Formazione aziendale: come gestirla con Microsoft 365

Formazione aziendale: vantaggi e tipologie

Non si smette mai di imparare, recita un celebre detto, e questa verità è ancora più evidente nel mondo del lavoro. Solo chi investe nel proprio aggiornamento può evolversi e assicurarsi una florida carriera professionale.

La formazione aziendale non rappresenta, tuttavia, solo un obiettivo, ma un pilastro strategico tramite cui sviluppare e rinnovare le competenze interne in modo continuo, allineandole a un mercato e a obiettivi organizzativi in costante cambiamento.

Non parliamo semplicemente di acquisire competenze tecniche: dal punto di vista di un'azienda, investire nella formazione significa migliorare le performance di ciascun lavoratore e aumentare così la produttività dei team, investendo nella loro crescita.

Dal punto di vista del lavoratore, poi, la formazione aiuta ad avere maggiore confidenza nel proprio ruolo, mantenendo alta la motivazione nel contribuire alla crescita di un'azienda dove è possibile valorizzare le proprie competenze. Proprio per questo motivo, le persone che ricevono una formazione di qualità nella propria azienda sono meno propense a cercare opportunità altrove.

Vediamo quindi come offrire ai lavoratori la miglior esperienza di formazione, partendo dalla prima domanda che un'azienda potrebbe porsi: quali tipologie di formazione esistono attualmente?

Le riassumiamo nella seguente tabella.

Passiamo quindi alla seconda domanda: come implementare ciascuna di queste tipologie di formazione nella propria azienda, approfondendo le soluzioni consigliate dai nostri esperti.

Come creare un piano di formazione aziendale

Risulta evidente che un piano per la formazione aziendale ben strutturato sia la chiave per ottimizzare l'investimento sulle competenze interne a un'organizzazione.

La creazione di questo piano inizia sempre con l’analisi dei bisogni: ogni azienda dovrebbe infatti capire quali sono le lacune presenti e quale priorità dovrebbe essere assegnata a ciascuna di queste per creare un'offerta formativa davvero efficace.

Tali bisogni possono essere individuati attraverso:

• sondaggi da distribuire ai colleghi
• interviste con i responsabili dei team aziendali
• analisi delle performance dei singoli dipartimenti

Una volta che le principali lacune sono state identificate, occorre definire gli obiettivi del piano formativo. Si tratta di obiettivi che devono essere legati alla crescita dell’azienda e dei lavoratori, ovviamente, e alcuni esempi possono essere migliorare le capacità di gestione del tempo, ridurre il numero di errori nelle operazioni quotidiane o aumentare il livello di soddisfazione dei colleghi.

Ciò che conta è avere alla fine obiettivi chiari, specifici e misurabili.

Il passo successivo riguarda la selezione delle modalità di formazione, che dipendono dagli obiettivi e dalle priorità identificati precedentemente.

Alcune competenze possono essere acquisite facilmente tramite corsi erogati online, mentre altre potrebbero richiedere un approccio più pratico, che potrebbe coinvolgere sessioni di mentoring o coaching sul posto di lavoro.

Proviamo a pensare a un piano di formazione progettato per il team Sales in un’azienda di e-commerce. L’organizzazione si potrebbe rendere conto che il reparto soffre di alcune criticità, tra cui la difficoltà nella gestione del tempo e un tasso di conversione per i contratti proposti pari al 15% (significativamente inferiore alla media di settore, pari al 25%).

Partendo da questi dati, l’azienda potrebbe decidere di creare un percorso formativo mirato per il suo team Sales.

Occorre, quindi, comprendere in primo luogo le cause delle difficoltà.

Attraverso un sondaggio rivolto ai membri del team, potrebbe emergere che molti di loro faticano a utilizzare il CRM aziendale. Inoltre, un colloquio con il responsabile potrebbe confermare che i venditori spesso si concentrano su compiti non prioritari e che questo sottrae loro tempo prezioso per lavorare alle trattative.

Da questa analisi, emergono in modo chiaro le aree di miglioramento e gli obiettivi su cui basare il piano di formazione. Formulando gli obiettivi correttamente, il piano servirebbe per aumentare il tasso di conversione di 10 punti percentuali entro un semestre e ridurre il tempo medio necessario per chiudere un contratto, passando da 7 a 4 giorni.

Ecco un esempio di come applicare le diverse metodologie di formazione interna al piano in questione:

• Formazione tecnica: erogazione di un corso online sul CRM aziendale, comprensivo di esercitazioni pratiche.
  
  
• Sviluppo delle soft skill: organizzazione di un workshop, della durata di due giorni, dedicato a gestione del tempo e negoziazione.
  
  
• On-the-job Training: affiancamento di un mentore più esperto durante le trattative per mettere in pratica quanto appreso e correggere subito eventuali comportamenti errati.
  
  

A questo punto, l’azienda potrebbe decidere di strutturare il piano formativo in tre fasi, da ripartire in un periodo di due mesi.

L'erogazione del corso avviene tramite Microsoft Viva Learning, che consente al responsabile del team di monitorare i progressi e le scadenze in tempo reale. Il workshop avviene, invece, in azienda e dovrebbe essere condotto da un formatore esterno specializzato.

Interfaccia di Microsoft Viva Learning

Per assicurare l’efficacia del piano, dovrebbero essere previste attività di valutazione per ciascuna fase, sia durante la formazione (tramite quiz e sessioni di role-play) che successivamente (tramite un’analisi delle metriche di vendita) per misurare l’impatto del piano formativo in termini di conversione e chiusura dei contratti.

Formazione interna aziendale: cosa la distingue dalla formazione esterna?

La formazione interna presenta numerosi vantaggi rispetto alla controparte gestita da professionisti esterni a un'organizzazione, anche se comporta alcune problematiche aggiuntive che non bisogna sottovalutare.

Ma partiamo dai vantaggi. Tra i principali, troviamo la risposta alle esigenze reali delle persone che fanno parte dell'azienda, a cui si cerca di offrire una soluzione pratica personalizzata sotto forma di esercitazioni, workshop e risorse dedicate a best practice e casi d'uso.

Questo aspetto la differenzia da certi tipi di formazione esterna, dove un interesse di natura più accademica fa sì che l'esperienza sia di respiro più ampio e, a volte, eccessivamente teorico. La formazione interna è quindi particolarmente utile per imparare a gestire le sfide quotidiane che i propri colleghi si trovano ad affrontare, a livello professionale e non.

Un altro vantaggio riguarda la garanzia di continuità. La formazione interna consente di sviluppare un percorso di crescita a misura dei lavoratori, che sono così più propensi a rimanere in un'azienda che investe nella loro carriera professionale.

Tuttavia, come dicevamo, un percorso di formazione gestito esclusivamente all'interno di un'azienda presenta alcune problematiche. In primis, la mancanza di obiettività.

Poiché il materiale viene creato dall'azienda stessa, l'esperienza di formazione potrebbe risultare limitata e meno obiettiva, portando a una visione più ristretta delle reali problematiche che impediscono il mantenimento di performance ottimali.

Ecco quindi che molte organizzazioni scelgono di adottare un approccio ibrido alla formazione, ovvero di integrare le proprie risorse e i propri corsi con i contenuti offerti da provider esterni e con il supporto di formatori esterni che possono contribuire con un punto di vista imparziale.

Il team di intranet.ai offre sessioni di consulenza specifiche per aiutare le aziende a ottimizzare l'uso della tecnologia Microsoft, aiutando gli utenti a migliorare la produttività nelle loro app di lavoro quotidiane e a creare un digital workplace davvero in grado di rispondere alle loro esigenze.

Oltre a sessioni di formazione in live streaming, forniamo contenuti pronti all'uso progettati per imparare ogni giorno a utilizzare le applicazioni di Microsoft 365, insieme alle funzionalità della nuova intelligenza artificiale integrata: Microsoft 365 Copilot.

Attraverso la combinazione di entrambi gli approcci alla formazione – interno ed esterno –, qualunque azienda può contribuire allo sviluppo dei suoi talenti e gettare le fondamenta necessarie per una crescita duratura, anche grazie al contributo di professionisti esterni specializzati.

Piano di formazione aziendale: esempi di implementazione con Microsoft 365

Come abbiamo visto in questa breve panoramica, ogni programma di formazione aziendale inizia sempre con l’individuazione dei bisogni, il che significa identificare le lacune che danneggiano la produttività dei singoli team.

In quanto suite per la produttività e la comunicazione professionale, Microsoft 365 offre importanti strumenti che permettono di migliorare l'esperienza di formazione in azienda, trasformando i feedback dei colleghi in azioni concrete da inserire nel proprio piano.

Corsi consigliati in base ai propri interessi in Microsoft Viva Learning

Dopo aver identificato le competenze mancanti o che necessitano di essere rafforzate, l'azienda può procedere con la creazione dei contenuti e con la distribuzione di materiale didattico rilevante per i membri di ciascun team. La creazione dei contenuti può avvenire in diversi formati: dai corsi online alle sessioni in aula, come abbiamo visto, per passare a soluzioni più recenti, come i Learning Path di Viva Learning.

Si tratta di percorsi di apprendimento personalizzati che consentono di organizzare, in una sequenza logica, i contenuti formativi selezionati dall'azienda. I Learning Path possono inoltre integrare corsi e risorse provenienti da diverse piattaforme, come la intranet aziendale basata su SharePoint Online, per centralizzare l'esperienza di formazione.

Grazie a questa soluzione, è possibile tracciare le competenze acquisite, identificare le aree ancora da migliorare e monitorare il completamento degli obiettivi, il tutto all'interno dell'ecosistema Microsoft 365.

Ovviamente, occorre scegliere il formato adatto alla situazione.

La formazione on-the-job o tramite mentoring è un'opzione consigliabile per sviluppare competenze tecniche, grazie alla guida di formatori e colleghi più esperti. Per conoscenze più teoriche o skill più strutturate, i corsi online, fruibili tramite Microsoft Teams e Viva Learning, rappresentano una valida alternativa, perché consentono di integrare sessioni live con contenuti on demand, rispondendo all'esigenza di una maggiore flessibilità.

Infine, non bisogna dimenticare di coinvolgere i colleghi affinché la (loro) formazione abbia successo. A questo proposito, le applicazioni Microsoft favoriscono la creazione di un ambiente collaborativo dove la condivisione di risorse, lo scambio di conoscenze e il dialogo diventano centrali nella formazione.

Applicazione protagonista è qui Microsoft Teams, che può essere utilizzata per stimolare una conversazione durante i corsi, permettendo ai partecipanti di scambiarsi idee, domande e risposte. Teams può diventare anche la piattaforma per erogare le sessioni di formazione dal vivo, al fine di favorire la discussione e organizzare riunioni di gruppo durante o dopo i corsi.

Semplificare l'accesso ai contenuti formativi in Microsoft Teams

Arrivati a un certo punto del percorso di formazione sarà necessario valutare i progressi che ognuno di loro avrà fatto. Microsoft Viva Learning permette di integrare quiz e domande durante o al termine dei moduli che compongono un corso, per valutare il livello di comprensione delle tematiche affrontate.

Oltre a misurare i progressi individuali, bisogna anche garantire che le risorse formative siano facilmente accessibili e sempre aggiornate: è necessario, quindi, centralizzare e organizzare i materiali in modo efficiente. Con SharePoint Online, ad esempio, le aziende possono creare all'interno della propria intranet un'area con i materiali didattici, da suddividere per tematica o dipartimento a cui sono rivolti.

SharePoint è un'ottima piattaforma per gestire la formazione interna anche perché si integra in modo nativo con le restanti applicazioni di Microsoft 365, tra cui le già citate Teams e Viva Learning.

L’integrazione tra SharePoint e Teams, in particolare, garantisce una migliore accessibilità ai corsi formativi aziendali. Non solo è possibile condividere i contenuti in gruppi e chat, ma si possono integrare notifiche push per avvisare determinati utenti o l'intero pubblico aziendale riguardo la pubblicazione di nuovi contenuti.

Area dedicata alla formazione nella intranet di SharePoint Online

Ma vediamo nel dettaglio come usare gli strumenti offerti da Microsoft 365 per gestire e realizzare un piano di formazione aziendale, con alcuni esempi pratici.

1. Formazione in onboarding con Teams e SharePoint

Immaginiamo un’azienda che stia implementando un programma di onboarding per i neoassunti. Utilizzando Microsoft Teams, l’azienda può creare un canale dedicato proprio all’onboarding, dove vengono caricati i materiali informativi (mission aziendale, politiche interne, ruoli, etc.). In questo modo, i nuovi colleghi possono consultare i contenuti in qualunque momento, senza perdere tempo a cercare le informazioni di cui hanno bisogno per iniziare a svolgere le proprie attività.

SharePoint, invece, può essere utilizzato per centralizzare i documenti relativi all’onboarding, consentendo a chi è appena arrivato in azienda di accedere facilmente alle risorse, alle FAQ e a eventuali guide specifiche per il loro ruolo.

Grazie alla possibilità di configurare un apposito sito SharePoint, l’azienda può organizzare il materiale per dipartimenti, rendendo l’esperienza ancora più personalizzata.

2. Aggiornamento con Viva Learning

Un altro caso d'uso riguarda la formazione in itinere, dove spiccano i corsi di aggiornamento professionale. Con Viva Learning, un’azienda può creare percorsi di apprendimento personalizzati in base ai ruoli e alle necessità dei membri che compongono un team.

Ad esempio, i membri del team Sales potrebbero accedere a corsi relativi a tecniche di vendita avanzate, per affrontare trattative complesse, o alla gestione delle obiezioni, per migliorare le capacità di risposta a tutte le possibili domande dei clienti. Inoltre, questa piattaforma consente di combinare formazione interna ed esterna, riunendo i corsi sviluppati dall’azienda o dai suoi partner.

3. Coaching e mentoring con Teams e Viva Engage

Un’azienda potrebbe usare Teams per organizzare sessioni one-to-one, dove il lavoratore e il mentore assegnato hanno l'opportunità di discutere degli obiettivi che si intende raggiungere al termine della formazione e di come procedere per sviluppare al meglio le competenze richieste.

Inoltre, l'uso di Viva Engage può favorire la creazione di una community di apprendimento, dove condividere informazioni, esperienze e risorse attraverso funzionalità tipiche dei social media e, quindi, più coinvolgenti rispetto a forme di comunicazione tradizionali.

4. Tracciamento dei risultati con Forms e Power BI

Un’azienda che offre corsi di formazione sulla conformità potrebbe utilizzare Microsoft Forms per raccogliere feedback dai partecipanti alla fine del corso. Gli utenti potrebbero condividere la loro opinione sulla qualità dei contenuti messi a disposizione e sulle modalità di erogazione, contribuendo così al miglioramento dell'offerta formativa aziendale.

In seguito, i KPI relativi al miglioramento della conformità, come la riduzione degli errori nella gestione dei dati personali o l’aumento delle segnalazioni di incidenti sul lavoro, potrebbero essere monitorati tramite Power BI, che fornirebbe ai responsabili un’analisi sull’impatto dei corsi.

5. Formazione manageriale con SharePoint e Teams

Nel caso della formazione dei manager aziendali, si potrebbe creare un percorso dedicato al leadership development sfruttando la combinazione di SharePoint e Teams. I manager potrebbero quindi accedere ai corsi e partecipare ai webinar in diretta tramite Teams, per poi consultare le risorse di approfondimento sul sito SharePoint collegato al gruppo.

Che cos'è la formazione aziendale?

La formazione aziendale è un processo strategico finalizzato a sviluppare e aggiornare le competenze dei dipendenti, adeguandole alle esigenze del mercato e agli obiettivi organizzativi. Questo approccio contribuisce a migliorare le performance individuali e collettive, favorendo la crescita complessiva dell'azienda.

Quali sono i vantaggi della formazione aziendale?

La formazione aziendale permette di migliorare le performance dei dipendenti, aumentare la produttività dei team, stimolare la motivazione e la soddisfazione dei lavoratori, ridurre il turnover del personale e promuovere una cultura aziendale basata sull'innovazione.

Quali sono le principali tipologie di formazione aziendale?

Le principali tipologie includono la formazione tecnica, che si concentra sulle competenze specifiche legate al ruolo lavorativo; la formazione comportamentale, che sviluppa soft skills come la comunicazione e la leadership; la formazione obbligatoria, che copre aspetti normativi e di sicurezza; e la formazione manageriale, mirata a migliorare le capacità di gestione e coordinamento.

Come si crea un piano di formazione aziendale efficace?

Per sviluppare un piano efficace è necessario analizzare le esigenze formative identificando le competenze richieste, definire obiettivi chiari e misurabili, scegliere modalità di apprendimento adatte come formazione in presenza o online, pianificare attività e risorse e valutare i risultati attraverso il feedback dei partecipanti e il monitoraggio dei progressi.

Qual è la differenza tra formazione interna ed esterna?

La formazione interna è gestita direttamente dall’azienda, utilizzando spesso risorse e competenze interne, mentre la formazione esterna si avvale di professionisti o enti specializzati. La scelta dipende dalla complessità delle competenze richieste e dalle risorse aziendali disponibili.

Come può Microsoft 365 supportare la formazione aziendale?

Microsoft 365 supporta la formazione aziendale attraverso strumenti come Microsoft Teams, che consente di organizzare sessioni online e favorire la collaborazione, e SharePoint, che permette di creare e condividere contenuti formativi in modo centralizzato. Inoltre, funzionalità come Microlearning di intranet.ai rendono possibile integrare pillole formative direttamente nella intranet aziendale, garantendo un apprendimento continuo e integrato.