Office portals e intranet aziendale
I portali Office 365 sono il trampolino di lancio per una digitalizzazione aziendale innovativa e di qualità.
Dall’implementazione della comunicazione all’automazione dei processi aziendali, le opportunità che questi strumenti offrono alle organizzazioni costituiscono un valore inestimabile.
Il portal office 365, adesso chiamato Microsoft 365, ti permette l’accesso a un’ampia gamma di piattaforme.
In questo articolo te ne facciamo vedere 3 che rappresentano un punto cardine: SharePoint Online, Microsoft Teams e Yammer.
Cosa sono i portali di office 365?
Office 365, adesso chiamato Microsoft 365, è di fatto la piattaforma di lavoro digitale più utilizzata al mondo, con un ampia gamma di strumenti di lavoro.
Di base, la suite 365 fornisce tutte le app di Microsoft standard come la posta elettronica, il calendario, Excel, Word, PowerPoint e OneDrive in un ambiente cloud.
Questo significa che puoi accedere ai tuoi dati sulle tue attività personali e lavorative da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, disponendo di tutti i tuoi strumenti di lavoro quotidiano.
Microsoft 365 non è solo questo. La piattaforma offre anche forti possibilità di collaborazione, comunicazione e condivisione della conoscenza in azienda. E tramite i portali Office 365 possiamo sfruttare tutte queste possibilità.
L'evoluzione del portale office con la intranet
La intranet è la naturale evoluzione del portale office.
Racchiude tutti gli strumenti di lavoro di cui necessiti, le comunicazioni aziendali, i servizi per il personale e strumenti social che fanno sì che la connessione tra te e i tuoi colleghi siano ancora più forti.
Attorno SharePoint, la intranet di Microsoft 365, ruotano tutte le applicazioni che potenziano il tuo digital workplace.
La comunicazione e la collaborazione risultano fluide e immediate poichè organizza meglio tutte le informazioni e le contestualizza in un ambiente di lavoro unico e completo.
Vediamo meglio come.
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SharePoint: il portale della comunicazione
Innanzitutto, partiamo dalla piattaforma di collaborazione e comunicazione per eccellenza, la intranet di Microsoft 365, SharePoint Online.
Nato per connettere le persone e potenziare i processi di collaborazione aziendale, il software può essere installato nella tua rete o utilizzato in modalità software-as-service, in Microsoft 365.
Il suo servizio aiuta le aziende a creare siti web aziendali accessibili ai dipendenti della stessa organizzazione.
- Gli utenti al suo interno possono condividere e trovare documenti
- L'azienda può creare contenuti di comunicazione interna
- Gestire e catalogare dati
- Creare e condividere informazioni
- Creare nuove pagine
- Gestire i permessi e le richieste di malattie, ferie, smartworking e altro
Attraverso ogni azione la cultura aziendale si rafforza e il coinvolgimento dei dipendenti cresce con lei.
La condivisione: il punto di forza
Il punto di forza di SharePoint risiede nella sua capacità di condividere documenti e archiviarli in una posizione centrale.
In breve, SharePoint fa da "contenitore" che consente di sostituire il file system tradizionale.
Oltre alle funzionalità standard del file server, il portale office può classificare meglio i file aumentando la facilità del reperimento delle informazioni aziendali con l’utilizzo dei metadati.
Non temere, l’azienda decide chi ha accesso ai file, a elenchi dei dati e a ogni record usufruendo della possibilità di gestione e la personalizzazione delle autorizzazioni.
Il riflesso digitale dell'azienda
Ricorda che SharePoint nasce per essere il riflesso digitale dell’azienda.
Al suo interno ogni dipartimento trova il suo spazio naturale.
La comunicazione inter e intra reparti sono fluide e possono godere di diversi tipi di contenuti come blog, annunci, elenchi di membri, raccolte documenti e tanto altro.
Microsoft Teams per la collaborazione
Microsoft Teams è l'applicazione basata su chat che ti consente di gestire tutti gli aspetti della collaborazione aziendale in un unico spazio di lavoro.
Perfettamente integrato dentro l'office portal ovvero con la suite generale Microsoft 365, questo strumento permette la gestione delle attività, la condivisione dei contenuti o l'archiviazione delle informazioni in maniera completa.
Tutti i documenti, i fogli di calcolo, le presentazioni condivise all'interno di un team vengono archiviati in un archivio cloud specifico in cui ogni membro del gruppo di lavoro ha sempre accesso alla versione più recente del documento.
Ogni modifica degli utenti viene infatti registrata in tempo reale per garantire dei processi di lavoro sincroni.
Teams per le comunicazioni aziendali
Con Teams oggi puoi chattare privatamente con i colleghi ed effettuare chiamate audio/video.
Puoi creare canali per il team e condividere e pianificare al loro interno tutti i materiali per le attività da svolgere.
Inoltre, puoi anche organizzare eventi live per l’azienda, webinar, formazione, presentazioni e altro ancora.
Yammer: il social network aziendale
Yammer è l’applicazione dentro il portal office che si presenta come il social network aziendale.
Pensa a Facebook e trasportalo nella vita aziendale.
La piattaforma permette gli scambi di informazioni e il confronto tra colleghi.
La sua natura permette di condividere le conoscenze dell'azienda, porre domande sulle procedure comuni o sulla vita aziendale, condividere i progetti su cui lavora il dipendente e quelli in pianificazione con i colleghi.
Il risultato è una bacheca aziendale in cui è possibile interagire con tutti i dipendenti della propria azienda.
In questo modo garantisci loro i coinvolgimenti necessari per stare al passo con le dinamiche evolutive dell’azienda senza dover ricorrere a una sequenza infinita di e-mail.
Generatore di idee aziendali
Yammer è stato creato per facilitare la collaborazione, la comunicazione e lo scambio di informazioni di ogni tipo all'interno dell'azienda. Con il social network aziendale acceleri la comunicazione e ricevi aggiornamenti sullo stato di avanzamento del lavoro. Aumenti la produttività sul lavoro e incoraggi i dipendenti a essere più creativi e proattivi.
Vuoi potenziare anche tu la tua azienda con questi strumenti ?
Siamo un team di professionisti sul mondo delle intranet e del digital workplace aziendale da oltre 15 anni. Siamo pronti ad aiutarti a digitalizzare la tua azienda nel modo più sicuro ed efficiente con una intranet perfettamente integrata Microsoft 365.
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.
