Dalla comunicazione all’automazione dei processi interni, le opportunità che un portale Office 365 offre alle aziende hanno un valore inestimabile per aumentare la produttività e migliorare l’employee experience.
In questo articolo, vedremo le funzionalità più importanti che caratterizzano il portale di Office 365 (ora Microsoft 365) e come la intranet aziendale di SharePoint Online sia la soluzione migliore per raggrupparle, portando alla creazione di un digital workplace moderno.
Cosa troverai in questo articolo
Cos’è il portale di Office 365?
Il portale di Office 365, ora parte della suite di Microsoft 365, rappresenta una delle piattaforme di lavoro digitale più utilizzate al mondo. Attraverso il portale, gli utenti possono accedere a un’ampia gamma di soluzioni cloud come Outlook, Calendar, Excel, Word, PowerPoint e OneDrive, che garantiscono loro la possibilità di lavorare ovunque, da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento.
Ma il portale di Office 365 non si limita a fornire applicazioni per la produttività individuale: offre anche strumenti avanzati per la collaborazione, come Microsoft Teams e SharePoint Online, attraverso i quali è possibile migliorare la comunicazione interna e la gestione della conoscenza.
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Come accedere a Office 365 Portal
Il portale di Office 365 è il punto di accesso principale per utilizzare le applicazioni e i servizi inclusi nell’ecosistema di Microsoft 365 e nei suoi diversi piani di abbonamento.
Per accedere al portale, è necessario seguire questi passaggi:
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Collegarsi al sito www.office.com.
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Selezionare “Accedi” e inserire l’indirizzo Microsoft con relativa password.
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Scegliere una delle applicazioni disponibili per iniziare a utilizzarla.
Come si vedrà una volta effettuato l’accesso, il portale si caratterizza per l’interfaccia estremamente intuitiva tramite cui è possibile svolgere subito azioni come gestire i propri documenti in Word, collaborare con i colleghi su Teams, aggiornare i dati di un foglio Excel, creare una presentazione in PowerPoint o inviare un messaggio tramite Outlook.
I nuovi utenti hanno anche accesso a un periodo di prova gratuita fino ai 30 giorni per esplorare le funzionalità di Office senza alcun impegno economico iniziale. Al termine della prova, potranno scegliere uno dei piani Microsoft che include le applicazioni di Office.
Per le aziende, alcuni abbonamenti interessanti potrebbero essere:
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Microsoft 365 Business Basic, che include le versioni web e mobile di Word, Excel, PowerPoint e Outlook, oltre a servizi come Teams, Exchange, OneDrive e SharePoint.
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Microsoft 365 Business Standard, che offre, oltre alle funzionalità di Business Basic, le versioni desktop delle applicazioni di Office.
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Microsoft 365 Business Premium, che comprende tutte le funzionalità di Business Standard insieme a funzionalità aggiuntive per la sicurezza e la gestione dei dispositivi aziendali.
Applicazioni in primo piano
Una volta che si accede al portale di Office 365, le applicazioni utilizzate più di frequente dall’utente appariranno in primo piano, accompagnate dai documenti più recenti che sono stati creati al loro interno. Oltre a favorire la collaborazione in tempo reale con il proprio team, il portale consente di lavorare in autonomia, condividere file in sicurezza e archiviare i dati nel cloud di Microsoft, eliminando i rischi di perdita delle informazioni.
Vediamo ora quali sono le principali applicazioni di Office 365 (ora incluse nell’ambiente di Microsoft 365) che supportano gli utenti nelle loro attività, accessibili direttamente dalla pagina principale del portale.
Microsoft Outlook
Outlook è il software di riferimento nella suite Office 365 per la gestione della posta elettronica e del calendario. Iniziamo col dire che privacy e protezione dei dati condivisi via mail rappresentano una priorità assoluta, pertanto lo strumento include sistemi di sicurezza dedicati per proteggere le comunicazioni da phishing, virus e malware.
Le funzioni di ricerca consentono di individuare rapidamente messaggi, contatti e documenti, mentre il calendario integrato facilita la pianificazione dei meeting aziendali, permettendo di visualizzare in tempo reale le disponibilità dei colleghi.
Grazie all’introduzione di Copilot, è possibile gestire le e-mail in modo più efficiente grazie al supporto dell’intelligenza artificiale nella redazione, modifica e sintesi dei messaggi nella casella di posta personale.
Outlook si integra perfettamente con le altre applicazioni di Microsoft 365. Ad esempio, è possibile assegnare attività utilizzando Microsoft To Do, collaborare su documenti condivisi con Word, menzionare i contatti presenti in rubrica direttamente nelle e-mail o gestire progetti con Planner, il tutto restando all’interno della piattaforma.
L’esperienza utente è ulteriormente valorizzata dai temi dinamici, una nuova funzione, sempre alimentata dall’intelligenza artificiale, che consente di personalizzare l’interfaccia dell’applicazione nel dettaglio.
Microsoft Word
Tutti conoscono Word come il software ideale per la scrittura. Anche in questo caso, però, c’è molto di più da sapere. Grazie alle sue funzionalità avanzate, non si limita a essere uno strumento per creare documenti, ma offre un supporto completo per la produttività.
Con Copilot in Word, ad esempio, è possibile perfezionare i documenti trasformando le idee in contenuti ben strutturati partendo da un semplice prompt condiviso con l’AI di Microsoft.
Per chi cerca un supporto nella scrittura, Microsoft Editor si occupa di controllare ortografia, grammatica, stile e punteggiatura, garantendo testi impeccabili e professionali.
Punteggio dell’Editor in un documento di Office 365 Word
La creazione di documenti in Microsoft Word viene semplificata anche attraverso l’utilizzo dei modelli personalizzabili: curriculum, lettere e report, per citarne alcuni, possono essere realizzati velocemente con un layout progettato per strutturare informazioni, testi e grafiche nel modo più consono all’obiettivo da raggiungere.
Con la funzione di collaborazione in tempo reale, più utenti possono modificare, commentare e suggerire modifiche ai contenuti di un documento, mantenendo sempre allineato il team su autore, data e informazioni relativi a ciascun contributo.
Microsoft PowerPoint
PowerPoint è il celebre designer della suite Office 365, progettato per creare presentazioni coinvolgenti in modo semplice. Tutto parte da un’idea, e PowerPoint ci aiuta a darle forma.
Grazie alla recente integrazione di Copilot, è possibile trasformare piccoli spunti in presentazioni complete: testi e grafiche che vengono scelte dall’intelligenza artificiale per costruire il nostro discorso, con slide studiate per mantenere l’attenzione del pubblico per tutta la sua durata.
E non dimentichiamo Designer, l’assistente tradizionale di PowerPoint che continua a proporre i layout più originali ed eleganti con cui dare risalto ai contenuti delle singole slide.
PowerPoint offre anche una vasta gamma di modelli personalizzabili, progettati per adattarsi a qualsiasi contesto: aziendale, accademico o creativo. L’inchiostro digitale, poi, consente di aggiungere un tocco personale con disegni e annotazioni fatti direttamente nelle slide.
Ma non basta creare una presentazione; bisogna conquistare il pubblico. Ecco quindi che entra in gioco la funzione Cameo, che permette di aggiungere video preregistrati dove il relatore spiega i contenuti delle singole slide. Inoltre, il Coach per il relatore offre suggerimenti preziosi per affinare il discorso, migliorare il ritmo e scegliere le parole giuste per creare un legame con il pubblico dalla prima slide.
Microsoft Excel
Microsoft Excel è uno strumento imprescindibile per chi lavora con i dati. La sua capacità di gestire grandi volumi di informazioni e di trasformarli in analisi visive, utili per prendere solide decisioni in poco tempo, è ciò che lo contraddistingue.
Tra i suoi punti di forza, spiccano i grafici, che permettono di rappresentare i dati in modo chiaro e accattivante. La funzione di previsione aggiunge un ulteriore livello di analisi, consentendo di individuare tendenze future basate sui dati storici.
Grazie all’integrazione con OneDrive e SharePoint, più utenti possono lavorare contemporaneamente su uno stesso file, con aggiornamenti visibili in tempo reale. Questo elimina le lunghe catene di e-mail scambiate tra colleghi e garantisce che tutti abbiano accesso alla versione più aggiornata del documento.
Anche l’inserimento dei dati presenta un’importante innovazione: Excel permette di importare informazioni direttamente da una foto, trasformando un’immagine in una tabella. Una funzionalità, basata su tecnologia OCR, che risulta particolarmente utile per chi lavora ancora spesso con documenti cartacei.
Per chi ha bisogno di organizzare i progetti aziendali, Excel offre strumenti come le Tabelle Pivot e Power Query, che supportano l’analisi di grandi quantità di dati e la conseguente creazione di report dettagliati.
In combinazione con funzioni come SOMMA, SE e CERCA.VERT, questi strumenti rendono possibile una gestione più personalizzata delle informazioni. Inoltre, grazie a Power Pivot, è possibile creare modelli di dati complessi e analizzare le relazioni esistenti tra tabelle provenienti da fonti diverse.
Microsoft OneDrive
Dove vengono conservati i dati che circolano nel portale di Office 365?
La risposta è OneDrive, il servizio di archiviazione cloud personale di Microsoft 365. Tuttavia, è importante notare che i dati presenti nel portale di Office 365 possono essere conservati anche in altri servizi, come SharePoint per i documenti condivisi o Exchange per le e-mail.
OneDrive consente di condividere file, foto e cartelle di documenti, eliminando la necessità di utilizzare allegati e-mail di grandi dimensioni o unità esterne. Inoltre, offre la possibilità di:
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accedere ai file senza occupare spazio sul dispositivo grazie alla funzionalità “File su richiesta”;
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digitalizzare e archiviare documenti, appunti, ricevute e altro ancora direttamente da smartphone;
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modificare e condividere i file da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi luogo;
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garantire la sicurezza dei dati attraverso crittografia avanzata e autenticazione a più fattori;
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monitorare le modifiche apportate ai documenti in tempo reale, mantenendo accesso alle versioni precedenti per consultazioni future.
L’evoluzione del portale Office 365: la intranet
Le organizzazioni hanno sempre più bisogno di un ambiente digitale capace di integrare strumenti, comunicazioni e risorse in un’unica piattaforma, supportando i lavoratori nelle loro attività quotidiane, ovunque si trovino. La intranet aziendale di SharePoint Online risponde proprio a questa esigenza, trasformando il tradizionale portale di Office 365 in uno spazio dinamico e interattivo.
Non si tratta solo di riunire le applicazione di Microsoft, ma di creare un ecosistema in grado di supportare la collaborazione, semplificare l’accesso alle informazioni e connettere le persone.
Con una soluzione intelligente, tutti i contenuti dell’organizzazione vengono contestualizzati in un ambiente unico, pensato per ottimizzare i processi interni e favorire il coinvolgimento di ciascun utente.
Vediamo perché questa soluzione intelligente è la intranet.
Perché passare a una intranet aziendale?
Cosa offre la intranet di SharePoint Online
La intranet aziendale è una rete privata accessibile esclusivamente alle persone interne a un’organizzazione. Questa piattaforma è in grado di centralizzare le comunicazioni, le notizie, i documenti e i servizi essenziali per i lavoratori.
La intranet, rispetto al portale di Office 365 (ora Microsoft 365), ha il vantaggio di offrire un’esperienza di lavoro più strutturata e personalizzata, grazie all’integrazione di tutte le applicazioni che compongono la suite.
In poche parole, quando un utente accede alla intranet, entra in un ecosistema digitale ricco di informazioni, documenti e strumenti, progettato per semplificarele attività quotidiane e la collaborazione con i colleghi.
SharePoint: il portale della comunicazione
SharePoint Online, parte della suite Microsoft 365, è nato per connettere le persone e migliorare i processi collaborativi. Disponibile in modalità cloud, è la piattaforma base su cui costruire le intranet aziendali moderne.
Le sue funzionalità principali includono:
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Creare siti aziendali intuitivi, flessibili e dinamici.
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Consentire l’invio di comunicazioni mirate a specifici gruppi.
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Archiviare e organizzare le informazioni in archivi digitali intelligenti.
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Offrire siti verticali dedicati a team, dipartimenti o iniziative aziendali.
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Gestire i permessi e semplificare la gestione di richieste come ferie e supporto tecnico.
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Integrare le app di Microsoft 365, di terze parti o di proprietà dell’azienda per arricchire la comunicazione e ottimizzare i processi interni.
Serve davvero SharePoint?
Gestione documentale
Il vero punto di forza di SharePoint risiede nella gestione centralizzata e collaborativa dei documenti. Grazie a liste e librerie, è possibile sostituire i tradizionali file system con una piattaforma moderna che:
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Permette il co-authoring in tempo reale.
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Facilita la classificazione dei file con metadati intelligenti.
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Automatizza l’organizzazione e l’estrazione dei dati con Microsoft Syntex.
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Fornisce funzionalità di versioning automatico per monitorare ogni modifica.
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Consente una gestione granulare degli accessi a singoli file o intere raccolte.
Il riflesso digitale dell’azienda
All’interno della intranet, ogni dipartimento può trovare uno spazio dedicato alle proprie comunicazioni, risorse, notizie e pagine di approfondimento.
In queste aree, possono essere inclusi strumenti per creare:
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Blog, newsletter e annunci personalizzati.
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Dashboard interattive per monitorare l’andamento del reparto.
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Pagine che semplificano l’accesso a informazioni e contatti rilevanti.
Integrazione con Microsoft Teams
Teams è il cuore della collaborazione aziendale moderna, in quanto offre una piattaforma unificata per gestire attività, condividere contenuti e archiviare informazioni, con i seguenti vantaggi:
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Integrazione con Planner e Loop per la gestione delle attività.
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Canali condivisi per collaborare facilmente con team esterni.
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Notifiche intelligenti che per diffondere le notizie della intranet.
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Archiviazione centralizzata dei documenti, con modifiche registrate in tempo reale e accessibili da tutti i membri del team.
Grazie all’integrazione con Viva Engage, poi, Teams riesce ad arricchire le sue funzionalità con nuovi strumenti per promuovere il coinvolgimento, a partire dalle community aziendali, che danno agli utenti la possibilità di condividere idee, opinioni, domande ed esperienze relative ad argomenti di interesse per i colleghi e per l’intera organizzazione.
Integrazione con Yammer (ora Viva Engage)
Oggi conosciuto come Viva Engage, questa app:
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Funziona come un social network aziendale dove porre domande, condividere conoscenze e avviare discussioni su tematiche di interesse comune.
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Include nuove funzionalità come Storylines e Leadership Corner, progettate per connettere il pubblico aziendale con il management.
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Supporta le campagne di comunicazione interna per promuovere le iniziative aziendali, incoraggiando la partecipazione attiva di tutto il personale.
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Sostituisce le e-mail con un sistema di comunicazione simile a quello dei più famosi social media, basato sulla pubblicazione di post, Like e commenti.
