Copilot in Microsoft Viva: guida all'AI per l'employee experience

Microsoft Copilot in Viva: un'introduzione

Microsoft ha di recente iniziato a integrare Microsoft 365 Copilot nella suite Viva per mettere la sua nuova tecnologia basata sull’AI generativa al servizio dell’employee experience. Per chi non avesse ancora le idee chiare, Copilot è la tecnologia di ultima generazione progettata da Microsoft e basata su modelli di linguaggio avanzati, come GPT-4, per comprendere il contesto dell'utente, analizzare i dati aziendali e generare contenuti personalizzati con cui semplificare il proprio lavoro.

Copilot si distingue per la capacità di

• rispondere in modo naturale alle richieste
• automatizzare attività ripetitive
• fornire insight preziosi

Per esempio, è in grado di elaborare grandi quantità di informazioni provenienti da più fonti aziendali, sintetizzarle in un unico report, semplice da consultare, e fornire suggerimenti mirati in tempo reale per affrontare eventuali problematiche o raggiungere determinati obiettivi.

Secondo le ricerche condotte da Microsoft per testare la validità del suo prodotto, l’implementazione di Copilot consente alle organizzazioni di risparmiare fino al 30% del tempo nelle attività quotidiane, incrementando del 20% la velocità con cui i team aziendali riescono a realizzare i loro progetti.

Nel caso di Microsoft Viva, Copilot si focalizza sull'esperienza delle persone che compongono un'organizzazione per aiutarle a:

• migliorare la comunicazione con colleghi, partner e clienti
• creare percorsi di formazione basati sulle reali necessità dei lavoratori
• gestire lo scambio di informazioni tramite la knowledge base aziendale

E non solo. Oltre a offrire tanti altri vantaggi, l’integrazione di Copilot con Viva sta portando alla nascita di sempre nuovi prodotti, come Microsoft Sales Copilot per il supportare le attività di singoli professionisti e dipartimenti (in questo caso, del reparto commerciale).

Con Microsoft 365 Copilot nei moduli Viva, tra cui Viva Goals, Viva Engage e Viva Learning, le aziende possono dare al proprio personale gli strumenti necessari per aumentare produttività e benessere, riducendo il rischio di burnout, errori e perdita dei talenti.

Che si tratti di ottimizzare i flussi di lavoro o migliorare le strategie di engagement, Copilot si pone come la soluzione per le aziende che vogliono porre le persone al centro della propria crescita.

Cos'è l'employee experience e il ruolo della tecnologia Microsoft

L’employee experience rappresenta l’insieme delle percezioni, emozioni e interazioni che ogni lavoratore vive quotidianamente all’interno della propria organizzazione. È un concetto che sta assumendo sempre più importanza negli ultimi anni e che si trova alla base di sempre più numerose strategie di crescita aziendale.

Strategie che vanno oltre la semplice dotazione di strumenti per consentire ai lavoratori di svolgere il proprio lavoro. Si tratta, invece, di raggiungere un obiettivo molto più ambizioso: creare un ecosistema in cui il personale possa sentirsi valorizzato, supportato e motivato a dare il meglio, singolarmente e all'interno del proprio team.

Questa nuova visione del lavoro e della gestione delle risorse umane nasce dalla consapevolezza che il benessere, il coinvolgimento e la crescita professionale dei lavoratori sono ormai fattori fondamentali per attrarre e trattenere i talenti di cui un'azienda ha necessariamente bisogno per rimanere competitiva e continuare a evolversi.

Un’esperienza lavorativa positiva, di fatto, non solo migliora il morale delle persone, ma si traduce in vantaggi concreti per l’organizzazione.

Studi recenti mostrano che i lavoratori che percepiscono un forte supporto da parte dell’azienda sono il 50% più propensi a rimanere nel proprio ruolo e il 30% più coinvolti nei progetti e nelle iniziative dell'organizzazione.

All'aumento del coinvolgimento consegue una maggiore produttività, una riduzione del turnover e un ambiente più collaborativo, creando un circolo virtuoso che rafforza l’intero sistema aziendale.

Ecco, quindi, che diventa essenziale adottare i giusti strumenti per mettere in atto le strategie di employee experience. Tra questi, emerge il digital workplace di Microsoft 365, da sempre focalizzato sul fornire la migliore tecnologia per favorire la collaborazione, semplificare l'accesso alle informazioni e aumentare la produttività in modo sostenibile.

Al suo centro troviamo la intranet aziendale basata su SharePoint Online, una piattaforma che consente di centralizzare comunicazioni, risorse, servizi e attività, rendendo l’esperienza degli utenti più intuitiva e personalizzata. SharePoint Online, in particolare, funge da base per un ambiente di lavoro digitale completo, in cui le diverse applicazioni di Microsoft si integrano nativamente per supportare i lavoratori in ogni aspetto del loro lavoro.

Da qui, ci ricolleghiamo al ruolo di Microsoft Viva, che estende le funzionalità di Microsoft 365 per abbracciare la visione dell'employee experience e permetterne un'adozione efficace. Viva non solo integra moduli dedicati alla formazione, alla comunicazione e al raggiungimento degli obiettivi, ma lo fa sfruttando tutte le capacità dell’AI generativa attraverso Copilot.

Grazie a questa sinergia tra Microsoft 365, Microsoft Viva e Copilot, le aziende possono costruire un digital workplace realmente incentrato sulle persone.

Come accedere a Copilot in Microsoft Viva

Accedere a Copilot in Microsoft Viva richiede una combinazione di licenze adeguate, configurazioni specifiche e una chiara comprensione dei requisiti tecnici necessari per abilitare questa potente integrazione basata sull’intelligenza artificiale nella suite dedicata all'employee experience.

Microsoft ha riorganizzato l’accesso a Copilot per garantire che qualunque tipologia di azienda possa adottarlo senza difficoltà e possa massimizzare il proprio investimento, integrando le funzionalità di questa nuova tecnologia nel proprio ambiente di lavoro digitale senza frizioni o rischi per la sicurezza dei dati (purché l'ambiente​ sia basato su Microsoft 365).

Il primo passo consiste, dunque, nel verificare di possedere le licenze Microsoft 365 appropriate. Copilot in Microsoft Viva è disponibile come componente aggiuntivo (add-on) per le organizzazioni che già dispongono delle licenze di base necessarie per accedere a Viva.

Le licenze compatibili includono:

• Microsoft 365 E3 o E5, che offrono le funzionalità avanzate di gestione, sicurezza e collaborazione richieste per abilitare Copilot.
  
  
• Licenze premium di Viva Engage, incluse nella Microsoft Viva Suite o nel piano Comunicazioni e community di dipendenti di Microsoft Viva.
  
  
• Add-on Copilot per Microsoft Viva, per integrare le funzionalità di intelligenza artificiale nei moduli Viva attivi.
  
  
• Licenze per applicazioni correlate, come SharePoint, OneDrive for Business, Teams, Planner, Project e Visio, necessarie per garantire un ecosistema completamente integrato.
  
  

Dal punto di vista tecnico, Copilot richiede che l’organizzazione abbia già configurato i principali strumenti di Microsoft 365. Ciò include l’abilitazione di Microsoft Graph, fondamentale per consentire a Copilot di accedere in sicurezza alle informazioni aziendali, e Azure Active Directory, che garantisce la gestione sicura degli accessi e permette ai lavoratori di utilizzare Copilot con il proprio account personale. Una configurazione ottimale dei dati aziendali è altrettanto necessaria per assicurare che Copilot possa analizzare informazioni rilevanti e generare risposte e suggerimenti basati sul contesto.

Per quanto riguarda i passaggi operativi, il processo inizia con l’acquisto dell’add-on Copilot per Microsoft Viva. Una volta ottenuto, l’amministratore IT deve configurare Copilot tramite il Microsoft 365 Admin Center, assicurandosi che siano rispettati i criteri di sicurezza e conformità aziendale. Questo include la definizione delle autorizzazioni per i dati resi accessibili all'intelligenza artificiale e l’assegnazione delle licenze ai lavoratori che ne usufruiranno.

L’intero processo, pur essendo semplice, richiede una scrupolosa aderenza alle linee guida ufficiali per garantire una configurazione il più possibile priva di rischi e complicazioni.

Se l'azienda non potesse contare su competenze tecniche adeguate per gestire l'adozione di Copilot, ricordiamo che il team di intranet.ai può fornire il supporto necessario e guidare gli utenti non solo nella configurazione del digital workplace aziendale, ma anche nella formazione per utilizzare al meglio Copilot nel proprio lavoro.

Di fatto, un'adozione corretta di Copilot non significa solo integrare una nuova tecnologia, ma anche preparare il personale a sfruttarne pienamente le capacità. Formare i lavoratori sull’utilizzo di Copilot è essenziale per ottenere i massimi benefici, migliorando la produttività e la collaborazione all’interno del digital workplace.

Copilot in Microsoft Viva: quali funzionalità offre?

Microsoft 365 Copilot rivoluziona il concetto di employee experience nei moduli di Microsoft Viva. Grazie alle numerose funzionalità nate da questa recente integrazione - funzionalità che a breve vedremo insieme - Copilot riesce non solo ad automatizzare le attività ripetitive che consumano tempo ed energie a qualunque professionista, ma anche a fornire un maggiore supporto attraverso insight personalizzati con cui gli utenti possono migliorare:

• comunicazione con i colleghi
• sviluppo delle competenze personali
• gestione del tempo, dello stress e delle priorità
• tracciamento degli obiettivi individuali e di squadra

Dalle conversazioni interattive in Viva Engage alla formazione continua con Viva Learning, passando per le analisi strategiche di Viva Insights e la definizione degli obiettivi con Viva Goals, Copilot si pone l'obiettivo di migliorare ogni aspetto della vita lavorativa.

Microsoft 365 Copilot in Viva Engage

Copilot in Viva Engage offre funzionalità specifiche per la comunicazione interna. Tra le principali:

• Drafting dei post
• Gestione dei feedback (annunciata, ma non ancora disponibile)
• Creazione di domande e risposte (anch’essa in arrivo).

Partendo dal drafting, Copilot si basa sui prompt degli utenti per generare bozze di post da pubblicare nelle community di Viva Engage. Ad esempio, se viene fatta una richiesta come: "Crea un template per un post che illustri i vantaggi dello smart working in azienda", Copilot risponde fornendo una bozza strutturata, che potrebbe includere un’incipit d'effetto, una sezione centrale dove vengono messi in evidenza alcuni dei principali vantaggi del lavoro da remoto e una call-to-action finale, come un invito a partecipare a un sondaggio sull’adozione dello smart working.

I post generati possono essere poi affinati modificando:

• lunghezza
• tono di voce
• contenuti allegati, proposti in base all’argomento

Nel nostro esempio sul post per lo smart working, Copilot potrebbe suggerire di allegare i risultati di uno studio svolto internamente all'organizzazione oppure un’infografica che riassuma i benefici di questa nuova modalità.

Una funzionalità correlata al drafting riguarda l'analisi delle conversazioni in corso con annessi suggerimenti sui temi da affrontare nelle proprie pubblicazioni future. Se nelle discussioni si parla spesso dei nuovi progetti aziendali, per esempio, Copilot potrebbe proporre di creare un post per rispondere alle domande più frequenti sull'argomento oppure per anticipare qualche dettaglio.

Passando alla gestione dei feedback, Microsoft ha annunciato che Copilot sarà in grado di fornire una sintesi dei commenti ricevuti su un post, insieme a una panoramica del sentiment espresso dai colleghi. In questo caso, potremmo fare l'esempio di un annuncio sull’introduzione di una nuova policy aziendale.

In base a quanto affermato dalla casa madre, Copilot sarà a breve in grado di evidenziare i principali punti di interesse e le preoccupazioni che vengono espressi nei commenti, per aiutare l'organizzazione ad adattare le proprie strategie alle necessità dei lavoratori.

Infine, anche la creazione di FAQ per la sezione Answers di Viva Engage beneficerà di Copilot.

Quando un utente inizierà a scrivere una domanda, l’intelligenza artificiale suggerirà il modo migliore per esprimerla con chiarezza, facilitando così la comprensione da parte dei colleghi. In più, Copilot potrà proporre risposte con risorse pertinenti come link a documenti o video tutorial, aiutando a risolvere in poco tempo qualunque dubbio.

Drafting di un post con Copilot in Viva Engage

Microsoft 365 Copilot in Viva Sales:
ecco Microsoft Sales Copilot

Microsoft Sales Copilot nasce dall’integrazione tra Microsoft 365 Copilot e Viva Sales, il modulo dedicato alle attività di ricerca e coinvolgimento dei clienti. Si tratta di un nuovo prodotto, che offre ai team aziendali un supporto concreto per gestire con maggiore efficienza le attività di vendita.

In Teams, durante i meeting, Sales Copilot fornisce suggerimenti per rispondere alle domande dei clienti basandosi sulle informazioni provenienti da materiali condivisi e documenti aziendali. L'obiettivo è duplice: alleggerire la gestione degli incontri con i clienti e trasformare rapidamente le attività concordate in task registrati nel CRM aziendale, così da migliorare allo stesso tempo i processi di follow-up.

In Outlook, questa recente versione di Copilot semplifica la comunicazione con i clienti. Tra le funzionalità a disposizione, spiccano il recap delle conversazioni, che fornisce un quadro chiaro delle interazioni avvenute in precedenza con lo stesso cliente, e la scheda CRM, che consente di visualizzare opportunità e record dei conti direttamente dalla propria casella di posta elettronica.

La capacità scrivere e-mail è un ulteriore punto di forza, se consideriamo che, per prima cosa, Sales Copilot può recuperare informazioni da:

• Microsoft 365
• Dynamics 365 Sales
• CRM aziendale

Con queste informazioni, l'AI può quindi generare contenuti rilevanti per la conversazione che il team sta portando avanti con i singoli clienti, velocizzando notevolmente i tempi di risposta.

Generare contenuti con Microsoft Sales Copilot

Microsoft 365 Copilot in Viva Learning

Copilot in Viva Learning espande le funzionalità per gestire la formazione interna tramite:

• costruzione di percorsi formativi
• riassunto dei contenuti presenti in un corso
• ricerca di risorse didattiche rilevanti per l’utente

Oltre a sottolineare che queste funzionalità sono ad oggi in preview, è importante sapere che Copilot consente anche di eseguire query in linguaggio naturale sui contenuti di apprendimento. Ciò significa che può rielaborare le informazioni contenute nell'ambiente di Viva Learning per rispondere a qualunque domanda su un argomento.

Apprendere con Copilot in Viva Learning

Microsoft 365 Copilot in Viva Insights

Viva Insights dà accesso a una dashboard dedicata all’utilizzo di Copilot in azienda, progettata per fornire ai leader aziendali insight preziosi su come massimizzare l'adozione di questa nuova tecnologia in base alle reali esigenze dei colleghi.

Attraverso la dashboard, è possibile infatti:

• individuare i colleghi che possono beneficiare maggiormente di Copilot, analizzando il loro utilizzo quotidiano di Microsoft 365;
• comprendere come viene usato Copilot in azienda, mettendo in evidenza eventuali aree di miglioramento per l'adozione;
• monitorare il sentiment generale verso l'introduzione di Copilot.

Oltre a fornire una visione chiara sul successo dell'adozione, Viva Insights sfrutta l'integrazione con Copilot per analizzare ancora più in profondità le modalità di lavoro dei team aziendali, identificando le principali tendenze e suggerendo come migliorarne produttività e benessere.

I suggerimenti non si limitano però al solo management. Servono per supportare i lavoratori stessi nell’ottimizzare il proprio tempo e le proprie risorse, con l'obiettivo di bilanciare al meglio tutte le attività che compongono la loro routine professionale.

Dashboard sull'adozione di Copilot in Viva Insights

Microsoft 365 Copilot in Viva Goals

Copilot in Microsoft Viva Goals guida i leader aziendali nella creazione degli OKR (Objectives and Key Results) attraverso funzionalità come:

• Creazione di obiettivi, da zero o a partire dalle strategie aziendali
• Creazione dei risultati necessari per raggiungere gli obiettivi
• Sintesi dello stato di avanzamento per team e singoli utenti
• Consigli per pianificare e realizzare gli obiettivi assegnati

Per ottenere output utili per le strategie aziendali, occorre usare la massima precisione nella scrittura dei prompt. È importante specificare dettagli come il settore in cui opera l’organizzazione, il proprio reparto, i membri del team, le attività da svolgere e le aspettative.

Un esempio di prompt? Lo riportiamo di seguito:

"Lavoro per una società di vendita al dettaglio nel reparto Marketing. Entro la fine dell'anno, vogliamo espanderci in Europa, Asia e America Latina. Per farlo, prevediamo di espandere il catalogo prodotti che trovi nel documento allegato. Genera per favore obiettivi e risultati per pianificare le attività del team."

Generare nuovi OKR basati su un documento con Copilot in Viva Goals

Microsoft 365 Copilot in Viva Glint

Viva Glint è il modulo di Microsoft Viva progettato per raccogliere e analizzare il feedback dei lavoratori, aiutando le organizzazioni a misurare e migliorare il coinvolgimento del personale.

Con sondaggi mirati e dashboard interattive, Viva Glint consente di ottenere una visione chiara sul clima aziendale, identificando le dinamiche che influenzano maggiormente i livelli di motivazione e produttività. Dopodiché, mette a disposizione gli strumenti necessari per trasformare questi dati in azioni concrete.

Viva Glint ha ampliato le sue capacità, integrandosi con Copilot, e ora  è in grado di semplificare ulteriormente l’analisi dei feedback per guidare i leader verso una presa di decisione più rapida e consapevole.

Ad esempio, dopo un sondaggio sulla soddisfazione dei team aziendali, Copilot può generare una sintesi dei risultati dove vengono messi in evidenza i principali fattori positivi, come la percezione di supporto da parte dei propri responsabili, e le aree critiche, come la necessità comune di flessibilità oraria.

Ma ecco una panoramica più approfondita di ciò che offre Copilot in Viva Glint:

• Analisi automatizzata dei dati, che fornisce sintesi rapide sul sentiment dei colleghi. Ad esempio, l'intelligenza artificiale può segnalare che il reparto Vendite ha mostrato un calo significativo del morale negli ultimi sei mesi e suggerire potenziali cause.
  
  
• Insight personalizzati, che collegano i risultati dei sondaggi alle strategie aziendali. Un caso pratico potrebbe essere l’individuazione di opportunità per migliorare il benessere dei lavoratori attraverso programmi di formazione o iniziative di team building.
  
  
• Consigli per azioni mirate, basati sui dati raccolti. Se i feedback indicano una difficoltà nel bilanciare carico di lavoro e benessere personale, Copilot può proporre interventi come l’introduzione di una nuova politica di lavoro flessibile.
  
  
• Supporto conversazionale, che permette di ottenere risposte sui dati. Ad esempio, un manager potrebbe chiedere: "Quali sono le preoccupazioni più comuni nel reparto IT?" e ottenere un elenco dettagliato di problematiche, con suggerimenti correlati su come affrontarle.
  
  

Queste funzionalità non solo riducono il tempo necessario per analizzare grandi volumi di dati, ma sottolineiamo che la loro utilità risiede soprattutto nell'aiutare il management aziendale a prendere decisioni basate su evidenze, anziché su intuizioni e opinioni soggettive.

Analizzare i feedback dei colleghi con Copilot in Viva Glint

Ecco, quindi, cosa ci permette di fare Microsoft 365 Copilot nei principali moduli di Microsoft Viva, la nuova suite che promette di rivoluzionare l'employee experience all'interno delle organizzazioni.

Per concludere la nostra panoramica, proponiamo la seguente tabella che riassume le principali funzionalità offerte da Copilot in Viva per migliorare produttività e benessere in azienda.

Qual è lo scopo dell'integrazione tra Microsoft 365 Copilot e Microsoft Viva?

L'integrazione è finalizzata a migliorare l'esperienza dei dipendenti attraverso l'uso dell'IA generativa, arricchendo gli strumenti Microsoft progettati per la produttività e il benessere aziendale.

Quali sono le principali funzionalità di Copilot in Viva Engage?

Le principali funzionalità includono la generazione di bozze per i post, l'analisi dei feedback, l'assistenza nella creazione di FAQ, la suggerimento di argomenti da trattare nei post e la sintesi dei commenti dei colleghi.

Quali sono le principali funzionalità di Copilot in Viva Sales?

Le principali funzionalità includono suggerimenti per rispondere alle domande dei clienti durante le riunioni in Teams, la sintesi delle conversazioni con i clienti in Outlook e l'assistenza nella scrittura di mail ai clienti.

Quali sono le principali funzionalità di Copilot in Viva Learning?

Le principali funzionalità includono la costruzione di percorsi formativi, il riassunto dei contenuti dei corsi e la ricerca di risorse didattiche pertinenti.

Quali sono le principali funzionalità di Copilot in Viva Insights?

Le principali funzionalità includono una dashboard dedicata all'utilizzo di Copilot in azienda, consentendo ai leader aziendali di individuare i colleghi che possono beneficiare di Copilot e comprendere il sentiment generale verso l'adozione dell'IA.

Quali sono le principali funzionalità di Copilot in Viva Goals?

Le principali funzionalità includono l'assistenza nella creazione di obiettivi e risultati chiave (OKR), fornendo suggerimenti su come organizzare le attività per raggiungerli e sintetizzando lo stato di avanzamento a livello di team e singoli utenti.

Come posso ottenere supporto per l'adozione di Microsoft 365 Copilot in azienda?

Puoi ottenere supporto contattando intranet.ai per servizi personalizzati come la migrazione dei dati verso il cloud di Microsoft, l'assessment della sicurezza e dei permessi, la formazione degli utenti e lo sviluppo di estensioni. Puoi anche partecipare alla community di pratica per fare domande agli esperti e ricevere nuovi contenuti.