Microsoft 365 arkiv: Hvad det er, begrænsninger og alternativer

Microsoft 365 Archive udvider lagerpladsen i Microsoft 365 og gør det muligt at arkivere SharePoint-sider. Men selvom funktionaliteten er lovende, er det stadig nødvendigt at overveje det bedste tidspunkt at tage dette nye produkt i brug på grund af dets omkostninger.

Før man køber ny plads i SharePoint Online, og før man pådrager sig omkostningerne ved at bruge Microsoft 365 Archive, er der en alternativ løsning til at frigøre plads uden ekstra omkostninger og med mere selvstændig styring af arkiver i Microsoft 365-skyen.

Find alle detaljerne i denne artikel.

Microsoft 365 Archive: en kort introduktion

Microsoft 365 Archive er løsningen designet af Microsoft til at udvide lagerpladsen, der optages af personlige og virksomhedssider baseret på SharePoint Online.

Dette nye produkt giver dig faktisk mulighed for at arkivere dataene på et SharePoint-site for at forhindre, at den tilgængelige lagerplads optages af underudnyttet indhold. Det er derefter muligt at arkivere et eller flere SharePoint-websteder på den ekstra plads, der tilbydes af Microsoft 365 Archive, til en overkommelig pris. Denne migrering involverer:

• Dokumentbiblioteker
• Filsamlinger og lister

Når et site er arkiveret, forbliver indholdet tilgængeligt for globale SharePoint-administratorer, som til enhver tid kan beslutte at genaktivere eller slette det helt.

Vigtig bemærkning: Selv når data arkiveres, bevarer de samme standarder for søgning (i øjeblikket kun for administratorer, men snart for alle aktiverede brugere), sikkerhed og overholdelse, som kendetegner delte ressourcer i SharePoint og de resterende Microsoft 365-applikationer.

Sådan fungerer Microsofts lagerplads

Microsoft-lagerplads er opdelt i to hovedkategorier:

• Postkasselagerplads, som omfatter
  • Mail, der er knyttet til din Microsoft-konto, herunder Outlook.com, Hotmail, Live og MSN.
  • Outlook.com-vedhæftede filer, mailbeskeder, kontakter og kalenderelementer.
    
    
• Lagerplads i skyen
  • Filer og medieindhold, der er gemt eller synkroniseret med OneDrive.
  • Vedhæftede filer og online mailbeskeder fra Outlook.com.
  • Filer og dokumenter, der er gemt i SharePoint og Teams (som faktisk har filopbevaring under SharePoint).

For brugere, der har købt en Microsoft 365-licens, er gebyret opdelt på følgende måde:

• Plads på SharePoint Online giver 1 TB for hver virksomhed, hvortil der skal tilføjes 10 GB for hver bruger med en licens, der inkluderer SharePoint. For eksempel vil en virksomhed, der har 100 brugere med en licens, der inkluderer SharePoint, have 1 TB + (10 GB * 100) = 2 TB samarbejdsplads.
  
  
• Microsoft 365 Business-planer
  • 50 GB til mail og 1 TB til OneDrive, pr. bruger.
    
    
• Microsoft 365 Enterprise (E3/E5) planer
  • 100 GB til mail og ubegrænset plads til OneDrive.
  • Når du overskrider den tilgængelige kvote i din SharePoint Online, forhindres du i at få adgang til næsten alle funktioner til lagring og deling af dokumenter og information.

For eksempel vil brugeren ikke længere kunne:

• Uploade, redigere eller synkronisere nye filer i OneDrive, mens eksisterende indhold vil være tilgængeligt i skrivebeskyttet tilstand.
• Gemme eller redigere dokumenter i SharePoint eller Teams.
• Sende eller modtage beskeder i Microsoft Teams.

Når der er gået 12 måneder, siden kvoten blev overskredet, kan Microsoft deaktivere brugerens OneDrive-konto og uigenkaldeligt slette alt indhold, der er til stede.

Endelig skal det bemærkes, at funktionaliteten for mail i Outlook suspenderes, selv om det kun er kvoten for cloud-lagring, der er overskredet. OneDrive-lagring er således kernen i Microsoft 365's digitale arbejdsplads og det punkt, som brugere og virksomheder skal være mest opmærksomme på.

Dette forklarer vigtigheden af Microsoft 365 Archive, den eneste løsning, som Microsoft i øjeblikket tilbyder for at undgå at overskride den tilgængelige lagerkvote i ens abonnement ved at handle på SharePoint-websteder og deres arkiver, der er direkte knyttet til den personlige OneDrive-konto og virksomhedens OneDrive-konto.

Microsoft 365 Archive: Hvad er de vigtigste fordele?

Selvom det stadig er et preview-produkt, har Microsoft 365 Archive allerede vist sig at give flere fordele i forhold til at administrere lagerplads i Microsoft 365-brugerne og især SharePoint Online.

Vi har set, hvordan det nu er muligt at reducere den plads, som SharePoint-websteder optager, ved at flytte vægten af arkiveret indhold fra Microsoft 365-lager til Microsoft 365 Archive-lager. De flyttede data opretholder også sikkerheds- og søgestandarder (selvom sidstnævnte stadig er begrænset).

Men der er andre fordele ved Microsoft 365 Archive, der skal fremhæves, herunder følgende.

1. Hurtig arkivering

Microsoft 365 Archive formår at håndtere lagring af sites i SharePoint på en ret smidig måde, uden at det går ud over performance i antal eller størrelse. Lagringshastigheden måles i minutter og adskiller sig dermed fra den hastighed, der tilbydes af løsninger som Azures BLOB.

2. Lave omkostninger

Microsoft 365 Archive giver brugerne mulighed for at frigøre plads i deres Microsoft 365-miljø og reducere den andel, der optages af SharePoint-websteder og relateret indhold, der er gemt via OneDrive. Alt dette giver brugere og virksomheder betydelige besparelser i forhold til at købe ny lagerplads direkte. Brugere med Microsoft 365-planer for virksomheder skal f.eks. købe en højere plan for at få mere lagerplads.

3. Opbevaring af metadata

For at holde privatlivets fred og organiseringen af data på et arkiveret SharePoint-site intakt handler Microsoft 365 Archive ikke på de metadata, der er tildelt hver ressource, eller endda de tilladelser, som virksomheden har givet til at få adgang til oplysningerne. Når et site er genaktiveret, kan brugerne få adgang til indhold og samarbejde med kolleger, som de gjorde før arkiveringen.

4. Decluttering

Microsoft 365 Archive adskiller automatisk aktive sites i SharePoint-tenanten fra inaktive, dvs. nyligt arkiverede sites. Faktisk er arkiverede websteder opført under den relevante overskrift "Arkiverede websteder", som globale eller SharePoint-administratorer kan nå direkte fra administrationsgrænsefladen. Det forhindrer, at brugernes navigation belastes med ressourcer i SharePoint, som kun bruges lidt, og som derfor ikke er til megen nytte for deres daglige aktiviteter. Denne adskillelse gør det selvfølgelig også lettere for administratorer at administrere siderne i lejeren.

Hvad er forskellen mellem Microsoft 365 Archive og
SharePoint Advanced Management?

SharePoint Advanced Management er et add-on, der giver nyttige funktioner til at administrere SharePoint- og OneDrive-indhold og samtidig forbedre samarbejdsoplevelsen.

Nøglefunktionerne omfatter følgende:

• Begræns adgangen til et SharePoint-site via Microsoft 365- eller Entra ID-grupper
• Få styringsrapporter for dataadgang på SharePoint-websteder
• Begræns adgangen til OneDrive-tjenesten via sikkerhedsgrupper
• Begræns adgangen til en fil, der er gemt i OneDrive
• Administrer livscyklus for SharePoint-websteder

Denne sidste funktion er grunden til, at SharePoint Advanced Management ofte forveksles med Microsoft 365 Archive, men der er stor forskel på de to produkter.

SharePoint site management med SharePoint Advanced Management er faktisk begrænset til automatisk at identificere inaktive sites og sende en notifikation til ejerne for at se, om det fundne site rent faktisk bliver brugt lidt af brugerne.

SharePoint Advanced Management giver dig derfor ikke mulighed for at handle på den hukommelse, som inaktive sites optager, i modsætning til Microsoft 365 Archive.

Microsoft 365 Archive: Hvor meget koster det?

Microsoft 365 Archive følger en pay-as-you-go-model, som er opdelt i to komponenter:

1. På dette preview-stadie regnes ekstra plads som 0,05 GB/måned. I opkrævningen tages der kun højde for den lagerplads, der overstiger lejerens kvote.
2. Aktiveringsprisen for hver af de arkiverede sider er 0,60 €/GB. Der er dog en prøveperiode, der inkluderer gratis genaktivering i 7 dage.

Fakturering håndteres specifikt gennem SharePoint Premiums Pay-As-You-Go-model, som er knyttet til Microsoft Azure-abonnementet. Microsoft 365 Archive-omkostninger kan derefter spores med Azures Cost Management-funktion.

Fordelen ved at bruge Microsoft 365 Archive ligger helt klart i prisen. Du betaler 0,05 €/GB/måned i stedet for 0,2 €/GB/måned for ekstra SharePoint Online-plads.

Men der er et alternativ, før du skal betale disse omkostninger, som giver dig mulighed for at slette det ubrugte rum i SharePoint Online (vi vil diskutere det i slutningen af artiklen).

Microsoft 365 Archive: Hvordan bruger man det?

Det er ret intuitivt at bruge Microsoft 365 Archive.

Funktionerne til arkivering og genaktivering af SharePoint-steder er tilgængelige for globale eller SharePoint-administratorer direkte fra deres administrationsgrænseflade.

Fra administrationsgrænsefladen skal man så

• Gå til punktet "Aktive websteder"
• Vælge de websteder, som man ønsker at arkivere
• Klik på kommandoen "Arkiver"

De valgte websteder vises i punktet "Arkiverede websteder", som igen er tilgængeligt fra administrationsgrænsefladen. Ved at få adgang til listen over arkiverede websteder kan administratorer til enhver tid bruge kommandoen "Reactivate" til at gøre webstederne og deres indhold tilgængelige igen.

Den plads, der optages af arkiverede SharePoint-steder, tæller ikke længere med i den kvote, der er tilgængelig for deres plan til Microsoft 365, men skal beregnes og medregnes i den kvote, der tilbydes af Microsoft 365 Archive i henhold til de kriterier, der er beskrevet i afsnittet om prissætning.

Selv om de er arkiveret, opretholder websteder, der er flyttet til Microsoft 365 Archive, standarder med hensyn til dataholdbarhed, sikkerhed gennem globale og SharePoint-tilladelser, overholdelse af det antal data, der er tilladt af EU, og for den geografiske placering af ens data.

Nedenfor finder du en oversigtstabel over alle de Microsoft 365 Archive-funktioner, vi har set indtil videre.

Begrænsningerne ved Microsoft 365 Archive

Microsoft 365 Archive preview har nogle store begrænsninger, hvoraf nogle eller alle vil blive løst inden 2024. Ud over at søge efter arkiveret indhold (nu kun tilgængeligt for administratorer) er her de største begrænsninger i arkivfunktionaliteten:

• Arkivering og genaktivering er kun muligt for komplette SharePoint-sider; derfor er de ikke tilgængelige på et granulært niveau for at styre den plads, der er optaget af individuelle filer eller biblioteker.
• Et hub-site kan ikke arkiveres. Det skal først afregistreres som sådan.
• Det er ikke muligt at se dato og forfatter for arkivering af et site.
• Det er ikke tilladt at arkivere et registreret site i Microsoft 365-backup.
• Omdøbning af lejere understøttes ikke på arkiverede sites. Det er derfor nødvendigt at genaktivere dem.
• Det er ikke muligt at uddelegere arkiveringen af disse data til brugere, der ikke har rollen som SharePoint-administrator eller global administrator.

Desuden kan lejere med mere end 50.000 websteder have problemer med at opregne webstederne i elementet "Arkiverede websteder" i administrationsgrænsefladen. I modsætning hertil har multi-geo-lejere ikke mulighed for at flytte arkiverede websteder.

Med hensyn til SharePoint-steder, der er forbundet med Microsoft Teams, skal der skelnes.

Websteder, der er forbundet til en privat kanal, kan ikke migreres til Microsoft 365 Archive, mens arkivering er mulig for SharePoint-websteder, der er forbundet til en standard Teams-kanal.

Når et site, der er forbundet til en Teams-kanal, arkiveres, vil ressourcer som f.eks:

• Teams-kanalen, der er forbundet med det arkiverede site
• Postkassen i Exchange
• Indholdet i fanen Planner

Men pas på: Arkivering af et SharePoint-site blokerer automatisk adgangen til delte filer i den tilknyttede Teams-kanal for alle brugere.

Derfor anbefaler Microsoft selv at arkivere Teams-kanalen sammen med det tilknyttede SharePoint-site, så brugeroplevelsen på den digitale arbejdsplads ikke kompromitteres.

En sidste overvejelse drejer sig om synkronisering.

Hvis et SharePoint-site arkiveres, mens synkronisering med en enhed (f.eks. en computer eller en mobil enhed) er aktiv, vil den klientsoftware, der bruges til synkronisering, rapportere fejl, når arkiveringsprocessen er afsluttet.

Synkroniseringsklienten giver brugeren besked om, at synkroniseringen er blokeret, og at der derfor kan være uoverensstemmelser mellem dataene på enheden og dataene på SharePoint-siden.

Microsoft 365 arkiv: Er der et alternativ?

Microsoft 365 Archive tilbyder vigtige fordele, men også store begrænsninger. Omkostningerne ved at holde SharePoint-websteder arkiveret er stadig betydelige, og lad os ikke glemme, at vigtige samarbejds- og indholdsstyringsfunktioner går tabt i migreringen til Microsoft 365 Archive.

Desuden er arkivering begrænset til SharePoint-sider og giver dermed ikke plads til den plads, som Microsoft 365's vigtigste cloud-platform, OneDrive, optager.

Blandt alternativerne på markedet er der en billigere og mere omfattende løsning. Det er den konsulenttjeneste, som intranet.ai tilbyder, så man kan lære at administrere lagerplads i SharePoint, Teams og OneDrive på egen hånd og dermed spare på indkøb af ny lagerplads og eksterne produkter som Microsoft 365 Archive.

intranet.ai: den bedste løsning til
at administrere plads i Microsoft-skyen

Vores eksperter kan give virksomheder de værktøjer og den viden, de har brug for til at reducere den plads, de optager i SharePoint og OneDrive, og dermed spare på indkøb af ny lagerplads og omkostningerne ved at bruge produkter som Microsofts nye Archive.

Med et par dages rådgivning kan vi uddanne brugerne i, hvordan de kan holde arkiverne rene i virksomhedsskyen og handle ud fra deres administration snarere end deres placering (så det er ikke en simpel migrering fra et arkiv til et andet).

Det bliver således muligt at:

• Forbedre administrationen af lagerplads i Microsoft 365 på egen hånd.
• Opretholde samarbejdsfunktioner, som går tabt med Microsoft 365 Archive.

Processen er enkel.

Vi starter med hurtigt at scanne alle arkiver i Microsoft Teams, SharePoint og OneDrive og analyserer de versioner af filerne, der er til stede.

Vi beregner den lagerplads, som de enkelte filversioner optager, for at rapportere tilbage til virksomheden, hvor meget plads den kan frigøre ved at slette indholdet, afhængigt af nytteværdien.

For nøjagtigt at identificere mindre nyttige versioner kan vi implementere regler for brugerdefinerede analyser, der fokuserer på specifikke SharePoint-websteder, filer med versioner, der er ældre end en bestemt dato, eller filer af bestemte typer.

Andre fordele ved vores konsulenttjeneste omfatter følgende:

1. Implementering af et planlagt verifikationsflow for at bestemme, hvor ofte der skal analyseres arkiver i Microsoft 365 og dermed sikre konstant overvågning af den tilgængelige kvote.
2. Indsigt i storage management og rådgivning om, hvordan man opbevarer filer korrekt i skyen.

Det skal bemærkes, at vores eksperter også tilbyder support til håndtering af lagerplads i OneDrive. Brugerne lærer derefter, hvordan de administrerer OneDrive-lagring på personligt og virksomhedsniveau. Uafhængigt, så de ikke er afhængige af IT-afdelingen.

Hvad er Microsoft 365 Archive?

Microsoft 365 Archive er en løsning udviklet af Microsoft til at udvide lagerpladsen i SharePoint Online, hvilket giver dig mulighed for at arkivere SharePoint-sider for at reducere pladsen, der optages af sjældent brugt indhold. Det er især nyttigt for virksomheder til effektivt at håndtere lagerkapacitet uden at overskride tilgængelige kvoter, samtidig med at de opretholder høje standarder for sikkerhed og overholdelse.

Hvad er de vigtigste fordele ved Microsoft 365 Archive?

De vigtigste fordele ved Microsoft 365 Archive inkluderer reduktion af plads optaget af SharePoint-sider, hurtig arkivering, bevarelse af metadata, adskillelse af aktive og arkiverede sider og den lave omkostning ved tjenesten. Disse fordele hjælper organisationer med bedre at håndtere lagringsressourcer uden at kompromittere adgangen til og brugen af arkiverede data.

Hvad er begrænsningerne ved preview-funktionerne i Microsoft 365 Archive?

De nuværende begrænsninger ved Microsoft 365 Archive inkluderer manglende evne til at håndtere plads på et detaljeret niveau, umuligheden af at arkivere hubsider uden først at afregistrere dem og begrænsninger på datavisualisering og omdøbning af lejere i arkiverede sider. Andre begrænsninger vedrører håndteringen af SharePoint-sider forbundet med Microsoft Teams og potentielle problemer i meget store eller multi-geo lejere.

Hvordan fungerer Microsoft 365 Archive?

For at bruge Microsoft 365 Archive får administratorer adgang til SharePoint administrationsgrænsefladen, vælger de sider, der skal arkiveres, og bruger kommandoen 'Arkiver'. Arkiverede sider administreres derefter gennem sektionen 'Arkiverede Sider', hvor indhold kan reaktiveres når som helst, samtidig med at sikkerheds- og overholdelsesfunktionaliteter opretholdes.

Hvilke konsulenttjenester tilbyder intranet.ai?

intranet.ai tilbyder konsulenttjenester til at hjælpe virksomheder med at håndtere lagerplads i Microsoft 365, SharePoint og OneDrive. Tjenesterne inkluderer scanning af arkiver for at identificere mindre nyttigt indhold, implementering af brugerdefinerede regler til analyse og træning af brugere til at holde arkiver rene uden at skulle stole på IT-afdelingen. Denne tilgang sparer lageromkostninger og opretholder samarbejdsfunktionaliteter.

Hvad er fordelene ved intranet.ai's konsulenttjenester?

Fordelene ved intranet.ai's konsulenttjenester inkluderer bedre håndtering af lagerplads, bevarelse af samarbejdsfunktionaliteter, evnen til at analysere arkiver i Microsoft 365 for at eliminere unødvendigt indhold og implementeringen af planlagte verifikationsarbejdsgange for konstant at overvåge tilgængelig plads. Dette gør det muligt for virksomheder effektivt at håndtere ressourcer uden at pådrage sig yderligere omkostninger.

Hvordan kan jeg drage fordel af intranet.ai's konsulenttjenester?

Virksomheder kan kontakte intranet.ai's eksperter for en hurtig scanning af arkiver i Microsoft Teams, SharePoint og OneDrive. Vores eksperter analyserer versionerne af de tilstedeværende filer, beregner den optagede hukommelse og giver indsigt i, hvordan man korrekt håndterer lagerplads for at spare på køb af ny hukommelse eller produkter som MS 365 Archive.