Microsoft Forms:
come creare questionari intelligenti in 6 step

Forms è l’app dell’universo Microsoft 365 che vi aiuterà a raccogliere dati, testare conoscenze e analizzare feedback provenienti dalle vostre community.

Divertitevi a creare moduli ramificati con domande a scelta multipla e scale di valutazione, personalizzando ogni dettaglio con lo stile del vostro brand. Volete sapere come fare?

Scopriamolo insieme!

Cos’è e come funziona Microsoft Forms

Microsoft Forms è l’app della suite Microsoft 365 che aiuta le persone a scrivere, pubblicare e diffondere moduli personalizzati, dai questionari per misurare la soddisfazione dei clienti fino ai test per mettere alla prova studenti e studentesse.

Di fatto, questo applicativo può servire a chiunque desideri comunicare in modo diretto con il proprio pubblico di utenti, ottenendo informazioni utili sul loro coinvolgimento, il loro livello di conoscenza oppure la loro opinione riguardo a qualsivoglia argomento.

Con Forms, è possibile anche organizzare eventi e iniziative.

Per esempio, potete diffondere un sondaggio con tutte le modalità d’incontro alternative, collezionare i feedback dei partecipanti e far fronte alle loro esigenze senza dover inviare nemmeno una mail.

Oppure potete pubblicare un questionario per richiedere suggerimenti e sbrogliare situazioni complesse, come la diffusa insoddisfazione verso un corso extra-scolastico o il mancato uso della nuova intranet aziendale.

Insomma, laddove ci siano delle domande in attesa di risposta, Microsoft Forms è la chiave per raccogliere e rielaborare – anche graficamente – i dati provenienti dalle vostre community.

Prima di scendere nei dettagli sul funzionamento di Microsoft Forms, vediamo insieme come accedere all’app.

Forms è disponibile per i clienti di Office 365 Education e Microsoft 365 Apps for Business, così come per gli utenti in possesso di un account Microsoft (Hotmail, Live o Outlook.com).

Tuttavia, dobbiamo sottolineare che il numero max di moduli da creare e di risposte da ottenere cambia a seconda della tipologia cliente in cui vi ritrovate.

Ecco come stanno le cose:

• Clienti Office 365 Education e Microsoft 365 Apps for Business:
  • 200 moduli attivi.
  • 50.000 risposte per modulo.
• Utenti con account Microsoft (Hotmail, Live o Outlook.com):
  • 200 moduli attivi.
  • 1.000 risposte per modulo (account a pagamento).
  • 200 risposte per modulo (account gratuiti).

Volete conoscere un piccolo trucco?

Esportate i dati raccolti in Excel e cancellateli dal relativo modulo su Forms.

Così facendo, libererete lo spazio necessario per raccogliere un numero maggiore di risposte rispetto a quello consentito dal vostro account.

Per quanto riguarda gli accessi utente, l’app viene attivata automaticamente per tutte le persone dell’organizzazione.

Ciononostante, gli amministratori e le amministratrici IT possono modificare questa impostazione di default e abilitare l’accesso solo a determinati gruppi di utenti. Per farlo, devono seguire questi brevi passaggi:

• Accedere all’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.
• Cliccare su “Utenti” e poi “Attivi”.
• Selezionare la casella accanto all’utente che si vuole escludere dall’uso dell’app.
• Cliccare su “Gestisci licenze prodotto”.
• Espandere l’elenco delle app incluse nelle licenze aziendali e deselezionare la casella corrispondente a Microsoft Forms.

La vostra organizzazione potrà così controllare l’accesso ai questionari e all’analisi dei dati raccolti, mantenendo le informazioni sensibili al sicuro.

In questo modo, si eviterà che occhi indiscreti visualizzino il nome degli utenti che hanno completato il sondaggio, magari dando delle risposte piuttosto personali riguardo il loro rapporto con l’azienda e le sue iniziative. Ma questo è solo un esempio.

Di fatto, i moduli creati con Forms sono impostati per riportare le risposte in maniera anonima. Solo nel momento in cui fosse necessario sapere il nome degli utenti intervistati, è possibile inserire una casella di testo apposita.

Inoltre, sempre parlando di accesso ai moduli, è importante sottolineare che potete coinvolgere anche persone esterne all’organizzazione.

Vi basterà andare nelle impostazioni di Microsoft Forms e spuntare la casella che meglio definisce il pubblico che volete raggiungere. Le opzioni sono le seguenti:

• Tutti.
• Solo persone dell’organizzazione.
• Persone specifiche dell’organizzazione.

Ovviamente, spuntate la prima per poter collezionare feedback da persone come i vostri clienti, i fornitori o i genitori dei vostri alunni.

Oltre al pubblico di utenti destinatari, potete usare l’area delle impostazioni nell’app di Forms per stabilire una data di scadenza dopo la quale il sondaggio verrà chiuso oppure attivare la funzionalità per mostrare le soluzioni.

Quest'ultima è particolarmente utile nel caso vogliate diffondere un test a crocette, permettendo ai partecipanti di scoprire l'opzione corretta per ciascuna domanda subito dopo aver dato la propria risposta.

Inoltre, potete abilitare la barra di completamento, la quale mostrerà agli utenti il loro stato di avanzamento all’interno del questionario.

Questa è una seconda funzionalità importante da aggiungere ai vostri test di valutazione, per aiutare i partecipanti a gestire il tempo che hanno a disposizione. Ma può tornare utile anche per motivare quelle persone che spesso abbandonano i sondaggi di cui non vedono la fine.

Altre due cose che potete fare nelle impostazioni personali di Forms sono:

• Creare un messaggio di ringraziamento.

Per noi, è sempre piacevole leggere una breve frase che esprime gratitudine verso il tempo e l’impegno che abbiamo dedicato nel rispondere a ognuna delle domande.

• Attivare le notifiche di risposta.

Con gli alert di Forms, vi arriverà una mail ogni volta che un utente avrà consegnato il modulo compilato. In questo modo, potrete monitorare l’andamento della partecipazione al vostro sondaggio – e incoraggiarla, se necessario –.

Arrivati a questo punto, siamo pronti per guidarvi nella creazione di un modulo con Microsoft Forms.

Ma prima l’ultimo appunto.

Se il vostro pubblico è internazionale, potete contare su un supporto multilingue nell’app per consentire agli utenti di visualizzare il vostro questionario nella lingua di preferenza, aprendolo nel proprio browser da desktop o mobile.

Di fatto, questionari, test e sondaggi si adattano a qualunque dispositivo.

Eh già, i moduli fatti con Forms sono proprio intelligenti.

Step 1: create il file

Per prima cosa, seguite il link a Microsoft Forms per entrare nella home page dell’app.

Qui, avrete subito una scelta da fare:

• Creare un modulo da zero.
• Esplorare i template della piattaforma e aprirne uno già pronto per ospitare le vostre domande.

Per proseguire con il nostro esempio, selezionate “New Form” o “New Quiz”.

Verrà creato così un file vuoto, al quale dovrete dare un nome e una breve presentazione.

Scrivere il titolo e la descrizione di un nuovo modulo

Ora, passiamo alle domande.

Step 2: strutturate il modulo in domande e sezioni

Forms vi permette di costruire un questionario in modo semplice e flessibile, usando diverse tipologie di domande e macro-sezioni tematiche.

Queste ultime sono utili per raggruppare più quesiti che riguardano lo stesso argomento.

Per esempio, potreste riunire tutte le domande relative alla frequenza con cui si vorrebbero organizzare delle riunioni periodiche oppure stabilire giorno e ora di un evento.

Creare una sezione tematica di domande

All’interno di ciascuna sezione, potete inserire un numero teoricamente infinito di domande, scegliendo tra:

• Quesiti a scelta singola.
• Quesiti a scelta multipla.
• Domande aperte.
• Domande con risposta a punteggio su scala a 5 stelle, 0-10, etc.
• Quesiti a cui si risponde inserendo una data.
• Tabella di valutazione graduata.
  
  

Inserire una tabella di valutazione graduata

Come potete vedere, potete personalizzare ciascuna domanda del vostro modulo seguendo i suggerimenti della piattaforma oppure inserendo delle piccole immagini di accompagnamento.

Step 3: percorso lineare, casuale o ramificato?

Dopo aver visto come e quali tipologie di domande è possibile inserire, vogliamo parlarvi del percorso utente.

Di fatto, Microsoft Forms consente di proporre la sequenza di domande esattamente secondo l’ordine in cui le avete create... oppure no.

Nel caso in cui vogliate mantenere l’ordine di creazione delle domande, non dovrete fare nulla. Il percorso è infatti lineare di default.

Tuttavia, potete scegliere di somministrare i quesiti al vostro pubblico in due modi alternativi:

• Casuale.

Il percorso casuale fa sì che ognuno dei vostri utenti intervistati riceva le domande in ordine diverso rispetto agli altri.

Questa è funzionalità utile per i test di valutazione scolastici, ma anche nel caso in cui vogliate sperimentare con questionari di natura più psicologica.

Per impostare la modalità casuale, dovete andare nelle impostazioni del modulo e selezionare “Shuffle Questions”.

• Ramificato.

In questo caso, il percorso utente non sarà casuale, ma seguirà una linearità di rilevanza piuttosto che temporale. Cosa significa?

In poche parole, è possibile legare una risposta a una domanda non direttamente successiva a quella attuale, ma più pertinente.

Chiariamo con un esempio: se un utente seleziona la risposta “Mai” alla domanda “Quanto spesso usi il nostro prodotto?”, diventa inutile far seguire la domanda “Cosa ti piace di più del nostro prodotto?”. Invece, conviene indirizzarlo alla domanda “Come potremmo migliorare il prodotto?”.

Ciascun utente può così seguire un percorso personalizzato, composto da quesiti più rilevanti per la propria esperienza come cliente, fornitore, genitore, etc.

Per ramificare il vostro modulo, dovete cliccare su “Add branching” nei tre puntini in basso a destra di una delle domande. Dopodiché, selezionate la risposta da cui volete far partire la ramificazione e scegliete il quesito verso cui volete reindirizzare l’utente.

Impostare un percorso utente casuale con Shuffle Questions

Costruire un percorso utente ramificato con Add Branching

Il gioco è fatto.

Step 4: brandizzate il modulo

Microsoft cerca di darci sempre la possibilità di personalizzare file e contenuti con lo stile che più ci rappresenta, sia come persone che come community aziendale.

Forms non fa eccezione.

Come tutti gli applicativi delle suite Microsoft, anche Forms consente infatti di creare temi grafici customizzati oppure di caricarne uno già confezionato per il proprio brand.

Per farlo, vi basterà cliccare su “Themes” in alto a destra, scorrere fino alla fine della finestra che si aprirà a lato e selezionare “Customized Theme”.

Aggiungere un tema customizzato

Se non disponete di un kit grafico pronto all’uso, Forms vi verrà in aiuto proponendovi un carosello ricco di palette colori e modelli – alcuni dotati anche di animazioni – per caratterizzare il vostro sondaggio e renderlo accattivante agli occhi del pubblico.

Step 5: usate l’anteprima per valutare il vostro lavoro

Per evitare di pubblicare o condividere un modulo con errori e imperfezioni, Forms mette a disposizione la visualizzazione in anteprima.

Cliccando su “Preview” in alto a destra, vi verrà mostrato il risultato del vostro lavoro esattamente come sarà agli occhi del pubblico destinatario. Ma non è tutto.

Infatti, potete passare dalla modalità desktop a quella mobile per visualizzare il vostro modulo in entrambe le versioni e capire così se l’impostazione che gli avete dato regge su qualunque dispositivo.

In generale, si deve prestare particolare attenzione alle immagini e a come cambia la loro disposizione da pc a telefono o tablet.

Infine, la funzionalità di anteprima è utile per mettere alla prova la ramificazione delle domande.

Se avete infatti optato per costruire un percorso reattivo alle scelte degli utenti, potete interagire con le vostre domande e vedere se effettivamente il reindirizzamento che avete programmato funziona.

Step 6: condividere o pubblicare, questo non è un problema

Ora, potete decidere se pubblicare il vostro modulo e iniziare a raccogliere i feedback del pubblico, oppure se condividerlo come modello con altri utenti.

Un'opzione non esclude l’altra, per fortuna.

Nel caso in cui vogliate semplicemente pubblicare il vostro questionario, cliccate su “Collect Responses” in alto a destra e selezionate la modalità con cui diffonderlo.

Tra le opzioni disponibili, trovate le seguenti:

• E-mail.
• Codice QR.
• Codice da inserire in una pagina web o Sway.
• Social media.

Potete anche copiare il link e inviarlo nella chat della piattaforma che preferite.

Pubblicare il modulo

Una volta pubblicato, il modulo inizierà a raccogliere le risposte degli utenti e ve le metterà a disposizione nella sezione “Responses” in alto a sinistra.

Qui, potrete visualizzare dati e informazioni utili come il numero di volte in cui il questionario è stato compilato, il tempo medio impiegato dagli utenti per arrivare alla fine e lo stato (attivo o scaduto).

Vi verrà mostrato, inoltre, un grafico a torta che sintetizza le risposte ottenute per ciascuna domanda, così da valutare a colpo d’occhio il numero di risposte corrette date oppure l’elemento che ha riscosso più successo in termini di preferenza.

Cliccando su “More Details”, potrete investigare i singoli quesiti e visualizzare il nome dei singoli utenti (se richiesto) insieme all’opzione che ognuno di loro ha scelto.

Con Forms, potete decidere di esportare i dati raccolti in Excel.

Vi basterà cliccare su “Open in Excel” e verrette rimandati direttamente a una tabella pivot già impostata con tutte le risposte del vostro modulo.

In questo modo, potrete interagire meglio con i dati e usare le funzionalità di Microsoft Excel per elaborarli in diverse tipologie di grafici o completare il set con ulteriori informazioni, provenienti da fonti esterne.

Infine, Forms mette a disposizione la funzionalità “Ideas”.

Questa è una novità recente per l’app, aggiunta per aiutare gli utenti a ottenere insight nuovi e inaspettati dai loro questionari e sondaggi.

“Ideas”, infatti, crea automaticamente una serie di grafici per mostrare diverse rielaborazioni dei dati e fornire così nuove chiavi di lettura.

Per esempio, l'utente potrebbe ottenere un grafico riguardante il livello di soddisfazione indicato dalle persone intervistate, le quali vengono divise in base al loro dipartimento aziendale o classe.

In questo modo, sarebbe possibile notare come un reparto o una classe di alunni mostri un livello di soddisfazione più basso rispetto agli altri partecipanti.

Ragionando sulla faccenda, si potrebbe arrivare alla conclusione che l’evento corporativo o corso scolastico oggetto del sondaggio non riesce a coinvolgere quella fetta di pubblico particolare. Magari perché gli argomenti trattati non sono rilevanti per le loro necessità.

Forms evidenzia così un problema specifico e aiuta a capire come risolverlo con aggiustamenti di strategia consapevoli e basati sul feedback delle persone direttamente interessate.

Analizzare i dati raccolti e ottenere insight inaspettati

Tornando ora alla funzionalità di condivisione dei moduli, Microsoft Forms vi consente di duplicare il vostro questionario e inviarlo a altri utenti dell’organizzazione, che potranno accedere al file e usarlo come base per creare nuovi sondaggi.

L'obiettivo potrebbe essere quello di mettere a disposizione del vostro team un modello già configurato con lo stile aziendale, così da mantenere una coerenza grafica... e non dover creare ogni volta un modulo customizzato da zero.

Non male come strumento, vero?

Con quali app di Microsoft si integra Forms

Fin qui, abbiamo visto cos’è Microsoft Forms, quali sono le sue caratteristiche e qual è l’obiettivo che intende raggiungere.

Tuttavia, manca un pezzo importante nel puzzle che abbiamo ricostruito insieme, ovvero le possibilità di integrazione di questo applicativo.

Se è da un po’ che leggete i nostri articoli, saprete bene che una delle priorità di casa Microsoft è quella di rendere la navigazione tra i suoi prodotti il più fluida possibile.

Ma questa fluidità riguarda anche e soprattutto le funzionalità di ciascun applicativo, che vengono progettate proprio per complementare la funzione di tutti i tool dell’universo Microsoft.

Anche Forms, dunque, dispone delle proprie capacità di integrazione, che coinvolgono strumenti come SharePoint Online, Teams e Power Automate.

Scopriamole insieme.

Microsoft Forms e Outlook

Iniziamo col dire che potete inserire un sondaggio all’interno di una mail su Outlook cliccando sui tre puntini accanto al tasto “Send” e selezionando “Polls”.

Si aprirà così una finestra a lato, nella quale potrete inserire una domanda a risposta singola o multipla.

Di fatto, non è possibile creare un questionario strutturato e complesso, ma sicuramente questa integrazione vi tornerà utile per accompagnare il testo di una vostra mail e raccogliere feedback dal vostro pubblico in modo rapido e diretto.

Una volta che avrete inviato la mail con il sondaggio, gli utenti destinatari potranno infatti rispondere senza dover passare all’interfaccia di Forms.

Potranno interagire direttamente con il corpo della vostra mail e voi potrete monitorare l’andamento del sondaggio in tempo reale da Outlook, senza alcuna deviazione.

Microsoft Forms e SharePoint Online

Per costruire la pagina di un sito SharePoint, avete a disposizione diverse tipologie di sezioni. Tra queste, trovate la web part specifica per Microsoft Forms.

Con la web part di Forms, potete creare e aggiungere un sondaggio direttamente in una pagina di un vostro sito di comunicazione, come la intranet, oppure di team.

Potete anche decidere di inserire e condividere i risultati di un questionario già concluso, sia in forma numerica che grafica.

In questo modo, gli utenti che hanno partecipato potranno visualizzare la performance generale e capire qual è il pensiero comune su determinati argomenti oppure come le loro risposte si inseriscono nel quadro complessivo.

Microsoft Forms e Microsoft Teams

Ovviamente, uno strumento come Forms non può mancare nell’app di collaborazione per eccellenza.

Per aggiungerlo tra i tab, cliccate sui tre puntini sotto alla barra di testo in una delle vostre chat. Compariranno diverse applicazioni, tra cui “Polls”.

Selezionandolo, potrete creare un sondaggio da postare nelle vostre conversazioni con colleghe e colleghi.

Tuttavia, come nel caso di Outlook visto sopra, potrete pubblicare una sola domanda a scelta singola o multipla per volta (nonostante siano in arrivo delle novità!).

Sembra limitante, ma spesso è tutto ciò che serve per raccogliere feedback rapidi via chat sull’organizzazione di un evento, le preferenze di orario per una riunione periodica e altro ancora.

Per diffondere un questionario articolato in più quesiti e sezioni, dovete prima crearlo sull’app di Forms e successivamente condividerlo tramite link su Teams – lo stesso vale per le mail di Outlook –.

Microsoft Forms e Power Automate

Potete usare Power Automate di Microsoft Power Platform per integrare flussi di automazione nei vostri sondaggi.

Ciò potrebbe tornarvi utile per far sì che il modulo di Forms reagisca automaticamente a determinati che accadono al suo interno.

Facciamo un esempio: se un utente risponde in modo affermativo alla domanda “Parteciperai al prossimo webinar aziendale?”, riceverà subito una mail con il link all’evento.

Per impostare un flusso di automazione di questo tipo, seguite questi passaggi:

• Accedete all’interfaccia di Power Automate.
• Clicccate su “Create” e poi su “Automated flow”.
• Date un nome al vostro flusso, altrimenti gli verrà assegnato in automatico.
• Nella sezione sottostante, denominata “Choose your flow’s trigger”, scegliete l’opzione relativa a Forms che vi interessa. Per esempio, “When a new response is submitted”.
• Cliccate su “Create”.
• Nella sezione “Form ID”, inserite il nome del modulo al quale volete collegare il flusso di automazione.
• Selezionate "New step".
• Nella sezione “Choose an action”, scegliete l’evento che avvierà il flusso di automazione. Un esempio potrebbe essere “Get response details”.
• Ancora una volta, indicate il modulo di riferimento sotto a “Form ID” per poi selezionare “Response ID”.
• Cliccate su “New step”.
• Nella sezione “Search connectors and actions” di “Choose an action”, selezionate l’elemento chiamato “Condition”. Lo trovate nel tab “Actions”, accanto al tab “Triggers”.
• In “Choose a value”, indicate la domanda per la quale volete inviare una mail automatica. Nel nostro caso, prendiamo la domanda “Parteciperai al prossimo webinar aziendale?”.
• Nella lista che comparirà accanto alla domanda, scegliete l’opzione “is equal to” e poi indicate “Yes”.
• Nella sezione “If yes”, selezionate “Add an action”.
• In “Search connectors and actions”, cliccate su “Choose an action” e indicate “Send an email”.
• Nella sezione “To”, scegliete “Responders’ Email”.
• Scrivete il corpo della vostra mail automatica.

Con un po’ di pazienza, il gioco è fatto.

Microsoft Forms e PowerPoint

Ecco un’altra possibilità di integrazione, quella che vi permette di inserire un sondaggio all’interno di una presentazione PPT.

Per farlo, cliccate su “Insert” tra i tab che PowerPoint mette a disposizione per ciascuna slide e selezionate “Forms”.

Da qui, potete decidere se creare un questionario da zero, cliccando su “New Form” o “New Quiz”, oppure se aggiungere un modulo già esistente.

Nel caso in cui vogliate inserire uno dei vostri sondaggi pronti per la pubblicazione, dovete semplicemente selezionare il relativo file dalla finestra che si aprirà a lato, chiamata “My Forms”.

PowerPoint vi permetterà di modificare il sondaggio direttamente dalla sua interfaccia, così che non dobbiate continuamente andare avanti e indietro tra un’app e l’altra - iniziate a capire l’importanza dell’integrazione, non è vero? -.

Una volta completate le modifiche, potete condividere la vostra presentazione tramite Outlook, OneNote, Teams e altro ancora.

L'importante da sottolineare è che gli utenti destinatari avranno la possibilità di interagire con il vostro sondaggio direttamente dalla slide in cui si trova.

Dal canto vostro, potrete monitorare l’andamento delle risposte dalla stessa sezione “My Forms” in PowerPoint.

Microsoft Forms e Microsoft Stream

Concludiamo il discorso su Forms con questa integrazione: potete inserire un questionario all’interno di un contenuto multimediale creato con Stream.

Aumentate il coinvolgimento del pubblico con domande istantanee e piccoli quiz interattivi.

Sfruttate questa funzionalità per collezionare feedback sui contenuti oppure per mettere alla prova il livello di comprensione sugli argomenti trattati.

Bastano poche e semplici mosse per farlo.

Ve le elenchiamo qui di seguito:

• Accedete all’interfaccia di Stream.
• Nel menu “My Content”, cliccate su “Videos” e scegliete il video nel quale volete inserire un modulo.
• Nella sezione “Form URL”, incollate il link al vostro questionario su Forms.
• Indicate il titolo del vostro questionario o sondaggio in “Name your form”.
• Posizionate il modulo spostando la testina di posizionamento della barra di comandi video.
• Cliccate su “Add to timeline”.

Ancora una volta, il gioco è fatto.