Gestión documental en SharePoint: cómo gestionar los documentos de la empresa

En este artículo, exploramos por qué SharePoint es una excelente opción como gestor documental empresarial, destacando su capacidad para gestionar todas las fases del ciclo de vida de los documentos.

Desde la creación y colaboración hasta la catalogación y conservación, SharePoint ofrece funciones avanzadas que facilitan la organización y el acceso a los documentos. Además, enfatizamos la importancia de la colaboración en tiempo real y la integración con Microsoft 365, junto con el uso de metadatos y atributos para personalizar flujos de trabajo y garantizar la seguridad de los documentos.

Siga leyendo para descubrir todos los detalles.

¿Por qué debería utilizar SharePoint para gestionar sus documentos empresariales?

Es una buena pregunta, y también una que nos hacen con frecuencia.

Por eso hemos decidido dar una respuesta concluyente en este artículo, explorando las peculiaridades de un sistema de gestión documental, junto con los aspectos a tener en cuenta para crear uno realmente eficaz.

Eficaz, para mantener bajo control el número de documentos, archivos y contenidos que cualquier empresa tiene que producir para sobrevivir en el mercado y asegurar su crecimiento en él.

Porque la burocracia es un mal necesario; pero sólo es un mal cuando no se dispone de la herramienta adecuada para gobernarla.

Para nosotros, SharePoint de Microsoft 365 es esa herramienta.

SharePoint y el ciclo de vida de un documento digital

Para fundamentar nuestra respuesta a la pregunta inicial, primero debemos aclarar la finalidad del sistema de gestión de documentos de una empresa.

Lejos de ser un mero archivo, un sistema de gestión de documentos sirve para controlar todo el ciclo de vida de cada documento que contiene.

Concretamente, podríamos decir que la vida de un documento consta de 4 fases principales:

1. Creación.
2. Colaboración.
3. Catalogación.
4. Conservación VS Eliminación.

La creación parece un concepto claro; sin embargo, es un paso que esconde cierta complejidad, ya que no basta con abrir un archivo y llenarlo de contenido e información para obtener un documento digital útil.

Al contrario, una de las ventajas de digitalizar los archivos es precisamente la posibilidad de añadir información contextual para simplificar su gestión.

Para ello, SharePoint te permite utilizar información de contenido particular (Tipo de Contenido) para definir en cada documento:

• el propietario
• la fecha de creación y de última edición;
• el grupo de usuarios de destino
• el nivel de permiso necesario para acceder al archivo
• la versión;
• el estado actual, como "borrador", "publicado" o "aprobado".

y la lista continúa, ramificándose en varias y posibles etiquetas personalizadas.

Su función es dar una estructura lógica y coherente a los documentos, para que estén organizados por categorías desde el momento en que se crean.

Traducido: se acabaron las carpetas divididas por temas.

Además, esta información también permite indexar el contenido de un archivo, ayudando así a los usuarios a encontrar los documentos que necesitan sin perder tiempo navegando por las carpetas locales de sus PC o por las páginas que componen el sitio web de la empresa.

Habría más detalles que añadir, pero hablaremos de ello más adelante, cuando abordemos la tercera fase.

Así que pasemos a la segunda: la colaboración.

La colaboración representa una etapa más estructurada en la vida de un documento.

De hecho, incluye varias subetapas, como la coescritura, la revisión y la aprobación, que se entrecruzan entre sí y pueden depender de las acciones de un público de usuarios tan conspicuo como variado.

Por lo tanto, una buena gestión debe hacer que la comunicación y el intercambio de archivos sean fluidos, tanto entre las personas implicadas como entre las plataformas en las que deben moverse los documentos para ser compilados.

Imagínese tener que colaborar con los compañeros de su empresa. Hasta hace poco, el proceso era más o menos el siguiente:

1. Se creaba el archivo.
2. Se duplicaba, a menudo en una memoria USB personal.
3. La memoria USB se entregaba a la persona destinataria, que descargaba el contenido en su ordenador.
4. El archivo se editaba localmente.
5. Había que volver al paso 2 y continuar así hasta el final.

Todo esto es muy poco práctico, sobre todo si pensamos en cuestiones de seguridad de los datos, pero la llegada de las plataformas en la nube ha dado la vuelta al paradigma y ha permitido incorporar a este escenario una comunicación eficaz entre personas y aplicaciones. Y no sólo eso.

La revolución de la nube ha impulsado el trabajo a distancia, allanando el camino para la colaboración en tiempo real sobre archivos desde cualquier dispositivo y lugar.

Llegados a este punto, quizá se pregunte cuál es la diferencia entre una plataforma en la nube como SharePoint Online y un producto de la competencia como Google Drive o Dropbox.

Ambos liberan a las personas de las ataduras de un escritorio y de un único dispositivo en el que guardar y editar el contenido de trabajo; sin embargo, la herramienta de Microsoft tiene mejores cartas que mostrar.

Baste decir que SharePoint tiene 2 ventajas que lo diferencian de otros productos:

1. Profunda integración con la suite Microsoft 365, lo que permite co-crear y guardar archivos Excel, Word y PPT directamente desde SharePoint. Ergo, los usuarios se comunican y trabajan en documentos de forma sincronizada y sin salir nunca de su espacio de trabajo digital.
   
   
2. Los protocolos de seguridad de Microsoft se extienden por todo el entorno de trabajo, hasta los documentos individuales almacenados en SharePoint. En particular, los datos están protegidos por sistemas de encriptación y permisos multinivel, que controlan su compartición y el acceso de los usuarios en cualquier momento.
   
   

Además de estas funciones, existen otras muchas capacidades que su empresa podría aprovechar para mejorar la relación con sus documentos.

De nuevo mediante la integración con las tecnologías de Microsoft, puede vincular los flujos de trabajo de Power Automate a las colecciones de SharePoint.

Por ejemplo, podría automatizar tareas repetitivas como archivar los archivos adjuntos a sus correos electrónicos o solicitar la aprobación de nuevos archivos colocados en una biblioteca compartida.

Una última característica interesante que merece la pena mencionar es la relacionada con el "versionado" y el historial de cambios.

Con SharePoint, de hecho, puede acceder a todas las versiones de sus documentos actuales para comparar los resultados de los cambios realizados por los usuarios con acceso al archivo y ver si el trabajo avanza en la dirección correcta. Si no lo está, siempre puede decidir restaurar una versión anterior para no tener que perder tiempo editando el archivo o, peor aún, empezar de cero.

Útil, ¿verdad?

Ahora que hemos profundizado en la segunda fase del ciclo de vida de un documento (que podríamos llamar la más importante), veamos cómo se relaciona SharePoint con la tercera y la cuarta.

Ya hemos visto cómo la información contextual que ofrece SharePoint desempeña un papel crucial en la catalogación de documentos en un repositorio digital.

Repasemos brevemente los conceptos clave:

• Los usuarios pueden especificar datos contextuales (metadatos), que se utilizarán para catalogar los archivos sin utilizar carpetas.
  
  
• Los metadatos se indexan para que los usuarios puedan encontrar los documentos que necesitan utilizando directamente la barra de búsqueda de SharePoint.
  
  

Además, la información contextual se utiliza para personalizar los flujos de trabajo relacionados con las colecciones de documentos y controlar el acceso a su contenido.

En función de los metadatos introducidos para definir el tipo de documento, el usuario autor y su fecha de caducidad, Power Automate realizará diferentes tareas. Por ejemplo, si el documento pertenece a la categoría "RRHH", la solicitud de aprobación se dirigirá al responsable o responsables de RRHH en lugar de a su homólogo en Administración.

La misma lógica se aplica a un sinfín de situaciones, como el envío de una notificación personalizada a un grupo concreto de Equipos o el almacenamiento de un archivo en una biblioteca de sitio determinada.

En cuanto a la seguridad, los metadatos pueden utilizarse para conceder permisos a los usuarios para editar, revisar o simplemente ver el contenido de un archivo o de toda una biblioteca.

De este modo, los permisos concedidos a nivel de inquilino o de sitio se adaptan a las necesidades de los departamentos y equipos individuales, que pueden necesitar controlar el acceso a sus documentos de forma más granular.

Cerramos así la tercera fase para pasar a la cuarta y última, que es el archivo permanente de un documento frente a su eliminación total.

Veamos qué funciones ofrece SharePoint para gestionar ambas.

Por desgracia, no hay mucho que decir sobre cómo almacenar permanentemente sus documentos en SharePoint, aparte de añadir la pequeña nota de crear una biblioteca para albergar los archivos que han dejado de ser útiles.

A continuación, deberá prestar especial atención a la división en categorías y al espacio ocupado en el almacenamiento.

Lo primero cumple un mero requisito de orden; lo segundo, en cambio, debe evaluarse cuidadosamente, ya que SharePoint, aunque es una herramienta famosa por su escalabilidad, tiene sus limitaciones.

En concreto, dispone de un espacio total de unos 25 TB, mientras que el almacenamiento de elementos individuales corresponde a 250 GB.

Una vez superados estos límites, el sistema bloquea la carga de nuevos contenidos o empieza a dar problemas de rendimiento.

Por este motivo, el consejo es planificar un ciclo de vida que incluya el borrado de aquellos datos que, quizá por su antigüedad, ya no resulten útiles.

Ahora bien, si las razones que hemos expuesto le han convencido, o al menos intrigado, para utilizar SharePoint como plataforma para gestionar sus documentos empresariales, le resultará útil ver juntos cómo configurarlo para ese objetivo.

Cómo utilizar SharePoint como gestor documental

En el capítulo anterior vimos cómo un sistema de gestión de documentos sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos que contiene.

Desentrañando aún más este concepto, podríamos añadir que un sistema de gestión bien hecho deja las cosas claras a los usuarios:

• Qué contenidos pueden cargar en los archivos.
• Qué plantilla conviene utilizar para cada tipo de documento.
• Qué metadatos deben definirse en las colecciones.
• Dónde almacenar los archivos en cada etapa de su vida.
• Cómo controlar el acceso a los documentos y a las bibliotecas.
• Cómo compartir archivos de forma segura, tanto con usuarios de dentro como de fuera de la organización.

Centrándonos de nuevo en SharePoint, destacamos que sus funciones están diseñadas para poner en práctica todos los puntos de esta lista. Por ejemplo, permite definir y aplicar políticas de gestión de la información, útiles para controlar el acceso y la forma en que se comparten los archivos.

Pero veamos en detalle a qué aspectos debe prestar atención cuando su empresa decida adoptar SharePoint como gestor documental.

Identificar a los usuarios objetivo

En términos generales, los usuarios objetivo son aquellos que intervendrán en una o varias fases del ciclo de vida de los documentos empresariales. Pueden pertenecer o no a la organización, o desempeñar diferentes funciones dentro de ella.

Concretamente, podemos dividir a los destinatarios en las siguientes categorías:

• Quién se encarga de crear un determinado tipo de documento.
• Quién realiza los cambios.
• Quién lo aprueba.
• Quién va a consumir o utilizar el documento final.
• Quién se encarga de diseñar el sitio, incluida la navegación y los archivos que alberga.
• Quién debe definir las políticas de gestión.
• Quién mantiene los servidores donde se almacenan los datos.

Todas estas personas son las que su sistema de gestión debe satisfacer.

Para lograr este objetivo, es fundamental pensar en cómo se utilizarán los archivos, identificándolos:

• Los tipos de documentos que se crean con más frecuencia;
• la finalidad a la que están destinados
• los usuarios finales a los que van destinados (¿miembros del equipo o clientes?);
• el formato de los archivos, que puede cambiar de una fase a otra;
• los roles que se necesitan para ejecutar el ciclo, entre propietarios, colaboradores, editores y aprobadores;
• la posición que ocuparán los documentos al pasar de una fase a la siguiente.

El consejo es dibujar un mapa conciso que no sólo incluya estos elementos, sino que también destaque la relación que existe entre ellos y que afectará al uso de los repositorios.

Todo ello ayudará a comprender cómo configurar la navegación de un sitio SharePoint, así como la estructura y el número de sus bibliotecas, y las políticas que será necesario aplicar.

Configure las bibliotecas

Las bibliotecas son el centro de las actividades de SharePoint, ya que son el espacio donde se recopilan, comparten y publican los contenidos y documentos de un sitio.

Son, por tanto, nuestros repositorios.

Para configurarlas correctamente, primero debemos establecer su prioridad.

Si el centro de atención del sitio es un equipo de proyecto concreto, la función principal que deberá desempeñar será hacer que la colaboración entre los usuarios sea lo más fácil y fluida posible. En consecuencia, la colección incluirá un sistema de permisos y políticas no demasiado restringido, a menos que haya que recurrir a personas externas para que contribuyan.

Como vimos anteriormente, es posible gestionar el acceso a la información de dos maneras:

1. Asigne permisos a nivel de inquilino o de sitio.
2. Utilice metadatos para especificar los usuarios que pueden editar, o sólo ver, documentos individuales o archivos de toda una biblioteca.

Por supuesto, siempre puede combinar estas opciones para crear el sistema que mejor se adapte a las necesidades de su público objetivo.

Después, deberá tener en cuenta la posible transferencia de documentos de un repositorio a otro, especialmente cuando este último se encuentre en un sitio SharePoint diferente.

Esto podría ocurrir cuando un archivo producido internamente necesite ser revisado o aprobado por usuarios ajenos a la empresa. Como los proveedores, por ejemplo.

Por lo tanto, sería prudente planificar un espacio en el que se pueda compartir el documento sin poner en peligro su privacidad y sin perder tiempo enviándolo a plataformas ajenas al entorno de trabajo. De lo contrario, se perdería la colaboración en tiempo real, el mejor beneficio aportado por la revolución de la nube.

Para evitar estos inconvenientes, podría planificar la creación de un sitio independiente en su inquilino, donde se reunirían los miembros del equipo y los proveedores que contribuyen al proyecto.

De este modo, el documento se trasladaría sin problemas de un lugar a otro, manteniendo intactas la seguridad de sus datos y las integraciones con el entorno Microsoft circundante.

Utilizar los atributos

Por "atributos" entendemos la información que caracteriza a los elementos de una biblioteca y, sí, incluyen los datos contextuales (metadatos) de los que hablamos ampliamente en el último capítulo.

Sin embargo, los flujos de automatización incorporados, las políticas de gestión de la información y las personalizaciones del repositorio también entran dentro de los atributos de SharePoint.

Estos elementos son importantes para crear plantillas que se apliquen a toda una colección.

Si su empresa utiliza un tipo concreto de contrato con sus proveedores, por ejemplo, podría crear una plantilla con los metadatos y la automatización necesarios, quizá para su revisión y firma. Una vez lista, la plantilla se incluiría directamente en la biblioteca de SharePoint. Pero la cosa no acaba ahí.

Gracias a la integración permanente con Microsoft 365, SharePoint también compartirá la plantilla personalizada con Word.

Definir la política

Aunque las políticas pertenecen a los atributos, su importancia hace que merezcan un espacio aparte.

Definir una política significa determinar cuánto tiempo puede conservarse un documento en un archivo, pero también significa llevar un registro de los usuarios que tienen acceso al archivo y de las acciones que realizan en relación con él.

Ni que decir tiene que las políticas son, por tanto, necesarias para cumplir la normativa sobre privacidad de la información, especialmente cuando se trata de:

• Conservación de datos.
• Intercambio de información.
• Etiquetado, o el requisito de especificar las propiedades de los documentos individuales.
• Trazabilidad.

Los mecanismos de SharePoint relacionados con los tres primeros puntos están ahora claros, entre el uso de metadatos, la gestión de permisos y la eliminación de contenidos de un sitio.

A continuación, hablemos del cuarto punto, que es la necesidad de realizar un seguimiento de los documentos en los archivos corporativos. Para ello, SharePoint permite crear un identificador específico para cada archivo, que puede representarse mediante un código de barras real. Los usuarios pueden entonces obtener un código para insertarlo como imagen dentro de los documentos individuales.

Para aplicar las políticas, primero deben habilitarlas a nivel de servidor los miembros de su departamento de TI responsable. Después, los administradores del tenant o de un sitio SharePoint pueden definir, importar o exportar las políticas necesarias, en forma de atributos, a las bibliotecas.

A continuación, presentamos una tabla resumen con las principales funcionalidades de SharePoint como gestor de documentos que hemos visto hasta ahora:

 

Funcionalidades de SharePoint como gestor documental

 

Funcionalidades de SharePoint	Descripción de la funcionalidad
Creación de documentos	SharePoint permite la creación de documentos digitales con información contextual y atributos específicos para su gestión.
Colaboración en equipo	Facilita la colaboración en tiempo real en la creación, revisión y aprobación de documentos, eliminando la necesidad de compartir archivos físicos o utilizar medios externos.
Catalogación de los archivos	Utiliza metadatos para catalogar y organizar los documentos, permitiendo una búsqueda eficiente y personalizada.
Conservación y eliminación controladas	Define políticas de retención de documentos, gestionando cuánto tiempo se conservan y quién tiene acceso, cumpliendo con las regulaciones de privacidad de la información.
Integración con Microsoft 365	Permite la co-creación y edición de archivos de Excel, Word y PowerPoint directamente desde SharePoint.
Seguridad de los datos	Proporciona protocolos de seguridad que incluyen encriptación y permisos multinivel para proteger los documentos y controlar el acceso de los usuarios.
Automatización	Permite la automatización de tareas repetitivas mediante la integración con Power Automate, como archivar documentos adjuntos de correos electrónicos o solicitar aprobaciones.
Versionado	Facilita el acceso a todas las versiones de los documentos para comparar cambios y restaurar versiones anteriores si es necesario.
Identificación de Usuarios Objetivo	Permite identificar y definir roles de usuarios que participarán en las distintas fases del ciclo de vida de los documentos.
Configuración de bibliotecas	Las bibliotecas son espacios clave para organizar y compartir documentos, y SharePoint permite configurarlas según las necesidades de colaboración y seguridad de cada usuario o equipo.
Definición de políticas y trazabilidad	Establece políticas de retención, acceso y seguimiento de documentos para cumplir con regulaciones de privacidad y trazabilidad de información.

Por qué SharePoint no es (sólo) un buen gestor documental

Hemos concluido, y aunque creemos que le hemos dado algunas buenas razones para utilizar SharePoint como gestor documental de su empresa, creemos que falta algo, una parte bastante importante.

Hemos hablado de la revolución de las tecnologías en la nube, de la nueva forma de trabajar que nos acompañará en breve y de cómo utilizar las características de una plataforma como SharePoint en su beneficio para facilitar y agilizar la burocracia que gira en torno a cualquier empresa.

Pero en todo esto, creemos que no hemos hecho suficiente hincapié en el valor de la comunicación.

Ciertamente, hemos visto cómo la relación con los productos de la suite Microsoft 365 permite colaborar fácilmente, moviéndose a través de sistemas interconectados y en tiempo real. Sin embargo, disponer de repositorios de colaboración es solo el primer paso hacia un entorno de trabajo digital moderno.

Después vienen más, y luego más, hasta crear un ecosistema fluido y omnipresente, capaz de reunir los documentos, pero también las estrategias, los servicios, las convenciones, las herramientas de trabajo, las iniciativas y las personas en las que se basan la existencia y la cultura de una marca.

Este ecosistema es la intranet, y está de suerte porque SharePoint también puede ayudarle a crearlo.

Piénselo: podría dar el paso decisivo en la evolución de su empresa.

Preguntas frecuentes sobre SharePoint como gestor documental

1. ¿Por qué debería utilizar SharePoint para gestionar sus documentos?

SharePoint es una excelente opción como gestor documental empresarial debido a su capacidad para gestionar todas las fases del ciclo de vida de los documentos. Desde la creación y colaboración hasta la catalogación y conservación, SharePoint ofrece funciones avanzadas que facilitan la organización y el acceso a los documentos. Además, se integra perfectamente con Microsoft 365, permite el uso de metadatos y atributos para personalizar flujos de trabajo y garantizar la seguridad de los documentos.

2. ¿Cuáles son las fases del ciclo de vida de un documento digital en SharePoint?

El ciclo de vida de un documento digital en SharePoint consta de 4 fases principales: creación, colaboración, catalogación y conservación o eliminación. En la fase de creación, se agregan metadatos y atributos al documento. La fase de colaboración implica la coescritura, revisión y aprobación del documento. La catalogación se basa en metadatos para organizar los archivos y facilitar la búsqueda. Por último, la fase de conservación o eliminación gestiona cuánto tiempo se conserva un documento y quién tiene acceso a él.

3. ¿Cómo se utiliza SharePoint como gestor documental?

Para utilizar SharePoint como gestor documental, es importante identificar a los usuarios objetivo y sus roles en el ciclo de vida de los documentos. Luego, configure las bibliotecas de SharePoint según las necesidades de colaboración y seguridad. Utilice atributos para definir información contextual y flujos de trabajo. Establezca políticas de gestión de la información y trazabilidad. SharePoint facilita la automatización de tareas repetitivas y permite la co-creación y edición de documentos de Microsoft 365 directamente desde la plataforma.

4. ¿Cuáles son las ventajas de la integración de SharePoint con Microsoft 365?

SharePoint ofrece una profunda integración con la suite Microsoft 365, lo que permite co-crear y guardar archivos Excel, Word y PowerPoint directamente desde SharePoint. Esto permite a los usuarios comunicarse y trabajar en documentos de forma sincronizada sin salir de su espacio de trabajo digital. Además, los protocolos de seguridad de Microsoft se aplican a los documentos almacenados en SharePoint, garantizando la protección de datos con encriptación y permisos multinivel.

5. ¿Cómo se pueden automatizar tareas en SharePoint?

SharePoint permite la automatización de tareas repetitivas mediante la integración con Power Automate. Esto incluye la capacidad de archivar archivos adjuntos de correos electrónicos o solicitar aprobaciones para nuevos archivos en bibliotecas compartidas. La automatización mejora la eficiencia y reduce la carga de trabajo manual en la gestión documental.

6. ¿Por qué SharePoint no es solo un buen gestor documental?

SharePoint va más allá de ser solo un buen gestor documental. Además de gestionar documentos, SharePoint también puede ayudar a crear un ecosistema de intranet empresarial completo. Esto significa que no solo organiza documentos, sino que también integra estrategias, servicios, convenciones, herramientas de trabajo, iniciativas y personas en un entorno de trabajo digital moderno. SharePoint permite evolucionar la forma en que su empresa trabaja y colabora en todos los niveles.