SharePoint e Teams: tutte le possibili integrazioni

Saprete certamente che tutti gli strumenti della suite Microsoft 365 sono ormai imprescindibili per qualunque ambiente di lavoro digitale che si rispetti. Ma sapete come integrarli per migliorare ancora di più la vostra produttività?

In questo articolo, vedremo in quali modi è possibile integrare SharePoint con Microsoft Teams. Approfondiremo quindi come si integra un sito SharePoint con un gruppo Teams, come inserire una lista SharePoint nell'app di Teams e come rendere più fluida l'integrazione tra SharePoint e Microsoft Teams con le automazioni personalizzate di Power Automate.

SharePoint vs Teams: due lati della stessa medaglia?

Microsoft offre un ventaglio di strumenti progettati per semplificare le attività quotidiane all'interno di un'organizzazione. All'interno della suite di Microsoft 365, SharePoint Online e Microsoft Teams svolgono un ruolo centrale nel consentire una migliore comunicazione e collaborazione tra colleghi.

SharePoint permette di creare siti web moderni, gestire contenuti e documenti in modo granulare, e digitalizzare gli archivi aziendali con funzionalità specifiche per ogni fase del ciclo di vita di un documento (redazione, modifica, approvazione, distribuzione e archiviazione).

Microsoft Teams non ha bisogno di presentazioni: in un’occasione o nell’altra, avrete certamente avuto modo di utilizzare l’app di punta per la comunicazione aziendale. Con i suoi meeting, le videochiamate e la chat, è impossibile non avere davanti agli occhi quei due omini blu con il loro inconfondibile quadratino dalla candida T.

Tuttavia, non sono poche le persone che confondono i casi di utilizzo di queste due piattaforme proprio a causa delle funzionalità che offrono per semplificare la comunicazione e la collaborazione in tempo reale. Ecco quindi una tabella che sintetizza brevemente quando occorre utilizzare SharePoint e Microsoft Teams.

Da una parte, abbiamo quindi una piattaforma che ci permette di creare contenuti targettizzati per il pubblico aziendale; dall’altra, abbiamo l’app ideale per collaborare in tempo reale con i colleghi.

Da una parte, Teams ci permette di creare gruppi di lavoro dinamici; dall’altra, SharePoint è il centro di amministrazione da cui gestire le autorizzazioni di accesso e archiviare in modo sicuro, semplice e ben organizzato i documenti condivisi.

Ma cosa succede quando queste due applicazioni vengono integrate? Scopriamolo insieme.

Come creare un sito SharePoint con Microsoft Teams

La prima tipologia di integrazione tra SharePoint e Microsoft Teams riguarda i gruppi e i siti di team.

Un gruppo di Microsoft Teams è uno spazio di collaborazione che si collega infatti a uno o più siti SharePoint. Nello specifico, stiamo parlando dei siti di team.

Questo significa che ogni volta che viene creato un gruppo Teams, automaticamente viene creato un sito di team su SharePoint. Qui, vengono salvati e archiviati tutti i file condivisi nel gruppo Teams collegato. Ma non è tutto.

Ogni gruppo di Microsoft Teams può essere diviso in canali, che altro non sono che gruppi più piccoli all'interno di un gruppo principale. Per esempio, il gruppo Marketing potrebbe aver bisogno di canali dedicati a prodotti o eventi specifici per coordinare al meglio le attività dei suoi membri.

Tuttavia, non esiste una sola tipologia di canale in Microsoft Teams, bensì tre. E a ciascuna di queste tipologie corrisponde un diverso collegamento con SharePoint:

• Canale standard = una cartella con i file condivisi viene creata nel sito SharePoint collegato al gruppo principale.
• Canale privato = un nuovo sito SharePoint viene creato, completamente autonomo dal sito collegato al gruppo principale.
• Canale condiviso = viene creato un sito SharePoint autonomo, come nel caso dei canali privati.

In questo modo, ogni gruppo e canale avrà a disposizione il proprio spazio di collaborazione all'interno di SharePoint Online per poter salvare, archiviare e collaborare sui documenti di progetto senza perderli nel flusso di comunicazione generale.

Potreste chiedervi se è possibile operare in direzione opposta, ovvero se esiste la possibilità di creare un gruppo su Teams partendo da SharePoint. La risposta è sì, MA.

È semplice. Ma non automatico.

Per creare un gruppo in Microsoft Teams con le stesse persone con cui condividete un sito di team su SharePoint, dovete utilizzare il comando “Add Microsoft Teams” in basso a sinistra nella home page del sito SharePoint.

Se apparirà l’inconfondibile icona di Teams nella barra di navigazione del vostro sito SharePoint, allora il gioco è fatto: quell’icona è l’accesso rapido al relativo gruppo nell’app di Microsoft Teams.

Integrazione di SharePoint con Teams:
come aggiungere le liste di SharePoint nell’app di Teams

Nell’universo Microsoft, una lista è una raccolta di dati che aiuta a organizzare una vasta gamma di informazioni in modo flessibile. Una lista si compone sempre di due elementi:

1. Colonne, che contengono i metadati.
2. Righe, che contengono i valori relativi ai metadati inseriti.

I metadati servono per raggruppare, categorizzare e tracciare le informazioni di nostro interesse.

Facciamo l’esempio di una lista contatti.

In ciascuna riga, troveremo il nome di persone di nostro interesse, come quelle coinvolte in un'iniziativa o un progetto. In ciascuna colonna, invece, troveremo metadati come l’azienda dove lavorano i contatti aggiunti all'elenco oppure il ruolo che svolgono.

Inoltre, è possibile collegare file come fogli di calcolo o documenti a ciascun elemento di una lista, così da fornire ulteriori dettagli.

SharePoint di Microsoft 365 possiede funzionalità specifiche che lo rendono la piattaforma ideale per collezionare e catalogare qualunque tipologia di dati. Tra queste funzionalità, troviamo la possibilità di creare liste e librerie di documenti.

In particolare, è possibile configurare le web part di SharePoint per aggiungere elenchi come contatti, ma anche annunci, attività di progetto, link rapidi e altro ancora nelle pagine della intranet oppure in un determinato sito di team.

Ma ciò che interessa a noi oggi è la possibilità di inserire elenchi come tab all’interno di Microsoft Teams. Di fatto, possiamo aggiungere una lista, una document library e persino una pagina di un sito SharePoint come link rapido nell'app di Teams.

Per farlo, basta cliccare sul “+” presente nel tab di navigazione in alto, selezionare SharePoint e scegliere l’elemento da inserire.

Aggiungere un nuovo tab a un gruppo Teams

Aggiungere una lista o una document library di SharePoint come tab in Teams

È importante sottolineare che possiamo integrare una lista presente nel sito di team collegato al nostro gruppo Teams o una lista proveniente da un qualunque altro sito SharePoint a cui abbiamo accesso.

Questo ci permetterà di raggiungere rapidamente contenuti utili come le pagine della intranet (il sito di comunicazione SharePoint che si rivolge all'intera organizzazione).

Infine, l’integrazione tra i tool di Microsoft 365 permette di modificare liste e pagine SharePoint direttamente da Teams. Ecco, quindi, che alle funzionalità di comunicazione in tempo reale si aggiungono quelle di gestione dei contenuti tipiche di SharePoint Online.

Non male per il lavoro di squadra, vero?

Per concludere il capitolo, consigliamo di leggere il nostro articolo dedicato a Microsoft Lists.

Si tratta di un'applicazione di Microsoft 365 che estende le funzionalità per la creazione delle liste SharePoint e che rafforza l’integrazione con Microsoft Teams. Date un’occhiata all'articolo per scoprire come si sono evolute le liste di SharePoint Online e come utilizzare questa nuova soluzione per migliorare ancora di più la collaborazione con i colleghi.

Integrazione di SharePoint con Teams:
come automatizzare i processi con Power Automate

Power Automate. Uno degli strumenti più apprezzati dalle aziende di tutto il mondo, insieme a Microsoft Excel. Ma a cosa serve?

In poche parole, cerca di raggiungere lo stesso obiettivo di tutte le applicazioni Microsoft, ovvero semplificare il nostro lavoro e lo fa tramite la creazione di workflow in modalità low-code. Ciò significa che qualunque utente ha la possibilità di costruire e implementare un'automazione, senza competenze nella scrittura di codice.

I flussi automatizzati di Power Automate sono utili per ottimizzare i processi di scarso valore aggiunto, come l’invio di una mail a un collega ogni volta che viene approvato un documento.

La terza integrazione tra SharePoint e Microsoft Teams riguarda le automazioni di Power Automate.

I casi d’uso possono essere infiniti, ma ripensiamo all’esempio di poco fa: il processo di approvazione di un documento. Ecco come si evolve il processo di approvazione quando gestito da un flusso di Power Automate, mettendo in connessione le librerie di SharePoint con i gruppi Teams aziendali:

1. Selezionare un file di un sito SharePoint.
2. Lanciare l'approvazione con l'app di Approvals. Nel modulo inviato, possiamo inserire qualunque dato rilevante sul file e indicare l’elenco di persone a cui richiesta l'approvazione. Dopodiché, Power Automate invia un messaggio di notifica nei gruppi Teams coinvolti nel processo.
3. Se il file viene approvato con successo, viene impostato automaticamente lo stato "Approved" nella libreria SharePoint dove il documento è archiviato.

Per approfondire, rimandiamo alla lettura del nostro articolo su
come costruire i principali flussi di automazione per SharePoint Online.

Con l'integrazione tra SharePoint e Teams tramite Power Automate, innumerevoli azioni manuali vengono sostituite da un processo rapido ed efficace. Il tempo risparmiato potrà essere speso in attività ben più strategiche.

Come accedere ai siti SharePoint dall'app di Teams

Siamo arrivati all’ultima tipologia di integrazione tra SharePoint Online e Microsoft Teams. Parliamo della possibilità di creare un accesso rapido a un sito SharePoint nell'app di Teams, mantenendo però il contesto di navigazione di quest’ultimo.

Di fatto, è possibile aggiungere un’icona nella barra laterale dell’app di Microsoft Teams per raggiungere il sito SharePoint collegato senza entrare nell'ambiente SharePoint Online.

Ciò è possibile grazie a Viva Connections, il modulo della suite di Microsoft Viva che consente di accedere ai contenuti della intranet o di altri siti di SharePoint da Microsoft Teams.

Gli utenti amministratori hanno la possibilità di pinnare nella barra laterale a sinistra l'applicazione di Viva Connections e consentire così ai colleghi di accedere a una dashboard personalizzabile che riunisce le risorse provenienti dal sito SharePoint integrato.

Accesso rapido alla intranet SharePoint da Microsoft Teams

Oltre alla intranet, che rappresenta il sito SharePoint di maggior interesse per il pubblico aziendale, possiamo decidere di integrare l’accesso al portale di formazione.

In questo modo, gli utenti potranno usare Microsoft Teams come piattaforma unificata per comunicare, collaborare, tenersi aggiornati e imparare nuove competenze.

Come si integra un sito SharePoint con un gruppo Teams?

Ogni volta che viene creato un gruppo Teams, automaticamente viene creato un sito di team su SharePoint. Questo sito salva e archivia tutti i file condivisi nel gruppo Teams collegato. Ogni gruppo Teams può avere diversi canali (standard, privati, condivisi) che corrispondono a diverse modalità di creazione e gestione dei siti SharePoint associati.

Come aggiungere una lista SharePoint nell'app di Teams?

Per aggiungere una lista SharePoint nell'app di Teams, clicca sul “+” presente nel tab di navigazione in alto, seleziona SharePoint e scegli l'elemento da inserire. È possibile integrare una lista del sito di team collegato al gruppo Teams o una lista di un altro sito SharePoint a cui si ha accesso.

Come automatizzare i processi tra SharePoint e Teams?

Power Automate permette di creare flussi automatizzati per ottimizzare i processi. Ad esempio, per il processo di approvazione di un documento, si può selezionare un file da un sito SharePoint, lanciare l'approvazione con l'app di Approvals, e Power Automate invierà una notifica nei gruppi Teams coinvolti. Una volta approvato, lo stato del documento nella libreria SharePoint sarà aggiornato automaticamente.

Come accedere ai siti SharePoint dall'app di Teams?

È possibile creare un accesso rapido a un sito SharePoint nell'app di Teams utilizzando Viva Connections. Gli amministratori possono pinnare l'applicazione di Viva Connections nella barra laterale di Teams, consentendo agli utenti di accedere a una dashboard personalizzabile con le risorse del sito SharePoint integrato.

Qual è la differenza tra SharePoint e Teams?

SharePoint è ideale per creare siti web, gestire contenuti e documenti, e digitalizzare archivi aziendali con controlli granulari. Teams è la piattaforma di comunicazione per chat, videochiamate e meeting. SharePoint è più adatto per l'archiviazione strutturata e la gestione dei documenti, mentre Teams è perfetto per la collaborazione in tempo reale.