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Microsoft 365: tutto quello che dovete sapere

Microsoft 365 è la suite che porta finalmente le app aziendali nel cloud, assicurando la completa protezione dei vostri dati.

Le sue funzionalità consentono di automatizzare i processi di lavoro e di creare una nuova generazione di documenti digitali, flussi di comunicazione e modalità d'interazione con i vostri team.

Scopriamo quindi cosa contiene Microsoft 365 e cos’è cambiato rispetto ai tool e agli abbonamenti di Office.

Microsoft 365: cos’è, quanto costa e come funziona

Microsoft 365 rappresenta l’evoluzione di Office 365 nel cloud.

Nonostante sia comune pensarlo, questo cambiamento non si limita a essere un mero restyling della suite Office, ma costituisce una vera e propria rivoluzione del lavoro, della collaborazione e della comunicazione digitale.

Microsoft 365 è stato infatti progettato come sistema per migliorare la produttività delle persone e delle aziende grazie a servizi cloud intelligenti, standard di sicurezza avanzati e applicazioni innovative costantemente aggiornate.

A proposito di queste ultime, la suite diventa l’hub per le app di Office 365, di terze parti, di Microsoft Power Platform e di Microsoft Viva.

Ma prima di scendere nei dettagli della vasta gamma di funzionalità e vantaggi che compongono l’offerta di Microsoft 365, vediamo cosa comporta questo cambiamento nel mondo delle licenze Microsoft.

Microsoft Licensing:
come cambiano le licenze da Office 365 a Microsoft 365

Prima di tutto, sottolineiamo che le licenze di Office 365 si convertono automaticamente in licenze Microsoft 365. Dunque, non c’è di che preoccuparsi.

Per chiarire meglio la transizione che è da poco avvenuta, vi proponiamo lo schema seguente:

 

Office 365 Personal 

Microsoft 365 Personal 

Office 365 Home 

Microsoft 365 Family 

Office 365 Business Essentials 

Microsoft 365 Business Basic 

Office 365 Business Premium 

Microsoft 365 Business Standard 

Microsoft 365 Business 

Microsoft 365 Business Premium 

Office 365 Business 

Microsoft 365 Apps for business 

Office 365 ProPlus 

Microsoft 365 Apps for enterprise 

 

I seguenti piani di Office 365, invece, non cambiano:

  • Office 365 E1.
  • Office 365 E3.
  • Office 365 E5.

A ciò si aggiunge il fatto di poter acquistare i singoli applicativi di Office 365 con le licenze di Office 2021.

Inoltre, il costo dell'abbonamento a Office 365 non cambia nel passaggio a Microsoft 365. Come accennato poco fa, infatti, ciascuna licenza si aggiorna automaticamente, cambiando nome e rendendo disponibili nuove funzionalità.

Qui di seguito, elenchiamo i prezzi attuali per acquistare una licenza Microsoft*:

 

Microsoft 365 Personal

  • 7 euro per utente/mese
  • 69 euro per utente/anno

Microsoft 365 Family

  • 10 euro per utente/mese
  • 99 euro per utente/anno

Microsoft 365 Business Basic

5,10 per utente/mese (abbonamento annuale con rinnovo automatico)

Microsoft 365 Business Standard

10,50 euro per utente/mese (abbonamento annuale con rinnovo automatico)

Microsoft 365 Business Premium

18,60 euro per utente/mese (abbonamento annuale con rinnovo automatico)

Microsoft 365 Apps for business

8,80 euro per utente/mese (abbonamento annuale con rinnovo automatico)

Microsoft 365 Apps for enterprise

12,80 euro per utente/mese (abbonamento annuale con rinnovo automatico)

Office 365 E1

8,40 euro per utente/mese (abbonamento annuale con rinnovo automatico)

Office 365 E3

22,60 euro per utente/mese (abbonamento annuale con rinnovo automatico)

Office 365 E5

37,40 euro per utente/mese (abbonamento annuale con rinnovo automatico)

*Aggiornato a dicembre 2022

 

Ora che abbiamo visto come confrontare le licenze e i costi di abbonamento per Office 365 e Microsoft 365, vale la pena spendere qualche parola sul funzionamento della nuova suite.

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A cosa serve Microsoft 365

L’universo di Microsoft 365 vuole dare una forte spinta al lavoro da remoto.

Per raggiungere questo obiettivo, Microsoft ha quindi puntato sul trasferire le attività dai software on-premise tradizionali al cloud.

Dettaglio della home page di Microsoft 365

Dettaglio della home page di Microsoft 365


La migrazione al cloud comporta una serie di vantaggi per singoli professionisti e professioniste, così come per piccole e grandi imprese.

Di fatto, con Microsoft 365 è ora possibile:

  • Accedere ai contenuti da qualunque luogo e dispositivo.
  • Modificare i file contemporaneamente ad altri colleghi e colleghe.
  • Gestire il tenant e le identità aziendali in modo più semplice e sicuro.

Riguardo quest’ultima caratteristica, la nuova suite di Microsoft permette ai membri di un’organizzazione di condividere e collaborare su informazioni sensibili con i più alti livelli di sicurezza digitale.

Sostituisce così la quantità di tempo e risorse investiti per proteggere i software on-premise con un sistema di sicurezza intelligente, capace di estendersi a tutta l’organizzazione, qualunque sia la sua dimensione, e già abilitato all’interno di Microsoft Cloud.

Il sistema di sicurezza di Microsoft 365 è quindi composto da:

  • Autenticazione utente a più fattori.
  • Crittografia di tutti i file archiviati o in movimento.
  • Impostazioni ad-hoc contro phishing e malware.
  • Posta elettronica dotata di filtri antispam e protezione antivirus.
  • Molteplici livelli di autorizzazione per consentire la visualizzazione, la modifica o la creazione dei file.

Il risultato è una protezione completa, automatica e in continuo aggiornamento per rispettare le principali normative e gli ultimi standard legati alla cyber security e alla privacy dei dati online.

Alle persone e alle aziende viene così permesso di focalizzarsi solo sulle proprie attività, le quali vengono supportate da tutti i tool che compongono l’offerta di Microsoft 365 e, soprattutto, dalla loro profonda integrazione.

Cosa contiene Microsoft 365

La suite di Microsoft 365 include tutto ciò che era compreso in Office 365.

Ritroverete così i buoni vecchi Word, Excel, PowerPoint e Outlook, per citarne alcuni. Ma troverete anche le innovative soluzioni di Microsoft Power Platform e Microsoft Viva.

Nello specifico, Power Platform racchiude le app sviluppate da Microsoft con l’obiettivo di automatizzare i processi aziendali. Per esempio, l’avvio di un flusso di approvazione ogniqualvolta venga creato un documento di progetto.

La novità è che attività e processi ripetitivi possono essere automatizzati in modalità low-code. Ciò significa che non avrete bisogno di grandi conoscenze informatiche o di scrittura codice per digitalizzare la vostra azienda.

Nello specifico, Power Platform è costituito da:

  • Power Automate.

L'applicativo per automatizzare le attività e i processi aziendali.

Tra le sue innumerevoli funzionalità, sottolineiamo la possibilità di inviare promemoria automatici per ricordare scadenze importanti, spostare dati corporativi tra sistemi secondo una pianificazione oppure automatizzare l’elaborazione di dati provenienti da Excel su un computer locale.

Dettaglio di un flusso di automazione con Power Automate

Dettaglio di un flusso di automazione con Power Automate

 

  • Power Apps.

La piattaforma per sviluppare app personalizzate e dal design reattivo.

  • Power BI.

La raccolta di servizi software, app e connettori per trasformare le origini dati non correlate in report coerenti, graficamente accattivanti e interattivi.

Creazione di un report con Power BI

Creazione di un report con Power BI


Viva, invece, è la suite che contiene app personali aggiuntive per Microsoft Teams.

Queste app costituiscono dei veri e propri moduli che hanno lo scopo di aumentare l’engagement e la collaborazione tra diversi gruppi di lavoro. Ve li presentiamo brevemente qui di seguito:

  • Viva Connections.

L'app che permette a tutti gli utenti di scoprire le ultime news aziendali, le comunicazioni e le conversazioni più calde del momento, e gli strumenti e le risorse utili tramite accessi rapidi personalizzabili.

Un esempio? È possibile inserire l’accesso rapido alla propria intranet SharePoint e accedere a tutti i suoi contenuti senza mai uscire da Teams.

  • Viva Engage.

L'app che consente di creare una community aziendale, dando agli utenti la possibilità di mettersi in contatto con tutte le persone della propria azienda.

In un unico spazio, caratterizzato dalla comunicazione in tempo reale tipica di Teams, tutti potranno condividere le proprie idee, fare domande e partecipare a discussioni legate agli eventi live e ai webinar corporativi.

Dettaglio schermata di Viva Connections

Dettaglio schermata di Viva Connections

 

  • Viva Insights.

La piattaforma che dà suggerimenti su misura degli utenti per imparare a gestire meglio il proprio tempo, prendersi cura della propria salute mentale e mantenere accesa la comunicazione con i propri team.

  • Viva Goals.

Il modulo che aiuta l’azienda a tenere traccia dei propri obiettivi in maniera costante e collaborativa, così da allineare la visione e coordinare le attività di tutte le sue persone.

Monitoraggio degli obiettivi con Viva Goals

Monitoraggio degli obiettivi con Viva Goals

 

La piattaforma che porta la formazione professionale su Teams.

Da LinkedIn Learning a Microsoft Learn, passando per content provider esterni, gli utenti potranno seguire una miriade di corsi sugli argomenti più disparati in totale autonomia.

Ma la novità più importante è l’introduzione di un nuovo modello di apprendimento: il social learning.

  • Viva Topics.

Il sistema informativo che amplia le funzionalità di ricerca di Microsoft Teams.

Grazie all’AI, la vostra azienda potrà diffondere informazioni utili sotto forma di schede e pagine argomento.

In questo modo, gli utenti potranno cercare per parole chiave in tutto lo spazio integrato con Teams e ottenere schede informative con brevi descrizioni, link rapidi e contatti.

  • Viva Sales.

L'app che serve per i professionisti e le professioniste della vendita.

Con questa moderna piattaforma di CRM (Customer Relationship Management), potrete dimenticare le ore spese a raccogliere e inserire dati sui clienti per concentrarvi a portare avanti una relazione con loro.

Dalla nostra breve presentazione, risulta evidente che Microsoft Teams gioca un ruolo fondamentale all’interno della nuova suite di Microsoft 365.

Nessuna sorpresa.

Di fatto, vi sarà capitato di sentire il termine “Teams as a platform”.

Questa definizione fa riferimento appunto al nuovo ruolo dell’applicativo, che da semplice portale per la comunicazione interna mira a trasformarsi in una piattaforma a tutto tondo, capace di gestire attività diverse dall’inviare messaggi in chat o programmare videochiamate.

Per esempio, Teams può essere utilizzato per creare, gestire e monitorare i piani di lavoro condivisi che accolgono tutte le attività di un team e dividere queste ultime in fasi di avanzamento ben definite.

Ciò è possibile grazie all’integrazione con Microsoft Planner.

Oppure, come anticipato prima, potreste connettere il vostro Teams a SharePoint per importare liste di risorse e documenti, pagine di un sito oppure tutte le news della intranet.

In questo modo, potrete tenere a portata di mano file e comunicazioni utili per organizzare il vostro lavoro all’interno di un unico spazio digitale.

 

Per approfondire questo argomento, date un’occhiata al nostro articolo sull’integrazione tra Microsoft Teams e SharePoint Online.

 

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Per concludere la panoramica sulla suite di Microsoft 365, non possiamo non dedicare qualche parola a SharePoint.

Di fatto, si potrebbe dire che, se da un lato Teams è progettato per essere il cuore del nuovo digital workplace, SharePoint è pensato per essere la linfa vitale che lo alimenta.

Metafora a parte, intendiamo dire che SharePoint è la base per creare, condividere, catalogare e modificare i contenuti tanto documentali come di comunicazione che verranno poi diffusi e utilizzati nei suoi siti e nell’app di Teams.

Per quanto riguarda la gestione dei documenti aziendali, SharePoint mette a disposizione funzionalità cruciali come:

  • La divisione in liste di file e di anagrafiche.
  • La catalogazione con i metadati.
  • Le autorizzazioni utente su 9 livelli.
  • Le modifiche collaborative e in tempo reale.
  • La cronologia che contiene tutte le versioni di un file.

E molto altro ancora.

Dal lato comunicazione, invece, troviamo funzionalità come la creazione di siti privati, nei quali diffondere la cultura, gli aggiornamenti, i servizi e le risorse su cui si basa la vita della vostra azienda.

All'interno di una intranet, in particolare, SharePoint permette di creare post di notizie dal design accattivante oppure pagine a tema, dedicate a iniziative speciali oppure a specifici dipartimenti o sedi.

 

Per approfondire questo argomento, vi consigliamo la lettura del nostro articolo su SharePoint e le sue 7 funzionalità principali.

 

Insomma, tutto ciò che serve alla vostra azienda per digitalizzarsi, connettersi con le sue persone e raggiungere finalmente quegli ambiziosi obiettivi di performance e produttività, è incluso nella nuova suite di Microsoft 365.

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.

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