Extranät: hur du skapar det med Microsoft 365 och användningsfall

Vad är extranätet

Företagets extranät är en privat digital plattform som öppnar en säker kommunikationskanal mellan företaget och en utvald krets av externa användare. Det är en reserverad portal inom det digitala arbetsutrymmet där medlemmar i en organisation kan utbyta information, erbjuda tjänster och, vid behov, samarbeta i realtid om ärenden och dokument med leverantörer, distributörer, återförsäljare, affärspartners och kunder.

Extranätet har sina rötter i 1990-talet, när företag började inse potentialen med mer direkt kommunikation med externa intressenter utan att kompromissa med datasäkerheten. Extranätet är därför en naturlig utveckling av de första privata nätverken, skapade som kontrollerade utrymmen där du kan dela information bortom organisationens fysiska gränser.

Men extranätet i sig räcker inte för att digitalisera alla processer och kommunikationsflöden som är avgörande för ett företag. I stället används det ofta tillsammans med intranätet för att färdigställa det digitala arbetsutrymmet. Om extranätet möjliggör kommunikation med utvalda externa användare är intranätet det slutna nätverk som är reserverat för personalen.

Värdet med extranätet ligger främst i möjligheten för företag att ladda upp, kommentera och redigera dokument i realtid tillsammans med externa partners och samtidigt upprätthålla en hög säkerhetsnivå.

Som en följd av detta går processerna snabbare och samarbetet blir enklare: informationen flödar direkt och antalet mejl och telefonsamtal minskar.

Intranät vs Extranät: vad är skillnaden?

Extranät: säker anslutning med externa partner

Extranätet, som ett komplement till intranätet, utökar en organisations kommunikations- och samarbetsförmåga även utanför dess fysiska eller digitala gränser, så att partner, leverantörer och kunder kan få åtkomst till avsnitt med information, dokument, tjänster och initiativ som är utformade för att öka deras engagemang och förenkla hanteringen av inköps- eller försäljningsprocesser med företaget.

Allt detta sker inom ett digitalt utrymme som styrs av avancerade säkerhetsprotokoll, vilka säkerställer skyddet av företagets data. Du bör dock vara medveten om att säkerhetsnivån till stor del beror på den teknik som används. Oavsett om det gäller ett intranät eller ett extranät är det bäst att välja en lösning som erbjuder skalbarhet, flexibilitet och detaljerad åtkomstkontroll. Ett exempel? SharePoint från Microsoft 365, som vi kommer att diskutera längre fram i artikeln.

Om vi återgår till extranätets användbarhet är ett vanligt användningsområde orderhantering. Inom portalen kan leverantörer få åtkomst till funktioner för att övervaka orderstatus i realtid eller ladda ner de dokument som behövs för att slutföra en transaktion.

Alternativt kan du använda extranätet för samutvecklingsprojekt där flera företag är involverade i samarbetet.

Oavsett användningsområde är extranätet ett viktigt verktyg för att bygga värdefulla relationer mellan ett företag och dess externa intressenter, genom att förenkla kommunikations- och arbetsflödet mellan dem.

Extranät: funktioner och fördelar för företag

Nedan går vi igenom vad en extranät kan erbjuda organisationer i alla branscher och storlekar, och motiverar den investering i tid och resurser som krävs för att implementera dem i företagets digitala arbetsmiljö. Vi utforskar hur detta verktyg kan förändra relationen mellan företaget och de personer som, trots att de är involverade i dess verksamhet, inte omfattas av intranätet.

Informationsutbyte

En av extranätets styrkor är möjligheten att dela information i realtid, vilket underlättar informationsutbyte med en specifik användargrupp, vare sig det är kunder, partners eller leverantörer.

Genom denna plattform kan kommunikationen vara centraliserad, uppdaterad och framlyft på valfri sida eller sektion av webbplatsen, vilket också förenklar navigeringen. Det leder till en betydande tidsbesparing genom att minska behovet av separata kanaler, som e-post eller telefonsamtal, för att genomföra olika transaktioner.

Samarbete

Extranätet ger dig möjlighet att dela data, dokument och information i ett gemensamt utrymme där medlemmar i organisationen och affärspartners kan samarbeta på ett säkert sätt. Extranätet fungerar alltså som en bro för företag och erbjuder en kontrollerad samlingspunkt för att hantera externa kommunikations- och arbetsflöden.

Organisering av data

Tack vare extranätet kan data göras lättillgängliga för specifika användare på kort tid, utan risk för deras säkerhet. Informationen kan kontinuerligt laddas upp och kontrolleras, vilket säkerställer att alla intressenter är samordnade när som helst.

Spårbarhet av B2B-interaktioner

En av extranätets nyckelfunktioner är dess förmåga att koppla i realtid alla interaktioner mellan interna och externa användare som är involverade i affärsprocesserna. Plattformen spårar varje steg och lagrar informationen i ett utrymme som ger en överblick över pågående aktiviteter. Detta gör att företagen kan få en tydlig bild av kommunikationen och datautbytet som har ägt rum för att slutföra en transaktion eller färdigställa ett projekt med externa samarbetspartner.

Förbättring av kundupplevelsen

Extranätet säkerställer kontinuerlig åtkomst till information, dygnet runt, sju dagar i veckan. Kunder och affärspartners kan därför interagera med företaget när som helst, särskilt om portalen innehåller särskilda områden för att dela frågor och feedback (till exempel Q&A-avsnitt, enkäter eller formulär). Denna tillgänglighet är en konkurrensfördel som du inte bör underskatta, eftersom den inte bara minskar tiden för problemhantering utan också stärker relationen till dina kunder.

Exempel och användningsfall för ett företags extranät

Från denna korta översikt framgår det tydligt hur ett extranät kan bli det främsta strategiska tillgången för att förbättra samarbetet och kommunikationen med externa intressenter genom att involvera dem mer i ett företags verksamhet. Extranätet erbjuder en säker miljö för utbyte av information och resurser i realtid. Allt klart. Eller kanske inte? För att ge dig en komplett bild presenterar vi nedan några exempel på hur du kan använda ett extranät.

Projektledning

Ett av de vanligaste användningsområdena för ett extranät är hantering av projekt i samarbete med externa partner. Företagsteam kan dela dokument, projekttidslinjer, uppdateringar om hur olika aktiviteter fortskrider och andra viktiga resurser i tematiska områden och digitala arkiv, som, om de bygger på SharePoint Online, erbjuder avancerade funktioner för dokumentkatalogisering, samskrivning, visning och informationssökning.

För att ta ett konkret exempel: ett tillverkningsföretag kan använda sitt extranät för att hantera utvecklingen av en komponent som har beställts av en kund. Det interna designteamet och externa leverantörer kan få tillgång till portalen för att följa tekniska specifikationer, deadlines och projektuppdateringar. Varje fas, från prototyp till produktion, skulle spåras så att kunden kan ge direkt feedback och leverantörerna justera material eller leveranstider.

Kundsupport

Ett extranät kan centralisera supportmaterial, manualer, vanliga frågor och instruktionsvideor för kunder, som då kan få tillgång till portalen på egen hand för att snabbt hitta svar på sina frågor eller fördjupa sig i funktionerna hos en produkt. Resultatet för företagen blir tvådelat: å ena sidan kan du erbjuda självbetjäning så att kunderna får ut det mesta av sina köp, å andra sidan får kundtjänsten färre supportförfrågningar, särskilt för de mer vardagliga problemen som kan lösas med hjälp av instruktionsvideor och FAQ-sidor.

Ett typiskt exempel är ett mjukvaruföretag som erbjuder SaaS-lösningar (Software as a Service) inom B2B-sektorn. I detta fall kan kunderna använda extranätet för att konsultera dokumentation om integrationer, konfigurationer eller rekommenderade säkerhetspraxis för att använda plattformen optimalt.

Portalen kan dessutom innehålla ett ärendehanteringssystem för att rapportera buggar eller begära support om problemet inte redan behandlas i dokumentationen. När ett ärende har skapats kan kunden följa statusen för begäran, se vad utvecklingsteamet har gjort och även få automatiska aviseringar när en ny version eller patch löser det rapporterade problemet.

Tillgång till kataloger och prislistor

För företag som samarbetar med ett återförsäljarnätverk kan ett extranät vara användbart för att dela kataloger, prislistor och uppdateringar om pågående kampanjer. Återförsäljarna kan då själva konsultera information om tillgängliga produkter och i vissa fall även lägga beställningar direkt via portalen. Ett särskilt intressant användningsfall för organisationer inom branscher som fordonsindustrin, mode och detaljhandel.

Regelöverensstämmelse

Inom starkt reglerade sektorer, såsom läkemedels- och finansbranschen, måste företag ofta säkerställa att partner och samarbetspartner följer gällande regler och operativa standarder. En extranät gör det möjligt att centralisera regelefterlevnadens riktlinjer och erbjuder ett säkert utrymme där partner kan komma åt dokument och få aviseringar om ändringar och uppdateringar.

Dessutom kan extranätet inkludera rapporteringsfunktioner för att övervaka vilka partner som har visat regelefterlevnadsdokument eller slutfört specifika uppdateringsformulär. Vid inspektioner eller revisioner kan företaget enkelt visa att det uppfyller lagkraven, vilket ger insyn och kontroll över alla inblandade parter.

Kontrakthantering

Affärspartner och leverantörer kan använda extranätet för att komma åt de kontrakt som har ingåtts med företaget, se godkännandestatus och ladda upp relaterade dokument. Den centraliserade åtkomsten till denna information gör att du kan påskynda godkännandeprocesserna, vilket minskar ineffektivitet, fel och väntetider. Vid varje ny ändring kan portalen anpassas för att automatiskt skicka uppdateringsaviseringar till alla berörda parter.

Extranätlösning baserad på Microsoft 365

Microsoft 365 och särskilt SharePoint Online har alltid varit bland de bästa teknologierna för att skapa ett säkert och mångsidigt extranät. Företag som är verksamma inom olika branscher, från mode till detaljhandel, från tillverkning till tjänster, kan dra nytta av banbrytande applikationer för att optimera alla de processer där externa aktörer är inblandade.

Som vi har sett spelar extranätet en grundläggande roll i att ge reglerad åtkomst till företagsinformation och resurser för externa aktörer, samtidigt som du behåller strikt kontroll över säkerheten för den delade datan. Microsoft 365 svarar på detta behov med en molninfrastruktur som erbjuder cybersäkerhetsverktyg som kryptering, åtkomstkontroll och identitetshantering, och som bygger på ett certifierat efterlevnadssystem enligt de viktigaste internationella standarderna. Företag kan därmed välkomna ett urval av externa samarbetspartners i sitt extranät, och hantera behörigheter på ett detaljerat och skalbart sätt över tid.

Inom Microsoft 365-ekosystemet är SharePoint den nyckelkomponent som gör det möjligt att skapa och hantera moderna kommunikationswebbplatser. Bland dessa finns både intranät och extranät.

Det är viktigt att betona att SharePoints kommunikationswebbplatser är utformade för att dela meddelanden, rapporter och uppdateringar som behöver nå hela eller delar av företagets publik. Oavsett om mottagarna är interna (som med intranätet) eller externa (som med extranätet), kan innehållet i SharePoint målgruppsstyras för att endast nå specifika användargrupper, baserat på faktorer som roll, avdelning eller arbetsplats.

Dessa webbplatser erbjuder en plattform för att publicera visuellt tilltalande innehåll i linje med företagets varumärkesstil, tack vare möjligheten att anpassa varje detalj på webbplatsen och dess innehåll.

Nedan presenterar vi en kort videoguiden för att du ska få en bättre förståelse av de funktioner som SharePoint erbjuder för att skapa ett extranät och, framför allt, lära dig hur du kan använda dessa funktioner för att bygga en portal som passar just ditt företag.

Intranät vs extranät i SharePoint Online:
integration för en enda digital miljö

Tidigare betraktades intranät och extranät som separata plattformar, var och en hanterad av specifik programvara som, för att integreras, innebar extra kostnader och komplikationer som inte alltid var uppenbara under planeringsfasen.

I dag samexisterar intranät och extranät harmoniskt tack vare en enhetlig vision, inom ett enda integrerat system i Microsoft 365:s digitala arbetsmiljö.

Denna utveckling representerar ett stort framsteg för företag, som nu kan räkna med ett centraliserat ekosystem för att hantera det kommunikationsflöde som dagligen involverar både interna och externa aktörer i organisationen.

Den nya generationens intranätprogramvara inkluderar extranätets funktioner och eliminerar problemen med att interagera mellan olika program.

På samma plattform kan du digitalisera och därmed optimera processerna i alla företagets avdelningar, från marknadsföring till personalavdelningen, och skapa en flexibel och komplett digital arbetsyta som möter din organisations unika behov.

Vad är ett extranet?

Ett extranet är en privat digital plattform som gör det möjligt för företag att interagera med externa aktörer som leverantörer eller kunder på ett säkert sätt. Det ger kontrollerad åtkomst till företagsresurser för ett effektivt samarbete.

Vilka är skillnaderna mellan ett intranet och ett extranet?

Ett intranet är en intern plattform för anställda, medan ett extranet utökar åtkomsten till externa partner och möjliggör skyddade interaktioner.

Vilka fördelar erbjuder ett extranet?

Ett extranet förbättrar kommunikationen, centraliserar information och påskyndar processer, vilket optimerar det externa samarbetet.

Hur skapar du ett extranet med Microsoft 365?

Med SharePoint Online från Microsoft 365 kan du konfigurera ett säkert extranet och kontrollera åtkomster för att underlätta samarbetet.

Inom vilka branscher är ett extranet användbart?

Extranät är användbara i reglerade branscher, som finans- och läkemedelssektorn, för säker hantering av efterlevnadsdokument.