Forbedre organisasjonens kommunikasjon med eksterne interessenter med ekstranett
I denne artikkelen kan du lære mer om ekstranett og deres betydning for organisasjoner.
Vi går nærmere inn på definisjonen av og forskjellene mellom intranett og ekstranett. Vi ser også på hvilke fordeler ekstranettportaler kan gi organisasjoner. Til slutt forklarer vi trinn for trinn hvordan du oppretter en gratis ekstranettportal ved hjelp av Microsoft 365-lisensene dine.
Les videre for mer informasjon.
Hva vil du finne i denne artikkelen
- Hva er en ekstranettportal, og hva brukes den til i organisasjoner?
- Hva er forskjellen mellom et intranett og et ekstranett?
- Hvorfor intranett og ekstranett bør integreres i organisasjoner
- Slik oppretter du en gratis ekstranettportal ved hjelp av Microsoft 365-lisensene dine
Extranet: en kort introduksjon
Et ekstranett er et privat nettverk der personer i organisasjonen kan koble seg til eksterne ressurser i et avgrenset digitalt arbeidsområde.
Som navnet antyder, betyr "extranet" enhver form for kontakt som er rettet mot en utvalgt gruppe brukere utenfor organisasjonen. Det kan være kunder, leverandører, distributører, selgere og forretningspartnere.
Som du kanskje har gjettet, er ekstranettets rolle svært viktig når det gjelder å muliggjøre samarbeid. Den gjør det enklere å kommunisere, dele informasjon, dokumenter og overføre til og med store datamengder mellom partnere og organisasjoner.
Siden plattformen ligger i et privat nettverk, er sikkerheten til innholdet garantert, siden det ikke er offentlig tilgjengelig.
Intranett VS ekstranett: hva er forskjellen?
Intranettet er en privat bedriftsplattform som kun er forbeholdt ansatte i organisasjonen. Det er et virtuelt sted der de ansatte kan finne det de trenger. Det inneholder dokumenter, oppdatert kommunikasjon, tjenester, opplæringsinnhold og andre avanserte verktøy som gjør det mulig å strukturere og sentralisere arbeidsflyten. Og resultatet? Sparer tid og penger. Bedriften lykkes med å styrke de interne forretningsprosessene ved å øke de ansattes produktivitet.
Alle avdelinger på intranettet kan kommunisere med hverandre og skape diskusjoner. Sammenligninger innad i selskapet oppmuntrer til vekst og øker følelsen av tilhørighet til organisasjonen man er en del av.
Den digitale arbeidsplassen gjenspeiler bedriften og gir en tydelig oversikt over resultatene.
Hvis du vil vite mer, kan du lese vår artikkel om bedriftens intranett.
Ekstranettet gjør det mulig for de ansatte å komme i kontakt med selskaper utenfor organisasjonen. Det er et arbeidsområde der man kan inngå avtaler med distributører eller forretningspartnere og automatisere repetitive prosesser. Et eksempel er håndtering av bestillinger og leveranser.
Det som appellerer mest til bedriftene, er muligheten til å modellere plattformen i henhold til deres forretningsbehov.
Grafen viser alle de mulige interaksjonene som verktøyet muliggjør med alle de eksterne kildene som bidrar til organisasjonens liv.
De mange funksjonene til et ekstranett
Et ekstranett fyller en rekke funksjoner og er spesielt nyttig når bedriften har behov for å samhandle med kunder, leverandører eller partnere.
- Kunnskapsforvaltning: Bedrifter kan lettere samhandle og samarbeide takket være felles bruk av programmer eller apper som er laget for dette formålet.
- Datasirkulasjon: Ekstranett gjør det mulig å utveksle store mengder data mellom forretningspartnere. Det dekker behovet for å utveksle dokumenter som ordresedler, følgesedler og lastelister. Bedriften kan enkelt åpne og lukke grensene avhengig av behovet for å utveksle data. Den digitale dataoverføringen muliggjør også en nøyaktig og organisert lagringsprosess.
- Informasjonsutveksling: Formidling av informasjon som er relevant for utvalgte brukere, skjer i sanntid. Oppdatert og flagget kommunikasjon kan gjøres tilgjengelig med et enkelt klikk.
- Samarbeid: Dette er et implisitt, men viktig konsept. Muligheten til å samarbeide mellom bedrifter øker og oppmuntrer til samarbeid.
- Datahåndtering og -organisering: Data kan oppdateres og gjøres tilgjengelig for interesserte brukere på svært kort tid, noe som sikrer et høyt nivå av konsistens, åpenhet og sikkerhet.
Resultatet er tidsbesparelser - som ellers ville gått tapt på grunn av e-poster og telefonsamtaler - og enklere administrasjon.
En annen fordel med systemet er at det utfører en slags kvalitetskontroll av produkter og tjenester for selskapet og korrigerer eventuelle avvik.
Extranet: fordelene for bedrifter
Ekstranettportaler gir organisasjoner betydelige fordeler ved at de forenkler repetitive forretningsprosesser og reduserer tiden og innsatsen som brukes på oppgaver som for eksempel leverandørbestillinger.
Disse portalene muliggjør sikker samhandling i sanntid, sentraliserer informasjon og fremmer B2B-samarbeid ved å holde oversikt over alle interaksjoner mellom interne og eksterne brukere.
Nedenfor forklarer vi fordelene som en ekstranettportal gir organisasjoner.
Forenkling av forretningsprosesser
En av fordelene med et ekstranett er forenklingen av hyppige og repetitive forretningsprosesser. Bedriften må kanskje legge inn bestillinger hos en bestemt leverandør med jevne mellomrom og må ty til e-post og telefonsamtaler for å gjøre dette. Men takket være ekstranettet halveres både tidsbruk og drift.
Alle bestillinger kan legges inn via ditt private nettverk i et sikkert digitalt rom. Interaksjonen foregår sikkert og i sanntid. Fakturaer lagres sammen med annen informasjon på ett sentralisert sted.
Interaksjoner i et ekstranett skjer i sanntid og på en sikker måte. For eksempel er all informasjon knyttet til:
- Den eksterne brukeren som er involvert i prosessen
- Den interne brukeren som administrerer prosessen
I tillegg til at alt er lagret i et felles virtuelt rom, kan du spore alle B2B-interaksjoner som finner sted mellom ulike selskaper.
Kundens brukeropplevelse
I B2B-forhold er det viktig å fokusere på kunde- og partnertilfredshet. Ved hjelp av slik programvare kan man dyrke relasjoner med større effektivitet og færre hindringer.
En av de viktigste fordelene med digitaliseringen er tilgjengeligheten døgnet rundt, noe som gir mulighet for perfekt synkronisering med kundene.
Agenter som selskapet samhandler med, kan når som helst stille spørsmål, laste opp data og godkjenne ideer eller prosjekter. Det bryter ned barrierer som tid og sted.
Et sikkert verktøy
Hvis ekstranettet er utformet på riktig måte, har det de nødvendige verktøyene for å garantere maksimal sikkerhet.
E-post og andre verktøy, som for det meste brukes til dokumentoverføring, gir ikke tilstrekkelig beskyttelse til å forhindre mulige brudd som kan være katastrofale.
Et mål er å løse disse problemene og sørge for at sensitiv informasjon forblir i et beskyttet miljø.
Microsoft 365-løsninger for å opprette et ekstranett
Hvis du er på utkikk etter programvare som kan garantere kvalitet og sikkerhet, vil markedslederen Microsoft 365 garantert ikke skuffe bedriftens forventninger.
Du kan starte med intranettjenesten SharePoint Online og bruke en del av den som ekstranett.
Denne tilnærmingen gjør det mulig å ha ett sentralisert system der intranett- og ekstranettprosesser kan slås sammen uten å måtte vedlikeholde og administrere separate applikasjoner.
SharePoint Online kan bruke tillatelser til å bestemme hvilken portal som er privat, og hvilken som kan åpnes for eksterne brukere etter autorisasjon.
Les mer i vår artikkel om SharePoint Online og de 7 viktigste funksjonene.
Opprett bedriftens extranet med Microsoft 365-lisensene dine
intranet.ai kan hjelpe deg med å lage en ekstranettportal for bedriften din på kort tid.
Vår løsning er fullt tilpasset for å lage en ekstern portal ved hjelp av SharePoint Online og alle samarbeidsverktøyene i Microsoft 365.
Intranett og ekstranett på ett og samme sted
Tidligere ble intranett og ekstranett alltid sett på som separate enheter og applikasjoner.
Det krevde mer spesifikke programmer å bruke dem, og det å få dem til å kommunisere og integreres krevde ekstra kostnader som knapt ble identifisert under prosjektanalysen.
I dag eksisterer imidlertid intranett og ekstranett harmonisk side om side i den store, moderne intranettprogramvaren, som er en av de største utviklingene i bransjen.
Intranettet inkluderer nå også ekstranettet som helhet i én digital pakke for å eliminere kommunikasjons- eller integrasjonsproblemer mellom ulike programvarer.
Målet er å sikre samarbeid mellom interne medarbeidere og eksterne interessenter i organisasjonen.
Der intranettet ikke kommer til, begynner ekstranettet.
Her kan du kommunisere med ansatte, leverandører, partnere og kunder på ett digitalt sted, noe som sparer tid og penger.
På ekstranettet kan alle typer digitaliserte prosesser integreres og optimaliseres. Det kan være alt fra markedsføringsprosesser til HR-prosesser. Målet er å skape en digital arbeidsplass der bedriften kan oppfylle en rekke ulike behov.
Derfor er det en stor fordel å ha både et intranett og et ekstranett hvis det implementeres riktig. Du kan håndtere både interne og eksterne problemer og finne de mest moderne måtene å løse dem på.
For å oppsummere presenterer vi nedenfor en oversikt over de viktigste fordelene med et ekstranett som vi har diskutert sammen:
| Fordeler med et ekstranett | Beskrivelse av fordelene |
| Forenkling av forretningsprosesser | Reduserer tidsbruk og handlinger som kreves for tilbakevendende forretningsaktiviteter, for eksempel bestilling fra leverandører. |
| Forbedrer kundeopplevelsen | Tilgjengelighet døgnet rundt for effektiv og smidig interaksjon med kunder og forretningspartnere for å stille spørsmål, laste opp data og godkjenne prosjekter. |
| Datasikkerhet | Tilbyr verktøy for å sikre maksimal datasikkerhet ved å beskytte sensitiv informasjon i et sikkert miljø. |
| Integrasjon med Microsoft 365 | Bruk Microsoft 365-lisenser til å opprette en ekstranettportal og skape en sentral plattform for internt og eksternt samarbeid. |
| Operasjonell effektivitet | Optimaliser digitaliserte prosesser ved å eliminere behovet for e-post og telefonsamtaler for å overføre dokumenter, noe som sparer tid og forenkler rapporteringen. |
| Bedre forretningsrelasjoner | Styrke forholdet til kunder og forretningspartnere gjennom effektiv kommunikasjon og informasjonsutveksling i sanntid. |
Extranet? Enkel og sikker innføring med intranet.ai
Hvis du er bekymret for at innføringen av ny, innovativ samarbeidsprogramvare kan føre til sikkerhetsproblemer og forvirring blant de ansatte, trenger du ikke bekymre deg.
Disse verktøyene brukes nå av hundrevis av små og mellomstore bedrifter og store virksomheter som bruker Microsoft 365 til å distribuere sikre applikasjoner på nettet.
intranet.ai er Microsoft Gold Partner og har mer enn ti års erfaring med å utvikle webapplikasjoner på dette området.
Hva er intranet.ai?
intranet.ai er et brukervennlig intranett for bedrifter, utviklet for å redusere kostnader og implementeringstid, og dermed skape et moderne digitalt arbeidsmiljø preget av samarbeid:
- startpris på 3 650 €/år for et komplett intranett
- 50+ applikasjoner, inkludert avansert søk, dokumenthåndteringssystem og FAQ-sider
- integrert med SharePoint Online og Microsoft 365
Giuseppe Marchi
Giuseppe har vært Microsoft MVP for SharePoint og Microsoft 365 siden 2010, og har grunnlagt Dev4Side og intranet.ai med mål om å hjelpe bedrifter med å få et enklere og mer effektivt arbeidsmiljø.
Han jobber som konsulent med alt som har med digitalt samarbeid, intranettportaler og Microsofts skyplattformer å gjøre.
FAQ om Extranett i bedrifter
Hva er en Extranett-portal, og hva brukes den til i bedrifter?
En Extranett-portal er et privat nettverk der personer innenfor bedriften kan kommunisere med eksterne kilder i et reservert digitalt arbeidsområde. Det muliggjør samarbeid, utveksling av data, deling av informasjon og dokumenter samt overføring av store mengder data mellom partnere og organisasjoner utenfor bedriften.
Hva er forskjellen mellom et intranett og et Extranett?
Intranettet er et privat nettverk som kun er tilgjengelig for ansatte i en bedrift og brukes internt. Et Extranett derimot muliggjør kommunikasjon og samarbeid mellom ansatte i bedriften og eksterne partnere som kunder, leverandører og forretningspartnere.
Hvorfor skal intranett og Extranett være integrert i bedrifter?
Integrasjonen av intranett og Extranett i bedrifter muliggjør problemfri kommunikasjon og samarbeid både internt og med eksterne partnere. Dette øker effektiviteten av forretningsprosesser og styrker relasjonene med kunder og partnere.
Hvordan oppretter du et gratis Extranett ved hjelp av dine Microsoft 365-lisenser?
For å opprette en gratis Extranett-portal med dine Microsoft 365-lisenser kan du bruke SharePoint Online. Opprett en nettstedssamling for eksterne partnere og konfigurer ekstern deling for å muliggjøre samarbeid med partnere. Du kan deretter gi brukere tilgang til Extranett-portalen og sikre dine data.
Hva er fordelene med Extranett-programvare i en bedrift?
Extranett-portaler tilbyr bedrifter betydelige fordeler, inkludert forenkling av forretningsprosesser, forbedring av kundeopplevelsen, datasikkerhet, integrasjon med Microsoft 365, operasjonell effektivitet og forbedring av bedriftsrelasjoner gjennom effektiv kommunikasjon og sanntidsutveksling av informasjon.
Fortsett å lese
Bedriftsintranett: hva er det og 20 ideer for å få det til å vokse
Finn ut hva et bedriftsintranett er, og hvilke muligheter det gir bedriften din.
Hva er SharePoint og de 7 viktigste funksjonene
Finn ut hva SharePoint er, og hvordan det kan hjelpe deg med å digitalisere virksomheten din.