Office 365 portal: cos'è, cosa include e come si lega alla intranet
Dalla comunicazione all’automazione dei processi, le opportunità che un portale Office 365 offre alle aziende hanno un valore inestimabile.
In questo articolo, vedremo le funzionalità più importanti e come la intranet di SharePoint le raggruppa in maniera più strutturata e efficiente.
Cos'è il portale di Office 365?
Office 365, adesso chiamato Microsoft 365, è di fatto la piattaforma di lavoro digitale più utilizzata al mondo, con un'ampia gamma di strumenti di lavoro. Di base, la suite 365 fornisce app cloud come Outlook, Calendar, Excel, Word, PowerPoint e OneDrive.
Questo significa che potete accedere ai dati delle attività personali da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
Ma Office 365 portal non è solo questo: la piattaforma offre anche forti possibilità di collaborazione, comunicazione e condivisione della conoscenza in azienda.
In particolare, fornisce occasioni di innovazione e qualità che porteranno la vostra azienda a un livello superiore.
Ecco le app disponibili nel portale Office:
Come accedere a Office 365 portal
- Entrate in www.Office.com e selezionate la voce Accedi.
- Inserite il vostro indirizzo Microsoft e la password.
- Selezionate una qualsiasi delle app nel vostro portale Office per iniziare ad usarla.
Il servizio Office 365 portal è a pagamento, ma mette a vostra disposizione un periodo di prova gratuita di 30 giorni.
Dopodiché, offre diversi pacchetti per la sottoscrizione, che variano dai 7 ai 10 euro al mese.
App in primo piano
Outlook
Outlook è il software che gestisce la posta elettronica e il calendario.
Privacy e sicurezza dei dati condivisi via mail sono la priorità di questo strumento, che proteggerà le vostre conversazioni da phishing, virus e malware.
Con le funzioni di ricerca, è possibile trovare messaggi, persone e documenti; mentre con il calendario integrato, potrete pianificare i meeting aziendali visualizzando le disponibilità dei vostri colleghi e colleghe.
Outlook si integra perfettamente con le altre app del portale Office.
Ciò significa che potete assegnare delle attività con Microsoft ToDo, potete lavorare sui documenti Word condivisi, menzionare i contatti della vostra rubrica, organizzare i progetti con Planner e molto altro ancora, direttamente via mail.
Non mancano il controllo vocale, il supporto per dispositivi multipli e un'interfaccia dinamica e accattivante.
Word
Tutti conosciamo Word come il software ideale per la scrittura. Anche in questo caso, però, c'è molto di più da sapere:
- potete infatti creare newsletter o documenti da rendere visibili ad altre persone, trasformandone il contenuto in una pagina web.
- Potete tradurre istantaneamente i documenti.
- Potete inserire modelli 3D nei report.
- Potete consultare nel riquadro attività fonti di approfondimento durante la scrittura dalla piattaforma stessa.
- Potete ottenere suggerimenti intelligenti nella sezione Panoramica di editor.
Power Point
Power Point è il designer di Office 365 portal, con cui raggiungere risultati di impatto in qualsiasi presentazione.
- Potete inserire oggetti 3D con animazioni direttamente dai file o dalla libreria di contenuti.
- Potete interagire con le slide attraverso voce e touch, convertendo gli appunti scritti a mano in testo e creando forme perfette in pochi passaggi.
- Potete acquisire sicurezza nelle vostre presentazioni, utilizzando il Training per provare il discorso e ottenere suggerimenti riguardo velocità, scelta delle parole e altri dettagli grazie all'intelligenza artificiale.
- Potete lavorare con gli altri in sincronia con la funzione mentre non eri al PC per tenere traccia delle modifiche apportate dagli utenti invitati nel progetto.
Excel
Quanto ne sapete del software di calcolo per eccellenza?
Con i suoi grafici, potete presentare i dati in modo convincente e facile da interpretare, e potete persino creare delle previsioni per anticipare le tendenze future!
Potete condividere le vostre cartelle di lavoro e stare al passo con le modifiche degli utenti invitati in tempo reale.
Sapete, inoltre, che potete inserire i dati in Excel direttamente da una foto?
A volte gli elementi potrebbero essere tanti da trascrivere, per questo basta scattare una foto a una tabella di dati per convertirla automaticamente in una tabella da modificare nell'app.
Volete poi controllare e organizzare le vostre finanze?
Con Excel, otterrete informazioni dettagliate e personalizzate.
OneDrive
Dove vengono conservati i dati che circolano nell'Office 365 portal?
La risposta è OneDrive, il cloud di Microsoft 365.
Con questa app, potete condividere file, foto e cartelle di documenti, liberandovi degli allegati e-mail di grandi dimensioni o unità esterne.
Inoltre, potete:
- accedere ai file senza occupare spazio sul PC;
- digitalizzare e archiviare documenti, appunti, ricevute e altro ancora;
- modificare e condividere i file da qualsiasi dispositivo;
- salvare i dati in sicurezza, beneficiando dei sistemi di protezione di Microsoft 365;
- visualizzare le modifiche dei vostri team in tempo reale, insieme alle versioni precedenti del documento.
L'evoluzione del portale Office 365: la intranet
Se cercate l'integrazione tra i vostri strumenti di lavoro, allora la intranet di SharePoint è la soluzione migliore.
Rappresenta l'evoluzione del portale Office 365, riunendo non solo le sue app, ma anche le comunicazioni interne, i servizi per il personale e i canali social che mettono in connessione l'intero pubblico aziendale.
Organizza meglio le informazioni e le contestualizza in un ambiente di lavoro unico e più completo.
Vediamo meglio come.
Cos'è intranet.ai?
intranet.ai è la intranet aziendale pronta all'uso, progettata per ridurre i costi e i tempi di implementazione, e realizzare così un ambiente di lavoro digitale collaborativo e moderno:
- Prezzo iniziale di 3.650 €/anno per una intranet completa
- 50+ applicazioni, tra cui la ricerca avanzata, il sistema di gestione documentale, le notizie, le notifiche push via Teams, il profilo personale e le FAQ
- 100% integrata con SharePoint Online e Microsoft 365
Cosa offre la intranet di SharePoint
La intranet è una rete privata accessibile soltanto ai dipendenti di un'azienda.
Questa piattaforma si fa portavoce di tutte le comunicazioni, news, documenti e servizi che l'organizzazione ha bisogno di far circolare per tenere sempre aggiornato il suo pubblico.
Il vantaggio della intranet rispetto all'Office 365 portal è quello di aiutare gli utenti a usare le proprie app di lavoro in maniera strutturata, diretta e, soprattutto, interconnessa.
In poche parole, quando il dipendente accede alla intranet, si ritrova in un ecosistema di informazioni, documenti e strumenti per aumentare la sua produttività.
SharePoint: il portale della comunicazione
Partiamo da SharePoint Online.
Nato per connettere le persone e potenziare i processi di collaborazione, questo software può essere installato nella rete o utilizzato in modalità Software-As-Service in Microsoft 365.
Il suo scopo è di creare siti web aziendali intuitivi, flessibili e dinamici:
- aiutano gli utenti a condividere informazioni e contenuti;
- consentono all'azienda di creare comunicazioni targhettizzate;
- gestiscono i dati archiviati;
- presentano pagine e siti verticali, da dedicate a dipartimenti o iniziative speciali;
- semplificano la gestione dei permessi utente e delle richieste di malattie, ferie, smart working, etc.
La condivisione: il punto di forza
Il punto di forza di SharePoint risiede nella sua capacità di condividere documenti e archiviarli in una posizione centrale.
In breve, SharePoint può sostituire il file system tradizionale.
Con la intranet, potete classificare i file aumentando la facilità del reperimento delle informazioni con l’utilizzo dei metadati.
Inoltre, la vostra azienda può assegnare diverse tipologie di permessi per accedere ai file e alle raccolte di documenti.
Il riflesso digitale dell'azienda
Microsoft Teams
Microsoft Teams è l'app per gestire la collaborazione aziendale.
In particolare, permette la gestione delle attività, la condivisione dei contenuti e l'archiviazione delle informazioni in un unico ambiente di lavoro. Tutti i documenti, i fogli di calcolo e le presentazioni condivise all'interno di un gruppo Teams vengono trasferiti in un archivio cloud specifico, in cui ogni modifica viene registrata in tempo reale.
Le notifiche push aiutano a tenere sempre aggiornati i destinatari delle informazioni. Teams è infatti integrato con un sistema di notifiche intelligente che trasmette direttamente al personale le comunicazioni di interesse.
Non è quindi il dipendente che va a cercare le informazioni, ma sono le informazioni che arrivano da lui.
Yammer: il social network aziendale
Yammer è l’app che si presenta come il social network aziendale.
Permette infatti di diffondere le conoscenze in azienda, porre domande sulle procedure comuni o sulla vita aziendale, e condividere i progetti e iniziative.
Il risultato è una bacheca aziendale in cui è possibile interagire con tutto il pubblico aziendale. In questo modo, potete rimanere al passo con le dinamiche evolutive dell’azienda senza dover ricorrere a una sequenza infinita di e-mail.
Conclusioni
La digitalizzazione sta spingendo sempre più aziende a adottare la intranet.
I risultati sono tangibili:
- Risparmio di denaro.
- Miglioramento della comunicazione interna e della collaborazione
- Sviluppo dell'identità aziendale.
- Aumento della produttività.
Il portale di Office 365 è sicuramente un buon mezzo per avere strumenti di lavoro all'avanguardia, ma la intranet è lo step successivo nell'evoluzione di un'azienda.
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Giuseppe Marchi
Microsoft MVP per SharePoint e Microsoft 365 dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace.
Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione digitale, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.
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