Project management con Microsoft 365: come usare Planner e la intranet

Cos'è il project management

Il project management, in poche parole, consiste nel lavoro di supervisione di un progetto per garantire il rispetto dei suoi obiettivi, qualità, tempistiche e budget. Questa attività comporta l’applicazione di una metodologia di lavoro a sua volta articolata in molti processi.

Uno dei primi compiti applicati al progetto che il project manager deve svolgere è determinare l'area in cui deve avvenire il lavoro. Successivamente, deve preparare un piano di lavoro che contenga una serie di attività da svolgere, nonché le assegnazioni ai membri del team e le scadenze per il completamento di ciascuna attività.

Nel piano, il project manager deve anche formulare un budget per coprire tutti i costi e le emergenze impreviste necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto, e non consentire il superamento del costo con il cliente.

Successivamente, sarà responsabile dell'attuazione del piano, verificando la corretta esecuzione del progetto e portando a termine l'operazione.

Quali strumenti di Microsoft 365
conviene usare per gestire i tuoi progetti

Gli strumenti di gestione dei progetti online stanno diventando sempre più popolari sul posto di lavoro, per ovvie ragioni. Sono un modo efficace per i team di collaborare e lavorare insieme su progetti, che siano grandi o piccoli. Quando si dispone di una intranet aziendale, si dispone di una piattaforma di gestione dei progetti integrata e dunque non è più necessario utilizzare fonti esterne.

La intranet è il portale aziendale che risponde ad ogni esigenza dell'organizzazione.

Ogni project manager ha la certezza che i propri lavoratori possono reperire tutti i materiali di cui hanno bisogno per lavorare grazie a potenti sistema di ricerca. La intranet, infatti, raccoglie un enorme volume di dati e li restituisce al suo utente esattamente come gli richiede.

Il plus è inoltre la possibilità di condivisione di ciò che si trova con i colleghi interessati così da creare team di lavoro perfettamente aggiornati e connessi. Queste condizioni alimentano la pragmaticità e la dinamicità dei processi di management. 

Partendo dal ruolo centrale della comunicazione, una intranet integrata con Microsoft 365 si dimostra il mix di strumenti adeguato a potenziare anche tutti i processi di project management.

Vediamoli nel dettaglio.

Il project management con Microsoft 365

Microsoft 365 è una piattaforma che presenta applicazioni integrate tra di loro per garantire all’utente un flusso di navigazione completo, pieno di risorse potenzianti e soluzioni economizzatori del tempo che sfruttano i vantaggi della digitalizzazione.  

I tool per il lavoro che contiene non sono solo facilitatori del lavoro ma anche un posto sicuro per i dati aziendali, dal momento che vengono archiviati e centralizzati in unico cloud accessibile solo con le dovute autorizzazioni. 

Le risposte aziendali, dunque, che derivano dall’impiego di questo mix di strumenti non possono che essere positive anche per tutti quei processi deputati alla gestione e controllo dei progetti.

SharePoint Online

Iniziamo a vedere il fulcro della suite, la intranet di Microsoft 365, SharePoint Online. 

SharePoint fornisce una piattaforma eccellente per gestire il project management.

Poiché i progetti sono attività altamente collaborative, ha senso utilizzare SharePoint per la gestione dei progetti. Pensa alle comuni sfide di gestione del progetto: nessun processo, mancanza di visibilità, più versioni dello stesso documento, report manuali, scarsa comunicazione, ecc.
L'utilizzo di SharePoint per centralizzare tutte le informazioni e le attività del progetto in una posizione centrale può risolvere molti di questi problemi.

SharePoint dispone di molti strumenti adatti per una gestione efficace dei progetti: elenchi, web part, siti e raccolte siti.

Microsoft Teams

Microsoft Teams è la piattaforma per la collaborazione tra i team aziendali basata su chat, canali di discussione tematiche e meeting.

Ogni project manager può monitorare il lavoro dei colleghi grazie a un'interfaccia semplice, intuitiva che garantisce una continua sincronizzazione con il team.

I documenti al suo interno sono sempre aggiornati per tutti alle ultime modifiche effettuate anche dagli altri colleghi e ognuno può condividere i materiali di interesse in canali di lavoro appositi per il gruppo.

Per il confronto, inoltre, con il project manager la distanza non costituisce alcun problema dal momento che uno dei punti di forza di Teams sono proprio i meeting.

Ogni riunione virtuale può essere condotta con funzionalità intelligenti come quelle della creazione di apposite stanze per effettuare i brainstorming di gruppo e generare discussioni.

Il project management con Microsoft Planner

Planner è uno strumento di gestione delle attività basato sul web che ti permetterà di pianificare attività, fissare obiettivi e monitorare il loro stato di avanzamento.

La soluzione nasce per ottimizzare e organizzare il lavoro condividendo le fasi di realizzazione di ciascun progetto con il proprio team o collaboratori.

La piattaforma facilita la gestione del lavoro di squadra in tutti i sensi.
È possibile creare piani di azione, organizzare i team, assegnare compiti, suddividerli in ulteriori task e aggiornare i progressi in pochi semplici passaggi.

In questo modo, è possibile eseguire un progetto, assegnare obiettivi, verificare lo sviluppo del progetto e gli obiettivi assegnati alle singole persone.

Cosa puoi fare con Microsoft Planner

Entriamo nello specifico e vediamo cosa può fare il project manager con la piattaforma.

Oltre a consentire la creazione di un piano che assegna ad ogni attività dell'utente il completamento entro una data specifica, Microsoft Planner facilita anche l'esecuzione delle attività incluse nel progetto:

• Creazione condivisa: puoi archiviare i file di Microsoft nella raccolta documenti di SharePoint associata al piano. Così che ogni manager avrà a disposizione sempre tutti i documenti necessari per monitorare l'andamento dei progetti.
  
  
• Commenti: aggiungi commenti per chattare con il team.
  Il team può leggere e rispondere ai commenti nell'attività, ricevendo i messaggi direttamente su Outlook o nell'app Microsoft Teams.
  
  
• Calendario: puoi pianificare gli eventi con il calendario del piano. Ogni piano ha anche un calendario allegato, utile per acquisire le attività a cui dovrebbero partecipare le persone che lavorano al progetto.
  
  
• Notebook: consente di acquisire e organizzare gli appunti delle riunioni. Invece di tenere appunti di riunioni su fogli di carta o in documenti Word ed e-mail sparse, con Planner li organizzi meglio usando il taccuino di pianificazione.
  
  

Un vantaggio importante offerto dall'uso di Microsoft Planner per la gestione delle attività è che, grazie all'abbonamento a Microsoft 365, non ci sono costi aggiuntivi.
Infatti, mentre altri servizi basano la fatturazione in base al numero di utenti, con Microsoft 365 avrai Planner e tutti gli altri strumenti Microsoft integrati in un unico pacchetto, disponibili a un unico costo fisso.

Project management e Risorse Umane

Il reparto delle Risorse Umane sta guidando la rivoluzione del posto di lavoro. Infatti, i professionisti HR stanno adottando sempre più strumenti di project management per migliorare i propri processi e flussi di lavoro.

Molti progetti strategici coinvolgono sempre più dipartimenti e team interdisciplinari. Ai dipendenti delle Risorse Umane potrebbe essere richiesto di partecipare a qualsiasi progetto interno che possa influenzare il modo in cui lavorano i dipendenti o influenzare la cultura aziendale. Possono anche essere reclutati per aiutare il personale del team di progetto, formare i membri del team, assistere nella comunicazione o sviluppare piani e programmi di formazione.

Sebbene i professionisti delle Risorse Umane non siano abituati a pianificare e gestire progetti formali, molte delle attività che completano sono in realtà progetti.

Ad esempio, l'attrazione di nuovi talenti, il lancio e l'esecuzione di programmi di formazione e sviluppo, il completamento delle revisioni annuali delle prestazioni e degli stipendi sono tutti progetti che i team degli HR devono completare.

Ruolo delle risorse umane

Il ruolo delle Risorse Umane nel project management è significativo.

Le attività nell'ambito del processo di project human resources management includono la stima, lo sviluppo di piani di risorse e l'acquisizione delle risorse di progetto necessarie, nonché la gestione e lo sviluppo del team di progetto.

Alcuni dei risultati di questo processo includono:

• Un piano di gestione delle risorse
• Una struttura di ripartizione delle risorse (che delinea chi fa cosa e chi riferisce a chi)
• Un piano del personale che includa un calendario o un orario per quando le persone sono necessarie
• Strumenti di valutazione delle prestazioni del team come sondaggi e test di abilità

Gestione project management

La gestione dei progetti per gli HR può aiutare il tuo team delle risorse umane ad aumentare l'efficienza e la produttività complessiva sia con progetti una tantum sia con attività di risorse umane in corso come le revisioni annuali delle prestazioni.

La gestione dei progetti può aiutare gli HR nei seguenti modi:

• Ottenere una visibilità complessiva sugli impegni dei tuoi team per identificare e risolvere potenziali conflitti di tempistica.
  
  
• Aggiornare rapidamente la leadership su come il tuo team sta procedendo con il lavoro. Questo può aiutarti a ottenere una visione esecutiva e un consenso riguardo alle priorità del team quando ci sono conflitti o risorse limitate.
  
  
• Aiutarti a pianificare con maggiore successo obiettivi e attività trimestrali e annuali utilizzando metodi e framework di pianificazione del progetto.
  
  
• Migliorare le comunicazioni con altri reparti e personale tramite strumenti come report di progetto, dashboard e riunioni di stato. Avere traguardi di progetto chiari può anche migliorare le comunicazioni, aumentare la visibilità e aumentare la fiducia delle parti interessate nel tuo team.
  
  
• Migliorare la collaborazione del team e delle parti interessate per accelerare le attività del team e ridurre il potenziale di cattiva comunicazione.
  
  
• Utilizzare strumenti di gestione del tempo e di monitoraggio per sapere quanto è produttivo il tuo team. Questo può aiutarti a prevedere meglio quanto tempo impiegheranno le attività future. Può anche evidenziare le discrepanze tra i dipendenti e identificare i dipendenti che hanno prestazioni superiori o inferiori.
  
  
• Visualizzare il processo di reclutamento per capire a che punto sono le potenziali reclute e se si prevede che le posizioni vengano occupate quando necessario.
  
  

Come puoi vedere, la gestione dei progetti per le risorse umane può aiutare il tuo team a completare molte delle attività critiche in modo più rapido ed efficiente che mai.