Cosa troverai in questo articolo
- Classifica delle migliori intranet
- Qual è la migliore intranet per la tua azienda
- Quali vantaggi porta alle organizzazioni
- Perché la intranet è un potente strumento di comunicazione interna
Quali sono le migliori intranets?
Periodicamente si può rispondere a questa domanda ottenendo però risposte sempre diverse.
La tecnologia avanza, le persone e le aziende hanno esigenze nuove e le abitudini digitali cambiano.
Vediamo però i principi costanti della intranet che se rispettati con innovazione o originalità rendono le intranets le migliori.
Le migliori intranet aziendali
Vediamo quali sono gli obiettivi che una intranet deve raggiungere per essere la migliore.La classifica delle intranets
Una società nel mondo delle intranet in California si occupa di fare un report ogni anno con le 10 migliori intranet aziendali di tutto il mondo.
Queste intranet si propongono in una sorta di contest e vengono valutate da una giuria per la loro originalità, idee, tempistiche, interazione tra i colleghi, e funzionalità.
Soprattutto però il centro dell’attenzione per il confronto si focalizza su quali sono stati i risultati tangibili all’interno dell’azienda come le visite, le visualizzazioni, il download, il numero di e-mail che l’azienda ha tracciato nel tempo, il numero di ticketing creati all’interno del sistema di supporto IT e quindi nel complesso come si è evoluto il benessere dell’azienda.
Le intranets migliori
Quest'anno nel report tra le migliori intranet si trovano:
- la intranet di Barkleys, la famosa società finanziaria che opera in tutto il mondo
- la intranet delle nazioni unite molto coinvolgente per le persone che lavorano all’interno dell’organizzazione
- il gruppo Angelini che ha fatto una intranet particolare e porta con sé quindi la bandiera italiana.
Qual è la migliore intranet per la tua azienda?
Secondo noi però la domanda vera da porsi più che guardare tutte queste intranet performanti che inevitabilmente sono legate al loro contesto è: che cosa rende una intranet la migliore per la nostra azienda?
Cerchiamo di rispondere per punti.
Uno strumento di lavoro
L'obiettivo principale di una intranet è quello di costituire uno strumento di lavoro e di aiuto quotidiano per tutti i lavoratori in azienda.
Queste piattaforme sono nate inizialmente come uno spazio destinato alla comunicazione interna ma nel tempo si sono evolute trasformandosi in mezzi di aiuto veri e propri per potenziare l’efficacia della produttività aziendale.
Le performance dell'azienda e le intranets
Le intranets sono diventate parte del lavoro quotidiano delle persone.
È statisticamente provato che se una persona in azienda non ha gli strumenti giusti e fa fatica a trovare le informazioni che necessita o non riceve dall’azienda i servizi digitali che ormai in questo periodo devono essere uno standard per tutte le aziende, è una persona non coinvolta, stressata che di conseguenza realizza basse performance.
Una persona invece, che lavora in azienda avendo a disposizione mezzi che potenziano le sue attività è maggiormente ingaggiata e in grado di contribuire alla crescita dell’organizzazione.
Per ogni dipendente così produttivo, ne consegue quindi che l’ampiezza della produttività dell’azienda è esponenziale.
La intranet ruota attorno all'utente fornendogli tutti i mezzi di cui ha bisogno per consolidare il senso di appartenenza all’azienda.
Leggi anche: Employee experience: la nuova vision delle aziende
Oltre a farlo rimanere facilmente sincronizzato con l'azienda attraverso avvisi, news aziendali, comunicazioni o discussioni intra-aziendali, può anche ampliare il suo network facendolo entrare in contatto con i colleghi di tutti i dipartimenti facilmente.
Ogni dipendente viene inserito in una classica rubrica telefonica all’interno del quale è possibile trovare informazioni personali come i suoi contatti, i suoi interessi, competenze tecniche e non e le sue esperienze pregresse. I dipendenti, in questo modo, possono creare un network in azienda più solido e stabilire una comunicazione sempre più fluida.
L’employee experience si basa proprio su questo concetto molto semplice: facilitare la vita lavorativa delle persone.
I risultati saranno a beneficio di tutto il sistema.
Cos'è intranet.ai?
intranet.ai è la intranet aziendale pronta all'uso, progettata per ridurre i costi e i tempi di implementazione, e realizzare così un ambiente di lavoro digitale collaborativo e moderno:
- Prezzo iniziale di 3.650 €/anno per una intranet completa
- 50+ applicazioni, tra cui la ricerca avanzata, il sistema di gestione documentale, le notizie,
le notifiche push via Teams, il profilo personale e le FAQ - 100% integrata con SharePoint Online e Microsoft 365
Intranet economizzatore del tempo
Un altro obiettivo che ogni azienda deve porsi tramite la propria intranet è quello di facilitare i processi all’interno dell’organizzazione.
Prova a pensare quanto tempo i dipendenti risparmierebbero se invece di richiedere per qualsiasi ostacolo, un supporto dagli addetti, riuscissero a risolvere in autonomia qualsiasi problema.
Pensa quanti benefici potrebbero trarre se potessero raggiungere ogni informazione che necessitano con pochi click.
Questa è la realtà della intranet.
I dipendenti possono cercare materiali all’interno della piattaforma spulciando nel wiki aziendale o sfruttando i social network aziendali che permettono di fare domande e scambiarsi idee tra i colleghi per aiutarsi a vicenda.
Nuovi mezzi di comunicazione efficienti
Un altro aiuto che la intranet offre alle aziende è la sostituzione della posta elettronica con soluzioni molto più coinvolgenti, intelligenti e semplici.
Le aziende sostengono sempre molti costi per la gestione della posta elettronica.
Ogni casella è stracolma di file che si ripetono e informazioni che proliferano senza ordine e criterio.
La intranet risolve questa noia quotidiana centralizzando le comunicazioni e offrendo strumenti come i meeting che possono accorciare i processi di comunicazione garantendo anche risultati più interattivi.
Invece di organizzare riunioni o convegni che richiedono costi e tempi di organizzazioni ampi, le organizzazioni possono usufruire di eventi live streaming in cui presentare materiali e generare interazioni interessanti sia prima che dopo l’evento.
Mezzi interattivi sulla intranet
Dopo, infatti, uno scambio di idee nelle chat in tempo reale che si trovano nell’evento, una volta concluso quest'ultimo gli utenti possono confrontarsi partecipando a sondaggi, pubblicando i risultati e creando discussioni tematiche a favore dell’azienda.
I benefici della comunicazione
Oltre a questo, poi possiamo pensare ai benefici che la intranet apporta alla comunicazione interna, come la chiarezza delle informazioni rivolte ai lavoratori, la costanza con cui si mantengono aggiornati i contenuti che circolano in azienda e tuti i servizi digitali che fanno sentire quotidianamente coinvolto il dipendente.
In aggiunta la intranet è il posto giusto in cui l’azienda inserisce e pubblica tutti quelli che sono i servizi al dipendente.
I processi di business vengono digitalizzati in maniera intelligente e resi disponibili all’interno della intranet.
Nella sua area personale il dipendente può visualizzare le sue buste paga passate e future, effettuare richieste come quelle delle ferie, le richieste di viaggio, la nota spese, le richieste di smart working, e il relativo calendario.
Intranets: un risparmio tangibile
La ricezione adeguata dei contenuti aziendali per risparmiare denaro e tempo già rende chiara la convenienza che la intranet costituisce per tutte le aziende.
La piattaforma permette di far circolare le comunicazioni aziendali, le news di servizio, e informazioni che permettono al dipendente di restare sempre sincronizzato e al passo con le dinamiche evolutive dell’organizzazione.
Tutte le persone che ne fanno parte e vivono l’azienda quotidianamente possono incontrarsi e collaborare con più strumenti a disposizione e soprattutto condividere quella che è la loro conoscenza in azienda.
Il concetto a cui vogliamo farti arrivare è che se utilizziamo i giusti KPI ci rendiamo conto facilmente che la intranet può portare un risparmio tangibile a qualsiasi azienda di qualsiasi settore senza alcun tipo di problema.
La risposta alla domanda iniziale che ci siamo posti è che la intranet migliore è quella tramite cui l’azienda riesce a mettersi in ascolto con le persone che ne fanno parte con l’obiettivo unico di migliorarsi.
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP per SharePoint e Microsoft 365 dal 2010.
Giuseppe è il fondatore di intranet.ai e uno dei massimi esperti in Italia per tutto ciò che riguarda Microsoft 365. Da anni, aiuta le aziende a creare il proprio ambiente di lavoro digitale sul cloud di Microsoft, curando l'esperienza delle persone.
