Förbättra ditt företags kommunikation med externa intressenter med hjälp av extranät
I den här artikeln får du lära dig mer om extranät och deras betydelse för företag.
Vi fördjupar oss i definitionen av och skillnaderna mellan intranät och extranät. Vi kommer också att titta på vilka fördelar extranätportaler kan ge för företag. Slutligen förklarar vi steg för steg hur du skapar en kostnadsfri extranätportal med hjälp av dina Microsoft 365-licenser.
Fortsätt läsa för mer information.
Vad hittar du i den här artikeln
- Vad är en extranätportal och vad används den till i företag
- Vad är skillnaden mellan ett intranät och ett extranät
- Varför intranät och extranät bör integreras i företag
- Så här skapar du en gratis extranätportal med hjälp av dina Microsoft 365-licenser
Extranät: en kort introduktion
Ett extranät är ett privat nätverk där personer inom företaget kan ansluta sig till externa resurser i en reserverad digital arbetsyta.
Som namnet antyder innebär "extranät" alla typer av kontakter som riktar sig till en krets av utvalda användare utanför företaget. Det kan handla om kunder, leverantörer, distributörer, säljare och affärspartners.
Som du kanske har gissat är extranätets roll oerhört viktig för att möjliggöra samarbete. Den underlättar kommunikation, delning av information, dokument och överföring av även stora datamängder mellan partners och organisationer.
Eftersom plattformen ligger i ett privat nätverk garanteras säkerheten för innehållet eftersom det inte är tillgängligt för allmänheten.
Intranät VS Extranät: vad är skillnaden?
Intranätet är en privat företagsplattform som endast är reserverad för personer inom företaget. Det är en virtuell plats där de anställda kan hitta det de behöver. Det innehåller dokument, aktuell kommunikation, tjänster, utbildningsinnehåll och andra avancerade verktyg som gör att du kan strukturera och centralisera arbetsflöden. Resultatet? Sparar tid och pengar. Företaget lyckas stärka de interna affärsprocesserna genom att öka medarbetarnas produktivitet.
Alla avdelningar inom intranätet kan kommunicera med varandra och skapa diskussioner. Jämförelser inom företaget uppmuntrar till tillväxt och ökar känslan av att tillhöra den organisation man är en del av.
Den digitala arbetsplatsen speglar företaget och ger en tydlig överblick över dess prestationer.
Läs vår artikel om företagets intranät om du vill veta mer.
På extranätet kan medarbetarna samverka med företag utanför organisationen. Det är en arbetsyta där du kan sluta avtal med distributörer eller affärspartners och automatisera repetitiva processer. Ett exempel är hantering av beställningar och leveranser.
Den aspekt som tilltalar företagen mest är just möjligheten att modellera plattformen efter sina affärsbehov.
Grafen visar alla de möjliga interaktioner som verktyget möjliggör med alla de externa källor som bidrar till organisationens liv.
De många funktionerna hos ett extranät
Det fyller en mängd funktioner och är särskilt användbart när företaget behöver interagera med kunder, leverantörer eller partners.
- Kunskapshantering: företag interagerar och samarbetar lättare tack vare den gemensamma användningen av program eller appar som skapats för detta ändamål.
- Datacirkulation: extranät möjliggör utbyte av stora mängder data mellan affärspartners. Det tillgodoser behovet av att utbyta dokument som orderblanketter, följesedlar och lastlistor. Företaget kan enkelt öppna och stänga sina gränser beroende på behovet av att utbyta data. Den digitala överföringen av data möjliggör också en korrekt och organiserad lagringsprocess.
- Informationsutbyte: Spridningen av information som är relevant för utvalda användare sker i realtid. Uppdaterad och flaggad kommunikation kan göras tillgänglig med ett klick.
- Samarbete: det är ett implicit men viktigt koncept. Möjligheten att samarbeta mellan företag ökar och uppmuntrar deras samarbete.
- Datahantering och organisation: data kan uppdateras och göras tillgängliga för intresserade användare på mycket kort tid, vilket garanterar en hög grad av konsekvens, öppenhet och säkerhet.
Resultatet är tidsbesparingar - som annars skulle gå förlorade genom e-post och telefonsamtal - och enklare hantering.
En annan fördel med systemet är att det utför en slags kvalitetskontroll av produkter och tjänster för företaget och korrigerar eventuella avvikelser.
Extranät: fördelarna för företag
Extranätportaler erbjuder betydande fördelar för företag genom att förenkla repetitiva affärsprocesser och minska den tid och ansträngning som läggs på uppgifter som leverantörsbeställningar.
Dessa portaler möjliggör säkra interaktioner i realtid, centraliserar information och främjar B2B-samarbete genom att hålla reda på alla interaktioner mellan interna och externa användare.
Nedan förklarar vi de fördelar som en extranätportal erbjuder företag.
Förenkling av affärsprocesser
En av fördelarna med ett extranät är att det förenklar frekventa och repetitiva affärsprocesser. Företaget kanske regelbundet måste lägga beställningar hos en viss leverantör och måste använda e-post och telefonsamtal för att göra det. Men tack vare extranätet halveras dessa steg både tidsmässigt och operativt.
Alla beställningar kan göras via ert privata nätverk i ett säkert digitalt utrymme. Interaktionerna sker säkert och i realtid. Fakturor lagras tillsammans med annan information på en central plats.
Interaktionerna i ett extranät sker i realtid och på ett säkert sätt. Exempelvis är all information länkad till:
- Den externa användaren som är involverad i processen
- Den interna användaren som hanterar processen
Förutom att allt lagras i ett gemensamt virtuellt utrymme kan du spåra alla B2B-interaktioner som äger rum mellan olika företag.
Kundens användarupplevelse
I B2B-relationer är det viktigt att fokusera på kund- och partnernöjdhet. Genom att använda en sådan programvara kan relationerna skötas mer effektivt och med färre hinder.
En av de viktigaste fördelarna med digitaliseringen är att den är tillgänglig dygnet runt för att möjliggöra perfekt synkronisering med kunderna.
Agenter som företaget interagerar med kan när som helst ställa frågor, ladda upp data och godkänna idéer eller projekt. Detta bryter ner barriärer som tid och plats.
Ett säkert verktyg
Om extranätet utformas på rätt sätt har det de verktyg som krävs för att garantera maximal säkerhet.
E-post och andra verktyg, som vanligtvis används för dokumentöverföring, ger inte det skydd som krävs för att förhindra eventuella intrång som skulle kunna vara katastrofala.
Ett mål är att ta itu med dessa problem och se till att känslig information förblir i en skyddad miljö.
Microsoft 365-lösningar för att skapa ett extranät
Om du letar efter programvara som kan garantera kvalitet och säkerhet, så kan marknadsledaren Microsoft 365 verkligen inte göra dig besviken på dina affärsförväntningar.
Du kan utgå från intranätstjänsten SharePoint Online och använda en del av den som extranät.
Detta tillvägagångssätt gör det möjligt att ha ett centraliserat system där intranät- och intranätprocesser kan slås samman, utan att behöva underhålla och hantera separata applikationer.
SharePoint Online kan använda behörigheter för att bestämma vilken portal som är privat och vilken som kan öppnas för externa användare, efter autentisering.
Läs mer i vår artikel på SharePoint Online och dess 7 nyckelfunktioner.
Utöka företagets extranät med dina Microsoft 365-licenser
intranet.ai kan hjälpa dig att skapa en extranätportal för ditt företag på kort tid.
Vår lösning är helt anpassad för att skapa en fjärrportal med hjälp av SharePoint Online och alla samarbetsverktyg i Microsoft 365.
Intranät och extranät på ett och samma ställe
Tidigare sågs intranät och extranät alltid som separata enheter och applikationer.
För att använda dem krävdes mer specifika program, och för att få dem att kommunicera och integreras krävdes extra kostnader som knappast identifierades under projektanalysen.
Men idag samexisterar intranät och extranät harmoniskt i denstora moderna intranätprogramvaran, en av de största utvecklingarna inom den professionella sektorn.
Intranätet inkluderar nu även extranätet som helhet i ett digitalt paket för att eliminera kommunikations- eller integrationsproblem mellan olika programvaror.
Syftet är att säkerställa samarbetet mellan interna medarbetare och externa intressenter.
Där intranätet inte kan ta vid börjar extranätet.
På så sätt kan du kommunicera med anställda, leverantörer, partners och kunder på en och samma digitala plats, vilket sparar tid och pengar.
Inom intranätet integreras och optimeras alla typer avdigitaliserade processer. Det kan handla om allt från marknadsföringsprocesser till HR-processer. Målet är att skapa en digital arbetsplats där företaget kan tillgodose en mängd olika behov.
Därför är det mycket fördelaktigt att ha både ett intranät och ett extranät, om det implementeras på rätt sätt. Du kan hantera både interna och externa problem och hitta de modernaste sätten att lösa dem.
För att sammanfatta presenterar vi nedan en sammanfattande tabell över de viktigaste fördelarna med ett extranät för företag som vi har diskuterat tillsammans:
| Fördelarna med ett extranät | Beskrivning av fördelarna |
| Förenkling av affärsprocesser | Minskning av tidsåtgång och åtgärder som krävs för återkommande affärsaktiviteter, t.ex. beställningar från leverantörer. |
| Förbättrad kundupplevelse | Tillgänglighet dygnet runt för effektiva och smidiga interaktioner med kunder och affärspartners, så att de kan ställa frågor, ladda upp data och godkänna projekt. |
| Datasäkerhet | Tillhandahåller verktyg för att säkerställa maximal datasäkerhet genom att skydda känslig information i en säker miljö. |
| Integration med Microsoft 365 | Använd Microsoft 365-licenser för att skapa en extranätportal och skapa en central plattform för internt och externt samarbete. |
| Operativ effektivitet | Optimering av digitaliserade processer genom att eliminera behovet av e-post och telefonsamtal för att överföra dokument, vilket sparar tid och förenklar rapporteringen. |
| Förbättrade affärsrelationer | Främjande av starkare relationer med kunder och affärspartners genom effektiv kommunikation och informationsutbyte i realtid. |
Extranät? Enkelt och säkert införande med intranet.ai
Om du tvivlar på att införandet av ny, innovativ programvara för samarbete kan orsaka säkerhetsproblem och förvirring hos medarbetarna, behöver du inte oroa dig.
Dessa verktyg används nu av hundratals små och medelstora företag och stora företag, som förlitar sig på Microsoft 365 för att implementera säkra applikationer som ska läggas ut på internet.
Intranet.ai är en Microsoft Gold Partner med mer än 10 års erfarenhet av att utveckla webbapplikationer inom detta område.
Vad är intranet.ai?
intranet.ai är ett färdigt intranät för företag som är utformat för att minska kostnader och implementeringstider och därmed skapa en modern digital arbetsmiljö som präglas av samarbete:
- initialt pris på 3 650 €/år för ett komplett intranät
- över 50 applikationer, inklusive avancerad sökning, dokumenthanteringssystem och FAQ-sidor
- 100% integrerat med SharePoint Online och Microsoft 365
Giuseppe Marchi
Giuseppe är Microsoft MVP för SharePoint och Microsoft 365 sedan 2010 och grundade Dev4Side och intranet.ai i syfte att hjälpa företag att få en enklare och effektivare arbetsmiljö.
Han arbetar som konsult med allt som rör digitalt samarbete, intranätportaler och Microsofts molnplattformar.
Vanliga frågor om Extranet in bedrijven
Vad är en Extranet-portal och vad används den för i företag?
En Extranet-portal är ett privat nätverk där personer inom företaget kan kommunicera med externa källor i en reserverad digital arbetsyta. Det möjliggör samarbete, utbyte av data, delning av information och dokument, samt överföring av stora mängder data mellan partners och organisationer utanför företaget.
Vad är skillnaden mellan en intranet och en Extranet?
Intranätet är ett privat nätverk som endast är tillgängligt för anställda på ett företag och används internt. Ett Extranet möjliggör däremot kommunikation och samarbete mellan företagets anställda och externa partners som kunder, leverantörer och affärspartners.
Varför bör intranät och Extranet integreras i företag?
Integrationen av intranät och Extranet i företag möjliggör sömlös kommunikation och samarbete både internt och med externa partners. Detta ökar effektiviteten i företagsprocesser och stärker relationerna med kunder och partners.
Hur skapar man en gratis Extranet med hjälp av dina Microsoft 365-licenser?
För att skapa en gratis Extranet-portal med dina Microsoft 365-licenser kan du använda SharePoint Online. Skapa en webbplatsamling för externa partners och konfigurera extern delning för att möjliggöra samarbete med partners. Du kan sedan ge användare åtkomst till Extranet-portalen och säkra dina data.
Vilka är fördelarna med Extranet-programvara i ett företag?
Extranet-portaler erbjuder företag betydande fördelar, inklusive förenkling av företagsprocesser, förbättring av kundupplevelsen, datasäkerhet, integration med Microsoft 365, operationell effektivitet och förbättring av affärsrelationer genom effektiv kommunikation och realtidsutbyte av information.
Fortsätt läsa
Företagsintranät: vad det är och 20 idéer för att förbättra det
Här är vad ett intranät för företag är och 20 idéer från våra experter för att förbättra det, optimera processer och kommunikationen mellan kollegor.
SharePoint: vad är det och 7 nyckelfunktioner
SharePoint är Microsoft 365-plattformen för dokumenthantering och skapande av företagswebbplatser. Här är dess 7 huvudsakliga funktioner.