SharePoint Workflow:
3 automazioni per le liste SharePoint​

SharePoint e Power Automate: come e perché integrarli

SharePoint Online e Power Automate sono tra i principali strumenti di Microsoft 365. Il primo è stato sviluppato per permettere alle aziende di costruire il digital workplace, al cui centro troviamo la intranet. Gli utenti possono usare SharePoint per:

• fornire un accesso rapido ai servizi aziendali;
• pubblicare post di notizie e newsletter targettizzate;
• creare librerie dinamiche con file e documenti condivisi;
• costruire siti dedicati ai dipartimenti, alle sedi, agli eventi e alle iniziative speciali.

Power Automate, invece, ha lo scopo di semplificare la gestione dei processi interni grazie alla creazione di automazioni personalizzate in modalità low-code, ovvero senza scrittura di codice.

Ciò significa dare a tutte le persone, più o meno esperte di programmazione, la possibilità di creare automazioni capaci di:

• archiviare allegati senza che l’utente debba nemmeno aprire le mail;
• inviare messaggi di notifica ogni volta che accade un evento specifico;
• gestire l’approvazione di nuovi contenuti creati in una specifica libreria;
• etc.

L'integrazione tra SharePoint e Power Automate consente alle aziende di collegare i loro flussi di lavoro a un ecosistema di contenuti centralizzato, migliorando collaborazione e produttività. Ad esempio, è possibile configurare automazioni che notificano un team o un responsabile quando un documento in SharePoint è stato aggiornato, oppure che archiviano e catalogano in tempo reale i file inseriti in una libreria.

Si tratta, quindi, di una sinergia che rende più efficiente la gestione delle informazioni all'interno dell'organizzazione, con grande scalabilità, per consentire alle persone che ne fanno parte di concentrarsi su attività più strategiche e creative.

SharePoint e Power Automate: da dove partire per l'integrazione?

Il primo argomento da trattare per capire come integrare SharePoint Online e Power Automate riguarda i punti di contatto tra le due piattaforme. Con "punti di contatto", intendiamo le diverse tipologie di elementi a cui è possibile legare un flusso di lavoro.

Nel caso di SharePoint, la maggior parte delle automazioni si lega a liste e librerie di documenti.

La ragione è molto semplice e risiede nel fatto che SharePoint è il gestionale per i contenuti aziendali (documenti, comunicazioni, etc.) di Microsoft 365 e le liste e librerie della piattaforma costituiscono il centro operativo per la creazione, condivisione e archiviazione di tali contenuti.

Le automazioni di Power Automate si legano, quindi, alle liste e alle librerie di SharePoint, le cui dinamiche costituiscono gli eventi chiamati "Trigger", che danno avvio alla serie di attività comprese nel flusso.

Per SharePoint, esistono oltre 10 Trigger differenti. Tra i principali:

• Inserimento di un nuovo file in una lista o libreria.
• Aggiornamento di un file in una lista o libreria.
• Eliminazione di un file da una lista o libreria.

Ciascuno di questi Trigger può legarsi ad automazioni diverse, come l’invio di notifiche personalizzate tramite Outlook o Microsoft Teams, oppure la creazione di un report dinamico basato su Power BI.

Le possibilità sono numerose: consigliamo di esplorare la sezione "Modelli", accessibile dall'interfaccia principale di Power Automate, per esplorarle. In questa sezione, è infatti possibile visualizzare il catalogo dei flussi preconfigurati da legare agli strumenti di Microsoft 365 o ad applicazioni di terze parti.

Filtrando per la parola "SharePoint", i risultati riportano le automazioni, pronte all’uso, più utilizzate per gestire le informazioni aziendali tramite liste e librerie.

Esempi di flussi di Power Automate preconfigurati per SharePoint

Vogliamo inoltre sottolineare che è possibile costruire dei flussi di lavoro che vedono SharePoint come tappa o anche meta finale del loro percorso. In questo caso, il Trigger sarà esterno alla piattaforma.

Chiariamo con un esempio.

Con Power Automate, possiamo costruire un flusso capace di avviarsi con l’arrivo di e-mail provenienti da un mittente specifico. La ricezione di queste e-mail rappresenta, quindi, il Trigger del flusso.

Una volta ricevute le e-mail dal mittente indicato, il flusso potrebbe svolgere l’Azione di salvare gli allegati eventuali nella libreria SharePoint condivisa con i colleghi del nostro team o dipartimento.

In questo modo, gli archivi aziendali possono essere configurati per aggiornarsi in tempo reale e notificare agli utenti con accesso alla raccolta l’aggiunta di un nuovo documento. Comodo, non è vero?

Pensiamo alla quantità di tempo che potremmo risparmiare se le attività manuali, spesso secondarie, fossero gestite dal nostro stesso ambiente di lavoro digitale, partendo dagli archivi nei siti di collaborazione, nella extranet o nella intranet aziendale di SharePoint Online.

L'azienda diminuirebbe le probabilità di commettere errori nella gestione di materiali e informazioni, ottenendo in cambio la concentrazione necessaria da parte dei lavoratori per affrontare le attività più strategiche del loro lavoro.

Ma prima di dipingere un quadro privo di imperfezioni, passiamo al secondo argomento basilare per capire come funziona l’integrazione tra SharePoint e Power Automate. Parliamo dei suoi limiti, insieme alle possibili soluzioni per aggirarli.

SharePoint e Power Automate: ci sono limiti per integrarli?

Power Automate consente di costruire flussi di lavoro in modalità low-code. Ciò significa che anche gli utenti con scarse conoscenze di programmazione hanno la possibilità di automatizzare le proprie attività senza dover ricorrere a soluzioni grezze o poco performanti.

Tuttavia, esistono dei limiti nelle funzionalità di qualsiasi strumento pensato per essere preciso e, al tempo stesso, accessibile a un vasto pubblico di utenti. Power Automate non fa eccezione.

Partendo da uno dei più importanti, occorre menzionare il fatto che i flussi di Power Automate hanno una scadenza di 30 giorni, con un conto alla rovescia che inizia nel momento in cui il singolo flusso si avvia per effetto del Trigger impostato.

Tale limite deve essere considerato soprattutto per l’automazione di processi come le approvazioni, le quali vengono spesso svolte da flussi relativamente lunghi e strutturati su più livelli.

Se gli utenti dovessero tardare nel rispondere alla richiesta di approvazione, è probabile che il flusso non riesca a concludersi in tempo. Il risultato sarebbe la sospensione del flusso stesso.

Purtroppo, se il creatore di un'automazione si dovesse trovare in questa situazione, sarà costretto a riavviare il flusso manualmente.

Per evitare questa scomodità, consigliamo di dividere i flussi più complessi in automazioni più brevi e concatenate tra loro.

In questo modo, ciascun flusso potrà essere focalizzato su un gruppo specifico di utenti approvatori, evitando che l'automazione nel suo complesso faccia perdere tempo, invece di aiutare a risparmiarlo.

Un’altra limitazione che vale la pena citare riguarda l’unidirezionalità.

In altre parole, è possibile legare un elemento di una piattaforma a diversi flussi di automazione, ma non il contrario. Di fatto, ogni flusso che viene configurato all’interno di Power Automate può essere connesso a un solo elemento di un’unica piattaforma. Per esempio, non è possibile legare un’automazione a liste o librerie differenti.

Il problema rimane, quindi, la quantità di tempo che si dovrebbe impiegare per costruire lo stesso flusso da zero, così da applicare la stessa automazione a molteplici archivi.

Ma anche in questo caso, abbiamo una soluzione.

Nonostante sia impossibile eliminare del tutto l’unidirezionalità delle automazioni, consigliamo di copiare o esportare i flussi personalizzati.

Per farlo, basta accedere all’interfaccia di Power Automate, selezionare il flusso di proprio interesse con il tasto destro e fare click su:

• "Export", per scaricarne il contenuto come file .zip e importarlo in altri ambienti.
• "Save as", per creare un clone del flusso all’interno di Power Automate.

A quel punto, occorre solo inserire i riferimenti alla nuova lista o libreria da associare al flusso clonato: il gioco è fatto.

Tuttavia, nel caso in cui si dovesse applicare una stessa automazione solo a un paio di raccolte in SharePoint, esiste una soluzione alternativa a quella appena vista.

Di fatto, è possibile accedere a una lista o libreria di SharePoint e selezionare la voce "Automate" in alto a destra. Così facendo, gli utenti possono manualmente una o più delle proprie automazioni ai file dell’intera raccolta.

SharePoint Workflow: 3 automazioni per le liste di SharePoint

Vediamo ora tre casi d'uso reali dell'integrazione tra SharePoint Online e Power Automate, per automatizzare rispettivamente le seguenti azioni:

• salvare le informazioni raccolte tramite un modulo di Microsoft Forms
• archiviare gli allegati ricevuti nella casella di posta di Outlook
• approvare un nuovo documento tramite Approvals

Ovviamente, questi sono solo alcuni dei possibili flussi che si possono costruire per migliorare la gestione delle informazioni nelle liste e nelle librerie di SharePoint. Tuttavia, sono davvero numerosi i clienti che ci hanno chiesto negli anni di implementare nella loro intranet aziendale le tre automazioni che a breve approfondiremo.

Abbiamo quindi pensato di partire da qui per mostrare una parte dell'enorme potenziale che offre l'automazione di SharePoint con Power Automate.

SharePoint workflow per salvare le risposte ai moduli di Forms

Forms è lo strumento di Microsoft 365 per la creazione di questionari intelligenti. Con i suoi moduli, è possibile testare le conoscenze e analizzare i feedback della community aziendale.

Tra le sue funzionalità, vale la pena sottolineare la ramificazione delle domande per personalizzare il percorso di ciascun utente e le analisi della sezione "Idee", che permettono di avere una visione originale sulle informazioni collezionate.

In questo articolo, ci soffermeremo sul modo in cui Power Automate consente di salvare automaticamente le risposte ai moduli di Forms in una lista SharePoint. Vediamo i passaggi da seguire nel dettaglio.

1. Creare la lista SharePoint che ospiterà le informazioni del modulo.

Prima di tutto, è importante configurare la lista correttamente. Per farlo, usiamo le colonne e inseriamo come titolo (o meglio, metadato) la tipologia di informazione raccolta da ciascuna delle domande presenti nel modulo di Microsoft Forms.

Per esempio, si potrebbe inserire la colonna "Ruolo" corrispondente al quesito "Qual è la tua mansione?".

2. Entrare in Power Automate e aprire il modello "Record from responses in SharePoint".

I diversi flussi preconfigurati di Power Automate sono disponibili nella sezione "Modelli", a sinistra dell’interfaccia. Per velocizzare la ricerca, è possibile utilizzare la barra in alto e filtrare per "SharePoint".

Tra i primi risultati, comparirà il modello "Record from responses in SharePoint".

3. Dare un nome al flusso e selezionare il Trigger "When a new response is submitted".

Questo Trigger, o evento scatenante, sarà in testa alla lista dei suggeriti per il modello appena selezionato. Una volta che scelto il Trigger, si accederà al flusso preconfigurato e pronto per essere personalizzato.

La prima cosa da fare è indicargli a quale modulo di Microsoft Forms si deve collegare. Occorre quindi inserire il nome del modulo sia nel Trigger sia nella prima Azione del flusso, chiamata "Get response details".

4. Configurare l’Azione "Create item".

Ora, è necessario indicare al flusso come archiviare le risposte. Ecco come procedere:

• • Indicare il sito con la lista di destinazione: se non compare tra i suggeriti, fare click su "Enter custom value" e inserire l’URL.

• • Indicare la lista dove si desidera archiviare le risposte.

• • Compilare le sezioni che si apriranno.

Queste corrispondono alle colonne della lista indicata e, se personalizzate in maniera corretta come indicato al punto 1, occorre solo abbinare ciascuna sezione al quesito corrispondente.

Per esempio, se la lista presenta la colonna "Anni in azienda", Power Automate la proporrà come sezione da abbinare alla domanda del modulo "Da quanti anni lavori nella nostra azienda?".

Non sembra, ma l'abbinamento risulterà piuttosto intuitivo.

5. Fare click su "Save".

Una volta salvato, il flusso inizierà a svolgere il suo compito. Tuttavia, se la piattaforma non dovesse salvare l’automazione entro 10 secondi circa, potrebbero esserci dei problemi.

Per capire quali errori si potrebbe aver commesso, è sempre possibile usare il tab "Flow checker" (accanto al comando "Save").

Si aprirà così una finestra nella quale Power Automate dirà esattamente quali sono i problemi che gli impediscono di attivare il flusso. Basterà correggerli e salvare ancora.

Ecco che abbiamo configurato il workflow per salvare, organizzare e analizzare su SharePoint le risposte e le informazioni ottenute dai questionari di Microsoft Forms.

Sottolineiamo, però, che questo esempio è il punto di partenza.

Qualunque automazione di Power Automate può sempre essere estesa con ulteriori funzionalità, come l’invio di una mail di ringraziamento o di una notifica su Microsoft Teams per segnalare l'arrivo di una risposta speciale. Per esempio, un punteggio a 5 stelle.

SharePoint workflow per archiviare gli allegati delle mail di Outlook

Passiamo alla seconda tipologia di flusso più diffusa in azienda, per salvare automaticamente gli allegati ricevuti nella casella di posta in Outlook. Si tratta, quindi, di un'automazione in grado di archiviare i documenti, le immagini e altri contenuti allegati alle e-mail aziendali in una lista o libreria di SharePoint Online.

Vediamo come impostare questo flusso in Power Automate.

1. Creare la lista SharePoint che ospiterà gli allegati.

Come abbiamo visto nell’esempio relativo a Microsoft Forms, occore prima di tutto configurare le colonne della lista o della libreria SharePoint di destinazione, inserendo le informazioni chiave per archiviare i documenti in arrivo nella propria casella di posta elettronica.

Per esempio, potremmo impostare colonne con valori come "Mittente", "Corpo della mail" e "Data di ricezione".

2. Entrare in Power Automate e creare il flusso automatico.

Per creare il flusso da zero, bisogna fare click su "Create", a sinistra dell’interfaccia principale. La piattaforma proporrà diverse tipologie di flusso, ma a noi interessa quella chiamata "Automated cloud flow".

Una volta selezionato il flusso, si aprirà la tela di progettazione vuota. Ora, scegliamo il Trigger: in questo caso, serve l’evento "When a new email arrives".

3. Fare click su "New step" e scegliere l’Azione "Create item".

Si aprirà così la finestra per indicare al flusso come archiviare le informazioni nella lista o libreria SharePoint di destinazione. Ecco come procedere:

• • Indicare il sito dove si trova la raccolta di destinazione: se non è mostrato tra i suggeriti, fare click su "Enter custom value" e inserire l’URL.

• • Indicare la lista dove archiviare gli allegati.

• • Compilare le sezioni che compariranno.

Queste corrispondono alle colonne della raccolta indicata e, se personalizzate in maniera corretta come indicato al punto 1, occorre solo abbinare ciascuna sezione al quesito corrispondente.

Per esempio, per la sezione "Mittente", potremmo abbinare l’elemento "From"; per la sezione "Corpo della mail", sarebbe rilevante l'elemento "Mail body", e così via.

4. Selezionare "New step" e inserire l’Azione "Apply to each".

Questa particolare categoria di Azioni raggruppa una o più Azioni da applicare a un’intera tipologia di elementi. Nel nostro caso, verrà applicata l’Azione per salvare tutti gli allegati in arrivo su Outlook. Di conseguenza, selezioniamo l’elemento "Attachments" per configurare l’Azione "Apply to each".

5. Selezionare "Add an Action" e scegliere l’Azione "Add Attachment".

Si apre così la finestra per indicare al flusso quali informazioni relative agli allegati ricevuti occorre salvare. Ecco i passaggi da seguire:

• • Indicare il sito e poi la lista di destinazione.
  • Nella sezione "ID", selezionare l’elemento "ID" del Connettore SharePoint.
  • Nella sezione "File name", scegliere l’elemento "Attachment name".
  • Nella sezione "File content", inserire l’elemento "Attachment content".
    

6. Fare click su "Save".

Ecco fatto: il flusso è pronto per svolgere il suo compito.

Tuttavia, se la piattaforma non dovesse salvare l’automazione entro 10 secondi circa, potrebbero esserci dei problemi.

Per capire quali errori si potrebbe aver commesso, è sempre possibile usare il tab "Flow checker" (accanto al comando "Save").

Si aprirà così una finestra nella quale Power Automate dirà esattamente quali sono i problemi che gli impediscono di attivare il flusso. Basterà correggerli e salvare ancora.

SharePoint workflow per approvare un nuovo documento con Approvals

Ora che abbiamo visto come salvare automaticamente i documenti in arrivo nella posta di Outlook, vediamo come creare dei flussi per l'approvazione di ogni nuovo documento inserito in una libreria di SharePoint Online.

Ciò è possibile grazie al coinvolgimento di Approvals, l’applicazione di Microsoft 365 creata per mettere in contatto gli utenti che devono approvare nuovi contenuti oppure che devono essere informati su eventuali modifiche apportate dai colleghi negli archivi condivisi.

La novità che introduce Power Automate, in questo caso, consiste nella possibilità di automatizzare l’invio di richieste di approvazione e l'aggiornamento dei documenti in SharePoint nel caso in cui le modifiche siano approvate.

Ecco i passaggi da seguire per creare l'automazione.

1. Accedere a Power Automate e creare un nuovo flusso.

Per creare un flusso da zero, cliccate su "Create", a sinistra dell’interfaccia principale. Dopodiché, scegliere la categoria "Automated cloud flow".

Esiste il modello pronto all'uso, ma qui spiegheremo come configurare l'automazione a partire dalla tela di progettazione vuota.

2. Scegliere il Trigger "When a file is created or modified (properties only)".

Configurare ora il Trigger, o evento scatenante, per indicare al flusso la libreria SharePoint a cui connettersi. Ecco i passaggi da seguire:

• • Indicare il sito che contiene la libreria di interesse.
  • Indicare la libreria di destinazione.
  • Indicare la cartella con i documenti da approvare.
    

3. Selezionare "New step" e quindi l’Azione "Start and wait for an approval".

Power Automate proporrà diverse tipologie di approvazione, da quella che dipende dalla risposta del primo utente contattato a quella che deve aspettare il feedback di un intero gruppo di persone.

Nel nostro esempio, abbiamo pensato al caso in cui sia il solo responsabile del team a dover approvare i nuovi documenti. Proseguiamo, quindi, con la categoria "Solo il primo utente a rispondere deve approvare".

4. Configurare l’Azione "Start and wait for an approval" appena inserita.

Occorre ora personalizzare la richiesta che Approvals invierà agli utenti approvatori. Ecco i passaggi da seguire:

• • Dare un titolo significativo alla richiesta (per es. "Approvazione per nuovo documento HR").
  • Indicare l’indirizzo e-mail degli utenti da contattare.
  • Inserire l’elemento "Link to item" nella sezione "Item link". In questo modo, gli utenti approvatori avranno modo di accedere al documento.
    

5. Fare click su "New step" e aggiungere un’Azione "Condizione".

Le Condizioni sono uno dei tratti più distintivi di Power Automate. Di fatto, questa tipologia di Azioni consente ai flussi di intraprendere azioni diverse a seconda che una condizione sia soddisfatta o meno.

Nel nostro caso, la Condizione deve creare una biforcazione in base alla risposta del primo utente approvatore. Se la risposta è affermativa, il flusso svolgerà le Azioni presenti nel percorso "If yes"; altrimenti, proseguirà lungo il cammino "If no".

6. Impostare l’Azione "Condizione" appena inserita.

Dato che stiamo costruendo un flusso di approvazione, la Condizione va impostata con la seguente espressione logica: Outcome is equal to "Approve".

7. Creare il percorso "If yes".

Configuriamo ora il percorso che il flusso intraprenderà se l’utente approvatore risponde positivamente alla richiesta di approvazione. Come sempre, è possibile adattare l’automazione alle proprie esigenze. Di seguito, elenchiamo dei passaggi ipotetici, ma spesso utilizzati:

• • Aggiungere l’Azione "Send an email".
    • Nella sezione "To", indicare l’indirizzo e-mail degli utenti da informare dell’approvazione positiva.
    • Scrivere l’oggetto e il corpo della mail. Consigliamo di utilizzare i contenuti dinamici di Power Automate per incorporare nel testo elementi interattivi, come il link al documento appena approvato.
      
      
  • Aggiungere l'Azione "Move file".
    • Indicare il sito con la cartella di partenza.
    • Inserire l’elemento "Identifier" (non "ID") nella sezione "File to move".
    • Indicare la cartella che contiene i documenti approvati.
      

8. Creare il percorso "If no".

Arriva il turno del percorso che il flusso intraprenderà se la richiesta di approvazione verrà rifiutata. Anche in questo caso, indichiamo dei passagi ipotetici per configurare il percorso:

• • Aggiungere l’Azione "Send an email".
    • Inserire nella sezione "To" l’indirizzo e-mail degli utenti da informare dell’approvazione fallita.
    • Scrivere oggetto e corpo del testo.
      

9. Fare click su "Save".

Il flusso è ora operativo. Tuttavia, se la piattaforma non dovesse salvare l’automazione entro 10 secondi circa, potrebbero esserci dei problemi.

Per capire quali errori si potrebbe aver commesso, è sempre possibile usare il tab "Flow checker" (accanto al comando "Save").

Si aprirà così una finestra nella quale Power Automate dirà esattamente quali sono i problemi che gli impediscono di attivare il flusso. Basterà correggerli e salvare ancora.

Che cosa sono i flussi di SharePoint?

I flussi di SharePoint sono una funzionalità avanzata di Microsoft 365 progettata per automatizzare e semplificare attività ripetitive all'interno di SharePoint. Grazie ai flussi, è possibile ottimizzare la gestione di documenti, la comunicazione e i processi aziendali, riducendo gli errori manuali e migliorando l'efficienza operativa.

Perché è vantaggioso integrare SharePoint con Power Automate?

L'integrazione di SharePoint con Power Automate permette di creare flussi di lavoro personalizzati con poco o nessun codice. Questa combinazione consente di automatizzare azioni come notifiche, archiviazione di documenti, richieste di approvazione, e altro ancora, rendendo più fluidi e controllati i processi aziendali. Inoltre, Power Automate amplia le possibilità di SharePoint, rendendo più semplice il collegamento con altri strumenti e applicazioni aziendali.

Quali sono alcuni esempi di automazioni comuni con i flussi di SharePoint?

Alcuni usi tipici dei flussi di SharePoint includono: - Salvataggio delle risposte ai moduli: i dati raccolti con Microsoft Forms possono essere automaticamente salvati nelle liste di SharePoint, permettendo una raccolta e gestione centralizzata delle informazioni. - Archiviazione degli allegati e-mail: gli allegati e-mail ricevuti su Outlook possono essere archiviati direttamente in SharePoint, migliorando l’accessibilità e la conservazione dei documenti importanti. - Approvazione dei documenti: documenti caricati su SharePoint possono essere indirizzati automaticamente per l’approvazione a responsabili o membri del team, garantendo il controllo e l’avanzamento del processo in modo trasparente.

In che modo Power Automate amplia le funzionalità di SharePoint?

Power Automate aggiunge una serie di "trigger" per SharePoint, ovvero eventi che attivano automaticamente i flussi di lavoro. Ad esempio, l'inserimento di un nuovo file in una libreria o l’aggiornamento di un documento possono innescare azioni predeterminate, come l'invio di notifiche, l'archiviazione, o il passaggio a fasi successive del workflow. Questa automazione riduce la necessità di interventi manuali e consente di configurare processi sofisticati e scalabili.

Quali vantaggi offre l’integrazione tra SharePoint e Power Automate?

L’integrazione tra SharePoint e Power Automate centralizza e ottimizza i flussi di lavoro, migliorando la collaborazione e il coordinamento tra team. I processi automatizzati aiutano a ridurre il tempo dedicato ad attività ripetitive, aumentano la precisione e liberano risorse che possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, come l’analisi strategica e l’innovazione.