all’interno dell’azienda cambia, e lo fa con strumenti nati apposta per ottenere risultati performanti. 

L’employee experience attraverso l’utilizzo di una intranet fa infatti un salto di qualità grazie ad un aumento di: 

  • capacità di circolazione ed elaborazione delle informazioni aziendali 
  • comunicazione interna 
  • collaborazione tra i team per potenziare la produttività 
  • implementazione dei processi aziendali. 

Vediamo come lo fa in ognuno di questi aspetti. 

Circolazione di informazioni ottimizzata

Circolazione di informazioni ottimizzata 

Per attività lavorative proficue è necessario che i processi di ricezione delle informazioni siano funzionali e immediati. 

La perdita di tempo a cercare i materiali che servono per lo svolgimento del lavoro si traduce in perdita anche di denaro. 

Strumenti economizzatori di tempo come quelli che offre la intranet sono dunque cruciali per il lavoratore. 

La ricerca su SharePoint Online

Condividere infatti tali informazioni sulla intranet velocizza le operazioni e mantiene alta la competitività aziendale. 

SharePoint Online si presenta all’utente con un’interfaccia intuitiva, composta di strumenti di ricerca performanti che permettono una comunicazione rapida e una costante visione d’insieme. 

Il portale crea infatti un punto unico in cui fare le ricerche con la possibilità di ritrovare sia informazioni provenienti dal mondo cloud di collaboration di Microsoft 365 sia provenienti dal lato business, aziendale. 

Per ogni richiesta di informazione il motore di ricerca di SharePoint indicizza tutti i siti, pagine, elenchi, librerie, cartelle e file presenti nella piattaforma e restituisce all’utente ciò che desidera. 

Inoltre, i dipendenti potranno sempre trovare aree di riferimento per visualizzare le informazioni sia aziendali sia sui servizi che hanno a disposizione come buste paga, prenotazioni di ogni tipo, richieste di ferie o malattia. 

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Comunicazione interattiva sul posto di lavoro 

Una intranet è il luogo di incontro di tutti i dipartimenti aziendali. 

E’ un vettore che collega il dipendente direttamente al suo ambiente lavorativo. 

L’employee experience cresce al passo di una realtà virtuale più ampia in cui reperire ogni forma di comunicazione dell’organizzazione come news aziendali, iniziative, avvisi, condivisione di contenuti informativi con relativi spazi in cui ognuno può dare voce al proprio pensiero. 

Individuare il giusto interlocutore e contattarlo è immediato, così come la collaborazione reciproca che si crea. 

La condivisione delle idee, lo scambio della conoscenza e la messa in discussione sono input continui che segnalano l’employee experience. 

Per cui la intranet apre la porta alla generazione e lo scambio di idee che devono essere favorite e non bloccate. 

Discutere di argomenti intra-aziendali permette ai dipendenti di ascoltare le opinioni altrui, rafforzare o cambiare le proprie promuovendo così il loro senso di coinvolgimento con l’azienda. 

collaborazione tra team

Collaborazione tra i team 

Con gli strumenti giusti, le strategie di collaborazione possono essere incoraggiate tra team e dipartimenti rendendoli sempre più avanzati ed efficienti. 

La intranet permette di rimanere sempre in contatto con i colleghi e con i progetti in corso.

Come lo fa?

Offrendo una visione in tempo reale di ciò che accade nell’organizzazione la collaborazione si genera più facilmente ed è a portata di click. 

SharePoint costituisce così un hub digitale per il lavoro di squadra in grado di riunire persone, contenuti, conversazioni e app in un unico posto. 

Per favorire ogni processo di collaborazione mette a disposizione degli utenti anche l’integrazione di strumenti per la gestione e la pianificazione del lavoro. 

Parliamo di strumenti come Teams, Planner, Yammer, One Drive for Business

Puoi: 

  • creare canali, scambiare file, condurre meeting di lavoro e live events su Teams 
  • collaborare gestendo e pianificando i task dei progetti con Planner 
  • condividere contenuti nel social network aziendale Yammer  
  • tenere al sicuro i materiali su One Drive for Business. 

I processi aziendali 

Processi aziendali di qualsiasi tipo sono pronti per essere implementati con la intranet. 

SharePoint costituisce il portale della tua azienda in cui ogni flusso di lavoro trova spazio in maniera naturale. 

Puoi creare ad esempio un’area deputata al reperimento e alla gestione delle informazioni che servono alle risorse umane. 

In questa zona della intranet si possono trovare organigrammi e rubriche aziendali complete di curriculum aggiornati, lo stato delle attività di ogni dipendente, avanzamenti di carriera, richieste di attività di formazione, corsi di aggiornamento e tutto ciò che gli HR necessitano per potenziare le loro performance. 

Per quanto riguarda invece i processi aziendali dietro ogni progetto, si possono creare dei flussi di lavoro in cui si monitorano continuamente gli avanzamenti delle attività, eventuali problematiche, condivisione di informazioni e altre funzionalità atte a favorire la produttività.

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.