OneDrive: Sådan fungerer Microsofts cloud storage

Hvad er OneDrive? Det er det primære lagringssystem i Microsoft 365 til at bringe virksomhedens dokumenter til skyen, så du altid har dine personlige dokumenter og delt indhold fra kolleger inden for rækkevidde, med adgang til filer når som helst og fra enhver enhed.

Perfekt integreret med SharePoint Online, Microsoft 365-platformen til at oprette moderne virksomhedswebsteder (som intranet, extranet og teamwebsteder), har OneDrive til formål at forenkle dokumenthåndtering og internt samarbejde, men hjælper også med at gøre deling med personer uden for organisationen mere sikker, så du kan involvere dem i virksomhedsprojekter uden at gå på kompromis med databeskyttelsen.

I denne artikel ser vi nærmere på, hvad Microsoft OneDrive er, og hvilke funktioner du skal kende for at bruge det effektivt.

Hvad er Microsoft 365 OneDrive

Uanset hvor du er, kan du dele ressourcer med dine arbejdsteams: det er princippet bag Microsoft 365 OneDrive, cloud-lagringstjenesten designet til at sikre løbende og sikker adgang til de vigtigste dokumenter for både enkeltpersoner og virksomheder. Med OneDrive kan du ikke blot gemme dine filer i Microsofts sky, beskyttet af sikkerhedsstandarder i topklasse, men også få adgang til og redigere indhold (uanset om du samarbejder med kolleger eller ej) i realtid, fra ethvert sted og enhver enhed.

Før vi dykker ned i funktionerne i denne sofistikerede platform til lagring af virksomhedsinformation, skal vi besvare et hyppigt stillet spørgsmål: hvad er et cloud-arkiv?

Kort sagt er det et digitalt lagringsrum, der giver dig mulighed for at gemme filer, indhold og dokumenter på nettet, så de er tilgængelige uden at være afhængige af en enkelt fysisk enhed. Takket være skyen er data tilgængelige overalt og til enhver tid, hvilket i høj grad forenkler den daglige arbejdsgang i en virksomhed.

OneDrives primære mål er derfor at gøre fildeling og -adgang lettere ved automatisk at synkronisere dem på tværs af alle enheder med de rette apps. Gennem denne synkronisering kan du begynde at udarbejde et dokument på din kontor-pc, fortsætte fra din tablet eller smartphone på farten og afslutte arbejdet hjemme på din virksomheds-pc, uden nogensinde at miste ændringer og uden at gå på kompromis med dit indholds privatliv.

Desuden er OneDrive naturligt integreret med alle Microsoft 365-applikationer, herunder Teams og SharePoint Online. Ethvert dokument, der deles i en Microsoft Teams-chat eller på et SharePoint-websted, gemmes automatisk i OneDrive, hvilket gør det muligt for brugerne at se, kommentere og redigere de filer, de har adgang til, uden at skulle udveksle vedhæftede filer via e-mail.

Hvad angår adgang, tilbyder OneDrive også detaljeret kontrol over rettigheder, så du kan definere, hvem der kan se eller redigere delt indhold. Denne sikkerhedstilpasning understøttes af nogle centrale Microsoft-funktioner, såsom datakryptering og versionsstyring. Sidstnævnte gør det især muligt at sammenligne eksisterende versioner af en bestemt fil og gendanne en tidligere version efter en ændring.

OneDrives funktion til offline-synkronisering gør det også muligt at få adgang til filer uden internetforbindelse, selvom ændringer kun gemmes lokalt. Når forbindelsen er genoprettet, opdateres dokumenterne dog automatisk ved at tilpasse alle ændringer til skyen, hvilket sikrer, at alle teammedlemmer kan få adgang til den nyeste tilgængelige version.

Hvad er styrkerne ved OneDrive

Designet til at imødekomme behovene i moderne arbejdsmiljøer ligger OneDrives primære styrker i dets avancerede synkronisering og kompatibilitet på tværs af platforme. Microsoft 365-lagringssystemet giver brugerne mulighed for at oprette filer på en pc og nemt opdatere dem på en tablet eller smartphone (Android, iOS, Windows Phone og endda Xbox) med sikkerhed for, at hver ændring automatisk gemmes i skyen.

Denne fleksibilitet giver adgang til den samme fil fra enhver enhed uden behov for at dele den via e-mail eller USB-stick. I stedet kan autoriserede brugere se hver ændring, der foretages i realtid, uanset hvor de er, og fra enhver enhed.

En anden fordel ved OneDrive er muligheden for at oprette og redigere Word-, Excel-, PowerPoint- og OneNote-dokumenter ved hjælp af onlineversionerne af disse applikationer, tilgængelige via browser. Alt, du behøver, er en internetforbindelse for at gøre dette; filerne kan dog senere også tilgås og redigeres offline, hvis de tidligere er synkroniseret til computerens skrivebord.

Hvad angår datasikkerhed, bruger OneDrive kryptering både under overførsel og i hvile. Brugere kan også overvåge aktivitet på delte filer og se, hvem der har fået adgang til dem, hvilke ændringer der er foretaget, og hvornår. Denne funktion er især nyttig, når man samarbejder med kolleger eller personer uden for organisationen.

OneDrive integrerer problemfrit med andre Microsoft 365-applikationer, såsom Teams og SharePoint Online, hvilket giver dig mulighed for at administrere virksomhedens dokumenter uden at skifte mellem platforme. For eksempel gemmes filer, der deles i Teams-chats, automatisk i OneDrive, hvilket centraliserer indhold og forbedrer synligheden af det i hele Microsoft 365-miljøet.

Den mobile version er også nyttig til dokumenthåndtering: med blot et tryk kan du scanne papirdokumenter direkte fra din smartphone og gemme dem i Microsofts sky som PDF-filer. Resultatet? Lettere digitalisering af virksomhedens arkiver, hvilket gør dem mere sikre og samarbejdsvenlige på samme tid.

Hvad er forskellen mellem Google Drive og OneDrive

OneDrive og Google Drive er to af de mest populære cloud-lagringstjenester, begge designet til at gøre det lettere at gemme, dele og samarbejde om filer. De anvender dog forskellige tilgange og tilbyder unikke funktioner, der gør dem til ret forskellige løsninger på trods af deres lignende formål.

Valget mellem disse to værktøjer afhænger af brugernes og virksomhedernes specifikke behov, det økosystem deres digitale arbejdsplads er baseret på, og de funktioner de ikke ønsker at give afkald på. Lad os se nærmere på detaljerne.

OneDrive er løsningen udviklet af Microsoft til Microsoft 365-pakken for at give virksomheder et centraliseret miljø, hvor de kan oprette, gemme, dele og samarbejde om Word-, Excel- og PowerPoint-filer. For brugere, der primært arbejder med Microsoft 365-applikationer, tilbyder OneDrive en smidig overgang til Microsoft-skyen: dokumenter kan oprettes, gemmes og redigeres direkte i skyen, mens alle opdateringer og adgangsdata bevares i versionshistorikken. Desuden bliver tjenesten, med OneDrive integreret i Windows, praktisk talt usynlig: blot ved at gemme en fil sikres automatisk synkronisering med Microsofts sky, tilgængelig fra enhver enhed.

Moderselskabet har også investeret kraftigt i sikkerhed og tilbyder funktioner som tofaktorgodkendelse, datakryptering og Personal Vault til beskyttelse af de mest følsomme filer.

Google Drive er derimod en integreret del af Google-økosystemet og integrerer med Google Workspace-pakken, som omfatter Google Docs, Sheets og Slides. For brugere, der regelmæssigt bruger Google-produkter som Gmail og Google Kalender, er Drive den bedste lagringsløsning.

Muligheder for samarbejde i realtid er også en af de vigtigste fordele ved Google Drive og en af grundene til, at mange virksomheder stadig bruger Google Docs til at administrere deres dokumenter. Den lethed, hvormed filer kan deles med andre, så de kan se, kommentere eller redigere indhold uden yderligere licenser, er en yderligere fordel for virksomheder, der involverer mange eksterne samarbejdspartnere i deres projekter.

Så OneDrive tilbyder stærkere integration med Windows-operativsystemet og Microsoft-apps, mens Google Drive udmærker sig ved web- og mobilintegrationer.

Desuden, mens OneDrive giver mulighed for selektiv synkronisering af filer og mapper, hvilket giver større kontrol over lokalt gemt indhold, udmærker Google Drive sig ved at understøtte et bredt udvalg af formater uden behov for tredjepartsapps. Med hensyn til sikkerhed kan OneDrive dog være en mere omfattende løsning.

Forskelle mellem Microsoft OneDrive og Google Drive

Sådan fungerer Microsoft 365 OneDrive

OneDrive er cloud-lagringstjenesten i Microsoft 365, der giver dig mulighed for at gemme, synkronisere og få adgang til filer fra enhver enhed. For at bruge OneDrive skal du have en Microsoft-konto, f.eks. Outlook.com til personlig brug eller en Microsoft 365-erhvervskonto.

Hvis du bruger Windows 10 eller nyere, er OneDrive forudinstalleret og klar til brug. For at få adgang til det skal du blot klikke på sky-ikonet (hvidt for personlige konti eller blåt for erhvervskonti) i proceslinjen ved siden af dato og klokkeslæt, eller skrive “OneDrive” i Windows-søgefeltet. Når appen er åbnet, skal du indtaste dine Microsoft-kontooplysninger (e-mail og adgangskode).

Når du er logget ind, bliver alle filer, du gemmer i OneDrive-mappen på din computer, automatisk synkroniseret med skyen, så du kan få adgang til dem både offline og online. Du kan vælge, hvilke filer eller mapper der skal være tilgængelige offline, ved at aktivere indstillingen “Tilgængelig offline” for de pågældende filer.

Alle dokumenter, fotos og mediefiler, der er gemt i OneDrive, er tilgængelige fra enhver enhed, der er forbundet til samme konto, som tablets, smartphones eller andre computere.

OneDrive for Business

OneDrive for Business er versionen af OneDrive til professionel brug, designet til at sikre sikker fillagring, samarbejde og deling i virksomhedens Microsoft 365-miljø. Tæt integreret med SharePoint Online og Microsoft Teams gør OneDrive for Business det muligt for medlemmer af en organisation at få adgang til og arbejde sammen om dokumenter, uanset hvor de er, og i realtid, hvilket letter asynkront og eksternt arbejde.

Hver Microsoft 365-bruger får 1 TB personlig lagerplads (kan udvides til ubegrænset plads for Enterprise-licenser), hvor de kan gemme private virksomhedsfiler eller dele dem med deres team. Takket være SharePoint kan hver fil også deles med specifikke rettighedsindstillinger for at beskytte data.

OneDrive for Business udmærker sig også ved sin synkronisering på tværs af enheder, hvilket sikrer adgang til opdaterede dokumenter og filer på tværs af stationære computere, bærbare computere, tablets og mobile enheder. Denne tovejssynkronisering giver dig mulighed for at arbejde offline og automatisk uploade ændringer til skyen, så snart du genopretter forbindelsen til internettet.

OneDrive-mobilappen

OneDrive er også tilgængelig som mobilapp (til Android og iOS), som giver brugerne adgang til alle filer, der er gemt i Microsoft 365-skyen. Konkret kan brugere:

• oprette nye mapper
• uploade dokumenter til lagerplads
• redigere filer fra smartphones eller tablets
• se ændringer foretaget af kolleger i realtid

For OneDrive for Business-brugere indeholder appen også værktøjer til sikker deling af filer med kolleger og samarbejdspartnere, med mulighed for at angive læse- eller redigeringsrettigheder.

Derudover kan brugere med notifikationer holde sig opdateret om ændringer i delte filer og få adgang til den seneste aktivitet på dokumenter.

De 7 vigtigste funktioner i OneDrive

Som vi har set, er OneDrive en ekstremt nyttig tjeneste for både enkeltpersoner og alle, der er involveret i en virksomheds aktiviteter. Microsoft OneDrive skiller sig ud fra produkter som Google Drive og SharePoint selv (læs mere i vores artikel “OneDrive vs SharePoint”) og er en af de bedste løsninger til at bringe dine data, dokumenter og indhold til skyen.

Nedenfor har vi listet de funktioner, du skal kende for at få mest muligt ud af dette kraftfulde Microsoft 365-værktøj.

1. Oprettelse af et link til filer

Med OneDrive er det nemt at dele et dokument med hvem som helst: bare send et link. Så enkelt, at du ikke længere skal håndtere problemer og klager fra kolleger som det berygtede “jeg kan ikke åbne dokumentet”.

Du kan også sende dokumenter via Microsoft Teams, men i sig selv er der ikke nogen egentlig delingsfunktion. Du skal kopiere fillinket og indsætte det i chatten, men sørg først for, at modtageren har den rette rettighed til at se dokumentet i Teams-biblioteket.

I OneDrive er der i stedet funktionen “Del”, som lader dig sende et link, der giver adgang til alle, der modtager det, uden behov for særlige rettigheder. Du skal blot vælge indstillingen “Alle med linket” blandt de tilgængelige muligheder.

2. Få mere lagerplads

De fleste Microsoft 365-erhvervsplaner tilbyder 1 TB lagerplads pr. bruger på OneDrive, med mulighed for at øge lagerplads efter organisationens behov. Hvis planen har mere end 5 brugere, kan administratoren øge lagerpladsen op til 5 TB pr. bruger via lagringsindstillingerne i administrationscenteret.

For højere lagerbehov, f.eks. håndtering af multimedieindhold, er det muligt at anmode om yderligere udvidelse op til 25 TB pr. bruger ved at åbne en supportsag hos Microsoft. Disse lagerforøgelser er tilgængelige uden ekstra omkostninger, forudsat at den nuværende Microsoft 365-plan opfylder de nødvendige krav.

3. Anmodning om et dokument

I nogle tilfælde kan du have brug for dokumenter fra en anden bruger. Med kommandoen “Anmod om filer” løses situationen nemt takket være afsendelse af en anmodning til kolleger eller samarbejdspartnere om at uploade indhold til en bestemt mappe.

Sådan bruger du denne funktion: vælg først en mappe på hovedskærmen i OneDrive, og klik på de tre prikker til højre for mappens navn. Vælg derefter indstillingen “Anmod om filer”.

Når du klikker på “Næste” i vinduet, vises en specifik skærm til afsendelse af anmodningen. Dette sender en e-mail, der indeholder et link til upload af indhold til den valgte OneDrive-mappe.

4. Synkronisering

OneDrive-synkronisering giver dig mulighed for at arbejde på filer lokalt og sikrer, at hver ændring automatisk opdateres i skyen.

Denne funktion inkluderer indstillingen Filer efter behov, som hjælper med at spare plads på din enhed ved at vælge, hvilke filer eller mapper der kun skal opbevares i skyen, mens alle filer i din OneDrive stadig vises i Windows Stifinder.

Du kan også synkronisere placeringer som mappen “Dokumenter”, så dit vigtigste indhold altid er tilgængeligt både lokalt og i skyen. Desuden kan OneDrive, takket være understøttelse af store filer, nu håndtere indhold på op til 250 GB.

Synkroniseringsfunktionen leveres også med avanceret versionsstyring, der giver dig adgang til alle versioner af et dokument i op til 30 dage efter den seneste redigering.

Synkronisering er indbygget i Windows 10 og nyere versioner, så det er ikke nødvendigt at installere det manuelt. Start blot OneDrive fra “Start”-menuen, eller gå alternativt til onedrive.microsoft.com og vælg kommandoen “Synkroniser”.

5. Filer efter behov

Lad os forestille os dette scenarie: vi arbejder på et vigtigt projekt med andre personer. En kollega deler nogle filer i arbejdsgruppen i Teams-appen. Vi har installeret OneDrive-synkroniseringsklienten og tænker: “Intet problem, jeg har synkroniseret dem til min bærbare computer, så jeg kan se de nye dokumenter, mens jeg er væk”.

Vi åbner den bærbare computer og bemærker sky-ikonet ved siden af filerne, som vores kollega netop har delt. Når vi klikker på en af dem, vises en advarsel om, at filen ikke er tilgængelig. Hvad er der sket? Er OneDrive gået amok? Faktisk ikke: det er funktionen Filer efter behov.

Denne funktion er aktiveret som standard, så indholdet, der vises i skyen, er markeret som kun tilgængeligt online. Resultatet? Dette indhold, selv når det deles, er ikke tilgængeligt, når der ikke er internetforbindelse.

For at holde en vigtig fil eller mappe altid tilgængelig på din enhed skal du blot højreklikke på det ønskede indhold og vælge “Gem altid på denne enhed”.

Alternativt kan du deaktivere funktionen “Filer efter behov” helt ved at åbne OneDrive-klienten og gå til “Hjælp og indstillinger”, derefter “Indstillinger”, og fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet “Filer efter behov”.

6. Indstilling af downloadhastighed

Når du begynder at bruge Microsoft 365 OneDrive, kan du have brug for at kontrollere download-datastrømmen for at undgå nedsat hastighed i virksomhedens tjenester. Faktisk har mere end én virksomhed oplevet problemer, når hundredvis eller tusindvis af brugere begynder at synkronisere og downloade indhold samtidigt.

Funktionen “Filer efter behov”, som vi lige har nævnt, er designet til at reducere belastningen på netværket: filerne i OneDrives sky downloades ikke automatisk til klienterne, men kun efter brugerens anmodning.

For bedre at kunne administrere netværket tilbyder OneDrive-synkroniseringsklienten dog også båndbreddekontroller. Du kan indstille dem ved at højreklikke på OneDrive for Business-klienten og vælge Indstillinger > Netværk, hvor du finder muligheder for at begrænse upload- og downloadhastighed og dermed optimere båndbreddeforbruget under synkronisering.

7. Sikkerhed på mobile enheder

OneDrive giver dig mulighed for at beskytte filer uden at bruge tredjepartsapps. Ud over at angive en adgangskode til enheden kan du aktivere tofaktorgodkendelse og bruge biometrisk adgang, f.eks. fingeraftryk eller ansigtsgenkendelse, for at åbne OneDrive-appen.

Der er også funktionen Personal Vault, en mappe beskyttet af et ekstra godkendelseslag, hvor du kan gemme følsomme dokumenter.

For virksomheder understøtter Microsoft OneDrive også integration med Microsoft Intune, som gør det muligt for it-administratorer at håndhæve sikkerhedspolitikker på virksomhedsudstedte mobile enheder og administrere adgang til ressourcer.

Microsoft OneDrive: fremtiden med kunstig intelligens

I de seneste år har Microsoft OneDrive udviklet sig ud over det enkle koncept om cloud-lagring og er blevet en komplet platform til indholdsstyring og -deling.

Microsoft fortsætter med at investere i OneDrive for at udvide dets funktioner og forbedre brugeroplevelsen, især med hensyn til sikkerhed og samarbejde, og i hjertet af denne udvikling er integrationen af Copilot, den kunstige intelligens, der forandrer måden, vi arbejder på i Microsoft 365’s digitale arbejdsplads.

Funktionerne, der opstår fra integrationen mellem Copilot og OneDrive, lover bedre styring af virksomhedens arkiver i Microsoft-skyen, og meget mere.

Lad os se på nogle af de vigtigste nye funktioner nedenfor:

• Smarte resuméer og analyser: med Copilot kan dokumenter som rapporter og kontrakter opsummeres på få sekunder direkte i OneDrive, hvilket giver et overblik over det vigtigste indhold uden at åbne hver fil i arkivet.

• Dokumentsammenligning: Copilot understøtter sammenligning af de tilgængelige versioner af et enkelt dokument i OneDrive og opsummerer de vigtigste forskelle i tabeller.

• Adgang til information via chat: Copilot besvarer alle spørgsmål om filerne, der er gemt i OneDrive, og hjælper brugerne med at arbejde med informationen i de arkiverede dokumenter uden at skulle åbne og læse dem én for én.

• Advarsler om prioriterede ændringer: Copilot vil kunne analysere og prioritere filopdateringer baseret på deres relevans. Det vil f.eks. fremhæve kommentarer tilføjet af ledere eller opdateringer foretaget af en kollega på et dokument, der snart forfalder eller er markeret som højt prioriteret.