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SharePoint Teams:
scoprite tutte le possibilità di integrazione del duo firmato Microsoft 365

Saprete certamente che tutti gli strumenti della suite Microsoft 365 sono ormai imprescindibili per qualunque ambiente di lavoro digitale che si rispetti.

Ma sapete anche che potete integrarli per sbloccare nuove funzionalità?

Vediamo insieme una delle combo più amate:
SharePoint Online e Microsoft Teams!

SharePoint e Teams:
due lati della stessa medaglia?

Microsoft offre un ventaglio di strumenti per realizzare ogni tipo di attività e semplificare la propria vita professionale. Tra questi, abbiamo deciso di approfondire oggi SharePoint Online e Teams.

Il primo permette di creare siti web, pubblicare contenuti e archiviare file che circolano in azienda oppure che vengono condivisi per i più svariati motivi.

Il secondo non ha bisogno di presentazioni: siamo certi che tutti avrete, in un’occasione o nell’altra, usato l’app di collaborazione e comunicazione professionale per eccellenza. 
Con i suoi meeting, le videochiamate e la chat, è impossibile non avere davanti agli occhi quei due omini blu con il loro inconfondibile quadratino dalla candida T. 

Se dovessimo riassumere cosa distingue questi due strumenti, probabilmente disegneremmo uno schema come il seguente:

Microsoft SharePoint Online Microsoft Teams
Archiviazione file nel cloud Collaborazione su file condivisi
Gestione autorizzazioni d'accesso Coordinazione team di progetto
Creazione di contenuti brandizzati Comunicazione in tempo reale


Chiaro, no?

Da una parte, abbiamo una piattaforma che ci permette di creare contenuti targettizzati per il pubblico aziendale; dall’altra, abbiamo l’app ideale per diffondere tutte le comunicazioni corporative nei nostri diversi team e canali.

Da una parte, Teams ci permette di creare gruppi di lavoro dinamici; dall’altra, SharePoint è il centro di gestione da cui controllare le autorizzazioni di accesso e archiviare in modo sicuro, semplice e ben organizzato i documenti condivisi.

Scopriamo quindi come unire questi pezzi complementari.

Le integrazioni tra Microsoft Teams e SharePoint Online

Scopriamo insieme di cosa è capace il duo firmato Microsoft 365!

 

 

Una intranet completa, integrata con Microsoft 365, a partire da 2450 €/anno

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  • Integrato al 100% con SharePoint Online e Microsoft 365
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Microsoft SharePoint Team Site:
come creare un sito di collaborazione
con Microsoft Teams


La prima tipologia di integrazione tra SharePoint Online e Teams riguarda i gruppi e i siti di team.

Un gruppo di Microsoft Teams è uno spazio di collaborazione che si collega infatti a uno o più siti SharePoint. Nello specifico, stiamo parlando di siti di team (se non avete idea di cosa stiamo parlando, vi consigliamo di dare un’occhiata a questo articolo).

Questo significa che ogni volta che create un gruppo Teams, automaticamente viene creato un sito di team su SharePoint. Qui, vengono salvati e archiviati tutti i file condivisi nel gruppo Teams collegato.

Ma ovviamente non è tutto.

Ogni gruppo Teams può essere diviso in canali, che altro non sono che team più piccoli del gruppo principale. Per esempio, il gruppo Marketing potrebbe aver bisogno di canali dedicati a prodotti o eventi specifici per coordinare al meglio il lavoro dei suoi membri.

Tuttavia, non esiste una sola tipologia di canale in Teams, bensì tre. E a ciascuna di queste tipologie, corrisponde un diverso collegamento con SharePoint:

  • Canale standard = una cartella con i file condivisi viene creata all’interno del sito di team SharePoint collegato al gruppo principale.
  • Canale privato = un nuovo sito di team SharePoint viene creato, completamente autonomo dal sito collegato al gruppo principale.
  • Canale condiviso = rileggete cosa succede per il canale privato.

 In questo modo, ogni gruppo e canale avrà a disposizione il proprio spazio di archiviazione in SharePoint Online per poter salvare, archiviare e collaborare sui documenti di progetto senza perderli nella confusione generale.

Arrivati a questo punto, potreste chiedervi se è possibile operare in direzione opposta, ovvero se esiste la possibilità di creare un gruppo su Teams partendo da SharePoint.

La risposta è sì, MA.

È semplice. Ma non automatico.

Infatti, per creare un gruppo su Teams con le stesse persone con cui condividete un sito di team su SharePoint Online, dovete cliccare su “Add Microsoft Teams” in basso a sinistra nella home page del vostro sito.

Se apparirà l’inconfondibile icona di Teams nella barra di navigazione del vostro sito SharePoint, allora il gioco è fatto: quell’icona è l’accesso rapido al vostro gruppo nell’app di Microsoft Teams.

SharePoint Lists:
come integrare le liste (e non solo) di
SharePoint Online nell’app Teams

Nell’universo Microsoft, una lista è una raccolta di dati che si può condividere facilmente e che aiuta a organizzare una vasta gamma di informazioni in modo flessibile.

Una lista si compone sempre di due elementi: righe, che contengono i dati, e colonne, che contengono i metadati.

Questi ultimi servono per raggruppare, categorizzare e tracciare le informazioni di nostro interesse.

Facciamo l’esempio di una lista contatti.

In ciascuna riga, troveremo il nome di persone di nostro interesse, come quelle coinvolte in una nostra iniziativa o progetto. In ciascuna colonna, invece, troveremo metadati come l’azienda dove lavorano i nostri contatti oppure il ruolo che svolgono.

Inoltre, è possibile collegare file come fogli di calcolo o documenti a ciascun elemento di una lista, così da fornire ulteriori dettagli.

Se fin qui è tutto chiaro, procediamo con il nostro discorso.

SharePoint di Microsoft 365 possiede funzionalità specifiche che lo rendono la piattaforma ideale per collezionare e catalogare qualunque tipologia di dati. Tra queste funzionalità, ritroviamo la possibilità di creare le nostre liste.

In particolare, è possibile configurare le web part di SharePoint per aggiungere elenchi come contatti, ma anche annunci, attività di progetto, link rapidi e altro ancora nelle pagine della intranet oppure del sito di team creato per un particolare evento.

Ma ciò che interessa a noi oggi è la possibilità di inserire elenchi come tab all’interno dell’app di Microsoft Teams.

Di fatto, possiamo aggiungere una lista, una document library (che altro non è che una lista più speciale delle altre) o addiritura una pagina di un sito SharePoint come link rapido in Teams.

Per farlo, basta cliccare sul “+” presente nel tab di navigazione in alto, selezionare SharePoint e scegliere l’elemento che vogliamo inserire.

Aggiungere un nuovo tab a un gruppo Teams

Aggiungere un nuovo tab a un gruppo Teams

 

 

Aggiungere una lista o una libreria documenti di SharePoint come tab in Teams

Aggiungere una lista o una libreria documenti di SharePoint come tab in Teams


È importante sottolineare che possiamo integrare una lista presente nel sito di team collegato al nostro gruppo Teams oppure proveniente da un qualunque altro sito SharePoint a cui abbiamo accesso.

Questo ci permetterà di raggiungere rapidamente pagine di interesse generale come quelle contenute nella intranet (il sito di comunicazione SharePoint che si rivolge a tutta la popolazione aziendale) e che possono tornare utili per il progetto che sta realizzando il nostro team.

Infine, l’integrazione tra i tool di Microsoft 365 ci permette anche di modificare liste e pagine SharePoint direttamente dalla nostra app di Teams: ecco quindi che alle funzionalità di comunicazione in tempo reale si aggiungono quelle di gestione e editing di contenuti condivisi.

Non male per lavorare in squadra, vero?

Prima di chiudere questo capitolo, vi consigliamo di leggere questo articolo: qui, vi parliamo di una delle ultime arrivate tra le app di Microsoft per rendere ancora più performante il modern workplace della vostra azienda.

Stiamo parlando di Microsoft Lists, il tool che estende le funzionalità di creazione liste di SharePoint Online e che rafforza l’integrazione di questi elementi in Teams.

Dategli un’occhiata per scoprire come sfruttare al meglio gli elenchi e semplificare così il vostro lavoro!

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Power Automate:
connettere
SharePoint e Teams con
flussi di lavoro automatizzati

Power Automate.
Lo strumento che fa parlare i professionisti di tutto il mondo al pari di Excel.

Ma a cosa serve?

In poche parole, cerca di raggiungere lo stesso obiettivo dei suoi compari, ovvero rendere il lavoro un’attività più semplice – e magari più piacevole! - e lo fa permettendo di creare workflows senza avere grandi conoscenze di programmazione.

Questi flussi di lavoro sono utili per automatizzare attività e processi di scarso valore aggiunto, monotoni e ripetitivi, come l’invio di una mail a una persona specifica ogni volta che viene approvato un documento.

Ecco, la terza integrazione possibile tra SharePoint Online e Microsoft Teams riguarda proprio le automazioni di Power Automate.

I casi d’uso possono essere infiniti, ma ripensiamo all’esempio menzionato poco fa: il processo di approvazione di un documento (o un task). 

Grazie all’integrazione tra i diversi tool di Microsoft, possiamo immaginare di seguire questi passaggi:

  1. Selezionare un file di un sito SharePoint.
  2. Lanciare l'approvazione con Approvals di Power Automate. 
    Nel modulo inviato, possiamo inserire qualunque dato rilevante inerente al file e possiamo anche indicare l’elenco di persone che devono approvare.
  3. Power Automate invia un messaggio di notifica nei gruppi Teams che vogliamo coinvolgere nel processo.
  4. Se il file viene approvato con successo, il nostro workflow imposta automaticamente lo stato “approvedcome tag del file su SharePoint.

Ecco che innumerevoli azioni manuali vengono rimpiazzate da un processo fluido, rapido e efficace che connette tutti gli strumenti di cui possiamo dotare il nostro digital workplace.

Il tempo risparmiato grazie a questa integrazione potrà essere speso in altre attività ben più soddisfacenti e di maggior valore.

Oppure vi permetterà di godere di una pausa caffè più lunga e rilassante.

 

Microsoft Viva:
come inserire
accessi rapidi ai
siti SharePoint su Teams

Siamo arrivati all’ultima modalità di integrazione tra SharePoint Online e Microsoft Teams del nostro articolo.

Parliamo della possibilità di creare un accesso rapido a un sito SharePoint tramite Teams, mantenendo però il contesto d’uso e di navigazione di quest’ultimo.

Per chiarirci, possiamo aggiungere un’icona nella barra laterale dell’app Teams per raggiungere il sito di SharePoint collegato senza entrare direttamente in SharePoint Online.

Potremmo immaginare questa integrazione come una fusione tra i due strumenti, che ci permette di accedere ai contenuti della intranet o di altri siti SharePoint con Teams.

Per ogni sito collegato, viene aggiunta un’icona di accesso rapido nella barra laterale, come dicevamo. Ciascuna di queste icone può essere personalizzata con logo e palette aziendali specifici non solo per rendere più chiara e intuitiva la navigazione, ma anche per sfruttare un nuovo spazio per diffondere l’identità del nostro brand.

Accesso rapido alla intranet SharePoint da Microsoft Teams

Accesso rapido alla intranet SharePoint da Microsoft Teams


Oltre alla intranet, che rappresenta il sito SharePoint di maggior interesse per il pubblico aziendale, possiamo decidere di integrare l’accesso al portale di formazione.

In questo modo, gli utenti potranno usare le loro app Microsoft per comunicare, collaborare, tenersi aggiornati e imparare nuove skill.

Ecco tutto quello che potete ottenere dal duo SharePoint e Teams!

Serve aiuto con le integrazioni?

"Intranet-in-a-box" è il nostro servizio completo per costruire il sito su misura per la tua azienda.

  • Creiamo la tua intranet, già integrata con tutti gli strumenti Microsoft 365 (con menzione speciale a Teams) e Viva.
  • Sviluppiamo nuove applicazioni per personalizzare il tuo ambiente di lavoro digitale.
  • Ci occupiamo dell'aggiornamento costante delle componenti secondo gli ultimi standard di Microsoft.

 

Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.

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