Was ist eine Intranet CMS Software?

Die Abkürzung Intranet CMS bezieht sich auf das Content Management System in Intranets. Der Begriff CMS bezeichnet also genau genommen ein Content Management System, das zur Erstellung eines Unternehmensintranets eingesetzt wird.

Bevor wir fortfahren, sollten wir einen Schritt zurückgehen.

Was ist das Intranet?

Das Intranet ist eine private Unternehmenswebsite, auf der die Mitarbeiter alle Materialien finden, die sie benötigen: von Unternehmensinformationen und -nachrichten bis hin zu Verfahren und Werkzeugen für einen vorbildlichen Arbeitsprozess.

Sie können es nutzen, um Geschäftswissen zu verwalten und die Vision und die Mission des Unternehmens durch Blogs, Foren, Chats, Feedback und andere Werkzeuge für den Austausch und die Zusammenarbeit zu stärken.

Die gesamte Kommunikation kann in einem einzigen Portal nachverfolgt werden, was die Verbreitung und Übermittlung von Informationen erleichtert. Einfach ausgedrückt: Die Mitarbeiter brauchen nicht mehr tausend verschiedene Technologien, um Dokumente auszutauschen und sich auf dem Laufenden zu halten.

Um noch einmal auf das Konzept des Intranet CMS zurückzukommen: Es handelt sich um eine Webanwendung, die Werkzeuge für die Veröffentlichung von Inhalten bereitstellt, die vom Browser auf einfache Weise genutzt werden können (ohne dass technische Kenntnisse erforderlich sind).

Wenn Sie in der Lage waren, Inhalte für eine Website zu erstellen, ohne HTML-Code schreiben zu müssen, haben Sie die Funktionen des Content Management genutzt, die Ihnen die Anwendung zur Verfügung gestellt hat.

Was kann man mit Intranet CMS Systemen tun?

Lassen wir - vorerst - den technischen Aspekt beiseite (den wir am Ende des Artikels sehen werden). Lassen Sie uns stattdessen anhand einiger Anwendungsfälle konkret sehen, was Content Management Systeme tun können und wie Sie sie zur Verbesserung der internen Prozesse Ihres Unternehmens einsetzen können.

Unternehmensportal

Wenn Sie beabsichtigen, ein Intranet einzurichten, besteht Ihr Ziel darin, eine Plattform zu schaffen, die sich speziell an die Mitarbeiter richtet. Die Mitarbeiter müssen darin Nachrichten, Mitteilungen und Veranstaltungen finden, um die Vorteile des Unternehmens und die Kontakte der Personen zu finden, mit denen sie kommunizieren müssen.

Jede Person kann auf ihren privaten Bereich zugreifen und dort ihre Gehaltsabrechnungen, persönlichen Daten, Beförderungen, Auszeichnungen, Zertifizierungen, Fortbildungen usw. finden, so dass dem Unternehmen eine vollständige Datenbank zur Verfügung steht, um wichtige Personalinformationen für das Unternehmen zu überwachen.

Intranet CMS für das Onboarding von Mitarbeitern

Wir sind uns bewusst, dass die Einführung neuer Mitarbeiter in die neue Organisation ein entscheidender Moment für die Entwicklung positiver und dauerhafter Einstellungen ist. Das Intranet ist das Instrument, das dem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit gibt, das neue Arbeitsumfeld zu erkunden:

• die Werte und den Auftrag des Unternehmens kennenzulernen
• seine Kollegen kennenzulernen und sich mit ihnen auszutauschen
• sein Netzwerk aufzubauen
• die Werkzeuge zu finden, die er für seinen Arbeitsalltag benötigt.

Eine gute Plattform, die das Onboarding von Mitarbeitern optimal unterstützt, verfügt über ansprechende Inhalte wie Organigramme, Kalender, Schulungsvideos und Dokumentation.

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Nutzen Sie das Intranet für Führungskräfte

Das Intranet richtet sich nicht nur an die Mitarbeiter, sondern auch an das Management. In der Tat ist es wichtig, dass sowohl das Management als auch die Geschäftsleitung des Unternehmens in einer konsolidierten Ansicht der Daten, die den Fortschritt der Aktivitäten überwachen, zusammengeführt werden.

Da sich alles an einem Ort befindet, können die Manager die Arbeitsabläufe, einschließlich der Genehmigungen für jedes Projekt und der Auszeichnungen am Ende, im Auge behalten.

Mehrere getrennte Systeme, in denen man sich leicht verirren kann, sind nicht mehr erforderlich. Die Intranetportale für die Geschäftsleitung und das Management des Unternehmens ermöglichen den Managern einen klaren Überblick mit der Möglichkeit, bis ins kleinste Detail zu gehen.

Darüber hinaus hat intranet.ai festgestellt, dass die Einrichtung von Blogs, die von den Geschäftsführern im Intranet geführt werden, eine größere Beteiligung und ein größeres Interesse der Mitarbeiter gewährleisten kann.

Innerhalb des Portals können Manager und CEOs Anerkennungen aussprechen, Ziele zeitnah festlegen, die Mitarbeiter über die Entwicklung des Unternehmens auf dem Laufenden halten usw.

Zusammenarbeit

Ein gutes Intranet CMS besteht aus einer Reihe von sozialen Elementen, Tools und gemeinsamen Arbeitsbereichen. Das Ziel ist es, eine spannende Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Büros zu ermöglichen, auch wenn sie sich an verschiedenen globalen Standorten befinden, sowohl aus der Ferne als auch in der Gegenwart.

Die dadurch entstehende kontinuierliche Interaktion führt zu einer stärkeren Beteiligung der Mitarbeiter am Geschäftsleben, zu einer besseren Mitarbeitererfahrung und zu mehr Mitarbeiterengagement.

Die Vorteile einer funktionierenden Zusammenarbeit bringen:

• eine Senkung der Kosten
• bessere abteilungsinterne und abteilungsübergreifende Beziehungen
• Förderung von Standardarbeitspraktiken und -verfahren, durch die die Weitergabe und der Vergleich von Wissen angeregt wird
• größere Transparenz in der Organisation

Jüngste Studien zeigen, dass Unternehmen, die sich stärker auf die Zusammenarbeit konzentrieren, mit einer doppelt so hohen Wahrscheinlichkeit rentabel sind als ihre Konkurrenten und eine doppelt so hohe Wahrscheinlichkeit haben, diese zu übertreffen.

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Schaffen Sie ein Portal für die Ausbildung

Ein Intranet-CMS-Portal kann einen eigenen Bereich für die Schulung seiner Nutzer vorsehen. Videos, E-Learning-Materialien, Online-Auffrischungskurse sind auf der Plattform perfekt platziert.

Darüber hinaus kann eine gute CMS-Intranetanwendung auch eine gute Alternative zu teuren LMS (Learning Management System)-Tools sein, wenn das Hauptziel darin besteht, die für die Ausbildung im Unternehmen benötigten Ressourcen zu zentralisieren.

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Portal für Unternehmensnetzwerk und Engagement nutzen

Die Einbindung der Mitarbeiter führt zu besseren Ergebnissen im Leben des Unternehmens.

Das Intranet lebt um den Mitarbeiter herum und stellt ihm alle Mittel zur Verfügung, die er braucht, um das Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen zu verstärken.

Es sorgt nicht nur dafür, dass der Mitarbeiter durch Unternehmensnachrichten, Benachrichtigungen, Mitteilungen oder unternehmensinterne Diskussionen ständig mit dem Unternehmen in Verbindung bleibt, sondern kann auch die Größe seines Netzwerks erhöhen, indem es ihm die Kommunikation mit Kollegen erleichtert.

Jeder Mitarbeiter wird in ein klassisches Telefonbuch aufgenommen, in dem Sie persönliche Informationen wie Kontakte, Interessen, frühere Erfahrungen, technische Fähigkeiten usw. finden können.

Die Mitarbeiter des Unternehmens können ein solideres Unternehmensnetzwerk aufbauen und von einer immer flüssigeren Kommunikation profitieren, die sie in das tägliche Geschäftsleben einbezieht.

Nutzen Sie das Portal zum Sammeln von Arbeitsmaterialien

Bei einem guten Intranet-CMS können Sie - wie bereits erwähnt - die Unternehmenskommunikation und die notwendigen Dokumente für die tägliche Arbeit einfügen, wie z.B.:

• Vorlagen
• Broschüren
• Bilder oder Videos
• typische Geschäftsabläufe
• Informationen, die dem Unternehmen helfen, sich mit dem Mitarbeiter zu synchronisieren und umgekehrt.

Es ist auch möglich, für jede Abteilung alle notwendigen Materialien zu veröffentlichen, um die Unternehmensstruktur, die Mission, die Werte und die Identität zu stärken, die notwendig sind, um die Mitarbeiter einzubeziehen.

Auf der Grundlage der Aufbewahrung aller Inhalte hilft das Intranet dem Unternehmen, ein gutes Wissensmanagement zu gewährleisten, um das Geschäftswissen zu konsolidieren, das hinter jeder Tätigkeit und jedem Kommunikationsprozess steht.

Lesen Sie unseren Artikel darüber, wie man ein gutes Wissensmanagement im Unternehmen durchführt.

Darüber hinaus bietet ein Intranet-Content-Management-System Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, die zirkulierenden Inhalte zu überwachen.

Mit diesen Tools können Sie alle von den Endnutzern verwendeten Suchanfragen speichern und für jede Suchanfrage anzeigen, ob sie zu einem Ergebnis geführt hat oder nicht.

Diese Metrik ist von entscheidender Bedeutung. Selbst wenn nur ein einziger Benutzer nach Inhalten sucht und diese mit bestimmten Schlüsselwörtern nicht findet, können diejenigen, die die Intranet-Materialien verwalten, sicherstellen, dass die nächste Suche Ergebnisse liefert, indem sie die Inhalte des Intranets ändern.

Sie haben die Möglichkeit, unter allen Inhalten die nützlichsten herauszufinden und sie auf der Startseite hervorzuheben oder die Navigation zu erleichtern.

Intranet Content Management Systeme zur Verbesserung der internen Kommunikation nutzen

Das ursprüngliche Intranet wurde geschaffen, um die interne Kommunikation im Unternehmen zu optimieren.

Mit einem soliden, digitalisierten Intranetsystem werden die Prozesse des Umlauf- und Informationsmanagements gestrafft und garantieren eine gute Aufnahme im gesamten Unternehmen.

In Ihrem Intranet-Portal können Sie verschiedene Arten von Mitteilungen machen und sie leicht verwalten: zum Beispiel Nachrichten über das Unternehmen selbst, seine Ergebnisse oder seine spezifischen Initiativen.

Diese werden in der Regel als "Corporate news" bezeichnet.

Es gibt auch einen Nachrichtendienst, der in der Regel Inhalte enthält, die sich auf das tägliche Leben im Unternehmen beziehen: Schließungstage, wichtige Fristen, Änderungen bei den Kantinenplänen oder beim Transport usw.

Alle Mitarbeiter werden immer mit dem Tempo des Unternehmens synchronisiert, und die Inhalte, die verbreitet werden, werden gut platziert, ohne im großen Informationsfluss der Organisation unterzugehen.

Dies ist möglich dank Tools wie Push-Benachrichtigungen und News-Targeting, wie im Fall von intranet.ai.

Beginnen wir mit Push-Benachrichtigungen.

Wenn es viele Inhalte gibt, kann der Benutzer verwirrt werden und Gefahr laufen, Teile des Inhalts auf dem Weg zu verlieren.

Dank des Mechanismus der Push-Benachrichtigung kann dies jedoch nicht passieren. Stattdessen können Sie Unternehmensnachrichten und Servicemitteilungen über diese Benachrichtigungen direkt an den Arbeitsplatz des Mitarbeiters senden.

Was ist der Vorteil dabei?

Der Mitarbeiter muss nicht auf der digitalen Plattform nach den von ihm benötigten Inhalten suchen, mit dem Risiko, dass ihm etwas Wichtiges entgeht, sondern die Inhalte selbst erreichen ihn und sorgen dafür, dass er immer auf dem neuesten Stand des Unternehmens ist.

Was das Targeting von Nachrichten angeht: Die Zuweisung von Tags zu jeder Information bedeutet, dass sie nach Themen gekennzeichnet werden.

Man kann sich schon jetzt vorstellen, wie dieses digitalisierte Werkzeug die Verwaltung und das Auffinden von Inhalten verbessern kann. So lässt sich zum Beispiel die Kommunikation zielgerichteter gestalten, die Suche nach Ansprechpartnern wird erleichtert und es ist einfacher, sich über Informationen aus dem Unternehmen auf dem Laufenden zu halten.

Im Bereich der Unternehmens- oder Servicenachrichten können Sie die "Cloud-Tags" veröffentlichen, um zu sehen, welche Tags im Unternehmen am häufigsten verwendet werden.

Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz, wie sie von intranet.ai verwendet wird, können Sie auch die Zuweisung von Tags zu Inhalten automatisieren, um die Erstellung von Inhalten im Intranet und deren Aufnahme durch die Nutzer selbst zu erleichtern.

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Wie wählt man die richtige Intranet-Plattform?

Hier sind 12 Funktionen, die eine Intranet-Plattform haben muss.

1. Einfach zu bedienende Benutzeroberflächen: Die Benutzer müssen sich auf der Plattform einfach und intuitiv bewegen können. Eine unmittelbare Nutzung und eine reibungslose Navigation werden die Nutzer ermutigen, das Intranet zu nutzen. Die Schulung für die Nutzung dieses Instruments wird praktisch gleich Null sein.
   
   
2. Einfache Installation: Das beste Intranet-CMS sollte keine große technische Unterstützung für seine Konfiguration erfordern. Auch der Durchschnittsnutzer muss in diesem Fall in der Lage sein, es ohne allzu große Schwierigkeiten in Betrieb zu nehmen.
   
   
3. Achten Sie auf die Sicherheit: Da das Intranet eine umfangreiche Datenbank darstellt, die wertvolle Informationen für das Unternehmen an einem einzigen Punkt enthält, darf nichts davon nach außen dringen, und ihr Schutz muss gewährleistet sein. Es lohnt sich nicht, in diesem Bereich Kompromisse einzugehen. Das Intranet wurde als interne, private Plattform geschaffen und muss als solche erhalten bleiben.
   
   
4. Entscheiden Sie sich für ein Intranet mit einem intuitiven Verzeichnis: Ein gut funktionierendes und intuitiv zu bedienendes Verzeichnis enthält wichtige Informationen wie die Daten jedes Mitarbeiters, Fotos, seine Fähigkeiten, seine Aufgaben und seine Vorgesetzten. Dies erleichtert sowohl die interne Suche als auch das Knüpfen von Kontakten und das Aufrechterhalten von Kontakten mit anderen.
   
   
5. Wählen Sie ein Intranet-CMS mit einer guten, fortschrittlichen Suchmaschine. Auf diese Weise stellen Sie Ihren Mitarbeitern hochmoderne Suchwerkzeuge zur Verfügung, die es ihnen ermöglichen, die Zeit, die sie mit der Suche nach hilfreichen Informationen verbringen, zu halbieren - Zeit, die sie in schnellere und effektivere Maßnahmen investieren können. Untersuchungen können zeigen, wie viel Geld die Unternehmen pro Jahr durch die Schwierigkeiten und den daraus resultierenden Zeitverlust der Mitarbeiter bei der Suche nach funktionalen Materialien verlieren.
   
   
6. Es muss die Möglichkeit der Personalisierung bieten: Dies ermöglicht es, das Intranet an die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter anzupassen. Jede Information wird durch den Benutzer gefiltert, so dass er wertvolle Informationen sofort abrufen kann. Jeder Inhalt, der ihm angezeigt wird, ist eng mit seiner Position, Funktion und Rolle verbunden.
   
   
7. Der Omnichannel zielt darauf ab, den Zugang zum Intranet von den Geräten der Mitarbeiter aus zu ermöglichen, ohne dass diese unbedingt am Schreibtisch sitzen müssen. So können Sie sicherstellen, dass der Mitarbeiter flexibel arbeitet und seine Tätigkeiten unabhängig vom Standort erledigt. Darüber hinaus gewährleistet die ständige Verfügbarkeit des Intranets, dass er auf das digitale Spiegelbild des Unternehmens zugreifen und alle von ihm benötigten Tools finden kann.
   
   
8. Ein einfaches System für die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten anstreben: Die Mitarbeiter und diejenigen, die das Intranet verwalten, müssen die Inhalte, die sie interessieren, veröffentlichen und weitergeben können, ohne über technische Kenntnisse zu verfügen.
   
   
9. Angestrebt werden vereinfachte Arbeitsabläufe: Dadurch wird sichergestellt, dass die Inhalte umgehend genehmigt werden und die Kohärenz der Inhalte gewahrt bleibt.
   
   
10. Nutzung von Instrumenten zur Einbindung und Beteiligung: Spezielle Bereiche im Intranet für den Austausch, die Anerkennung, die Kommentare und die Bewertung der Mitarbeiter. Solche Funktionen geben den Mitarbeitern eine Stimme und sorgen so für Zufriedenheit in der Arbeitsumgebung. Infolgedessen wird sich jeder frei fühlen, sich zu äußern und die Meinung der anderen anzuhören.
    
    
11. Karriere-Tracking: Ein gutes Intranet-CMS muss über Tools verfügen, um Stellenangebote zu fördern und Vorschläge zur Erreichung der Unternehmensziele auszutauschen. Sie können auch Webinare zur Karriereförderung und beruflichen Entwicklung anbieten. Im Fall von intranet.ai können Sie mit unserer Komponente für die Stellenausschreibung auch Mitarbeiter benachrichtigen, wenn es offene Stellen gibt, um interne Rekrutierungsprozesse zu optimieren.
    
    
12. Analyse- und Überwachungsfunktionen: Die Überwachung der Leistung der Plattform ermöglicht es Ihnen, alle notwendigen Verbesserungen vorzunehmen, um Nutzer anzuziehen und ihnen das zu bieten, was sie suchen.

Die meistgenutzte Software für ein CMS-Intranet

Heute können Hunderte von Softwarelösungen verwendet werden, um ein Intranet mit den gängigsten Funktionen eines CMS zu erstellen: Sie können von kostenlosen und Open-Source-Lösungen bis hin zu kostenpflichtigen Lösungen reichen.

Bei der Auswahl eines Intranet CMS müssen jedoch weitere wichtige Überlegungen angestellt werden, die weit über die einfache Funktionalität hinausgehen.

Intranets sind kollaborative Werkzeuge, die zu 100 % in alle wichtigen Arbeitsmittel der Mitarbeiter integriert sein müssen, wie z. B. die Anwendung des Office-Pakets, die Firmenmail, Messaging- und Videoanruf-Tools usw. Nur auf diese Weise ist es möglich, eine übergreifende digitale Erfahrung zu bieten, ohne alle notwendigen Integrationen im Unternehmen zu verwalten.

Und in dieser Hinsicht ist Microsoft 365 sowohl für KMU als auch für große Unternehmen zum Standard geworden, einschließlich der Lösung Sharepoint Online, die das Ergebnis von fast 20 Jahren Entwicklung ist (die erste Version des Produkts hieß Sharepoint 2003).

Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie sehr Microsoft Sharepoint derzeit als CMS-Intranet genutzt wird, hat Microsoft selbst im April 2021 seine Nutzungsdaten der Plattform veröffentlicht:

• 200 Millionen Nutzer pro Monat verwenden Sharepoint Online
• 100 Petabytes an neuen Daten werden pro Monat in Sharepoint Online hochgeladen

Sharepoint Online

Die Vorteile der mit Sharepoint erstellten Webportale liegen in der extremen Integration aller Microsoft-Tools und den vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten, die den unterschiedlichsten Anforderungen der verschiedenen Geschäftsbereiche gerecht werden können.

Die Plattform war eines der ersten Systeme, das für die Erstellung von Unternehmens-Intranets entwickelt wurde, um Menschen miteinander zu verbinden und die gemeinsame Nutzung und Kommunikation im selben Unternehmen zu ermöglichen.

• Was die besonderen Eigenschaften von CMS für Intranets betrifft, so ist Sharepoint Online:
• ist extrem einfach zu bedienen
• hat eine einheitliche Navigation in den Websites und Unterseiten
• ermöglicht ein einfaches Corporate Branding
• ermöglicht eine schnellere Entwicklung von Geschäftsanwendungen
• es bereitet verschiedene Ressourcenbibliotheken vor, mit der Möglichkeit, verschiedene Arten von Metadaten zuzuordnen
• Vorbereitung von Inhaltstypen, die auf den Unterseiten gemeinsam genutzt und wiederverwendet werden können

Sharepoint Online wird im Software-as-Service-Modus genutzt und ist im Microsoft 365-Abonnement enthalten.

Um mehr über dieses Tool zu erfahren, lesen Sie Sharepoint und seine 7 wichtigsten Funktionen im Jahr 2024

Andere Software-Alternativen zur Erstellung eines Intranet-CMS

Wenn Microsoft 365 und Sharepoint keine Option für Ihr Unternehmen sind, finden Sie hier eine vollständige Liste aller anderen Lösungen, die wir gesammelt haben. Aber es liegt an Ihnen, nach detaillierteren Informationen zu suchen, um herauszufinden, welche für Ihren speziellen Fall am besten geeignet ist.

Vergessen Sie bei Ihrer Wahl nicht diese grundlegende Überlegung.

Das Intranet, das Sie realisieren und das zu einer wichtigen Quelle für die internen Informationen Ihres Unternehmens werden soll, muss auch von den richtigen Personen unterstützt werden, die es konfigurieren und seine Zuverlässigkeit gewährleisten können. Achten Sie daher bei der Auswahl einer Intranet-Software immer auf den Technologiepartner, der Sie bei der Implementierung angemessen unterstützen kann.

Hier ist unsere Liste:

• Drupal, WordPress, Joomla: sind kostenlose Lösungen zur Erstellung von Websites mit CMS-Funktionen. Sie könnten die richtige Lösung für eine einfache interne Website sein.
• Alfresco ist ein Enterprise Content Management, lizenziert als Community Edition und Enterprise, ist aber vom gesamten Unternehmens-Ökosystem abgekoppelt.
• Liferay ist eine All-in-One-Plattform für Webportale (Websites, eCommerce, CRM), die für den Aufbau eines Intranets angepasst werden kann. Achten Sie auf die Komplexität, die Sie hinter dieser Lösung tragen, typisch für Lösungen ein bisschen "alle tun.
• Atlassin wurde als ein Werkzeug für die Zusammenarbeit zwischen Entwicklern geboren, kann aber auch implementiert werden, um interne Basis Wissen zu schaffen.
• Dotnetnuke definiert sich als das CMS der Unternehmen und ist eine der am längsten laufenden Software der Gruppe. Geboren als CMS-Website, wird es als gültige Lösung auch für die Erstellung von Intranets vorgeschlagen.
• Umbraco ist eine der flexibelsten CMS-Lösungen für die Erstellung von Websites und internen Portalen. Beachten Sie jedoch, dass diese maximale Flexibilität technische Fähigkeiten und grundlegende HTML-Kenntnisse erfordert, um die Software für die Erstellung Ihres Intranets optimal nutzen zu können.