FAQ aziendali nella intranet: cosa sono?

FAQ sta per Frequently Asked Questions e sono le domande che vengono fatte più spesso all’interno dell’azienda, utili soprattutto per le persone arrivate da poco.

Fondamentalmente, queste domande e risposte possono aiutare i nuovi arrivati e le persone che lavorano nell'organizzazione da un po' di tempo a capire come devono essere fatte determinate cose o a comprendere determinati processi che prima venivano eseguiti in un modo e ora sono stati modificati.

La intranet è il luogo ideale per questo tipo di informazioni in quanto è il punto unico in cui le persone trovano tutto ciò di cui hanno bisogno.

Quello che di solito possiamo trovare nelle FAQ aziendali è molto utile per il lavoro e la vita di una persona in un'azienda.

In generale, le domande comuni possono essere suddivise in diverse categorie:

• domande utili per i servizi forniti dal dipartimento delle risorse umane
• domande utili per le informazioni IT interne dell'azienda
• domande utili su benefit, sede, ecc.

Insomma, puoi chiedere tutto quello che ti serve per lavorare al meglio in azienda.

Scopri il nostro componente per creare la pagina FAQ nella tua intranet SharePoint

Perché hai bisogno di una pagina FAQ?

Le FAQ aziendali nella intranet nascono per aiutare il lavoratore, ma soprattutto ti permettono di dare le risposte più utili una volta sola, senza doverle ripetere ogni volta.

Queste aree sono molto apprezzate e visitate all’interno della intranet perché consentono alle persone di risparmiare tempo durante la ricerca delle informazioni utili e di ritrovarle direttamente in un unico posto.

Uno dei motivi più validi per avere una sezione dedicata alle FAQ è rispondere alle esigenze dei tuoi lavoratori. Rappresenta una parte integrante di una buona navigazione e del percorso dell’utente per la maggior parte delle intranet. Questa sezione della intranet è l'area di riferimento per i lavoratori che desiderano saperne di più su determinati argomenti.

Per molte persone, la pagina delle domande frequenti è la seconda pagina a cui accedono di più dopo le pagine Home o Servizi.

Questa sezione, dunque, deve essere curata, scritta in modo semplice e comprensibile da tutti. Ottimizzando la pagina delle domande frequenti, le persone saranno più efficienti e potranno risparmiare tempo.

La tua sezione FAQ della intranet deve includere contenuti di alta qualità che aiutino gli utenti ad avere le risposte che cercavano.
È una buona idea investire in contenuti di alta qualità per assicurarti che i tuoi contenuti si convertano e aiutino la tua azienda a raggiungere i tuoi obiettivi.

Fase di creazione delle FAQ intranet in azienda

Quello che succede spesso è che la creazione di queste FAQ rappresenta un primo scoglio da superare. Il processo di creazione è lungo e richiede un grande effort. Bisogna scrivere in modo comprensibile informazioni che siano utili, aggiornate e soprattutto trovare argomenti di quotidianità per le persone.

Quello che nessuno pensa, però, è che una volta che scrivi la domanda e l’effettiva risposta all’interno della intranet risparmi tempo per quando in futuro qualcuno avrà bisogno di quell’informazione. Ma soprattutto stai offrendo un servizio al dipendente che senza perdere tempo a cercare informazioni in azienda, le trova in un punto unico.

Non si può negare che l’effort iniziale sia notevole, ma impegnarsi adesso significa risparmiare in futuro.

Categorizzazione

Abbiamo detto che le FAQ aziendali si possono categorizzare, quindi si possono suddividere in categorie per funzione aziendale o per argomento che si è rivelata essere spesso la scelta migliore.

Successivamente, si possono applicare funzionalità aggiuntive come:

• ricerca all’interno delle FAQ
• le FAQ preferite (informazioni che utilizzo spesso o che reputo importanti)
• filtri
• lista FAQ più visualizzate/cliccate.

In aggiunta, e questo noi lo facciamo molto facilmente con il nostro strumento di ricerca intelligente in intranet.ai, le FAQ possono anche diventare un meccanismo per guidare i risultati di una ricerca all’interno della intranet.

Il nostro tool di ricerca intelligente si basa proprio su domande e risposte che permettono di trovare in modo più rapido le informazioni per le persone che usano la intranet.

Da una parte, quindi, all’interno della intranet metti a disposizione un’area di domande utili al lavoratore, dall’altra riesci a dargli uno strumento che facilita la sua ricerca.

Come strutturare la sezione FAQ

Ci sono diversi modi per strutturare la tua sezione FAQ intranet a seconda del tipo di domande a cui devi rispondere.
Se le domande riguardano un singolo argomento, la soluzione è creare un'unica e potente pagina per le FAQ ottimizzata per la visibilità.
Se, invece, le domande riguardano diversi prodotti o servizi, puoi creare una sezione FAQ nella intranet che elenca tutte le domande collegate a pagine di destinazione separate, ottimizzate per query di ricerca specifiche.

Questo ha diversi vantaggi:

• Raggruppa le domande all'interno di aree tematiche o di servizi per aiutare i lavoratori a trovare le risposte pertinenti alle loro domande. Ciò impedisce loro di dover scorrere domande non pertinenti e perdere tempo.
  
  
• Collega ogni risposta a una pagina specifica o fornisci maggiori informazioni per aiutare le persone a saperne di più.
  
  
• Organizza le tue domande e risposte in pagine specifiche per evitare una pagina molto lunga e noiosa.

Quali sono i vantaggi

Avere una pagina specifica per le FAQ aziendali può offrire molti vantaggi, tra cui:

• Miglior esperienza dei lavoratori.
• Fornisce informazioni rapide.
• Riduce il tempo necessario ai tuoi lavoratori per cercare le risposte alle loro domande.
• Contenuti chiari e facili da trovare.

Per fare in modo di offrire risposte rapide, gli argomenti nelle FAQ devono essere immediatamente riconoscibili.

Puoi utilizzare i TAG come supporto alla ricerca e dare risposte chiare e concise, ancora meglio se accompagnate da immagini o brevi video tutorial: l'obiettivo è sempre guidare gli utenti a risolvere i problemi in autonomia.

Pensa alla tua pagina delle FAQ come all'hub principale a cui le persone della tua azienda possono rivolgersi per le loro domande.

Molte aziende seppelliscono la loro sezione FAQ intranet nella parte inferiore della loro intranet e questo rende difficile la ricerca da parte delle persone.

Se i lavoratori non riescono a trovare la tua pagina delle domande frequenti, non possono trovare le risposte che desiderano e di conseguenza si perde tempo nella ricerca.