Office portals in Microsoft 365
I portali Office 365 sono il trampolino di lancio per una digitalizzazione aziendale innovativa e di qualità.
Dall’implementazione della comunicazione all’automazione dei processi aziendali, le opportunità che questi strumenti offrono alle organizzazioni costituiscono un valore inestimabile.
Il portal office 365, adesso chiamato Microsoft 365, ti permette l’accesso a un’ampia gamma di piattaforme.
In questo articolo faremo una panoramica di tutte le funzionalità più importanti e vedremo come la intranet le raggruppa tutte in maniera strutturata e più proficua soprattutto per il potenziamento delle dinamiche aziendali.
Cosa troverai in questo articolo
- Cosa sono i portali di Office 365
- Come accedere ai portali
- Perchè la intranet è l'evoluzione del portale Office 365
- Che cosa ti offre la intranet
Cosa sono i portali di office 365?
Office 365, adesso chiamato Microsoft 365, è di fatto la piattaforma di lavoro digitale più utilizzata al mondo, con un ampia gamma di strumenti di lavoro.
Di base, la suite Office 365 portals fornisce tutte le app cloud digitali di Microsoft standard come la posta elettronica, il calendario, Excel, Word, PowerPoint e OneDrive in un ambiente cloud.
Questo significa che puoi accedere ai tuoi dati sulle tue attività personali e lavorative da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, disponendo di tutti i tuoi strumenti di lavoro quotidiano.
Office 365 portals non è solo questo.
La piattaforma offre anche forti possibilità di collaborazione, comunicazione e condivisione della conoscenza in azienda.
I suoi strumenti ti danno l'opportunità di sfruttare le numerose opportunità offerte dalla digitalizzazione.
In particolare, forniscono occasioni di innovazione e qualità che porteranno la tua attività a un livello superiore.
Ecco tutte le app che trovi nel portale office.
Come accedere ai portals Office 365
- Cerca nel motore di ricerca a www.Office.com e seleziona la voce Accedi.
- Immetti l'indirizzo di posta elettronica e la password.
- Seleziona l'icona di avvio e seleziona qualsiasi applicazione dei portals Office 365 per iniziare ad usarla.
Il servizio Office 365 portals visto l'enorme potenziale che apporta agli utenti è a pagamento, ma non ti preoccupare, hai a disposizione 30 giorni gratuiti per accertarti che faccia al caso tuo.
Una volta che hai deciso puoi scegliere tra diverse opzioni che variano dai 7 ai 10 euro al mese e ogni pacchetto in più sblocca ulteriori funzioni nei tool.
App in primo piano
Outlook
Outlook è il software che gestisce la tua posta elettronica e il tuo calendario in un posto unico.
Il tool degli Office 365 portals presenta opzioni chiare e sistemi intuitivi. Ogni dato raccolto viene memorizzato a tuo vantaggio per migliorare l'esperienza sulla piattaforma.
La privacy e la sicurezza siano fondamentali per la salvaguardia di contenuti sensibili che possono essere contenuti nelle e-mail.
Per questo motivo gli strumenti di protezione di Outlook sono gli stessi di Microsoft negli office 365 portals per l'uso aziendale. Godi della disattivazione automatica di collegamenti dannosi che possono essere associati a tentativi di phishing, e hai la protezione da virus, malware e altre infezioni.
Outlook migliora continuamente per ottimizzare la tua produttività.
Come abbiamo già accennato prima, non è solo una casella di posta elettronica.
Con le funzioni di ricerca puoi trovare messaggi, persone e documenti.
L'organizzazione e la connessione con i tuoi colleghi è continua e sincronizzata in base alle tue necessità. Puoi infatti agevolare la pianificazione di tutti i tuoi impegni condividendo le disponibilità che hai.
Outlook si integra perfettamente con le altre applicazioni del portale office.
Ciò significa che puoi assegnare delle attività da svolgere in priorità con Microsoft To Do, puoi correggere documenti Word, menzionare i tuoi contatti per commentare i lavori comuni, pianificare tasks e molto altro attraverso le tue e-mail.
Non mancano inoltre il controllo vocale, il supporto per più dispositivi e un'interfaccia dinamica e accattivante per la tua azienda digitale.
Word nei portals Office 365
Tutti conosciamo Word come il software ideale per la scrittura. Anche in questo caso però non è solo questo.
Ecco quello che non sai di Word.
Puoi creare newsletter o documenti da rendere visibili ad altre persone trasformando facilmente il contenuto in una pagina web.
Inoltre puoi tradurre istantaneamente i tuoi documenti in lingua straniera con un clic.
- Puoi inserire modelli 3D nei tuoi report
- tutti i documenti vengono corretti e riletti da strumenti di apprendimento avanzati
- puoi consultare nel riquadro attività fonti di approfondimento durante la scrittura dei tuoi materiali dalla piattaforma stessa
- ottieni suggerimenti intelligenti nella sezione Panoramica di editor.
Power Point nel portale Office
Power Point è il tuo designer accurato che trovi negli Office 365 portals per risultati di impatto in qualsiasi forma di presentazione.
- Puoi inserire oggetti 3D con relative animazioni direttamente dai tuoi file o dalla libreria di contenuti.
- Interagisci con le slide attraverso la voce, il touch convertendo gli appunti scritti a mano in testo e rendi le forme perfette in pochi passaggi.
- Puoi acquisire la sicurezza che cerchi nelle tue presentazioni utilizzando il Training per relatore che ti fa provare il tuo discorso e ti suggerisce la velocità, la scelta delle parole e altri dettagli grazie all'intelligenza artificiale.
- Puoi lavorare con gli altri in perfetta sincronia. Utilizza la funzione mentre non eri al PC per tenere traccia delle modifiche apportate dai tuoi colleghi.
Excel nel portale Office
Quanto ne sai del software di calcolo per eccellenza, Excel?
Con i suoi grafici puoi presentare i dati in modi convincenti e facili da interpretare. Puoi persino creare delle previsioni per anticipare le tendenze.
Anche in questo caso collaborare in team è vantaggioso. Puoi condividere la tua cartella di lavoro con le persone interessate e stare al passo con tutte le loro modifiche in tempo reale aumentando la produttività del lavoro.
Sapevi inoltre che puoi inserire i dati in Excel direttamente da una foto? A volte gli elementi potrebbero essere tanti da trascrivere, per questo basta scattare una foto alla tabella di dati per convertire automaticamente l'immagina in una tabella che puoi modificare a tua scelta.
Vuoi controllare e organizzare le tue finanze? Puoi farlo con Excel e otterrai informazioni dettagliate e personalizzate.
OneDrive: il software
Tutti i dati che circolano nell' office 365 portal, dove puoi conservarli?
La risposta è OneDrive, il cloud di Microsoft 365.
Puoi condividere file, foto e cartelle di documenti con chi preferisci sia in ambito aziendale che privato.
Con questo tool puoi liberarti degli allegati e-mail di grandi dimensioni o unità esterne. Basterà inviare un collegamento tramite e-mail o addirittura SMS.
Altri vantaggi sono:
- puoi accedere a tutti i file di cui hai bisogno senza dover occupare spazio sul PC.
- puoi digitalizzare e archiviare anche attraverso il tuo telefono documenti, biglietti, appunti, ricevuti ecc..
- modifica e condividi i tuoi file da qualsiasi dispositivo.
- salva tutto nel cloud digitale in sicurezza con backup nei portals Office 365 e usufruisci dei sistemi di protezione di Microsoft 365 avanzati.
- condividi i file con i tuoi colleghi, visualizza le modifiche che fanno in tempo reale e tutte le versioni precedenti del documento.
L'evoluzione dell'office 365 portal con la intranet
La intranet è la naturale evoluzione degli office 365 portals.
Se stai cercando l'integrazione e la connessione tra gli strumenti di lavoro, soprattutto in ambito aziendale allora la intranet è la soluzione più adatta.
Racchiude tutti gli strumenti di lavoro di cui necessiti, le comunicazioni aziendali, i servizi per il personale e strumenti social che fanno sì che la connessione tra te e i tuoi colleghi siano ancora più forti.
Attorno SharePoint, la intranet di Microsoft 365, ruotano tutte le applicazioni che potenziano il tuo digital workplace.
La comunicazione e la collaborazione risultano fluide e immediate poichè organizza meglio tutte le informazioni e le contestualizza in un ambiente di lavoro unico e ancora più completo di un dell'Office 365 portal.
Vediamo meglio come.
La soluzione della intranet
La intranet è una rete privata accessibile soltanto ai dipendenti di un'azienda e al giorno d'oggi sono sempre di più le imprese che non vogliono farne a meno.
Questa piattaforma si fa portavoce di tutte le comunicazioni, news, documenti e servizi che l'organizzazione ha bisogno di far circolare per tenere sempre sincronizzata e aggiornata la comunità aziendale.
Il vantaggio della intranet rispetto agli office 365 portal è che permette agli utenti dell'azienda di usufruire di tool di lavoro avanzati in maniera più organizzata, strutturata e interconnessa.
In poche parole quando il dipendente accede alla intranet si ritrova già solo dalla home page un ecosistema di informazioni, documenti e strumenti aziendali per aumentare la produttività sul lavoro.
Puoi scoprire molto di più sulla intranet qui. I nostri professioni te la preparano in una soluzione pronta all'uso perfettamente integrata con gli strumenti di Microsoft 365 con il 10% del tempo e del budget.
SharePoint: il portale della comunicazione
Innanzitutto, partiamo dalla piattaforma di collaborazione e comunicazione per eccellenza, la intranet di Microsoft 365, SharePoint Online.
Nato per connettere le persone e potenziare i processi di collaborazione aziendale, il software può essere installato nella tua rete o utilizzato in modalità software-as-service, in Microsoft 365.
Leggi anche: SharePoint Online: che cos'è e 7 funzionalità fondamentali per il 2021
Il suo servizio aiuta le aziende a creare siti web aziendali accessibili ai dipendenti della stessa organizzazione.
- Gli utenti al suo interno possono condividere e trovare documenti
- L'azienda può creare contenuti di comunicazione interna
- Gestire e catalogare dati
- Creare e condividere informazioni
- Creare nuove pagine
- Gestire i permessi e le richieste di malattie, ferie, smartworking e altro
Attraverso ogni azione la cultura aziendale si rafforza e il coinvolgimento dei dipendenti cresce con lei.
La condivisione: il punto di forza
Il punto di forza di SharePoint risiede nella sua capacità di condividere documenti e archiviarli in una posizione centrale.
In breve, SharePoint fa da "contenitore" che consente di sostituire il file system tradizionale.
Oltre alle funzionalità standard del file server, la intranet può classificare meglio i file aumentando la facilità del reperimento delle informazioni aziendali con l’utilizzo dei metadati.
Non temere, l’azienda decide chi ha accesso ai file, a elenchi dei dati e a ogni record usufruendo della possibilità di gestione e la personalizzazione delle autorizzazioni.
Il riflesso digitale dell'azienda
Microsoft Teams per la collaborazione
Microsoft Teams è l'applicazione basata su chat che ti consente di gestire tutti gli aspetti della collaborazione aziendale in un unico spazio di lavoro.
Perfettamente integrato dentro l'office portal ovvero con la suite generale Microsoft 365, questo strumento permette la gestione delle attività, la condivisione dei contenuti o l'archiviazione delle informazioni in maniera completa.
Leggi anche: App Teams: che cos'è e perchè serve alla tua azienda
Tutti i documenti, i fogli di calcolo, le presentazioni condivise all'interno di un team vengono archiviati in un archivio cloud digitale specifico in cui ogni membro del gruppo di lavoro ha sempre accesso alla versione più recente del documento.
Ogni modifica degli utenti viene infatti registrata in tempo reale per garantire dei processi di lavoro sincroni.
Le notifiche push aiutano in questo processo a tenere sempre aggiornati i destinatari delle informazioni.
Teams è integrato infatti con un sistema di notifiche intelligente che trasmette direttamente al personale le comunicazioni di interesse.
In questo modo, il tempo per andare a reperire le informazioni diminuisce e lo si può impiegare nei processi aziendali più importanti.
Con Teams, non è il dipendente che va a cercare le informazioni, ma sono le informazioni che vanno da lui.
Teams per le comunicazioni aziendali
Con Teams oggi puoi chattare privatamente con i colleghi ed effettuare chiamate audio/video.
Puoi creare canali per il team e condividere e pianificare al loro interno tutti i materiali per le attività da svolgere.
Inoltre, puoi anche organizzare eventi live per l’azienda, webinar, formazione, presentazioni e altro ancora.
Yammer: il social network aziendale
Yammer è l’applicazione dentro il portal office che si presenta come il social network aziendale.
Pensa a Facebook e trasportalo nella vita aziendale.
La piattaforma permette gli scambi di informazioni e il confronto tra colleghi.
La sua natura permette di condividere le conoscenze dell'azienda, porre domande sulle procedure comuni o sulla vita aziendale, condividere i progetti su cui lavora il dipendente e quelli in pianificazione con i colleghi.
Il risultato è una bacheca aziendale in cui è possibile interagire con tutti i dipendenti della propria azienda digitale.
In questo modo garantisci loro i coinvolgimenti necessari per stare al passo con le dinamiche evolutive dell’azienda senza dover ricorrere a una sequenza infinita di e-mail.
Generatore di idee aziendali
Una intranet completa, integrata con Microsoft 365, a partire da 2450 €/anno
- Più di 20 app tra cui: ricerca intelligente, gestione dei documenti, notizie in evidenza, notifiche push e "il mio posto di lavoro"
- Integrato al 100% con SharePoint Online e Microsoft 365
- Soluzione perfettamente integrata con Microsoft Teams e Microsoft Viva
Conclusioni
Per concludere, la digitalizzazione indirizza le aziende sempre di più verso la intranet.
A distanza o in presenza, preme il tasto acceleratore per potenziare i processi aziendali.
I risultati sono tangibili in tutti i nostri clienti nazionali e internazionali su molteplici fronti.
Risparmio di denaro, miglioramento della comunicazione interna, della collaborazione, dell'identità aziendale e della produttività.
I portals Office 365 sono sicuramente un buon mezzo per avere accesso a strumenti di lavoro all'avanguardia, ma nel contesto aziendale la intranet è quello step in più che riunisce tutti i fattori potenzianti.
Vuoi potenziare anche tu la tua azienda con questi strumenti ?
Siamo un team di professionisti sul mondo delle intranet e del digital workplace aziendale da oltre 15 anni. Siamo pronti ad aiutarti a digitalizzare la tua azienda nel modo più sicuro ed efficiente con una intranet perfettamente integrata Microsoft 365.
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.
